CÔNG TY ABCD
QUI TRÌNH QU N LÝ TH VI N CÔNG TY Ư Ệ
Ả
Mã tài li u: HC-01 ệ
Hà N i, 15/02/2008
ộ
QUY Đ NH Ị QU N LÝ TH VI N CÔNG TY Ư Ệ
Ả
Mã tài li u: HC-01 ệ Phiên b n: Ver 1.0 ả Ngày ban hành: 15/02/08
B ng theo dõi s a đ i tài li u ử ổ ệ ả
Ghi chú
Ngày s a đ i ổ ử
V trí ị
N i dung s a đ i ổ
ử
ộ
L n s a ầ ử
Ng
i biên so n
Phó ban ISO
ườ
ạ
Giám đ cố
H và tên
ọ
Ch kýữ
ả
c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn b ữ
ượ
ử
ể
ệ
ệ
ề
ặ
ầ
ộ
ộ
ộ
ủ
ự
ẩ
ằ
ả
ố
________________________________________________________________________________________________ B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCDdo Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ ạ mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty. S trang
2 / 6
ố
QUY Đ NH Ị QU N LÝ TH VI N CÔNG TY Ư Ệ
Ả
Mã tài li u: HC-01 ệ Phiên b n: Ver 1.0 ả Ngày ban hành: 15/02/08
I/ M C ĐÍCH : Ụ
ả ủ ứ ệ ầ ậ ộ - Đáp ng nhu c u tài li u tham kh o c a các b ph n. - Qu n lý các tài li u, sách c a công ty. ệ ủ ả
II/ PH M VI: Ạ
- Áp d ng cho b ph n HCQT và các b ph n, cá nhân có nhu c u. ụ ậ ậ ầ ộ ộ
III/ Đ NH NGHĨA: Ị
- Không có.
IV/ N I DUNG: Ộ
1. Qu n tr n i dung ị ộ ả
- ị ộ ệ ị ế ủ ả ằ ồ ự ứ t cho ho t đ ng c a công ty ạ ộ h c hay làm tài li u training cho ệ Qu n tr n i dung là vi c xác đ nh các ngu n tri th c c n thi ứ ầ nh m năng cao tri th c cho CNV công ty d a trên vi c t ệ ự ọ các b ph n. ộ ậ
- ự ự ị ế ệ ạ ậ D a theo k ho ch đào t o hàng năm, phòng nhân s ch u trách nhi m l p k ho ch các lo i ạ ạ ế tài li u c n thi t ph c v cho công ty và ngân sách kèm theo: HC – 01 – BM01. ế ệ ầ ạ ụ ụ
- c duy t, phòng nhân s t th c hi n vi c đi mua và bàn giao các đ u sách cho ự ự ự ệ ệ ầ ượ Sau khi đ ệ phòng hành chánh.
- ượ ự ẫ ả c th c hi n theo m u: HC – 01 – BM02. Hàng quý, phòng HCQT ng sách tăng gi m cho phòng nhân s vào cu i m i quý theo m u HC – ự ệ ả ẫ ố ỗ ố ượ ả Biên b n bàn giao sách đ ph i thông tin s l 01 – BM03.
2. Đ i t ng đ ố ượ ượ c m n: ượ
- Đ i t ng cho m n la t t c các CBCNV c a công ty. ố ượ ượ ấ ả ủ
c cho ỉ ượ ử ụ ủ ả ượ ệ ượ i khác m c hay m c cho ng i khác. ng - CNV ch đ ườ c m n sách, tài li u cho nhu c u s d ng c a b n thân, không đ ầ ượ ượ ườ
- Đ i v i các đ i t ử ụ ở ưở ng u tiên đ ố ớ ạ ấ ư ng phòng tr lên thì đ ự ượ c u tiên s d ng các ượ ư c phòng nhân s chuy n cho phòng HC và ể ng là các qu n lý c p tr ả ố ượ lo i tài li u. Danh sách các đ i t ố ượ có th đi u ch nh vào cu i m i quý. ỗ ệ ể ề ố ỉ
i đ - Nh ng ng ữ ườ ượ ư ị ử ụ ả ậ ử ụ ề ệ ả ẫ c u tiên ph i l p gi y đ ngh s d ng tài li u sách s d ng cho c quý theo m u: HC – 01 – BM04 và ph i g i cho phòng HC vào ngày 20 c a các tháng 2,5,8,11. Tr ủ ng h p không g i gi y đ ngh cho phòng HC thì m t quy n u tiên. ấ ả ử ị ề ư ườ ử ề ấ ấ ợ
ả
c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn b ữ
ượ
ử
ể
ệ
ệ
ề
ặ
ầ
ộ
ộ
ộ
ủ
ự
ẩ
ằ
ả
ố
i đa là 10 ngày, các tr ượ ố ệ ờ ườ ả ng h p dài h n ph i ợ ơ - Tuỳ theo t ng lo i tài li u th i gian cho m n t ố ạ có ý ki n c a giám đ c nhân s . ự ừ ế ủ
________________________________________________________________________________________________ B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCDdo Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ ạ mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty. S trang
3 / 6
ố
QUY Đ NH Ị QU N LÝ TH VI N CÔNG TY Ư Ệ
Ả
Mã tài li u: HC-01 ệ Phiên b n: Ver 1.0 ả Ngày ban hành: 15/02/08
3. Qu n lý sách, tài li u. ệ ả
- M i lo i sách, tài li u ph i có mã s riêng đ qu n lý. ả ể ệ ả ạ ố ỗ
ỗ ệ ạ ể ể c s p x p theo mã s tăng d n t - M i lo i sách, tài li u ph i đ trong khu v c riêng, có sticker ở ả ể t ượ ắ ế ở ự ngoài, các lo i tài li u đ ạ ế ngoài đ d dàng tìm ki m, ầ ừ ế ệ ố ngoài ra có danh sách chi ti trái sang ph i.ả
- V i m i lo i tài li u, nhân viên l u gi ư ệ ữ ph i l p danh sách các lo i tài li u đó theo m u: HC ạ ả ậ ệ ẫ ớ ạ ỗ – 01 – BM05.
ậ - Khi phát sinh các lo i sách, tài li u m i, nhân viên văn th ph i c p nh t danh sách ch m ả ậ ư ệ ậ ạ ớ nh t sau 02 ngày. ấ
- Đ i v i m i tài li u ph i có ít nh t hai b n đ phòng ng a trong tr ố ớ ừ ể ệ ả ả ấ ỗ ườ ộ ả ng h p m t m t b n ấ ợ thì còn b n khác. ả
ể - Hàng tháng, nhân viên văn th ph i t ng v sinh toàn b th vi n, x lý m i m t, và ki m ệ ả ổ ử ọ ố tra toàn b sách và tài li u, n u có h h i thì ph i x lý k p th i. ả ử ư ạ ệ ộ ộ ư ệ ờ ị ư ế
4. Quy trình cho m nượ
ầ ụ ư - Khi nhân viên có nhu c u m n sách, tài li u thì nhân viên văn th xem xét các danh m c u ệ i quy t cho nh ng ng ượ tiên, n u có quy n u tiên thì gi c. ư i có quy n u tiên tr ề ư ề ư ướ ườ ữ ế ế ả
ng còn thì ghi các ướ ư ệ ể ế ế ệ ố ượ - B c ti p theo là ki m tra đ u sách, tài li u trong th vi c, n u s l thông tin vào s theo dõi cho m n sách theo m u: HC – 01 – BM06. ầ ượ ẫ ổ
- Ti p đó h i ng i m n v th i gian m n, gi i thích v quy đ nh th i gian m n và v ườ ề ờ ượ ượ ả ượ ề ờ ị ượ t th i gian n u có. ế ờ ỏ ế
- i m n và ký tên. Sau đó chuy n sách cho ng ể ườ ượ
- Đ i v i sách đã cho m n h t, c n ki m tra nh ng ng i đã m n l n tr ế ượ ể ướ ườ ữ c xem th i gian t, đ ng th i khi thông tin vào s theo dõi ch m n làm ố ớ ả ườ ầ ờ ờ ượ ượ ầ ổ ờ ồ ế ầ i có nhu c u bi i. tr và báo cho ng danh sách u ti n cho l n t ề ư ầ ớ
5. X lý đ i v i các tr ố ớ ử ườ ng h p vi ph m quy đ nh: ạ ợ ị
5.1 Tr ng h p v t quá th i gian cho m n ườ ợ ượ ượ ờ
t quá th i gian cho m n trong vòng 5 ngày thì trong vòng 3 tháng không đ ượ ượ - N u v ế ượ ượ c ộ ng h p này thì nhân viên văn th ch c n ghi vào c t ư ỉ ầ ệ ủ ư ệ ợ ờ m n tài li u c a th vi n. Đ i v i tr ghi chú c a s theo dõi cho m n sách. ố ớ ườ ượ ủ ổ
ả
c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn b ữ
ượ
ử
ệ
ệ
ể
ề
ầ
ặ
ộ
ộ
ộ
ủ
ự
ả
ằ
ẩ
ố
t quá th i gian 10 ngày thì b x lý tr đi m công vi c ( tr 2 đi m) và không đ ừ ể ị ử ượ ệ ể ờ m n trong vòng 3 tháng. Đ i v i tr - N u v ế ượ c ượ ẫ ng h p này, nhân viên văn th ghi biên b n theo m u: ố ớ ườ ừ ư ả ợ
________________________________________________________________________________________________ B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCDdo Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ ạ mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty. S trang
4 / 6
ố
QUY Đ NH Ị QU N LÝ TH VI N CÔNG TY Ư Ệ
Ả
Mã tài li u: HC-01 ệ Phiên b n: Ver 1.0 ả Ngày ban hành: 15/02/08
ể ư ườ i m n sách ký, sau đó nhân viên văn th ký và chuy n ể ượ i b n photo. HC – 01 – BM07, chuy n cho ng b n chính cho phòng nhân s , l u l ả ự ư ạ ả
- N u v t quá 20 ngày thì x lý nh tr i đây. ế ượ ư ườ ử ng h p m t tài li u d ấ ệ ướ ợ
5.2 Tr ng h p sách, tài li u b h h ng ườ ệ ị ư ỏ ợ
ử ụ c d ượ ướ i 5 % thì x lý nh tr ử ư ườ ng h p v ợ ượ t th i gian ờ - N u tài li u b h không s d ng đ ế ệ ị ư i 5 ngày. m t d ượ ướ
- N u t 5 – 15 % thì nh tr ng h p 10 ngày. ế ừ ư ườ ơ
- N u trên 15 % thì x lý nh tr ng h p m t sách, tài li u. ư ườ ử ế ệ ấ ợ
ư ẫ ng h p này, nhân viên văn th ghi biên b n theo m u: HC – 01 – BM07, i m n sách ký, sau đó nhân viên văn th ký và chuy n b n chính cho ườ ườ ả ư ể ả - Đ i v i các tr ố ớ chuy n cho ng ể phòng nhân s , l u l ợ ượ i b n photo. ự ư ạ ả
5.3 Tr ườ ng h p m t tài li u: ấ ợ ệ
ả ồ ườ ệ ng 100 % s ti n mua tài li u, b tr 3 đi m đánh giá công vi c ố ề ị ừ ệ ể và không đ c m n sách trong th i gian 3 tháng. - Hình th c x lý ph i b i th ứ ử ượ ượ ờ
ệ ậ ị ả ư i làm m t ký tên, nhân viên văn th ký tên, chuy n cho Tr ườ ẫ ể ưở ể ấ - Nhân viên văn th ch u trách nhi p l p biên b n m t sách theo m u: HC – 01 – BM07, ng phòng ứ ừ ấ ư ể ự ả ả ượ i b n photo đ theo dõi. l chuy n cho ng HCQT xác nh n. B n chính c a biên b n đ ậ l ươ ủ ng ngay trong tháng đó và gi ữ ạ ả c chuy n cho phòng nhân s làm căn c tr ể
V/ BI U M U KÈM THEO Ẫ Ể
ế ạ ả ệ
ụ ệ
ệ ố ố ố ố ố ố ượ ổ
mã s : HC – 01 – BM01 mã s : HC – 01 – BM02 mã s : HC – 01 – BM03 mã s : HC – 01 – BM04 mã s : HC – 01 – BM05 mã s : HC – 01 – BM06 mã s : HC – 01 – BM07 ố ư ệ 1. K ho ch mua sách, tài li u ệ 2. Biên b n giao sách, tài li u ệ 3. Báo cáo danh m c sách, tài li u hàng quý 4. Danh sách tài li u, sách 5. Danh sách u tiên m n sách, tài li u ượ ư 6. S theo dõi cho m n 7. Biên b n th vi n ả
----------------------- --------------------------
ả
c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn b ữ
ượ
ử
ể
ệ
ệ
ề
ặ
ầ
ộ
ộ
ộ
ủ
ự
ẩ
ằ
ả
ố
