CÔNG TY ABCD
QUI TRÌNH
QU N LÝ TH VI N CÔNG TYẢ Ư Ệ
Mã tài li u: HC-01ệ
Hà N i, 15/02/2008ộ
QUY Đ NH Ị
QU N LÝ TH VI N CÔNG TYẢ Ư Ệ
Mã tài li u: HC-01ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
B ng theo dõi s a đ i tài li uả ử ổ ệ
Ngày s a đ iử ổ V trí ịN i dung s a đ iộ ử ổ L n s aầ ử Ghi chú
Ng i biên so nườ ạ Phó ban ISO Giám đ cố
H và tênọ
Ch kýữ
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCDdo Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố2 / 6
QUY Đ NH Ị
QU N LÝ TH VI N CÔNG TYẢ Ư Ệ
Mã tài li u: HC-01ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
I/ M C ĐÍCHỤ:
- Đáp ng nhu c u tài li u tham kh o c a các b ph n.ứ ầ ệ ả ủ ộ ậ
- Qu n lý các tài li u, sách c a công ty.ả ệ ủ
II/ PH M VI:Ạ
- Áp d ng cho b ph n HCQT và các b ph n, cá nhân có nhu c u.ụ ộ ậ ộ ậ ầ
III/ Đ NH NGHĨA:Ị
- Không có.
IV/ N I DUNG:Ộ
1. Qu n tr n i dungả ị ộ
−Qu n tr n i dung là vi c xác đ nh các ngu n tri th c c n thi t cho ho t đ ng c a công tyả ị ộ ệ ị ồ ứ ầ ế ạ ộ ủ
nh m năng cao tri th c cho CNV công ty d a trên vi c t h c hay làm tài li u training choằ ứ ự ệ ự ọ ệ
các b ph n.ộ ậ
−D a theo k ho ch đào t o hàng năm, phòng nhân s ch u trách nhi m l p k ho ch các lo iự ế ạ ạ ự ị ệ ậ ế ạ ạ
tài li u c n thi t ph c v cho công ty và ngân sách kèm theo: HC – 01 – BM01.ệ ầ ế ụ ụ
−Sau khi đ c duy t, phòng nhân s t th c hi n vi c đi mua và bàn giao các đ u sách choượ ệ ự ự ự ệ ệ ầ
phòng hành chánh.
−Biên b n bàn giao sách đ c th c hi n theo m u: HC – 01 – BM02. Hàng quý, phòng HCQTả ượ ự ệ ẫ
ph i thông tin s l ng sách tăng gi m cho phòng nhân s vào cu i m i quý theo m u HC –ả ố ượ ả ự ố ỗ ẫ
01 – BM03.
2. Đ i t ng đ c m n:ố ượ ượ ượ
- Đ i t ng cho m n la t t c các CBCNV c a công ty.ố ượ ượ ấ ả ủ
- CNV ch đ c m n sách, tài li u cho nhu c u s d ng c a b n thân, không đ c choỉ ượ ượ ệ ầ ử ụ ủ ả ượ
ng i khác m c hay m c cho ng i khác.ườ ượ ượ ườ
- Đ i v i các đ i t ng là các qu n lý c p tr ng phòng tr lên thì đ c u tiên s d ng cácố ớ ố ượ ả ấ ưở ở ượ ư ử ụ
lo i tài li u. Danh sách các đ i t ng u tiên đ c phòng nhân s chuy n cho phòng HC vàạ ệ ố ượ ư ượ ự ể
có th đi u ch nh vào cu i m i quý.ể ề ỉ ố ỗ
- Nh ng ng i đ c u tiên ph i l p gi y đ ngh s d ng tài li u sách s d ng cho c quýữ ườ ượ ư ả ậ ấ ề ị ử ụ ệ ử ụ ả
theo m u: HC – 01 – BM04 và ph i g i cho phòng HC vào ngày 20 c a các tháng 2,5,8,11.ẫ ả ử ủ
Tr ng h p không g i gi y đ ngh cho phòng HC thì m t quy n u tiên.ườ ợ ử ấ ề ị ấ ề ư
- Tuỳ theo t ng lo i tài li u th i gian cho m n t i đa là 10 ngày, các tr ng h p dài h n ph iừ ạ ệ ờ ượ ố ườ ợ ơ ả
có ý ki n c a giám đ c nhân s .ế ủ ố ự
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCDdo Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố3 / 6
QUY Đ NH Ị
QU N LÝ TH VI N CÔNG TYẢ Ư Ệ
Mã tài li u: HC-01ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
3. Qu n lý sách, tài li u.ả ệ
- M i lo i sách, tài li u ph i có mã s riêng đ qu n lý.ỗ ạ ệ ả ố ể ả
- M i lo i sách, tài li u ph i đ trong khu v c riêng, có sticker ngoài đ d dàng tìm ki m,ỗ ạ ệ ả ể ự ở ể ể ế
ngoài ra có danh sách chi ti t ngoài, các lo i tài li u đ c s p x p theo mã s tăng d n tế ở ạ ệ ượ ắ ế ố ầ ừ
trái sang ph i.ả
- V i m i lo i tài li u, nhân viên l u gi ph i l p danh sách các lo i tài li u đó theo m u: HCớ ỗ ạ ệ ư ữ ả ậ ạ ệ ẫ
– 01 – BM05.
- Khi phát sinh các lo i sách, tài li u m i, nhân viên văn th ph i c p nh t danh sách ch mạ ệ ớ ư ả ậ ậ ậ
nh t sau 02 ngày.ấ
- Đ i v i m i tài li u ph i có ít nh t hai b n đ phòng ng a trong tr ng h p m t m t b nố ớ ỗ ệ ả ấ ả ể ừ ườ ợ ấ ộ ả
thì còn b n khác.ả
- Hàng tháng, nhân viên văn th ph i t ng v sinh toàn b th vi n, x lý m i m t, và ki mư ả ổ ệ ộ ư ệ ử ố ọ ể
tra toàn b sách và tài li u, n u có h h i thì ph i x lý k p th i.ộ ệ ế ư ạ ả ử ị ờ
4. Quy trình cho m nượ
- Khi nhân viên có nhu c u m n sách, tài li u thì nhân viên văn th xem xét các danh m c uầ ượ ệ ư ụ ư
tiên, n u có quy n u tiên thì gi i quy t cho nh ng ng i có quy n u tiên tr c.ế ề ư ả ế ữ ườ ề ư ướ
- B c ti p theo là ki m tra đ u sách, tài li u trong th vi c, n u s l ng còn thì ghi cácướ ế ể ầ ệ ư ệ ế ố ượ
thông tin vào s theo dõi cho m n sách theo m u: HC – 01 – BM06.ổ ượ ẫ
- Ti p đó h i ng i m n v th i gian m n, gi i thích v quy đ nh th i gian m n và v tế ỏ ườ ượ ề ờ ượ ả ề ị ờ ượ ượ
th i gian n u có.ờ ế
- Sau đó chuy n sách cho ng i m n và ký tên.ể ườ ượ
- Đ i v i sách đã cho m n h t, c n ki m tra nh ng ng i đã m n l n tr c xem th i gianố ớ ượ ế ầ ể ữ ườ ượ ầ ướ ờ
tr và báo cho ng i có nhu c u bi t, đ ng th i khi thông tin vào s theo dõi ch m n làmả ườ ầ ế ồ ờ ổ ờ ượ
danh sách u ti n cho l n t i.ư ề ầ ớ
5. X lý đ i v i các tr ng h p vi ph m quy đ nh:ử ố ớ ườ ợ ạ ị
5.1 Tr ng h p v t quá th i gian cho m nườ ợ ượ ờ ượ
- N u v t quá th i gian cho m n trong vòng 5 ngày thì trong vòng 3 tháng không đ cế ượ ờ ượ ượ
m n tài li u c a th vi n. Đ i v i tr ng h p này thì nhân viên văn th ch c n ghi vào c tượ ệ ủ ư ệ ố ớ ườ ợ ư ỉ ầ ộ
ghi chú c a s theo dõi cho m n sách.ủ ổ ượ
- N u v t quá th i gian 10 ngày thì b x lý tr đi m công vi c ( tr 2 đi m) và không đ cế ượ ờ ị ử ừ ể ệ ừ ể ượ
m n trong vòng 3 tháng. Đ i v i tr ng h p này, nhân viên văn th ghi biên b n theo m u:ượ ố ớ ườ ợ ư ả ẫ
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCDdo Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố4 / 6
QUY Đ NH Ị
QU N LÝ TH VI N CÔNG TYẢ Ư Ệ
Mã tài li u: HC-01ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 15/02/08
HC – 01 – BM07, chuy n cho ng i m n sách ký, sau đó nhân viên văn th ký và chuy nể ườ ượ ư ể
b n chính cho phòng nhân s , l u l i b n photo.ả ự ư ạ ả
- N u v t quá 20 ngày thì x lý nh tr ng h p m t tài li u d i đây.ế ượ ử ư ườ ợ ấ ệ ướ
5.2 Tr ng h p sách, tài li u b h h ngườ ợ ệ ị ư ỏ
- N u tài li u b h không s d ng đ c d i 5 % thì x lý nh tr ng h p v t th i gianế ệ ị ư ử ụ ượ ướ ử ư ườ ợ ượ ờ
m t d i 5 ngày.ượ ướ
- N u t 5 – 15 % thì nh tr ng h p 10 ngày.ế ừ ư ườ ơ
- N u trên 15 % thì x lý nh tr ng h p m t sách, tài li u.ế ử ư ườ ợ ấ ệ
- Đ i v i các tr ng h p này, nhân viên văn th ghi biên b n theo m u: HC – 01 – BM07,ố ớ ườ ợ ư ả ẫ
chuy n cho ng i m n sách ký, sau đó nhân viên văn th ký và chuy n b n chính choể ườ ượ ư ể ả
phòng nhân s , l u l i b n photo.ự ư ạ ả
5.3 Tr ng h p m t tài li u:ườ ợ ấ ệ
- Hình th c x lý ph i b i th ng 100 % s ti n mua tài li u, b tr 3 đi m đánh giá công vi cứ ử ả ồ ườ ố ề ệ ị ừ ể ệ
và không đ c m n sách trong th i gian 3 tháng.ượ ượ ờ
- Nhân viên văn th ch u trách nhi p l p biên b n m t sách theo m u: HC – 01 – BM07,ư ị ệ ậ ả ấ ẫ
chuy n cho ng i làm m t ký tên, nhân viên văn th ký tên, chuy n cho Tr ng phòngể ườ ấ ư ể ưở
HCQT xác nh n. B n chính c a biên b n đ c chuy n cho phòng nhân s làm căn c trậ ả ủ ả ượ ể ự ứ ừ
l ng ngay trong tháng đó và gi l i b n photo đ theo dõi.ươ ữ ạ ả ể
V/ BI U M U KÈM THEOỂ Ẫ
1. K ho ch mua sách, tài li uế ạ ệ mã s : HC – 01 – BM01ố
2. Biên b n giao sách, tài li u ả ệ mã s : HC – 01 – BM02ố
3. Báo cáo danh m c sách, tài li u hàng quý ụ ệ mã s : HC – 01 – BM03ố
4. Danh sách tài li u, sách ệ mã s : HC – 01 – BM04ố
5. Danh sách u tiên m n sách, tài li u ư ượ ệ mã s : HC – 01 – BM05ố
6. S theo dõi cho m n ổ ượ mã s : HC – 01 – BM06ố
7. Biên b n th vi n ả ư ệ mã s : HC – 01 – BM07ố
----------------------- --------------------------
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty ABCDdo Ban ISO biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố5 / 6
