CHƯƠNG VI
CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA SỐ LIỆU KẾ TOÁN
Kiểm tra số liệu là yêu cầu tất yếu khách quan của kế toán. Trong
quá trình ghi chép hàng ngày kế toán phải kiểm tra, đối chiếu giữa
số liệu chi tiết với số tổng cộng, giữa chứng từ với sổ sách nhằm
đảm bảo cho việc ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh một cách chính xác. Tuy nhiên, sự sai sót trong quá trình tính
toán, xử lý số liệu và ghi chép sổ sách là điều có thể vì khối lượng
ghi chép của kế toán rất lớn. Do đó vào lúc cuối kỳ trước khi tổng
kết tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, kế toán cần
phải kiểm tra lại toàn bộ số liệu đã ghi chép trong kỳ nhằm đảm
bảo sự tin cậy của các chỉ tiêu kinh tế sẽ được trình bày trên bảng
cân đối tài sản và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lúc cuối
kỳ.
Phương pháp kiểm tra thường dùng là lập bảng cân đối số dư và số
phát sinh, bảng đối chiếu số phát sinh, bảng tổng hợp số liệu chi
tiết.
6.1. Bảng cân đối số dư và số phát sinh:
(Bảng cân đối tài khoản)
Nội dung của bảng cân đối tài khoản: Bảng cân đối tài khoản là
phương pháp kỹ thuật dùng để kiểm tra một cách tổng quát số liệu
kế toán đã ghi trên các tài khoản tổng quát số liệu kế toán đã ghi
trên các tài khoản tổng hợp.
Bảng cân đối tài khoản được xây dựng trên 2 cơ sở.
฀ Tổng cộng số dư bên Nợ của tất cả các tài khoản nhất
thiết phải bằng tổng cộng số dư bên Có của tất cả các tài
khoản.
฀ Tổng số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản nhất
thiết phải bằng tổng số phát sinh bên Có của tất cả các tài
khoản.
Kết cấu của bảng cân đối tài khoản như sau:
฀ Bảng cân đối số phát sinh
฀ Tháng…. năm ….
S
ố thứ
tự Tên TK
Số dư đầu
kỳ
Số phát sinh
trong kỳ
Số dư cu
ối
kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Cộng
Phương pháp lập bảng:
Cột số thứ tự: Dùng để đánh số theo tuần tự cho các tài khoản đã
sử dụng trong kỳ từ tài khoản thứ nhất cho đến hết.
Cột tên tài khoản: Dùng để ghi số hiệu và tên của tài khoản phản
ảnh số hiệu ở dòng đó. Mỗi tài khoản tổng hợp được ghi một dòng
theo số hiệu của tài khoản từ nhỏ đến lớn không phân biệt thời gian
có còn số dư cuối kỳ hay không.
Cột số dư đầu kỳ: Số liệu ghi vào cột này được lấy từ số dư cuối
kỳ của kỳ trước. Nếu số dư bên Nợ thì ghi vào cột Nợ hoặc bên Có
thì ghi vào cột Có.
Cột số phát sinh trong kỳ: Lấy tổng số phát sinh trong kỳ này của
tài khoản phản ánh ở từng dòng để ghi vào, tổng số phát sinh bên
Nợ ghi vào cột Nợ. Tổng số phát sinh bên Có ghi vào cột Có.
Cột số dư cuối kỳ: Số liệu ghi vào cột này căn cứ vào kết quả tính
được khi khoá sổ cuối tháng của từng tài khoản. Tài khoản có số
dư bên Nợ thì ghi vào bên cột Nợ, hoặc dư Có thì ghi vào cột Có.
Cuối cùng, tính ra số tổng cộng của tất cả các cột để xem giữa bên
Nợ và bên Có của từng cột: Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và
số dư cuối kỳ có bằng nhau không.
Tác dụng của bảng:
฀ Kiểm tra công việc ghi chép, thể hiện ở những điểm:
฀ Tổng số bên Nợ và bên Có của từng cột số dư đầu
kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ nhất thiết phải bằng
nhau.
฀ Tổng số phát sinh trong kỳ của tất cả các tài khoản
trong Bảng cân đối tài khoản phải đúng bằng số tổng
cộng của bảng định khoản của các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trong kỳ.
฀ Cung cấp tài liệu để lập Bảng cân đối tài sản.
฀ Cung cấp tài liệu cho việc phân tích hoạt động kinh tế.
6.2. Bảng đối chiếu số phát sinh và số dư kiểu bàn cờ:
Nội dung và kết cấu:
Bảng này cũng có tác dụng như bảng cân đối tài khoản nhưng cách
trình bày chú trọng đến mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế
toán. Cụ thể như sau:
Bảng đối chiếu số phát sinh và số dư
TK Ghi Có
TKghi Nợ
Dư
ĐK
bên
Nợ
TK
…..
TK
…..
TK
…..
TK
…..
TK
…..
TK
…..
TK
…..
Cộng
PS Nợ
Dư
CK
bên Có
Dư ĐK bên
Có X1
TK….
TK….
TK….
TK…
C
ộng PS
Có
Dư CK bên
Nợ X2
Phương pháp lập bảng:
Lấy số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản đưa lên bảng. Nếu số dư
ở bên Nợ, ghi vào sổ cột “Dư đầu kỳ bên Nợ”, nếu số dư ở bên Có,
ghi vào dòng ”Dư đầu kỳ bên Có” sao cho Tổng dư Nợ đầu kỳ =
Tổng dư Có đầu kỳ, ghi ở ô X1.