Mục tiêu nào cho làm việc nhóm: báo cáo hay kết quả?
Mô hình làm việc nhóm đã trở nên phổ biến trong các công ty. Tuy
nhiên, sản phẩm của quá trình làm việc nhóm thường không phải là kết
quả cụ thể mà là những bản báo cáo, khuyến nghị, thuyết trình để đưa
lên quyết định và triển khai ở cấp cao hơn.
Tôi đã từng nghe một quản lý cấp trung tại một công ty dược phẩm lớn
kể lại: "Tôi đã làm việc với hàng chục nhóm trong những năm qua
nhưng không thể nhớ được một lần chịu trách nhiệm về kết quả làm việc
nhóm."
Hãy cùng nghiên cứu ví dụ điển hình sau đây: Giám đốc của một công ty
dịch vụ tài chính muốn giảm thời gian lập tài khoản giao dịch mới cho
khách hàng doanh nghiệp. Bà đã tập hợp một nhóm gồm các thành viên
đến từ các bộ phận khác nhau trong công ty như bán hàng, kinh doanh,
công nghệ, hoạt động, tín dụng, quản lý rủi ro. Trong vòng sáu tháng,
nhóm này (gặp nhau 1-2 giờ/tuần) đã phân tích thời gian cho mỗi chu
trình lập tài khoản, xác định tương quan với đối thủ cạnh tranh, lập bản
đồ quy trình hiện hành, phỏng vấn khách hàng, khai thác các tùy chọn
công nghệ; từ đó trình bày các khuyến nghị với ban giám đốc công ty.
Sau khi đặt ra nhiều câu hỏi, ban giám đốc cảm thấy hài lòng vì họ có
thể hiểu rõ tình hình công việc; họ cũng cảm ơn vì nhóm đã làm việc
xuất sắc và đồng ý thảo luận để đưa ra quyết định.
Quá trình này dường như không có điểm nào sai sót: Nhóm nhân viên đã
làm tốt nhiệm vụ được giao và được công ty công nhận; giám đốc điều
hành nhận được thông tin mình cần; ban giám đốc có được cơ sở để đưa
ra quyết định. Vấn đề duy nhất là sau sáu tháng nỗ lực, thời gian lập tài
khoản giao dịch mới cho khách hàng doanh nghiệp vẫn không được cải
thiện chút nào. Như vậy, tất cả sản phẩm của quá trình làm việc nhóm
không phải là kết quả mà chỉ là một bài thuyết trình sinh động.
Tình trạng này phổ biến ở nhiều công ty và dần dần nghiễm nhiên được
chấp nhận trong văn hóa doanh nghiệp. Khi đó thành công sẽ được định
nghĩa là một hệ thống các khuyến nghị thuyết phục mà không cần quan
tâm tới kết quả thể hiện ở sự thay đổi rõ rệt.
Hãy yêu cầu làm việc nhóm phải tạo ra kết quả thực sự chứ không chỉ là
một bản báo cáo
Trở lại ví dụ, điều gì sẽ xảy ra nếu giám đốc điều hành yêu cầu nhóm
phải giảm được thời gian lập tài khoản trong vòng ba tháng? Thay vì
nghiên cứu các vấn đề, nhóm có thể sẽ nhanh chóng đi tìm những cải
tiến khả thi, bắt đầu thử nghiệm, phối hợp với một số tài khoản mới, huy
động những người đã từng làm việc lập tài khoản giao dịch. Trong ba
tháng, họ có thể thử những cách tiếp cận sáng tạo, một vài trong số đó có
thể đem lại kết quả và tất cả số đó có thể cung cấp thêm kiến thức để
giải quyết vấn đề. Ngoài ra, nhóm cũng có thể xây dựng đà triển khai
thực hiện và sẵn sàng hơn cho sự thay đổi. Đặt kết quả này và một bài
thuyết trình lên bàn cân, bạn sẽ thấy rõ bên nào hay bên nào dở!
Tất nhiên không phải vấn đề nào cũng có thể sử dụng phương pháp này.
Nhưng nếu bạn thực sự cần phải mở đường cho sự thay đổi trong tổ
chức và bạn đang ở vị trí phải đảm trách một nhóm, hãy nhớ rằng bạn
luôn có một lựa chọn. Bạn có thể cho phép nhóm làm việc đưa ra các
khuyến nghị và kế hoạch để những người khác tiếp tục thực hiện - hoặc
yêu cầu nhóm chịu trách nhiệm đưa ra kết quả thực tế.
Văn hóa doanh nghiệp, bạn nghiêng về lựa chọn nào, báo cáo hay kết
quả?
Theo vnmarketer