Ngăn ngừa nhân viên gian lận.
Sự biển thủ và các kiểu gian lận tài chính là các hình thức phổ biến nhất
mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng là nạn nhân
của sự bịp bợm này vì họ không có các qui trình để kiểm soát và ngăn ngừa
được nó. Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn bảo vệ được doanh nghiệp của bạn
khỏi những nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp.
Phân công công việc cho những người
Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính
từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư
sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản.
Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó
khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm sự biển thủ của
họ.
Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng
Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để
huỷ hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Người chủ doanh
nghiệp hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa
mở niêm phong của ngân hàng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra
những tấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ
ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các
trường hợp:
Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn
không biết
Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép
đối với tiền mặt
Các chữ ký trông giả mạo
Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự
Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công
ty của bạn
Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký
của bạn
Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn
Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng
trong ngăn tủ có khoá và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc
có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị
mất. Bạn hãy lập quy trình "séc mất hiệu lực" để bạn có thể xác nhận tất cả các
khoản mất hiệu lực. Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấm séc có trị giá cao hơn một trị
giá đã được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký (một trong số đó là của bạn).
Và đừng bao giờ ký séc khống.
Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương
Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn
hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người
mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó.
Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xác minh con
số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra. Bạn hãy đảm bảo rằng không ai có
thể thay đổi hồ sơ thanh toán gốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý
cùng với chữ ký của bạn. Có một cách khác là bạn hãy mở một tài khoản riêng ở
ngân hàng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoản đó một số tiền
chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu
điều hoà nhanh hàng tháng.
Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền
Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác
minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vào đều
được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu "chỉ để ký quỹ" và đóng
chúng lên các tấm séc đến - điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền
mặt. Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh
toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả
hai mặt của tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài
khoản của công ty bạn.
Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi
Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi
ăn cắp. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân
viên có vẻ rất trung thành - vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ
ốm - lại là những người ăn cắp thực sự. Lý do để những người này luôn có mặt
trong công sở là để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ. Bạn hãy tha
thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kế toán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm.
Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng,
khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này để nhờ ai đó khác
nữa kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.
Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách của bạn ít nhất
là một lần trong năm . Điều này làm cho những kẻ biển thủ công quỹ gặp khó khăn
khi cố gắng che dấu hành vi ăn cắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất ngờ và gây
ngạc nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian trong mỗi năm. Nếu
bạn nghi ngờ có biển thủ gian lận, hãy cân nhắc việc yêu cầu cụ thể "kiểm toán
tìm gian lận" thay cho "kiểm toán chung". Loại kiểm toán này được thiết kế để tìm
ra và ngăn ngừa những kiểu bị thất thoát như vậy.
Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và
việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và
phiếu thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của
công ty bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng
sổ kế toán và đảm bảo không có gì sai sót. Nếu bạn không giỏi làm việc với các
con số, bạn có thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế
toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một khoá kế toán ở ngay trường trong địa
phương của bạn. Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong
công việc kinh doanh của bạn chỉ mở thêm cửa cho biển thủ gian lận mà thôi.
Bảo mật phần mềm kế toán của bạn
Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế
toán của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng nội bộ.
Bạn hãy đảm bảo rằng cả máy vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. Bạn
hãy thay đổi mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người không được
uỷ quyền vào chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất
chúng trong tủ có khoá và bạn hãy giữ chìa khoá