Quản lý thời gian làm việc hiệu quả!!!!
Hãy thử tưởng tượng một nhân viên chúi mũi từ sáng đến chiều viết 3-4
cái tin hoặc biên tập 20-25 cái tin, có thể được chừng 50% chất lượng
cao, nhưng một xếp giỏi không bao giờ “cưng” loại nhân viên chỉ cần cù
như ong này.
Những người có kỹ năng quản lý thời gian sẽ có tư duy rành mạch
hơn, rõ ràng hơn, họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn.
Chắc chắn như thế! Và rõ ràng là họ sẽ có nhiều thời gian hơn để đào
sâu nghiên cứu những vấn đề chuyên ngành, hay đơn giản là làm những
công việc riêng.
Thay đổi thói quen bây giờ cũng chưa muộn. Và cũng chẳng khó khăn
gì. Dưới đây là vài điểm để tham khảo.
1. Làm việc một cách có tổ chức. Sắp đặt bàn làm việc gọn gàng với hệ
thống hồ sơ, tài liệu riêng khoa học, có lịch công tác chính cho cả
khoảng thời gian dài với các công việc cụ thể hàng ngày , và đừng quên
một cái... sọt rác ở bên cạnh. Có thể sử dụng một số chương trình trong
máy tính để quản lý công việc, sành điệu một tý thì chơi PDA gắn theo
người (điện thoại di động thì không ghi đủ). Dọn sạch bàn làm việc mỗi
ngày bằng cách ghi lại các nhiệm vụ phải làm sắp tới (cùng các thông tin
quan trọng) vào lịch biểu trong máy tính. Đánh dấu những công việc ưu
tiên hoặc vứt bỏ những giấy tờ không cần dùng. Có thể ghi chú thêm
thông tin trên những sticker nhỏ dán trước mặt nhưng nhớ là các mẩu
giấy này ngoài việc khiến cho bàn làm việc trông không đẹp mắt còn có
thể bị bay đi mất.
2. Lên kế hoạch trước. Để đến đầu giờ sáng mới lên kế hoạch trong ngày
là quá muộn. Hãy sắp xếp việc thật cụ thể từ chiều hôm trước. Hãy tách
riêng các công việc và xác định rõ việc nào nên làm ngay hôm sau, việc
nào nên làm trước trong tuần này, việc nào có thể để lại. Đương nhiên,
danh sách các công việc có thể thay đổi hàng ngày vì phát sinh thêm
việc mới.
3. Xác định ưu tiên. Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công
việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc bất
ngờ xảy ra. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu
tiên.
4. Biết rõ khi nào mình làm việc hiệu quả nhất. Nếu thấy mình làm việc
vào buổi sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại không đưa những công việc
quan trọng vào buổi sáng? Những thời gian không phải là “đỉnh” thì
dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn
hơn. Cũng có người thấy họ chỉ viết lách hiệu quả trong không gian yên
tĩnh vào lúc... nửa đêm. Cũng không phải thói quen xấu nhưng sẽ bất lợi
vì nếu muốn hỏi han, điện thoại thì chỉ có cách chờ đến sáng hôm sau.
5. Đừng quên những việc nhỏ, nhưng tập trung chúng lại. Chớ để cho
các việc nhỏ trôi đi, tốt nhất là dành 30 phút mỗi ngày cho các công việc
này. Nhưng đừng để phải mất công nhiều lần chạy đi chạy lại ra máy
photocopy, và dành các cuộc điện thoại để một lần nhấc máy gọi luôn
thể.
6. Chia nhỏ. Quản lý các dự án lớn bằng cách chia thành các phần nhỏ
và dễ quản lý hơn. Không ai dám tự nhận mình là “chuyên gia giải quyết
chuyện lớn” và cũng không có người nào thuộc loại chỉ để làm chuyện
nhỏ. Đừng choáng ngợp trước những dự án đồ sộ, hãy tách thành các
tiểu dự án và sẽ thấy công việc đơn giản hơn.
7. Tập cho mình tính kỷ luật. Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc,
cần xác định hạn chót để hoàn thành từng công việc. Một mẹo nhỏ là
nếu cần hoàn tất một việc vào 5h chiều thứ Năm thì hãy bắt mình kết
thúc vào lúc 12h trưa. Nên giải quyết các việc khó trước, sau đó tha hồ...
dạo chơi.
8. Vất vả khi cần thiết, về sớm khi hết việc. Làm việc hì hục quanh năm
ngày tháng không có gì đáng khen. Khi công việc quá nhiều thì có thể
làm việc thâu đêm nhưng nếu thấy mình đã thực sự hoàn tất công việc
thì cứ “thiên nhiên” mà đi về sớm một chút. Về sớm khi đã hết việc
không phải là lỗi.
Sau khi đã làm tốt những bước trên đây thì có thể thực hiện các bước
tiếp theo đây, đảm bảo rằng “cả nhà ta” có thể quản lý hữu hiệu quỹ thời
gian của mình, và chỉ cần một khoảng thời gian hợp lý vẫn có thể đạt
chất lượng công việc cao.
Các bước tiếp theo:
1. Dừng lại và suy nghĩ. Sau khi được giao viết về một chủ đề nào đó,
hãy dừng lại một chút để xem đâu là cách tốt nhất để tiếp cận các nguồn
tin và lấy được những thông tin “đắt” nhất. Có thể xuất phát chậm hơn
đồng nghiệp các báo khác một chút nhưng tóm được nguồn tin tốt thì lại
thành nhanh chân hơn, chứ cứ ào đi bất kể nơi nào mà gõ cửa xin tin
thì... xin lỗi.
2. Xác định rõ ưu tiên. Lập một danh sách những việc cần làm để viết
bài đó. Xác định ưu tiên trong danh sách về mức độ khó khăn và bắt đầu