PHAÀN 1
QUY ÑÒNH VEÀ LOAÏI HOÀ SÔ
VAØ SOÁ LÖÔÏNG HOÀ SÔ NOÄP TAÏI CÔ QUAN BHXH
Ñeå ñaûm baûo thuaän lôïi cho vieäc noäp hoà sô cho khaùch haøng, BHXH thaønh phoá Hoà Chí
Minh quy ñònh vieäc noäp hoà sô ñoùng BHXH, BHYT vaø hoà sô höôûng cheá ñoä chính saùch BHXH,
BHYT nhö sau:
1. Ñoái vôùi Hoà sô thu BHXH-BHYT baét buoäc:
1.1. Caùc loaïi bieåu maãu ñoái chieáu thu BHXH - BHYT: Taát caû caùc ñôn vò ñeàu noäp taïi
Boä phaän tieáp nhaän hoà sô moät cöûa thuoäc cô quan BHXH thaønh phoá Hoà Chí Minh.
1.2. Rieâng ñoái vôùi hoà sô caù nhaân tham gia BHXH - BHYT:
Hoà sô caù nhaân laø caùc loaïi giaáy tôø lieân quan ñeán caù nhaân ngöôøi lao ñoäng nhö quyeát ñònh
tuyeån duïng, hôïp ñoàng lao ñoäng, quyeát ñònh naâng löông, quyeát ñònh boå nhieäm, quyeát ñònh thoâi
vieäc …..
- Baûo hieåm xaõ hoäi thaønh phoá Hoà Chí Minh chæ tieáp nhaän hoà sô caù nhaân cuûa ngöôøi lao
ñoäng tham gia BHXH - BHYT taïi cô quan Baûo hieåm xaõ hoäi ñoái vôùi caùc ñôn vò söû duïng lao
ñoäng coù bieán ñoäng taêng, giaûm lao ñoäng, tieàn löông trong thaùng vôùi soá löôïng döôùi 300 tröôøng
hôïp.
- Ñoái vôùi caùc ñôn vò coù soá löôïng bieán ñoäng taêng, giaûm lao ñoäng, tieàn löông trong thaùng
töø 300 tröôøng hôïp trôû leân thì nhöõng hoà sô caù nhaân cuûa ngöôøi lao ñoäng tham gia BHXH -
BHYT baét buoäc seõ ñöôïc caùn boä Phoøng thu thuoäc cô quan Baûo hieåm xaõ hoäi thaønh phoá Hoà Chí
Minh thöïc hieän ñoái chieáu tröïc tieáp taïi ñôn vò söû duïng lao ñoäng nhaèm giaûm bôùt khoù khaên cho
ñôn vò, ñaûm baûo an toaøn hoà sô caù nhaân cho ngöôøi lao ñoäng. Đối với trường hợp này thì ñôn vò
lieân heä Boä phaän tieáp nhaän hoà sô ñeå laáy phieáu ñeà nghò Phoøng Thu saép xeáp, leân lòch ñoái chieáu
taïi ñôn vò.
2. Hoà sô lieân quan ñeán soå BHXH:
- Ñoái vôùi ñôn vò söû duïng lao ñoäng trong thaùng coù khoái löôïng soå BHXH caàn xaùc nhaän
cho ngöôøi lao ñoäng döôùi 300 soå thì caùc ñôn vò söû duïng lao ñoäng noäp hoà sô taïi Boä phaän tieáp
nhaän hoà sô moät cöûa thuoäc cô quan BHXH thaønh phoá Hoà Chí Minh.
- Nhaèm taïo ñieàu kieän thuaän lôïi toái ña cho ñôn vò vaø nhaèm traùnh tình traïng uøn taéc, laøm
chaäm treã tieán ñoä giaûi quyeát hoà sô taïi cô quan Baûo hieåm xaõ hoäi thaønh phoá. Caùc ñôn vò söû duïng
lao ñoäng coù khoái löôïng soå BHXH caàn xaùc nhaän töø 300 quyeån trôû leân thì vieäc ñoái chieáu, xaùc
nhaän soå seõ ñöôïc thöïc hieän taïi ñôn vò söû duïng lao ñoäng. Đối với trường hợp này thì ñôn vò lieân
heä Boä phaän tieáp nhaän hoà sô ñeå laáy phieáu ñeà nghò Phoøng Caáp soå - theû saép xeáp, leân lòch ñoái
chieáu vaø xaùc nhaän taïi ñôn vò.
3. Hoà sô höôûng caùc cheá ñoä, chính saùch Baûo hieåm xaõ hoäi:
- Ñôn vò söû duïng lao ñoäng vaø caù nhaân noäp taïi Boä phaän tieáp nhaän hoà sô 01 cöûa thuoäc cô
quan Baûo hieåm xaõ hoäi thaønh phoá Hoà Chí Minh.
- 1 -
- Rieâng ñoái vôùi caùc ñôn vò söû duïng lao ñoäng coù töø 200 lao ñoäng nghæ höôûng cheá ñoä thai
saûn trôû leân trong moãi ñôït quyeát toaùn (haøng quyù) seõ ñöôïc cô quan Baûo hieåm xaõ hoäi thöïc hieän
xaùc nhaän nghæ höôûng cheá ñoä thai saûn vaøo soå BHXH (trang 44 soå BHXH) taïi ñôn vò söû duïng lao
ñoäng. Vieäc xaùc nhaän soå BHXH sau thai saûn cho ngöôøi lao ñoäng taïi ñôn vò thì ñôn vò lieân heä Boä
phaän tieáp nhaän hoà sô ñeå laáy phieáu ñeà nghò Phoøng Cheá ñoä chính saùch thuoäc BHXH TP.HCM
saép xeáp, leân lòch ñoái chieáu vaø xaùc nhaän taïi ñôn vò.
4. Hoà sô thanh toaùn tröïc tieáp chi phí khaùm chöõa beänh Baûo hieåm y teá:
Khaùch haøng tröïc tieáp noäp hoà sô thanh toaùn taïi Boä phaän tieáp nhaän hoà sô 01 cöûa thuoäc cô
quan BHXH thaønh phoá Hoà Chí Minh
5. Hoà sô Baûo hieåm y teá töï nguyeän
Khaùch haøng tröïc tieáp noäp hoà sô thanh toaùn taïi Boä phaän tieáp nhaän hoà sô 01 cöûa thuoäc cô
quan BHXH thaønh phoá Hoà Chí Minh
PHAÀN 2
Höôùng daãn laäp baûng keâ vaø noäp hoà sô
I. Lập bảng kê và nộp hồ sơ thu BHXH - BHYT.
1. Đơn vị đăng ký tham gia BHXH-BHYT thực hiện các bước:
Bước 1: Để được hướng dẫn quy định và biểu mẫu BHXH vào sáng thứ năm hàng tuần, đơn
vị - cá nhân vui lòng liên hệ đăng ký với cán bộ Phòng Thu Cụ thể như sau:
- Chị Hồ Thị Thu Trang, Điện thoại: 39979039 - EX: 1559
- Chị Đoàn Bích Thuỷ, Điện thoại: 39979039 - EX: 1608
Bước 2: Đơn vị lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT và mang toàn bộ hồ sơ đã lập nộp
cho Phòng Thu tại tầng 4 và nhận phiếu hẹn ngày lấy kết quả.
Bước 3: Đơn vị nhận kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ (tầng 1).
1.1. Đơn vị cùng tham gia BHXH-BHYT bắt buộc:
- Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
- Lập 02 Bảng kê 101/…/THU “Hồ sơ đăng ký BHXH - BHYT bắt buộc”, hồ sơ kèm
theo bảng kê gồm:
+ Phiếu đăng ký tham gia BHXH (01 bản)
+ Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc QĐ thành lập (01bản)
+ Bản sao quyết định xếp hạng doanh nghiệp đối với Doanh nghiệp Nhà nuớc hoặc Doanh
nghiệp Nhà nước cổ phần hóa (01 bản, nếu có)
+ Giấy đăng ký sử dụng lao động, đã đăng ký với cơ quan quản lý lao động (01bản chính,
có thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ).
+ Thang bảng lương, đã đăng ký với cơ quan quản lý lao động (01bản sao, có thể bổ sung
sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ)
- 2 -
+ Danh sách LĐ tham gia BHXH-BHYT (Mẫu 2a-TBH, 02 bản)
+ HĐLĐ hoặc Quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển….(01 bản bản chính / người)
* Trường hợp đơn vị đăng ký chậm so với giấy phép thì ngòai những giấy tờ trên phải
bổ sung:
- Công văn giải trình lý do chậm đăng ký BHXH cho NLĐ theo quy định (01 bản) và Bảng
lương thực tế của đơn vị có ký nhận của NLĐ từ ngày thành lập (Mỗi tháng 01 bản, trường hợp
này có thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ). Nếu Đơn vị đăng ký chậm
so với giấy phép.
- Bảng lương thực tế của đơn vị có ký nhận của người lao động từ ngày thành lập (Mỗi
tháng 01 bản, trường hợp này có thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ)
* Trường hợp có lao động không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc (Ví dụ người có
nhiều hợp đồng lao động, khi ký HĐLĐ với đơn vị họ đang tham gia BHXH bắt buộc ở đơn vị
khác, người lao động đã nghỉ hưu mà đi làm trở lại) thì bổ sung:
- Giấy xác nhận tham gia BHXH ở nơi khác (NLĐ làm việc ở nhiều đơn vị, 01 bản/ người)
và Bản photo thẻ hưu trí (01 bản/người nếu đang nghỉ hưu). Nếu có lao động không thuộc diện
tham gia BHXH bắt buộc.
- Bản phô tô thẻ hưu trí (01 bản/người nếu NLĐ là người đang nghỉ hưu)
* Trường hợp đơn vị đã tham gia BHXH tại nơi khác chuyển đến thì bổ sung: Thông
báo kết quả đóng BHXH của cơ quan BHXH tham gia trước đó (01 bản).
* Kèm theo hồ sơ nêu trên: Đơn vị phải chuyển File dữ liệu bằng đĩa, hoặc bằng USB cho
bộ phận tiếp nhận hồ sơ thuộc cơ quan BHXH thành phố.
1.2. Đơn vị chỉ tham gia BHYT bắt buộc:
- Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
- Lập 02 Bảng kê 102/…/THU “Hồ sơ đăng ký BHYT bắt buộc”, hồ sơ kèm theo bảng
kê gồm:
+ Hợp đồng đóng bảo hiểm y tế (Mẫu 05-TBH, 04bản).
+ Danh sách đối tượng tham gia BHYT (mẫu 2b-TBH, 04 bản).
* Kèm theo hồ sơ nêu trên: Đơn vị phải chuyển File dữ liệu bằng đĩa hoặc bằng USB cho
bộ phận tiếp nhận hồ sơ thuộc cơ quan BHXH thành phố.
2. Lập hồ sơ thu hàng tháng (hồ sơ đóng BHXH, BHYT từ lần thứ 2 trở đi), lập hồ
sơ theo bảng kê số 103:
- Trường hợp hợp đơn vị không có biến động lao động, không có điều chỉnh, thay đổi
tiền lương thì hàng tháng đơn vị phải liên hệ với cán bộ quản lý thu thuộc cơ quan BHXH để
nắm thông tin về kết quả đóng BHXH. Đồng thời hàng Quý, cơ quan BHXH sẽ gửi bản đối
chiếu quyết tóan thu cho đơn vị qua cổng giao dịch điện tử IMS. (Nếu đơn vị chưa giao dịch
qua cổng IMS thì liên hệ cán bộ quản lý thu để được hướng dẫn hoặc vào Website của BHXH
thành phố Hồ Chí Minh http://hcm.bhxh.vn để xem hướng dẫn),
- Trường hợp có biến động lao động, không có điều chỉnh, thay đổi tiền lương thì:
+ Đơn vị dùng cho đơn vị lập hồ sơ điều chỉnh danh sách lao động tăng, giảm và điều
chỉnh tiền lương.
+ Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
- 3 -
Cụ thể như sau:
2.1. Lao động tăng gồm: Tăng mới, tăng laïi sau ốm đau, thai sản, nghỉ không lương tăng
lại đơn vị lập biểu 02a-TBH (03 bản) nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ. Trường hợp lập biểu
2a-TBH có người lao động phải cấp thẻ BHYT, đơn vị phải lập 2 loại bảng kê:
- Bảng kê 103/…/THU dùng cho hồ sơ đóng BHXH - BHYT hàng tháng, hồ sơ kèm
theo bảng kê gồm:
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT - biểu 02a-TBH (2 bản)
+ HĐLĐ, QĐ tuyển dụng QD tiếp nhận…. bản chính (mỗi người 1 bản).
- Khi nộp hồ sơ, đơn vị kết hợp nộp chung với bảng kê 401/…/THE dùng cho hồ sơ cấp
thẻ BHYT bắt buộc Hồ sơ kèm theo gồm: 01 bản 02a-TBH (giống 2 bản 02a-TBH nộp tại bảng
kê 103/…/THU).
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT - biểu 02a-TBH (1 bản)
- Lưu ý: Biểu 2a-TBH phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên biểu để làm căn cứ cấp sổ BHXH
và thẻ BHYT. Nếu biểu ghi không đầy đủ và không có HĐLĐ, QĐ kèm theo thì hồ sơ được xác
định là không hợp lệ và sẽ bị trả lại đơn vị (dù cho bộ phận TNHS đã nhận).
2.2. Trường hợp lao động giảm, điều chỉnh lương (Biến động lao động và tiền
lương): Kê khai tình hình biến động giảm lao động tham gia BHXH, BHYT; biến động về tiền
lương đóng BHXH, BHYT của người lao động so với tháng trước hoặc điều chỉnh những sai sót
về tiền lương đóng BHXH, BHYT của thời kỳ trước, đơn vị phải lập bảng kê:
* Bảng kê 103/…/THU, hồ sơ kèm theo bảng kê cụ thể:
a. Trường hợp lao động tăng mới, lao động giảm, điều chỉnh lương…, hồ sơ gồm:
- Danh sách lao động tham gia BHXH – BHYT bắt muộc (mẫu 02a-TBH, 02 bản)
- Hợp đồng lao động, Quyết định tuyển dụng, Quyết định tiếp nhận….bản chính (01
bản/người)
- Danh sách lao động và điều chỉnh mức lương đóng BHXH, BHYT - biểu 3a-TBH (3 bản)
- Thẻ BHYT còn giá trị (01 thẻ/người kèm danh sách thu hồi thẻ ghi rõ chi tiết số thẻ và họ
tên kèm theo).
- Quyết định nghỉ việc, quyết định chấm dứt HĐLĐ, quyết định tăng, giảm tiền lương…
có liên quan, bản chính (mỗi người 1 bản).
- Sổ BHXH đối với trường hợp lao động nghỉ việc ngay sau khi báo tăng (nếu có).
b. trường hợp báo tăng giảm lao động chậm (Kể cả tăng lại sau thai sản, nghỉ không
lương….) thì hồ sơ bổ sung:
- Công văn giải trình các trường hợp báo tăng hoặc giảm lao động không khai báo kịp thời
để chậm quá 3 tháng.
- Hồ sơ khác (nếu có)
+ Lưu ý: Biểu 3a-TBH phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên biểu, nếu biểu ghi không đầy đủ và
thiếu hồ sơ kèm theo được xác định là không hợp lệ và sẽ bị trả lại dù cho bộ phận TNHS đã
nhận.
c. Trường hợp đơn vị vừa có lao động tăng, vừa có lao động giảm thì đơn vị lập 02 biểu
biểu 2a-TBH, 3a-TBH thì chỉ lập bảng kê 103/…/THU.
- 4 -
3. Đối tượng chỉ tham gia BHXH bắt buộc:
Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
Trường hợp đơn vị nộp cho đối tượng chỉ tham gia BHXH (không tham gia BHYT, các
mã đơn vị có 2 ký đầu là LA và LB) bảng kê 104/…/THU “Thu BHXH bắt buộc” để nộp tại bộ
phận tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ kèm theo:
- Biểu 2a-TBH hoặc 3a-TBH (3 bản)
- HĐLĐ hoặc các quyết định liên quan (1 bản chính)
- Văn bản giải trình (nếu có)
4. Đối tượng chỉ tham gia BHYT bắt buộc:
Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
Trường hợp đơn vị nộp cho đối tượng chỉ tham gia BHYT (không tham gia BHXH) bảng
kê 105/…/THU “Thu BHYT bắt buộc” để nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ kèm theo:
- Danh sách đối tượng tham gia BHYT – biểu 2b-TBH (4 bản)
- Biên bản thanh lý hợp đồng - biểu 06-TBH hoặc Phụ lục hợp đồng (4 bản – nếu có).
Lưu ý chung: Trước khi nộp hồ sơ đơn vị phải gửi file các danh sách qua trang IMS
http://hcm.bhxh.vn cho cán bộ thu xem trước để khi nộp hồ sơ đảm bảo được chính xác, không
phải trả hồ sơ nộp lại từ đầu.
II. Laäp baûng keâ vaø noäp hoà sô caáp theû BHYT
1. Hoà sô caáp môùi theû BHYT baét buoäc: Söû duïng Baûng keâ hoà sô 401/…./THE
1.1. Muïc ñích: Duøng ñeå caáp môùi theû BHYT khi ñôn vò coù lao ñoäng taêng môùi tham gia
BHXH, BHYT baét buoäc phaùt sinh trong thaùng.
1.2.Thuû tuïc hoà sô:
- Thôøi haïn giaûi quyeát:
+ Töø 01 ñeán 100 theû: 07 ngaøy laøm vieäc.
leân: 08 ngaøy laøm vieäc.
+ Töø 101 trở
- Hoà sô goàm:
+ Danh saùch lao ñoäng tham gia BHXH, BHYT baét buoäc (Maãu 02a-TBH, 01 baûn),
+ File döõ lieäu göûi qua IMS, chuyeån baèng ñóa hoaëc chuyeån baèng USB.
Löu yù :
- Tröôøng hôïp ñôn vò coù tăng mới, tăng laïi sau ốm đau, thai sản, nghỉ không lương tăng lại
đơn vị lập biểu 02a-TBH (01 bản), laäp 02 baûng keâ soá 401/…../THE nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ
sơ cuøng vôùi hoà sô thu BHXH - BHYT haøng thaùng (Baûng keâ soá 103/…../THU)
- Ñôn vò ghi ñaày ñuû thoâng tin treân bieåu 02a-TBH nhö soá soå BHXH, soá theû BHYT,naêm
sinh, giôùi tính, soá chöùng minh thö, ñòa chæ, maõ tænh, maõ nôi khaùm chöõa beänh .... ñeå in theû
BHYT.
- 5 -
