CÔNG TY ABCD
QUI TRÌNH
SO N TH O VĂN B NẠ Ả Ả
Mã tài li u: HC-16ệ
QUY TRÌNH SO N TH O VĂN B NẠ Ả Ả Mã tài li u: HC-16ệ
Phiên b n: Ver 5.0ả
Ngày ban hành:
B ng theo dõi s a đi tài li uả ử ổ ệ
Ngày s a điử ổ V trí ịN i dung s a điộ ử ổ L n s aầ ử Ghi chú
Ng i biên so nườ ạ Giám đcố
2
QUY TRÌNH SO N TH O VĂN B NẠ Ả Ả Mã tài li u: HC-16ệ
Phiên b n: Ver 5.0ả
Ngày ban hành:
H và tênọ
Ch kýữ
I/ M C ĐÍCH:Ụ
- Cung c p m t ph ng pháp th ng nh t trong vi c so n th o các tài li u.ấ ộ ươ ố ấ ệ ạ ả ệ
-Đm b o các tài li u đc tri n khai áp d ng m t cách nh t quán v hình th c vàả ả ệ ượ ể ụ ộ ấ ề ứ
cách trình bày.
- Nâng cao tính hi u l c, hi u q a c a tài li u.ệ ự ệ ủ ủ ệ
II/ PH M VI:Ạ
- H ng d n này áp d ng cho t t c các lo i tài li u trong m i ho t đngướ ẫ ụ ấ ả ạ ệ ọ ạ ộ
III/ ĐNH NGHĨA:Ị
- Không có.
IV/ N I DUNG:Ộ
1 BIÊN SO N CÔNG VĂN QUY T ĐNHẠ Ế Ị
1.1. Kh gi y, ki u trình bày và đnh l trang văn b nổ ấ ể ị ề ả
a) Kh gi yổ ấ
- Các tài li u, công văn đc trình bày trên gi y kh A4 (210 mm x 297 mm). ệ ượ ấ ổ
- Các lo i văn b n nh gi y gi i thi u, gi y biên nh n h s , phi u g i, phi u chuy nạ ả ư ấ ớ ệ ấ ậ ồ ơ ế ử ế ể
có th đc trình bày trên gi y kh A5 (148 mm x 210 mm) ho c trên gi y m u inể ượ ấ ổ ặ ấ ẫ
s n.ẵ
b) Ki u trình bàyể
- Trình bày theo chi u dài c a trang gi y kh A4 (đnh h ng b n in theo chi u dài). ề ủ ấ ổ ị ướ ả ề
- Tr ng h p n i dung văn b n có các b ng, bi u nh ng không đc làm thành cácườ ợ ộ ả ả ể ư ượ
ph l c riêng thì văn b n có th đc trình bày theo chi u r ng c a trang gi y (đnhụ ụ ả ể ượ ề ộ ủ ấ ị
h ng b n in theo chi u r ng).ướ ả ề ộ
3
QUY TRÌNH SO N TH O VĂN B NẠ Ả Ả Mã tài li u: HC-16ệ
Phiên b n: Ver 5.0ả
Ngày ban hành:
c) Đnh l trang văn b n (đi v i kh gi y A4)ị ề ả ố ớ ổ ấ
- Trang m t tr c:ặ ướ
L trên: cách mép trên t 20-25 mm;ề ừ
L d i: cách mép d i t 20-25 mm; ề ướ ướ ừ
L trái: cách mép trái t 30-35 mm;ề ừ
L ph i: cách mép ph i t 15-20 mm.ề ả ả ừ
- Trang m t sau:ặ
L trên: cách mép trên t 20-25 mm; ề ừ
L d i: cách mép d i t 20-25 mm;ề ướ ướ ừ
L trái: cách mép trái t 15-20 mm;ề ừ
L ph i: cách mép ph i t 30-35 mm. ề ả ả ừ
1.2. K thu t trình bày các thành ph n th th c văn b nỹ ậ ầ ể ứ ả
Các thành ph n th th c văn b n đc trình bày nh sau:ầ ể ứ ả ượ ư
a) Qu c hi u:ố ệ
- Qu c hi u đc trình bày t i ô s 1.ố ệ ượ ạ ố
- Dòng ch trên: C ng hoà xã h i ch nghĩa Vi t Nam>>> đc trình bày b ng ch inữ ộ ộ ủ ệ ượ ằ ữ
hoa, c ch t 12 đn 13, ki u ch đng, đm.ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ ậ
- Dòng ch d i: Đc l p - T do - H nh phúcccc đc trình bày b ng ch in th ng,ữ ướ ộ ậ ự ạ ượ ằ ữ ườ
c ch t 13 đn 14, ki u ch đng, đm; ch cái đu c a các c m t đc vi tỡ ữ ừ ế ể ữ ứ ậ ữ ầ ủ ụ ừ ượ ế
hoa, gi a các c m t có g ch ngang nh ; phía d i có đng k ngang, nét li n, cóữ ụ ừ ạ ỏ ướ ườ ẻ ề
đ dài b ng đ dài c a dòng ch .ộ ằ ộ ủ ữ
b) Tên c quan, t ch c ban hành văn b n:ơ ổ ứ ả
- Tên c quan, t ch c ban hành văn b n đc trình bày t i ô s 2.ơ ổ ứ ả ượ ạ ố
- Tên c quan, t ch c ch qu n c p trên tr c ti p đc trình bày b ng ch in hoa, cơ ổ ứ ủ ả ấ ự ế ượ ằ ữ ỡ
ch t 12 đn 13, ki u ch đng.ữ ừ ế ể ữ ứ
- Tên c quan, t ch c ban hành văn b n đc trình bày b ng ch in hoa, c ch t 12ơ ổ ứ ả ượ ằ ữ ỡ ữ ừ
đn 13, ki u ch đng, đm; phía d i có đng k ngang, nét li n, có đ dài b ngế ể ữ ứ ậ ướ ườ ẻ ề ộ ằ
t 1/3 đn 1/2 đ dài c a dòng ch và đt cân đi so v i dòng ch .ừ ế ộ ủ ữ ặ ố ớ ữ
c) S , ký hi u c a văn b n:ố ệ ủ ả
- S , ký hi u c a văn b n đc trình bày t i ô s 3. ố ệ ủ ả ượ ạ ố
4
QUY TRÌNH SO N TH O VĂN B NẠ Ả Ả Mã tài li u: HC-16ệ
Phiên b n: Ver 5.0ả
Ngày ban hành:
- T s đc trình bày b ng ch in th ng, ký hi u b ng ch in hoa, c ch 13, ki uừ ố ượ ằ ữ ườ ệ ằ ữ ỡ ữ ể
ch đng; sau t s có d u hai ch m; gi a s và ký hi u văn b n có d u g ch chéoữ ứ ừ ố ấ ấ ữ ố ệ ả ấ ạ
(/); gi a các nhóm ch vi t t t trong ký hi u văn b n có d u g ch n i không cách chữ ữ ế ắ ệ ả ấ ạ ố ữ
(-), ví d : ụ
- S : 188/QĐ-CTYố
d) Đa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n:ị ả
-Đa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n đc trình bày t i ô s 4, b ng ch inị ả ượ ạ ố ằ ữ
th ng, c ch t 13 đn 14, ki u ch nghiêng; sau đa danh có d u ph y. Đc cănườ ỡ ữ ừ ế ể ữ ị ấ ẩ ượ
l v phía bên ph i văn b n.ề ề ả ả
-Ví d : ụHà N i, ngày 05 tháng 02 năm 2017ộ
đ) Tên lo i và trích y u n i dung văn b n:ạ ế ộ ả
- Tên lo i và trích y u n i dung c a các lo i văn b n có ghi tên lo i đc trình bày t iạ ế ộ ủ ạ ả ạ ượ ạ
ô s 5a; tên lo i văn b n đc đt canh gi a (cân đi gi a dòng) b ng ch in hoa,ố ạ ả ượ ặ ữ ố ở ữ ằ ữ
c ch t 14 đn 15, ki u ch đng, đm; trích y u n i dung văn b n đc đt canhỡ ữ ừ ế ể ữ ứ ậ ế ộ ả ượ ặ
gi a, ngay d i tên lo i văn b n, b ng ch in th ng, c ch 14, ki u ch đng,ữ ướ ạ ả ằ ữ ườ ỡ ữ ể ữ ứ
đm; bên d i trích y u có đng k ngang, nét li n, có đ dài b ng t 1/3 đn 1/2ậ ướ ế ườ ẻ ề ộ ằ ừ ế
đ dài c a dòng ch và đt cân đi so v i dòng ch .ộ ủ ữ ặ ố ớ ữ
- Trích y u n i dung công văn đc trình bày t i ô s 5b, sau ch vi t t t V/v (v vi c)ế ộ ượ ạ ố ữ ế ắ ề ệ
b ng ch in th ng, c ch t 12 đn 13, ki u ch đng.ằ ữ ườ ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ
e) N i dung văn b n:ộ ả
- N i dung văn b n đc trình bày t i ô s 6.ộ ả ượ ạ ố
- Ph n n i dung (b n văn) đc trình bày b ng ch in th ng, c ch t 13 đn 14;ầ ộ ả ượ ằ ữ ườ ỡ ữ ừ ế
khi xu ng dòng, ch đu dòng có th lùi vào t 1cm đn 1,27cm (1 default tab);ố ữ ầ ể ừ ế
kho ng cách gi a các đo n văn (paragraph) đt t i thi u là 6pt; kho ng cách gi a cácả ữ ạ ặ ố ể ả ữ
dòng hay cách dòng (line spacing) ch n t i thi u t cách dòng đn (single line spacing)ọ ố ể ừ ơ
ho c t 15pt (exactly line spacing) tr lên.ặ ừ ở
-Đi v i nh ng văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính có ph n căn cố ớ ữ ả ạ ậ ả ầ ứ
pháp lý đ ban hành thì sau m i căn c ph i xu ng dòng, cu i dòng có d u ch mể ỗ ứ ả ố ố ấ ấ
ph y, riêng căn c cu i cùng k t thúc b ng d u ph y.ẩ ứ ố ế ằ ấ ẩ
g) Ch c v , h tên và ch ký c a ng i có th m quy n:ứ ụ ọ ữ ủ ườ ẩ ề
5