Quản lý Dự án: Kiến thức Nền tảng Toàn diện
1. Hiểu sâu về khái niệm dự án và quản lý dự án
1.1. Bản chất của dự án
Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện nhằm tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết
quả duy nhất. Ba đặc điểm cơ bản của dự án gồm:
1.1.1. Tính tạm thời (Temporary)
Mọi dự án đều có thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định
Kết thúc đạt được khi: (a) mục tiêu dự án đã đạt được; (b) mục tiêu không thể hoặc
sẽ không đạt được; (c) nhu cầu dự án không còn tồn tại; hoặc (d) nhà tài trợ/khách
hàng muốn chấm dứt dự án
Tính tạm thời không nhất thiết đồng nghĩa với thời gian ngắn - nhiều dự án kéo dài
nhiều năm
Tính tạm thời cũng không áp dụng cho sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả do dự án
tạo ra, vì hầu hết dự án được thực hiện để tạo ra kết quả bền vững
Ví dụ cụ thể:
Dự án xây dựng cầu Nhật Tân (kéo dài 5 năm từ 2009-2014)
Dự án phát triển vaccine COVID-19 (có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng)
Dự án tổ chức Olympic Tokyo (có thời hạn cụ thể dù bị dời do đại dịch)
1.1.2. Tính độc đáo (Unique)
Mỗi dự án tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất
Sự độc đáo là đặc điểm thiết yếu của sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả của dự án
Ngay cả khi loại dự án có vẻ lặp lại, mỗi dự án vẫn có những khác biệt về nhân sự,
địa điểm, bối cảnh, yêu cầu cụ thể
Kết quả có thể hữu hình (như một tòa nhà) hoặc vô hình (như năng lực hoặc dịch
vụ mới)
Ví dụ cụ thể:
Cùng là dự án phát triển ứng dụng di động, nhưng mỗi ứng dụng có đặc điểm, tính
năng và thiết kế riêng biệt
Dự án sáp nhập hai công ty có đặc thù riêng do văn hóa, cấu trúc và quy mô của
mỗi công ty
Dự án triển khai ERP trong hai công ty khác nhau sẽ có những điều chỉnh khác
nhau, dù dùng cùng phần mềm
1.1.3. Sự triển khai dần (Progressive elaboration)
Dự án phát triển theo từng bước, thông tin và chi tiết ngày càng rõ ràng khi dự án
tiến triển
Ban đầu, dự án có thể chỉ được xác định ở mức độ tổng thể, sau đó được chi tiết
hóa khi nhóm hiểu rõ hơn về mục tiêu và sản phẩm
Quá trình này đòi hỏi lập kế hoạch liên tục và cập nhật tài liệu khi có thông tin
mới
Khác với quy trình lặp lại (repetitive) trong hoạt động sản xuất thông thường
Ví dụ cụ thể:
Trong dự án phát triển phần mềm, các yêu cầu ban đầu có thể chỉ mô tả chức năng
cơ bản, sau đó được chi tiết hóa qua các phiên họp phân tích yêu cầu, prototype và
phản hồi từ người dùng
Dự án xây dựng bắt đầu với concept design, sau đó đến detailed design, rồi các
bản vẽ thi công, và điều chỉnh trong quá trình xây dựng
Dự án nghiên cứu thị trường có thể bắt đầu với câu hỏi nghiên cứu tổng quát, sau
đó tinh chỉnh phương pháp và công cụ nghiên cứu dựa trên phản hồi sơ bộ
1.2. Quản lý dự án chuyên nghiệp
Quản lý dự án là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động
dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án. Quản lý dự án hiệu quả bao gồm:
1.2.1. Khái niệm tổng quát
Là nghệ thuật và khoa học để hoàn thành mục tiêu dự án trong ràng buộc về phạm
vi, thời gian, chất lượng và chi phí
Cân bằng các yêu cầu cạnh tranh: phạm vi, chất lượng, lịch trình, ngân sách, tài
nguyên và rủi ro
Tạo giá trị thông qua việc đạt được mục tiêu dự án một cách hiệu quả, hiệu suất
1.2.2. Lợi ích của quản lý dự án chuyên nghiệp
Tăng khả năng hoàn thành dự án đúng thời hạn, ngân sách
Cải thiện sự hài lòng của khách hàng và các bên liên quan
Tối ưu hóa sử dụng tài nguyên tổ chức
Giảm thiểu rủi ro và quản lý thay đổi hiệu quả
Tạo ra môi trường làm việc có cấu trúc, chuyên nghiệp
Cung cấp dữ liệu lịch sử hữu ích cho tương lai
Ví dụ cụ thể:
Dự án xây dựng Sydney Opera House ban đầu ước tính 7 triệu AUD, hoàn thành
trong 4 năm. Thực tế chi phí là 102 triệu AUD và kéo dài 14 năm - minh chứng
cho hậu quả của quản lý dự án không hiệu quả
Dự án phát triển phần mềm với quản lý dự án chuyên nghiệp có thể đạt tỷ lệ thành
công 62%, trong khi không có quy trình quản lý dự án chỉ đạt 34% (theo nghiên
cứu của Standish Group)
1.2.3. Áp dụng và tích hợp quy trình quản lý dự án
Xác định các quy trình phù hợp cho mỗi dự án cụ thể
Thiết lập mức độ nghiêm ngặt cho mỗi quy trình
Đáp ứng các yêu cầu của dự án, tổ chức, ngành và môi trường
Kết hợp quy trình với công cụ, kỹ thuật để đạt được kết quả mong muốn
Ví dụ cụ thể:
Toyota áp dụng Toyota Production System (tiền thân của Lean) với quy trình
"Just-In-Time" và "Jidoka" (tự động hóa với trí tuệ con người), giúp giảm lãng phí
và nâng cao chất lượng trong các dự án phát triển sản phẩm
Google sử dụng quy trình quản lý dự án riêng kết hợp giữa phương pháp Agile và
OKR (Objectives and Key Results) để đảm bảo các dự án liên kết với mục tiêu
chiến lược
2. Sự khác biệt giữa Dự án, Chương trình, Danh mục và Vận hành
2.1. Dự án (Project)
2.1.1. Đặc điểm chi tiết
Tạm thời: Bắt đầu và kết thúc xác định
Độc đáo: Tạo ra kết quả duy nhất
Triển khai dần: Được chi tiết hóa theo thời gian
Có giới hạn về tài nguyên: Con người, ngân sách, thời gian
Có mục tiêu cụ thể: Tạo ra giá trị kinh doanh
Thực hiện bởi nhóm dự án: Có quản lý dự án điều phối
Thường liên quan đến sự không chắc chắn và rủi ro
2.1.2. Vai trò trong tổ chức
Là phương tiện để thực hiện chiến lược kinh doanh
Giúp tổ chức đáp ứng nhu cầu thị trường nhanh chóng
Tạo ra cơ hội đổi mới và phát triển
Là phương thức để giải quyết các vấn đề cụ thể
Là cách để triển khai thay đổi có kiểm soát
Ví dụ cụ thể:
Dự án phát triển mẫu smartphone mới tại Samsung (có thời gian xác định, tạo ra
sản phẩm độc đáo)
Dự án triển khai hệ thống CRM tại một ngân hàng (có mục tiêu cụ thể là cải thiện
quản lý quan hệ khách hàng)
Dự án xây dựng nhà máy điện mặt trời (có phạm vi, thời gian, ngân sách xác định)
2.2. Chương trình (Program)
2.2.1. Định nghĩa và đặc điểm
Là tập hợp các dự án liên quan, được quản lý phối hợp để đạt được lợi ích không
thể có được khi quản lý riêng lẻ
Thường có tầm nhìn dài hạn hơn dự án đơn lẻ
Có khả năng thích ứng với thay đổi chiến lược trong quá trình thực hiện
Tập trung vào lợi ích tích hợp và phụ thuộc lẫn nhau
Quản lý các rủi ro ở cấp độ cao hơn dự án đơn lẻ
2.2.2. Quản lý chương trình
Tập trung vào quản lý các phụ thuộc và mâu thuẫn giữa các dự án
Đảm bảo sự phối hợp giữa các dự án để đạt mục tiêu tổng thể
Quản lý các thay đổi chiến lược ảnh hưởng đến nhiều dự án
Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên giữa các dự án
Quản lý các lợi ích tích hợp của toàn bộ chương trình
2.2.3. Lợi ích từ quản lý chương trình
Cải thiện việc phối hợp giữa các dự án liên quan
Quản lý hiệu quả các nguồn lực dùng chung
Cung cấp định hướng chiến lược nhất quán
Quản lý tốt hơn các phụ thuộc chéo giữa các dự án
Tăng khả năng đạt được lợi ích tổng thể
Ví dụ cụ thể:
Chương trình chuyển đổi số của một ngân hàng bao gồm nhiều dự án: phát triển
mobile banking, nâng cấp core banking, xây dựng hệ thống phân tích dữ liệu, đổi
mới quy trình nội bộ, đào tạo nhân viên...
Chương trình hiện đại hóa đội tàu của một hãng hàng không gồm các dự án: mua
sắm máy bay mới, huấn luyện phi công, xây dựng cơ sở bảo trì, phát triển quy
trình vận hành, marketing cho đội tàu mới...
Chương trình Olympic gồm nhiều dự án: xây dựng cơ sở vật chất, tổ chức các sự
kiện thể thao, quản lý vận động viên, an ninh, truyền thông...
2.3. Danh mục (Portfolio)
2.3.1. Định nghĩa và phạm vi
Tập hợp các dự án, chương trình, danh mục phụ và hoạt động vận hành được quản
lý chung để đạt mục tiêu chiến lược
Không nhất thiết các thành phần phải liên quan trực tiếp đến nhau
Đại diện cho toàn bộ đầu tư cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh
Bao gồm cả hoạt động hiện tại và các sáng kiến trong tương lai
2.3.2. Quản lý danh mục
Tập trung vào việc lựa chọn đúng các dự án/chương trình dựa trên sự phù hợp
chiến lược, lợi ích, rủi ro
Ưu tiên các sáng kiến và phân bổ nguồn lực theo hướng tối đa hóa giá trị
Giám sát hiệu suất của danh mục và điều chỉnh khi cần
Cân bằng giữa các cơ hội và rủi ro trong toàn bộ danh mục
Đánh giá và phê duyệt/từ chối các dự án/chương trình dựa trên giá trị chiến lược
2.3.3. Lợi ích của quản lý danh mục
Đảm bảo các dự án/chương trình phù hợp với chiến lược tổ chức
Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực giữa các sáng kiến khác nhau
Cung cấp cái nhìn tổng thể về tất cả các sáng kiến
Cân bằng các dự án ngắn hạn và dài hạn
Cho phép đưa ra quyết định đầu tư thông minh, có thông tin
Ví dụ cụ thể:
Danh mục đầu tư CNTT của một tập đoàn lớn có thể bao gồm: chương trình
chuyển đổi số, chương trình bảo mật thông tin, dự án xây dựng trung tâm dữ liệu,
dự án nâng cấp hệ thống ERP, dự án phát triển ứng dụng di động... Mỗi sáng kiến
này đều phục vụ mục tiêu chiến lược khác nhau của tổ chức.
Danh mục phát triển sản phẩm của P&G bao gồm nhiều dự án phát triển sản phẩm
mới và cải tiến sản phẩm hiện tại trên nhiều nhãn hàng khác nhau (Tide, Pampers,
Gillette...)
