LÀM TH NÀO Đ QU N LÝ D ÁN HI U QU ?Ế Ể Ả Ự Ệ Ả
1. Gi i thi uớ ệ
Qu n lý d án m t cách hi u qu có nghĩa là: suy nghĩ tr c khi hành đng, xác đnhả ự ộ ệ ả ướ ộ ị
và x lý các v n đ ti m năng tr c khi chúng x y ra và liên t c theo dõi đ xác đnhử ấ ề ề ướ ả ụ ể ị
xem hành đng c a b n có đt đc k t qu mong mu n hay không, không ki m soátộ ủ ạ ạ ượ ế ả ố ể
m i ho t đng đn l .ọ ạ ộ ơ ẻ
Giám sát ti n đế ộ
Theo dõi ho t đng c a d án. C n tr l i câu h i nh “Có các ho t đng đã đcạ ộ ủ ự ầ ả ờ ỏ ư ạ ộ ượ
hoàn thành theo k ho ch?” “Có bàn giao đc s n ph m nh d ki n?” “Công vi cế ạ ượ ả ẩ ư ự ế ệ
c a d án có ti n tri n nh d ki n không?” c p đ c b n, nó là m t quá trình thủ ự ế ể ư ự ế Ở ấ ộ ơ ả ộ ụ
đng, nó không thay đi gì c . Thay vào đó, nó cho qu n lý d án bi t hi u su t c aộ ổ ả ả ự ế ệ ấ ủ
d án n m ti n, th i gian, r i ro, ch t l ng hay các lĩnh v c khác c a ti n đ dự ằ ở ề ờ ủ ấ ượ ự ủ ế ộ ự
án.
Đánh giá d ánự
Có xu h ng t p trung vào vi c theo dõi ti n đ các c p cao t c là k t qu c a dướ ậ ệ ế ộ ở ấ ứ ế ả ủ ự
án. Đánh giá có xu h ng khám phá các câu h i nh , “D án có đt đc các k t quướ ỏ ư ự ạ ượ ế ả
d ki n không?” “D án có góp ph n vào m c tiêu cu i cùng c a nó không?” D li uự ế ự ầ ụ ố ủ ữ ệ
đánh giá đc thu th p và phân tích không th ng xuyên và th ng yêu c u can thi pượ ậ ườ ườ ầ ệ
chính th c h n (th ng là b i các c v n k thu t ho c đánh giá bên ngoài) đ hi nứ ơ ườ ở ố ấ ỹ ậ ặ ể ể
th k t qu d án.ị ế ả ự
Ki m soát d ánể ự
Liên quan đn vi c thi t l p các h th ng và quy trình ra quy t đnh đ qu n lý sế ệ ế ậ ệ ố ế ị ể ả ự
khác bi t gi a k ho ch (ph m vi, chi phí, ti n đ, vv) và th c t th c hi n d án. Nóệ ữ ế ạ ạ ế ộ ự ế ự ệ ự
cũng liên quan đn vi c nh ng khác bi t và thay đi trong d án đc qu n lý nh thế ệ ữ ệ ổ ự ượ ả ư ế
nào, ghi chép và truy n đt v i các bên liên quan.ề ạ ớ
M m d oề ẻ
C g ng ki m soát m i khía c nh c a m t d án có th đm b o c h i thành côngố ắ ể ọ ạ ủ ộ ự ể ả ả ơ ộ
l n nh t, nh ng b n cũng không bao gi có th ki m soát m i th , nên đi u đó khôngớ ấ ư ạ ờ ể ể ọ ứ ề
thành v n đ.ấ ề
Ngoài l p k ho ch và giám sát t t, h u h t các d án thành công cũng s đòi h i sậ ế ạ ố ầ ế ự ẽ ỏ ự
linh ho t đ cho phép đi u ch nh và gi i quy t v n đ. Nh v y, b n c n ph i nhạ ể ề ỉ ả ế ấ ề ư ậ ạ ầ ả ớ
r ng, t i b t k th i đi m nào, k ho ch cũng đi di n cho nh ng suy nghĩ hi n t iằ ạ ấ ỳ ờ ể ế ạ ạ ệ ữ ệ ạ
c a b n v m c tiêu c a d án. K ho ch d án, báo cáo chi tiêu, và các cu c h pủ ạ ề ụ ủ ự ế ạ ự ộ ọ
nhóm s không đm b o thành công c a d án. V i t cách là ng i qu n lý d án,ẽ ả ả ủ ự ớ ư ườ ả ự
b n ph i linh ho t và có th qu n lý các thay đi khi chúng x y ra và suy nghĩ sángạ ả ạ ể ả ổ ả
t o khi không th ti p c n theo cách thông th ng.ạ ể ế ậ ườ
Thay đi tài li uổ ệ
Đi u quan tr ng là ph i xác đnh và ghi l i đúng t t c các thay đi t ph m vi banề ọ ả ị ạ ấ ả ổ ừ ạ
đu c a d án . N u các ph ng pháp d đoán ch a bao gi đc th tr c đây, đi uầ ủ ự ế ươ ự ư ờ ượ ử ướ ề
quan tr ng là ph i mô t nh ng gì b n đ xu t và k t qu b n hy v ng đt đc.ọ ả ả ữ ạ ề ấ ế ả ạ ọ ạ ượ
B n càng ít ch c ch n r ng k ho ch s ho t đng ch t ch thì b n càng nên theo dõiạ ắ ắ ằ ế ạ ẽ ạ ộ ặ ẽ ạ
hi u su t liên t c đ xác đnh sai l ch so v i k ho ch càng nhanh càng t t. N uệ ấ ụ ể ị ệ ớ ế ạ ố ế
ph ng pháp ti p c n đc lên k ho ch có v không ho t đng, c n ph i có các l aươ ế ậ ượ ế ạ ẻ ạ ộ ầ ả ự
ch n rõ ràng v cách s a đi các k ho ch hi n có và h ng d n công vi c theo cácọ ề ử ổ ế ạ ệ ướ ẫ ệ
h ng m i. Luôn ch c ch c là nh ng ng i liên quan đc thông báo đy đ v nh ngướ ớ ắ ắ ữ ườ ượ ầ ề ữ
thay đi.ổ
Project Tolerance- Dung sai d án (ph m vi cho phép c a sai s )ự ạ ủ ố
Dung sai d án xác đnh gi i h n hi u su t trong đó nh ng sai sót có th ch p nh nự ị ớ ạ ệ ấ ữ ể ấ ậ
đc. Dung sai là m t ph n quan tr ng c a vi c có th làm vi c đc l p nh m tượ ộ ầ ọ ủ ệ ể ệ ộ ậ ư ộ
ng i qu n lý d án. Có dung sai có nghĩa là ng i qu n lý d án có m t s linh ho tườ ả ự ườ ả ự ộ ự ạ
nh t đnh trong d án.ấ ị ự
Dung sai đc s d ng th ng xuyên nh tượ ử ụ ườ ấ
Time Tolerance (Dung sai th i gian)ờ – kho ng th i gian hoàn thành d ánả ờ ự
có th mu n h n ho c s m h n ngày d ki n.ể ộ ơ ặ ớ ơ ự ế
Cost Tolerance(Dung sai chi phí) – t l ph n trăm, ho c s ti n m t, màỷ ệ ầ ặ ố ề ặ
d án có th v t quá ho c theo ngân sách d ki n.ự ể ượ ặ ự ế
Scope Tolerance(Dung sai ph m vi d án)ạ ự – đc đo là m t bi n th đãượ ộ ế ể
đng ý t mô t (s n ph m) có th phân ph i. B t k bi n th ti m năngồ ừ ả ả ẩ ể ố ấ ỳ ế ể ề
nào cũng ph i đc ghi l i.ả ượ ạ
Risk Tolerance(Dung sai r i ro)– cung c p m t đi m chu n cho nh ngủ ấ ộ ể ẩ ữ
r i ro cho phépủ
Quality Tolerance(Dung sai ch t l ng)ấ ượ – ph m vi xác đnh hi u su t cóạ ị ệ ấ
th ch p nh n cho s n ph m (ho c k t qu đáng tin c y cho bàn giao) nhể ấ ậ ả ẩ ặ ế ả ậ ư
đc hình dung theo ph m vi công vi c ban đu ho c đc ghi trong mô tượ ạ ệ ầ ặ ượ ả
s n ph m.ả ẩ
Benefits Tolerance(Dung sai l i ích)ợ – ph m vi hi u su t ch p nh n đcạ ệ ấ ấ ậ ượ
c a d án k t qu .ủ ự ở ế ả
Change Orders (Thay đi th t )ổ ứ ự
M t s t ch c có các th t c đ chính th c ghi l i b t k thông tin nào mà chúngộ ố ổ ứ ủ ụ ể ứ ạ ấ ỳ
th ng đc g i là “change order”. Khi thay đi đc ch p thu n, nó ph i đc c pườ ượ ọ ổ ượ ấ ậ ả ượ ậ
nh t vào t t c các tài li u khác c a d án bao g m ngân sách và l ch trình đã s a đi.ậ ấ ả ệ ủ ự ồ ị ử ổ
2. Giám sát
Đi u quan tr ng là ph i theo dõi ti n đ c a d án đ đm b o nó không nh n đcề ọ ả ế ộ ủ ự ể ả ả ậ ượ
quá xa k ho ch ban đu c a b n. M t khi b n đ cho m i vi c đi quá xa thì nó s r tế ạ ầ ủ ạ ộ ạ ể ọ ệ ẽ ấ
khó đ đa m i th tr l i đúng v i k ho ch ban đu.ể ư ọ ứ ở ạ ớ ế ạ ầ
Nh v i các khía c nh khác c a d án, b n ph i xác đnh t n su t mà b n s theo dõiư ớ ạ ủ ự ạ ả ị ầ ấ ạ ẽ
các ho t đng c a d án. Giám sát th c s là m t ho t đng đang di n ra, tuy nhiên,ạ ộ ủ ự ự ự ộ ạ ộ ễ
b n ph i cân b ng gi a th i gian b n dành cho các ho t đng theo dõi (b n khôngạ ả ằ ữ ờ ạ ạ ộ ạ
mu n qu n lý vi mô nhóm c a b n) và giá tr c a n l c đó. Báo cáo ti n đ th ngố ả ủ ạ ị ủ ỗ ự ế ộ ườ
xuyên ho c các cu c h p hàng tu n / hàng tháng là m t cách hi u qu đ giúp b nặ ộ ọ ầ ộ ệ ả ể ạ
trong vi c giám sát m t d án. Báo cáo ti n đ không c n ph i chính th c ho c đp;ệ ộ ự ế ộ ầ ả ứ ặ ẹ
ch là m t danh sách ng n g n rõ ràng v nh ng đi m quan tr ng s làm. N u có th ,ỉ ộ ắ ọ ề ữ ể ọ ẽ ế ể
hãy c g ng t ch c các cu c h p tình tr ng th ng xuyên vào nh ng ngày / gi đcố ắ ổ ứ ộ ọ ạ ườ ữ ờ ượ
xác đnh tr c đ cho phép m i ng i chu n b . M t h ng d n chung s làm vi cị ướ ể ọ ườ ẩ ị ộ ướ ẫ ẽ ệ
t t cho h u h t các d án là: Không quá m t l n m i tu n, nh ng không ít h n m tố ầ ế ự ộ ầ ỗ ầ ư ơ ộ
l n m i tháng.ầ ỗ
Trong su t d án giao ti p, giao ti p và giao ti p. Giao ti p t t là y u t thành côngố ự ế ế ế ế ố ế ố
quan tr ng c a b t k d án nào. Là ng i qu n lý d án, b n ch c ch n s liên l cọ ủ ấ ỳ ự ườ ả ự ạ ắ ắ ẽ ạ