-1-
T hS. Nguyễn Khắc Quốc
IT Department
BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TÀI LIỆU
Q
QU
UẢ
ẢN
N
T
TR
RỊ
Ị
D
DỰ
Ự
Á
ÁN
N
C
CÔ
ÔN
NG
G
N
NG
GH
HỆ
Ệ
T
TH
HÔ
ÔN
NG
G
T
TI
IN
N
TTRRÀÀ VVIINNHH,, TTHHÁÁNNGG 77 NNĂĂMM 22001111
-2-
T hS. Nguyễn Khắc Quốc
IT Department
LỜI NÓI ĐẦU
Quản lý một dự án không hề đơn giản và dễ dàng. Ngành CNTT thì đặc biệt hơn vì công
nghệ là luôn thay đổi và di chuyển liên tục không ngừng nghỉ. Điều đó đòi hỏi những thách thức
và sự thích nghi trong kinh doanh đối với các nhà quản lý dự án CNTT. Quản lý dự án thường
được sử dụng trong xây dựng và sản xuất, đó là những dự án mang tính hữu hình nhưng thay vào
đó quản lý dự án CNTT là những yếu tố luôn thay đổi phức tạp do nhu cầu kinh doanh và yêu
cầu của các bên có liên quan. Thực chất quản lý dự án CNTT rất khó để thực hiện. Các dự án
phải luôn có những nỗ lực ngắn hạn để tạo ra một sản phẩm độc đáo, hay dịch vụ môi trường,
chẳng hạn như loại bỏ các máy chủ cũ, phát triển một trang web thương mại điện tử, máy tính để
bàn mới tạo ra hình ảnh hoặc kết hợp cơ sở dữ liệu. Đối với mỗi dự án CNTT để có thể thành
công đều phải có những yếu tố cân bằng và lường trước những rủi ro rất dễ xảy ra khiến dự án có
thể bị sụp đổ.
Tất cả các dự án CNTT hoặc các dự án khác đều di chuyển thông qua năm giai đoạn
trong quản lý dự án: khởi xướng, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm tra, kết thúc. Mỗi
giai đoạn có chứa quá trình di chuyển dự án từ ý tưởng cho đến việc triển khai thực hiện vì vậy
đỏi hỏi tính bài bản và tuân thủ nguyên tắc rất cao.
Thời gian, ngân sách, số lượng người tham gia luôn là vấn đề mà các nhà quản lý dự án
đặc biệt quan tâm. Làm quản lý một dự án CNTT đòi hỏi người lãnh đạo và các thành viên có
những kỹ năng làm việc chuyên nghiệp. Luôn thích nghi và đáp ứng được những nhu cầu khắt
khe của ngành CNTT.
Tài liệu này xin được cung cấp cho các bạn sinh viên một số kiến thức cơ bản nhất cũng
như những kinh nghiệm về quản lý dự án CNTT.
Tài liệu biên soạn dựa trên các tài liệu của 2 tác giả: Ngô Trung Việt; Trương Mỹ Dung.
Xin chân thành cảm ơn 2 tác giả!!!
-3-
T hS. Nguyễn Khắc Quốc
IT Department
Chương 0
TỔ NG QUAN VỀ Q UẢN LÝ DỰ ÁN
0.1. Khái niệm chung về dự án
Dự án là một hoạt động tạo ra - một cách có phương pháp, với các phương tiện và nguồn
lực đã cho để tạo ra một sản phẩm mới hoặc một thực tế mới.
Theo cách hiểu này, thì dự án phải có tính cụ thể và mục tiêu xác định, nhằm đáp ứng
một nhu cầu chuyên biệt (của người dùng). Dự án cũng không phải là một nghiên cứu trừu tượng
mà phải cấu trúc nên m ột thực tế mới chưa tồn tại trước đó. Mặc dù việc nghiên cứu, thử nghiệm
và phát triển có thể là một phần nhất định trong dự án, nhưng cũng chỉ đóng vai trò hỗ trợ trong
quá trình thực hiện mục tiêu cuối cùng của dự án mà thôi. Do vậy, chúng ta cần phân biệt rõ sự
khác nhau giữa dự án và các đề tài nghiên cứu triển khai mà các cơ quan, đơn vị nghiên cứu vẫn
thường làm.
0.2. Dự án C ông nghệ thông tin
Để góp phần thực hiện mục tiêu "Xây dựng những nền móng bước đầu vững chắc cho
một kết cấu hạ tầng về thông tin trong xã hội có khả năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản về thông
tin trong quản lý nhà nước và trong các hoạt động kinh tế xã hội, đồng thời tích cực xây dựng
ngành công nghiệp công nghệ thông tin (CNTT) thành ngành công nghiệp mũi nhọn của đất
nước ...(Nghị quyết 49/CP ngày 4/8/1996), nhiều dự án CNTT đã được phát triển. Các dự án
CNTT tập trung chủ yếu vào các nội dung sau:
Ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý và nghiệp vụ, trong đó trọng tâm là Tin
học hoá phục vụ điều hành và quản lý Nhà nước;
Xây dựng hệ thống các Cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia và chuyên ngành;
Phát triển tiềm lực và cơ sở hạ tầng về CNTT...
Nội dung cơ bản của các dự án đó đều xoay quanh các vấn đề về phần cứng, phần mềm,
sự tích hợp giữa phần cứng/ phần mềm và con người. Cụ thể hơn, đó là những công việc liên
quan đến chọn mua hoặc/và phân tích, thiết kế, xây dựng và tích hợp hệ thống máy móc, tổ chức
thông tin, xây dựng các ứng dụng, đảm bảo trao đổi giữa các hệ thống... cũng như đào tạo người
sử dụng vận hành.
Cần xác định rõ rằng bản thân các dự án CNTT chỉ tạo ra các công cụ và dịch vụ kỹ thuật
mới để hỗ trợ hiệu quả hơn cho hoạt động của các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý và đông đảo
người dùng trong xã hội, chứ không thể thay thế và bao quát hết mọi vấn đề về nghiệp vụ ở mọi
nơi, mọi chỗ. Do vậy, để đưa CNTT vào ứng dụng thực sự trong các hoạt động của nhà nước,
đòi hỏi các cơ quan phải có các hoạt động khác, được thực hiện đồng bộ, để hoàn thiện cơ cấu tổ
chức, hợp lý hoá các hệ thống thông tin dữ liệu, lựa chọn và động viên nguồn vốn, hợp lý hoá
-4-
T hS. Nguyễn Khắc Quốc
IT Department
các hệ thống thông tin dữ liệu, lựa chọn và động viên nguồn vốn để phát triển các hoạt động
nghiệp vụ của mình...
Từ đây, khái niệm dự án trong giáo trình này sẽ được hiểu là các dự án CNTT, với sự
tuân thủ các khái niệm, định nghĩa chung về dự án, với những nội dung đặc thù về CNTT như đã
nêu ở trên.
0.3. Đặc trưng của một dự án
0.3.1 Mục tiêu của dự án
Mọi dự án đều bắt đầu khi có một vấn đề được đặt ra trong thực tế. Kèm theo đó phải là
những yêu cầu cần được giải quyết. Mục tiêu của dự án là giải quyết được vấn đề này. Các mục
tiêu của dự án nhất thiết phải được viết ra m ột cách rõ ràng ngay từ đầu, nếu không khó có thể
hoàn thành được
Từ các mục tiêu chung của việc phát triển CNTT như đã nêu ở trên, mỗi dự án CNTT cần
phải cụ thể hoá các mục tiêu của mình cả về mặt định tính và định lượng. Trên thực tế hiện nay,
điều này không đơn giản vì muốn có mục tiêu cụ thể, phải xác định được yêu cầu thật cụ thể.
Trong khi đó, có lẽ vì ứng dụng CNTT là công việc tương đối mới mẻ ở nước ta, nên nhiều khi
người dùng cũng khó nêu rõ yêu cầu của mình, và do đó các mục tiêu được nêu lên hết sức
chung chung. Điều này sẽ ảnh hưởng không ít tới sự thành bại của dự án mà chúng ta sẽ phân
tích kỹ về sau này.
0.3.2 Thời gian dự án
Đối với mỗi dự án phải xác định được một thời hạn tối đa phải hoàn thành, cụ thể hơn là
phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Thời điểm bắt đầu là khi vấn đề giải quyết được
đặt ra. Thời điểm kết thúc là hạn cuối cùng mà dự án phải hoàn thành. Thời điểm này phải được
xác định rõ ràng, nếu không dự án có thể sẽ không bao giờ kết thúc. Trong thực tế, dự án luôn
gặp phải những yêu cầu thay đổi khi đã ở gần giai đoạn cuối cùng. Nếu các thay đổi đó được coi
như là một phần của dự án, thì dự án khó mà hoàn thành đúng hạn được. Vì vậy phải rất rõ ràng
về thời điểm kết thúc, và hãy đưa những yêu cầu thay đổi này vào một dự án mới.
Các dự án CNTT nằm trong khuôn khổ tổng thể của việc phát triển CNTT thường là
những dự án trung hạn, kéo dài một vài ba năm. Tuy nhiên, để thực hiện từng bước, ta có thể
phân các dự án đó thành các dự án nhỏ và hoàn thành trong thời gian từ vai ba tháng đến m ột
năm để đáp ứng từng mục tiêu cụ thể trong mục tiêu chung của một dự án lớn.
0.3.3 Kinh phí của dự án
Tương tự như trên, mọi dự án đều phải xác định một kinh phí tối đa, hay nói khác đi là
một khoản tiền tối đa mà dự án có thể sử dụng.
Mỗi dự án trong sự phát triển CNTT đều phải xác định tổng dự toán kinh phí cho toàn bộ
quá trình thực hiện, phân bổ theo từng năm thực hiện. Cho đến hiện nay, với các dự án CNTT
lấy kinh phí từ ngân sách Nhà nước cuối năm đều có việc xem xét lại các kết qủa đã đạt được và
-5-
T hS. Nguyễn Khắc Quốc
IT Department
trên cơ sở đó dự trù kế hoạch tài chính cho năm sau. T uy nhiên, để đạt được hiệu quả cao, đồng
bộ và tạo ra được những thay đổi cơ bản trong hoạt động quản lý, kinh tế xã hội, các dự án ứng
dụng CNTT ở các Bộ ngành địa phương thường đòi hỏi những đầu tư khá lớn mà ngân sách Nhà
nước khó có thể đáp ứng cân đối hoàn toàn được. Do vậy, các dự án đều được xác định nguồn
vốn khác nhau có thể huy động được để đảm bảo được kinh phí cần thiết thực hiện dự án.
0.3.4 Nguồn nhân lực
Là tất cả những người tham gia vào dự án. Mỗi dự án phải xác định danh sách những
người tham gia, từ mức quản lý dự án đến những người thực hiện, triển khai.
Nhân lực có thể huy động từ bên trong hoặc bên ngoài đơn vị, tuỳ theo nội dung từng
công việc trong dự án. Các dự án ứng dụng CNTT thường luôn đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt
chẽ giữa các chuyên gia nghiệp vụ và chuyên gia tin học.
0.3.5 Kết quả chuyển giao của dự án
Là kết quả của dự án hay nói khác đi là sản phẩm cuối cùng của dự án. Mục tiêu của dự
án thông thường là giải quyết vấn đề bằng việc tạo ra các kết quả này. Các kết quả và các m ục
tiêu nhất thiết phải được viết ra rõ ràng, nếu không mục đích của dự án sẽ không đạt được; sẽ tạo
ra những kết quả sai khác đi và sẽ không ai hài lòng cả.
0.4. Phân loại dự án
Dự án trong thực tế rất đa dạng, có thể phân loại theo nhiều cách khác nhau:
0.4.1 Theo tầm cỡ dự án
Dự án lớn: được đặc trưng bởi tổng kinh phí huy động lớn, số lượng các bên tham gia
đông, thời gian dàn trải, qui mô rộng lớn. Chúng đòi hỏi phải thiết lập các cấu trúc tổ chức riêng
biệt, với mức phân cấp trách nhiệm khác nhau, đề ra quy chế hoạt động và các phương pháp
kiểm tra chặt chẽ. Người quản lý các dự án này khó có thể đi sâu vào từng chi tiết trong quá trình
thực hiện. Nhiệm vụ chủ yếu của họ là, một mặt thiết lập hệ thống quản lý và tổ chức, phân chia
dự án thành các dự án bộ phận và phối kết các dự án bộ phận đó, cho phép mỗi mức thực hiện tốt
trách nhiệm của mình; mặt khác đảm nhận các mối quan hệ giữa dự án với bên ngoài.
Việc xây dựng cả một hệ thống tin học lớn là một ví dụ. Dự án về Tin học hoá các hoạt
động điều hành và quản lý nhà nước tại các Bộ ngành và địa phương (gọi tắt là dự án THH) có
thể xem như là dứ án lớn đối với mỗi nơi. Người quản lý chính của dự án này phải là một nhà tổ
chức tốt, xác định được rõ mục tiêu đặt ra, cũng như các dự án nhánh cần phải thực hiện và theo
dõi phối hợp, thúc đẩy quá trình thực hiện toàn bộ dự án. Vai trò này ở các địa phương đang là
cấp UBND tỉnh, thành.
Dự án trung bình và nhỏ: không đòi hỏi kinh phí nhiều, thời gian ấn định ngắn,
không quá phức tạp...Ví dụ, viết tài liệu nghiên cứu khả thi hay lập trình cho một modul đơn nào
đó có thể coi như là một dự án nhỏ; việc tin học hoá điều hành và quản lý tại một VP UBND là
