Tiết kiệm bằng các công cụ hội thảo trực tuyến
Nếu bạn không thích tham dự các cuộc hội thảo doanh nghiệp, tại sao không
sử dụng các công cụ Internet hữu dụng để lên kế hoạch các nhóm làm việc
và điều hành nhóm một cách hiệu quả hơn. Tất cả các công cụ này đều làm
việc trên hầu hết các trình duyệt thông dụng thêm vào đó một trong hầu hết
các công cụ này đều được cung cấp miễn phí hoặc có giá thành rất rẻ. Tuy
nhiên để hiểu và biết được công cụ nào phù hợp với hoàn cảnh riêng của
từng tình huống thì bạn cần phải đọc và tìm hiểu qua các công cụ mà chúng
tôi giới thiệu trong bài này.
Đồng bộ nhiều Calendar với nhau
Hầu như các tình huống hay gặp nhất là khi bạn muốn đồng bộ một bộ lịch
công tác (calendar) dùng chung, chẳng hạn như giữa các PDA của ai đó và
Microsoft Outlook của họ, hoặc giữa calendar của ông chủ với calendar của
thư ký. Nhiều dịch vụ có thể tạo chia sẻ calendar giữa các thành viên trong
các nhóm làm việc với nhau (hoặc thậm chí giữa các thành viên gia đình
hoặc bạn bè) một cách đơn giản hơn. Google Calendar và Yahoo Calendar
đều cho phép đồng bộ calendar miễn phí, một số lớn các sản phẩm khác như
Connect củaCalgoo, MobileMe của Apple và iTunes cho các máy tính và
iPhones của họ, NuevaSync và SugarSync đều làm việc tốt với cả hai dịch
vụ. BusySync và Spanning Sync cũng có thể đồng bộ giữa iCal calendars
của Apple với Google Calendar.
Tuy nhiên các dịch vụ đồng bộ này không phải lúc nào cũng làm việc như
mong đợi. Một phần của vấn đề là hầu hết các bộ lịch công tác (calendar)
trực tuyến và các sản phẩm lập kế hoạch đều sử dụng email cho việc thông
báo các sự kiện và lời mời, chính vì vậy các chương trình calendar khác rất
khó có thể nhận ra hoặc làm việc trên các thông điệp email như vậy theo một
cách thức nhất quán nào đó. Một vấn đề khác nữa là nếu bạn nhận một email
từ chương trình calendar có nhúng URL, khi đó dịch vụ antispam của công
ty bạn rất có thể sẽ khóa chặn email này. Và trong một tình huống khác
chẳng hạn, khi hai người trên hai máy chủ Microsoft Exchange khác nhau có
thể sẽ muốn lập kế hoạch cho một cuộc hội thảo chung – mặc dù có thể câu
kết cả hai calendar của Exchange để đồng bộ với cùng tài khoản Google
Calendar nhưng vẫn rất khó khăn trong thao tác thực hiện. Một giải pháp
khác mang tính tiềm tàng cho vấn đề cuối cùng đó là sử dụng MailShadow
for Google Apps của Cemaphore để đồng bộ hóa các máy chủ Exchange với
Google Calendar; phần mềm có giá 60$ cho mỗi tài khoản email trong một
năm sử dụng.
Có một thứ và cả Google Calendar và Yahoo Calendar đều làm rất tốt đó là
gửi ra các bộ nhắc nhở email về các cuộc hội thảo có tính chất định kỳ đến
một số các địa chỉ cần thiết nào đó. Chỉ cần bạn nhập vào các địa chỉ đúng
thì chức năng này sẽ làm việc tốt.
Cho phép máy khách thiết lập các cuộc gặp
Điều gì sẽ xảy ra nếu khách của bạn hoặc những người khác không phải
nhân viên trong công ty đặt một cuộc hẹn trực tiếp với bạn? Trước đây, các
thư ký sẽ phải chịu trách nhiệm về lịch hay thời gian biểu của ông chủ và họ
phải thiết lập thời gian hội thảo bằng giấy và mực. Tuy nhiên ngày nay, bạn
có thể chỉ cho khách hoặc các đồng nghiệp bên ngoài sử dụng bộ tự lập kế
hoạch hẹn gặp trên web, chẳng hạn như HourTown hoặcTimeDriver. Các
site này có thể hiển thị sự rảnh rỗi của các nhân viên cùng biên chế cũng
những thời điểm họ bận rộn với các công việc khác, ngoài ra còn có một
bảng kiểm kê thời gian cho các cuộc hẹn gặp. Chúng cũng gửi đi các thông
báo email và không yêu cầu bất cứ một phần mềm đặc biệt nào ngoài trình
duyệt web để xác nhận cuộc hẹn. Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh lịch biểu khi
đi công tác xa hoặc không available. Cả hai dịch vụ này đều được cung cấp
với một giá thành phải chăng: TimeDriver có 90 ngày dùng thử và giá thành
sử dụng trong một năm là 30$, còn HourTown cung cấp dưới ba hình thức
khác, trong đó có hình thức miễn phí cho phép sử dụng trong hai tháng.