BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp
GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu
Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 1/27
MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................................................2
PHẦN 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN..............................................................................................4
1. Làm việc nhóm là gì?.....................................................................................................................4
2. Các khái niệm liên quan:................................................................................................................4
3. Vai trò của làm việc nhóm .............................................................................................................5
4. Mục đích của làm việc nhóm:.........................................................................................................6
5. Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc.......................................................................................... 7
5.1. Hình thành ......................................................................................................................... 7
5.2. Xung đột............................................................................................................................ 7
5.3. Bình thường hoá. ............................................................................................................... 7
5.4. Hoạt động trôi chảy............................................................................................................ 7
PHẦN 2: LÀM VIỆC NHÓM –CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ........................................................... 9
1. Ưu và nhược điểm của làm việc nhóm............................................................................................ 9
1.1. Ưu điểm............................................................................................................................. 9
1.2. Nhược điểm ...................................................................................................................... 9
2. Một số thuận lợi và khó khăn trong quá trình làm việc nhóm..........................................................9
2.1. Thuận lợi ........................................................................................................................... 9
2.1.1. Thuận lợi đối với cá nhân:............................................................................................... 9
2.1.2. Thuận lợi đối với nhà quản trị...................................................................................... 11
2.1.3. Thuận lợi đối với doanh nghiệp.................................................................................... 12
2.2. Khó khăn ......................................................................................................................... 12
2.2.1. Thiếu tin cậy ................................................................................................................. 12
2.2.2. Không quan tâm đến kết quả công việc.......................................................................... 13
2.2.3. Lẩn tránh trách nhiệm ................................................................................................... 13
2.2.4. Thiếu trách nhiệm ......................................................................................................... 14
2.2.5. Sợ xung đột................................................................................................................... 14
2.2.6. Bất đồng trong làm việc nhóm....................................................................................... 15
3. Các giải pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu quả .......................................................................... 15
3.1. Đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả: ............................................................................ 15
3.2. Các giải pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu quả .............................................................. 17
3.2.1. Xây dựng mục tiêu........................................................................................................ 17
3.2.2. Ra quyết định................................................................................................................ 18
3.2.3. Sự cam kết thực hiện..................................................................................................... 18
3.2.4. Tầm nhìn....................................................................................................................... 19
3.2.5. Thông tin ...................................................................................................................... 19
3.2.6. Sự liên quan.................................................................................................................. 19
3.2.7. Tính sáng tạo ................................................................................................................ 20
3.2.8. Môi trường.................................................................................................................... 20
3.2.9. Cảm xúc........................................................................................................................ 21
3.2.10. Sự tin cậy.................................................................................................................... 21
4. Một số yêu cầu khi thành lập nhóm .............................................................................................. 23
4.1. Một tập hợp của những người có tâm huyết, kiến thức và kinh nghiệm về lĩnh vực liên
quan .................................................................................................................................... 23
4.2. Phân công phù hợp với khả năng...................................................................................... 24
4..3. Đảm bảo sự công bằng.................................................................................................... 24
4..4. Xây dựng lòng tin giữa các thành viên............................................................................. 24
PHẦN 3: KẾT LUẬN..................................................................................................................... 26
BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp
GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu
Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 2/27
LỜI NÓI ĐẦU
"Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao".
Hẳn chúng ta ai cũng còn nhớ câu chuyện người cha và bó đũa đã từng
được học ở những năm cấp 1. Mặc dù lúc đó với suy nghĩ của một đứa trẻ thì tinh
thần đoàn kết là một cái gì đó có vẻ khó hiểu, nhưng chúng ta vẫn ý thức được
rằng phải đoàn kết để tồn tại và sức mạnh của tập thể là cái mà không phải bất cứ
ai cũng có thể “bẻ gãy”. Và phát biểu của một người Nhật trong một hội thảo,
ông Giám đốc VJCC tại Hà nội khi tham dự đã nói rằng: "Người Việt Nam làm
việc rất thông minh, cần cù, khi được các chuyên gia hướng dẫn thì họ biết phải
làm gì và học hỏi rất nhanh, và thực tế là các bạn làm việc tốt hơn 3 lần so với
người Nhật của chúng tôi, nhưng chỉ là khi các bạn làm một mình. Tuy nhiên, khi
các bạn làm việc tập thể thì các bạn làm không tốt bằng người Nhật chúng tôi vì
khả năng làm việc nhóm của các bạn không tốt bằng người Nhật và tôi có thể
khẳng định rằng khi làm việc tập thể thì 3 người Việt Nam mới bằng 1 người
Nhật”. Câu nói này thật sự khiến chúng ta phải suy nghĩ.
Trong triết lý quản lý của người Nhật hay các nước tiên tiến trên thế giới,
người ta luôn chú trọng vào phương thức làm việc nhóm (teamwork) ở tất cả các
lĩnh vực: kinh doanh, tiếp thị, quan hệ khách hàng... và đặc biệt nhấn mạnh trong
lĩnh vực sản xuất. Đơn giản vì sản xuất là nơi tập trung mọi nguồn lực hoạt động
của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, làm việc nhóm cũng là phương thức được
khuyến khích và cần có trong quá trình thực hiện Hệ thống sản xuất Lean.
Tại Việt Nam, trước đây chúng ta vẫn chưa có ý thức và tinh thần hợp tác
cao trong khi làm việc tập thể, theo nhóm. Xuất phát từ sự chênh lệch về trình độ
tri thức, tâm lý ỷ lại, hoặc ghanh tị, thiếu trách nhiệm, thiếu tin tưởng lẫn nhau…
đã dẫn đến cảnh "huynh đệ tương tàn". Điều này thể hiện rất rõ trong môi trường
làm việc hoặc sản xuất theo lối cũ.
Nhưng ngày nay, trong thời buổi kinh tế hội nhập, chúng ta phải nhìn
nhận phương thức làm việc nhóm là rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến sự
thành công và hiệu quả trong công việc. Vậy làm thế nào để xây dựng nhóm làm
BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp
GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu
Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 3/27
việc hiệu quả? Những tồn tại và khó khăn nào đã gây sự thiếu hiệu quả khi làm
việc nhóm? Các giải pháp xây dựng nhóm như thế nào…v.v.? Những câu hỏi này
sẽ phần nào được trả lời trong các chương sau.
BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp
GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu
Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 4/27
PHẦN 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN
1. Làm việc nhóm là gì?
Nhóm là một tập thể người cùng làm việc vì một mục tiêu chung. Một
nhóm không thể làm việc hiệu quả khi mỗi thành viên trong nhóm chỉ lo tập
trung vào mục tiêu riêng của mỗi người. Nhóm làm việc không đơn thuần chỉ là
tập hợp một nhóm người. Nó là một tổ chức có chức năng, đặc trưng riêng và
quy tắc hoạt động.
Nhóm làm việc hình thành nên một đơn vị hoạt động cơ bản thông qua
một quá trình. Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn
toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công
việc giữa các thành viên trong nhóm. Và hơn thế, nếu có bất kỳ tư tưởng bè phái
nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được. Ngược lại,
nhóm làm việc cũng là phương thức có thể được tận dụng dù với những cá nhân
ở những cách xa về địa lý và làm việc ở những dự án khác nhau.
Nói một cách đơn giản, khi được xem là làm việc nhóm thì nhóm đó phải
tạo ra được một tinh thần hợp tác, một sự phối hợp, và đồng thời các qui tắc được
hiểu và làm đúng bởi các thành viên. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người,
hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung cả về thực tế lẫn lý thuyết.
2. Các khái niệm liên quan:
Khi con người làm việc theo nhóm luôn có hai vấn đề riêng lẻ tồn tại :
Đầu tiên là trách nhiệm và những vấn đề liên quan đến hoàn thành công
việc. Thông thường, đây là vấn đề duy nhất mà nhóm đó xem xét.
Vấn đề thứ 2 lại nằm trong chính quá trình hoạt động của nhóm làm việc:
tại đó, cơ chế mà nhóm vận hành như một đơn vị chứ không phải là một tập hợp
người hỗn độn. Đây là vấn đề không thường xảy ra nhưng nếu không chú ý đúng
mức đến quá trình này, giá trị của nhóm có thể giảm bớt hoặc thậm chí bị huỷ
hoại. Với một cơ chế quản lý rõ ràng một chút, quá trình này có thể cải thiện giá
trị của nhóm gấp nhiều lần giá trị tổng cộng của các cá nhân riêng lẻ. Chính sự
BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp
GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu
Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 5/27
cộng hưởng này làm nhóm làm việc trở nên được ưa thích trong một tổ chức
doanh nghiệp bất chấp những vấn đề có khả nǎng xảy ra khi hình thành nhóm.
Bài viết này xem xét quá trình làm việc của nhóm và phương cách mà nó
có thể được sử dụng một cách hữu dụng nhất. Điều cốt lõi là nhóm làm việc phải
được xem như một nguồn lực quan trọng mà sự tồn tại của nó phải được quản lý
giống như bất kỳ một nguồn lực nào khác, đồng thời, sự quản lý này nên được
đảm nhiệm bởi chính nhóm đó, biến nó thành một phần hoạt động của nhóm.
3. Vai trò của làm việc nhóm
Meredith Belbin cho rằng một nhóm có 9 vai trò. Chúng ta thường hay
thực hiện một hoặc nhiều vai trò của nhóm.
Là người đặt nền móng: Họ là những nhà tư tưởng đi tiên phong; họ đề
ra ý tưởng mới; họ tìm ra giải pháp cho vấn đề khó khăn; họ có lối suy nghĩ cấp
tiến, khác biệt, nhiều chiều và sáng tạo.
Là người nghiên cứu tìm ra các phương sách: Họ là những người sáng
tạo, thích đưa ra ý tưởng mới và thực hiện chúng; họ là người hướng ngoại và rất
được người khác mến mộ.
Là người hợp tác: Họ tuân thủ theo quy tắc và được quản lý chặt chẽ; họ
có thể tập trung vào các mục tiêu và họ đoàn kết thành một nhóm thống nhất.
Là người vạch kế hoạch: Họ luôn mong muốn đạt được kết quả, thành
tích; họ ưa thích thách thức và khát khao thu được kết quả.
Là người đánh giá và phân tích: Họ phân tích đánh giá và cân nhắc; họ
là những người bình tĩnh và vô tư; họ luôn suy nghĩ một cách khách quan.
Những người làm việc theo nhóm: Họ là những người luôn giúp đỡ lẫn
nhau và có tinh thần hợp tác cao; họ luôn đối thoại với nhau nhằm mang lại
những điều tốt đẹp nhất cho nhóm.
Những người thực hiện công việc. Họ có kỹ năng làm việc tốt; họ làm
việc hết mình; họ muốn công việc được hoàn thành.
Là người hoàn tất công việc: Họ kiểm tra chi tiết công việc; họ là người
gọn gàng và cẩn thận; họ làm việc hết sức tận tâm.