Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội
bộ!
Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh
doanh khôn khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi
nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám chắc rằng những ý
tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo,
nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn? Và
điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn những việc
làm gian dối, không minh bạch của nhân viên? Với tư cách là
người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ
thống kiểm soát nội bộ là cần thiết?
Kiểm soát nội bộ là gì?
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp,
kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành
viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu
quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác,
đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có
được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ
thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng
trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng
ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên
cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài
ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn
chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.
Tại sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý
của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý
theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều
hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình
này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế
thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian
lận.
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ
chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng
những quy định rõ ràng nhằm:
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô
tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành,
giảm chất lượng sản phẩm...),
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa
gạt, trộm cắp…
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài
chính,
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như
các quy định của luật pháp,
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu
đặt ra,
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin
đối với họ.
Những yếu tố không thể thiếu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà
hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói
chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như sau:
1. Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng
đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo
ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận
thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ,
nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề
nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc
phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các
nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh ... Một môi trường kiểm
soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống
kiểm soát nội bộ.
2. Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình
hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể
bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc
bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác
định các rủi ro.
3. Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không
coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố
hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ
chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở
rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do
