Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát
TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 37
BÀI 3 QUY TRÌNH, CÔNG CỤ VÀ TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
1. Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm soát, Nhà xuất bản Đại học Kinh
tế Quốc dân, Hà Nội.
2. Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông.
3. Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các
hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học ki
tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội.
4. Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill
Higher Education.
5. Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice Hall
Australia.
6. COSO (1992), Internal Control Report.
7. www.coso.org
8. www.internalcontrolsdesign.co.uk
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài 3 trong học phần Kiểm soát nghiên cứu về quy trình của hoạt động kiểm soát trong
doanh nghiệp, thông qua việc xem xét quy trình để đưa ra những công cụ và tiêu chuẩn
kiểm soát cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra, đạt
được mục tiêu của doanh nghiệp.
Mục tiêu
Mô tả về quy trình kiểm soát.
Xác định một số công cụ kiểm soát.
Xem xét một số tiêu chuẩn cho hoạt động kiểm soát.
Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát
38 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203
Tình huống dẫn nhập
Giả sử khi bạn tiến hành kiểm tra tại bộ phận sản xuất của doanh nghiệp, bạn thấy năng suất
của bộ phận sản xuất không đạt tiêu chuẩn. Bạn cần tìm nguyên nhân của sự sai lệch giữa mức
năng suất mong muốn và mức năng suất hiện tại.
1. Hãy nêu 5 vấn đề mà bạn muốn kiểm tra để xem bạn có thể tìm ra nguyên
nhân của sự sai lệch không?
2. Nếu có thể bạn đề ra hướng sửa chữa để trình lên ban lãnh đạo.
Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát
TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 39
3.1. Quy trình kiểm soát
3.1.1. Khái niệm
Quy trình kiểm soát của quản trị doanh nghiệp, theo Robert J.Mockless, là cố gắng
một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ
thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác địnhvà đo lường
mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử
dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu. Qua định nghĩa trên, có
thể thấy quy trình kiểm soát gồm gồm các giai đoạn sau:
Sơ đồ 3.1. Quy trình kiểm soát
3.1.2. Xác định tiêu chuẩn kiểm soát
Khái niệm tiêu chuẩn kiểm soát
Tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó người ta có thể đo lường thành quả đạt được. Tiêu
chuẩn kiểm soát tạo ra các “mốc” cần thiết để đánh giá xem những công việc đã/sẽ
diễn ra có còn ở trong giới hạn cho phép hay không. Trong hoạt động của một tổ chức
thì có rất nhiều loại tiêu chuẩn kiểm soát khác nhau do: đặc thù của doanh nghiệp, sự
đa dạng của hàng hóa và dịch vụ. Do vậy, để hoạt động kiểm soát đạt được hiệu quả
tốt nhất thì các tiêu chuẩn kiểm soát đề ra cần phải hợp lý và có khả năng thực hiện
được trên thực tế. Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi
sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay từ
đầu. Nếu biết cách xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững được
chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ban cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp
thì lúc đó hoạt động kiểm soát trở nên tương đối dễ dàng và đạt được hiệu quả cao.
Xác định tiêu chuẩn và
lựa chọn phương pháp
đánh giá.
Đo lường kết quả bằng
cách đối chiếu kết quả
với tiêu chuẩn đã được
xác lập.
Sự thực hiện hoạt động
có phù hợp với tiêu
chuẩn không?
Không cần
điều chỉnh
Tiến hành điều chỉnh
Có
Không
Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát
40 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203
Các dạng tiêu chuẩn kiểm soát
Tiêu chuẩn định tính là tiêu chuẩn không biểu hiện
dưới dạng các số đo vật lý hoặc giá trị như: lòng
trung thành của nhân viên, tính kỷ luật trong
công việc…
Tiêu chuẩn định lượng là những chỉ tiêu có thể đo
lường bằng các đơn vị cụ thể như: thị phần, doanh
thu bán hàng, giá bán sản phẩm
Dựa vào các mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là những tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất
vì đó là thước đo sự thành công của các kế hoạch; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt
động của doanh nghiệp cũng như mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của các
phòng/ban, cá nhân. Do đó, các mục tiêu này cần cố gắng thể hiện dưới dạng định
lượng, bằng những chỉ tiêu cụ thể.
Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình: Đây là cơ sở để đánh giá việc thực hiện các
chương trình mục tiêu như chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải
tiến chất lượng sản phẩm, chương trình thay đổi nhãn hiệu.
Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ.
Các định mức kinh tế - kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.
Các tiêu chuẩn về vốn: Đây là những chỉ tiêu đo lường sự thực hiện vốn đầu tư
trong các doanh nghiệp như khoản thu hồi trên vốn đầu tư, tỷ lệ giữa các khoản nợ
hiện có với tài sản hiện có…
Các tiêu chuẩn thu nhập: Như khoản thu nhập trên một km xe khách chở khách, số
tiền thu được trên một tấn hàng bán được…
3.1.3. Đo lường và đánh giá việc thực hiện
Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu có các phương pháp nhằm
xác định một cách chính xác chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ban cũng như các
nhân viên trong doanh nghiệp thì các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thực tế của
những nhân viên dưới quyền của họ. Tuy nhiên, việc đánh giá đó không phải bao giờ
cũng thực hiện được. Có nhiều hoạt động khó có thể đưa ra các tiêu chuẩn chính xác và
có nhiều hoạt động khó có thể đo lường được. Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường số
sản phẩm của một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất
khó để kiểm tra công việc của Phòng chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp. Gặp
trường hợp này, các nhà quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ
khách hàng đối với doanh nghiệp, hay uy tín của doanh nghiệp trong xã hội.
Đo lường việc thực hiện
Việc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch trên thực tế cần phải đảm bảo các yêu cầu
cơ bản sau:
Phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả hoạt động của các
phòng/ban cũng như nhân viên trong doanh nghiệp.
Phải đảm bảo tính khách quan. Muốn vậy, phải xác định rõ trách nhiệm, thái độ
của các cấp quản trị, không được thành kiến, độc đoán, tránh buộc tội, bất công,
tránh nhận định chủ quan khi chưa có đủ cơ sở.
Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát
TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 41
Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi
cho cá nhân, bộ phận. Thông qua kiểm tra, quản trị
viên cấp cao đánh giá được năng lực của cấp quản
trị viên cấp dưới. Đồng thời, đối với cấp quản trị
viên cấp dưới có thể qua đo lường khẳng định được
vị trí của mình, nhận thức được những thiếu sót,
hạn chế để có biện pháp khắc phục kịp thời.
Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại những lợi ích rất lớn:
Dự báo được những sai sót có thể xảy ra đồng thời có những biện pháp để can
thiệp kịp thời. Ngoài ra, việc đo lường nhiều khi phải được thực hiện đối với đầu
vào của hoạt động, kết quả của từng giai đoạn hoạt động, những dấu hiệu và thay
đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động nhằm có tác động điều chỉnh kịp thời.
Rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động đồng thời cải tiến được công
tác quản trị.
Do người tiến hành giám sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết
định điều chỉnh có thể khác nhau nên cần phải xây dựng được mối quan hệ phù
hợp giữa họ.
Đánh giá việc thực hiện các hoạt động
Đánh giá là sự xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn. Nếu quá trình
hoạt động mọi bộ phận trong doanh nghiệp đang thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn đã
được xác lập, có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự
điều chỉnh. Ngược lại, nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì cần điều
chỉnh. Khi đó, người ta tiến hành phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả
của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh
hay không và nếu cần thì phải điều chỉnh như thế nào để đạt được hiệu quả nhất. Nếu các
tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu các phương tiện đo lường có khả năng
xác định một cách chính xác kết quả hoạt động thì việc đánh giá sự thực hiện thực tế hoặc
tương lai là công việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định
được tiêu chuẩn chính xác và cũng khó đo lường, dự báo sự thực hiện.
3.1.4. Điều chỉnh các sai lệch
Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai
lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra
nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động. Thông qua việc đo lường và đánh
giá kết quả ở bước trên, chúng ta sẽ xác định được cần phải áp dụng những biện pháp
gì, ở đâu, làm như thế nào để đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động ngày càng
đem lại kết quả cao hơn. Việc điều chỉnh các sai lệch trong thực tế có thể tiến hành
theo các hướng:
Điều chỉnh kế hoạch;
Thay đổi mục tiêu;
Hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức;
Lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên…
