Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ
Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo
và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám
chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo,
nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn? Và điều quan trọng hơn cả
là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân
viên? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ
thống kiểm soát nội bộ là cần thiết?
Kiểm soát nội bộ là gì?
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch,
quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo
cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói
cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những
điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả
dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống,
phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì
có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm
soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.
Tại sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty
còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty
lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô
hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra
chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát
mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt
hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...),
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định
của luật pháp,
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
Những yếu tố không thể thiếu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm
soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành
phần như sau:
1. Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt
động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó
toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về
việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về
việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh ... Một môi
trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát
nội bộ.
2. Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa
lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện
từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần
xác định các rủi ro.
3. Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo
đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang
thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển,
mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ
hoặc do thiếu quan tâm...
4. Các yếu tố bên ngoài: Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình
vận hành; thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố
cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính
sách mới ...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần
thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của
chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác
hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn
cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ
nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.
5. Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất
lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi
môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ, thường
xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội
bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các
chuẩn mực ứng xử của công ty hay không…
Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ra sao?
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty,
bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy
định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh. Theo nghĩa
rộng, kiểm soát nội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm
soát sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu trách
nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau
như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau
đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc
kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho
công tác kiểm soát.
Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng
hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân
viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm
vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp
kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm soát nội bộ
của công ty mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì bạn cần dành nhiều
thời gian hơn để chấn chỉnh:
- Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được
điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi.
- Khi nhân viên chấp nhận làm việc“không công”. Có thể họ đang lợi dụng
một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình.
- Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có
sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
- Không yên tâm về tài chính công ty. Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại nhất cho
thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của bạn đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ
thống kiểm soát nội bộ, nếu bạn cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính của
công ty. Thậm chí có khi bạn không biết hoạt động kinh doanh của công ty lãi hay lỗ,
cho dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.
Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả
Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp bạn khắc phục những yếu kém của
hệ thống kiểm soát trong công ty bạn. Tuỳ từng công ty, tuỳ từng khuyết điểm mà bạn
cần có những biện pháp riêng biệt. Chẳng hạn như đối với việc kiểm soát hoạt động
chi tiêu trong công ty, bạn cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu phù hợp nhất với
đặc điểm của công ty, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất. Theo nhiều chuyên gia
tài chính thì bạn đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người
ghi sổ sách. Bạn phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ:
bất kỳ phòng ban nào trong công ty muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển
đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng ý của người có thẩm quyền,
kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu
cẩn thận hơn thì bạn nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử
dụng ngân hàng làm thủ quỹ.
Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để
hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song: kiểm
tra đột xuất và trả lương cao. Bạn nên trả lương thật cao cho những người làm ở bộ
phận này, đồng thời nói rõ rằng nếu công ty phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận
hay ǎn chênh lệch với nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay. Như vậy nghĩa là họ sẽ
mất đi một chỗ làm tốt nếu để cho lòng tham làm mờ mắt. Bên cạnh đó, bạn nhất thiết
phải có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên
vật liệu.
Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế
toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống
nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, bạn nên quy định rõ
ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý.
Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này
bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó
thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ
liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực
xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo
dõi công nợ.
Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành
và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Để
hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây
dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng
với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các
hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân
thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến
hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…
Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa
hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ
và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm
tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có
bị chiếm dụng không... nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.
Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ
trách, còn đối với các công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện.
