Kiểm soát nội bộ - Nhà Quản trị cần biết
Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược
kinh doanh khôn khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân
viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám chắc
rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi
một cách hoàn hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành
công như mong muốn?
Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn
những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân
viên? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho
rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần
thiết?
Tại sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp
quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty
nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty
lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự
kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin
tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra
chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập
một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng
lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót
vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng
giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...),
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian
lận, lừa gạt, trộm cắp…
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo
tài chính,
Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty
cũng như các quy định của luật pháp,
Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục
tiêu đặt ra,
Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng
lòng tin đối với họ.
Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Những yếu tố không thể thiếu của hệ thống kiểm soát nội
bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của
công ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác
nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần
như sau:
1. Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố của công ty ảnh
hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là
các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành
viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ
thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà
quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc
cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công,
ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội
quy, quy chế, quy trình kinh doanh ... Một môi trường
kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của
hệ thống kiểm soát nội bộ.
2. Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc,
loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty
nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các
yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm
soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.
3. Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh
bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng
cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang
thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không
thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi
phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ
hoặc do thiếu quan tâm...
4. Các yếu tố bên ngoài: Đó là những tiến bộ công nghệ
làm thay đổi quy trình vận hành; thói quen của người tiêu
dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh
tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị
phần; đạo luật hay chính sách mới ...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong
lẫn bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi
ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng,
kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản
lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống
thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được
tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời,
đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách
nhiệm.
5. Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi
và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để
đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường
thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví
dụ, thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu
quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và
theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có
tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không…
Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ra sao?
