Giới thiệu kiểm soát nội bộ

Chia sẻ: Nhi Nguyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:38

Thêm vào BST

Báo xấu

95
lượt xem 25
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'giới thiệu kiểm soát nội bộ', kinh doanh - tiếp thị, quản trị kinh doanh phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giới thiệu kiểm soát nội bộ

Giới thiệu kiểm soát nội bộ (Phần 5)! Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp. Công ty có thể không ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng có gian lận hoặc có lỗi. Người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngân hàng của công ty có thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền cho mục đích không được phép. Một cách khác là nhân viên có thể có được chữ ký có thẩm quyền cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng do người có thẩm quyền ký duyệt không để ý kỹ đến chứng từ mà người đó ký. Đó là những rủi ro thường gặp trong công tác quản lý, kiểm soát tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Vậy, các biện pháp quản lý và kiểm soát ở khâu này là gì. PHẦN V: KIỂM SOÁT TIỀN MẶT VÀ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
1.Kiểm soát tiền mặt 1.1 Rủi ro Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp. 1.2 Giải pháp Nên có một hệ thống như là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu và chi tiền mặt. Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt và thu tiền mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt. Nên có hạn mức thanh toán tiền mặt và mọi khoản thanh toán vượt quá một mức nhất định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
Vào một thời điểm chỉ nên có một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có khoá. Bút toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên riêng biệt lập và nhân viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt. Số dư tiền mặt trên sổ cái cần được đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập. 2 Đối chiếu ngân hàng 2.1 Rủi ro Công ty có thể không ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng có gian lận hoặc có lỗi. 2.2 Giải pháp
Kế toán ngân hàng nên thực hiện việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán của công ty. Việc đối chiếu này nên được một người có thẩm quyền kiểm tra và người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền. Ngoài ra, việc đối chiếu này nên được tiến hành định kỳ, ít nhất là hàng tháng. Bất kỳ chênh lệch nào cũng nên được đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý hoặc các séc đã phát hành nhưng chưa trình ngân hàng và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được cần phải báo cáo ngay cho Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc Tài chính để có biện pháp xử lý. 3 Kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng mà không được phép 3.1 Rủi ro Người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngân hàng của công
ty có thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền cho mục đích không được phép. Một cách khác là nhân viên có thể có được chữ ký có thẩm quyền cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng do người có thẩm quyền ký duyệt không để ý kỹ đến chứng từ mà người đó ký. 3.2 Giải pháp Công ty nên áp dụng một cách thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó - chẳng hạn như một chữ ký của Kế toán Trưởng/Giám đốc Tài chính và một chữ ký của Tổng Giám đốc. Mọi chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán được trình lên. Các chứng từ này bao gồm i) phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt; ii) đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng, nếu có; và iii) biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện dịch vụ, khi phù hợp.
Giới thiệu kiểm soát nội bộ (Phần 4)! Hàng tồn kho có thể bị mất cắp và việc mất cắp có thể được che dấu. Một khả năng khác là công nhân có thể huỷ bỏ hoặc dấu kín những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt về những sản phẩm đó. Các giao dịch mua và thanh lý tài sản cố định có thể bị hạch toán sai. Điều này dẫn đến sai các số dư tài sản cố định trên bảng cân đối kế toán, làm méo mó các hệ số hoạt động liên quan đến tài sản hoặc tính sai khấu hao tài sản cố định. PHẦN IV: KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO VÀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1. Bảo vệ hàng tồn kho 1.1 Rủi ro
Hàng tồn kho có thể bị mất cắp và việc mất cắp có thể được che dấu. Một khả năng khác là công nhân có thể huỷ bỏ hoặc dấu kín những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt về những sản phẩm đó. 1.2 Giải pháp Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho (kế toán hàng tồn kho) khỏi chức năng trông giữ hàng tồn kho (thủ quỹ). Nên cất giữ vật tư và thành phẩm vào nơi có khoá và chỉ người có thẩm quyền mới có khoá mở chỗ đó. Giống như cách kiểm soát tiền mặt, mọi hàng hoá nhập và xuất từ kho hàng phải có phiếu nhập và xuất hàng và phiếu này phải được thủ kho ký. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toán cùng với các chứng từ khác, khi phù hợp, để thủ kho cập nhật sổ kho và để kế toán hàng tồn kho hạch toán chính xác số hàng tồn kho trong sổ cái và sổ phụ.
Thủ kho chỉ nên đồng ý xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền và chỉ thị này phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thể kết hợp với phiếu xuất hàng. Hàng tồn kho, bao gồm cả sản phẩm dở dang, phải được dán nhãn và theo dõi ở quy mô lô hàng nhỏ nhất có thể được và ở mỗi công đoạn sản xuất nhỏ nhất có thể được – để có thể dễ dàng phát hiện ra bất kỳ hàng hoá nào thất lạc. Hệ thống theo dõi thường bao gồm sổ sách kế toán, sổ sách sản xuất và một số loại nhãn hoặc mã vạch trên hàng hoá. Khi di chuyển sản phẩm dở dang giữa các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất, phiếu lưu chuyển sản phẩm cần được chuyển giao giữa các tổ trưởng của các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất đó. Ít nhất là hàng tháng công ty nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho
và đối chiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng. 1.2 Lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định đầy đủ 2.1 Rủi ro Các giao dịch mua và thanh lý tài sản cố định có thể bị hạch toán sai. Điều này dẫn đến sai các số dư tài sản cố định trên bảng cân đối kế toán, làm méo mó các hệ số hoạt động liên quan đến tài sản hoặc tính sai khấu hao tài sản cố định. 2.2 Giải pháp Phòng kế toán nên lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định như là sổ phụ ghi chi tiết từng hạng mục tài sản cố định. Các thông tin cơ bản của một bản đăng ký tài sản cố định là nguyên giá từng tài sản và giá trị tăng thêm hay thay đổi, và khấu hao luỹ kế của tài
sản đó. Các thông tin khác bao gồm mã số, vị trí đặt để, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất. Số dư trên bản đăng ký tài sản cố định phải được đối chiếu định kỳ với giá trị ròng của các tài khoản tài sản cố định trên sổ cái. Ít nhất là hàng năm, công ty nên tiến hành kiểm kê tất cả tài sản cố định, và đối chiếu số lượng kiểm kê thực tế với bản đăng ký tài sản cố định. Việc kiểm kê và đối chiếu cũng phải tìm ra bất kỳ tài sản nào không sử dụng, hư hỏng hay đã khấu hao đủ mà vẫn còn tiếp tục tính khấu hao. Những bản sao của bản đăng ký tài sản cố định nên được gửi cho phòng hành chính và bộ phận mà tài sản cố định đặt ở đó vì điều này giúp các bộ phận trong việc bảo vệ các tài sản này hàng ngày. Ngoài ra, nên có một hệ thống để cập nhật bản đăng ký tài sản cố định được kịp thời thông qua sự phối hợp giữa các bộ phận này với phòng kế toán.
Giới thiệu kiểm soát nội bộ (Phần 3)! Tiếp theo loạt bài "Giới thiệu kiểm soát nội bộ", Kiến thức tài chính xin giới thiệu tới bạn đọc Phần III - Kiểm soát mua hàng. Đây là khâu rất dễ xảy ra rủi ro và gian lận. Hạn chế được những sai sót và gian lận ở khâu này, Doanh nghiệp đã tiết kiệm được một khoản chi phí kha khá. 1.Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng 1.1 Rủi ro Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được. 1.2 Giải pháp Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua
hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chính xác. Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi. Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền. 2 Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp 2.1 Rủi ro Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
2.2 Giải pháp Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác. Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.
3 Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp 3.1 Rủi ro Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp. 3.2 Giải pháp Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó. Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định
trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này. Công ty cũng nên áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt động của phòng thu mua. 4 Nhận đúng hàng 4.1 Rủi ro Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách. 4.2 Giải pháp Nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua
hàng, khi có thể được, và chức năng đặt hàng. Nhân viên nhận hàng, thường là thủ kho ở một số công ty, chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến. Những biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. Biên bản nhận hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp. Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về
quy trình mua hàng đã hoàn thành. 5 Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành 5.1 Rủi ro Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp. 5.2 Giải pháp Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch toán. Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hoá
đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ. Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng. 6 Thanh toán mua hàng chính xác 6.1 Rủi ro Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản
giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền. 6.2 Giải pháp Phòng kế toán, hoặc đối với một số công ty là bộ phận công nợ phải trả của phòng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán. Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v….. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán.