Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng truởng ngày càng
cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trình
đẩy nhanh việc vốn hoá thị trường vốn của môi trường kinh doanh tại Việt
Nam, hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trò quản lý
doanh nghiệp. Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang
là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của
nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh
nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Các chức năng, nhiệm vụ, vai trò, tầm quan trọng, cách thức xây dựng một
hệ thống Kiểm soát nội bộ hữu hiệu đã được nhắc đến trong rất nhiều tài
liệu, giáo trình. Trong khuôn khổ bài viết này, tôi muốn đưa ra và thảo luận
về việc xây dựng nội dung hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp như thế nào
để phù hợp với hình thức doanh nghiệp Việt Nam.
Để xây dựng một hệ thống KSNB phù hợp nhất cho mỗi doanh nghiệp,
trước hết, cần xác định rõ những đặc điểm trọng yếu của lĩnh vực kinh
doanh, hình thức quản trị, cơ cầu hệ thống các phòng ban điều hành, mối
quan hệ tác nghiệp của mỗi phòng ban trong từng doanh nghiệp cụ thể.
Kế đến, ta phải đề ra được một chính sách KSNB rõ rành, minh bạch để tất
cả Ban điều hành đều thấu hiểu được tầm quan trọng cũng như hiệu quả hỗ
trợ cho công tác điều hành từ các công cụ tích cực của hệ thống KSNB, với
các nội dung chủ yếu như sau:
1. Mục tiêu của chính sách Kiểm Soát nội bộ
- Xác lập/ hỗ trợ thiết lập công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt
động của từng cá nhân, phòng ban bộ phận trong toàn doanh nghiệp
- Là hướng dẫn, là căn cứ làm cơ sở cho việc xây dựng các tài liệu phục vụ
công tác quản lý điều hành các hoạt động trên toàn doanh nghiệp.
- Xây dưng các công cụ để làm căn cứ để tiến hành các thủ tục KSNB , căn
cứ đánh giá tính tuân thủ, trung thực, đúng đắn trong công tác quản lý điều
hành các hoạt động của doanh nghiệp.
2. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh của chính sách KSNB
- Chính sách kiểm soát nội bộ được áp dụng đối với tất cả các đối tượng là
cá nhân, tổ chức, tất cả các nguồn vốn, tài sản thuộc doanh nghiệp.
- Chính sách kiểm soát nội bộ được áp dụng thống nhất trong toàn bộ tập
đoàn và các cty thành viên theo tiêu chí linh động và phù hợp với đặc thù
quản lý điều hành sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, đơn vị, công ty
thành viên của doanh nghiệp.
3. Quá trình tác nghiệp KSNB
3.1. Nội dung của công việc KSNB
+ Kiểm tra, đánh giá các thông tin kinh tế, tài chính và phi tài chính đã và
đang cũng như sẽ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
+ Xác nhận và báo cáo về chất lượng và độ tin cậy của thông tin quản trị,
thông tin tài chính do các cá nhân, phòng ban, bộ phận và Ban điều hành
doanh nghiệp báo cáo cho Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị hay cho
chủ doanh nghiệp..
+ Xác nhận việc tuân thủ pháp luật, tuân thủ nghị quyết của Đại hội đồng
cổ đông, của chủ doanh nghiệp mà Ban điều hành doanh nghiệp đã và đang
thực hiện trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
+ Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro tiềm tàng vốn có và có thể xảy ra
trong tương lai đối với hoạt động của doanh nghiệp.
+ Kiến nghị giải pháp ngăn ngừa các sai phạm đã và đang xảy ra hoặc có
thể sẽ xảy ra.
+ Khuyến nghị/ giám sát thực hiện các giải pháp để chỉnh sửa, khắc phục
sai phạm, rủi ro trong mỗi bộ phận, phòng ban, mỗi quyết định trong toàn bộ
quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
3.2. Phương pháp thực hiện công cuộc KSNB:
- Tổ chức xây dựng, kiểm tra, đánh giá độ tin cậy, hiệu lực và hiệu quả của
hệ thống các tài liệu quản trị, hệ thống quy trình tác nghiệp thực hiện công
tác điều hành, tiến hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tiếp nhận, thẩm định tính xác thực, độ tin cậy của các thông tin trong
công tác quản lý điều hành hoạt động.
- Giám sát tính tuân thủ luật pháp và các quy định nội bộ.
- Xem xét, quản lý các sai phạm, rủi ro, đề ra biện pháp đảm bảo an toàn
tài sản và nguồn vốn.
- Kiến nghị giải pháp khắc phục sai phạm, rủi ro.
3.3. Quyền hạn của KSNB:
- Quyền chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình.
- Quyền yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời toàn bộ các thông tin cần thiết
có liên qian đến nội dung kiểm soát nội bộ.
- Quyền tiếp cận, xem xét tất cả các hoạt động quản lý điều hành.
- Quyền tiếp cận, phỏng vấn các cá nhân, tổ chức, đơn vị thành viên có
liên quan đến nội dung kiểm soát.
- Quyền tham dự/ yêu cầu cung cấp tất cả các thông tin từ các cuộc họp
của tất cả các cấp quản lý.
- Quyền yêu cầu và giám sát các hoạt động khắc phục, hoàn thiện đối với
các vấn đề mà kiểm soát nội bộ đã ghi nhận và có khuyến nghị.
- Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, không bị chi phối hoặc can thiệp khi
thực hiện công việc.
- Từ chối thực hiện các công việc không thuộc phạm vi nghiệp vụ kiểm
soát nội bộ.
3.4. Trách nhiệm:
- Bảo mật tài liệu, thông tin kiểm soát nội bộ theo quy định của pháp luật
và quy định nội bộ của Tập đoàn.
- Chịu trách nhiệm trước Cổ đông về những đánh giá, kết luận, kiến nghị
đề xuất trong báo cáo kiểm soát nội bộ.
3.5. Nguyên tắc hoạt động:
+ Độc lập về tổ chức với các đơn vị, các bộ phận điều hành.
+ Độc lập về hoạt động với các hoạt động quản lý điều hành, với các
nghiêp vụ được kiểm soát.
+ Độc lập về đánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm soát.
+ Khách quan, trung thực trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát nội
bộ .
+ Chuyên trách và không kiêm nhiệm các cương vị, các công việc chuyên
môn khác trong bộ máy điều hành..
3.6. Nguyên tắc lưu trữ báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm soát nội bộ :
- Hồ sơ kiểm soát bao gồm các báo cáo, hồ sơ, tài liệu được lưu giữ theo
từng đối tượng được kiểm soát.
- Các báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm soát nội bộ phải được lưu giữ tại bộ
phận Kiểm soát nội bộ ít nhất 05 (năm) năm.
- Phải được ghi chép thành văn bản, dữ liệu điện tử lưu giữ theo trình tự
thời gian.
3.7. Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của Kiểm soát nội bộ:
- Thực hiện hậu kiểm tra, đánh giá thời gian, kết quả theo những kiến nghị
của Kiểm soát nội bộ.
3.8. Giám sát, quản lý chất lượng công tác kiểm soát
Trưởng ban Kiểm soát phải thực hiện:
+ Phân công, chỉ đạo, điều hành công việc của các thành viên Nhóm kiểm
soát;
+ Giám sát tiến độ thực hiện công tác kiểm soát;
+ Xử lý các vấn đề phát sinh và rà soát các công việc trong quá trình kiểm
soát
+ Tuân thủ theo kế hoạch công việc và đạt được chất lượng theo yêu cầu
của kế hoạch kiểm soát.
Trong khuôn khổ của bài viết này, tôi chỉ xin được phép nêu một số nhận
định về căn cứ để thiết lập một hệ thống KSNB hữu hiệu, tôi xin đựơc hân
hạnh trình bày với các bạn chi tiết các công cụ KSNB nên thiết lập trong
doanh nghiệp Việt Nam tại các bài viết sau.
