1270
NÂNG CAO TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM BẾN TRE
Trần Phương Anh*, Nguyễn Thị Ngân, Huỳnh Thị Thanh Trúc,
Nguyễn Đình Thiên, Dương Thị Trà My
Khoa Tài chính – Thương mại, Trường Đại học Công nghệ TP. Hồ Chí Minh
GVHD: PGS.TS. Tr n Văn Tùng
TÓM TẮT
Công ty Cổ phần Dược phẩm Bến Tre là một công ty dược chuyên sản xuất và kinh doanh các loại
thuốc chữa bệnh. Trong bối cảnh hiện nay, công ty cũng đang chịu áp lực cạnh tranh gay gắt với
các công ty dược khác trên thị trường dược phẩm. Do đó, nếu các doanh nghiệp không có biện
pháp kiểm soát và đối phó hiệu quả, chắc chắn sẽ bị thua lỗ, thiệt hại lớn, cạnh tranh yếu dẫn
đến các nguy cơ trong hoạt động cho công ty. Chính vì vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu
hiệu đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn
đầu tư, xác định hiệu quả điều hành, hiệu quả hoạt động đồng thời nâng cao năng lực cạnh
tranh. Trong bài biết, tác giả đã xác định các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống
kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần dược phẩm Bến Tre, đồng thời, đo lường được mức độ của
các nhân tố đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần dược phẩm Bến Tre. Từ đó, đề
xuất các kiến nghị nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ
phần Dược phẩm Bến Tre.
Từ khóa: Dược phẩm, công ty cổ phần, hệ thống kiểm soát nội bộ.
1 ĐẶT VẤN ĐỀ
Trên thị trường hiện nay, ngành dược Việt Nam hiện đang là lĩnh vực hấp dẫn nhưng cũng rất cạnh
tranh. Do đó doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phát huy thế mạnh của mình, tạo một vị
thế vững chắc trên thị trường. Chính vì vậy, kiểm soát nội bộ - một khái niệm ra đời các rủi ro, sai
sót, gian lận…, giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Vai trò của hệ thống kiểm soát
nội bộ ngày càng được thể hiện rõ rệt trong việc phát hiện, ngăn chặn. Nhận thấy được tầm quan
trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác điều hành quản lý và nhằm nâng cao tính hữu
hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty dược phẩm, tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu
“Các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Bến Tre”
làm đề tài tham luận của mình.
2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB) được sử dụng lần đầu tiên vào năm 1949 bởi Hội kế toán viên
công chứng Hoa Kỳ (AICPA). Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một kế hoạch và là cách mà tổ
1271
chức giữa an toàn cho tài sản, kiểm tra độ tin cậy của dữ liệu, làm tăng tính hiệu quả và bảo đảm
các chính sách quản lý được thiết lập.
Theo Hội kế toán Anh quốc (EAA) định nghĩa về hệ thống KSNB như sau: “Hệ thống KSNB là một hệ
thống kiểm soát toàn diện về kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi
Ban quản lý nhằm: Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; Đảm bảo tuân thủ
tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị; Giữ an toàn tài sản; Đảm bảo tính toàn diện và
chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống KSNB được coi là hoạt
động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.
Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013:
Với đề tài nghiên cứu về hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Bến Tre tác giả sử dụng
khuôn mẫu hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2013 làm nền tảng cho nghiên cứu. Hệ thống KSNB
được cấu thành từ 5 thành phần cơ bản là: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm
soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát.
Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối
ý thức của các thành viên trong tổ chức về rủi ro và đóng vai trò nền tảng cho các yếu tố khác của
hệ thống KSNB. Các yếu tố của môi trường kiểm soát là: Sự chính trực và giá trị đạo đức; năng lực
nhân viên; triết lý quản lý và phong cách điều hành của lãnh đạo; cơ cấu tổ chức và nhân sự.
Đánh giá rủi ro: Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều
kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ
khác nhau và phải nhất quán. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro ảnh hưởng
đến việc đạt mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động
kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với
sự thay đổi này. Nhà quản lý phải dựa trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và
phân tích rủi ro nhằm giới hạn được mức độ rủi ro có thể chấp nhận được.
Hoạt động kiểm soát: Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo
thực hiện chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục
tiêu đặt ra và được thực hiện nghiêm túc trong toàn tổ chức. Hoạt động kiểm soát hiệu quả cần
phải phù hợp với kế hoạch, tiết kiệm chi phí, hợp lý, dễ hiểu và liên quan trực tiếp đến mục tiêu
kiểm soát.
Thông tin và truyền thông: Thông tin trong một tổ chức được tổng hợp nhằm phục vụ cho quá
trình ra quyết định, điều khiển các hoạt động của đơn vị. Và không phải thông tin nào cũng cần
thiết mà phải phụ thuộc các yếu tố sau:
+ Tính kịp thời: Thông tin được cung cấp đúng thời điểm, đúng mục đích cần thiết của nhà quản
trị.
+ Tính chính xác: Thông tin phải phản ánh đúng nội dung cần thu thập.
+ Tính đầy đủ và hệ thống: Thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp
người xử lý thông tin có thể đánh giá một cách toàn diện.
1272
+ Tính bảo mật: Thông tin phải được cung cấp đến đúng người và phù hợp với quyền hạn và
trách nhiệm của người được nhận thông tin.
Giám sát: Giám sát là khâu cuối cùng mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB
qua thời gian. Thông qua việc giám sát định kỳ và giám sát thường xuyên mà nhà quản lý phát
hiện ra những khiếm khuyết của hệ thống KSNB để có thể điều chỉnh khi cần thiết.
Giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng của DN như là tiếp
nhận ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp, báo cáo hoạt động,...
Giám sát định kỳ thực hiện thông qua chương trình đánh giá nội bộ định kỳ, các cuộc kiểm toán
định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, ban kiểm soát, hoặc các kiểm toán viên độc lập.
3 PHẠM VI VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phạm vi nghiên cứu: Bao gồm toàn bộ công ty cổ phần dược phẩm Bến Tre.
Phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện theo phương pháp định tính kết hợp với
phương pháp định lượng. Đối với phương pháp định tính, tác giả tổng kết các lý thuyết có liên quan,
xây dựng dàn bài thảo luận và tiến hành các cuộc thảo luận tay đôi, phân tích dữ liệu định tính, từ
đó đưa ra giả thuyết nghiên cứu. Những giả thuyết được xây dựng trong phần này sẽ được kiểm
định bằng nghiên cứu thực nghiệm trong tương lai. Về mặt phương pháp định lượng, dựa vào các
lý thuyết và những nghiên cứu trước đây để đưa ra các giả thuyết nghiên cứu, xây dựng mô hình
nghiên cứu. Từ đó xây dựng thang đo, bảng câu hỏi, thu thập dữ liệu. Dữ liệu thu thập được sẽ
được xử lý, phân tích bởi phần mềm thống kê SPSS.
4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ KIẾN NGHỊ
Tác giả đề xuất mô hình nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Công ty Cổ phần Dược phẩm Bến Tre gồm các nhân tố: Môi trường kiểm soát, hoạt động đánh giá
rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát và đặc điểm công ty
dược.
Từ kết quả các giả thuyết nghiên cứu cho thấy, các nhân tố đều có tác động tích cực (tác động
dương +) đến hệ thống KSNB của Công ty Cổ phần Dược phẩm Bến Tre. Trong đó, nhân tố có ảnh
hưởng lớn nhất là đánh giá rủi ro (β = 0.207). Tiếp theo là nhân tố hoạt động kiểm soát (β = 0.159),
nhân tố đặc điểm công ty dược (β = 0.157), nhân tố thông tin và truyền thông (β = 0.118), nhân tố
giám sát (β = 0.117) , nhân tố môi trường kiểm soát có mức tác động thấp nhất (β = 0.085). Từ đó, có
thể nổi bật lên được những vấn đề chính như sau:
Thứ nhất, về đánh giá rủi ro:
Công ty cần xây dựng quy trình đánh giá và đối phó rủi ro cho
từng bộ phận và cho phạm vi toàn công ty. Quy trình có thể bao gồm các bước sau: Phân tích mục
tiêu; nhận diện các yếu tố ảnh hưởng tới mục tiêu của đơn vị, liên tục cập nhật tình hình kinh tế,
chính trị xã hội cũng như trong công ty; Phân tích rủi ro: xem xét các khả năng xảy ra và mức độ
ảnh hưởng của rủi ro; Lựa chọn các biện pháp đối phó rủi ro: cân nhắc giữa lợi ích và chi phí, tính
khả thi của các biện pháp; Xây dựng các biện pháp khắc phục đối với các rủi ro đã xảy ra; Giám
1273
sát và kiểm soát rủi ro: giám sát các rủi ro đã phát hiện, nhận biết rủi ro mới, qua đó đánh giá hiệu
quả đối phó rủi ro, rút ra kinh nghiệm cho công ty.
Thứ hai, đối với hoạt động kiểm soát:
Công ty cần sử dụng nhân viên có đủ năng lực thực hiện
hoạt động kiểm soát với sự tập trung cao độ và siêng năng. Năng lực cần thiết để thực hiện hoạt
động kiểm soát sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như sự phức tạp của hoạt động kiểm soát và khối
lượng giao dịch. Và hoạt động kiểm soát sẽ không hữu ích nếu thực hiện mà không có sự tập trung
cao độ, siêng năng. Ban giám đốc phải đánh giá lại các chính sách, thủ tục và các hoạt động kiểm
soát liên quan định kỳ để kiểm tra chúng có tiếp tục phù hợp và hiệu quả. Những thay đổi trong
nhân sự, quy trình và công nghệ có thể làm giảm hiệu quả của hoạt động kiểm soát hoặc một số
hoạt động kiểm soát trở nên dư thừa. Bất cứ khi nào có những thay đổi xảy ra, quản lý cần đánh
giá lại sự liên quan của các kiểm soát hiện có và điều chỉnh chúng khi cần thiết.
Thứ ba, đối với đặc điểm công ty dược:
Công ty nên tiếp tục cải tiến, đa dạng hóa sản phẩm
và nâng cao chất lượng sản phẩm. Mạnh dạn đầu tư máy móc, dây chuyền cho việc bào chế viên
sủi, men, gel... cũng như các sản phẩm dạng cao cấp điều trị tiểu đường, tim mạch... Một thương
hiệu mạnh luôn gắn liền với chất lượng tốt của sản phẩm. Công ty nên gắn các giải thưởng về môi
trường mà Công ty đạt được lên các sản phẩm để tạo sự yên tâm cho người tiêu dùng về sản phẩm
sạch không gây ô nhiễm môi trường và cũng là cơ sở nhằm phân biệt với các sản phẩm với các
đơn vị khác trong ngành.
Thứ tư, đối với thông tin và truyền thông:
Theo đề xuất của tác giả, Công ty cần xây dựng hệ
thống thông tin quản trị như sau: xây dựng chương trình giao, nhận và xử lý thông tin giữa lãnh
đạo, các phòng ban, nhân viên qua hệ thống mạng nội bộ của Công ty. Điều này cho phép các
đơn vị truyền đạt thông tin lẫn nhau qua hệ thống mạng internet, phản hồi việc xử lý thông tin giữa
các bộ phận, cá nhân trong Công ty. Lãnh đạo Công ty có thể nhận thông tin, chỉ đạo giải quyết
công việc, theo dõi kết quả xử lý thông tin của các bộ phận, phòng ban, cá nhân trong đơn vị mọi
lúc mọi nơi, kể cả đang đi công tác. Bên cạnh đó, Ban Giám đốc cũng như Trưởng/Phó phòng cần
thường xuyên mở các cuộc họp, các buổi trao đổi ít nhất 1 buổi/tuần để phổ biến các văn bản,
hướng dẫn, thông báo mới liên quan đến hoạt động của ngành dược công ty; giải đáp các vướng
mắc cũng như chấn chỉnh các hạn chế để từ đó nâng cao chuyên môn và kiến thức được cập nhật.
Thứ năm, đối với giám sát:
Ban giám đốc nên kết hợp cả giám sát liên tục và định kỳ để đánh
giá liệu các thành phần của kiểm soát nội bộ có đang hoạt động hiệu quả hay không. Trong đó,
ban giám đốc có thể giám sát định kỳ bằng các biện pháp tương tự như kiểm soát liên tục nhưng
không đi sâu vào các hoạt động thường xuyên của đơn vị. Trong quá trình giám sát, công ty cần
xem xét mức độ thay đổi trong việc kinh doanh của đơn vị.
Khi tiến hành các hoạt động giám sát, công ty có thể phát hiện ra những vấn đề thiếu sót của hệ
thống kiểm soát nội bộ thì cần phải được xử lý kịp thời. Ngoài ra, công ty có thể xác định các cơ hội
để nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ, hoặc các bộ phận mà nếu có những thay đổi so với
hiện tại thì hệ thống kiếm soát nội bộ có thể giúp cho công ty có thể đạt các mục tiêu lớn hơn. Khi
đã xác định được các thiếu sót của hệ thống kiểm soát nội bộ, những thiếu sót đó cần phải được
truyền đạt cho các bên liên quan để có hành động khắc phục kịp thời. Bên cạnh đó, ban giám đốc
1274
cần hỗ trợ và giám sát việc khắc phục các thiếu sót cho đến khi những thiếu sót được khắc phục
hoàn toàn.
Thứ sáu, đối với môi trường kiểm soát:
Công ty cần cố gắng duy trì và phát huy tính chính trực
và các giá trị đạo đức thông qua việc ban hành và thực thi nghiêm túc các chính sách, nội quy, quy
định của công ty trong tương lai để tạo nên một nền văn hoá lành mạnh, chuyên nghiệp mang bản
sắc của công ty... Bên cạnh đó, cần tìm kiếm nguồn nhân lực đủ phẩm chất, đạo đức tác phong để
quy hoạch vào các vị trí quan trọng công ty. Để làm được điều này, công ty cần mở rộng nguồn tìm
kiếm ứng viên thông qua việc liên kết với các Trường Đại học, các website, các kênh tuyển dụng
chính thống,… Ban lãnh đạo công ty cần thường xuyên tiếp xúc trao đổi trực tiếp với nhân viên, tiếp
nhận ý kiến trực tiếp từ nhân viên để có nhận xét đúng đắn và giải pháp xử lý phù hợp. Bên cạnh
đó, để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, các nhà quản lý cần nâng cao năng lực quản trị
bằng cách tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng quản lý và KSNB.
5 KẾT LUẬN
Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp nói chung và với Công
ty Cổ phần Dược phẩm Bến Tre cũng không là ngoại lệ, kiểm soát nội bộ là một giải pháp giúp đơn
vị này phát hiện và ngăn chặn những điểm yếu trong quản lý, giúp đơn vị giảm thiểu rủi ro, sai sót,
đảm bảo việc tuân thủ các chính sách và quy định, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động. Trên cơ sở
đó, đề tài chỉ ra ưu điểm cũng như những khuyết điểm tồn tại trong công tác này tại đơn vị, đồng
thời đưa ra những kiến nghị cơ bản để hoàn thiện hệ thống kiểm sóat nội bộ tại Công ty Cổ phần
Dược phẩm Bến Tre trong thời gian tới.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Bộ Tài Chính, Thông tư số 08/2013/BTC ngày 10 tháng 1 năm 2013 “Về việc Hướng dẫn thực
hiện kế toán Nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc
(TABMIS).
[2] Phạm Thị Hoàng, 2013. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng Công nghệ thông
tin. Luận văn Thạc sĩ. Đại học Kinh tế TP.HCM.
[3] Hoàng Thị Thanh Thủy, 2011. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Tài chính
Cổ phần Dầu khí Việt Nam. Luận văn Thạc sĩ. Đại học Đà Nẵng, tháng 5 năm 2011.
