(NLKT) Chuong 2: Phuong phap chung tu ke toan
Chương 2:
PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
I.Ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán:
1. Khái niệm phương pháp chứng từ kế toán :
1.1. Khái niệm:
Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp xác định và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế cụ thể.
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong một doanh nghiệp kế toán phải lập chứng từ theo đúng qui định
trong chế độ chứng từ kế toán.
Nếu căn cứ vào việc thực hiện ghi chép vào chứng từ kế toán và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế thì phương
pháp chứng từ có thể phát biểu như sau:
” Là một phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành bằng
giấy tờ theo mẫu qui định, theo thời gian và điạ điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để làm cơ sở pháp lý cho việc
ghi sổ kế toán ”
1.2.Tác dụng của phương pháp chứng từ kế toán:
- Làm căn cứ thiết lập chúng từ theo đúng qui định của từng loại nghiệp vụ kinh tế
- Có tác dụng quan trọng về mặt lãnh đạo và quản lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh
nghiệp
- Có tác dụng trong việc kiểm tra và giám đốc các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp
- Có tác dụng trong việc đấu tranh bảo vệ tài sản, thể hiện được tính pháp lý trong thiết lập các chứng từ.
2. Ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán:
- Là một phương pháp của kế toán, chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành.
- Phương pháp chứng từ thực hiện kiểm tra và giám đốc nghiệp vụ kinh tế tài chính xảy ra trong doanh nghiệp
một cách thường xuyên liên tục, nó là giai đoạn đầu tiên của công tác kế toán.
- Nhờ có phương pháp chứng từ mà các nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở những thời điểm khác nhau đều được tập hợp
thành một hệ thống chung thể hiện tính khoa học trên sổ sách của kế toán.
- Phương pháp chứng từ ngoài ý nghĩa về kinh tế còn có ý nghĩa lớn về công tác quản lý trong doanh nghiệp, sử
dụng phương pháp chứng từ lãnh đạo có thể ban hành các mệnh lệnh đến các bộ phận hoặc cá nhân thi hành
kịp thời.
II. Các loại chứng từ kế toán:
1.Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế toán:
1.1.Khái niệm về chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn
thành, nó là cơ sở để ghi chép vào sổ sách kế toán.
1.2.Ý nghĩa của chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đạo kinh tế cũng như trong công tác kiểm tra và phân
tích hoạt động kinh tế.
Thông qua chứng từ thực hiện được việc đấu tranh bảo vệ tài sản trong doanh nghiệp.
Chứng từ thể hiện tính pháp lý của việc thành lập các chứng từ kế toán theo đúng qui định của nhà nước, đảm
bảo được tính pháp lý của số liệu trên chứng từ kế toán.
Chứng từ thể hiện tính tuân thủ về nghiệp vụ của đơn vị, phục vụ cho thông tin kinh tế. Là cơ sở ghi chép vào sổ
sách kế toán.
2.Các loại chứng từ kế toán:
Căn cứ vào tính chất pháp lý của chứng từ kế toán thì chứng từ kế toán được phân chia thành hai loại:
Thứ nhất: Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc:
Là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang
tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ nầy Nhà nước tiêu chuẩn hóa về: biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh,
phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế. Như: Bảng
chấm công, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho …
Thứ hai: Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn:
Chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ của đơn vị.
Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế dựa trên cơ sở hướng dẫn
đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể. Các ngành – các thành phần kinh tế tùy theo từng lĩnh vực hoạt động
có thể thêm – bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi kết cấu của biểu mẫu và nội dung phản ánh nhưng phải
đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ.
Để thuận tiện trong việc sử dụng từng loại chứng từ cụ thể cũng như phân biệt giữa chứng từ loại nầy với loại
khác. Chứng từ kế toán được phân loại chủ yếu theo bốn cách sau:
2.1.Phân loại chứng từ theo công dụng:
Bao gồm các loại: Chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục và chứng từ liên hợp.
Chứng từ mệnh lệnh:
Là những chứng từ có tính chất mệnh lệnh, chỉ thị của nhà quản lý đến các bộ phận hoặc cá nhân có liên quan
thi hành như:
Lệnh chi tiền, lệnh nhập kho, lệnh xuất kho.. . . Chứng từ mệnh lệnh chứng minh nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh
nhưng chưa hoàn thành vì vậy nó chưa phải là cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán.
Chứng từ chấp hành:
Là những chứng từ chứng minh chứng từ mệnh lệnh đã được thi hành tức là nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được
thực hiện như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho.... Chứng từ chấp hành đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh là
cơ sở để kế toán ghi vào sổ sách.
Chứng từ thủ tục:
Là chứng từ tổng hợp các chứng từ có cùng nội dung kinh tế, là một chứng từ trung gian được thực hiện nhằm tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác ghi sổ của kế toán. Chứng từ thủ tục là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi mà
đính kèm theo nó có đầy đủ các chứng từ ban đầu hợp lệ, như: các bảng kê, các chứng từ ghi sổ...
Chứng từ liên hợp:
Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai loại chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành, như: Phiếu xuất kho
kiên hoá đơn, phiếu xuất vật tư theo hạn mức...
2.2.Phân loại chứng từ theo trình tự lập:
Bao gồm hai loại: chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.
Chứng từ ban đầu:
Còn được gọi là chứng từ gốc, là chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành, như:
Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi ... nó có thể là cơ sở ghi trực tiếp vào sổ kế toán.
Chứng từ tổng hợp:
Là loại chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản
trong việc ghi sổ kế toán, như: Bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, các bảng kê... Chứng từ tổng hợp là
cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi đính kèm theo nó là các chứng từ gốc hợp lệ.
2.3.Phân loại chứng từ theo địa điểm lập: bao gồm hai loại:
Chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài
Chứng từ bên trong:
Còn gọi là chứng từ nội bộ, là những chứng từ được lập trong nội bộ đơn vị kế toán và nó chỉ liên quan đến các
nghiệp vụ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp, như: Bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao TSCĐ, Biên bản
kiểm kê tài sản...
Chứng từ bên ngoài:
Là những chứng từ về mặt nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị nhưng nó được lập từ các đơn vị khác, như: hoá
đơn bán hàng của bên bán, các loại giấy báo “Nợ” báo “Có”của ngân hàng....
2.4.Phân loại chứng từ theo chỉ tiêu kinh tế:
Bao gồm 5 chỉ tiêu kinh tế được thực hiện phân loại như:
- Chỉ tiêu lao động và tiền lương
- Chỉ tiêu hàng tồn kho
- Chỉ tiêu bán hàng
- Chỉ tiêu tiền mặt
- Chỉ tiêu tài sản cố định
3. Các yếu tố cơ bản của chứng từ:
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố:
Yếu tố 1: Tên gọi và số hiệu của chứng từ
Tên của chứng từ thường phù hợp với nội dung của chứng từ phản ánh
Ngoài ra, trên chứng từ kế toán việc đánh số chứng từ là điều cần thiết nhằm mục đích quản lý chặt chẽ chứng từ
đồng thời tránh được sự nhầm lẫn trong ghi sổ kế toán.
Thí dụ: Phiếu thu số .... , phiếu chi số ......
Phản ánh nội dung nghiệp vụ về thu, chi về tiền mặt tại quỹ của một đơn vị
Yếu tố 2: Ngày tháng năm lập chứng từ
Dựa vào yếu tố này có thể xác định được thời điểm phát sinh ra nghiệp vụ kinh tế
Yếu tố 3: Tên, địa chỉ của đơn vị hay cá nhân lập chứng từ
Yếu tố này chỉ rõ tên và địa chỉ của cá nhân hay đơn vị lập chứng từ để từ đó biết được tư cách pháp nhân của
cá nhân hay đơn vị lập chứng từ.
Yếu tố 4: Tên, địa chỉ của đơn vị hay cá nhân nhận chứng từ
Yếu tố này chỉ rõ bên có liên quan với đơn vị hay cá nhân lập chứng từ. Tạo điều kiện thuận lợi trong việc theo
dõi quan hệ giao dịch giữa một đơn vị với đơn vị hay cá nhân khác.
Yếu tố 5: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh ra chứng từ
Chỉ rõ nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ làm căn cứ cho việc phân loại tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế được
chính xác.
Yếu tố 6: Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
Yếu tố này chỉ rõ đơn vị đo lường được sử dụng trong chứng từ (bao gồm thước đo bằng hiện vật và giá trị)
Yếu tố 7: Chữ ký của người lập chứng từ và các cá nhân khác có liên quan chịu trách nhiệm về tính chất
chính xác của chứng từ.
Đây là yếu tố cần thiết để có thể căn cứ vào đó qui trách nhiệm về tính chất hợp lý hợp pháp của nghiệp vụ kinh
tế cũng như tính chính xác của chứng từ đối với các cá nhân có liên quan.
Chú ý:
-Những chứng từ dùng làm cơ sở trực tiếp ghi sổ có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
-Những chứng từ có liên quan đến bán hàng ngoài các yếu tố trên còn có thêm chỉ tiêu: số thuế phải nộp.
-Những chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa các pháp nhân phải có đủ hai chử ký là: Kế toán trưởng (người kiểm
soát) và Thủ trưởng đơn vị (người phê duyệt), có đóng dấu của đơn vị.
III. Luân chuyển chứng từ:
1. Lập chứng từ:
Lập chứng từ là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành được thể
hiện trên chứng từ bằng mẫu qui định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính đó làm cơ
sở pháp lý để ghi vào sổ sách kế toán.
Lập chứng từ còn là một phương pháp ghi nhận thông tin đầu tiên của kế toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa
hoàn thành.
2. Kiểm tra chứng từ:
Là xem xét về việc tôn trọng: nội dung, hình thức của chứng từ.
Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
- Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu ghi trên chứng từ.
- Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra và xét duyệt đối với từng nghiệp
vụ kinh tế.
3. Phân loại chứng từ và ghi sổ kế toán:
Phân loại chứng từ nhằm để thuận tiện trong việc phân biệt từng loại chứng từ, phân biệt theo từng tính chất đặc
biệt của nghiệp vụ kinh tế và tạo điều kiện thuận tiện trong việc ghi sổ kế toán hợp lý,chứng từ kế toán có thực
hiện phân loại khoa học sẽ tạo điều kiện cho việc tổ chức luân chuyển và ghi sổ chính xác kịp thời và có nề nếp,
vì vậy tuỳ theo từng loại chứng từ mà qui định đường đi của chứng từ, thời hạn luân chuyển và nhiệm vụ của từng
nhân viên kế toán khi có liên quan đến số liệu trên chứng từ.
4. Lưu trữ chứng từ:
Chứng từ là tài liệu gốc có giá trị về pháp lý vì vậy sau khi đã ghi sổ kế toán xong chứng từ kế toán phải được
thực hiện bảo quản và lưu trữ theo chế độ bảo quản và lưu trữ chứng từ công văn của nhà nước.
Thời gian lưu trữ chứng từ dài hay ngắn còn phụ thuộc vào tính chất quan trọng của từng loại chứng từ. Khi đưa
chứng từ vào lưu trữ, chứng từ phải được sắp xếp, phân loại để tiện việc đối chiếu kiểm tra khi cần thiết.
IV. Kiểm kê tài sản:
1. Khái niệm và ý nghĩa:
1.1.Khái niệm kiểm kê:
Kiểm kê là phương thức kiểm tra sự phù hợp giữa số liệu đã hạch toán với số tài sản hiện có bằng cách cân đong
đo đếm các tài sản đó tại một thời điểm (thời điểm kiểm kê)
1.2. Ý nghĩa của kiểm kê:
Trong thực tế có nhiều nguyên nhân phát sinh sai lệch giữa số liệu về tài sản hiện còn với số liệu ghi chép trên
sổ kế toán như: hao hụt tự nhiên của các loại vật tư, nhập xuất nhầm trong quá trình cân đong đo đếm, sai lầm
trong ghi sổ kế toán hay có phát sinh hiện tượng tham ô tài sản. Kiểm kê lúc nầy có ý nghĩa rất quan trọng nó
giúp cho doanh nghiệp xác định được lượng tài sản thực tế hiện còn đồng thời qua đó thực hiện qui trách nhiệm
vật chất đối với các cá nhân hay bộ phận quản lý tài sản.
1.3. Tác dụng của kiểm kê:
- Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại tài sản tại các bộ phận
-Khai thác các thành phần vốn bị ứ đọng
- Phát hiện các hiện tượng chiếm dụng vốn sai nguyên tắc, sai chế độ
- Qua kiểm kê giúp cho tài liệu quyết toán của đơn vị được chính xác
- Qua kiểm kê giúp cho các nhà quản lý biết được số lượng cũng như chất lượng các loại tài sản hiện còn của
doanh nghiệp.
2. Các loại kiểm kê:
2.1.Nếu phân theo phạm vi kiểm kê:
Nếu phân theo phạm vi kiểm kê thì kiểm kê được chia thành hai loại cụ thể: Kiểm kê toàn diện và kiểm kê từng
phần: