Chương IV
Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ và
các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt
1. Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ
1.1. Những vấn đề chung về nghiệp vụ ngân quỹ
1.1.1. Nội dung nghiệp vụ ngân quỹ
Nghiệp vụ ngân quỹ của tổ chức tín dụng bao gồm các nghiệp vụ thu, chi và
điều chuyển tiền mặt.
Mức tồn quỹ tiền mặt ở mỗi tổ chức tín dụng phụ thuộc vào qui mô hoạt động,
vào tính chất thường xuyên hay thời vụ của các khoản thu, chi tiền mặt qua quỹ
nghiệp vụ của tổ chức tín dụng đó. Các tổ chức tín dụng luôn phải cân nhắc các yếu
tố trên để tự xác định mức tồn quỹ tiền mặt tối ưu cho mình để một mặt đảm bảo
thực hiện nhu cầu thu, chi tiền mặt bất cứ lúc nào, mặt khác không để tồn quỹ tiền
mặt quá cao làm ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của ngân hàng.
Quỹ tiền mặt do bộ phận ngân quỹ (hay phòng ngân quỹ) thực hiện và bảo
quản trong kho, két tuyệt đối an toàn. Tại bộ phận ngân quỹ bố trí thủ quỹ và các
nhân viên kiểm ngân, thủ quỹ chịu trách nhiệm về số tài sản trong kho, két.
Việc tổ chức công tác quỹ phụ thuộc vào mô hình giao dịch mà ngân hàng lựa
chọn: mô hình giao dịch nhiều cửa hay mô hình giao dịch một cửa.
Trong mô hình giao dịch nhiều cửa: quỹ là một bộ phận trực tiếp giao dịch với
khách hàng trong các nghiệp vụ liên quan đến việc thu (chi) tiền mặt từ (cho) khách
hàng.
Với mô hình giao dịch một cửa: đầu ngày, cuối ngày quỹ chính thực hiện việc
giao (nhận) tiền mặt cho các giao dịch viên (Teller) phù hợp với hạn mức quỹ mà
các giao dịch viên được nắm giữ. Như vậy, khi có nghiệp vụ tiền mặt phát sinh,
quỹ không phải trực tiếp thu - chi tiền mặt cho khách hàng (trừ các giao dịch vượt
hạn mức giao dịch của các giao dịch viên).
1.1.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng
1.1.2.1. Tài khoản
TK “Tiền mặt tại đơn vị” - 1011
Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ của các Tổ
chức tín dụng.
Bên Nợ ghi: Số tiền mặt thu vào quỹ nghiệp vụ
Bên Có ghi: Số tiền mặt chi ra từ quỹ nghiệp vụ
Số dư Nợ: Số tiền mặt hiện có tại quỹ nghiệp vụ của TCTD
Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết.
TK “Tiền mặt đang vận chuyển” - 1019
Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt xuất từ quỹ tiền mặt tại đơn vị
chuyển cho các đơn vị khác đang trên đường đi.
Bên Nợ ghi: Số tiền xuất quỹ để vận chuyển đến đơn vị nhận tiền
Bên Có ghi: Số tiền đã vận chuyển đến đơn vị nhận
Số dư Nợ: Số TM thuộc quỹ nghiệp vụ ở đơn vị đang trên đường vận
chuyển
Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận tiền vận chuyển
đến.
TK “Tiền mặt ngoại tệ tại đơn vị” - 1031
Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ tại quỹ của Tổ chức tín dụng.
Bên Nợ ghi: Giá trị ngoại tệ nhập quỹ
Bên Có ghi: Giá trị ngoại tệ xuất quỹ
Số dư Nợ: Phản ánh giá trị ngoại tệ hiện có tại quỹ của TCTD
Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết.
TK “Ngoại tệ đang vận chuyển” - 1039
Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ chuyển cho các đơn vị khác
đang trên đường đi.
Bên Nợ ghi: Giá trị ngoại tệ vận chuyển đến đơn vị nhận tiền
Bên Có ghi: Giá trị ngoại tệ đã vận chuyển đến đơn vị nhận
Số dư Nợ: Phản ánh giá trị ngoại tệ ở đơn vị đang vận chuyển trên
đường
Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận ngoại tệ vận chuyển
đến.
TK “Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý” - 3614
TK này dùng để phản ảnh các khoản nợ phải thu phát sinh trong hoạt động nội
bộ của TCTD.
Bên Nợ ghi: Số tiền TCTD phải thu
Bên Có ghi: Số tiền được xử lý chuyển vào các tài khoản thích hợp
khác
Số dư Nợ: Phản ánh số tiền TCTD còn phải thu
Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh
toán
TK “Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý” – 461
TK này dùng để phản ảnh các khoản phải trả phát sinh trong quá trình hoạt
động nội bộ của TCTD.
Bên Có ghi: Số tiền TCTD phải trả
Bên Nợ ghi: Số tiền TCTD đã trả hoặc được giải quyết chuyển vào
TK khác
Số dư Có: Phản ánh số tiền TCTD còn phải trả
Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh
toán
1.1.2.2. Chứng từ
- Nếu thu tiền mặt:
+ Giấy nộp tiền (dùng cho khách hàng nộp tiền vào NH)
+ Phiếu thu (dùng cho nội bộ NH)
- Nếu chi tiền mặt:
+ Séc lĩnh tiền mặt (dùng cho khách hàng lĩnh tiền từ TKTG)
+ Giấy lĩnh tiền mặt (dùng trong trường hợp cho vay)
+ Phiếu chi (dùng cho nội bộ NH)
1.1.2.3. Sổ sách
Tại bộ phận kế toán mở các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký quỹ (sổ tờ rời): Do kiểm soát tiền mặt giữ để ghi chép tất cả các
khoản thu, chi tiền mặt trong ngày theo các chứng từ tiền mặt phát sinh. Dùng làm
căn cứ lập nhật ký chứng từ và hạch toán tổng hợp trong ngày. Cuối ngày khoá sổ
tìm tổng tiền mặt thu vào, tổng tiền mặt chi ra trong ngày và tồn quỹ cuối ngày =>
Đối chiếu với thủ quĩ.
Mẫu sổ nhật ký quỹ
Ngân hàng
........................................... nhật kỹ quỹ
Ngày ..........tháng..............năm..............
Số chứng từ
Số
tiểu
khoản
Ký hiệu
thống kê
Số tiền
Thu
Chi
Thu
Chi
..........
......
..........
..........
..........
..
...........
......
...........
...........
...........
.
...................
...........
...................
...................
...................
...
Cộng ngày
Tồn quỹ
hôm trước
Tồn quỹ
hôm nay
.........
.....
.........
.........
.........
.........
.........
.........
.........
.......
.........
.....
.........
.........
.........
.........
.........
.........
.........
.....
Kiểm soát Kế toán trưởng
Giám đốc Ngân hàng
(kế toán) (ký tên)
(ký tên)
- Sổ kế toán chi tiết tiền mặt: Sổ này dùng để ghi tổng số tiền mặt thu, chi trong
ngày và tồn quỹ tiền mặt cuối ngày (mỗi ngày một dòng). Sổ này dùng làm cơ sở
cho việc lập báo cáo kế toán hàng tháng.
Căn cứ để lập sổ kế toán chi tiết tiền mặt là nhật ký quỹ. Cuối ngày cộng sổ
nhật ký quỹ để có tổng thu tiền mặt, tổng chi tiền mặt trong ngày. Căn cứ vào số
tổng thu để vào cột phát sinh bên Nợ, số tổng chi vào cột phát sinh bên Có. Sau khi
vào số phát sinh bên Nợ và bên Có sẽ rút số dư cuối ngày của tài khoản tiền mặt, số
dư Nợ tài khoản tiền mặt cuối ngày phải bằng tồn quỹ tiền mặt cuối ngày trên sổ
sách và tồn quỹ thực tế do thủ quỹ quản lý.
Tại bộ phận quỹ nghiệp vụ mở các loại sổ sau: