KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Chương 3. Microsoft Excel 2007
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Mục đích
Trang bị cho sinh viên kiến thức cơ bản về bảng
tính Microsoft Excel
Slide 97
Đối tượng học: Sinh viên năm 1 Số tiết lý thuyết: 12 tiết Số tiết thực hành: 4 Tiết
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Nội dung
3.1 Các thao tác với tệp 3.2 Lập và định dạng bảng tính 3.3 Lập công thức và các tính toán với hàm 3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu 3.5 In bảng tính
Slide 98
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Giới thiệu
Excel 2007 là một phần mềm ứng dụng thuộc
bộ ứng dụng Microsoft Ofice 2007.
Excel 2007 cho phép xử lý các bảng tính từ đơn
giản đến phức tạp.
Excel 2007 hỗ trợ việc nhập khẩu dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Nó là thành công cụ báo cáo và phân tích số liệu hiệu quả.
Slide 99
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Giới thiệu
Nháy đúp vào biểu tượng trên màn hình Hoặc chọn Start All Programs Microsoft Office
Microsoft Excel 2007. Kết thúc Microsoft Excel
Chọn biểu tượng Office buton ở góc trên bên trái
màn hình Close.
Chú ý: Nếu tệp chưa được ghi, máy yêu cầu ghi lại
trước khi kết thúc.
Slide 100
Khởi động Microsoft Excel
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Giới thiệu
Ribbon: Gồm các tab Home, Insert, Page Layout,
Formulas, ... và các công cụ khác.
Thanh công thức: Dùng để nhập/sửa dữ liệu.
Vùng làm việc
Slide 101
Cửa sổ làm việc của Excel
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Giới thiệu
Worksheet (sheet): là “bảng tính” gồm các ô (cells) dùng để làm việc với dữ liệu. Một Worksheet chứa được 1,048,576 dòng và 16,384 cột.
Sheet tabs: Tên của các sheet hiện thị ở góc trái
dưới của cửa sổ workbook.
Workbook: Là một tệp để làm việc như: tính toán, vẽ đồ thị, …và lưu trữ dữ liệu. Một workbook có thể chứa nhiều sheet.
Slide 102
Cửa sổ làm việc của Excel
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Giới thiệu
Chọn trên thanh sheet tab Đổi tên bảng tính (worksheet)
Nháy đúp chuột vào tên bảng tính và đổi tên Hoặc nháy chuột phải vào tên bảng tính rename
Chèn thêm bảng tính (worksheet)
Nháy chuột phải vào tên bảng tính delete
Xóa bảng tính (worksheet)
Nháy chuột phải vào tên bảng tính hide /unhide
Slide 103
Ẩn/hiện bảng tính (worksheet)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.1 Các thao tác với tệp
Chọn Office Button New (hoặc Ctrl + N)
Tạo mới tệp
Chọn Office Button Save (hoặc Ctrl + S) Nếu tệp chưa được đặt tên một cửa sổ xuất hiện:
File name: gõ tên tệp Save as type: kiểu ghi Chọn Save
Slide 104
Ghi tệp
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.1 Các thao tác với tệp
Chọn Office Button Save As Chọn kiểu tài liệu một cửa sổ xuất hiện:
File name: gõ tên tệp Save as type: Chọn kiểu ghi tệp (Excel workbook) Chọn Save Mở tệp đã có
Chọn Office Button Open (hoặc Ctrl + O) Xuất hiện một cửa sổ chọn đường dẫn chọn tệp
cần mở Open
Slide 105
Ghi tệp với tên khác
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.1 Các thao tác với tệp
Chọn Office Button Close Nếu tệp chưa ghi xuất hiện cửa sổ:
Chọn Yes: ghi tệp Chọn No: không ghi tệp Chọn Cancel: hủy thao tác đóng tệp (không đóng tệp)
Slide 106
Đóng tệp
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2 Lập và định dạng bảng tính
Cell: là một ô trong bảng tính (sheet), mỗi cell được
xác định bởi 1 địa chỉ
Vùng: là tập hợp các ô. Một vùng được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải của vùng. Ví dụ A2:A12, B3:D8.
Các dạng địa chỉ:
Địa chỉ tương đối:
C$4.
Slide 107
Các khái niệm cơ bản trong bảng tính
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.1 Nhập dữ liệu vào bảng tính
Text (văn bản): gồm các chữ cái AZ, az Number (kiểu số): gồm các số 0 9, các dấu -, ., $ Date (ngày tháng): định dạng mm/dd/yy. Fomular (công thức): bắt đầu bằng dấu “=“ và địa chỉ
Các kiểu dữ liệu trong ô
Đưa con trỏ đến ô cần nhập. Nhập xong gõ Enter. Văn bản/chữ số: gõ dữ liệu. Công thức: bắt đầu bằng dấu “=“ và công thức Ngày tháng: nhập theo dạng mm/dd/yy
Slide 108
Nhập dữ liệu
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.1 Nhập dữ liệu vào bảng tính
Khi nhập sai, có thể sửa lại. Đưa con trỏ đến ô cần sửa, nháy đúp chuột hoặc F2.
Sửa dữ liệu
Đưa con trỏ đến ô cần xóa và ấn phím delete.
Slide 109
Xóa dữ liệu
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.2 Các thao tác với vùng dữ liệu
Bấm chuột trái và kéo từ ô góc trên bên trái đến góc
dưới bên phải hoặc ngược lại.
Có thể dùng phím shift + các phím mũi tên Ctrl+A: chọn tất cả bảng tính (sheet)
Chọn (đánh dấu) một vùng
Chọn 1 vùng ấn phím Ctrl chọn các vùng tiếp
theo.
Chọn (đánh dấu) nhiều vùng
Click con trỏ chuột ở tên hàng/cột
Slide 110
Chọn (đánh dấu) 1 hàng/cột
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.2 Các thao tác với vùng dữ liệu
Chọn vùng cần xóa Ấn phím delete
Xóa vùng dữ liệu
Slide 111
Sao chép vùng dữ liệu Chọn vùng dữ liệu Chọn biểu tượng copy (hoặc Ctrl + C) Đưa con trỏ đến ô cần đặt dữ liệu Chọn biểu tượng paste (hoặc Ctrl + V)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.2 Các thao tác với vùng dữ liệu
Di chuyển vùng dữ liệu Chọn vùng dữ liệu Chọn biểu tượng Cut (hoặc ấn Ctrl + X) Đưa con trỏ đến vị trí cần đặt dữ liệu Chọn biểu tượng Paste (hoặc ấn Ctrl+V)
Khi sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu, nếu dữ liệu là công thức có địa chỉ tương đối, nó sẽ thay đổi theo địa chỉ mới. Đánh số thứ tự tự động
Slide 112
Chú ý
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.2 Các thao tác với vùng dữ liệu
Chọn vùng dữ liệu, các thao tác định dạng vùng
giống như MS-Word.
Slide 113
Định dạng vùng dữ liệu
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.3 Định dạng dữ liệu trên bảng tính
Tab Number
Slide 114
Chọn vùng dữ liệu Chọn tab Home Format Format Cells...
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.3 Định dạng dữ liệu trên bảng tính
Tab Alignment
Slide 115
Chọn tab Home Format Format Cells...
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.3 Định dạng dữ liệu trên bảng tính
Tab Font
Slide 116
Chọn tab Home Format Format Cells...
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.4 Định dạng bảng tính
Tab Border
Slide 117
Chọn vùng dữ liệu Chọn tab Home Format Format Cells...
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.4 Định dạng bảng tính
Chọn vùng dữ liệu Chọn tab Home Format as Table chọn mẫu
Slide 118
Có thể định dạng bảng theo các mẫu có sẳn
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.3 Công thức và hàm
Bắt đầu bởi dấu = Tiếp theo là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối
với nhau bởi các phép toán.
Công thức
Cộng +, trừ -, nhân *, chia /, luỹ thừa ^
Thứ tự ưu tiên giống như các biểu thức toán học
Ví dụ:
= 10 + A3 = B3*B4 + B5/5 = 2*C2 + C3^4 – abs(C4) - sin(A2)
Slide 119
Các phép toán
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.3 Công thức và hàm
Hàm được dùng trong công thức Các hàm được chia thành các nhóm
Các hàm toán học Các hàm thống kê Các hàm xử lý chuỗi Các hàm logic Các hàm date, time Các hàm tìm kiếm dữ liệu
Slide 120
Hàm (function)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.3 Công thức và hàm
ABS(number): giá trị tuyệt đối.
Ví dụ: ABS(-7) = 7
INT(number): lấy phần nguyên Ví dụ: Int(9.234) = 9; Int(-8.9) = -9
MOD(a,b): lấy phần dư của kết quả a chia cho b; lấy
dấu của b.
Ví dụ: Mod(17,3) = 2; Mod(17,-3)= -2
ROUND(number,num_digits): làm tròn số number với
số thập phân num_digits.
Ví dụ: =ROUND(-1.475, 2) = -1.48
Slide 121
Một số hàm toán học
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.3 Công thức và hàm
SQRT(number): căn bậc hai. Pi(): lấy số pi = 3.14 RANK (x, vùng ô): cho thứ hạng của x trong vùng ô.
Slide 122
Một số hàm toán học
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.3 Công thức và hàm
Hàm SUM: Tính tổng tất cả các số trong dãy số
Cú pháp: SUM(number1,number2,....) Ví dụ: SUM(A2:A10) tính tổng các số tư ô A2 đến ô A10
Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện
Cú pháp: SUMIF(range,criteria,sum_range) Range là vùng dữ liệu điều kiện. Criteria là điều kiện tính. Nó có thể là kiểu số, biểu thức hoặc chuỗi văn bản xác định các ô nào sẽ được tính tổng. Ví dụ: criteria có thể là 32, "32", ">32", or "apples".
Sum_range là vùng ô sẽ tính tổng nếu thỏa mãn điều kiện
đưa ra trong đối số criteria.
Slide 123
Một số hàm toán học (tiếp)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.3 Công thức và hàm
Hàm COUNT: Đếm các ô có giá trị số. Cú pháp COUNT(value1,value2,...): Ví dụ: =COUNT(E3:E9) đếm các ô có giá trị số từ E3 E9 Hàm COUNTIF: Đếm số ô trong vùng theo điều kiện.
Cú pháp COUNTIF(range,criteria) Range địa chỉ vùng. Criteria là các tiêu chuẩn đếm. Ví dụ: =COUNTIF(A2:A5,"apples") Chú ý: Có thể sử dụng các ký tự đại diện như dấu ?, dấu *
trong tiêu chuẩn criteria.
Slide 124
Một số hàm thống kê
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.3 Công thức và hàm
Hàm AVERAGE: Tính giá trị trung bình. Cú pháp: AVERAGE(number1,number2,...) Ví dụ: = AVERAGE (A2:A10) Hàm MAX: Tìm giá trị lớn nhất
Cú pháp: MAX(number1,number2,...) Ví dụ: = MAX(A2:A10)
Hàm MIN: Tìm giá trị bé nhất
Cú pháp: MIN(number1,number2,...) Ví dụ: = MIN(A2:A10)
Slide 125
Một số hàm thống kê (tiếp)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.3 Công thức và hàm
LEFT(“Chuỗi”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi.
VD: =LEFT(“Khoa CNTT”,4) = “Khoa”
RIGHT(“Chuỗi”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi.
VD: =RIGHT(“Khoa CNTT”,3) = “NTT”
MID(“Chuỗi”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m.
VD: =MID(“Khoa CNTT”,6,2) = “CN”
UPPER(“Chuỗi”) : Chuyển thành chữ hoa LOWER(“Chuỗi”): Chuyển thành chữ thường LEN(“Chuỗi”): Lấy độ dài chuỗi
Slide 126
Một số hàm xử lý chuỗi
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.3 Công thức và hàm
Hàm IF:
Cú pháp: IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Logical_test là điều kiện. Value_if_true là giá trị được trả về nếu logical_test là TRUE. Value_if_false là giá trị được trả về nếu logical_test là
FALSE.
VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”) Có thể dùng các hàm IF lồng nhau để xác định nhiều điều
kiện.
Slide 127
Một số hàm logic
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.3 Công thức và hàm
Hàm OR: Trả về TRUE nếu một trong các điều kiện là TRUE, trả về FALSE nếu tất cả các điều kiện là FALSE
Cú pháp OR(logical_1,logical_2,...) Logical_1, logical_2,… là các điều kiện cần kiểm tra.
Hàm AND: Trả về kết quả TRUE nếu tất cả điều kiện đều TRUE, trả về FALSE nếu một trong các điều kiện là FALSE.
Cú pháp: AND (logical_1,logical_2,...):
Hàm NOT(logical): Đảo ngược giá trị của logical
Slide 128
Một số hàm logic (tiếp)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.3 Công thức và hàm
Hàm DATE(year,month,day): trả về một dãy số liên
tiếp biểu diễn một ngày.
Hàm TIME(hour,minute,second): trả về số thập phân
thể hiện đầy đủ về thời gian.
Hàm NOW(): trả về ngày và giờ ở thời điểm hiện tại. Hàm TODAY(): trả về ngày hiện tại. Hàm DAY(“mm/dd/yy”): cho giá trị ngày. Hàm MONTH(“mm/dd/yy”): cho giá trị tháng. YEAR(“mm/dd/yy”): cho giá trị năm.
Slide 129
Một số hàm ngày tháng
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.3 Công thức và hàm
Hàm VLOOKUP dùng để tìm kiếm dữ liệu VLOOKUP(lookup_value,table_array, col_index_num, [range_lookup]) VLOOKUP(X,BẢNG, CỘT THAM CHIẾU, CÁCH DÒ) Trong đó
lookup_value: Các giá trị để tìm kiếm trong cột đầu tiên của
bảng hoặc phạm vi.
table_array: Phạm vi ô có chứa dữ liệu. col_index_num: Số thứ tự cột trong đối số table_array cần
lấy giá trị.
range_lookup: gõ giá trị là false. Hàm HLOOKUP: Tương tự trên
Slide 130
Hàm tìm kiếm dữ liệu
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu
Dùng để sắp xếp dữ liệu tăng dần hoặc giảm dần Sắp xếp 1 cột dữ liệu Chọn cột cần sắp Chọn tab Home Sort & Filter Sắp xếp tăng dần: Chọn “Sort A to Z” hoặc “Sort Smallest to
Largest”
Sắp xếp giảm dần: Chọn “Sort Z to A” hoặc “Sort Largest to
Smallest”
Slide 131
Sắp xếp (sort)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu
Sắp xếp dữ liệu trên nhiều cột
Đánh dấu vùng sắp xếp Chọn tab Data Sort & Filter Chọn cột sắp xếp đầu tiên Kích Add Level, chọn cột sắp xếp tiếp theo
Slide 132
Sắp xếp (sort)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu
Dùng để lọc dữ liệu theo một tiêu chuẩn nào đó Chọn các cột dữ liệu cần lọc Chọn tab Data Filter Chọn mũi tên ở các cột dữ liệu để lọc Thứ tự ưu tiên lọc theo các cột từ trái phải
Lọc dữ liệu (Filter)
Chọn tab Data Sort & Filter Clear
Slide 133
Hủy bỏ lọc đã thiết lập
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu
Khái niệm:
Vùng Database Vùng Criteria Vùng Extract
Thao tác tìm kiếm, rút trích, xóa Các dạng vùng tiêu chuẩn
Lọc dữ liệu (Advanced)
Chọn tab Data Sort & Filter Clear
Slide 134
Hủy bỏ lọc đã thiết lập
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.5 In bảng tính
Chọn tab Page Layout, định dạng như trong Word
Định dạng trang in
Chọn Office button Print Prin Preview
Xem bảng tính trước khi in
Chọn Office button Print Print
Slide 135
In bảng tính
