intTypePromotion=1

Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:66

0
20
lượt xem
1
download

Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Bài 4: Thuyết trình kinh doanh" được biên soạn nhằm cung cấp đến người học phân tích các bước chuẩn bị thuyết trình, các công việc khi tiến hành thuyết trình, các kỹ năng cần sử dụng trong khi thuyết trình, các hình thức thuyết trình trong kinh doanh.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

  1. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh BÀI 4 THUYẾT TRÌNH KINH DOANH Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:  Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.  Đọc tài liệu: Sách Kỹ năng Thuyết trình do PGS.TS Dương Thị Liễu chủ biên, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, 2012.  Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.  Trang Web môn học. Nội dung Bài 4 giới thiệu về một kỹ năng mềm rất quan trọng và cần thiết để thành công trong công việc: kỹ năng nói/trình bày trước đông người - kỹ năng thuyết trình. Sinh viên cần hiểu được các bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình, những việc cần làm khi thuyết trình, những kỹ năng cần sử dụng để thuyết trình thành công; đặc biệt, sinh viên cần vận dụng tốt những vấn đề này vào thuyết trình một ý tưởng/kế hoạch/dự án kinh doanh. Bài 4 phân tích các bước chuẩn bị thuyết trình, các công việc khi tiến hành thuyết trình, các kỹ năng cần sử dụng trong khi thuyết trình, các hình thức thuyết trình trong kinh doanh. Mục tiêu Sau khi học xong bài này, sinh viên cần thực hiện được các việc sau:  Biết chọn chủ đề thuyết trình thực tế, hay, hấp dẫn;  Biết cách xây dựng và trình bày nội dung bài thuyết trình hiệu quả, hấp dẫn;  Biết cách phân tích, thích ứng và trao đổi với thính giả;  Biết sử dụng thuần thục các kỹ năng nói, kỹ năng phi ngôn từ trong thuyết trình;  Biết thiết kế và trình bày thuyết phục một ý tưởng/một kế hoạch kinh doanh. TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 119
  2. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Tình huống dẫn nhập Bí quyết thuyết trình của Steve Jobs Steve Jobs không chỉ được biết đến như một “Phù thủy công nghệ” mà còn nổi tiếng như một bậc thầy của kỹ năng thuyết trình trước đám đông. Steve Jobs đã qua đời từ lâu vì căn bệnh ung thư ở tuổi 56, nhưng những bài học vô giá về khả năng thuyết trình của ông thì còn mãi. Hầu hết các nhà diễn thuyết chỉ đơn thuần truyền tải thông tin, nhưng riêng Jobs biết cách truyền cả cảm hứng cho người nghe. Dưới đây là một số “bí quyết” của ông: 1. Tương tác tốt với khán giả Khi bước ra sân khấu, trước tiên ông mỉm cười với khán giả chứ không phải là bất kỳ lời giới thiệu trang trọng nào. “...Chào mừng mọi người đến với hội nghị Mac World 2008...”. Sau đó hoan nghênh mọi người đã đến tham dự và tiếp theo ông “khoe” với mọi người về những con số doanh thu cũng như những thành công mà ông và Apple đã tạo ra, tiếp sau đó là “Tôi muốn dành một chút thời gian để nói lời cảm ơn đến các bạn …”- lời cảm ơn đến khán giả của mình một cách rất tự nhiên. Và chính vì điều này đã làm ông gần gũi với khán giả hơn. Các bạn nên nhớ một khi các bạn đã tương tác tốt với khán giả thì lập tức buổi trình diễn sẽ rất tự nhiên mà không cần bất cứ một kịch bản viết sẵn nào. 2. Giúp khán giả hình dung ra nội dung bài thuyết trình Jobs luôn luôn đưa ra bố cục của bài thuyết trình của mình vào ngày hôm đó để định hướng cho khán giả của mình biết được là hôm nay ông sẽ nói bao nhiêu phần chính. Sau khi bước ra sân khấu, chào khán giả và nói một vài lời cảm ơn đến khách hàng của mình, ông bắt đầu bài thuyết trình của mình bằng cách đưa ra bố cục buổi nói chuyện : “...tôi có bốn vấn đề mà tôi muốn chia sẻ với tất cả các bạn hôm nay...”. Tất nhiên Jobs không nói ra 4 vấn đề cụ thể là gì (và dĩ nhiên ai cũng muốn biết). 3. Kể những câu chuyện Trước khi giới thiệu chiếc điện thoại mới, Jobs đã dành thời gian để tóm lược lịch sử của Apple: “Năm 1984, Apple đã giới thiệu máy tính Macintosh đầu tiên. Nó không chỉ thay đổi Apple mà thay đổi toàn bộ nền công nghiệp máy tính. Năm 2001, chúng tôi giới thiệu chiếc iPod đầu tiên. Nó không chỉ thay đổi cách chúng ta nghe nhạc mà thay đổi toàn bộ nền công nghiệp âm nhạc giải trí”. Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe, ai cũng muốn nghe một câu chuyện có kịch tính, cao trào hơn là những lời nói suông. Vì thế, hãy cố gắng biến bài thuyết trình của bạn thành một câu chuyện có mở đầu, có cao trào và một kết thúc đáng nhớ. 4. Tạo slides đơn giản và có nhiều hình ảnh Sản phẩm của Apple rất dễ sử dụng vì chúng có thiết kế đơn giản. Tinh thần này cũng được áp dụng trong các bài thuyết trình của Steve Jobs. Không hề có những ký tự gạch đầu dòng, thay vào đó là rất nhiều hình ảnh sinh động và có ý nghĩa. Số chữ trung bình cho 1 trang slide PowerPoint là khoảng 40 nhưng bạn sẽ không thể tìm thấy quá 7 từ trong một trang slide thuyết trình của Steve Jobs. Trong 3 phút đầu tiên của bài thuyết trình về iPhone, Steve Jobs dùng tổng cộng 19 chữ (là 21 chữ nếu tính cả ngày tháng). Những từ đó cũng được trải ra xuyên suốt 12 slide. Kỹ thuật mà ông áp dụng gọi là “Mạnh hơn nhờ hình ảnh”. Khi ra mắt máy tính MacBook 120 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212
  3. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Air, ông khiến khán giả trầm trồ khi thực hiện động tác bỏ chiếc MacBook Air vào vừa vặn một chiếc phong bì giấy dùng trong văn phòng. Steve Jobs nói: “Đơn giản là đỉnh cao của sành điệu”. 5. Nhiệt huyết khi thuyết trình Chỉ trong vài phút đầu tiên trên sân khấu, Steve Jobs đã sử dụng các từ như là: không thể tin được, thật đặc biệt, tuyệt vời, đáng ngạc nhiên, cách mạng hóa. Tất nhiên các bạn có thể cho rằng cách ông ta cường điệu sản phẩm của mình là một hình thức PR. Tuy nhiên, một điều không thể phủ nhận là Jobs nói rất thật lòng và bằng chính cảm xúc thực của mình, điều này ít nhiều làm chúng ta cảm thấy hứng thú theo. Jobs thích kết thúc bài nói bằng những điều gì đó mang đến cảm hứng. Vào cuối bài thuyết trình iPhone, ông nói: “Tối qua tôi dường như không thể nhắm mắt. Tôi quá phấn khích về hôm nay. Có một câu nói của vận động viên khúc côn cầu Wayne Gretzky mà tôi rất thích. “Tôi sẽ trượt đến nơi quả bóng lăn đến - chứ không phải chỗ nó từng nằm”. Chúng tôi đã nỗ lực thực hiện những điều đó tại Apple từ những ngày đầu, và chúng tôi sẽ luôn như thế". 6. Chuyên tâm chuẩn bị và luyện tập Steve Jobs dành hàng giờ trong vài tuần trước mỗi buổi ra mắt một sản phẩm để tập luyện, hình dung trong đầu từng cảnh của bài thuyết trình, giống như một diễn viên tập kịch. Nhìn phong cách thuyết trình “tự nhiên như không” của ông, ít ai nghĩ đó là kết quả của một quá trình tập luyện đầy gian khổ. Nếu chịu khó tìm lại những đoạn phim quay bài thuyết trình của ông cách đây hơn 20 năm (hiện vẫn còn trên Youtube), bạn sẽ thấy Steve Jobs năm 1984 rất “cứng”, Steve Jobs năm 1997 là một diễn giả lịch thiệp, nhưng Steve Jobs năm 2007 thật tinh tế và là bậc thầy của nghệ thuật thuyết trình. Không ai sinh ra đã biết thuyết trình. Những diễn giả thiên tài đều hoàn thiện kỹ năng của mình nhờ tập luyện. 1. Anh/Chị đã từng bao giờ thuyết trình trước đông người? Nếu có, anh chị hãy xem mình đã vận dụng 6 kỹ năng được nêu trong 6 “bí quyết” của Steve Jobs đến mức độ nào? 2. Anh/Chị đang gặp phải những khó khăn, những rào cản nào khi thuyết trình trước đông người? TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 121
  4. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh 4.1. Thuyết trình Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe. Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả, đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân, đồng thời nó được coi như một nghề tạo thu nhập cao. Sau khi học kỹ năng thuyết trình, chúng ta sẽ học được cách nói trước đám đông, học các kĩ năng áp dụng trong hội thoại, phát triển kĩ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng, có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm, và có thêm tự tin. Những công việc để thực hiện một bài thuyết trình bao gồm:  Chuẩn bị thuyết trình;  Tiến hành thuyết trình;  Vận dụng các kỹ năng trong thuyết trình. 4.1.1. Chuẩn bị thuyết trình Để một buổi thuyết trình thành công và thực sự hiệu quả, cần phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng. Đây là điều kiện tiên quyết cho bất kỳ bài thuyết trình nào. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và có kế hoạch sẽ khiến chúng ta hoàn toàn tự tin, sẽ giúp chúng ta có thể kiểm soát được những điều thuyết trình, đưa ra các vấn đề một cách mạch lạc và có tính thuyết phục. Các câu hỏi cơ bản cần phải trả lời là: Thuyết trình cho ai? Ở đâu? Khi nào? Cái gì? Trong bao lâu? Như thế nào? Các phần dưới đây sẽ lần lượt đề cập đến các vấn đ̉ề này. Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có vô vàn những việc phải làm, tuy nhiên có thể chia thành 4 việc chính như sau:  Chọn chủ đề và phân tích thính giả;  Xây dựng nội dung bài thuyết trình;  Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ và hậu cần;  Chuẩn bị tâm lý, hình thức và luyện tập. 4.1.1.1. Chọn chủ đề và phân tích thính giả Chọn chủ đề Khi chọn chủ đề, nên chọn:  Chủ đề thính giả muốn nghe;  Chủ đề mới mang tính mới, tính thời sự;  Chủ đề người thuyết trình biết sâu. Nguyên tắc đặt tên cho chủ đề là: Ngắn gọn, súc tích, giàu hình ảnh. Người thuyết trình cần quan tâm đến ba điểm lưu ý – cũng được coi là 3 tiêu chí quan trọng giúp cho sự thành công của bài thuyết trình – gồm:  Một là: Cung cấp cho thính giả những thông tin mới. 122 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212
  5. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh  Hai là: Đáp ứng cao nhất yêu cầu thông tin của thính giả.  Ba là: Bài thuyết trình phải mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh những vấn đề nóng bỏng của cuộc sống. Xác định mục đích chung và mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình Xác định mục đích chung Mục đích chung có thể là để đưa ra khái quát, để giới thiệu, để tóm lược, để thảo luận hoặc để giải thích. Người thuyết trình cần phải xác định rất rõ ràng mình muốn gì: Mục đích cung cấp thông tin cho thính giả? Mục đích thuyết phục thính giả thực hiện điều gì? Hay chỉ đơn thuần là giải trí? Khi mục đích chung là để thông tin, hãy thể hiện như một giáo viên hoặc giảng viên. Khi mục tiêu chung là để thuyết phục, hãy thể hiện như một nhà ủng hộ hoặc nhà biện hộ. Xác định mục tiêu cụ thể Sau khi lựa chọn chủ đề và xác định mục đích chung, sẽ tiến tới mục đích cụ thể. Mục đích cụ thể là việc người thuyết trình muốn thính giả sau khi nghe mình thì sẽ làm gì, họ nên nhớ gì. Khi ta xác định rõ mục đích cụ thể, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung vào những điểm then chốt nào và chọn phương pháp nào, phong cách nào là phù hợp. Khi mục đích rõ ràng thì các thông điệp truyền tải qua bài thuyết trình cũng trở nên mạch lạc và rõ ràng giúp thính giả dễ nắm bắt, dễ nhớ. Mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình:  Phụ thuộc vào mục đích;  Phụ thuộc vào các phân tích;  Phụ thuộc vào nhu cầu của diễn giả;  Đảm bảo những yêu cầu sau: Cụ thể, rõ ràng; Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra được; Có thể đạt được; Hướng đến kết quả; Thời gian thực hiện. Mục tiêu cụ thể không chỉ là những gì người thuyết trình muốn nói, mà cả những gì mà diễn giả muốn thính giả biết sau bài nói chuyện. Điều này rất quan trọng, vì nó giúp đặt thính giả ở trung tâm sự chú ý của chúng ta trong lúc chuẩn bị bài thuyết trình. Bất cứ khi nào bạn muốn xác định mục đích cụ thể, nên đặt những câu hỏi như dưới đây về nó.  Có thể hoàn thành mục đích ấy trong khoảng thời gian quy định không? Mục đích đó liệu có liên quan với người nghe không?  Mục đích đó liệu có quá tầm thường đối với người nghe không?  Mục đích đó có đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá mức đối với người nghe không? Phân tích thính giả Càng hiểu về thính giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu thính giả. Người thuyết trình tốt là người đặt mục tiêu thính giả là trung tâm. Thu thập thông tin về thính giả Dưới đây là các thông tin về thính giả mà người thuyết trình cần thu thập để tìm hiểu, phân tích: Độ tuổi, Giới tính, Chủng tộc, dân tộc và nền tảng văn hoá, Tôn giáo, TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 123
  6. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Thành viên thuộc các nhóm. Những yếu tố khác là nghề nghiệp, địa vị kinh tế, chỗ đứng xã hội, giáo dục, trình độ học vấn, và địa điểm định cư. Mục đích không chỉ là liệt kê những đặc điểm của thính giả mà tìm ra trong những đặc điểm đó những manh mối về cách thính giả sẽ phản ứng với bài thuyết trình. Phân tích thính giả Phân tích thính giả sẽ giúp phán đoán được khung cảnh và môi trường thuyết trình, hình dung được những nội dung sẽ phải cung cấp cho thính giả. Khi thuyết trình, hãy đặt 3 câu hỏi trong đầu:  Tôi đang nói chuyện với ai?  Tôi muốn họ tin, biết, hoặc làm gì sau khi tôi thuyết trình?  Cách nào hiệu quả nhất để phát triển và trình bày bài nói chuyện của tôi để hoàn thành được mục đích? Trả lời cho những câu hỏi này sẽ ảnh hưởng đến mỗi quyết định của người thuyết trình trong suốt lúc thực hiện, lựa chọn chủ đề, xác định mục đích cụ thể, thiết lập những điểm chính và những tài liệu tham khảo, tổ chức các thông điệp, và cuối cùng là thuyết trình. Cần lưu ý là mục đích của thuyết trình viên là đánh vào các mối quan tâm của thính giả, không phải là thể hiện cô hay anh ta biết rất nhiều vấn đề. Những câu hỏi cụ thể dưới đây luôn giúp ích cho người thuyết trình trong quá trình chuẩn bị để có một bài thuyết trình thành công.  Thính giả là ai?  Thính giả muốn biết điều gì  Mức độ hiểu biết và kinh nghiệm của họ và chủ đề sẽ thuyết trình như thế nào?  Liệu những điều mà người thuyết trình trình bày có giúp ích gì cho họ hay không?  Họ có chính kiến như thế nào? Thái độ của họ với chủ đề nói chuyện sẽ như thế nào?  Họ có hiểu được những thuật ngữ chuyên môn mà người thuyết trình trình bày không?  Phương pháp tiếp cận nào là tốt nhất đối với họ?  Thuyết trình ở đâu, vào lúc nào trong thời gian bao lâu thì thích hợp với thính giả?  Người thuyết trình có được đặt hàng về nội dung bài thuyết trình của mình hay không?  Số lượng thính giả là bao nhiêu người? Có một nguyên tắc tâm lý là các thính giả thường muốn nghe về những thứ có ý nghĩa đối với họ. Thính giả luôn coi mình là trung tâm. Họ chú ý nhiều nhất đến những thông điệp ảnh hưởng tới giá trị, niềm tin, và lợi ích của bản thân. Họ luôn tiếp cận bài thuyết trình với câu hỏi đặt ra trong đầu: "Tại sao việc này lại quan trọng với tôi?". Điều này đòi hỏi người thuyết trình phải đặt mình vào vị trí của họ. Thích nghi với thính giả, cả trước, sau và trong lúc thuyết trình, là một trong những vấn đề cốt lõi quan trọng để có một bài thuyết trình thành công trước đám đông. Khi thuyết trình, hãy chịu khó quan sát trong suốt bài nói chuyện để theo dõi phản ứng lại của khán giả. 124 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212
  7. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Nếu thính giả uể oải hoặc thờ ơ nhìn, chúng ta cần điều chỉnh bình luận của mình. Giống những khía cạnh khác của việc thích nghi với thính giả, điều này có thể là khó khăn trong lúc đầu tiên, nhưng nếu người thuyết trình thành thạo nó, sẽ sớm nhận được kết quả. Phân tích người thuyết trình/ Diễn giả Để chuẩn bị thuyết trình hiệu quả, cần phải phân tích chính bản thân người thuyết trình. Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt được gì? Thông điệp ta muốn truyền đến thính giả là gì? Quan hệ của ta với thính giả ra sao? Có thể ảnh hưởng tới thính giả như thế nào? Điểm mạnh và điểm yếu của ta là gì?… Từ đó, ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình. Câu hỏi đầu tiên cần trả lời khi chuẩn bị cho bài thuyết trình là: Động cơ và mục đích của ta là gì? Nếu không rõ động cơ và mục đích thì rất khó có thể có được sự đam mê và nhiệt tình trong bài thuyết trình. Câu hỏi tiếp theo cần phải trả lời là: Bản thân có am hiểu vấn đề, có đủ thông tin để trình bày hay không? Mức độ gần gũi và hấp dẫn của bản thân với thính giả? Nếu ta thực sự gần gũi và hấp dẫn thì bài thuyết trình sẽ trở nên thân thiện và dễ được tiếp nhận hơn. Ta cũng cần xác định rõ địa vị và quyền lực của ta. Nếu ta là giám đốc nói chuyện với công nhân thì kiểu gì họ cũng phải nghe. Nhưng nếu ta là người ngoài được mời đến thuyết trình về một chủ đề nào đó thì địa vị và quyền lực của ta sẽ ở mức khác. Cần phải lưu ý rằng, tầm quan trọng của vấn đề phải ngang tầm với người thuyết trình, nếu không, người nghe sẽ thiếu tin tưởng. Thông thường chúng ta rất hiểu người khác nhưng lại hiểu rất ít về mình. Hãy dành thời gian để hiểu về mình hơn trong mối tương quan với thính giả sẽ nghe mình thuyết trình. Đó là điều kiện cực kỳ quan trọng để thành công trong thuyết trình. 4.1.1.2. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Cấu trúc bài thuyết trình thông thường có 3 phần: Phần 1: Mở đầu; Phần 2: Thân bài; và Phần 3: Kết luận. Trong đó, mỗi phần đều có nội dung và chức năng riêng biệt. Với bài thuyết trình được chuẩn bị chu đáo, được xây dựng nội dung với cấu trúc mở đầu - thân bài - kết thúc một cách rõ ràng, thời gian dành cho từng mục được xây dựng có kế hoạch, với mỗi ý đều có những dẫn chứng và minh hoạ thì bài thuyết trình chắc chắn sẽ thu hút được người nghe. Ngoài ra, việc cấu trúc bài thuyết trình sẽ giúp cho người thuyết trình trình bày những vấn đề định nói một cách đầy đủ, theo một trình tự hợp lý và logic, cho dù sự chuẩn bị là bản viết chi tiết hay bản phác thảo sơ bộ. Cho dù bài thuyết trình có thời lượng dài bao nhiêu đi chăng nữa thì cấu trúc hợp lý nhất được phân chia như sau: Phần giới thiệu: thời lượng cũng như số trang nên chiếm từ 10% - 20% trong cấu trúc bài. Phần nội dung chính: chiếm khoảng 60% - 80% trong cấu trúc bài. Phần tóm tắt hay kết luận: chiếm khoảng 10% - 20% trong cấu trúc bài. Xây dựng phần mở đầu Lời mở đầu bài thuyết trình tạo ra một sàn diễn cho toàn bộ các vai diễn của người thuyết trình sau đó, cũng như để thiết lập mối quan hệ của người thuyết trình với TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 125
  8. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh người nghe lúc ban đầu. Vì thế hiệu quả của bài thuyết trình phụ thuộc nhiều vào phần mở đầu. Cần lưu ý rằng, theo qui luật, sự tập trung chú ý cao nhất của thính giả được diễn ra chỉ trong vòng 20 phút đầu tiên để biết được người trình bày là ai và sẽ trình bày cái gì. Sau đó, sự chú ý sẽ giảm xuống. Vì vậy, cần biết tận dụng sự tập trung chú ý cao ở những giây phút đầu tiên để dẫn dắt, dẫn nhập) người nghe vào bài trình bày, người thuyết trình phải mở đầu sao cho hấp dẫn, kích thích hứng thú của người nghe và làm rõ chủ đề của bài nói. Những câu nói đầu tiên phải lôi cuốn được họ, làm cho thính giả phải quan tâm, hứng thú và có cảm tình. Phần mở đầu cần tự nhiên, gây được ấn tượng nhưng cũng phải ngắn gọn. Có hai cách mở đầu là mở đầu trực tiếp và mở đầu gián tiếp.  Mở đầu trực tiếp: Là việc người thuyết trình giới thiệu trực tiếp chủ đề của nội dung bài nói. Hình thức này thường được thực hiện với những đối tượng quen, thời gian dành cho thuyết trình ngắn.  Mở đầu gián tiếp: Là việc người thuyết trình đưa ra một luận đề nào đó (gần với chủ đề bài nói) rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính của bài thuyết trình. Với biện pháp này, người thuyết trình có thể sử dụng một mẩu chuyện, một câu chuyện hài hước, một câu nói vui hoặc một mẩu tin thời sự đang nóng hổi, một hình ảnh hoặc một âm thanh cho sự dẫn dắt, cũng có thể sử dụng những câu hỏi tu từ hoặc câu hỏi trực tiếp, trích dẫn hoặc dẫn nhập theo lối tương phản. Cách thức này sẽ có tác dụng kích thích và làm tăng dần sự chú ý của người nghe nhưng khi thực hiện cũng cần phải tránh sa đà, lạc nội dung. Tất cả các cách thức mở đầu gián tiếp này đều có một mục tiêu duy nhất và tạo ấn tượng và sự quan tâm của thính giả Sau khi xác định rõ cách vào đề, bước kế tiếp cần chuẩn bị đó là nội dung của phần mở đầu. Dưới đây là 3 yêu cầu bắt buộc cần phải có trong phần mở đầu:  Giới thiệu và làm quen;  Thông báo nội dung trình bày;  Thông báo thời gian và phương thức tiến hành. Xây dựng phần thân bài Phần thân bài - phần nội dung là phần quan trọng nhất của bài thuyết trình, là phần giải quyết vấn đề mà người thuyết trình đặt ra theo một trình tự nhất định. Trong phần thân bài, phải đưa ra được các ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề muốn trình bày, qua đó, thể hiện được tư tưởng của người trình bày. Khi chuẩn bị phần này, cần lưu ý một số vấn đề sau:  Các ý phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, đảm bảo tính logic. Ngoài ra, cũng cần chú ý khi chuyển từ ý này sang ý khác.  Không nên nói chung chung theo kiểu hô khẩu hiệu mà phải đưa ra được những ví dụ, những số liệu cụ thể minh hoạ cho mỗi ý, mỗi luận điểm của mình. 126 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212
  9. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh  Có thể chuẩn bị thêm những câu chuyện vui, khôi hài để làm cho không khí của buổi thuyết trình đỡ căng thẳng và duy trì sự chú ý của người nghe. Tuy nhiên, sự khôi hài cũng phải có giới hạn.  Lập luận phải gắn với kết luận, nội dung cần nhất quán với các lập luận khác. Khi nêu lập luận cần giải thích rõ, không nên đưa ra một lập luận mà không giải thích lập luận đó là gì. Những công việc cụ thể khi xây dựng phần thân bài thuyết trình bao gồm:  Phác thảo những phần nội dung chính: cần lưu ý rằng tất cả các luận điểm trình bày đều phải hướng đến mục đích chung hay chủ đề của bài nói. Trong hầu hết các trường hợp, nên giới hạn nội dung, chỉ nên thuyết trình những phần nội dung chính vì “thời gian là vàng ngọc”.  Phác thảo những ý phụ: không nên chỉ dừng lại những ý chính trong bài thuyết trình mà không có những ý phụ, vì trong nhiều trường hợp, những ý phụ sẽ giúp giải nghĩa, làm sáng tỏ và gây được sự hấp dẫn lớn đối với thính giả - đặc biệt là trong những trường hợp thuyết trình những vấn đề khoa học, có tính hàn lâm và chuyên sâu cao.  Phác thảo số lượng: Bao nhiêu thông tin, bao nhiêu nội dung sẽ được thuyết trình? Đây cũng là một việc cần phải chuẩn bị trước vì bạn cần phải đưa ra đủ thông tin để làm rõ cho các ý chính, và trong mỗi ý cũng nên có những ví dụ để chứng minh một cách thuyết phục.  Sắp xếp thứ tự các ý chính, ý phụ: Có một số gợi ý để sắp xếp thứ tự các ý chính và ý phụ là: Theo trật tự logic, theo thứ tự thời gian, theo thứ tự không gian, theo quan hệ nhân quả, theo tính chất thời sự, từ chung chung đến cụ thể, từ những điều đã biết đến những điều chưa biết, từ điều đã được chấp nhận đến những điều vẫn còn gây tranh cãi, từ nguyên nhân đến kết quả, từ vấn đề đến giải pháp… Cho dù sử dụng cách thức nào thì phần tiêu đề cũng nên được thống nhất.  Cần chỉ rõ khi kết thúc một ý chính hay ý phụ và tiếp tục với ý tiếp theo. Có thể điều này trong văn viết là thừa, nhưng nó lại rất quan trọng trong thuyết trình. Những thuyết trình viên nổi tiếng cũng sử dụng cách ngắt nhịp rất rõ ràng, họ thay đổi thế đứng và âm lượng, ngữ điệu, giọng nói mỗi khi chuyển từ phần này sang phần khác, ý này sang ý khác.  Hợp nhất, kết nối các ý chính để bài thuyết trình của người thuyết trình là một bài thống nhất, hoàn chỉnh, liền mạch và logic – các ý chính mới do sự liên kết của các ý chính cũ tạo thành, việc này sẽ giúp thính giả theo dõi dễ dàng phần trình bày của bạn.  Sử dụng các từ nối: Để chuyển và kết nối các phần khác nhau. Nếu sử dụng càng nhiều câu kết nối khác nhau thì kết quả càng tốt vì việc này giúp cho bài thuyết trình thêm thuyết phục và thêm sinh động. Rõ ràng là một vài từ kết nối như “thứ nhất…”, “đầu tiên…”, “cuối cùng…” sẽ chỉ thích hợp với một vài chỗ nhất định nhưng có vô số biến thể có thể sử dụng. Xây dựng phần kết thúc TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 127
  10. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Phần kết luận của một bài thuyết trình hầu quan trọng như phần mở đầu bởi vì khán thính giả thường tập trung cao vào phần này. Phải chắc chắn phần kết trong bài thuyết trình thật sự ấn tượng để nó có thể lưu lại những dấu ấn trong lòng các thính giả. Đoạn kết sẽ gây xúc động nếu người thuyết trình kêu gọi hành động, đưa ra dự đoán về tương lai, đưa ra tuyên bố, nhắc lại ý ở phần đầu bài nói và tóm lại mục tiêu chính. Các bước trong phần kết thúc bao gồm:  Tóm tắt các điểm chính: Nhấn mạnh điểm cốt lõi của bài nói, đưa ra thông điệp quan trọng để thính giả nhớ, nhắc lại những điểm chính, điểm lại một cách gián tiếp bằng việc sử dụng một câu trích dẫn, một phần so sánh hoặc ví dụ. Không giảng giải dông dài những nhận định cuối ấy.  Mô tả các bước tiếp theo: Một số bài thuyết trình đòi hỏi thính giả phải đi đến một số quyết định nào đó hoặc đồng ý tham gia vào một hoạt động nào đó. Trong trường hợp này phần kết luận phải gói gọn rõ ràng. Bạn có thể nhấn mạnh những lợi ích của hành động hay là biểu lộ sự tin tưởng vào khả năng của thính giả có thể hoàn thành những công việc sắp tới. Ngay cả khi các phần của bài thuyết trình có vẻ bi quan, hãy chuẩn bị kết thúc một cách tích cực, đúng lúc, không dông dài và phải cảm ơn thính giả. Thu thập thông tin, tài liệu Muốn thuyết trình thành công, phải thật sự nghiên cứu đầy đủ và giành nhiều thời gian tìm tòi tư liệu, phải nỗ lực đọc sách, báo, tra cứu internet… để thu thập thông tin tư liệu. Có 3 loại thông tin, tư liệu cần thu thập:  Thông tin phải biết: Những điều cần phải cung cấp để thính giả nắm được rõ vấn đề đặt ra. Người thuyết trình phải nắm vững và hiểu chính xác các thông tin, tư liệu này.  Thông tin cần biết: Những điều chứng minh rõ thêm, tạo thêm căn cứ thuyết phục người nghe.  Thông tin nên biết: Là những tư liệu, thực tế và mô hình, số liệu làm thêm phong phú. Để chuẩn bị tốt cho bài thuyết trình nên thu thập những thông tin mới, có những ý tưởng độc đáo. Tài liệu hỗ trợ: Người thuyết trình chuẩn bị thêm các tranh vẽ, bảng số liệu, đồ thị, sơ đồ minh hoạ… giúp cho thính giả dễ hiểu hơn. Thông tin về điều kiện, hoàn cảnh trình bày: Là thông tin về số lượng thính giả, thời gian bắt đầu và thời gian được trình bày; hội trường, phòng họp, sân bãi, loa đèn, bảng, bục, nơi đứng trình bày; môi trường, khí hậu… Người thuyết trình cần biết để chủ động chuẩn bị cho phù hợp, đề xuất khắc phục những gì bất lợi. Các nguồn thông tin Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của người thuyết trình Khi người thuyết trình đã lựa chọn một chủ đề từ kiến thức và kinh nghiệm riêng của mình, vẫn nên bổ sung các thông tin từ bên ngoài với những kinh nghiệm riêng của mình luôn để giúp mang thông điệp của mình vào cuộc sống. 128 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212
  11. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Nghiên cứu tại thư viện Cách thức duy nhất và tốt nhất để làm quen với tìm kiếm thông tin thư viện đó là vào thư viện. Thủ thư là chuyên gia trong lĩnh vực của mình, được đào tạo để sử dụng thư viện và các phương pháp tìm kiếm. Nếu có câu hỏi, đừng ngần ngại đặt câu hỏi cho thủ thư. Bởi vì họ có thể giúp bạn tìm được nguồn thông tin, cũng như từng thông tin nhỏ mà người thuyết trình cần. Tìm kiếm Internet Internet được gọi là thư viện lớn nhất trên thế giới. Trên Internet, người thuyết trình có thể đọc phiên bản mềm của các tạp chí, báo nổi tiếng trên thế giới. Cũng có thể tiến hành thăm quan các thư viện lớn nhất. Có thể tiếp cận thông tin của các chính phủ và các tập đoàn lớn. Mỗi địa chỉ trên mạng Internet đều có rất nhiều tư liệu. Chọn được từ khoá để tìm trên mạng sẽ giúp bạn tìm được tư liệu tham khảo có liên quan. Người thuyết trình có thể ghi chép, in lại để tham khảo. Phương pháp này rất tốt vì những tư liệu trên mạng bao giờ cũng mới hơn những tư liệu đã in thành sách. Tuy nhiên, phần lớn các tài liệu trên Web chỉ tồn tại ở dạng điện tử. Chỉ có một số ít đã được biên tập để có thể đảm bảo một mức độ tối thiểu về tính tin cậy như ở các tài liệu được in ấn. Web được coi là “kinh nghiệm tự công bố lớn nhất trong lịch sử”. Bất kỳ ai có máy tính và đường kết nối Internet có thể chia sẻ ý kiến của mình với một nhóm, công bố một bản tin điện tử, hoặc tạo ra một trang web cá nhân. Chưa bao giờ một câu châm ngôn cổ lại có thể đúng như vậy khi áp dụng với Internet: Hãy đừng tin vào tất cả những gì bạn đọc. Phỏng vấn Phỏng vấn nghiên cứu hoặc điều tra là cách thức tiết kiệm thời gian nhất mà cũng là một cách thu thập thông tin tốt nhất cho bài thuyết trình.  Trước phỏng vấn cần làm: o Xác định mục đích của phỏng vấn; o Quyết định phỏng vấn ai; o Sắp xếp phỏng vấn; o Quyết định liệu có sử dụng máy ghi âm hay không; o Chuẩn bị các câu hỏi.  Trong khi phỏng vấn cần làm: o Ăn mặc phù hợp và đúng giờ; o Nhắc lại mục đích của phỏng vấn; o Chuẩn bị máy ghi âm nếu có; o Giữ cho cuộc phỏng vấn tập trung vào nội dung của mình ; o Lắng nghe chăm chú.  Sau phỏng vấn cần làm: Xem lại ghi chép của bạn nhanh nhất có thể. TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 129
  12. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh 4.1.1.3. Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ và hậu cần Chuẩn bị các tài liệu có liên quan Khi thuyết trình, ngoài nội dung bài nói bạn đã chuẩn bị, người thuyết trình nên có những tài liệu khác nhau hỗ trợ nhằm làm cụ thể hoá vấn đề trình bày, tăng thêm phần hấp dẫn và ấn tượng với thính giả. Tài liệu hỗ trợ nên chuẩn bị nhiều chủng loại khác nhau sao cho phù hợp với nội dung và thính giả. Các tài liệu hỗ trợ có thể là bản tóm tắt ý chính bài thuyết trình, bản copy các trang chiếu mà người thuyết trình trình bày, các tờ rơi theo mẫu sẵn, các bài báo hay tạp chí nhằm bổ sung thông tin cho bài nói… Nếu bài thuyết trình có nhiều loại tài liệu hỗ trợ khác nhau, nên chỉ rõ cho thính giả hiểu rõ nội dung và mục đích của từng loại tài liệu trước khi tiến hành bài trình bày của mình. Một điểm lưu ý nữa là chữ trong các tài liệu liên quan cũng nên rõ ràng, dễ đọc và xem lại theo hệ thống. Chuẩn bị hệ thống máy chiếu đa phương tiện Theo thống kê xã hội học của Mỹ thì sức mạnh truyền đạt qua ngôn từ chỉ có 7%, qua giọng nói là 38%, qua hình ảnh là 55% vì thế các phương tiện hỗ trợ nghe-nhìn sẽ rất hữu ích khi bạn thuyết trình. Hiện nay, các thuyết trình viên chủ yếu sử dụng máy chiếu từ máy tính vì cách này có nhiều ưu điểm như nhìn chuyên nghiệp, có thể sử dụng các hiệu ứng, hình ảnh, biểu đồ…Với cách thức này, bạn dùng phần mềm Microsoft Power Point để tạo các slide chứa nội dung trình bày. Khi tạo slide, bạn nên lưu tâm đến một số gợi ý như:  Mỗi trang luôn có một tiêu đề và được chọn màu, kích thước sao cho dễ phân biệt với nội dung.  Phần nội dung nên trình bày theo từng mục (1, 2.. hoặc a, b, …) và chỉ nên có từ 5 đến 6 dòng với kích cỡ chữ nên tối thiểu từ 16 trở lên (tùy kiểu chữ to nhỏ). Nhớ là nêu những điểm chính trong nội dung cần nói.  Không nên chọn các kiểu font chữ cầu kì. Hãy cứ chọn các kiểu chữ chuẩn như Arial, Vernada hoặc Times New Roman.  Đừng chèn quá nhiều hình ảnh. Đặc biệt là không nên sử dụng ảnh làm nền cho slide. Đồng thời, nên sử dụng biểu đồ dạng cánh quạt, đồ thị dạng cột hay các đồ thị thông thường. Khi bạn biểu thị hình ảnh cho khán giả, hãy để cho họ có đủ thời gian tiếp thu hết thông tin. Khoảng dừng sẽ cho phép họ nhìn thông tin và tiếp theo là giải thích tại sao hình ảnh đó là quan trọng.  Khi chọn màu cho slide, nên chọn các màu có độ tương phản cao. Ví dụ nền đen với chữ màu trắng/vàng/da cam (không nên dùng nền đen với chữ màu xanh). Việc chọn màu nền cũng nên chú ý để phù hợp với chủ đề sẽ nói. Ví dụ như nếu bạn thuyết trình về một công ty nào đó thì màu slide hoặc màu hiển thị nội dung nên phù hợp với tông màu chủ đạo của công ty đó.  Khi sử dụng các hiệu ứng "bay nhảy" có sẵn trong PowerPoint, hãy sử dụng các kiểu "chuẩn" như hiệu ứng bay vào (flying), hiện dần ra (fde in). Nhưng điều quan 130 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212
  13. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh trọng nhất là: Không để người xem phải đợi cả 10 giây để xem một câu. Không những điều này không "thú vị" gì mà còn dẫn đến phản cảm, một câu nên xuất hiện trên màn hình sau khoảng 3 giây là nhiều nhất.  Trong các slide, sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể cung cấp các thông tin phụ ở dưới cùng (nhỏ thôi, nhưng phải dễ thấy) như slide hiện tại/ tổng số slide. Việc cung cấp thêm thông tin về chủ đề của slide sắp tới cũng có thể sẽ hữu ích. (Bạn có thể thực hiện với tính năng "Slide Master" trong trình đơn "View" và chọn phần "Slides Master"). Cuối cùng, bạn hãy luôn nhớ: Dù bạn sử dụng bất kì kiểu gì, hãy áp dụng nó cho toàn bộ tất cả các trang. Không nên thiết kế theo kiểu trang này thì chữ bay vào từ bên phải, trang khác thì lại quay vòng vòng. Điều này cũng đúng đối với màu sắc, kiểu chữ trong đề mục, màu nền, bố cục. Dưới đây là một số lời khuyên khi thuyết trình bằng Powerpoint:  Theo đúng tuần tự.  Đánh dấu, gạch đầu dòng các ý, đặc biệt những điểm cần nhấn mạnh.  Nếu có quá nhiều thông tin thì dùng thêm slide hoặc footnote phụ trợ, đừng bao giờ nhét quá nhiều chữ vào một slide.  Mỗi dòng trong slide nên ngắn gọn, tối đa 10 chữ, giống như tựa các bài báo.  Mỗi slide chỉ nên có tối đa 6 gạch đầu dòng.  Dùng font (kiểu chữ) chữ đủ lớn để người tham gia có thể đọc dễ dàng.  Sử dụng nhiều hình ảnh vì “một bức ảnh có giá trị hơn ngàn lời nói”.  Màu chữ nổi bật trên nền phông.  Lời nói của bạn vẫn là chủ đạo, chứ không phải các slide Powerpoint.  Đánh số thứ tự các slide để người nghe tiện theo dõi. Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ khác:  Máy chiếu Video: Cũng có những trường hợp cần máy chiếu Video để chiếu những đoạn phim minh hoạ cho bài thuyết trình. Phương tiện hỗ trợ này rất hữu dụng, nó không chỉ làm tăng sức thuyết phục cho bài nói mà nó còn tác động rất lớn tới cảm xúc của khán thính giả. Nên có sự chuẩn bị trước cả về phương tiện, địa điểm, hệ thống ánh sáng để phục vụ cho những thước phim đạt hiệu quả.  Hệ thống âm thanh: Trong những trường hợp thuyết trình ở hội trường lớn, đông người hoặc ngoài trời, nên sử dụng hệ thống loa và micro. Cần phải kiểm tra trước thật cẩn thận để điều chỉnh âm lượng, độ ồn.  Khi phải sử dụng các phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cho bài thuyết trình, nên lưu ý tới 2 điểm sau: o Chú ý đến số lượng khán thính giả: Những phương tiện hỗ trợ nghe nhìn khác nhau sẽ phù hợp với số lượng khán thính giả khác nhau. Nhưng nếu các nguồn của bạn bị giới hạn, bạn có thể biến đổi các phương tiện nghe nhìn thích hợp với một số lượng bất kỳ nào. TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 131
  14. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh o Chuẩn bị phương tiện nghe nhìn: Nếu bạn không có thời gian, kiến thức hay sáng tạo để chuẩn bị các phương tiện nghe nhìn, bạn nên tranh thủ sự giúp đỡ của ai đó (đồng nghiệp, người thân, chuyên gia kỹ thuật…) để làm hộ bạn để luôn chắc chắn các phương tiện nghe nhìn sẽ là những công cụ luôn song hành, hỗ trợ đắc lực cho bạn. Chuẩn bị công tác hậu cần Trước khi tiến hành bài thuyết trình, cần làm tốt công tác hậu cần với những công việc cụ thể như: Với phương tiện hỗ trợ nhìn:  Chọn vị trí thích hợp đặt “Phương tiện hỗ trợ nhìn” đảm bảo mọi người đều nhìn thấy. Bạn nên đến sớm vài phút trước khi diễn ra bài thuyết trình để kiểm tra địa điểm và chọn vị trí phù hợp. Đối với các biểu mẫu, bảng biểu, sơ đồ minh họa hay tranh vẽ chỉ nên trưng bày tất cả các phương tiện hỗ trợ nhìn trước mặt khán giả khi dùng chúng để diễn giải thêm cho bài thuyết trình, khi không dùng tới chúng nữa, nên đưa chúng ra khỏi tầm nhìn của mọi người tránh gây ngắt quãng, mất tập trung.  Tuyệt đối không để khán giả tiếp xúc, cầm nắm “Phương tiện hỗ trợ nhìn” vì như vậy sẽ họ sẽ chẳng để tâm đến bài thuyết trình nữa.  Với các tờ rơi, hãy phân phát chúng sau khi kết thúc bài thuyết trình của mình để tránh gây cho họ sự mất tập trung trong suốt bài nói.  Các ý nghĩa và biểu trưng của phương tiện hỗ trợ nhìn phải được giải thích rõ ràng và chính xác. Làm sao để họ hiểu được ý nghĩa của các con số, các số liệu trên một bản đồ, một biểu mẫu, hay ý nghĩa minh họa của những hình vẽ, đặc tính và chức năng của đồ vật… Hãy luôn nhớ rằng các phương tiện hỗ trợ nhìn chỉ có ý nghĩa khi chúng được đi kèm với những lời giải thích và thuyết minh đúng đắn và hợp lý.  Dành thời gian luyện tập trình bày các phương tiện hỗ trợ nhìn. Hãy tưởng tượng như người thuyết trình đang trong buổi thuyết trình thật sự vậy và thực hành các động tác trưng bày cũng như thu gọn các phương tiện hỗ trợ nhìn, các cử chỉ, động tác sẽ vận dụng trong quá trình diễn thuyết với các hình minh họa. Tất cả đều có thể làm được nếu bạn có sự chuẩn bị. Với các phần việc khác:  Cần phải chắc chắn rằng địa điểm được sử dụng để thực hiện buổi thuyết trình phải đủ lớn để chứa được hết số lượng và phù hợp nhóm đối tượng thính giả, phải có ghế ngồi và phải thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện hỗ trợ.  Nếu sử dụng máy chiếu đa phương tiện hoặc có trình chiếu những thước phim video, phải chuẩn bị và kiểm tra lại màn hình sao cho phải đủ lớn để những khán thính giả dù có ngồi đầu tiên hay cuối cùng đều dễ dàng theo dõi.  Nên quan tâm tới vị trí khi thuyết trình. Người thuyết trình định ngồi hay định đứng? Nếu định đứng thì nên đứng ở vị trí nào để bạn không làm ảnh hưởng đến 132 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212
  15. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh vị trí của các phương tiện hỗ trợ và tất cả các thính giả đều có khả năng quan sát được người thuyết trình.  Trước khi thuyết trình 2 giờ đồng hồ nên tổng kiểm tra lại tất cả nội dung như bài nói, kiểm tra lại thiết bị và tài liệu, các thiết bị hỗ trợ, phát tờ rơi. Việc đến sớm còn để làm quen với khán giả và bối cảnh - các yếu tố cũng có ảnh hướng tới hiệu quả của buổi thuyết trình. Hãy nói chuyện với một vài khán giả và bao quát toàn bộ hội trường hay khán phòng. Đôi khi, nhờ sự tìm hiểu ngay trước khi thuyết trình, người thuyết trình có thể có những điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với người nghe. 4.1.1.4. Chuẩn bị tâm lý, hình thức và luyện tập Chuẩn bị về tâm lý, tinh thần Thông thường, trước một buổi thuyết trình, người thuyết trình hay rơi vào những tâm trạng như căng thẳng, lo lắng, bồi hồi, thiếu tự tin - đặc biệt là đối với những người thuyết trình mới. Điều quan trọng là phải chuẩn bị tốt tâm lý để tạo nên bản lĩnh tự tin. Đừng quá lo lắng, thay vì bị chi phối bởi sự lo lắng, hãy biến nó thành nguồn năng lượng để có thể trở thành một người nói nhiệt huyết và đầy sức sống. Để có được tự tin, hãy:  Chuẩn bị kĩ càng: Cần bao nhiêu thời gian để chuẩn bị một bài thuyết trình? Một kinh nghiệm đã được nhiều diễn giả nổi tiếng đúc kết ra là: mỗi phút diễn thuyết cần đến 1 giờ chuẩn bị! Theo các chuyên gia về thuyết trình, sự chuẩn bị hợp lí có thể làm giảm đáng kể nỗi lo lắng. Người thuyết trình sẽ phải tập nói vài lần và thậm chí trình diễn trước vài ba người bạn thân, điều đó giúp có được sự tự tin.  Đừng bao giờ học thuộc bài nói: Khi học thuộc bài nói, người thuyết trình sẽ phụ thuộc rất nhiều vào những gì mình nhớ, khiến bạn không thể chủ động ứng biến nếu có tình huống xảy ra ngoài dự kiến. Mặt khác, trong lúc thuyết trình, có khi chỉ một yếu tố gây nhiễu hay sao nhãng của chính bản thân, người thuyết trình không thể nhớ ra mình cần nói gì tiếp theo hoặc bỏ sót cả một ý lớn, lúc đó có thể thành trò cười cho khán giả. Kể cả khi nhớ hết thì giọng đọc của người thuyết trình sẽ như một cái máy, không truyền cảm. Người nghe sẽ nhanh chán với những gì người thuyết trình đọc từ trí nhớ chứ không phải trao đổi; và họ sẽ đặt câu hỏi về sự thành thực của người thuyết trình.  Tưởng tượng sẽ thuyết trình thành công: Người thuyết trình với suy nghĩ tiêu cực về bản thân và bài thuyết trình thường bị hạ gục bởi nỗi lo lắng khi đứng trước đám đông. Hãy tự tin rằng mình có thể làm được. Càng chuẩn bị chi tiết về phong thái, giọng nói hay cách trình bày càng có thể đến sự thành công, chính điều đó khiến người thuyết trình cảm thấy vững tin.  Đừng coi rụt rè là rào cản: Rất nhiều người cho rằng, những người rụt rè khó có thể thuyết trình hay được. Thực tế không hẳn như vậy, vẫn có rất nhiều thuyết trình viên có lối sống khép kín và thậm chí hơi nhút nhát nhưng khi lên thuyết trình lại vô cùng sôi nổi. Đó là vì họ thực sự hứng thú với bài thuyết trình và muốn được truyền cảm hứng đó đến người nghe. Những người rụt rè thường hay để ý TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 133
  16. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh cách người khác nghĩ mình hơn là tập trung vào nội dung. Một khi bạn chỉ chuyên tâm vào những gì cần nói, sự rụt rè của bạn sẽ biến mất!  Hình thức bên ngoài Trong mọi trường hợp, mỗi người chỉ có 90 giây để tạo cho người khác ấn tượng tốt về mình. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, 93% ấn tượng đầu tiên đó được tạo nên bởi những tín hiệu không lời như cách chúng ta nói, vẻ bề ngoài và cách cư xử. Vì thế, để tạo ấn tượng tốt, để có thể tự tin đứng trước đám đông thính giả, người thuyết trình cần bảo đảm rằng vẻ bề ngoài của mình gửi đi những tín hiệu thích hợp nhất, tạo ấn tượng tốt nhất. Do mọi người thường phán xét tính tin cậy của bài thuyết trình trên cơ sở hình thức bên ngoài, nên mọi cử chỉ, dáng điệu, nét mặt và thái độ của người thuyết trình cần tự nhiên và nhẹ nhàng. Nếu người thuyết trình đứng một cách cứng nhắc, thở mạnh và không có sự tạm nghỉ trong bài diễn thuyết, mọi người sẽ rất dễ dàng nhận thấy sự thiếu tự tin ở họ. Một nguyên tắc hay đó là ăn mặc như một nhà thành viên VIP của nhóm. Người thuyết trình cũng nên đảm bảo rằng hình thức bên ngoài của bạn không trái ngược với thông điệp trình bày. Đừng đeo trang sức loè loẹt hay bất cứ thứ gì gây sự chú ý đặc biệt. Nếu người thuyết trình là một phụ nữ thuyết trình trước nhiều nam doanh nhân, đừng mặc những chiếc váy quá dài và quấn khăn.  Hãy nhìn tổng thể vẻ ngoài Tóc của người thuyết trình đang ở tình trạng như thế nào? Nếu không được gọn gàng, hãy tới hiệu cắt tóc thường cắt và có thể tin tưởng được về tay nghề để cải thiện kiểu tóc hiện tại. Màu trang phục cũng nên hợp với màu da và màu tóc, nếu người thuyết trình có vóc người bé nhỏ thì những trang phục sáng màu sẽ khiến bạn nổi bật hơn trước đám đông thính giả. Trước khi lên nói, kiểm tra lại vẻ bên ngoài, bỏ hết các thứ trong túi quần áo và những thứ có thể đung đưa hay phát ra tiếng kêu khi di chuyển. Đánh bóng đôi giày để hoàn tất vẻ ngoài lịch sự. Nếu đeo kính, hãy bảo đảm là nó không phải mắt kính phản quang, để có thể tiếp xúc với khán giả bằng ánh mắt. Luôn mang theo một bộ trang phục dự phòng, bởi người thuyết trình có thể gặp một sự cố bất ngờ, chẳng hạn như bạn sẽ phải nói sau bữa ăn trưa hay tối, mà trong bữa ăn tình cờ làm rớt chút gì đó lên cà vạt. Đừng bao giờ mặc bộ đồ mà người thuyết trình định mặc lên diễn thuyết hoặc thuyết trình để đi một quãng đường dài. Nó có thể trở nên nhàu nát, và không gì tệ hơn một diễn giả hay thuyết trình viên bước lên bục với một bộ đồ trông như... đồ ngủ. Cuối cùng, hãy cân nhắc xem người thuyết trình sẽ phải đứng nói trước những người như thế nào, và họ sẽ ăn mặc theo phong cách nào, điều này sẽ giúp bạn chọn lựa trang phục thích hợp hơn.  Trang phục Trang phục cá nhân đóng một vai trò rất quan trọng khi ai đó muốn thuyết trình trước đám đông. Khán giả luôn luôn nhìn người thuyết trình trước khi nghe họ nói. 134 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212
  17. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Các bài thuyết trình có nội dung khác nhau tuỳ theo từng ngữ cảnh khác nhau. Chính vì vậy, người thuyết trình phải có trang phục phù hợp với không gian, ngữ cảnh và cả khán giả của bài thuyết trình. Đôi khi bài nói của người thuyết trình có đủ sức hấp dẫn để chiến thắng được diện mạo chưa thực sự phù hợp, song một trong những yếu tố mang lại sự thành công là trang phục cá nhân đúng đắn, lịch sự (kết quả của một cuộc điều tra các giám đốc kinh doanh hàng đầu cho thấy 84% trong số các công ty của họ không nhận các ứng viên ăn mặc không nghiêm túc, lịch sự trong buổi phỏng vấn). Hãy chọn bộ trang phục mà người thuyết trình cảm thấy thoải mái và hoàn toàn tự tin khi mặc chúng, bởi tất cả ánh mắt của thính giả sẽ tập trung vào đó. Hãy chọn bộ trang phục phù hợp với nội dung bài nói, tránh những trang phục quá chật, khó cử động, bởi nó sẽ khiến người nghe bớt chú ý đến những gì người thuyết trình nói, mà chú ý đến vẻ không thoải mái của họ. Một bộ trang phục vừa người, hoặc hơi rộng sẽ khiến người thuyết trình trông có vẻ thoải mái hơn. Nếu người thuyết trình hơi có vấn đề về trọng lượng, đừng làm gì có thể khiến người ta chú ý đến nó. Với nam giới, một bộ vest vừa người, có cài khuy sẽ là cách tốt nhất để giấu đi cái bụng hơi to. Còn với phụ nữ, nên tránh những kiểu áo khoác mở nút trước. Một điều cũng rất nên làm, nếu có thể, đó là kiểm tra xem sân khấu hay bục mà người thuyết trình sẽ đứng nói có màu sắc như thế nào, để có thể chọn một bộ trang phục với màu sắc tương phản, hoặc một màu gì đó tôn người thuyết trình lên. Làm thế, bạn sẽ tránh được trường hợp: màu trang phục hòa vào màu nền sân khấu.  Giữ gìn sức khoẻ và bảo vệ giọng nói. Đây là một việc làm tối quan trọng, vì khi mọi chuẩn bị cả về vật chất và tinh thần đã hoàn tất, người thuyết trình đã sẵn sàng cho ngày được trình bày những quan điểm của mình với sự hỗ trợ của những phương tiện hiện đại và hấp dẫn với thính giả, vậy mà đột nhiên ngày hôm đó, lại bị ốm hoặc mất giọng. Đây là trường hợp không ai mong muốn, nhưng rất dễ gặp phải nếu bạn không giữ gìn sức khoẻ, không có chế độ nghỉ ngơi hợp lý, không có những biện pháp để bảo vệ giọng nói. Để bảo vệ giọng nói, người thuyết trình có thể học hỏi ở những ca sĩ cách thức như: uống nước giá (giá đỗ) nóng hoặc một ngụm trà mạn thật đặc - biện pháp này còn giúp bạn tỉnh táo hơn trong khi thuyết trình.  Luyện tập để thành công Thành công hay thất bại của buổi thuyết trình phụ thuộc vào sự chuẩn bị và diễn tập của người thuyết trình. Nếu chuẩn bị kỹ và luyện tập thuần thục thì chắc chắn bài thuyết trình sẽ diễn ra suôn sẻ và tốt đẹp. Đặc biệt nếu người thuyết trình chưa có kinh nghiệm trong thuyết trình, bạn nên luyện tập càng nhiều càng tốt. Tập thuyết trình còn là cơ hội tốt để người thuyết trình nắm vững nội dung, điều chỉnh thời gian và sửa chữa, bổ sung những chỗ chưa chính xác trong bài thuyết trình. Lúc tập thuyết trình, nên sử dụng các công cụ nghe nhìn. Khi kết thúc, cũng cần dành thời gian cho thính giả chất vấn. TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 135
  18. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Những vấn đề mà người thuyết trình cần tập là: Thời lượng, ngôn từ sử dụng, ngôn ngữ cơ thể, điểm dừng và chuyển ý… Do đó, thuyết trình thử càng nhiều lần càng tốt. Mỗi lần luyện tập, người thuyết trình không nên nhìn vào trang chiếu hoặc trang tài liệu.  Luyện tập nói: Mục tiêu của việc luyện tập là để ghi nhớ tư liệu và trình tự trình bày. Đây là cơ hội tốt để người thuyết trình điều chỉnh nội dung bài thuyết trình và bảo đảm tất cả mọi điểm đều có ước lượng, có đánh giá. Có thể bắt đầu luyện tập bằng cách đơn giản là đọc qua toàn bộ bài viết, rồi thực hành trước gương. Sau đó, là chuyển sang thuyết trình dùng các trang giấy viết những ý chính và ý phụ của bài thuyết trình. Ngoài ra, cần luyện tập cả giọng nói với những âm điệu phù hợp (nhất là thuyết trình bằng ngoại ngữ). Khi luyện tập, hãy nói rõ ràng cả bằng giọng thường và giọng lớn. Lần đầu tiên diễn tập, chắc chắn sẽ khó tránh khỏi sự ức chế hoặc sự bất tiện với những tư liệu. Nhưng hãy tin tưởng rằng, qua những lần luyện tập, sự tự tin sẽ được xây dựng và củng cố. Nhờ đó, lúc đứng trước những thính giả thật sự của mình, người thuyết trình sẽ thấy: Để bắt đầu, không có gì khó!  Luyện tập theo nhóm: Khi đã sẵn sàng, nên mời một vài người bạn hoặc đồng nghiệp đến nghe thuyết trình thử và mời họ đưa ra những điểm mà họ thấy chưa hoàn thiện rồi thảo luận về cách điều chỉnh những nhược điểm này. Người thuyết trình hãy hỏi ý kiến họ cả về âm giọng và cử chỉ điệu bộ, chia sẻ niềm vui với họ khi họ thấy mình thuyết trình hay và cũng đồng thời thừa nhận những lời phê bình hay lời khuyên mà họ góp ý. Nên hình dung trong đầu bối cảnh của bài thuyết trình, đặc biệt là khoảng cách giữa người thuyết trình và ghế thính giả đầu tiên đối diện để có thể tạo nên tình cảm và giọng nói dễ chịu, cho dù thuyết trình trong hội trường hay cho một nhóm nhỏ ở phòng họp. 4.1.2. Tiến hành thuyết trình 4.1.2.1. Các vấn đề về tổ chức Lên kế hoạch bài thuyết trình Một bản kế hoạch tóm tắt giúp người thuyết trình có thể nhớ lại một cách tuần tự các bước trong suốt quá trình trình bày bài thuyết trình, có thể nhớ những ý chính muốn nói. Trong một số trường hợp, đây là cách viết cô đọng của bài chuẩn bị thuyết trình. Lựa chọn phương pháp trình bày thích hợp  Loại bài thuyết trình mang tính chất trình bày nên sử dụng một trong 3 kiểu trình bày sau đây: o Tường thuật - kể lại một câu chuyện. o Mô tả - miêu tả một tình huống hay sự kiện. o Giải thích - sử dụng một trình tự hợp lý.  Loại bài thuyết trình mang tính chất thuyết phục thường được trình bày theo kiểu dẫn nhập bởi người nghe phải được thuyết phục trước khi họ chấp nhận hành động hay ý kiến, đưa ra các lý lẽ, khêu gợi các cảm xúc như sự kiêu hãnh, lòng tự hào, tự trọng, sự sợ hãi, tình yêu, tính hiệu quả, phẩm chất, thông qua đó thuyết phục người nghe hành động hoặc chấp nhận ý kiến của người nói. 136 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212
  19. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Loại bài nói chuyện mang tính thuyết phục cũng sử dụng lối văn tường thuật, miêu tả và giải thích. Nhưng chúng ta không thể sử dụng giọng văn thuyết phục cho loại bài nói chuyện mang tính chất trình bày. Quá nhiều từ ngữ thuyết phục có thể làm cho người nghe nghi ngờ, đặt dấu hỏi về tính xác thực của tư liệu trong bài nói mang tính chất trình bày. Lựa chọn phương pháp hoặc kỹ thuật đặc biệt để lôi cuốn người nghe  Các số liệu thống kê: Nên có các số liệu thống kê hoặc các số liệu định hướng để hỗ trợ cho các ý kiến trình bày.  Các giai thoại: Chúng là những mẩu chuyện ngắn, thông thường nói về một cá nhân nào đó có ý nghĩa và hấp dẫn người nghe có thể tìm thấy từ sách báo hoặc từ kinh nghiệm thực tế. Các câu chuyện rút ra từ thực tế của bản thân người thuyết trình về những vấn đề đang trình bày, sẽ rất có giá trị thuyết phục.  Các lời trích dẫn: Những lời trích dẫn có tác dụng duy trì sự chú ý của người nghe, cung cấp các bằng chứng và các căn cứ hỗ trợ cho các điểm chính.  Các câu nói đùa: Giúp cho một đề tài nói chuyện nhàm chán thành một thông điệp đầy hấp dẫn. Nếu người thuyết trình có khả năng ở lĩnh vực này, thì đó sẽ là một lợi thế. Tuy nhiên, chỉ nên sử dụng chúng nếu điều đó mang lại hiệu quả tốt cho đề tài. Những lối nói đùa có hiệu quả và hấp dẫn người nghe nhất là những lời nói đùa đem ngay bản thân người kể ra làm nhân vật chính. Người thuyết trình phải thận trọng khi sử dụng các câu nói đùa, bởi nó có thể xúc phạm tới người nghe ở các khía cạnh chủng tộc, nghề nghiệp...  Các hình ảnh minh họa: Các thước phim đèn chiếu, những bảng biểu, những vật mẫu... thường rất hữu hiệu cho việc minh họa bài nói chuyện của bạn. Mặc dù các mẩu chuyện, các con số thống kê, các lối trích dẫn và các công cụ hỗ trợ khác dường như chỉ là các yếu tố phụ, song chúng có ảnh hưởng rất mạnh tới hiệu quả của buổi thuyết trình. Người thuyết trình có thể làm giàu vốn tư liệu hỗ trợ này bằng cách đọc, nghiên cứu thêm từ sách, báo trong phạm vi chuyên môn của mình. Phân bổ thời gian thuyết trình Nên sử dụng dàn ý để ước lượng xem bài thuyết trình sẽ mất bao lâu. Các thuyết trình viên trung bình có thể nói khoảng 125 đến 150 từ trong một phút (hay khoảng 7.500 đến 9.000 từ một giờ), tương đương với 20 đến 25 tờ giấy in cách hàng trong một giờ. Đoạn văn trung bình dài khoảng 125 đến 150 từ, vì thế người thuyết trình nên ước lượng mức độ có thể nói ở mỗi đoạn văn trong một phút. Nếu chủ đề phức tạp, hay thính giả dễ hoài nghi, sẽ cần nhiều thời gian thuyết trình hơn. Đừng trình bày những vấn đề phức tạp trong thời gian quá ngắn, và ngược lại đừng mất nhiều thời gian cho một bài thuyết trình đơn giản. Quan tâm đến hoàn cảnh và môi trường thuyết trình Một buổi thuyết trình thành công không chỉ phụ thuộc vào khả năng của người thuyết trình hay sự quan tâm của thính giả mà còn phụ thuộc vào khung cảnh diễn ra bài thuyết trình đó. Chính vì thế, người thuyết trình cần quan tâm đến hoàn cảnh và môi TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 137
  20. Bài 4: Thuyết trình kinh doanh trường thuyết trình: liệu rằng người thuyết trình có được hỗ trợ và bảng biểu, tờ rơi, phiếu điều tra, tài liệu.. cho bài thuyết trình của mình hay không? Liệu rằng những công cụ hỗ trợ này đã có sẵn cho người thuyết trình sử dụng hay chưa? Người thuyết trình được sử dụng bao nhiêu thời gian để thuyết trình? Có thể sử dụng máy chiếu đa phương tiện, phần mềm powerpoint, đồ hoạ, hình vẽ… hay không? Có những vấn đề khó khăn nào khác cần phải quan tâm không, chẳng hạn như: địa điểm, âm thanh, ánh sáng…? Nếu những vấn đề trên không được chú ý thì điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả thuyết trình. 4.1.2.2. Tạo mối quan hệ, gây ấn tượng với thính giả Những giây phút đầu tiên tiếp xúc là những giây phút then chốt, trong đó thính giả hình thành ấn tượng về người thuyết trình. Ấn tượng ban đầu rất mạnh mẽ nhưng rất khó thay đổi. Thính giả sẽ nhận định thông qua cách mặc trang phục, cách đi đứng thậm chí cách nói cười của người thuyết trình. Khi người thuyết trình chính thức bước lên bục thuyết trình thì đã được thính giả nhìn với ấn tượng hình thành đầu tiên. Vì vậy, phải làm sao cho thính giả có ấn tượng đầu tiên tốt là rất quan trọng và cũng là mấu chốt để thành công. Do đó, người thuyết trình cần xuất hiện trước thính giả một cách tự tin và tỏ ra hào hứng với buổi nói chuyện. Để xây dựng mối liên hệ với thính giả và tạo được ấn tượng tốt, cần lưu ý những điểm sau:  Trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh. Kiểm tra lại quần áo, đầu tóc trước khi xuất hiện trước thính giả.  Tư thế: Tư thế là sự thể hiện uy quyền. Phong thái tự tin của người thuyết trình có thể khiến cho cử tọa tin rằng tất cả những gì sắp nói là có ý nghĩa. Cần đứng thẳng người với tư thế tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần. Dáng đứng thẳng sẽ làm cho tiếng nói rõ ràng và tinh thần minh mẫn, khiến bạn thêm tự tin. Một tư thế còng còng, đầu nghẹo nghiêng thể hiện sự mệt mỏi. Tay chân lúi búi, đầu gối run run là dấu hiệu của sự lo lắng.  Sắc mặt, ánh mắt: Sắc mặt tươi tỉnh, hồng hào, nét mặt vui tươi và có chút mỉm cười bình tĩnh, tự tin, không tái mét hay đỏ bừng vì quá xúc động; ánh mắt nhẹ nhàng, tôn trọng và quan tâm. Không nhìn xuống sàn nhà, cũng không nhìn lên trần nhà; hãy đưa mắt quan sát một vòng lướt qua các thính giả.  Không vội vàng nói ngay khi vừa bước lên bục: vì thông thường một vài giây đầu phòng họp có sự ồn ào. Người thuyết trình phải tìm một thủ pháp nào đó tạo trật tự trong phòng, sau đó mới bắt đầu nói.  Giới thiệu thân thiện: Trước khi bắt đầu nói chuyện nên tự giới thiệu về mình (thường thì người chủ toạ sẽ giới thiệu thuyết trình viên với thính giả) và đề tài buổi nói chuyện. Tuỳ vào từng buổi nói chuyện mà giới thiệu mình cùng với những vai trò gì, chức danh gì để gây uy tín, và để thính giả biết rõ người thuyết trình sẽ nói gì với họ. Phần giới thiệu thường không nên quá 2 phút, trừ những trường hợp đặc biệt. 138 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2