Trang chủ » Công Nghệ Thông Tin » Tin học văn phòng

14 trang

303 lượt xem

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1 - Phần 1: Ứng dụng excel trong kế toán

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1 - Phần 1: Ứng dụng excel trong kế toán nhằm cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức xử lý công tác kế toán trên phần mềm Excel. Cung cấp kiến thức căn bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và tổ chức dữ liệu kế toán.

navy_12

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1

Phần 1: ỨNG DỤNG EXCEL TRONG KẾ TOÁN

Số đơn vị học trình: 3

Mục tiêu của môn học:

Cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức xử lý công

tác kế toán trên phần mềm Excel.

Cung cấp kiến thức căn bản về hệ quản trị cơ sở dữ

liệu và tổ chức dữ liệu kế toán.

Một số hàm bổ sung Một số hàm bổ sung

COUNTA(value1,value2,...)

Đếm số giá trị số và chuỗi kể cả giá trị trống

COUNTIF(range,criteria) Đếm theo điều kiện

ROW(reference)

Trả về số thứ tự dòng của ô tham chiếu ROW(B4) = 4

ROW()

Trả về số thứ tự dòng của ô hiện hành

BT_CB.xls

Một số hàm bổ sung Một số hàm bổ sung

COLUMN(reference)

Trả về số thứ tự cột của ô tham chiếu COLUMN(B4) = 2

COLUMN()

Trả về số thứ tự cột của ô hiện hành

ADDRESS(row_num, col_num)

Trả về chuỗi địa chỉ tuyệt đối của ô theo thứ tự dòng, thứ tự cột chỉ định. ADDRESS( 4, 2 ) “Sheet1!”&ADDRESS( 4, 2 )

= $B$4 = Sheet1!$B$4

BT_CB.xls

Một số hàm bổ sung Một số hàm bổ sung

INDIRECT(ref_text)

Trả về địa chỉ thực sự của một chuỗi chứa địa chỉ.

INDIRECT(ADDRESS( 4, 2 ))

Trả về giá trị ô B4 của Sheet hiện hành . = $B$4

INDIRECT(“Sheet1!”&ADDRESS(3, 3))

Trả về giá trị ô C3 của Sheet1. = Sheet1!$C$3

SUM(INDIRECT(ADDRESS(3,3)&”:”&ADDRESS(6,3))) Trả về Tổng giá trị của dãy ô C3:C6 , =SUM($C$3:$C$6)

Một số hàm bổ sung Một số hàm bổ sung

INDEX(array,row_num,column_num)

Trả về giá trị của ô tại dòng và cột trong bảng tra

INDEX(A1:D5,2,3)

Trả về giá trị của ô C2 = 70

INDEX($B$2:$D$5,2,3)

Trả về giá trị của ô D3 = 120

A B C D

1 SP1 SP2 SP3

2 CH1 60 70 80

3 CH2 100 110 120

4 CH3 140 150 160

5 CH4 180 190 200

Một số hàm bổ sung Một số hàm bổ sung

MATCH(lookup_value,lookup_array,0)

Dò tìm chính xác Số thứ tự của giá trị dò tìm trong dãy

giá trị chỉ định. Nếu tìm không thấy sẽ báo lỗi #NA

A B C D

MATCH(CH3,A1:A5,0) = 4

SP1 SP2 SP3 1

CH1 60 70 80 2

CH2 100 110 120 3

MATCH(CH3,C1:C5,0) = #N/A

CH3 140 150 160 4

CH4 180 190 200 5

ISNA(value) Trả về giá trị TRUE nếu gặp lỗi #N/A, ngược lại trả về FALSE. ISNA(MATCH(CH3,A1:A5,0)) = FALSE ISNA(MATCH(CH3,C1:C5,0)) = TRUE

Một số hàm bổ sung Một số hàm bổ sung

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,0)

Trả về giá trị trong bảng dò tìm ở dòng có giá trị dò tìm

và theo cột chỉ định. VLOOKUP(“CH2”,A1:D5,2,0) = 100 VLOOKUP(“CH2”,B1:D5,2,0) = #NA

A B C D

1 SP1 SP2 SP3

2 CH1 60 70 80

3 CH2 100 110 120

4 CH3 140 150 160

5 CH4 180 190 200

II. Một số hàm bổ sung II. Một số hàm bổ sung

MOD(N,d)

Trả về số dư của N/d MOD(7,2) = 1

LEFT(text,n) : Lấy bên trái n ký tự LEN(Text) : Đếm số ký tự IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) IF( Thực hành nhiều, kết quả tốt, kết quả xấu) MAX( N, 0 ) = IF( N>0, N, 0 ) MIN( N, 0 ) = IF( N>0, 0, N )

II. Một số hàm bổ sung II. Một số hàm bổ sung

SUM(value1,value2,...): Tổng cộng

SUMIF(range,criteria,sum_range) : Tổng có điều kiện

SUM(IF(logic…1,1,0)IF(logic…2,1,0)sum_range) Hàm SUM Mãng, tính tổng có 2 điều kiện trở lên. Khi kết

thúc lệnh phải bấm Ctrl+Shift+Enter

{=SUM(… )}

SUM((logical_test1)(logical_test2)sum_range)

Tổ chức tập tin dữ liệu: Tổ chức tập tin dữ liệu:

Sổ sách kế toán được xây dựng theo hình thức Nhật ký chung. Các hình thức kế toán khác Sinh viên tự nghiên cứu Kỳ kế toán

Là thời kỳ ghi mhận nghiệp vụ phát sinh được tổ chức theo Quí. Nếu dữ liệu của doanh nghiệp khá lớn, có thể tổ chức kỳ kế toán là tháng Kỳ báo cáo

Là thời kỳ lập Sổ sách và báo cáo kế toán, có thể thay

đổi theo yêu cầu báo cáo

Tập tin thực hành được tổ chức theo kỳ kế toán là

Quí 1, kỳ báo cáo có thể là tháng 1, tháng 2, cả quí 1…

Tổ chức tập tin dữ liệu: Tổ chức tập tin dữ liệu:

Dữ liệu được tổ chức trên nhiều bảng tính (Sheet) Sheet KT: Ghi nhận các thông tin tổng quát. Sheet HTTK1: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 1. Sheet HTTK2: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 2. Sheet SDD: Ghi nhận danh mục tài khoản chi tiết, số

dư đầu kỳ kế toán và cuối ngày hiện hành

Sheet CT: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh trong kỳ Mỗi loại sổ sách kế toán và báo cáo tài chính được xây dựng trên một Sheet riêng, khi có sự biến động của dữ liệu gốc nó sẽ tự động cập nhật, người dùng chỉ cần thực hiện một số thao tác đơn giản để copy thêm hoặc xóa bớt một số dòng

I. Tổ chức dữ liệu kế toán I. Tổ chức dữ liệu kế toán 2. Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel: 2. Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:

Ưu điểm:

Excel là phần mềm phổ thông Chi phí đầu tư thấp Dễ học, dễ sử dụng Phù hợp cho việc tạo các báo biểu có tính toán Có tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh các sổ sách và báo cáo kế toán theo yêu cầu mới của nhà quản lý

I. Tổ chức dữ liệu kế toán I. Tổ chức dữ liệu kế toán 2. Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel: 2. Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:

Nhược điểm:

Excel chỉ phù hợp với khối lượng dữ liệu nhỏ Xử lý bằng Excel mang tính thủ công, có thể kết hợp với Macro để tự động hóa công tác xử lý Phải kết hợp linh hoạt các hàm và các thủ thuật xử lý phức tạp Tính bảo mật chưa cao Không có chức năng ràng buộc dữ liệu như các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu