Bài giảng học phần Kiểm toán nội bộ - Chương 2: Chuẩn bị kiểm toán

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:18

Thêm vào BST

Báo xấu

2
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Kiểm toán nội bộ - Chương 2: Chuẩn bị kiểm toán" cung cấp cho người đọc các nội dung: Xác định đối tượng kiểm toán, lập kế hoạch kiểm toán. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng học phần Kiểm toán nội bộ - Chương 2: Chuẩn bị kiểm toán

1 BÀI GIẢNG CHƯƠNG 2: CHUẨN BỊ KIỂM TOÁN Mục tiêu của Chương: Người học cần đạt được những mục tiêu sau - Hiểu rõ quy trình kiểm toán nội bộ: Nắm vững các bước và quy trình cần thiết để thực hiện kiểm toán nội bộ hiệu quả; - Xác định các rủi ro và kiểm soát: Biết cách nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong tổ chức và các biện pháp kiểm soát cần thiết; - Lập kế hoạch kiểm toán: Có khả năng lập kế hoạch kiểm toán chi tiết, bao gồm xác định phạm vi, mục tiêu và phương pháp kiểm toán; - Thu thập và phân tích dữ liệu: Phát triển kỹ năng thu thập, phân tích và diễn giải dữ liệu kiểm toán; - Báo cáo kết quả kiểm toán: Biết cách viết báo cáo kiểm toán rõ ràng, chính xác và thuyết phục. Nhiệm vụ của người học: Người học cần thực hiện các nhiệm vụ sau - Nghiên cứu tài liệu: Đọc và hiểu các tài liệu liên quan đến kiểm toán nội bộ, bao gồm các quy định, quy trình và phương pháp kiểm toán; - Tham gia thảo luận: Tham gia vào các buổi thảo luận nhóm để trao đổi ý kiến và kinh nghiệm về kiểm toán nội bộ; - Thực hành lập kế hoạch kiểm toán: Thực hiện các bài tập lập kế hoạch kiểm toán, bao gồm xác định phạm vi, mục tiêu và phương pháp kiểm toán; - Phân tích tình huống thực tế: Thực hiện các bài tập phân tích tình huống thực tế để nhận diện và đánh giá các rủi ro, từ đó có biện pháp kiểm soát; - Viết báo cáo kiểm toán: Thực hành viết báo cáo kiểm toán dựa trên các dữ liệu và kết quả thu thập được. 2.1. Xác định đối tượng kiểm toán Tuỳ thuộc từng loại kiểm toán và đối tượng kiểm toán khác nhau mà các nội dung kiểm toán có thể được kết hợp một cách linh hoạt, nhưng các cuộc kiểm toán nội bộ thông thường bao gồm các giai đoạn cơ bản: chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán, kết thúc kiểm toán, theo dõi và kiểm tra sau kiểm toán. Trong đó, giai đoạn chuẩn bị kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc tạo cơ sở pháp lý, kế hoạch kiểm toán cụ thể và các điều kiện vật chất cho công tác kiểm toán. Khi lập kế
2 hoạch kiểm toán bao gồm các nội dung: xác định mục tiêu, đối tượng kiểm toán; xây dựng chiến lược kiểm toán; xác định các chính sách hỗ trợ và các thủ tục; lập ngân sách hàng năm cho kiểm toán nội bộ; xây dựng các chương trình cho kiểm toán nội bộ; thực hiện nghiên cứu sơ bộ và lập chương trình kiểm toán. 2.1.1. Phương pháp xác định đối tượng kiểm toán Thông thường, các doanh nghiệp dựa vào đặc điểm về cơ sở hạ tầng, nguồn lực, hệ thống hoạt động, chiến lược doanh nghiệp… để xác định và phân chia đối tượng kiểm toán. Trong nhiều trường hợp, nhiều đối tượng kiểm toán sẽ kết hợp thành 1 đối tượng kiểm toán mới. Đối tượng kiểm toán có thể là một công ty thành viên, một chi nhánh, một bộ phận, một phòng ban, một hệ thống, một hoạt động hoặc thậm chí có thể là 1 tài khoản. Về cơ bản, có 3 phương pháp xác định đối tượng kiểm toán: + Lựa chọn theo hệ thống: Bộ phận kiểm toán soạn ra một danh sách các đối tượng kiểm toán sẽ được kiểm tra trong năm nay. Thông thường, danh sách này được lập chủ yếu dựa trên cơ sở rủi ro. Các đối tượng kiểm toán có rủi ro cao sẽ được chọn lựa đưa vào chương trình kiểm toán trước. Các đối tượng có rủi ro thấp hơn sẽ được đưa vào kì sau, sau khi Trưởng bộ phận KiTNB xét thấy các đối tượng có rủi ro cao đã được quan tâm đúng mức. + Kiểm toán theo yêu cầu của nhà quản lý: Phương pháp này dựa trên nguyên tắc ưu tiên kiểm toán những bộ phận hay vấn đề đang có “sự cố”. Ban giám độc và Hội đồng quản trị dựa vào sự xét đoán của họ mà đưa ra các vấn đề cần được kiểm toán ngay. Theo phương pháp này, người quản lý là người lựa chọn các đối tượng kiểm toán. Ban giám đốc hoặc Hội đồng quản trị có thể yêu cầu KTV thực hiện một cuộc kiểm toán tại một bộ phận hay hoạt động không nằm trong kế hoạch năm của Bộ phận kiểm toán nội bộ. Điều này thường xuất phát một số vấn đề hay “sự cố” trong thực tế khiến người quản lý đặc biệt quan tâm đến bộ phận hay hoạt động đó. Trong trường hợp này, bộ phận kiểm toán nội bộ có thể đánh giá rủi ro của bộ phận hay hoạt động mà người quản lý đề nghị kiểm toán. Nếu rủi ro cao hơn các đối
3 tượng trong kế hoạch thì KTV sẽ phải điều chỉnh kế hoạch để thực hiện yêu cầu của người quản lý. Trường hợp ngược lại, nếu theo KTV không có bằng chứng rõ rệt nào về rủi ro cao tại bộ phận hay hoạt động mà người quản lý yêu cầu, bộ phận kiểm toán nội bộ có thể đề nghị người quản lý xem xét lại quyết định của mình. + Kiểm toán theo yêu cầu của chính đối tượng kiểm toán: Theo phương pháp này, việc lựa chọn đối tượng kiểm toán xuất phát từ chính yêu cầu từ đối tượng kiểm toán. Một số giám đốc các bộ phận muốn thực hiện kiểm toán để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống KSNB có ảnh hưởng đến hoạt động dưới sự giám sát của họ. Tuy nhiên, dù đối tượng kiểm toán có thể được đề xuất bời KTV, người quản lý hay chính bởi đối tượng kiểm toán thì KTV vẫn luôn phải đánh giá xem đối tượng mới được đề xuất có quan trọng hơn đối tượng đã xếp lịch hay không trước khi điều chỉnh lại chương trình kiểm toán. Thông thường, sự quan trọng này có thể đánh giá trên căn cứ đánh giá rủi ro. Nếu xét thấy rủi ro liên quan đến đối tượng mới được đề xuất là khá cao thì một cuộc kiểm toán lập tức cho đối tượng này là cần thiết. Ngược lại, nếu rủi ro liên quan đến đối tượng được đề xuất không lớn hơn so với các đối tượng đã được xếp lịch thì nó sẽ được kiểm toán sau khi các đối tượng kia đã được kiểm tra xong. KTV nội bộ cũng cần lưu ý đến trường hợp các đối tượng được đề xuất không xuất phát từ nhu cầu cần phải kiểm tra mà xuất phát từ những ý đồ khác (tranh chấp giữa các phe pháp, thổi phồng một vài sự kiện để đánh lạc hướng dư luận…) 2.1.2. Các bước xác định đối tượng kiểm toán Bước 1: Lập chiến lược xác định đối tượng kiểm toán Mục đích của bước này là xác định cách phân chi doanh nghiệp ra thành các đối tượng kiểm toán để lựa chọn. Có một số cách lựa chọn như sau:  Theo vị trí: Khu vực, địa điểm của kho bãi, nơi sản xuất, chi nhánh, khu vực tiêu thụ,…  Theo số tiền (hoạt động, khoản mục, bộ phận sử dụng…)  Theo mức độ chi tiết hoặc phức tạp (thông qua số giờ kiểm toán ước tính)
4  Mức độ quan tâm của BGĐ (đến các hoạt động)  Chức năng (loại hoạt động, bộ phận)  Chu trình nghiệp vụ  Trung tâm ra quyết định. Để thực hiện được việc phân chi doanh nghiệp ra thành các đối tượng kiểm toán yêu cầu KTV nội bộ phải hiểu biết về doanh nghiệp, biết được đầy đủ các hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp, từng chi nhành. Bước 2: Xác định danh sách đối tượng kiểm toán Sau khi xác định được phương pháp phân chia đối tượng kiểm toán, KTV sẽ tiến hành việc xác định danh sách các đối tượng kiểm toán. Có thể lựa chọn nhân tố là chức năng hoạt động dưa theo cơ cấu tổ chức của đơn vị và mức độ chi tiết của các cuộc kiểm toán, thể hiện qua số giờ kiểm toán ước tính để phân chia đối tượng kiểm toán. KTV cần lưu ý tiến hành phân chia thành các đối tượng chi tiết hơn căn cứ trên mức độ độc lập tương đối của các chức năng trong đối tượng đó. Ví dụ: Danh mục đối tượng kiểm toán của Công ty Cổ phần CBA xác định đối tượng chính của hoạt động kiểm toán nội bộ như sau: Đối tượng chính Đối tượng chi tiết Bộ phận Chi nhánh Hà Nam Mua nguyên liệu/hàng hoá Sản xuất Quản lý kho Bán nội địa Chi phí Kế toán Nhân sự Chi nhánh Nghệ An Mua nguyên vật liệu/hàng hoá Sản xuất Quản lý kho Bán nội địa Chi phí Kế toán Nhân sự … … Hoạt động Marketing Chi nhánh Hà Nam Vận chuyển Chi nhánh Hà Nam
5 Kế toán Chi nhánh Hà Nam Chi nhánh Nghệ An … Nhân sự Chi nhánh Hà Nam Chi nhánh Nghệ An … Hành chính Chi nhánh Hà Nam Chi nhánh Nghệ An … Bước 3: Sắp xếp các đối tượng kiểm toán theo thứ tự ưu tiên Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các đối tượng kiểm toán dựa trên cơ sở đánh giá rủi ro của các đối tượng kiểm toán. Các nguồn thông tin phục vụ cho quá trình này bao gồm: Ban Gám đốc và các thành viên trong Hội đồng quản trị, các thành viên trong bộ phận Kiểm toán nội bộ, các KTV bên ngoài, luật pháp và các quy định, dữ liệu phân tích báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán trước, xu hướng phát triển công nghiệp và kinh tế. Có rất nhiều yếu tố cần xem xét khi xác định rủi ro của các bộ phận: - Chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đối tượng kiểm toán; - Năng lực của người quản lý - Sự trung thực của người quản lý - Tính phức tạp trong hoạt động - Các thay đổi gần đây trong nhân sự chủ chốt - Tính nhạy cảm của tài sản - Tình trạng kinh tế của doanh nghiệp - Tốc độ tăng trưởng - Phạm vi áp dụng máy tính tại doanh nghiệp - Khoảng thời gian giữa hai đợt kiểm toán - Sức ép của Ban giám đốc nhằm đạt được mục tiêu - Phạm vi chịu ảnh hưởng của các quy định của chính phủ - Phẩm chất của nhân viên - Các cuộc kiểm toán từ bên ngoài - Quan hệ với công chúng hoặc chính trị -…
6 Khi xác định thứ tự ưu tiên có thể dựa vào các nhân tố sau để xem xét: 1/ Thời gian và kết quả của cuộc kiểm toán trước; 2/ Tài chính (Tài sản có xu hướng thu hút sự chú ý và dễ có rủi ro); 3/ Các khoản thiệt hại và rủi ro tiềm tàng; 4/ Sự quan tâm của ban giám đốc; 5/ Những thay đổi trong hoạt động, hệ thống và kiểm soát; 6/ Cơ hội đạt được các lợi ích trong hoạt động; 7/ Những thay đổi và năng lực của đội ngủ nhân viên kiểm toán; Phải xem xét cả 7 yếu tố trên để thiết lập trình tự ưu tiên các đối tượng kiểm toán (có thể có 1 hoặc 2 yếu tố quan trọng hơn) Các nhân tố đánh giá rủi ro được mở rộng thành 14 yếu tố: 1/ Bầu không khí, đạo đức trong đơn vị và áp lực đạt được mục tiêu đối với Ban giám đốc 2/ Năng lực, sự đầy đủ và tính trung thực trong đội ngũ nhân viên 3/ Quy mô tài sản, khả năng thanh khoản, số lượng nghiệp vụ 4/ Tình trạng tài chính và kinh tế 5/ Tình hình cạnh tranh 6/ Mức độ phức tạp và thiếu ổn định của các hoạt động của đơn vị 7/ Ảnh hưởng của khách hàng, nhà cung cấp và cá quy định của Chính phủ 8/ Hệ thống vi tính hoá trong thông tin 9/ Pham vi hoạt động địa lý 10/ Sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ 11/ Những thay đổi về tình trạng kinh tế, kỹ thuật, hoạt động và tổ chức 12/ Các xét đoán của Ban giám đốc và các ước lượng trong kế toán 13/ Việc chấp nhận các phát hiện của kiểm toán và điều chỉnh một cách thích hợp 14/ Ngày và kết quả của cuộc kiểm toán trước đó. Dựa trên các nhân tố rủi ro đó, kiểm toán viên sẽ lựa chọn các nhân tố chủ yếu và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên để làm cơ sở đánh giá rủi ro của các đối
7 tượng kiểm toán. Có nhiều cách để thực hiện việc đánh giá rủi ro, song thông thường, có thể thực hiện theo một trình tự như sau: 1/ Chọn 5 nhân tố rủi ro quan trọng nhất đối với các bộ phận trong đơn vị 2/ Chấm điểm theo thang từ 1 đến 5 theo quy ước điểm càng cao thì rủi ro càng nhiều 3/ Tổng điểm tính được chính là điểm của rủi ro 4/ Sắp xếp các bộ phận theo điểm của rủi ro. Khi có những trường hợp cùng điểm, kiểm toán viên có thể căn cứ vào những nhân tố khác để xếp hạng. Việc phân tích rủi ro sẽ giúp cho bộ phận kiểm toán nội bộ định hướng chiến lược về việc sử dụng những nguồn lực khan hiếm, từ đó đảm bảo kế hoạch kiểm toán sẽ hiệu quả hơn. Đưa ra được danh sách ưu tiên thực hiện kiểm toán là bước tối quan trọng của một kế hoạch kiểm toán hiệu quả. Những lĩnh vực chứa đựng nhiều rủi ro tiềm tàng nhất sẽ được lưu ý đầu tiên, tuy nhiên, KTV nội bộ cũng không nên bỏ qua những lĩnh vực ít rủi ro hơn. Bước 4: Xác định đối tượng kiểm toán phù hợp với khả năng thực hiện Bước sau cùng là xác định các đối tượng kiểm toán sẽ thực hiện trong kỳ phù hợp với khả năng của bộ phận KiTNB trên cơ sở danh sách ưu tiên. Khả năng thực hiện của bộ phận KiTNB thể hiện qua số giờ làm việc dự kiến trong kỳ của bộ phận kiểm toán nội bộ. Ví dụ: Trong Công ty cổ phần CBA, giả sử bộ phận kiểm toán nội bộ có 5 kiểm toán viên, số giờ làm việc của một kiểm toanas viên là 40 giờ/tuần, số tuần làm việc trong năm là 45 tuần/năm. Như vậy, tổng số giờ làm việc của 5 kiểm toán viên trong 1 năm là 9000 giờ. Trong 9000 giờ làm việc này, bộ phận kiểm toán phải danh ra một số giờ để sinh hoạt nội bộ, nghiên cứu tài liệu, học tập, giả sử là 1500 giờ. Như vậy, số giờ thực tế kiểm toán là 7500 giờ. Căn cứ vào danh sách ưu tiên đã lựa chọn, công ty xác định số giờ kiểm toán cho từng bộ phận và số giờ luỹ kế theo thứ tự ưu tiên. Tổng thời gian kiểm toán của một năm không thể vượt quá số giờ kế hoạch là 7500 giờ, từ đó xác định được số đối tượng được đưa vào kiểm toán trong năm.
8 2.2. Lập kế hoạch kiểm toán Đây là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán nội bộ sau khi có quyết định kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán là sự cân đối tích cực giữa nhu cầu và nguồn lực sẵn có để đạt được mục tiêu kiểm toán. Lập kế hoạch gắn với việc xây dựng các mục tiêu để tận dụng những điều kiện thuận lợi và nguồn lực sẵn có nhằm sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất. Trong giai đoạn này, mục tiêu và phạm vi kiểm toán được xác định, các điều kiện cần thiết cho một cuộc kiểm toán được KTV thực hiện. 2.2.1. Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán Việc xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán có ý nghĩa rất quan trọng trong toàn bộ tiến trình xây dựng kế hoạch kiểm toán, nó quyết định các phương pháp và thủ tục kiểm toán cần thiết tiến hành, nhân lực và thời gian cho cuộc kiểm toán. * Xác định mục tiêu KTV có thể đề ra các loại mục tiêu sau đây cho một cuộc kiểm toán: - Khảo sát: Mục đích là hiểu rõ hơn tình hình thực tế của đối tượng kiểm toán. - Kiểm tra: Mục đích là để xác định mức tuân thủ của đối tượng kiểm toán đối với các luật lệ, chính sách, thủ tục. - Đánh giá: Mục đích là xác định sự hữu hiệu và hiệu quả của các thủ tục, chính sách hay các chương trình, hoạt động tại doanh nghiệp. Trong thực tế, ba mục tiêu trên không tách rời hoàn toàn mà thường gắn với nhau trong một cuộc kiểm toán, tuy nhiên ở mức độ chính phụ khác nhau. Ví dụ, một cuộc kiểm toán nhằm khảo sát các thủ tục của dịch vụ hậu mãi cũng phải rút ra một số đánh giá nhất định về các phát hiện trong kiểm toán. Việc đánh giá mục tiêu kiểm toán thuộc loại nào trong ba loại trên có ảnh hưởng đến thời gian cần thiết cho kiểm toán. Nếu mục tiêu khảo sát là chủ yếu thì sẽ tốn ít thời gian hơn nếu mục tiêu đánh giá là chủ yếu. KTV cũng cần chi tiết hoá mục tiêu kiểm toán tổng quát thành các mục tiêu kiểm toán chi tiết và cụ thể hơn. Ví dụ, mục tiêu kiểm tra việc tuân thủ luật lao động có thể tiến hành chi tiết thành từng vấn đề cụ thể như: - Ký kết hợp đồng lao động;
9 - Tiền lương, phụ cấp và các khoản tiền thưởng; - Chính sách trợ cấp thôi việc. Để đảm bảo các mục tiêu kiểm toán được hiểu một cách rõ ràng và thực hiện đúng như mong đợi cần thể hiện các mục tiêu thành văn bản. Điều này rất hữu ích trong việc triển khai và hướng dẫn kiểm toán, việc thông tin giữa các KTV và việc giám sát chất lượng kiểm toán. Các mục tiêu được thực hiện bằng văn bản cũng thoả mãn yêu cầu thể hiện các công việc trên hồ sơ kiểm toán. * Xác định phạm vi kiểm toán Xác định phạm vi kiểm toán là trả lời cho câu hỏi: cuộc kiểm toán sẽ được tiến hành trên những hoạt động nào của đối tượng kiểm toán. Để xác định phạm vi kiểm toán, KTV thường chú ý đến những khía cạnh sau: - Sự đầy đủ của hệ thống kiểm soát nội bộ - Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ - Chất lượng hoạt động trong việc thực hiện những nhiệm vụ được giao. Sự đầy đủ của hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến thiết kế của hệ thống kiểm soát nội bộ có được thiết kế đủ để ngăn chặn và phát hiện các sai sót và gian lận trọng yếu, cũng như bảo đảm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Ví dụ: KTV có xác định mục tiêu kiểm toán là kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện chính sách hợp lý hoá lao động của công ty, trong đó phạm vi giới hạn trong công việc: các bộ phận đã thiết kế những phương pháp và thủ tục gì để thực hiện chính sách này? Các chính sách và thủ tục này có phù hợp với chính sách chung của công ty hay không? Tính hợp lý và mức độ khả thi của các phương pháp và thủ tục? Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ nhân mạnh đến việc thực hiện các thủ tục kiểm soát trong thực tế. Ví dụ: cũng như đối với mục đích kiểm tra và đánh giá việc thực hiện chính sách hợp lý hoá lao động của công ty, nhưng KTV xác định phạm vi kiểm toán là tập trung vào tình hình thực hiện các phương pháp và thủ tục của các bộ phận để thực hiện chính sách chung của công ty: Ban giám đốc đã triển khai thế nào? Thực hiện trong bao nhiêu công đoạn? Số người dôi ra sau khi thực hiện? Giải quyết chính sách đối với những người này như thế nào?
10 Chất lượng hoạt động trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao liên quan đến kết quả mà người quản lý đạt được trong việc tiến hành các hoạt động hay chương trình cụ thể. Trong việc xác định phạm vi kiểm toán, KTV cũng phải chú ý đến các mục tiêu cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ: - Đảm bảo độ tin cậy và trung thực của công ty; - Khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp, và các quy định; - Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản; - Khuyến khích sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và hiệu quả; - Đảm bảo đạt được các mục đích và mục tiêu trong các hoạt động hoặc chương trình. Trong một cuộc kiểm toán, KTV có thể thực hiện việc xem xét cả năm mục tiêu trên, nhưng cũng có thể chỉ giới hạn trong một số mục tiêu. Mục tiêu kiểm soát Phạm vi kiểm toán nội bộ - Đối tượng kiểm tra: sổ sách, báo cáo và các thủ tục kiểm soát liên quan về thông tin tài chính và thông tin Độ tin cậy và sự trung hoạt động. thực của thông tin - Loại hình kiểm tra: Khảo sát, kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ về ghi chép và báo cáo. - Đối tượng kiểm tra: Hệ thống các thủ tục kiểm soát được thiết lập để đám bảo sự tuân thủ luật pháp, quy Tuân thủ luật pháp, định…, bản thân các quy định, chính sách tại doanh các chính sách, kế nghiệp. hoạch, thủ tục và quy - Loại hình kiểm tra: Kháo sát hệ thống kiểm soát, kiểm định tra việc tuân thủ luật pháp, các chính sách…; đánh giá các thủ tục kiểm soát. - Đối tượng kiểm tra: Hệ thống kiểm soát đối với tài sản và sự hiện hữu của chính tài sản. Bảo vệ tài sản - Loại hình kiểm tra: Khảo sát hệ thống kiểm soát và bảo vệ tài sản, sự hiện hữu của tài sản, kiểm tra sự tuân thủ các thủ tục kiểm soát đó và đánh giá khả năng kiểm soát. Sử dụng tiết kiệm và - Đối tượng kiểm tra: Các tiêu chuẩn hay định mức về hiệu quả các nguồn hoạt động và kết quả hoạt động, sự hiểu biết của đối lực tượng kiểm toán về các tiêu chuẩn, kết quả hoạt động trong thực tế, các thủ tục kiểm soát để phát hiện, điều chỉnh và báo cáo những trường hợp không đúng tiêu
11 chuẩn hay định mức. - Loại hình kiểm tra: Khảo sát các tiêu chuẩn, định mức và các biện pháp điều chỉnh; kiểm tra việc đáp ứng các tiêu chuẩn, định mức và các biện pháp điều chỉnh trong thực tế; đánh giá hoạt động của đối tượng kiểm toán trong đó đặc biệt chú ý về việc sử dụng các thiết bị hay phương tiện lãng phí, những công việc không đạt năng suất hay hiệu quả, các thủ tục tốn kém mà không đạt hiệu quả, tình trạng thiếu hay thừa nhân lực… - Đối tượng kiểm tra: Các mục tiêu và kết quả thực hiện của đối tượng kiểm toán. - Loại hình kiểm tra: Khảo sát các mục tiêu xem có được thiết lập không và có phù hợp với mục tiêu chung của Hoàn thành các mục doanh nghiệp hay không; xác định đối tượng kiểm toán tiêu đề ra có hoàn thành mục tiêu không; đánh giá hệ thống giám sát của đối tượng kiểm toán về việc hoàn thành mục tiêu của chính mình, các biện pháp đưa ra để hoàn thành mục tiêu. Bảng 2.1: Mối quan hệ giữa mục tiêu kiểm soát nội bộ và phạm vi kiểm toán Thêm vào đó, “chiều sâu” và số lượng kiểm tra của cuộc kiểm toán phụ thuộc rất nhiều vào mức độ đảm bảo mà Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần, KTV nội bộ phải đánh giá mức độ đảm bảo để có thể thiết kế chương trình kiểm toán phù hợp nhất. Để đánh giá được điều này, KTV thường xem xét mức độ kiểm soát cũng như mức độ kiểm tra cụ thể. Mức độ kiểm soát thông thường được phân loại thành: Kiểm soát hoạt động, Kiểm soát kiểm tra, kiểm soát giám sát, kiểm soát quản trị. + Kiểm soát hoạt động: là kiểm soát các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp, được thực hiện bởi chính các nhân viên thực hiện các nghiệp vụ trong doanh nghiệp và áp dụng cho mọi nghiệp vụ. KTV nội bộ thường ít tham gia vào các hoạt động này, ngoại trừ hoạt động kiểm kê kho hoặc tương tự. + Kiểm soát kiểm tra: giám sát viên sẽ thực hiện các thủ tục kiểm soát này, thông thường là ngay sau khi một nghiệp vụ phát sinh. KTV có thể không cùng giám sát viên kiểm tra các nghiệp vụ nhưng có thể kiểm tra các thủ tục kiểm soát của giám sát viên. + Kiểm soát giám sát: được thực hiện sau khi nghiệp vụ phát sinh và sau khi thực hiện các thủ tục kiểm soát kiểm tra. KTV nội bộ nên soát xét thủ tục này và
12 kiểm tra các bằng chứng chứng minh rằng các thủ tục kiểm soát này đã được thực hiện. + Kiểm soát quản trị: kiểm toán nội bộ hiện đại thường tập trung vào loại kiểm soát này, kiểm soát quản trị là thủ tục đánh giá độc lập bởi bên độc lập, mục đích của các thủ tục thuộc loại kiểm soát này là đánh giá việc thiết kế hệ thống kiểm soát hơn là kiểm tra từng nghiệp vụ đơn lẻ. Mức độ Kiểm soát Kiểm soát Kiểm soát Kiểm soát đảm bảo hoạt động kiểm tra giám sát quản trị Không Không Không Kiểm tra Rất thấp kiểm tra kiểm tra kiểm tra cấp độ cao Không Không Kiểm tra Kiểm tra Thấp kiểm tra kiểm tra cấp độ cao chi tiết Không Kiểm tra Kiểm tra Kiểm tra Trung bình kiểm tra cấp độ cao chi tiết chuyên sâu Kiểm tra Kiểm tra Kiểm tra Kiểm tra Cao cấp độ cao chi tiết chi tiết chuyên sâu Kiểm tra Kiểm tra Kiểm tra Kiểm tra Rất cao chi tiết chi tiết chi tiết chuyên sâu Bảng 2.2: Đánh giá kiểm soát và mức độ đảm bảo 2.2.2. Tìm hiểu đối tượng kiểm toán Trước khi vạch ra kế hoạch cụ thể, KTV cần thu thập các thông tin về đối tượng kiểm toán. Một phần các thông tin này có thể đã có từ trước khi chọn lựa đối tượng kiểm toán hoặc xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán. Trong giai đoạn này, KTV cần tiếp tục tìm hiểu sâu hơn về đối tượng kiểm toán. Có hai phương pháp chủ yếu là nghiên cứu tài liệu và trao đổi với người quản lý. - Nghiên cứu tài liệu Thông qua việc xem xét các hồ sơ kiểm toán có liên quan đến đối tượng kiểm toán, các KTV có thể hiểu được bản chất hoạt động hoặc các mối quan tâm đặc biệt phát sinh trong cuộc kiểm toán lần trước. KTV có thể tham khảo hai hồ sơ về tư liệu cơ bản gồm: + Hồ sơ thường xuyên; + Hồ sơ hiện hành. Với hồ sơ kiểm toán kì trước, KTV sẽ có thông tin và được làm quen với phương pháp tiếp cận cũng như kết quả kiểm toán kỳ trước. Tại một số doanh
13 nghiệp, các nhóm kiểm toán sẽ ghi nhận xét về cuộc kiểm toán vào Hồ sơ kiểm toán sau khi hoàn thành công việc, đây cũng là thông tin rất quan trọng cho các cuộc kiểm toán sau. KTV nên lưu ý đặc biệt tới những vấn đề gặp phải của các cuộc kiểm toán trước và biện pháp giải quyết. Bên cạnh đó, thời gian thực hiện từng công việc kiểm toán, kết quả từng loại thử nghiệm trong cuộc kiểm toán trước sẽ là cơ sở để KTV quyết định loại bỏ, giảm thiểu hay tăng số lượng thử nghiệm. Đối với Báo cáo kiểm toán kỳ trước, KTV nên lưu ý đặc biệt tới những phát hiện kiểm toán kì trước cũng như phạm vi cam kết thực hiện khuyến nghị kiểm toán của Ban lãnh đạo đối tượng kiểm toán. Để tìm hiểu những vấn đề nhạy cảm của đối tượng kiểm toán, KTV nên lưu ý và nghiên cứu các báo cáo kiểm toán của những đối tượng khác trong doanh nghiệp có hoạt động hoặc chức năng tương tự, những phát hiện kiểm toán của các đối tượng này có thể rất hữu ích cho cuộc kiểm toán. Cần lưu ý đặc biệt tới những khuyến nghị kiểm toán kì trước cũng như những yêu cầu về sửa sai, khi lập kế hoạch kiểm toán, KTV cũng nên lập kế hoạch để kiểm tra những vấn đề này khi bắt đầu thực hiện kiểm toán. Ngoài ra, KTV cũng nên lưu ý tới những vấn đề còn tranh cãi trên Báo cáo kiểm toán kì trước (nếu có). - Trao đổi với nhà quản lý Để tìm hiểu về đối tượng kiểm toán, KTV có thể phỏng vấn người quản lý của đối tượng kiểm toán. Ban giám đốc của đối tượng kiểm toán thường có tầm nhìn khái quát đối với hoạt động của đối tượng kiểm toán viên nên có thể cung cấp những thông tin tổng thể rất hữu ích cho KTV như những vướng mắc trong hoạt động, những thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc chính sách của đối tượng kiểm toán… Qua trao đổi, KTV cũng có thể xác định những điểm cần lưu ý trong quá trình kiểm toán. 2.2.3. Lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên Đội ngũ KTV bao gồm: trưởng nhóm, kiểm toán viên chính (điều hành các công việc kiểm toán tại đối tượng kiểm toán), và các kiểm toán viên phụ. Trưởng nhóm kiểm toán có thể là Trưởng phòng kiểm toán nội bộ, chủ nhiệm hoặc kiểm toán viên chính, điều này tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp của đối tượng kiểm toán.
14 Một vấn đề quan trọng là các kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt đẹp công việc kiểm toán. Kiến thức và kỹ năng cần thiết của KTV nội bộ bao gồm: kiểm toán, kế toán, kinh tế, tài chính, thống kê, xử lý dữ liệu điện tử, máy móc thiết bị, thuế và luật pháp. Khi KTV không đủ năng lực về kiến thức và kĩ năng thì cần điều động các chuyên viên của doanh nghiệp ở những bộ phận liên quan. Cần chú ý là các chuyên viên này phải độc lập với đối tượng kiểm toán. Việc sử dụng các chuyên viên của chính doanh nghiệp có ưu điểm là họ am hiểu về tình hình của doanh nghiệp và giảm thiểu được khả năng thông tin bị tiết lộ ra ngoài. Những cuộc kiểm toán khác nhau cần những loại chuyên viên khác nhau. Khi chọn đội ngũ KTV, cần lưu ý số nhân viên thực hiện kiểm toán và thời gian thực hiện nhằm đảm bảo chi phí tương xứng với lợi ích mang lại từ kiểm toán. Ngoài ra, cũng cần xác định đầy đủ các chi phí liên quan đến kiểm toán như chi phí đi lại, chi phí sử dụng máy vi tính… 2.2.4. Lập chương trình kiểm toán sơ bộ Chương trình kiểm toán sơ bộ là văn bản trình bày về kế hoạch thực hiện cuộc kiểm toán. Chương trình này thường do Trưởng nhóm lập và do Trường phòng Kiểm toán nội bộ duyệt. Nói chung, chương trình xác định mục tiêu và phạm vi cũng như các thủ tục, các nhân viên kiểm toán tiến hành. Khi hoàn tất cuộc kiểm toán, chương trình này được lưu giữ như một hồ sơ về những công việc đã thực hiện. Có 3 phương pháp truyền thống áp dụng cho việc lập chương trình kiểm toán: 1/ Soạn thảo chương trình trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán 2/ Soạn thảo chương trình khi đang tiến hành công tác kiểm toán 3/ Sử dụng các chương trình chuẩn. Chương trình sơ bộ được soạn thảo khi tiến hành các nghiên cứu ban đầu nhằm phát hiện ra các hoạt động cần quan tâm. Chương trình này thường bao gồm các thủ tục thực hiện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc cuộc kiểm toán. Trong quá trình tiến hành kiểm toán, trưởng nhóm có thể bổ sung hoặc lược bớt một số thủ tục. Khi đó, cần ghi chú trên chương trình những thủ tục thay đổi hay bổ sung.
15 Trong một số trường hợp, chương trình kiểm toán có thể được lập ngay trong quá trình thực hiện kiểm toán. Đây là những trường hợp cuộc kiểm toán được đánh giá là đơn giản và bình thường, có các KTV nhiều kinh nghiệm tham dự hoặc nhưng cuộc kiểm toán có tính chất đột xuất, không báo trước… Các chương trình chuẩn là các thủ tục được thiết kế sẵn cho việc kiểm toán các hoạt động cụ thể. Khi sử dụng các chương trình chuẩn, KTV cũng cần điều chỉnh cho phù hợp với tình hình cụ thể của từng cuộc kiểm toán. Trên thực tế, người ta thường phối hợp cả 2 phương pháp. Trước hết, trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, người ta sẽ lập một chương trình kiểm toán sơ bộ. Sau đó, trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, sau khi nghiên cứu cơ bản các thủ tục chi tiết sẽ được đề ra. Chương trình kiểm toán sơ bộ thường đưa ra các thủ tục kiểm toán sắp xếp theo trình tự các bước sau đây: 1/ Chuẩn bị kiểm toán; 2/ Khảo sát sơ bộ; 3/ Kiểm toán hệ thông thông tin và phân tích hoạt động của doanh nghiệp; 4/ Kiểm toán hoạt động; 5/ Hướng dẫn liên quan đến việc lập báo cáo kiểm toán; 6/ Thủ tục hoàn tất sau cùng. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm trong việc lập chương trình kiểm toán. Dù có thể có những trợ giúp của các KTV khác, nhưng Trưởng nhóm kiểm toán là người chịu trách nhiệm chung về chương trình kiểm toán. Trong quá trình lập chương trình, cần xác định các bằng chứng kiểm toán cần thiết, nguồn thu thập bằng chứng và thủ tục tiến hành để thu thập và phân tích bằng chứng. Trưởng nhóm kiểm toán sẽ xem xét phân bổ các thủ tục kiểm toán vào các giai đoạn thích hợp của quá trình kiểm toán. Chương trình kiểm toán được Trưởng nhóm kiểm toán soạn thảo và lưu giữ cùng với các hồ sơ kiểm toán. Từng KTV chỉ giữ một bản sao của phần hành (khoản mục) mà cá nhân đó thực hiện. Chương trình kiểm toán được trình bày trong một bản bao gồm: thủ tục thực hiện
16 công việc theo trình tự từng bước, tên KTV thực hiện các thủ tục đó, ngày tháng hoàn tất thủ tục và tham chiếu các tài liệu có liên quan. 2.2.5. Thông báo cho đối tượng kiểm toán Trước khi bắt đầu cuộc kiểm toán, KTV nên thông báo cho đối tượng kiểm toán về thời điểm bắt đầu kiểm toán, mục tiêu, phạm vi kiểm toán. KTV cũng cần thông báo về các báo biểu, tài liệu cùng với các thông tin cần thiết khác mà đối tượng kiểm toán cần chuẩn bị cho cuộc kiểm toán, các nhân viên mà KTV cần phỏng vấn. Đồng thời, KTV thông báo cho người quản lý doanh nghiệp và Uỷ ban kiểm toán về thời gian dự kiến cho cuộc kiểm toán. Ngoài ra, cũng cần phải nêu về các thủ tục báo cáo kết quả kiểm toán theo dự kiến và vấn đề theo dõi sau kiểm toán. Việc thông báo này có ý nghĩa rất quan trọng. Một mặt, nó thể hiện sự tôn trọng đối với đối tượng kiểm toán, tạo điều kiện cho họ sắp xếp công việc và tránh gây ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp. Mặt khác, thông báo trước giúp cho sự chuẩn bị tốt của đối tượng kiểm toán, giảm sự lãng phí thời gian của KTV. Ngoài ra, việc thông báo này còn có tác dụng buộc đối tượng kiểm toán phải có trách nhiệm chuẩn bị, không thể né tránh việc tiếp đoàn kiểm toán. Trong một số trường hợp, có thể KTV thực hiện một cuộc kiểm toán đột xuất. Điều này xảy ra khi KTV nghi ngờ đối tượng kiểm toán có thể che giấu hay tiêu huỷ bằng chứng để đối phó với KTV. Trường hợp này, KTV có thể không báo trước cho đối tượng kiểm toán về cuộc kiểm tra mà chỉ thông báo cho Ban giám đốc doanh nghiệp và Uỷ ban kiểm toán. KTV thường sử dụng công văn nội bộ cho mục đích thông báo này. 2.2.6. Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kết quả kiểm toán Mọi việc mà KTV thực hiện đều nhằm đạt đến báo cáo kiểm toán. Tại giai đoạn này, KTV chưa thể hình dung được hết mọi chi tiết cụ thể của báo cáo kiểm toán. Tuy vậy, KTV cũng đã có những hiểu biết có bản về các rủi ro liên quan, mục đích và phạm vi kiểm toán, các cấp quản lý có liên quan và một số dự kiến về kết quả kiểm toán.
17 Hầu hết tất cả các cuộc kiểm toán đều yêu cầu một báo cáo kiểm toán bằng văn bản, do đó KTV cần xem xét những yêu cầu này ngay từ giai đoạn chuẩn bị kiểm toán. Việc xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kết quả kiểm toán từ giai đoạn đầu sẽ giúp KTV thực hiện những công việc thích hợp trong quá trình thực hiện kiểm toán. Ví dụ: Báo cáo kiểm toán sẽ báo cáo trước các đối tượng nào? Báo cáo tại địa điểm và vào khoảng thời gian nào? Có cần phải lập báo cáo giữa kỳ hay không? Báo cáo sẽ gửi cho ai, báo cáo có mang tính chất bảo mật không?... 2.2.7. Trình duyệt quyết định kiểm toán Có 3 dạng phê duyệt quyết định kiểm toán: (1) Chương trình kiểm toán trong một kỳ sẽ được phê duyệt toàn bộ bởi Tổng giám đốc, sau đó sẽ được thông báo cho Uỷ ban kiểm toán của Hội đồng quản trị (nếu có). Ở một số doanh nghiệp, việc phê duyệt có thể do Uỷ ban kiểm toán thực hiện và sau đó gửi cho các cấp quản lý có liên quan. (2) Tổng giám đốc hoặc Uỷ ban kiểm toán phê duyệt thực hiện cho từng cuộc kiểm toán. Các phê duyệt này dùng trong những trường hợp đặc biệt như: - Những cuộc kiểm toán ngoài chương trình kiểm toán đã phê duyệt đầu năm; - Những cuộc kiểm toán quan trọng như thanh tra, kiểm tra những vấn đề “nhạy cảm”… (3) Việc phê duyệt được thực hiện trong nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ phê duyệt từng cuộc kiểm toán trước khi bắt đầu thực hiện. Trưởng phòng kiểm toán sẽ xem xét việc chuẩn bị, đặc biệt quan tâm đến mục tiêu và phạm vi kiểm toán, cũng như lựa chọn đội ngũ KTV, bố trí thời gian cho cuộc kiểm toán và chương trình kiểm toán. Một vấn đề được đặt ra chính là việc chức năng của kiểm toán nội bộ không được đảm bảo do bộ phận này mất tính độc lập khi Hội đồng quản trị và Ban giám đốc can thiệp quá sâu vào công việc kiểm toán. Do vậy, việc phê duyệt của Uỷ ban kiểm toán hay Tổng giám đốc chỉ nên xem xét về mặt cung cấp thông tin hơn là việc cho phép hay không cho phép. Trong trường hợp Uỷ ban kiểm toán hay Tổng giám đốc không đồng ý với việc lựa chọn đối tượng kiểm toán của KTV và đề nghị
18 thay đổi chương trình kiểm toán. Khi đó, KTV phải thận trọng, xem xét vấn đề xuất phát từ quan điểm khác biệt hay từ động cơ nào khác. Nếu là do quan điểm khác biệt thì KTV có thể điều chỉnh lại chương trình kiểm toán theo yêu cầu của nhà quản lý. Ngược lại, KTV nên cố gắng bảo vệ quan điểm của mình và phải thận trọng, cảnh giác trong suốt quá trình kiểm toán. ÔN TẬP CHƯƠNG 2 Câu hỏi 1. Hãy cho biết các bước để xác định đối tượng kiểm toán trong kiểm toán nội bộ? 2. Căn cứ để sắp xếp đối tượng kiểm toán là gì? Quá trình đó diễn ra như thế nào? 3. Hãy cho biết các bước để lập kế hoạch kiểm toán nội bộ? 4. Việc xác định mục tiêu kiểm toán có ảnh hưởng như thế nào tới việc tổ chức một cuộc kiểm toán?