Ộ Ư
ạ
Ệ B T PHÁP VI T NAM ớ ồ ưỡ L p b i d ổ ứ ạ t ch c t
ng ng ch Chuyên viên chính ố ồ i Thành ph H Chí Minh
Ỹ
Ứ Ộ Ọ
Ề
Ổ K NĂNG T CH C VÀ ĐI U HÀNH H I H P
üTS. BÙI QUANG XUÂN
Ộ Ọ Ổ Ứ Ỹ Ề K NĂNG T CH C VÀ ĐI U HÀNH H I H P
ổ
ộ
ọ ạ ể
ơ ể ả
§ Cu c h p là n i đ trao đ i và ộ ế i quy t m t
bàn b c đ cùng gi ấ ề v n đ gì đó. ố ườ
ộ ề
ộ
ọ ơ ả
ộ ọ ủ
ề
§ Mu n cu c h p thành công thì ọ ả i đi u hành cu c h p ph i ng ể ỹ ữ có nh ng k năng c b n đ ố t cu c h p c a mình đi u hành t
N OÄI D UN G CHÍN H
Ứ ƯỚ Ộ Ọ Ủ Ổ I. HO T Đ NG H I H P C A T CH C NHÀ N C
Ạ Ộ 1. Khái ni mệ ấ ạ 2. Vai trò\các lo i hình và tính ch t Ạ Ộ Ộ Ọ Ủ Ổ Ứ
II. CH C HO T Đ NG H I H P C A T CH C NHÀ N Ứ CƯỚ
3. Khái ni mệ ộ 4. N i dung
Ạ Ộ Ộ Ọ Ề III. ĐI U HÀNH CÁC HO T Đ NG H I H P
ố ổ 5. T ng quan ộ 6. N i dung ử 7. X lý tình hu ng
Ộ Ọ
Ạ Ộ Ứ
I. HO T Đ NG H I H P ƯỚ Ủ Ổ C
C A T CH C NHÀ N
1.Khái ni mệ 2.Vai trò ấ ạ 3.các lo i hình và tính ch t
Ạ Ộ
Ủ
VAI TRÒ H I H P Đ I V I HO T Đ NG C A
Ổ
ƯỚ
Ộ Ọ Ố Ớ Ứ T CH C NHÀ N
C
ủ ổ
ộ
ươ
ạ ng th c ho t đ ng c a t
ự
ệ ự
ổ
ứ ướ c 2. H i h p đ i v i vi c xây d ng, ban ố ớ ế ệ ứ ch c th c hi n các quy t
ệ
ậ
3. H i h p đ i v i vi c v n hành t ổ ớ
1. Là ph ứ ch c Nhà n ộ ọ hành và t ả đ nh qu n lý ố ọ ướ
ị ộ ứ
ch c Nhà n
c
ầ
ơ
Ộ Ọ Ọ Ấ CU C H P ĐÓNG VAI TRÒ R T QUAN TR NG
üLà n i mà b u không khí và văn
ủ ổ ứ ượ ch c đ
c duy trì,
ứ
ộ
hoá c a t üLà m t trong nh ng cách th c đ ể ữ
ổ
ứ
ớ
ộ
các t
ch c nói v i đ i ngũ nhân
viên
Ộ Ọ Ủ
Ạ Ộ
Ổ
Ứ II. CH C HO T Đ NG H I H P C A ƯỚ Ứ T CH C NHÀ N
C
ộ
1.Khái ni mệ 2.N i dung
Ộ Ọ Ủ Ạ Ấ CÁC LO I HÌNH VÀ TÍNH CH T C A H I H P
Ạ Ộ
1. Đ I H I
2
.
H
Ộ
I
N
G
H
Ị
I HÌN
I Ộ H H PỌ H
Ạ LO
C
Á
H
H
N
K
Ì
H
C
C
Ứ
Á
H
C
3. H Ộ I TH Ả
T
O
.
5
4. GIAO BAN
Ộ Ọ
Ủ
Ạ
Ấ
CÁC LO I HÌNH VÀ TÍNH CH T C A H I H P
§ Ho ä i n g h ò § Ho ä i ñ o à n g § Uû y b a n
§ Th ö ô ø n g x u y e â n § Ñ ie à u ñ ìn h , t h o û a t h u a ä n § Ñ o ä n g v ie â n § Ra q u y e á t ñ ò n h
t u a à n h o a ë c h a ø n g
§ Ha ø n g n g a ø y § Ha ø n g t h a ù n g
§ Ba á t t h ö ô ø n g , k h o â n g t h ö ô ø n g
x u y e â n h o a ë c ke á h o a ïc h ñ a ë c
b ie ä t
§ Taïi sao phaûi ñieàu haønh moät cuoäc
hoïp?
§ Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp § Caùc kieåu hoïp § Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp § Ñònh nghóa muïc tieâu § Con ngöôøi § Baøi thuyeát trình § Chuû toïa § Ñieàu haønh cuoäc hoïp § Thôøi gian trình baøy § Keát thuùc cuoäc hoïp
N OÄI D UN G CHÍN H
Ộ Ọ Ủ
Ổ
II. T CH C HO T Đ NG H I H P C A
Ổ
ƯỚ
Ứ Ạ Ộ Ứ T CH C NHÀ N
C
ự
ạ
ộ
ü Nh m ằ
ệ th c hi n hóa
m t ho t
ả
ả
ộ đ ng h i h p
ộ ọ c thụ ể, đ m b o cho
ạ ộ
ộ ọ
ổ ứ
ho t đ ng h i h p đ đ
ể ượ t c
ch c
ụ
ế theo k ho ch
ạ và đ t t
ạ ớ m c tiêu
i
xác đ nhị
Ứ Ổ
Ứ
Ầ
Ề
YÊU C U V CÁC TH C T CH C
ụ
ụ
1. M c đích công v
2. Công khai, minh b chạ
3. Quy trình t
ổ ứ ch c
Đ M Ả B OẢ
ủ
4. Tuân th quy trình chung
ủ ụ
ứ
ề v nghi th c và th t c
ế
ti n hành
ề
ệ
ả
5. V tính hi u qu
Ể Ổ Ộ Ộ Ọ Ứ Ệ Ả Đ T CH C M T CU C H P HI U QU
ị
ụ
ụ ể
ẩ
ươ
ng trình cu c
ữ
ử
ọ
ế
üXác đ nh m c tiêu c th cho cu c h p ộ ọ üChu n b chu đáo ch ộ ị h pọ üG i ti n trình cu c h p cho nh ng ộ
ườ
i tham gia
ọ ị
ể
ườ
ủ
ủ
ng üCh n đ a đi m và th i gian phù h p ợ ờ üPhát huy vai trò c a ng
i ch trì
Ạ Ộ
Ộ Ọ
Ổ
Ộ
Ứ
N I DUNG T CH C HO T Đ NG H I H P
Ộ Ọ Ộ N I DUNG H I H P
ệ
ổ ứ
1. Xác đ nh trách nhi m t
ch c &
ề
2.
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH HỘI HỌP ị đi u hành
ộ
ạ N i dung khai m c
ộ
3. N i dung chính
ộ
ế ạ 4. N i dung b m c
Ạ Ộ
Ộ Ọ
Ổ
Ộ
Ứ
N I DUNG T CH C HO T Đ NG H I H P
§ Còn cách nào khác
Ầ Ị XÁC Đ NH NHU C U H I H P ầ ế Ộ Ọ § C n thi t ?
ữ
ề
ế
ấ
ỉ
1. Ch liên quan đ n nh ng v n đ cá nhân
ẩ
ị
ờ 2. Không có th i gian chu n b
ả ơ
ệ
3. Có cách khác hi u qu h n
KHÔNG NÊN TỔ CHỨC CUỘC HỌP NẾU:
ề
ấ
ượ
ả
4. V n đ đã đ
c gi
ế i quy t
ữ
ộ
5. N i dung không h u ích
Ạ Ộ
Ộ Ọ
Ổ
Ộ
Ứ
N I DUNG T CH C HO T Đ NG H I H P
Ụ
Ể
§ C TH , RÕ RÀNG
Ị Ộ Ọ Ụ
XÁC Đ NH M C ĐÍCH H I H P THÀNH PHẦN
ệ
ẩ
ề 1. Có th m quy n & trách ni m
ự ể
ế
2. Có năng l c đ đóng góp ý ki n
ưở
ế ị
ở
ị ả 3. Ch u nh h
ng b i các quy t đ nh
ườ ầ
ượ
ữ 4. Nh ng ng
i c n thông tin đ
c trình bày
ố ượ
5. Các đ i t
ng khác mà múc đích t
ổ ứ ọ ộ ch c h p h i
Ủ
VAI TRÒ C A NG Ề
ƯỜ Ổ I T CH C Ọ Ộ
Ứ VÀ ĐI U HÀNH CU C H P
v
C N Ầ Ị
CHU N BẨ
ể
Ø Người tổ chức cần sắp xếp về
ộ
+ M c tiêu ? ụ ờ + Th i gian ị và đ a đi m ? + Thành ph n ?ầ ộ + N i dung ? ế + Ti n đ ?
ệ
ØNgười điều hành cần
ự ả ế
17
ươ
ượ ử ụ
+Th c hi n ch ươ ng trình ễ ự ệ + Qu n lý s ki n di n bi n ậ ỹ + K thu t và ph ng pháp c s d ng … đ
Ộ Ọ
Ổ
Ứ
Ạ Ộ T CH C HO T Đ NG H I H P
1. Xác đ nh nhu c u cu c
ộ ầ ị ự ươ ng trình
h pọ
6. Xây d ng ch ẩ
7. Ch n b tài li u
ệ ị
2. Xác đ nh m c đích
ị ụ
3. Xác đ nh thành ph n
9. Chu n b ngu n l c ph c v
ị ầ ờ ấ 8. Gi y m i ị ẩ ồ ự ụ ụ
4. Th i gian & đ a đi m
ệ ậ ề ờ ể ị ấ 10. Đi u ki n v t ch t
5. T n i dung
ổ ộ
Ắ Ơ Ả
Ộ
Ọ
Ứ
Ề
Ổ NGUYÊN T C C B N TRONG T CH C VÀ ĐI U HÀNH CU C H P
1. Tuyên bố lý do - Giới thiệu
Nhiệm vụ chính khi điều hành
2. Khai mạc
trinh,yêu cầu và
3. Cung cấp chương phương pháp làm việc
4. Điều hành cuộc họp
- Bám sát CT (tránh lan man)
- Duy trì kỷ luật
- Hướng dẫn
thảo
luận
(chung/nhóm)
5. Đánh giá kết quả cuộc họp
6. Tổng kết và bế mạc
19
CHUAÅN BÒ CHO MOÄT CUOÄC HOÏP
Ọ
Ộ
Ị
L CH TRÌNH CU C H P
ƯỜ
PHÂN CÔNG NG
I GHI CHÉP
Ạ Ộ
Ộ Ọ
Ổ
Ộ
Ứ
N I DUNG T CH C HO T Đ NG H I H P
Ộ Ọ Ộ CHUẨN BỊ N I DUNG H I H P
ơ ả
ộ
1. N i dung c b n
ộ
ứ 2. N i dung chính th c
ự ế
ộ
3. N i dung d ki n
ụ ợ
ộ
4. N i dung ph tr
CHƯƠNG TRÌNH HỘI HỌP
Trình tự Hoạt động
Người Thực hiện
Nội dung Hoạt động
Kết quả Mong đợi
Thời gian thực hiện Từ… đến…
1 2 ……
Ộ
Ệ
Ị
Ự TRONG KHI TH C HI N H I NGH
ẩ
ị ổ ứ ể ự ch c đ th c
1. Ki m tra quá trình chu n b ộ 2. V n hành b máy t ụ ệ hi n các nhi m v
ể ậ ệ ể
ị 3. Ki m tra, xác đ nh theo danh sách
tham gia
ộ ọ ế 4. Theo dõi ti n trình h i h p
TRONG HỘI NGHỊ
Ộ
Ọ
Ắ
Ẫ
§ D N D T CU C H P
Ể
Ủ
Ọ
Ộ
Ế
§ DUY TRÌ TR NG TÂM VÀ TI N TRI N C A CU C
H PỌ
Ọ
Ộ
Ẫ
Ắ
§ D N D T CU C H P
Ể
Ủ
Ọ
Ộ
Ế
§ DUY TRÌ TR NG TÂM VÀ TI N TRI N C A CU C
H P Ọ
Ủ Ọ
§ CH T A
CON NGÖÔØI
§ Toái öu hoùa soá ngöôøi tham döï cuoäc hoïp.
§ Keá hoaïch sô boä cuûa cuoäc hoïp vaø thaûo luaän vôùi
caùc thaønh vieân chuû choát tröôùc cuoäc hoïp.
K Ỹ NĂNG HI U Ể I ƯỜ NG KHÁC
KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC
Sức mạnh đến từ bên ngoài
NGƯỜI HƯỚNG NGOẠI
ớ ọ
ế
ệ
1. Thích làm vi c và ti p xúc v i m i
ng
iườ
ẽ ế ậ
ẳ
ng nói th ng
ễ
2. Hay nói và d ti p c n ễ ế ạ 3. D k t b n ườ 4. Th 5. Hay nói ý nghĩ ra ngoài ề ả 6. D nói v b n thân
KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC
Sức mạnh nội tại
NGƯỜI HƯỚNG NỘI
ớ ế
ọ
ả
1. Th nh tho ng m i ti p xúc vói m i
ng
ỉ iườ ầ ơ
2. C n n i yên tĩnh
3.
Ít b nạ
ễ
ệ ộ
4. Kín đáo, không d nói chuy n ướ c khi hành đ ng 5. Suy nghĩ tr ướ 6. Nghĩ tr
c khi nói
KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC
Hướng nội Sức mạnh nội tại
Hướng ngoại Sức mạnh đến từ bên ngoài
-Thích làm việc và tiếp xúc với mọi người
-Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi
-Hay nói và dẽ tiếp cận
-Cần nơi yên tĩnh
-Dễ kết bạn
-Ít bạn
-Thường nói thẳng
-Kín đáo, không dễ nói chuyện
-Hay nói ý nghĩ ra ngoài
-Suy nghĩ trước khi hành động
29
-Dễ nói về bản thân
-Nghĩ trước khi nói
Ỹ
Ể
ƯỜ
K NĂNG HI U NG
I KHÁC
CON NGÖÔØI
§ Toái öu hoùa soá ngöôøi tham döï cuoäc hoïp.
§ Keá hoaïch sô boä cuûa cuoäc hoïp vaø thaûo luaän vôùi
caùc thaønh vieân chuû choát tröôùc cuoäc hoïp.
K Ỹ NĂNG HI U Ể I ƯỜ NG KHÁC
KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC
Sức mạnh đến từ bên ngoài
NGƯỜI HƯỚNG NGOẠI
ớ ọ
ế
ệ
1. Thích làm vi c và ti p xúc v i m i
ng
iườ
ẽ ế ậ
ẳ
ng nói th ng
ễ
2. Hay nói và d ti p c n ễ ế ạ 3. D k t b n ườ 4. Th 5. Hay nói ý nghĩ ra ngoài ề ả 6. D nói v b n thân
KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC
Sức mạnh nội tại
NGƯỜI HƯỚNG NỘI
ớ ế
ọ
ả
1. Th nh tho ng m i ti p xúc vói m i
ng
ỉ iườ ầ ơ
2. C n n i yên tĩnh
3.
Ít b nạ
ễ
ệ ộ
4. Kín đáo, không d nói chuy n ướ c khi hành đ ng 5. Suy nghĩ tr ướ 6. Nghĩ tr
c khi nói
Ỹ
Ể
ƯỜ
K NĂNG HI U NG
I KHÁC
Hướng nội Sức mạnh nội tại
Hướng ngoại Sức mạnh đến từ bên ngoài
-Thích làm việc và tiếp xúc với mọi người
-Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi
-Hay nói và dẽ tiếp cận
-Cần nơi yên tĩnh
-Dễ kết bạn
-Ít bạn
-Thường nói thẳng
-Kín đáo, không dễ nói chuyện
-Hay nói ý nghĩ ra ngoài
-Suy nghĩ trước khi hành động
35
-Dễ nói về bản thân
-Nghĩ trước khi nói
Ạ Ộ HO T Đ NG
Linh động
Kế hoạch
-Thích để mở và dễ dàng
-Thích sắp đạt công việc trước
-Có thể thay đổi những sắp đặt
-Bảo đảm thời gian đúng KH
-Dễ trì hoãn việc ra QĐ
-Làm việc chăm chỉ và đáng tin cậy
-Lập KH và tổ chức nề nếp
-Làm việc chăm chỉ nhưng theo ngẫu hứng
-Thoải mái khi đã ra QĐ
-Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt
-Hay vội vã
-Thường ung dung
36
Ự
Ủ S KHÁC NHAU C A CÁC CÁ NHÂN
Lấy sực mạnh từ đâu ?
Hướng nội 25%
Hướng ngoại 75%
Cụ thể 75%
Tiếp nhận thông tin như thế nào ?
Khái quát 25%
Xử lý thông tin như thế nào ?
Tình cảm 50%
Lý trí 50%
Linh hoạt 50%
Tổ chức công việc như thế nào ?
Kế hoạch 50%
37
Ự Ể Ệ HI U VÀ ĐÁNH GIÁ CAO S KHÁC BI T
ườ
ướ
ậ
i có thiên h
ng, cá tính và nh n
ỗ § M i ng ứ
ề
ủ
ứ ử
ừ
ườ ổ i t ỉ ự
th c khác nhau § Vai trò c a ng ấ ả ử ụ
ệ ủ
§ S khác bi
ưở
ch c và đi u hành ữ không ph i ch n ch nh và s a ch a, mà th a ủ ậ nh n và s d ng s khác nhau c a các thành viên ự ộ c ng h
ự t c a các cá nhân t o nên s ủ ậ ặ
ể ủ ạ ủ
ọ
ỗ
ạ ng c a t p th , c a nhóm ủ ừ => Hãy phát huy m t m nh c a t ng thành ườ viên và tôn tr ng cá tính c a m i ng
i …
Ộ
Ề
Ổ Ắ Ơ Ả NGUYÊN T C C B N TRONG T CH CỨ VÀ ĐI U HÀNH CU C H P Ọ
+ Có trách nhi m ệ làm cho moi ng
i ườ
Trách nhiệm và cách làm
ộ ọ
ụ
ể
hi u rõ m c tiêu cu c h p;
+ Không nên dùng uy tín cá nhân đ ể
ưở
ả gây nh h
ng các thành viên khác
ấ
+ Nên có h i ýộ và thông nh t trong
ề
ả
đi u hành, không gi
ề ế ấ i quy t v n đ
39
ộ
phát sinh m t mình
Ộ
Ề
Ổ Ắ Ơ Ả NGUYÊN T C C B N TRONG T CH CỨ VÀ ĐI U HÀNH CU C H P Ọ
ạ
ườ
Trách nhiệm và cách làm
ọ ng m i ng ề
ng hay
ầ
ứ ạ
ố
ế
ỉ
ho c ặ ữ t đ i x v i nh ng
40
ườ i + T o môi tr cùng tham gia > có nhi u ý ưở t + Làm đúng ch c năng ph n ệ vi c theo k ho ch đã th ng nh tấ + Không cho phép ch trích ệ ố ử ớ có phân bi thành viên khác nhau …..
Ể Ổ Ộ Ộ Ọ Ứ Ệ Ả Đ T CH C M T CU C H P HI U QU
ử ư
ế
üC th ký cu c h p ộ ọ üKhuy n khích các thành viên
đóng góp ý ki n ế
ợ
ổ
ắ
üL ng nghe và t ng h p ý ki n ế ắ üTóm t ộ ọ ổ
ợ t và t ng h p cu c h p
Ủ
Ỹ
Ế
K NĂNG C N THI T C A Ầ
ƯỜ
Ề
NG
I ĐI U HÀNH
Ø Kỹ năng hiểu người khác
Ø Kỹ năng trình bày
Ø Kỹ năng giao tiếp
Ø Kỹ năng truyền đạt thông tin
Ø Kỹ năng lắng nghe
Ø Kỹ năng đặt câu hỏi
Ø Kỹ năng thuyết phục
Ø Kỹ năng tổng hợp
Ø Kỹ năng nhận phản hồi và cho phản
hồi
Ø …
42
Ộ Ọ Ự DUY TRÌ S THÍCH THÚ TRONG CU C H P
20 CÁCH
1. Sử dụng giọng nói có hiệu
quả
2.Kể các câu chuyện, giai
thoại
3.Di chuyển trong khi nói 4.Thay đổi cách thuyết trình 5.Hình thức tài liệu
43
Ộ Ọ Ự DUY TRÌ S THÍCH THÚ TRONG CU C H P
6. Két hợp BCV tham gia các chủ đề
20 CÁCH
7. Sử dụng các công cụ trực quan
8. Đặt câu hỏi
9. Tổ chức hoạt động theo nhóm
nhỏ
10.Cá nhân hoá việc thuyết trình (có
sự tương tác)
Ộ Ọ Ự DUY TRÌ S THÍCH THÚ TRONG CU C H P
ữ 11. Nêu nh ng ý nghĩ hài h ướ c
20 CÁCH
ử ụ ế 12. S d ng các giao ti p không l ờ i
ử ụ ỹ ỗ ợ 13. S d ng h n h p các k năng
ử ụ ế ậ 14. S d ng cách ti p c n theo
nhóm
ự ạ ế 15. Khuy n khich s c nh tranh
Ộ Ọ Ự DUY TRÌ S THÍCH THÚ TRONG CU C H P
ế
ụ
20 CÁCH
ấ
ế
ả
i quy t
tình
ộ
ậ 16. V n d ng cách ti p ớ ậ c n m i ề ậ 17. Nêu b t v n đ trong ch đủ ề 18. Gi hu ngố 19. Ngh gi 20. Hãy nhi
ỉ ả i lao > h i ý ệ t tình …
Ử Ụ
S D NG THÔNG TIN
CỤ THỂ Đánh giá thực tế KQ
KHÁI QUÁT Nhìn tổng thể
-Có đầu óc tưởng tượng và tư duy -Không quan tâm nhiều quy định, thấy cái chung của sự vật hơn là chi tiết -Cho tương lai là quan trọng -Thích suy gẫm -Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo -Ý tưởng và khả năng lý thú hơn …
-Thực tế và khôn ngoan -Tuân thủ quy định, công việc chính xác và tỉ mỉ -Thích thể hiện công việc - Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích - Hay sử dụng nhiều phương pháp có sắn ….
47
Ị
Ế RA QUY T Đ NH
Tình cảm
Lý trí
-Các quyết định KQ
-QĐ do trái tim điều khiển
-Tình cảm là quan trọng
-Suy nghĩ hợp lý và KH
-Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng
-Có kỹ năng phân tích, yêu
-Hay biểu lộ tình cảm
thích nguyên tắc
-Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầu
-Ít khi thể hiện tình cảm
cá nhân
-Thường có chứng kiến rõ
-làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè
48
ràng …..
ụ
ế
ề
ả
ạ
ườ
ộ
ü Truy n đ t m c tiêu và k t qu mong mu n t
ố ớ ấ ả i t
ữ t c nh ng ng
ự i tham d cu c
h p. ọ
ộ ọ
ữ
ứ
ế
ạ
ố
ü Làm rõ nh ng cách th c tham gia và giao ti p trong cu c h p mà b n mong mu n.
ữ
ả
ẩ
ặ
ü Đ t ra nh ng nguyên t c cõ b n (Tiêu chu n): ắ
ộ ọ ừ
ạ
ü Khi nào cu c h p d ng l
ế i và k t thúc.
ẽ ượ
ư ế
ü Các thành viên s đ
ả c nghe bàn th o nh th nào.
ộ ẽ ượ
ả
ư ế
ế
ü Các mâu thu n, xung đ t s đ ẫ
c gi
i quy t nh th nào.
ữ
ở ỗ
ü Mong đ i nh ng gì ợ
m i thành viên.
ủ ề ỉ ượ ư
ữ
ộ ộ
ü Nh ng ch đ ch đ
c l u hành n i b .
ể ệ ằ
ự ự
ạ
ư ế
ấ ấ
ủ
ậ
ị
ü Hãy th hi n r ng b n th c s đánh giá cao các
ki n, nh n đ nh và ch t v n c a
ọ
ườ
m i ng
i.
Ọ Ộ Ắ Ầ B T Đ U CU C H P
Laéng nghe noù (Listen to) Quan saùt (Observe) Chaáp nhaän (Accept) Chòu ñöïng noù (Feel) Ngaäm mieäng (Shut- Up)
LOAFS VÔÙI CAÙC LÔØI PHEÂ BÌNH
Ñieàu ñoù giaûi thích taïi sao chuùng ta coù hai tai, hai maét vaø chæ coù moät mieäng
KEÁT THU ÙC CUOÄC HOÏP
ế ị
ỡ ậ
ữ
ướ
ế
ü Giúp đ t p th quy t đ nh nh ng b ể
c ti p theo.
ướ
ế
ượ ấ
ả ằ
ả
ỗ
ị
ườ ề
ü Xem xét l ạ
ữ i nh ng b
c đi ti p theo đã đ
c n đ nh, đ m b o r ng m i ng
i đ u
ế
ắ ằ
ụ ủ
ệ
ắ
ọ
ườ
ể ừ
ạ
bi
t rõ nhi m v c a mình. Hãy ch c ch n r ng m i ng
i đang chuy n t
“bàn b c”
ộ
sang “hành đ ng”.
Ở ầ
ế
ổ
ữ
ể
ậ
ượ
ü ph n k t lu n, hãy t ng k t l ế ạ ậ
i nh ng gì t p th đã làm đ
c.
ự ả
ự
ủ
ọ
ị
ườ
ộ ọ
ü L ch s c m õn s tham gia và đóng góp c a m i ng
i trong cu c h p
üNoäi dung toái thieåu cô baûn cuûa bieân baûn cuoäc
hoïp:
Thôøi gian, ngaøy, nôi hoïp vaø chuû toaï
cuoäc hoïp
Teân cuûa taát caû thaønh vieân döï hoïp
vaø thaønh vieân vaéng maët (cuøng vôùi
lyù do vaéng maët).
Toaøn boä caùc noäi dung thaûo luaän, ra
quyeát ñònh, traùch nhieäm caù nhaân
cho caùc nhieäm vuï ñöôïc phaân coâng.
Thôøi ñieåm keát thuùc hoïp
Thôøi gian, ngaøy, nôi choán cho laàn
hoïp keá.
Taøi nguyeân toát nhaát cuaû tö lieäu vaø kyù öùc cuûa moät
cuoäc hoïp laø bieân baûn cuoäc hoïp, vì theá haõy duøng moät ít
thôøi gian cuûa baïn ñeå ñaûm baûo raèng chuùng ñaõ ñöôïc soaïn
thaûo thích hôïp.
KEÁT THUÙC CUOÄC HOÏP
Ị
Ộ SAU H I NGH
ả
2. Sao g i tài li u c a h i ngh
3. Thanh toán các chi phí 4. Rút kinh nghi mệ
ệ 1. Hoàn thi n các văn b n ệ ủ ộ ử ị
ể ự ệ
5. Tri n khai, theo dõi th c hi n ữ ệ
6. Ti n hành thu th p các d li u chu n b ch k h p
ị ọ ỳ ọ ế ậ ẩ
sau n u cóế
SAU HỘI NGHỊ
1. Hãy chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những người liên quan.
2. Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực hiện.
SAU HỘI NGHỊ
3. Có một đánh giá khá vui trong giới công sở là họ hay nói “sau mỗi buổi họp lại phát sinh nhiều buổi họp và sau những buổi họp tiếp theo lại phát sinh những vấn đề tiếp theo”,
Ø. Điều này sẽ đúng nếu bạn không tuân thủ
nguyên tắc họp hành.
SAU HỘI NGHỊ
4.Hãy xem cuộc họp là
công cụ điều hành,
đừng biến nó thành cỗ
máy nuốt thờigian của
nhân viên.
ữ
ề
ộ
üĐánh giá v cu c h p: Nh ng gì đã làm ọ
ượ
ư
ữ
ượ
đ
c? Nh ng gì ch a làm đ
ữ c? Nh ng gì
ệ
ế
ầ
ữ
ậ
ạ
ẩ
ị
ầ ả ữ c n c i thi n trong nh ng l n ti p theo? üChu n b nh ng vi c “h u bàn b c” sau ệ
ộ ọ
ế
khi cu c h p k t thúc.
Ữ Ế Ộ NH NG HÀNH Đ NG TI P THEO
Ạ Ộ
Ộ Ọ
Ề
III. ĐI U HÀNH CÁC HO T Đ NG H I H P
ổ ộ ử
ố
1.T ng quan 2.N i dung 3.X lý tình hu ng
Ạ Ộ
Ộ Ọ
Ề
III. ĐI U HÀNH CÁC HO T Đ NG H I H P
ộ ng trình
ụ
ể ế ượ ệ c ti n hành đ Công vi c đ ế ố , k t thúc ề ở ầ , đi u ph i m đ u ả ộ ọ ạ ộ ộ m t ho t đ ng h i h p, đ m ọ ộ ạ ả b o cho ho t đ ng h i h p ươ ễ & ch di n ra theo đã đ nhị ạ ớ m c tiêu đ t t i
Ầ Ố Ớ
Ề
YÊU C U Đ I V I ĐI U HÀNH
ụ
ổ ứ ộ
1. Bám sát m c tiêu t
ch c h i
ả ủ
ạ
h pọ ệ ả ả 2. Đ m b o hi u qu c a ho t ộ ọ ộ đ ng h i h p ả ả ả ả
ệ
ọ 3. Đ m b o tính khoa h c ậ 4. Đ m b o tính ngh thu t
Ộ
Ề
N I DUNG ĐI U HÀNH
ƯỚ
Ộ
Ề
C KHI ĐI U HÀNH H I
TR H PỌ
ạ
ế
ươ
1. Tìm hi u k ho ch & ch
ng trình
ể ngh sị ự ố ợ ệ 2. Liên h & ph i h p ề ươ ậ ng án đi u hành 3. L p ph
Ộ Ọ
Ề
ĐI U HÀNH H I H P
ọ ườ ầ 8. Yêu c u m i ng i đóng góp ý
1. Đúng giờ ụ
2. M c đích và m c tiêu
ụ
3. T đ n gi n đ n ph c t p
ộ ế ị ứ ạ ừ ơ ế ả
4. C h i cho m i ng
ki nế ừ ế ơ ộ ọ ườ i phát
ể ả ắ bi uể ạ ụ ấ t nh ng v n đ th o
5. Thái đ tích c c & đ ng
ự ộ ộ
ố ầ ọ viên
9. Đ ng v i vàng quy t đ nh 10. K t thúc khi đ t m c tiêu ữ 11. Tóm t lu nậ ủ 12. C ng c t m quan tr ng 13. Cám nơ
6. Can thi p n u có ý ki n
ệ ế ế
7. L ng nghe
phán ắ
Ố Ử 3. X LÝ TÌNH HU NG
ế
ị
ờ
ườ ự ấ
ớ ề
§ Ý ki n trái chi u ề § B kéo dài th i gian § Tr m l ng ắ ầ § Ng
i d b t bình v i đi u hành
Ọ ữ
ề
ấ
ị
Ộ Ế K T THÚC CU C H P 1. Xác đ nh l ạ i nh ng v n đ đã xem
ữ
ị
ế i nh ng quy t đ nh trong
xét 2. Nêu l
ạ ổ ọ bu i h p
ư
ậ
