Bài giảng Nguyên lý kế toán: Chương 7

CHƯƠNG 7 SỔ KẾ TOÁN &

CÁC HÌNH THỨC

KẾ TOÁN

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi nghiên cứu, người học có thể nắm được:

1. Khái niệm và các yêu cầu của sổ kế toán;

2. Các loại sổ kế toán;

3. Kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán;

4. Các hình thức kế toán áp dụng tại các doanh nghiệp.

- Nhật ký-Sổ cái

- Nhật ký chung

- Chứng từ ghi sổ

- Nhật ký chứng từ

www.themegallery.com

NỘI DUNG

7.1 SỔ KẾ TOÁN

7.2 CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN

www.themegallery.com

Tài liệu tham khảo:

- TS. Lê Thị Thanh Hà, TS. Trần Thị Kỳ, Giáo trình Nguyên lý kế toán – Trường Đại học Ngân hàng Tp.HCM, nhà xuất bản Thống kê, năm 2011

- PGS,TS. Võ Văn Nhị, Nguyên lý kế toán – Trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM, nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Tp.HCM, năm 2013

- Bộ Tài chính, Thông tư 200/2014, Chế độ kế toán

doanh nghiệp

- Chính phủ, Luật Kế toán, năm 2003 - Chính phủ, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày

31/5/2004 của Chính phủ, năm 2004

- Website của Bộ Tài chính : www.mof.gov.vn

7. 1 SỔ KẾ TOÁN

5

7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán

7.1.1.1 Khái niệm

Sổ kế toán là những quyển sổ hoặc tờ sổ được xây dựng theo mẫu, có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán

Sổ kế toán là biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản

Ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép

6

7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán

7.1.1.1 Khái niệm

Lưu ý: Trường hợp Sổ kế toán lập trên máy vi tính cũng phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm), sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại sổ, đơn vị phải in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển, ký tên, đóng dấu, xác nhận của Thủ trưởng đơn vị như sổ lập bằng tay.

7

7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán

7.1.1.2. Yêu cầu đối với sổ kế toán

 Kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho việc ghi chép, hệ thống hóa, tổng hợp thông tin Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán căn cứ vào hệ thống sổ kế toán của BTC Thuận tiện trong ứng dụng các phương tiện kỹ thuật Sổ kế toán phải đảm bảo những nội dung chủ yếu như ngày tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, số tiền và nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

8

 Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán

7.1.2. Các loại sổ kế toán

cho một kỳ kế toán năm

 Sổ kế toán có nhiều loại. Có thể phân loại sổ kế

toán theo các tiêu thức sau:

- Theo phương pháp ghi chép

- Theo nội dung ghi chép

- Theo kết cấu (cấu trúc) sổ

- Theo hình thức tổ chức sổ

9

7.1.2. Các loại sổ kế toán

Cấu trúc sổ Hình thức sổ ND ghi chép PP ghi chép

• Sổ theo kiểu • Sổ kế • Sổ tờ rời một bên

• Sổ ghi theo trình tự thời gian toán tổng hợp • Sổ theo kiểu

hai bên • Sổ kế • Sổ đóng thành quyển • Sổ ghi theo hệ thống • Sổ theo loại

www.themegallery.com

toán chi tiết bàn cờ • Sổ liên hợp

7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán

7.1.3.1. Mở sổ

7.1.3.2. Ghi sổ

7.1.3.3. Khóa sổ kế toán

7.1.3.4. Sửa sổ kế toán

11

7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán

7.1.3.1. Mở sổ  Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm.  Đối với những đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế

toán phải mở kể từ ngày thành lập.

 Đầu niên độ kế toán, căn cứ vào số dư cuối kỳ trước và yêu cầu quản lý cụ thể của từng đối tượng kế toán trong kỳ, để xây dựng mẫu sổ và ghi số dư đầu kỳ vào sổ, có thể đóng thành quyển hoặc tờ rời.

 Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng phải

có trách nhiệm ký duyệt trước khi sử dụng

12

7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán

7.1.3.2. Ghi sổ  Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ hợp

pháp, hợp lệ chứng minh.

 Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Số liệu, thông tin ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với sổ kế toán.

 Ghi bằng tay: ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng

 Ghi sổ bằng máy vi tính: DN được lựa chọn mua hoặc tự xây

 Số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ

dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp.

13

7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán

7.1.3.3. Khóa sổ kế toán Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật ( Kiểm kê đột xuất, sát nhập chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động, giải thể DN . . .) Cuối kỳ, khóa sổ bằng cách gạch ngang từ trái sang phải, cộng số phát sinh trong kỳ và tính ra số dư cuối kỳ trên sổ. Công việc thực hiện bao gồm: Cộng phát sinh, tính số dư cuối kỳ, chuyển cột để cân đối, kiểm tra

14

7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán

“ Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì

không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau”: - Phương pháp cải chính - Phương pháp ghi bổ sung - Phương pháp ghi số âm

7.1.3.4. Sửa sổ kế toán

15 7.1.3.4 SỬA SỔ KẾ TOÁN

3 1 2

PP ghi bổ sung

PP ghi số âm • Ghi lại bằng mực đỏ (trong ngoặc đơn) bút toán đã ghi sai để hủy

Lập “chứng từ ghi sổ” và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ

www.themegallery.com

PP cải chính Gạch 1 đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai Ghi số (chữ) đúng bằng mực thường, phía trên Có chữ ký của KTT (phụ trách kế toán) bên cạnh chỗ sửa • Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường.

16

7.2 CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN

17

7.2.1. Khái niệm hình thức kế toán

 Hình thức kế toán là biểu hiện của hệ thống tổ chức sổ kế toán dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định.

18

7.2.1. Khái niệm hình thức kế toán

Số lượng sổ kế toán, kết cấu từng loại sổ; Trình tự và phương pháp ghi chép vào từng loại sổ; Mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau trong quá trình xử lý thông tin.

Các nội dung cơ bản của hình thức kế toán:

19 7.2.2 Các hình thức kế toán

Các hình thức kế toán đang được áp dụng tại Việt Nam

Nhật ký sổ cái

Nhật ký chung

Nhật ký chứng từ

Chứng từ Ghi sổ

Kế toán trên máy VT

20 7.2.2 Các hình thức kế toán

Việc lựa chọn hình thức kế toán nào để áp dụng phải căn cứ vào đặc điểm, qui mô hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; trình độ nhân viên kế toán; điều kiện và phương tiện tính toán.

21 7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Đặc trưng

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một cuốn sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái.

• Nhật ký - Sổ cái

www.themegallery.com

Các loại sổ KT • Sổ và thẻ kế toán chi tiết.

7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Bộ:…………………..

NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Tháng …… năm………

Đơn vị: …………….

Đơn vị tính: đồng

NHẬT KÝ

SỔ CÁI

Chứng từ

TK 111

TK 112

TT Ngày ghi sổ

Diễn giải

Số hiệu Ngày

Nợ

Có

Nợ

Có

Nợ

Có

Tài khoản Số tiề n

www.themegallery.com

7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Sổ, thẻ kế toán ch i tiết

Bảng tổng hợp CT G

NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Ghi hằng ngày

Ghi cuối kỳ

Đối chiếu, kiểm tra

www.themegallery.com

7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Ưu điểm

Mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu

Nhược điểm

• Khó phân công công việc

• Chỉ thích hợp với đơn vị có quy mô họat động

www.themegallery.com

nhỏ, số lượng nghiệp vụ không nhiều

7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Đặc trưng

Tất cả các NVKT phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Các loại sổ KT

www.themegallery.com

• Sổ nhật ký chung • Sổ nhật ký đặc biệt • Sổ cái • Sổ và thẻ kế toán chi tiết.

7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

NHẬT KÝ CHUNG

Tháng …… năm………

Đơn vị tính: đồng

Chứng từ

Diễn giải

Số phát sinh

Ngày ghi sổ

Đã ghi sổ cái

Số hiệu TK

Số Ngày

Nợ

Có

Cộng chuyển trang sau

www.themegallery.com

7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

NHẬT KÝ THU TIỀN Tháng …… năm………

Đơn vị tính: đồng

Chứng từ

Diễn giải

Ghi có các TK

Ngày ghi sổ

Ghi Nợ TK 111

Số Ngày

131 511 512 515

TK khác

Số tiền

Số hiệu

Cộng trang 1

www.themegallery.com

7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI Tên tài khoản: Tiền mặt - Số hiệu: 111 Tháng …… năm……

Đơn vị tính: đồng

Chứng từ

Diễn giải

Số tiền

TK đối ứng

Số

Ngày

Nợ

Có

Trang nhật ký

Số dư đầu kỳ

Cộng số phát sinh

Số dư cuối kỳ

www.themegallery.com

7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Chứng từ gốc

Nhật ký chuyên dùng

NHẬT KÝ CHUNG

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Ghi hằng ngày

Báo cáo tài chính

Ghi cuối kỳ

Đối chiếu, kiểm tra

www.themegallery.com

7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Ưu điểm

Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ phân công

công việc

Nhược điểm

• Khối lượng công việc tăng do ghi chép trùng

lắp nhiều

• Chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có quy

www.themegallery.com

mô lớn

7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

“Chứng từ ghi sổ” là căn cứ Trực tiếp

Đặc trưng

để ghi sổ kế toán tổng hợp.

Các loại sổ KT

www.themegallery.com

- Sổ Cái - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Bảng cân đối số phát sinh tài khoản - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Mẫu chứng từ ghi sổ

Nội dung

Số hiệu TK

Số tiền

Nợ

Có

Cộng

Người ghi sổ (ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên)

Kế toán trưởng (ký, họ tên)

7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Chứng từ gốc...

CT - GS

Sổ quỹ...

Sổ kế toán chi tiết

Sổ cái

Sổ đăng ký CT-GS

Bảng đối chiếu SPS

Bảng chi tiết SPS

Báo cáo Tài chính và các báo cáo kế toán khác

7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ưu điểm

Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, thuận tiện cho phân công công việc kế toán.

Nhược điểm

www.themegallery.com

Ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc nhiều, việc kiểm tra dồn vào cuối tháng.

7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ

Đặc trưng

- Tập hợp các NVKT PS theo bên có của các TK kết hợp với phân tích các NVKT theo các TK đối ứng nợ - Kết hợp việc ghi chép các NVKT PS theo trình tự thời gian với việc hệ thống các NV theo ND KT (theo TK). - Kết hợp việc HT tổng hợp với HT chi tiết trên cùng một sổ KT và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.

www.themegallery.com

- Nhật ký chứng từ (10 nhật ký); - Bảng kê (10 Bảng kê); - Sổ Cái (mẫu theo hình thức Nhật ký chứng từ); - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Các loại sổ KT