Bài giảng Quản lý dự án kỹ sư: Bài 8

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:42

Thêm vào BST

Báo xấu

6
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Quản lý dự án kỹ sư" Bài 8 Kiểm soát dự án, được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Giới thiệu công tác kiểm soát dự án; Kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống; Kiểm soát chi phí theo phương pháp giá trị thu được. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án kỹ sư: Bài 8

Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN BÀI 8 1
NỘI DUNG  Giới thiệu công tác kiểm soát dự án  Kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Kiểm soát chi phí theo phương pháp giá trị thu được  Bài tập 2
SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN Cạm bẫy của những báo cáo quá lạc quan Không đúng thời hạn 100% Công việc được hoạch định 80% % hoàn thành 60% Tiến triển được báo cáo Tiến triển đạt được 40% 20% 0% 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Thời gian 3 Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 3
SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề ra  Thấy sớm những vấn đề phát sinh  Trao đổi thông tin với các bên liên quan Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu dự án  Rút ra bài học 4
VÒNG ĐỜI DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN KIỂM SOÁT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Đánh giá phê chuẩn Đánh giá Đánh giá Đánh giá cuối kỳ, Đánh giá nhu cầu phê chuẩn Kiểm soát báo cáo cuối kỳ tiếp theo Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN XÁC HOẠCH THỰC KẾT 2 – 5 – 10 ĐỊNH ĐỊNH HIỆN THÚC năm sau - Mục đích - WBS - Các hoạt động và - Chuyển giao/ - Đánh giá kết quả bàn giao tác động - Mục tiêu - Lập KH tài chính - ĐG tiến độ và - Khóa sổ - Bài học rút - Thiết kế DA - Thời gian biểu DA việc thực hiện ra - Thanh toán - Nhân sự & tổ chức - Giải quyết vấn đề - Kỹ thuật/ hậu cần - Giao tiếp - Giám sát/ kiểm tra 5
MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN  Có cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng dự án  Có đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện dự án Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Thêm kinh nghiệm cho các dự án tương tự  Đánh giá hiệu quả của Ban quản lý và Hệ thống giám sát dự án  Bài học trao đổi 6
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Là quá trình nhận định dự án một cách hệ thống và khách quan về: Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Việc thực hiện dự án trên tổng thể  Tính hiệu quả/ hợp lý của chiến lược và thiết kế dự án  Những ảnh hưởng/ tính bền vững của kết quả  Những bài học, kinh nghiệm cần thiết  Công việc không thường xuyên  Có sự tham gia của chuyên gia bên ngoài 7
KIỂM SOÁT DỰ ÁN Thu thập số liệu, thông tin về việc thực hiện dự án, những thay đổi của môi trường Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN So sánh số liệu thu thập và kế hoạch, tiêu chuẩn, tác động mong muốn Hiệu chỉnh 8
THE PROJECT CONTROL PROCESS McGraw-Hill Companies. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT DỰ ÁN Copyright © 2006 The All rights reserved.  Control – Kiểm soát dự án  Quá trình so sánh kết quả thực hiện được của dự án với kế hoạch dự án ban đầu, xác định các sai lệch và đưa ra giải pháp hiệu chỉnh/ làm giảm sai lệch.  Project Control Steps – Các bước thực hiện kiểm soát dự án 1. Setting a baseline plan – Lập kế hoạch DA 2. Measuring progress and performance – Đo lường tiến trình và kết quả thực hiện được. 3. Comparing plan against actual – So sánh 4. Taking actions – Hành động sửa sai. McG raw- Hill/I rwin 13–9
GIÁM SÁT DỰ ÁN  Quá trình kiểm tra thường xuyên tiến trình dự án trong suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự án Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Mục tiêu: cung cấp thông tin để ra quyết định 10
PROJECT MONITORING SYSTEM FOR CONTROL (HỆ THỐNG GIÁM SÁT DA) Copyright © 2006 The McGraw-Hill Companies. All rights reserved.  Information System Structure – Cấu trúc hệ thống thông tin DA  Thông tin (data) nào cần được thu thập cho hệ thống giám sát DA?  Tiến độ và chi phí hiện tại (current status)  Số tiền còn lại của DA  Ngày dự án sẽ hoàn thành  Các vấn đề của dự án đang được phát hiện  Các công việc đang vượt tầm kiểm soát  Chi phí vượt và thời gian trễ tiến độ cùng với các nguyên McG nhân raw- Hill/I  Dự báo chi phí/ thời gian cần để hoàn thành dự án. rwin 13–
PROJECT MONITORING SYSTEM FOR CONTROL McGraw-Hill Companies. (HỆ THỐNG GIÁM SÁT DA) Copyright © 2006 The All rights reserved.  Information System Structure – Cấu trúc hệ thống thông tin DA  Thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu  Ai thu thập?  Khi nào thu thập?  Ai hiệu đính/ phân tích dữ liệu thô?  Báo cáo và lập các báo cáo - Reports and reporting  Báo cáo cho ai?  Báo cáo thông qua hình thức nào?  Khi nào thì gởi các báo cáo? McG raw- Hill/I rwin 13–
PROJECT PROGRESS REPORT FORMAT NỘI DUNG CỦA BÁO CÁO TIẾN TRÌNH DỰ ÁN Copyright © 2006 The McGraw-Hill Companies. All rights reserved.  Tiến trình DA tính từ lần báo cáo trước  Tình hình hiện tại của dự án  Tiến độ  Chi phí  Phạm vi  Đánh giá về kết quả đến thời điểm báo cáo- Cumulative trends  Các vấn đề DA cần khắc phục của thời điểm báo cáo  Hành động và kết quả của các vấn đề được phát hiện sớm  Các khoảng lệch so với kế hoạch và các nguyên nhân/ vấn đề được xác định McG raw-  Kế hoạch sửa sai (Corrective Action plan) Hill/I rwin 13–
CÁC LÝ DO KHIẾN DỰ ÁN KHÔNG ĐÚNG THEO KẾ HOẠCH TRỄ TIẾN ĐỘ VƯỢT CHI PHÍ NGUỒN LỰC THAY ĐỔI • Thời tiết xấu • Vượt quá thời • Thiết bị hư hỏng • Thiết bị hư hỏng gian • Nhân viên bị Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN • Thiếu vốn • Sử dụng nhiều bệnh • Khan hiếm NVL nhân lực hơn • Nhân viên nghỉ • Ước tính thời • Sử dụng nhiều việc gian quá ngắn thiết bị hơn • CP nhân lực cao • Các công việc bị • CP nhân lực cao hơn chểnh mảng hơn • Ước tính nguồn • CP NVL cao hơn lực quá thấp • Các công việc bị chểnh mảng 14
KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Kiểm soát dự án  Bên trong: do phía thực hiện dự án (nhà thầu)  Bên ngoài: do phía khách hàng hoặc đối tác độc lập Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Kiểm soát cho ai?  Chính ban QLDA  Cơ quan thực hiện (chủ dự án)  UBND và các bộ phận chức năng liên quan  Bộ chủ quản, bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong chính phủ  Các nhà tài trợ  Tư vấn – Nhà thầu – Nhà cung cấp  Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương và các nhóm quan tâm khác 15
MONITORING TIME PERFORMANCE McGraw-Hill Companies. KIỂM SOÁT THỜI GIAN Copyright © 2006 The All rights reserved.  Công cụ kiểm soát tiến độ (thời gian)  Tracking and baseline Gantt charts  Thể hiện kế hoạch, thực tế và chiều hướng phát triển của dự án theo thời gian.  Control charts  Biểu diễn sai lệch về thời gian trên đường tới hạn (đường Găng) giữa kế hoạch và thực tế. - Plot the difference in scheduled time on the critical path with the actual point on the critical path. McG raw- Hill/I rwin 13–
McGraw-Hill Companies. Copyright © 2006 The BASELINE AND All rights reserved. TRACKING GANTT CHARTS McG raw- FIGURE 13.1 Hill/I rwin 13–
Copyright © 2006 The McG Hill/I rwin raw- 13– McGraw-Hill Companies. FIGURE 13.2 All rights reserved. PROJECT SCHEDULE CONTROL CHART
KHÓ KHĂN TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố, vd: chỉ nhấn mạnh vào chi phí, bỏ qua yếu tố thời gian, chất lượng  Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối/ không đồng ý Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ  Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/ thông tin thiên lệch  Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi  Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng 19
KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống - Time- Phase Baseline Plan Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí) - Earned Value Cost/Schedule System 20