Chương 3:
T CHC D ÁN & CÁC
VN ĐỀ TRONG QLDA
1. Cu trúc t chc
2. Nhóm d án
3. Lãnh đạo
4. Phương pháp gii quyết vn đề
5. Qun lý xung đột
1
1. CU TRÚC TCHC
2
CU TRÚC T CHC (1)
Khái nim
Tchc mt nhóm ngườiđược sp xếp theo
mt trt tnhtđịnh để thcùng phi hp hot
động vi nhau để đạtđến mc tiêu ca tchc.
Cu trúc tchc mt kiu muđượcđặt ra để
phi hp hotđộng gia các người trong tchc.
Caáu truùc
Muïc tieâu
B
A
Nhieàu ngöôøi
3
CU TRÚC T CHC (2)
Các dng cu trúc t chc
4
Phân chia b
phn
Chc năng
Sn phm
Khách hàng
Lãnh th
Quá trình
Mc tiêu
Nâng cao hiu qu
phân quyn:
Quyn hn
Trách nhim
Tính chu trách
nhim
Cu trúc t chc
Dng chc năng
Dng d án
Dng ma trn
4
Theo
Chc năng
Theo
Ma Trn
Theo
D án
Chia s d liu
Chia s ngun lc
Ít phc tp
1 loi công ngh
Cn phn hi nhanh
Nhiu loi Công ngh
Phc tp
Ngun lc nh
Ít n đnh
Công ngh hn hp
T chc không đặc biêt
Mun gim chi phí
CU TRÚC T CHC (3)
Theo
Chc năng
Theo
Ma trn
Theo
D án
Cao
Thm
quyn
Nhà
QLDA
Thp
Ph ca các kiu t chc
Cty v các tin ích (Utility)
(Đin,nước) (vn hành thường xuyên)
Công ty
Xây dng
(Theo d án)
CU TRÚC T CHC (4)
CU TRÚC T CHC DNG CHC NĂNG
Dán được chia ra làm nhiu phn được phân công ti các b
phn chc năng hoc các nhóm trong bphn chc thích hp. D
án s được tng hp bi nhà qun chc năng cp cao
7
Chtch /
Giám đc
Phó GĐ
Tài chính
Phó GĐ
Marketing
Phó GĐ
Sn xut
Phó GĐ
K thut
Khuyến
mãi
Bán hàng
Nghiên
cu th
tr
ư
ng
Sn xut
Kim tra
cht lượng
Qun lý
tn kho
Kthut đin
K thut
cơ
Thiết kế7
Ưuđim:
Sdng hiu qucác kinh nghim các phương tin chung
Cơcu tchc cho honh định kim soát
Tt cc hotđộng đều li tnhng công nghhinđại nht
Tiên liu trưc nhng hotđộng trong tương lai để phân bngun lc
Sdng hiu qucác yếu tsn xut
nđịnh phát trin nghnghip lâu i cho nhân viên
Phù hp cho loi hình sn xutđại trà
Nhượcđim:
Không quyn lc dán tp trung, do đó không ai trách nhim cho
dán tng th.
Ít hoc không hoch định viết báo cáo dán
Ít quan tâm đến yêu cu ca khách hàng
Vic thông tin liên lc gia các chc năng gp khó khăn
Khó tng hp các nhim v đa chc năng
khuynh hướng quyếtđịnh theo nhng nhóm chc năng ưu thếnht8
8
CU TRÚC T CHC DNG CHC NĂNG
Mt nhà qun phi chu trách nhim qun mt nhóm/ tgm nhng
thành viên nòng ctđược chn tnhng bphn chc năng khác nhau
trên cơslàm vic toàn phn (full-time). Các nhà qun chc năng
không stham gia chính thc
9
Chtch /
Giám đc
Phó GĐ
Dán 1
Phó GĐ
Dán 1
Phó GĐ
Dán 1
Kthut
Sn xut
Tiếp th
Kthut
Sn xut
Tiếp th
Kthut
Sn xut
Tiếp th
Kthut
Sn xut
Tiếp th
9
CU TRÚC T CHC DNG D ÁN
Ưuđim:
skim soát cht chdo quyn lc dán
Thi gian xúc tiến dán nhanh chóng
Khuyến khích scân đối vthành qu, thi gian biu chi p
To strung thành ca các thành viên trong dán
mi quan htt vi các đơn vkhác
Quan tâm đến yêu cu ca khách hàng
Nhưcđim:
Sdng ngun lc không hiu qu
Không chun bnhng công vic trong tương lai
Ít có cơhi trao đổi kthut gia các dán
Ít nđnh nghnghip cho nhng thành viên tham gia dán
Khó khăn trong vic cân đối công vic khi dán giai đon bt
đu và kết thúc. 10
10
CU TRÚC T CHC DNG D ÁN
s kết hp ca hai dng cu trúc t chc dng chc năng và d
án.
11
Chtch /
Giám đc
Phó GĐ
Tài
chính
Phó GĐ
Marketin
g
Phó GĐ
Sn
xut
Phó GĐ
KthutPhó GĐ
QL các d
án
GĐ d án 1
GĐ dán 2
GĐ dán 3
11
CU TRÚC T CHC DNG MA TRN
Ưuđim:
Sdng hiu qungun lc
Tng hp dán tt
Lung thông tin được ci thin
Đáp ng sthích nghi nhanh chóng
Duy trì klut làm vic tt
Động lc cam kếtđược ci thin
12
Nhược đim:
S tranh chp v quyn lc
Gia tăng các mâu thun
Thi gian phn ng li chm chp
Khó khăn trong giám sát và kim soát
Qun lý phí tăng cao
Tri qua nhiu căng thng (stress) 12
CU TRÚC T CHC DNG MA TRN
CU TRÚC T CHC (5)
Các nhân ttrong la chn cu trúc tchc
Slượng dán mcđộ quan trng tương đối gia các dán
Dán thường xuyên din ra?
mcđộ quan trng tương đối gia các dán?
Mcđộ không chc chn (không nđịnh) trong các dán
Hthng kim soát phn hi
Các dng công ngh được sdng
Slượng công nghsdng? Thi gian sdng?
Mcđộ phc tp ca dán
Thi gian ca dán
Ngun lcđược sdng trong các dán
Chi phí c định
Các yêu cu vdliu13
13
2. NHÓM DÁN
14
NHÓM D ÁN (1)
Nhóm dán gì? (What is a project team?)
Nhóm dán mi người cùng làm vic vi nhau đ đtđưc
mc tiêu chung
Mcđích nhmđạtđược hiu qutng hp (Synergy), nghĩa
là, đạtđược tiưu tng th ln hơn tng các tiưu cc
b
15
Nhà
QLDA
Người lp
kế hoch Ksư
Kế
toán
Thư
Người
mua sm
Người
thc hin
Người
thiết
kế
Người
phác
ha
15
NHÓM D ÁN (2)
Các hotđộng trong 1 nhóm dán
Nhóm thông tin: thu thp & đối chiếu thông tin
đ xut
Nhóm sn xut: to ra sn phm/ dch v
Nhóm qun lý: tchc, qun con người & tài nguyên
“Nhóm” & “Tp th”?
16
Thành viên ca mt tp thThành viên ca mt nhóm
- Có các mc tiêu chung
- Thc hin nhng hành động cá nhân
- To ra nhng thành qu cá nhân
- S dng nhng nh hưởng
- Chia s các mc đích
- Thc hin nhng hành động hp tác
- To ra nhng thành qu tp th
- Hình thành nhng sn phm nhóm
có th xác định & đo được
16
NHÓM D ÁN (3)
17
Để đạtđược cam kết tiếnđộ,
khi lượng công vic phi
được phân công ti nhiu
người.
Phm vi ca dán đòi hi
phi nhiu knăng mt
người không khnăng biết
hết.
Động não nhóm tho lun
mt cách làm vic theo
nhóm để đưa ra các ý kiến, ý
tưởng gii quyết vnđề.
Mc đích ca nhóm DA Mc đích ca thành viên nhóm DA
Để tha mãn nhu cu
hi ca nhân, mun tr
thành mt cái đó hay mt
phn ca nhóm.
Để chia sri ro vicác
thành viên khác.
Đcng clòng ttrng.
Mi người mun gii thiu
chính h. Theo cách này h
sxác định đưc mi quan
hvi ngưi khác, nhưlà
mt thành viên ca nhóm hay
công ty. 17
NHÓM D ÁN (4)
18
Mang mi người trong nhóm
li vi nhau để thc hin quá
trình ra quyếtđịnh.
Nhóm dán thường đưa ra
nhng quyếtđịnh nhiu ri ro
hơn nhng quyếtđịnh ca
tng cá nhân.
Gia tăng đng lc thúc đẩy
Htrcho các thành viên
nhóm khác khi hyêu cu
giúp đ.
Mc đích ca nhóm
DA
Mc đích ca thành viên
nhóm DA
Đây cách để nhnđược
s ng htrong vic thc
hin các mc tiêu ca h.
Nhóm to mt ngôi nhà tâm
cho các cá nhân.
18
NHÓM D ÁN (5)
Nhng li ích k khăn khi làm vic theo nhóm
19
LI ÍCH KHÓ KHĂN
- Nâng cao được thành qu
- Xây dng hiu qu tng hp
- Nâng cao kh năng sáng to
- Gim bt căng thng và các
mâu thun
- Gii quyết vn đề mt cách hiu
qu
- Nâng cao yếu t đạo đức, tinh
thn, s quan tâm và s tin tưởng
-Đương đầu vi th thách
- Tn thi gian và công sc
- Ra quyết định chm
- Dn đến xu hướng nhóm tách
ri khi t chc “M
- Hình thành bè phái
19
NHÓM D ÁN (6)
Các yếu t để xây dng mt nhóm hiu qu
K năng ca các thành viên trong nhóm
Cu trúc t chc
Kiu qun lý
Giao tiếp hiu qu yếu t ch yếu ca vic xây dng nhóm
hiu qu
Biết lng nghe
Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong
Dáng điu: nghe bng mt, không cat ngang lơi nói người khác
Tp trung: ni dung, cm xúc
Gii quyết mâu thun
20
20