CHƯƠNG 2 LẬP KẾ HOẠCH SỬ DỤNG THỜI GIAN
10/28/2022
STT
Nội dung công việc
1
Cv liên quan đến lập kế hoạch
Tỷ lệ thời gian (%) 10
2
Báo cáo và kiểm tra
8
3
Họp với người cộng tác
10
4
Làm việc với thư ký
2
5
Điện thoại
20
6
Tiếp khách
20
7
Đọc các công văn và báo cáo
10
8 9
Đi xuống đơn vị trực thuộc Ký giấy tờ trong ngày
10 10 Yêu cầu: Anh (chị) đánh giá như thế nào về vấn nạn của ông Hùng. Anh (chị) hãy đưa ra lời khuyên để giúp ông Hùng giải quyết vấn nạn này.
NỘI DUNG
2.1. Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.3. Công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian
2.1. Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian
2.1.1. Khái niệm Lập kế hoạch sử dụng thời gian là quá trình xác định mục tiêu và các biện pháp thực hiện mục tiêu sử dụng thời gian để đạt hiệu suất cao trong khoảng thời gian xác định
2.1.2. Vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian ❑ Vai trò đối với cá nhân - Giúp cá nhân tối ưu hóa công việc - Giúp cải thiện và nâng cao năng lực bản thân - Giúp rèn luyện tính kỷ luật và tạo ra sự thay đổi để bước ra khỏi vùng an toàn, hình thành thói quen có ích cho bản thân
- Có thêm thời gian cho gia đình và các mối quan hệ khác
2.1.2. Vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian ❑ Vai trò đối với tổ chức - Góp phần tiết kiệm thời gian - Lập kế hoạch sử dụng thời gian quyết định đến khả
năng huy động nguồn lực hợp lý, kiểm soát được các nguồn lực của tổ chức, cá nhân
- Lập kế hoạch sử dụng thời gian sẽ góp phần giảm chi
phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận
- Lập kế hoạch sử dụng thời gian với hiệu suất cao sẽ
hỗ trợ nâng cao năng lực cạnh tranh
- Lập kế hoạch sử dụng thời gian góp phần xây dựng hệ thống quy chuẩn và phát triển văn hóa doanh nghiệp
2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian
2.2.1. Xác định và phân loại mục tiêu - Xác định mục tiêu - Phân loại mục tiêu
2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian
Khung thời gian
Công việc cần làm
Nhóm mục tiêu chiến lược
2.2.2. Lập kế hoạch chiến lược Ví dụ:
22 - 25 tuổi
Mục tiêu trong nhóm Công việc tốt đúng ngành đào tạo
- Học hỏi tiếp thu kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, mối quan hệ;
25 - 32 tuổi
Sự nghiệp
32 - 40 tuổi
Công việc có cơ hội phát triển ở vị trí quản lý Công việc khẳng định được thương hiệu cá nhân
22 - 25 tuổi
Nỗ lực phát huy năng lực thể hiện đóng góp giá trị gia tăng cho tổ chức của mình; Tích cực phát huy huy năng lực tại tổ chức với vai trò nhân tố lõi, chú trọng chia sẻ tri thức tới cộng đồng, tham gia các tổ chức nghề nghiệp; Làm việc chăm chỉ, có trách nhiệm hoàn thành tốt các chỉ số KPI của vị trí công việc đảm nhận
25
25 - 32 tuổi
Tài chính
Trên 35 tuổi
Ra trường có thu nhập và dần được cải thiện ở mức 15 - triệu đồng/tháng Công việc vị trí thu quản lý với nhập 30 - 50 triệu đồng/tháng Công việc khẳng định được thương hiệu cá nhân có thu - 100 nhập 50 triệu/ tháng
Phát huy tốt năng lực chuyên môn, năng lực quản lý; Lãnh đạo các thành viên đơn vị cùng nỗ lực để KPI bộ phận luôn nằm trong Top Đổi mới, sáng tạo; Chia sẻ tri thức với vai trò của chuyên gia có uy tín trong lĩnh vực chuyên môn. Có thêm thu nhập từ chính những hoạt động mang lại giá trị cho cộng đồng
2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian
2.2.3. Lập kế hoạch tuần/tháng - Xác định nhiệm vụ chính - Xây dựng lịch trình làm việc
2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian
2.2.4. Lập kế hoạch ngày/ thời gian biểu - Xác định thời gian lập kế hoạch ngày - Liệt kê chi tiết các công việc cần làm - Xác định các nhiệm vụ ưu tiên - Rà soát lại kế hoạch
Ví dụ: Nhật ký công tác hàng ngày
Hoạt động
Số phút sử dụng Mức ưu tiên Thời gian
8:42 Chờ máy tính khởi động 3 C
8:45 Email: kiểm tra và trả lời 15 B
9:00 Giải lao: uống cà phê tán gẫu 9 C
9:09 Chờ họp: dọn bàn làm việc 6 C
9:15 Họp: nhóm giới thiệu sản phẩm 60 A
10:15 Giải lao: cà phê, email cá nhân 15 C
10:30 Điện thoại: tới bộ phận kỹ thuật 8 B
10:42 Internet: xem thời tiết và tin tức 7 C
11:00 Chuẩn bị ăn trưa 8 B
11:08 Họp: bàn kế hoạch 32 C
11:40 Di chuyển: ra ngoài ăn trưa 120 B
2:04 Điện thoại: trả lời tin nhắn
11
C
1:52 Emai: gửi và trả lời 12 C
2:15 Tiếp khách: sinh viên thực tập 18 C
• Ví dụ: Nhật ký công tác hàng ngày
Hoạt động
Thời gian Số phút sử dụng Mức ưu tiên
2: 23 Tiếp khách: Khách hàng ký hợp đồng 15 A
2:28 Việc giấy tờ: báo cáo hàng ngày 4 B
2:32 Email: thư đến 3 C
2:35 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 12 B
2:57
Chuẩn bị; thu thập tài liệu cho cuộc họp
3
B
3:00
Họp: xét duyệt ngân sách
72
B
2:47 Giải lao: uống nước 10 C
4:15 Email: gửi và trả lời 11 B
4:26 Internet: xem tin tức 4 B
4:30 Kế hoạch: kiểm tra điều chỉnh lịch làm việc ngày mai 10 C
4:40 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 10 A
4:50 Email: thư đi 10 B
5:00 Rời văn phòng
2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian
2.2.5. Lập kế hoạch theo dự án - Sử dụng bản Kanban - Sử dụng biểu đồ Gantt - Sử dụng phương pháp Agile
2.3. Công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian
2.3.1. Một số công cụ lập kế hoạch truyền thống - Nhật ký công tác và sổ tay - Lịch để bàn 2.3.2. Một số công cụ lập kế hoạch điện tử - Công cụ Microsoft outlook - Công cụ Trello - Công cụ Evernote - Công cụ Google Calendar 2.3.3. Lựa chọn công cụ lập kế hoạch
Câu hỏi thảo luận
1. Liên hệ thực tiễn về các công cụ điện tử để lập kế hoạch sử dụng thời gian? 2. Thiết lập các mục tiêu cá nhân trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn? 3. Lập kế hoạch sử dụng thời gian theo tuần?
