HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
- - - - - - - - - - - - - -
BÀI GIẢNG
TIN HỌC QUẢN LÝ
Biên soạn : Ths. DƯƠNG TRẦN ĐỨC
Ks. PHẠM HÙNG THẾ
Lưu hành nội bộ
HÀ NỘI - 2006
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống, trong
đó công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự phát
triển CNTT nhiều nhất. Hầu hết các công việc trước đây được thực hiện bằng tay, thực hiện
trên giấy, được tính toán thủ công, thì nay đã có thể được thực hiện dễ dàng, tiện lợi và
chính xác hơn nhờ các ứng dụng tin học. Đối với các hệ thống quản lý phức tạp thì cần phải
có các chương trình ứng dụng riêng biệt, được xây dựng dành riêng cho các hệ thống này,
ví dụ như các chương trình kế toán, hệ thống quản lý đào tạo của 1 trường đại học, quản lý
ngân hàng, kho bạc v.v. Đối với các hệ thống không quá phức tạp (ví dụ bảng lương, chấm
công .v.v), người ta thường sử dụng các chương trình ứng dụng được xây dựng sẵn để quản
lý, như Word, Excel, Foxpro, Access, v.v.
Cuốn giáo trình “Tin học quản lý” giới thiệu với bạn đọc các chức năng nâng cao của
hai ứng dụng tin học được dùng phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay cho công tác quản lý,
đó là ứng dụng bảng tính Microsoft Excel và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
Đây là hai ứng dụng cốt lõi và được ưu chuộng của bộ chương trình ứng dụng tin học văn
phòng (Office) do Microsoft phát triển. Trải quan nhiều phiên bản (hiện nay là phiên bản
chạy trên Windows XP), Excel và Access đã có rất nhiều cải tiến, được tăng cường thêm
các chức năng, và ngày càng tiện lợi, hiệu quả, được cài đặt trên hầu hết các máy sử dụng
hệ điều hành Windows.
Phần 1 trình bày về Excel nâng cao, bao gồm việc sử dụng các chức năng nâng cao,
các hàm nâng cao, các công cụ phân tích dữ liệu v.v. Excel tương đối dễ sử dụng, các ứng
dụng của Excel cũng rất rộng rãi, từ đơn giản đến phức tạp, tuy nhiên không đáp ứng được
đối với các bài toán cần phải quản lý nhiều dữ liệu và cần các tính toán linh hoạt.
Trong khi lớp các ứng dụng của Excel rộng và không quản lý nhiều dữ liệu thì Access
có tầm ứng dụng hẹp hơn, nhưng có thể đáp ứng cho các ứng dụng phức tạp hơn, quản lý dữ
liệu nhiều hơn và tính toán linh hoạt hơn. Thực chất, Access là một hệ quản trị CSDL quy
mô vừa, vì vậy việc sử dụng Access thiên về lập trình và yêu cầu người sử dụng phải có
một số kỹ năng cơ bản cũng như các khái niệm về lập trình và CSDL. Phần 2 nhắc lại các
khái niệm cơ bản của Access và trình bày về phương pháp xây dựng một số ứng điển hình
trên Access. Cuối mỗi phần là các bài tập và gợi ý hoặc hướng dẫn giải.
Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình biên soạn, song không tránh khỏi các thiểu sót,
nhóm tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc để tài liệu được hoàn thiện
hơn. Cuối cùng xin gửi lời cảm ơn tới các đồng nghiệp đã giúp đỡ nhóm biên soạn hoàn
thành cuốn tài liệu này.
Nhóm tác giả
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý
PHẦN 1
SỬ DỤNG EXCEL TRONG QUẢN LÝ
GIỚI THIỆU
Như đã biết, Excel là ứng dụng bảng tính rất thông dụng chạy trên môi trường Windows.
Rất nhiều người đang sử dụng Excel, nhưng hầu hết chỉ sử dụng các tính năng cơ bản như tạo các
bảng tính đơn giản có trình bày theo hàng, cột, với các phép tính cơ sở như cộng tổng, tính trừ,
nhân, chia, trung bình v.v. Tuy nhiên, Excel là một ứng dụng rất đa năng, không những dễ dàng
cho phép người dùng thể hiện các bài toán đơn giản 1 cách nhanh chóng mà còn cho phép người
dùng sử dụng các chức năng tính toán và phân tích rất mạnh nhằm quản lý các hệ thống tính toán
tương đối phức tạp.
Phần này giới thiệu cho bạn đọc những chức năng nâng cao của Excel như tạo tệp mẫu,
macro, bảo mật v.v., các hàm nâng cao dùng trong các bài toán phức tạp như hàm if, hàm countif,
lookup v.v., các hàm lồng nhau, và cách sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu trong Excel như
Goal seek, Solver v.v. Việc sử dụng các hàm nâng cao cho phép thực hiện các phép tính phức tạp,
tạo các lệnh điều kiện, rẽ nhánh, tham chiếu dữ liệu v.v., tạo ra các kết quả dưới các định dạng
mong muốn. Đặc biệt, việc cho phép sử dụng các hàm lồng nhau (kết quả của hàm này là tham số
cho hàm kia) tạo cho Excel một khả năng lập trình khá mạnh và tiện lợi. Tuy nhiên, dù được hỗ
trợ khả năng lập trình và các hàm khá mạnh, Excel vẫn chỉ là 1 chương trình ứng dụng, do vậy
khả năng quản lý dữ liệu rất hạn chế, không quản lý được các hệ thống có lượng dữ liệu lớn và
cần đến khả năng lập trình mạnh. Phần 2 sẽ giới thiệu với bạn đọc 1 công cụ quản trị dữ liệu mạnh
hơn nhiều, chuyên sử dụng cho các ứng dụng quản lý dữ liệu, đó là Microsoft Access.
Mục tiêu
Kết thúc phần này, sinh viên cần:
- Nắm được cách sử dụng các chức năng nâng cao của Excel như tạo tệp mẫu, tạo và sử
dụng macro, tạo chú thích, bảo mật v.v. Áp dụng các chức năng này trong các công việc
thích hợp.
- Hiểu và sử dụng được các hàm nâng cao trong Excel, sử dụng được các hàm thao tác trên
các kiểu dữ liệu đặc biệt, có nhiều tham số, các kiểu tham số đặc biệt, các hàm lồng nhau
v.v. để giải quyết các bài toán quản lý phức tạp.
- Có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Data tables, Solver, Pivot tables v.v. để
phục vụ cho các công việc như lựa chọn phương án, rút trích dữ liệu có ích từ các dữ liệu
ban đầu v.v.
Cách trình bày
Phần này được trình bày theo dạng phân tích cú pháp, cách sử dụng các chức năng, các hàm,
các công cụ, kèm theo là các ví dụ đặc trưng được diễn giải cụ thể. Cách trình bày này giúp cho
5
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý
bạn đọc có thể nhanh chóng nắm bắt được các kiến thức trong phần này và có thể áp dụng cho các
bài tập tương tự.
Cuối phần có các bài tập tổng hợp cùng hướng dẫn giải, nhằm hệ thống lại các kiến thức
trong phần, và tạo các ví dụ minh họa cho phần trình bày ở trên. Các bài tập được chọn lọc sát với
nội dung kiến thức của phần, đồng thời cũng giúp sinh viên mở rộng thêm kiến thức.
Phần cuối là tóm tắt nội dung và các bài tập ôn tập dưới dạng câu hỏi trắc nghiệm hoặc bài
tập tự giải.
Phương pháp học
Để học phần này một cách hiệu quả, sinh viên nên học theo cách sau:
- Đọc kỹ và hiểu cách giải thích của phần lý thuyết hoặc hướng dẫn. Tìm hiểu ý nghĩa của
phần giải thích lý thuyết này. Cố gắng nắm được các ví dụ minh họa.
- Suy nghĩ, tìm cách mở rộng các ví dụ minh họa. Nghĩ ra các ví dụ tương tự để thực hiện.
- Đối với các bài tập tổng hợp, đọc kỹ yêu cầu bài toán, hiểu được yêu cầu, cố gắng tự tìm
ra cách giải tốt nhất. Đọc hướng dẫn giải, so sánh với cách làm của mình (nếu tự nghĩ ra).
- Đọc phần tóm tắt để tổng hợp kiến thức. Làm các bài tập ôn tập, đọc lại, nghiên cứu lại
những phần kiến thức chưa nắm vững.
Yêu cầu kiến thức trước khi học phần này
Để hiểu được các kiến thức trong phần này, bạn đọc cần có các kiến thức cơ sở về tin học,
nắm được cách sử dụng Excel và các hàm cơ bản trong Excel. Ngoài ra, cần có các kiến thức cơ
sở về lập trình và quản lý dữ liệu, có kỹ năng phân tích bài toán.
6
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý
CHƯƠNG 1: SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG NÂNG CAO
1.1 TẠO VÀ SỬ DỤNG CÁC TỆP MẪU (TEMPLATE)
Trong công việc hàng ngày, nhiều khi người dùng có nhu cầu sử dụng một định dạng file
Excel theo một “mẫu” nào đó có định dạng và các cách trình bày dữ liệu biết trước, ví dụ như các
hóa đơn gửi khách hàng, các báo cáo tài chính v.v. Nếu mỗi lần người dùng tạo một bảng tính mới,
họ lại phải làm lại mọi thao tác định dạng và trình bày lại dữ liệu thì sẽ mất rất nhiều thời gian và
chưa chắc định dạng đó đã giống như định dạng mà họ mong muốn hoặc định dạng của file đã
làm lần trước. Chính vì vậy, để tiết kiệm thời gian và công sức cho người sử dụng, Microsoft đã
cung cấp cho người dùng Excel một công cụ gọi là “tệp mẫu”.
Tệp mẫu trong Excel là một file có phần mở rộng là “.xlt”. Đây là một file chứa các thông
tin về định dạng, các cách trình bày, bố trí dữ liệu trong một bảng tính theo một khuôn dạng mà
người sử dụng mong muốn. Các thông tin trên thường bao gồm, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, các
header, footer, các công thức v.v. và các tham số định dạng khác.
1.1.1 Tạo 1 tệp mẫu
Để tạo một tệp mẫu, thực hiện các bước như sau:
- Tạo một file Excel mới. Thực hiện các thao tác định dạng và trình bày dữ liệu mà ta mong
muốn tệp mẫu sẽ lưu giữ.
- Sau khi đã thực hiện xong toàn bộ các thao tác định dạng, ghi lại tệp mẫu này bằng cách
chọn Menu File > Save As.
- Trong hộp thoại Save As, đặt tên cho tệp mẫu vào ô “File Name”. Trong ô “Save as type”,
click chuột vào hộp chọn và chọn kiểu file muốn ghi là “Template”.
Ví dụ: Tạo một tệp mẫu đơn giản với các định dạng mong muốn như sau:
- Kiểu chữ: Font chữ là Arial, cỡ chữ là 13.
- Kiểu số: Có 2 chữ số phần thập phân, ngăn cách hàng nghìn là dấu phẩy “,”. Số âm sẽ có
dạng dấu trừ “– “ đứng trước số.
Các bước tạo tệp mẫu trên như sau:
- Khởi động Excel. Khi đó Excel sẽ tự động tạo ra cho ta một bảng tính mới ngầm định là
Book1.
- Từ menu của chương trình, chọn Format > Style.
- Khi đó Excel sẽ mở ra một cửa sổ, cho phép định nghĩa lại định dạng cho từng kiểu dữ
liệu mà Excel hỗ trợ:
7
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com