Đ Báo cáo L u chuy n ti n t d ng: B n b c để ư ể ề ệ ươ ố ướ ể
ki m soát dòng ti n trong doanh nghi pể ề ệ
Ti n là “vua” đ i v i công tác qu n lý tài chính c a b t kỳ doanh nghi p đang phát tri n nào.ề ổ ớ ả ủ ấ ệ ể
Kho ng cách gi a th i đi m thanh toán cho nhà cung c p và nhân viên v i th i đi m thu h iả ữ ờ ể ấ ớ ờ ể ồ
đ c các kho n công n là m t v n đ l n, và gi i pháp là qu n lý th t t t các dòng ti n ra vào.ượ ả ợ ộ ấ ề ớ ả ả ậ ố ề
Theo cách hi u đ n gi n nh t, qu n lý dòng ti n là trì hoãn các kho n chi đ n m c có th trongể ơ ả ấ ả ề ả ế ứ ể
khi tăng c ng thu h i nhanh chóng các kho n ph i thu. ườ ồ ả ả
Tính toán và d đoán k l ng các dòng ti n trong t ng laiự ỹ ưỡ ề ươ
L p các D báo v dòng ti n cho năm t i, quý t i và th m chí cho tu n t i n u công ty đangậ ự ề ề ớ ớ ậ ầ ớ ế
trong tình tr ng khó khăn v kh năng thanh toán. D báo chính xác v dòng ti n s giúp côngạ ề ả ự ề ề ẽ
ty nh n th c đ c nh ng khó khăn v ti n tr c khi nó x y ra. ậ ứ ượ ữ ề ề ướ ả
C n ph i hi u r ng d báo v dòng ti n không ph i là cái nhìn thoáng qua v t ng lai. D báoẩ ả ể ằ ự ề ề ả ề ươ ự
v dòng ti n ph i là nh ng d đoán có căn c , d a trên cân đ i gi a nhi u y u t khác nhau,ề ề ả ữ ự ứ ự ố ữ ề ế ố
bao g m: vi c thanh toán c a khách hàng trong quá kh , d a trên tính toán k l ng v nh ngồ ệ ủ ứ ự ỹ ưỡ ề ữ
kho n s p ph i chi, và kh năng yêu c u thanh toán c a nhà cung c p. Các d đoán đ c d aả ắ ả ả ầ ủ ấ ự ượ ự
trên gi đ nh r ng khách hàng s thanh toán trong cũng m t kho ng th i gian gi ng nh nh ngả ị ằ ẽ ộ ả ờ ố ư ữ
l n thanh toán tr c đó, nhà cung c p s cho phép gia h n thanh toán t ng t nh nh ng l nầ ướ ấ ẽ ạ ươ ự ư ữ ầ
nh p hàng tr c đó. Và các kho n chi th ng bao g m chi đ u t nâng c p tài s n, chi lãi vay,ậ ướ ả ườ ồ ầ ư ấ ả
các kho n chi c n thi t khác, và các kho n doanh thu th ng đ c d ki n d a theo tính ch tả ầ ế ả ườ ượ ự ế ự ấ
mùa v .ụ
Hãy b t đ u vi c d đoán dòng ti n b ng vi c c ng s d ti n t i th i đi m đ u kỳ v i cácắ ầ ệ ự ề ằ ệ ộ ố ư ề ạ ờ ể ầ ớ
kho n ti n d ki n thu đ c t các ngu n khác nhau. Đ làm vi c đó, b n s thu th p các thôngả ề ự ế ượ ừ ồ ể ệ ạ ẽ ậ
tin t phòng kinh doanh, đ i di n bán hàng, k toán công n và t phòng tài chính. Đ i v i t t cừ ạ ệ ế ợ ừ ố ớ ấ ả
các thông tin này, b n s đ t ra cùng m t câu h i: Bao nhiêu ti n s thu đ c t khách hàng, tạ ẽ ặ ộ ỏ ề ẽ ượ ừ ừ
lãi ti n g i, phí d ch v , m t ph n t các kho n n khó đòi, và t các ngu n khác, và khi nào thìề ử ị ụ ộ ầ ừ ả ợ ừ ồ
thu đ c?ượ
B c th hai đ d báo chính xác dòn ti n là nh ng hi u bi t v s ti n ph i chi và th i đi mướ ứ ể ự ề ữ ể ế ề ố ề ả ờ ể
chi. Đi u đó không ch có nghĩa là khi nào ph i chi mà còn là chi cho cái gì. Hãy li t kê cácề ỉ ả ệ
kho n ph i chi, bao g m chi phí thuê, nh p hàng, ti n l ng và thu ph i tr ho c các kho nả ả ồ ậ ề ươ ế ả ả ặ ả
ph i tr khác nh chi phúc l i, mua d ng c , thuê t v n, đ dùng văn phòng, tr n , qu ngả ả ư ợ ụ ụ ư ấ ồ ả ợ ả
cáo, s a ch a tài s n, nhiên li u và chi l i t c,…ử ữ ả ệ ợ ứ
C i thi n các kho n thuả ệ ả
N u công ty đ c khách hàng thanh toán ngay sau khi giao hàng, công ty s không bao gi g pế ượ ẽ ờ ặ
v n đ v dòng ti n. Nh ng th t không may, đi u đó khó có th x y ra, do v y công ty c n c iấ ề ề ề ư ậ ề ể ả ậ ầ ả
thi n các kho n thu thông qua vi c ki m soát t t các kho n công n ph i thu khách hàng. V nệ ả ệ ể ố ả ợ ả ấ
đ c b n là c i thi n đ c t c đ t đ a v t t , nguyên li u vào s n xu t hàng hoá, c i thi nề ơ ả ả ệ ượ ố ộ ừ ư ậ ư ệ ả ấ ả ệ
t c đ bán hàng, và t c đ thu ti n. Sau đây là m t s g i ý c th v vi c này:ố ộ ố ộ ề ộ ố ợ ụ ể ề ệ
• Cung c p các kho n tri t kh u thanh toán cho khách hàng, đ khuy n khích h thanh toánấ ả ế ấ ể ế ọ
s m ti n hàng;ớ ề
• Yêu c u khách hàng tr tr c m t ph n ti n hàng t i th i đi m đ t hàng;ầ ả ướ ộ ầ ề ạ ờ ể ặ
• Yêu c u séc tín d ng đ i v i t t c các khách hàng mua ch u;ầ ụ ố ớ ấ ả ị
• Tìm m i cách thanh lý hàng t n đ ng lâu ngày;ọ ồ ọ
• Phát hành hoá đ n k p th i và đ c thúc thanh toán n u khách hàng ch m tr ;ơ ị ờ ố ế ậ ễ
• Theo dõi các đ i t ng khách hàng n đ phát hi n và tránh nh ng kho n n t n đ ng;ố ượ ợ ể ệ ữ ả ợ ồ ọ
• Thi t l p chính sách tín d ng thay vì t ch i giao d ch v i các khách hàng ch m thanh toán.ế ậ ụ ừ ố ị ớ ậ
Qu n lý các kho n công n ph i trả ả ợ ả ả
Tăng tr ng doanh thu có th che đ y r t nhi u v n đ , th m chí là nh ng v n đ nghiêmưở ể ậ ấ ề ấ ề ậ ữ ấ ề
tr ng. Khi b n qu n lý m t công ty đang phát tri n, b n ph i ki m soát các kho n chi m t cáchọ ạ ả ộ ể ạ ả ể ả ộ
th n tr ng. Đ ng bao gi t mãn ch v i doanh thu tăng. Vào b t kỳ th i đi m nào, b t kỳ n iậ ọ ừ ờ ự ỉ ớ ấ ờ ể ấ ơ
nào b n nh n th y chi phí tăng nhanh h n t c đ tăng doanh thu, hãy ki m tra k l ng cácạ ậ ấ ơ ố ộ ể ỹ ưỡ
kho n chi phí đ có th c t gi m ho c ki m soát t t h n. Sau đây là m t s g i ý đ s d ngả ể ể ắ ả ặ ể ố ơ ộ ố ợ ể ử ụ
ti n m t cách h p lý:ề ộ ợ
• T n d ng h t l i th t nh ng đi u kho n mua ch u. N u nhà cung c p yêu c u thanh toánậ ụ ế ợ ế ừ ữ ề ả ị ế ấ ầ
trong vòng 30 ngày, thì không nên tr trong vòng 15 ngày.ả
• Nên s d ng chuy n kho n vào ngày cu i cùng c a th i h n ph i thanh toán. Công ty cóử ụ ể ả ố ủ ờ ạ ả
th v n đáp ng đ c yêu c u c a nhà cung c p đ ng th i v n có th s d ng đ c kho n ti nể ẫ ứ ượ ầ ủ ấ ồ ờ ẫ ể ử ụ ượ ả ề
đó lâu nh t có th ;ấ ể
• Đàm phán v i nhà cung c p khi h không th y đ c tình hình tài chính c a công ty. N uớ ấ ọ ấ ượ ủ ế
công ty c n trì hoãn thanh toán, c n ph i có đ c s tin t ng và thông c m t phía nhà cungầ ầ ả ượ ự ưở ả ừ
c p;ấ
• Xem xét k l ng khi ch p nh n thanh toán s m đ đ c h ng chi t kh u c a nhà cungỹ ưỡ ấ ậ ớ ể ượ ưở ế ấ ủ
c p. Nó có th có l i cho công ty nh ng cũng có th là m t thi t thòi cho công ty khi thanh toánấ ể ợ ư ể ộ ệ
s m. C n xem xét chi ti t các đi u kho n;ớ ầ ế ề ả
• Không nên luôn luôn l a ch n nh ng nhà cung c p có giá th p nh t. Nhi u khi đi u kho nự ọ ữ ấ ấ ấ ề ề ả
thanh toán m m d o có th góp ph n c i thi n dòng ti n c a công ty h n là m c c đ c giáề ẻ ể ầ ả ệ ề ủ ơ ặ ả ượ
r .ẻ
Đ v t qua thâm h t ngân sáchể ượ ụ
S m hay mu n, công ty cũng có th s g p ph i v n đ v thanh toán. Đi u này không có nghĩaớ ộ ể ẽ ặ ả ấ ề ề ề
là công ty đã th t b i trong kinh doanh. Đó là v n đ r t bình th ng, x y ra hàng ngày trongấ ạ ấ ề ấ ườ ả
ho t đ ng kinh doanh, và th c t kinh doanh s giúp công ty ki m soát và v t qua đ c thâmạ ộ ự ế ẽ ể ượ ượ
h t ngân sách.ụ
Chìa khoá đ v t qua s thâm h t v ti n là vi c nh n bi t nh ng v n đ càng s m và càngể ượ ự ụ ề ề ệ ậ ế ữ ấ ề ớ
chính xác càng t t. Các ngân hàng th ng c nh giác đ i v i nh ng công ty khan hi m v ti n.ố ườ ả ố ớ ữ ế ề ề
H th ng ch thích cho vay khi nh ng công ty ch a th c s c n ti n, kho ng m t tháng tr cọ ườ ỉ ữ ư ự ự ầ ề ả ộ ướ
khi công ty c n ti n đ chi tiêu. N u công ty không phát hi n và d đoán đ c s thâm h t ngânầ ề ể ế ệ ự ượ ự ụ
sách, ngân hàng r t khó có th cho công ty vay khi công ty đang lâm vào tình tr ng thâm h t.ấ ể ạ ụ
N u công ty d đoán đ c s thâm h t ti n, công ty có th đàm phán m t h n m c tín d ng v iế ự ượ ẽ ụ ề ể ộ ạ ứ ụ ớ
ngân hàng. Đi u này cho phép công ty có th vay ti n khi c n. Th c s c n thi t khi công ty cóề ể ề ầ ự ự ầ ế
đ c h n m c tín d ng tr c khi g p ph i khó khăn v ti n.ượ ạ ự ụ ướ ặ ả ề ề
N u ngân hàng không cho vay ti n, công ty có th c u vi n đ n nhà cung c p. Các ch nế ề ể ầ ệ ế ấ ủ ợ
th ng mong mu n công ty ti p t c t n t i và kinh doanh đ tr ti n h n là các ngân hàng, vàườ ố ế ụ ồ ạ ể ả ề ơ
h có th hi u rõ h n v tình hình kinh doanh c a công ty. Công ty có th có đ c nh ng đi uọ ể ể ơ ề ủ ể ượ ữ ề
kho n gia h n t nhà cung c p, đó g n nh là nh ng kho n vay chi phí r t th p. Đi u đó ch cóả ạ ừ ấ ầ ư ữ ả ấ ấ ề ỉ
th n u công ty có quan h tín d ng t t trong quá kh và đã thông báo tình hình tài chính choể ế ệ ụ ố ứ
nhà cung c p.ấ
Xem xét s d ng các công c tài chính. Đó là các d ch v tài chính nh mua n , mua các kho nử ụ ụ ị ụ ư ợ ả
ph i thu mà công ty không có kh năng thu h i trong nhi u tu n ho c trong nhi u tháng. Công tyả ả ồ ề ầ ặ ề
có th m t kho ng 15% các kho n ph i thu này, khi công ty mua n yêu c u chi t kh u, nh ngể ấ ả ả ả ợ ầ ế ấ ư
đi u đó giúp công ty tránh đ c nh ng phi n nhi u khi đòi n và có th là ngu n trang tr i choề ượ ữ ề ễ ợ ể ồ ả
ho t đ ng hàng ngày mà không ph i vay m n.ạ ộ ả ượ
Thúc d c các khách hàng t t nh t thanh toán. Gi i thích cho h tình hình tài chính và, n u c nụ ố ấ ả ọ ế ầ
thi t, cung c p các kho n chi t kh u thanh toán cho h . Công ty cũng c n đ c thúc nh ngế ấ ả ế ấ ọ ầ ố ữ
khách hàng ch m thanh toán, nh ng khách hàng đã nh n đ c hoá đ n nh ng ch a thanh toánậ ữ ậ ượ ơ ư ư
sau h n 90 ngày. Đ ngh chi t kh u n u h thanh toán ngay l p t c.ơ ề ị ế ấ ế ọ ậ ứ
Công ty có th thu ti n b ng cách bán và tái thuê tài s n nh ng máy móc, thi t b , máy tính, hể ề ằ ả ư ế ị ệ
th ng đi n tho i và th m chí bàn gh văn phòng. Các công ty chuyên cho thuê tài chính có thố ệ ạ ậ ế ể
th c hi n các giao d ch này. Chi phí không r , và công ty có th m t các tài s n này n u khôngự ệ ị ẻ ể ấ ả ế
tr đ c ti n thuê. ả ượ ề
L a ch n thanh toán các hoá đ n m t cách th n tr ng. Đ ng ch thanh toán các kho n nh nh tự ọ ơ ộ ậ ọ ừ ỉ ả ỏ ấ
và b qua các kho n khác. Hãy thanh toán l ng cho nhân viên tr c, n u không có th h sỏ ả ươ ướ ế ể ọ ẽ
ngh vi c. Ti p theo hay thanh toán cho nh ng nhà cung c p thi t y u. H i các nhà cung c pỉ ệ ế ữ ấ ế ế ỏ ấ
còn l i xem công ty có th trì hoãn thanh toán ho c thanh toán tr c m t ph n.ạ ể ặ ướ ộ ầ