Bí quyết để tạo nên một nhóm làm việc
ăn ý và hiệu quả
Nhóm làm việc ăn ý và hiệu quả chính là một môi trường mà ở đó các nhân
viên luôn cảm thấy thoải mái, tự tin để làm việc với nhau, hợp tác và hỗ trợ
lẫn nhau để cùng làm tốt công việc của mỗi người nhằm đạt được kết quả,
mục tiêu chung của nhóm. Trong môi trường đó, các thành viên trong nhóm
luôn cảm thấy được đánh giá đúng và họ hiểu rằng không nhất thiết phải
cạnh tranh với nhau để được công nhận. Vietnamlearning xin giới thiệu một
số phương pháp để tạo nên một nhóm làm việc hiệu quả như dưới đây:
Đưa ra các mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Thông thường, các thành viên trong
nhóm luôn dựa vào cán bộ quản lý khi phải xác định mục tiêu của nhóm.
Nếu các cán bộ quản lý không giúp các nhân viên hiểu rõ được các mục tiêu
chung, có thể sẽ nảy sinh bất đồng bởi mỗi thành viên tự suy diễn ra các
mục tiêu của nhóm theo cách riêng. Ngược lại, nếu hiểu rõ mục tiêu, họ sẽ
có cùng một điểm xuất phát và biết được nhóm(hay cả doanh nghiệp) của
mình đang đi về đâu.
Phân định rõ trách nhiệm cho từng thành viên. Cán bộ quản lý cần phải làm
cho các thành viên hiểu rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân trong quan hệ với
các thành viên khác của nhóm. Điều này sẽ giúp các thành viên tránh sự
hiểu lầm và xung đột về trách nhiệm của từng người.
Công bằng với mọi thành viên trong vấn đề đào tạo. Thành viên nào cũng
phải được đào tạo và trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết để hoàn
thành tốt các nhiệm vụ. Sự chia rẽ trong nội bộ nhóm sẽ xảy ra khi một
thành viên nào đó của nhóm không thể thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
Việc đào tạo cũng phải thường đựơc thực hiện thường xuyên và nếu thời
gian cho phép, nên để các thành viên ghép thành từng đôi để học hỏi lẫn
nhau.
Khuyến khích việc xây dựng quan hệ khăng khít giữa các thành viên. Các
doanh nghiệp thường xuyên bận rộn với nhiều nhiệm vụ để hoàn thành trong
một quỹ thời gian có hạn, nhưng không nên vì thế mà quên mất việc tổ chức
những hoạt động để các nhân viên có điều kiện giao lưu, hiểu biết lẫn nhau ở
những khía cạnh ngoài công việc. Sự hiểu biết, thông cảm bên ngoài này sẽ
giúp cải thiện đáng kể công việc quan hệ giữa các nhân viên trong công việc.
Trao bớt quyền lực cho các thành viên. Nên giao cho các thành viên chịu
trách nhiệm trực tiếp về một công việc nào đó quyền quyết định về công
việc của họ. Thông thường, những nhân viên được tin tưởng có thể ra những
quyết định sáng suốt, vượt qua nỗi lo lắng để đạt được kết quả tốt nhất trong
công việc.
Đưa ra các đánh giá về kết quả làm việc của từng thành viên. Cán bộ quản
lý không chỉ có trách nhiệm làm cho các thành viên của nhóm hiểu được
những nhiệm vụ, kỳ vọng đối với họ, mà còn phải thường xuyên đưa ra các
nhận xét và đánh giá kết quả làm việc của họ. Thông qua việc giao tiếp cởi
mở, các thành viên sẽ biết được mình đang làm việc ra sao, nhờ đó sẽ cảm
thấy an toàn hơn và sẵn sàng làm việc với nhau.
Khen thưởng kịp thời. Nên khen thưởng cho cả nhóm thay vì từng cá nhân.
Điều này sẽ tạo ra tinh thần làm việc đồng đội. Việc khen thưởng kịp thời
giúp hâm nóng động cơ làm việc và nhiệt tình của cả nhóm.
Đưa ra những thời hạn hợp lý mà từng thành viên phải hoàn tất công việc.
Để xây dựng tinh thần làm việc đồng đội, cán bộ quản lý cần phân chia trách
nhiệm một cách công bằng, có sự đền bù thỏa đáng cho các thành viên phải
làm thêm giờ.
Gặp gỡ thường xuyên. Có thể gặp gỡ các thành viên qua các cuộc họp hàng
tháng theo kiểu ăn trưa thân mật hay những cuộc họp nghiêm túc bàn về các
hiệu quả làm việc và các đề đạt, yêu cầu của thành viên, cũng như có việc rà
soát những điều cần phải làm nhằm cải thiện tinh thần làm việc đồng đội.
Hạn chế kiểu báo cáo riêng. Một điều mà các cán bộ khó có thể tránh khỏi là
thỉnh thoảng sẽ có một vài thành viên muốn báo cáo của mình sau các cuộc
họp chính thức và đưa ra những ý kiến, đề xuất có lợi cho riêng họ. Các
thành viên cần hạn chế việc làm này vì kiểu báo cáo riêng như vậy sẽ làm
xói mòn nghiêm trọng tinh thần đồng đội của nhóm (ngoại trừ các trường
hợp thật cần thiết và không làm ảnh hưởng tới quyền lợi chung của cả nhóm)