Bố trí không gian ra quyết định.
Để giúp nhóm tìm ra các phương án sáng tạo và sau đó đánh
giá chúng một cách thận trọng, bạn hãy chọn hình thức bố
trí đa dạng cho các cuộc họp của nhóm, ví dụ như phòng hội
thảo, các địa điểm xa hiện trường hoặc một nơi quen thuộc
có bàn ghế được sắp xếp để dễ dàng thảo luận trực tiếp…
Khi không bị bó buộc trong những kiểu không gian truyền thống,
như phòng họp của ban giám đốc hay văn phòng của cấp trên,
mọi người sẽ giao tiếp cởi mở hơn vì cảm thấy không phải chịu
áp lực của những phép tắc văn phòng.
Cách xếp đặt bàn ghế trong phòng mặc dù không quan trọng lắm
nhưng cũng thể hiện được nhiều điều về cách thảo luận. Nếu bàn
ghế được xếp thành vòng tròn, rõ ràng là sẽ không có vị trí nào
được xem là "đầu bàn" hay ưu tiên đặc biệt. Tiếng nói của mọi
người tham gia đều có giá trị ngang nhau và như thế có khả năng
là nhiều người sẽ tham gia thảo luận hơn. Nếu có một vị trí chỉ
huy rõ ràng, như vị trí đầu bàn họp, bầu không khí sẽ khác hẳn và
mọi người có khuynh hướng nghe theo người ngồi tại vị trí đó.
Thống nhất về cách ra quyết định
Sau khi đã chọn được những người tham gia quá trình ra quyết
định và chọn cách bố trí không gian cho các cuộc họp, việc tiếp
theo là xác định phương pháp ra quyết định mà bạn sẽ áp dụng.
Tuy nhiên trước đó, nhóm của bạn cần thông qua quy trình mà họ
có nghĩa vụ tuân thủ, cũng như cách ra quyết định và người ra
quyết định.
Sau đây là một số phương pháp ra quyết định:
+ Nhất trí. Các thành viên phải họp và thảo luận về đề xuất
một cách cởi mở. Họ sẽ cố gắng để đạt được sự nhất trí
bằng việc tất cả mọi thành viên đều chấp nhận quyết định
cuối cùng.
+ Nhất trí có giới hạn. Nhóm ra quyết định sẽ cố gắng để đạt
được sự nhất trí, nhưng nếu các thành viên không thể nhất
trí với nhau, thì trưởng nhóm sẽ là người ra quyết định.
+ Đa số. Các thành viên trong nhóm tổ chức biểu quyết và
bên nào chiếm đa số thì giải pháp của bên đó sẽ được xem
là quyết định cuối cùng. Trưởng nhóm có thể đứng ngoài
cuộc, ngoại trừ trường hợp nhằm phá vỡ thế cân bằng khi
số người tham gia biểu quyết là số chẵn.
+ Lãnh đạo là người ra quyết định. Nhà lãnh đạo tự ra quyết
định, sau đó thông báo cho nhóm về quyết định này, đồng
thời đưa ra các lý lẽ để bảo vệ quyết định đó. Phương pháp
này tỏ ra hiệu quả nhất trong trường hợp xảy ra khủng
hoảng, khi mọi người hiểu rằng sự quyết đoán là điều cần
thiết. Một nhà lãnh đạo khôn khéo sẽ làm cho những người
phản đối hiểu rằng quan điểm của họ được tôn trọng và
được xem xét: "Tôi đánh giá cao ý kiến mà anh vừa trình
bày. Và tôi đã cân nhắc đến điều đó trong quyết định của tôi.
Nhưng tiếc rằng tôi không thể làm theo ý kiến đó mà phải
theo một phương hướng khác".
Những phương pháp trên - trừ phương pháp nhà lãnh đạo ra
quyết định - khác nhau về mức độ trao quyền cho các thành viên
và tạo ra ý thức trách nhiệm trong nhóm. Tuy nhiên, bạn nên ý
thức rằng dù sử dụng phương pháp nào đi nữa, thì khi nhóm
đang hăm hở tìm sự nhất trí, họ có thể sẽ tránh bàn đến các quan
điểm của những bộ phận thiểu số hoặc các lĩnh vực có khả năng
gây mâu thuẫn. Sự cố ý né tránh này sẽ là mầm tai họa về sau
cho mọi người. Nhiệm vụ của nhà quản lý là khuyến khích và tìm
hiểu tất cả mọi ý kiến, bất luận bạn sẽ dùng phương pháp nào để
ra quyết định.
Cái giá của việc né tránh mâu thuẫn
Cuộc Nội chiến Mỹ (1860-1865) có một phần nguyên nhân bắt
nguồn từ tình trạng nô lệ - vấn đề gây tranh cãi mà từ những thế
hệ đầu tiên, các nhà sáng lập quốc gia này đã cố tình né tránh.
Áp lực của những người theo quan điểm bãi bỏ chế độ nô lệ ở
miền Bắc là một trong những ngòi nổ làm bùng phát cuộc chiến ly
khai với các bang sở hữu nô lệ ở miền Nam. Tuy nhiên, những
mối quan ngại trên khía cạnh đạo đức về tình trạng nô lệ đã quay
lại sau gần một thế kỷ và trở thành vấn đề nóng bỏng trong các
cuộc bàn cãi ngày càng gay gắt về bản Hiến pháp năm 1787 của
Mỹ. Văn kiện này là một hình mẫu của chế độ quản lý nhà nước
dựa trên nguyên tắc hợp tác và nghệ thuật thỏa hiệp. Thế nhưng,
văn kiện này đã nhượng bộ, không giải quyết triệt để tình trạng
nô lệ vì những cuộc tranh luận nảy lửa về vấn đề nô lệ giữa các
đại biểu Hội nghị Hiến pháp có nguy cơ đe dọa nỗ lực của những
người biên soạn bản dự thảo Hiến pháp. Để tránh vấn đề này,
các bên đã đạt được một thỏa hiệp. Các đại biểu đồng ý rằng
Hiến pháp sẽ không thảo luận về tình trạng nô lệ trong ít nhất là
25 năm nữa. Thỏa hiệp này đã xoa dịu cuộc khủng hoảng và giúp
mọi người thoát khỏi bế tắc. Nhưng việc đó chỉ đơn thuần là tạm
thời trì hoãn sự xung khắc. Làn sóng phản đối tình trạng nô lệ
ngày càng dâng cao và cuối cùng dẫn đến sự chia rẽ đất nước.
Kết quả là con cháu của những người sáng lập nước Mỹ phải giải quyết vấn đề bằng súng đạn và chiến tranh.
