Các Phương pháp lưu giữ và thao tác xử lý
Sherelyn Ogden - Trưởng Phòng Bảo quản, Hội Lịch sử Minnesota
Những phương pháp lưu giữ không phù hợp có ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi
thọ sử dụng của tài liệu. Tình trạng để sách lộn xộn, không quy củ cũng như
tập trung quá nhiều sách vào một nơi sẽ nhanh chóng gây ra những hư hại
cho sách mà lẽ ra có thể tránh được và những hộp bao sách (storage
enclosures) kém chất lượng càng đẩy nhanh quá trình hư hại của những tài
liệu mà nó bảo vệ. Xử lý sách không tốt cũng gây ra tác hại. Xử lý sách thông
thường đã gây ra hư hại không thể tránh khỏi; nhưng xử lý ẩu còn dẫn tới
những hư hỏng nhanh chóng và không thể khắc phục được. Tuổi thọ của các
kho tài liệu sẽ được kéo dài đáng kể nếu tuân thủ những nguyên tắc cơ bản
sau đây.
Sách
Nói chung, không khí nên được lưu thông tốt trong các khu vực để sách.
Không bao giờ nên đặt sách dựa trực tiếp vào tường mà phải đặt cách tường ít
nhất 7,5 cm (3 inch) để cho không khí lưu thông một cách dễ dàng xung
quanh sách và tránh ngưng đọng những đám khí ẩm. Điều này đặc biệt quan
trọng khi các giá sách được đặt dựa vào các tường bao của toà nhà. Sách đặt
trong tủ kín cũng nên đặt cách mặt sau của tủ một khoảng và bản thân tủ sách
cũng phải đặt cách tường khoảng 7,5 cm (3 inches). Cần lưu ý để đảm bảo độ
ẩm và khí đọng không hình thành bên trong các tủ kín, đặc biệt là những tụ
đặt sát các tường bao.
Sách cần được dựng đứng trên giá sách. Không nên dựng sách tựa nghiêng về
phía này hay phía kia vì nó sẽ làm căng bìa sách. Nên xếp sách đầy giá để các
quyển sách không bị nghiêng; tuy nhiên, không nên xếp sách chặt đến mức
có thể làm hư hỏng sách khi rút sách ra khỏi giá. Nếu giá sách không đầy,
nên sử dụng ke giữ sách để giữ sách đứng thẳng. Ke giữ sách phải còn tốt, bề
mặt phẳng, mép rộng để giữ cho bìa sách không bị mòn hoặc trang sách
không bị nhàu hoặc rách.
Không xếp sách vượt ra ngoài mép của giá phía lối đi bởi chúng có thể bị
đụng phải hoặc không thì cũng bị hư hại. Thay vào đó, các giá sách quá cỡ
phù hợp nên được dùng để xếp sách để các sách khổ lớn được có thể được
xếp mà không vượt ra ngoài mép của giá. Không nên xếp sách tựa trên trước
rìa trước (fore-edge) của sách. Nếu sách quá dài không thể dựng đứng được,
hoặc là nên rút sách ra khỏi giá hoặc là sắp xếp lại giá sách sao cho sách vừa
với giá và có thể xếp thẳng đứng được. Sách cần được đặt theo chiều hướng
gáy sách xuống cho đến khi công việc sắp xếp lại giá sách hoàn thành. Đặt
sách theo chiều hướng gáy sách xuống thay vì hướng gáy sách lên trên sẽ
giúp cho các trang giấy không bị kéo ra khỏi các trang bìa do chính sức nặng
của các trang giấy. Sách khổ lớn không nên đặt cạnh sách khổ nhỏ bởi vì
những quyển sách nhỏ không thể hỗ trợ đủ cho chúng. Nếu có thể, tốt hơn là
xếp sách theo cùng cỡ để tránh trường hợp này. Một số quyển sách mà khổ
quá lớn thì nên đặt nằm ngang, nhất là nếu việc xếp sách dựng đứng có thể
khiến cho những cuốn sách giáo khoa nặng bong ra khỏi bìa.
Sách bìa giấy và sách bìa vải không nên xếp sát trực tiếp với sách bìa da. Axít
và dầu trong da có thể ngấm vào giấy và vải khiến cho sách càng hỏng nhanh
hơn. Ngoài ra, bìa da có phủ bột đã xuống cấp cũng sẽ làm hư giấy và vải.
Nếu có thể, sách nên được đóng vào hộp để tránh những vấn đề này. Nếu
điều kiện không cho phép, sách bìa giấy và sách bìa vải nên xếp cùng nhau và
tách riêng với sách bìa da. Đối với sách mà bìa sách phải được trưng ra,
chẳng hạn như sách đặt trong một phòng phân kỳ trong nhà truyền thống, các
biện pháp khác có thể sử dụng như sử dụng các vật bao sách (bao giữ hai bên
nhưng gáy sách vẫn có thể nhìn thấy được) hoặc đặt một tấm film polyester
giữa các quyển sách.
Theo nguyên tắc, không nên xếp sách thành chồng trên giá sách. Những cuốn
sách khổ nhỏ cần được xếp đứng trên giá. Những cuốn sách quá khổ, nặng,
không vuông vắn hoặc bị hư hỏng cần được xếp ngang thay vì xếp đứng để
tạo ra chỗ tựa cần thiết . Nếu xếp sách nằm ngang thì nên bổ sung các giá
sách vào các khoảng trống hẹp để tránh phải xếp sách thành chồng. Giá sách
phải đủ rộng để đỡ các cuốn quá khổ, nhờ vậy sách không bị nhô ra ngoài
hàng. Các sách bộ chỉ xếp chồng lên nhau khi thực sự cần thiết, và các chồng
sách chỉ nên bao gồm 2 hoặc 3 quyển. Lý tưởng nhất là tất cả các sách xếp
thành chồng đều được đóng hộp từng cuốn một. Những cuốn sách mà bìa
sách có giá trị đặc biệt chỉ nên xếp chồng nếu chúng được đóng hộp để tránh
cho bìa khỏi bị chầy xước. Đặc biệt cần lưu ý để đảm bảo rằng sách phải xếp
sao cho các ký hiệu hoặc tựa đề của sách có thể nhìn thấy được mà không cần
di chuyển sách.
Việc đặt sách vào hộp rất quan trọng trong việc bảo quản sách một số sách
nhất định. Những cuốn sách có bìa mỏng và có giá trị đặc biệt cần được giữ
nguyên trạng nhất thiết nên đóng hộp để bảo vệ. Những cuốn sách bị hư hại
nhưng có giá trị thấp hoặc hiếm khi sử dụng và không chắc chắn có thể xử lý
hoặc gia cố bìa cũng cần được đóng hộp. Những cuốn sách có bìa bằng giấy
da bê cũng nên cho vào hộp. Giấy da bê phản ứng khá nhạy cảm với những
thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối bằng cách co hoặc giãn. Hậu quả có
thể làm cho bìa sách bị vênh. Đóng hộp giúp duy trì bìa sách và nhờ đó giảm
thiểu độ vênh. Hộp nên được làm bằng các nguyên liệu đủ chất lượng lưu trữ
cần được thiết kế sao cho vừa với các kích cỡ của cuốn sách.
Cả hai loại hộp sách gáy nằm ngang khi mở (drop-spine box) và hộp sách
phase box đều sử dụng được. Hộp sách gáy nằm ngang khi mở được ưa dùng
hơn bởi vì nó bảo quản sách tốt hơn và giữ sách sạch hơn. Đối với những
sách cần giữ vuông vắn khi trưng bày thì bao đựng sách (book shoe) là thích
hợp. Tránh sử dụng hộp bìa cát tông cứng bởi vì loại hộp này bào mòn bề mặt
bìa sách khi đặt sách vào và lấy sách ra. Phong bì đôi khi cũng được sử dụng
để lưu giữ sách. Tuy nhiên, những loại này nhìn chung không bổ trợ được
cho sách và nên thay thế bằng hộp. Nếu hộp quá đắt và chiếm nhiều diện tích
trên giá sách thì những quyển sách ít được sử dụng có thể bọc lại bằng card
stock enclosure (phù hợp nhất đối với sách khổ nhỏ) hoặc bọc lại bằng giấy
bền vĩnh cửu. Đừng bao giờ nên sử dụng nẹp cao su hoặc dây để buộc các
quyển sách đang ở trong tình trạng hư hỏng. Sách này cần được đóng hộp,
gói bằng giấy hoặc buộc lại bằng một dây vải không nhuộm làm bằng chất
polyeste, chất lanh hoặc cotton. Dải dây nên thắt nút ở trên hoặc mặt trước
của chồng sách.
Cách thức cầm sách không đúng có thể gây ra hư hỏng không thể khắc phục
được. Không nên lôi sách ra khỏi giá bằng đầu sách (headcap), một cách làm
có thể làm bong đầu sách và làm rách gáy sách. Thay vào đó, cần dồn các
quyển sách khác ở hai bên rồi nhẹ nhàng dùng ngón tay cái và các ngón khác
giữ hai mặt của quyển sách để lấy ra cuốn sách cần lấy. Sách cần được lấy
hẳn ra và những quyển sách còn lại trên giá và các ke giữ sách được điều
chỉnh lại. Khi đặt sách trở lại vị trí, cần mở rộng các ke giữ sách, dịch chuyển
các quyển sách trên giá để tạo ra khoảng trống trên giá và đặt quyển sách trở
lại vào chỗ trống. Sau đó ke giữ sách cũng nên được điều chỉnh trở lại. Khi
lấy những cuốn sách quá khổ được đặt nằm cần di chuyển các bộ sách phía
trên sang chỗ trống khác của giá sách hoặc xe để sách. Nên dùng cả hai tay
để nhấc ra cuốn sách cần lấy, và sau đó đặt những cuốn sách phía trên được
lấy ra trở lại chỗ cũ. Lúc đặt lại sách vào chỗ cũ cũng nên làm theo cách này.
Để giảm thiểu khả năng làm rơi sách, không nên chồng sách quá cao khi di
chuyển sách hoặc lấy sách ra. Những quyển sách đặc biệt quý tuyệt đối
không xếp chồng lên nhau. Nếu sử dụng xe để sách, những chiếc xe này phải
dễ dàng di chuyển và có giá đỡ rộng, có chấn song bảo vệ, có các bộ phận
giảm chấn ở các góc. Không xếp sách quá cao trên xe đẩy sách và không để
sách nhô ra khỏi mép xe; trọng tâm của xe khi chở sách sách phải thấp để giữ
cân bằng cho xe.
Sách thường bị hư hỏng một cách đáng tiếc trong quá trình phôtô. Máy phôtô
có các tấm ép giấy phẳng dùng để ép bìa sách phẳng xuống nhằm có được
một bản chụp tốt. Những máy phô tô chất lượng cao hơn có tấm ép giấy ở
mép (edge platens) hoặc các tính năng khác mà cho phép phô tô một trang
sách với độ mở của sách là 90 độ thay vì 180 độ. Việc phô tô sách đặc biệt
quý chỉ nên do các nhân viên thư viện thực hiện hơn là những nhà nghiên
cứu, trừ phi việc đó được làm mà không gây ra hư hỏng cho sách. Không nên
ấn gáy sách xuống bằng tay hoặc bằng nắp của máy phôtô-copy để có được
bản chụp chất lượng tốt. Nếu một cuốn sách quá giòn hoặc đóng quá chặt để
có thể phôtô mà không hỏng sách, tốt hơn nên chụp cuốn sách bằng
microphim và tạo bản sao từ film đó.
Không nên sơn số ký hiệu của sách lên sách đặc biệt quý hoặc in lên các nhãn
được gắn vào sách bằng keo dích nhạy cảm với sức ép hoặc bằng băng dính.
Sơn thì không đẹp và không rõ con số; băng dính và keo dính có thể làm bạc
màu và vấy bẩn ra bìa. Lý tưởng nhất là cho sách bộ vào hộp, còn số hiệu thì
in trên hộp. Những sách bộ mà không cho vào hộp, số hiệu nên được in lên
cờ hiệu làm bằng giấy cứng, không dính axít, đặt bên trong bộ sách. Những
cờ hiệu chỉ nên rộng khoảng 5 cm (2 inches) và dài hơn chiều dài cuốn sách
khoảng 5-7 cm (2-3 inches). Một giải pháp khác là dùng các tấm vải
polyester (polyester film jackets) bao sách lại và dán nhãn số ký hiệu của
sách lên trên. Không nên dùng nhãn mã vạch cho sách đặc biệt quý bởi vì hầu
như trường hợp nào cũng sẽ gây hư hại. Nếu nhất thiết phải dùng các mã
được vi tính hoá cho những cuốn sách đặc biệt, nhãn này cần được gắn với
mảnh giấy có tính kiềm đặt trong sách hoặc gắn lên tấm vải polyester bao
quanh sách.
Đối với sách không đặc biệt quý, cần lưu ý để đảm bảo rằng chất keo dính
nhãn vẫn có tác dụng lâu dài. Đặc biệt quan trọng là keo dính không bị khô
làm cho nhãn bị bong hoặc rời ra và keo dính không loang ra tạo nên độ bám
dính trên cuốn sách khiến bụi bẩn bám vào hoặc làm hỏng những tài liệu
khác đặt liền kề.
Nếu buộc phải sử dụng nhãn sách (bookplate) cho sách đặc biệt quý, nhãn
này nên được làm bằng loại giấy có tính kiềm, ít hàm lượng than nâu và nên
dán bằng loại keo ổn định, có thể bóc ra được, tốt nhất là hồ dán bằng bột gạo
hoặc bột mỳ; hoặc nên dùng vải tấm bằng polyester bọc lại và dán nhãn sách
lên trên. Các túi đựng thẻ mượn sách cũng cần được xử lý tương tự mặc dù
sách đặc biệt quý thường không nên cho mượn.
Tất cả các vật kẹp trong sách có chứa axít như dây đánh dấu sách, giấy nháp,
hoa ép không nên để trong sách. Làm như vậy sẽ ngăn được các chất axít
trong các vật đó thâm nhập vào các trang giấy và làm hư hại giấy. Kẹp giấy
hoặc các vật kẹp trong sách cũng nên được bỏ ra ngoài.
Tài liệu tờ rời
Đối với kho tài liệu dưới dạng tờ rời, cần phải lưu ý rằng chỉ nên lưu giữ các
tài liệu có cũng khổ trong cùng một chỗ. Những khác biệt về về kích thước và
khối lượng có thể gây ra nguy cơ hư hại về mặt vật lý, vì vậy không nên lưu
giữ các tờ rời trong cùng một hộp với sách hoặc các tờ rơi. Vì thế không nên
để các tài liệu bằng giấy rời trong cùng một hộp với sách hoặc giấy mỏng.
Nói chung, các tài liệu nặng nên để riêng rẽ với các tài liệu nhẹ hơn, các tài
liệu có kích thước không đều (tạo ra áp lực không đều trong hộp) cũng nên
làm như vậy. Cũng nên lưu ý là chất axít từ giấy chất lượng kém thâm nhập
vào bất cứ loại giấy nào khác mà nó tiếp xúc trực tiếp, vì vậy việc để riêng
biệt các giấy kém chất lượng với giấy chất lượng tốt cũng rất quan trọng. Các
mẩu tin cắt báo và các tài liệu bằng giấy rời kém chất lượng cũng không được
để tiếp xúc trực tiếp với các văn bản có tính lịch sử và các bản viết tay trên
giấy chất lượng tốt hơn.
Nên để mở các văn bản và tài liệu viết tay khi lưu trữ nếu như việc này không
làm cho tách rời, nát hoặc không thì cũng làm hư hỏng tài liệu. Nếu như việc
để mở có thể gây hư hại, nên tham khảo kỹ càng nhân viên bảo quản trước
khi tiến hành. Các vật cố định giấy có thể gây hư hại như ghim dập, kẹp giấy,
ghim đính cần được tháo ra cẩn thận và chỉ thay thế bằng các ghim mới
không rỉ nếu thực sự cần thiết. Tài liệu nên được đặt trong cái bìa kẹp tài liệu
có đệm và không có axít. Lý tưởng nhất là chỉ để 5-10 tờ trong một bìa kẹp
tài liệu; tài liệu càng có giá trị và càng dễ hư thì số tờ trong một bìa kẹp tài
liệu càng nên ít hơn.
Các bìa kẹp tài liệu nên đặt trong các hộp đựng tài liệu đủ chất lượng lưu trữ.
Tất cả các bìa kẹp tài liệu trong một hộp nên cùng cỡ và phù hợp với kích
thước của hộp. Các hộp có thể đặt đứng hoặc ngang. Nếu đặt ngang thì chỉ
nên xếp chồng cao hai hộp để dễ dàng xử lý. Đặt ngang sẽ tạo ra lực hỗ trợ
toàn diện cho tài liệu và không làm hư hại mép tài liệu cũng như ngăn ngừa
việc làm rời tài liệu và hư hại cơ học khác. Đây là ưu điểm mà phương pháp
đặt hộp đứng không có. Tuy nhiên đặt hộp nằm ngang lại có một nhược điểm
là đáy hộp sẽ chịu toàn bộ trọng lượng của tài liệu phía trên. Phương pháp đặt
hộp đứng được ưa chuộng hơn khi các tài liệu và bìa kẹp tài liệu được được
bổ trợ tốt nhằm tránh cho tài liệu bị rơi hoặc hỏng mép. Các tấm bảng ngăn
cách làm bằng các chất liệu ổn định có thể sử dụng để lấp đầy các hộp chưa
đựng đầy tài liệu. Cần lưu ý không nên xếp quá đầy hộp bởi vì điều này có
thể gây ra hư hỏng khi các tài liệu được lấy ra, thay thế hoặc kiểm tra. Một
cách khác thay cho biện pháp lưu giữ trong hộp là sử dụng tủ đựng hồ sơ
được trang bị hộp đựng hồ sơ và giá treo. Nếu không tìm được hộp đựng hồ
sơ treo làm bằng vật liệu đủ chất lượng lưu trữ, có thể dùng các hộp đựng hồ
sơ treo dùng cho văn phòng, miễn là các bìa kẹp tài liệu đựng trong đó làm
bằng những vật liệu chấp nhận được.
Các tài liệu viết trên giấy da bê, như các sách viết bằng da bê, rất nhậy cảm
đối với các biến đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối và vì thế cần cần được
bọc lại. Các vật liệu bao bọc phù hợp bao gồm: giấy gói, bìa kẹp tài liệu, vải
đệm và hộp hoặc kết hợp tất cả những vật liệu này.
Các tài liệu quá khổ
Các tài liệu quá khổ - như các bản vẽ kiến trúc, các bản vẽ thiết kế
(blueprint), bản đồ, các bản in lớn và mẫu giấy dán tường - tốt nhất nên đặt
trong các ngăn của hộp (case) đựng bản đồ hoặc trong các hộp kín lớn có chất
lượng đạt yêu cầu. Các tài liệu này cũng nên đặt trong các bìa kẹp tài liệu có
đệm và không chứa axít. Mãi tới gần đây, người ta mới khuyến nghị rằng
những bản vẽ thiết kế dễ phản ứng với kiềm không nên đặt trong những cái
bìa kẹp có đệm chứa chất kiềm. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây cho thấy nếu
môi trường lưu giữ được duy trì ở độ ẩm tương đối hợp lý từ 30% đến 55%
thì các bìa kẹp không đệm là không cần thiết và có thể sử bìa kẹp có đệm. Tất
cả các bìa kẹp tài liệu nên được làm vừa với kích thước của ngăn tủ hoặc hộp;
các bìa kẹp vừa kích thước ngăn tủ hoặc hộp được ưa dùng hơn những bìa
kẹp nhỏ bởi vì bìa kẹp nhỏ dễ bị kẹt ở trong cùng của ngăn hoặc là thay đổi vị
trí khi mở và đóng các ngăn tủ hoặc khi di chuyển các hộp. Mặc dù nhiều tài
liệu khác nhau có thể đặt trong cùng một bìa kẹp khi cần thiết song lý tưởng
nhất là chỉ để một tài liệu vào một bìa kẹp. Nếu nhiều tài liệu cùng được đặt
trong một bìa kẹp, nên phân tách giữa các tài liệu bằng giấy lụa không chứa
a-xít, nhất là khi các tài liệu có màu hoặc đặc biệt quý. Nên có phòng phù
hợp để lưu giữ các tài liệu quá khổ nhờ đó có thể di chuyển an toàn các tài
liệu từ ngăn tủ hoặc giá sách, và nên có một chỗ để đặt những tài liệu này
xuống khi di chuyển hoặc trước khi đặt lại vào các ngăn tủ hoặc giá sách.
Nếu tài liệu không giòn và dễ hỏng, có thể cuộn các tài liệu để lưu giữ khi mà
không thể lưu giữ tài liệu này ở dạng phẳng. Nhưng điều quan trọng là phải
xác định chắc chắn là các tài liệu không quá giòn và dễ hỏng để chịu được
việc cuộn vào và tháo ra. Một số tài liệu cần phải cuộn riêng rẽ; các tài liệu
khác có thể cuộn theo nhóm từ 4-6 tài liệu có cùng kích thước, con số chính
xác phụ thuộc vào kích thước và trọng lượng giấy. Nên sử dụng ống tuýp dài
hơn cuộn tài liệu dài nhất vài cm và có đường kính ít nhất 10 cm (4 inches)
(đường kính lớn càng tốt). Nếu không có ống tuýp làm bằng các nguyên liệu
có độ pH trung tính, ít hàm lượng than nâu, nên bọc ống trong giấy có độ
trung tính hoặc có đệm hoặc bằng cuộn vải polyester. Một phương pháp khác
là đặt các tài liệu trong một bìa kẹp làm bằng vải polyester 5/1000 (five-mil
polyester film) được cắt dài hơn hai chiều của tài liệu được cuộn lớn nhất
khoảng vài cm. Tài liệu sau đó được cuộn lại sao cho bề mặt hướng vào mặt
trong của ống. Nếu sử dụng bìa kẹp bằng vải polyester thì bìa này nên được
cuộn lại để cả khối cuộn song song với chiều dài của ống. Sau đó nên bọc cả
khối lại trong giấy trung tính hoặc có đệm hoặc trong vải polyester để tránh
sự cọ sát. Cả khối cuộn đã được bỏng cần được buộc lỏng bằng dải dây thẳng
bằng vải lanh, bông hoặc polyester. Nếu muốn bảo vệ chắc chắn hơn, có thể
lưu giữ cả khối này trong một ống tuýp rộng hơn. Các ống tuýp nên đặt nằm
ngang.
Giấy in báo
Rất nhiều giấy in báo được sản xuất vào nửa sau thế kỷ XIX được làm bằng
bột giấy có chứa than nâu và các tạp chất khác, và việc bảo quản lâu dài đối
với loại giấy này rất khó (ngay cả) trong điều kiện tốt nhất. Mặc dù có thể
kiềm hoá (khử axít) giấy in báo để làm chậm lại qúa trình hư hại, điều này
thường không thiết thực lắm bởi vì tài liệu vẫn tiếp tục xuống cấp với tốc độ
khá nhanh. Hơn nữa, việc kiềm hoá sau khi các tờ giấy đã trở nên vàng và dễ
rách sẽ không làm cho giấy trắng và đàn hồi lại. Hầu hết các mẩu tin cắt báo
đều đều quan trọng bởi thông tin mà chúng chuyển tải chứ không phải vì bản
thân các mẩu cắt báo đó. Vì lý do này, phô tô hoặc chụp vi phim các mẫu tin
này là các cách bảo quản thực tế nhất đối với các kho tài liệu cắt báo. Toàn
bộ việc phô tô nên thực hiện trên giấy ít hàm lượng than nâu và sử dụng máy
phô tô tĩnh điện tạo ảnh bằng nhiệt. Những mẫu tin mà phải giữ lại cần được
xử lý sau đó để riêng rẽ với các giấy chất lượng cao trong các bìa kẹp giấy,
hoặc trong vỏ bọc làm bởi vải polyester.
Sách mỏng
Sách mỏng có thể lưu trữ trong hộp hoặc trong bìa kẹp sách. Một số cuốn
sách mỏng có cùng kích thước bìa có thể đặt cùng trong hộp gáy ngang khi
mở hoặc trong hộp phase box. Những cuốn sách mỏng khác nhau về kích cỡ
nên đặt riêng rẽ trong các hộp gáy ngang khi mở hoặc phase box hoặc đặt
trong các kẹp tài liệu (file folders) được đặt trong hộp bảo quản tư liệu hay
treo trên các giá treo của tủ đựng tài liệu. Nếu dùng bìa kẹp tài liệu thì nên
đặt cho gáy sách hướng xuống. Nên đặt sách mỏng trong hộp riêng nếu sách
đó buộc phải để trên giá giữa các quyển sách khác. Các nhóm sách mỏng xếp
giữa các sách khác có thể đóng hộp cùng nhau theo hướng dẫn vừa nêu. Nếu
các sách mỏng được đóng bìa, bìa sách phải có chất lượng phù hợp và đồng
đều và nên được gắn với sách theo cách sao cho không gây hại cho sách. Nên
tham khảo các chuyên gia có kinh nghiệm về những lợi ích và tác hại của các
loại bìa khác nhau có trên thị trường. Bìa sách không nên dính liền vào những
cuốn sách mỏng. Nếu phải dùng kim khâu để gắn sách và bìa sách, đường
khâu nên thực hiện trên nếp gấp và qua những lỗ khâu ban đầu nếu có thể.
Sách dán bài viết rời và các tài liệu phổ thông
Nhiều kho tài liệu lịch sử bao gồm các sách dán bài viết rời và những tài liệu
phổ thông (như thẻ thương mại, thiệp mừng lễ Valentine, mẫu vật, búp bê
giấy, ...). Những tài liệu này thường đặt ra những thách thức cho công tác bảo
quản bởi chúng thường gồm nhiều thành phần và dưới nhiều dạng chất liệu
khác nhau. Những tài liệu này có thể có bề mặt nổi, trang trí ba chiều, hoặc
những bộ phận chuyển động. Chúng thường là độc nhất, mỏng manh, dễ
hỏng và có những ý nghĩa liên kết quan trọng. Những tài liệu này do vậy
không nên xếp chung với những tài liệu thư viện hoặc tài liệu lưu trữ khác
bởi vì sự khác biệt về kích thước, hình dạng, khối lượng, chất liệu có thể làm
hỏng sách.
Phần lớn sách dán bài viết rời và các tài liệu phổ thông được bảo quản theo
các hướng dẫn chung đề cập ở trên. Sách dán bài viết rời có giá trị lịch sử đặc
biệt về dạng nguyên thuỷ của nó nên được bảo quản riêng trong hộp vừa với
nó. Những tài liệu phổ thông không đóng bìa nên nhóm lại theo kích thước và
loại (ảnh, tài liệu in, bản phác thảo…), nếu cần thiết thì bọc riêng từng nhóm
để bảo vệ, tránh sự xâm nhập của axít và hư hỏng cơ học, và lưu trữ theo
cách nào đó giúp giữ nguyên được hình dáng. Một số nhà cung cấp các thiết
bị lưu trữ có bán các hộp hoặc ống có kích thước tiêu chuẩn cho các tài liệu
phổ thông thường như ưu thiếp, ảnh nổi. Các nhà cung cấp khác có thể sản
xuất những bao gói tài liệu kích thước theo yêu cầu với số lượng lớn để đáp
ứng những nhu cầu đặc biệt.
Ảnh
Đối với ảnh, tốt nhất là bọc riêng cho từng ảnh. Làm như vậy sẽ hạn chế hư
hỏng đối với ảnh nhờ được bảo vệ và hỗ trợ về mặt vật lý. Chất liệu lưu trữ
phù hợp có thể được làm bằng giấy hoặc nhựa plastic. Do bao giấy thường
không trong suốt, bức ảnh phải lấy ra mới xem được nên bao nhựa trong suốt
có ưu thế hơn là cho phép quan sát hình ảnh mà không cần lấy ra, nhờ đó làm
giảm nguy cơ cọ sát hoặc bào mòn. Bao giấy phải không có chứa axít và than
nâu. Các loại giấy nhựa phù hợp cho lưu trữ ảnh là: polyeste, polypropylene,
polyethylene. Luôn luốn tránh sử dụng nhựa polyvinyl - chcloride. Các bao
giấy và nhựa cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của Tiêu chuẩn Standard IT
9.2-1998 của Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) và phải vượt qua
Kiểm tra hoạt tính ảnh được nêu trong Tiêu chuẩn ANSI NAMPM IT 9 – 16
– 1993.
Khi các tài liệu đã được lưu giữ một cách phù hợp trong các bìa kẹp, ống
hoặc phong bì, cần tiếp tục đặt chúng trong các hộp cửa mở ngang có bản lề
(drop-front) đủ chất lượng lưu trữ. Các phim âm bản bằng thuỷ tinh (glass
plate negative) là ngoại lệ và nên dựng đứng để cho các đĩa phim âm bản ở
dưới đáy của chồng đĩa không bị vỡ. Nên đặt các hộp lên lên giá hoặc tủ bằng
kim loại. Nếu có thể, nên xếp các ảnh có cùng kích thước với nhau; việc xếp
lẫn các kích thước khác nhau có thể gây sự bào mòn hoặc gẫy vỡ và có thể
tăng nguy cơ thất lạc các ảnh nhỏ hơn. Dù kích thước của ảnh như thế nào, tất
cả các bao ảnh trong cùng một hộp nên cùngo một kích thước và nên là kích
thước của hộp. Không nên xếp quá đầy các hộp.
Xếp ảnh nằm ngang thường tốt hơn cách xếp ảnh đứng bởi nó tạo ra hỗ trợ
toàn diện và tránh các hư hại cơ học như nếp gập. Tuy nhiên, cách đặt đứng
lại có một ưu điểm là khi lấy ảnh trong các bộ sưu tập dễ dàng hơn và giảm đi
các thao tác. Các bức ảnh nên được đặt trong các kẹp tài liệu hoặc phong bì
không chứa axít mà chính những phong bì này được treo lên các kẹp đựng tài
liệu hoặc đặt trong các hộp đựng tài liệu. Tránh xếp quá nhiều bức ảnh vào
một chỗ. Việc sử dụng các kẹp tài liệu treo sẽ tránh được tình trạng các bức
ảnh trượt xuống dưới các bức khác và sẽ dễ dàng hơn khi lấy ra.
Cần lưu ý đặc biệt khi bảo quản những bức ảnh quá khổ gắn trên giấy cát
tông. Loại giấy này thường có chứa axít và cực giòn. Việc giá đỡ này trở nên
giòn có thể đe doạ bản thân bức ảnh bởi vì tấm bìa có thể gẫy trong quá trình
lưu giữ hoặc xử lý, gây hư hỏng cho ảnh. Những tấm ảnh này cần được bảo
quản cẩn thận, đôi khi cần đặt trong những hộp được làm riêng. Những ảnh
này cũng cần được thao tác hết sức cẩn trọng.
Kết luận
Việc lưu giữ và thao tác hợp lý của các tài liệu trong thư viện hoặc trung tâm
lưu trữ có thể rất ít tốn kém, với một số biện pháp được nêu ở trên hầu như
không tốn kém hoặc tốn rất ít. Hơn thế, điều này còn có thể tiết kiệm cho
tương lai nhờ giảm thiểu các nhu cầu sửa chữa tài liệu. Thực hiện theo những
chỉ dẫn này là cách làm thực tế và hiệu quả về mặt chi phí để kéo dài tuổi thọ
của các kho tài liệu.
