NỘI DUNG ÔN TẬP
1.Xây dựng quy trình tổ chức quản lý văn bản đi cho một cơ quan, tổ chức
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành VB
Số của VB:
Mỗi loại VB QPPL được cấp hệ thống số riêng
VB hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định
VB chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan tổ chức quy định
VB mật được cấp hệ thống số riêng
VB giấy: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người
có thẩm quyền
VB điện tử: được thực hiện bằng chức năng của hệ thống
Số, ký hiệu VB:
Số của VB là STT VB do cơ quan, tổ chức phát hành trong năm (hệ thống số của
năm bắt đầu từ 01 ngày 01/01 đến 31/12)
Ký hiệu của VB có tên loại bao gồm: chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức ban hành
Ký hiệu của công văn bao gồm: chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành và chữ
viết tắt tên đơn vị soạn thảo
Ghi ngày, tháng VB:
Ngày, tháng, năm của Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của QH, UBTVQH, HĐND là
ngày tháng năm VB được thông qua
Ngày tháng năm của VB khác: là ngày tháng năm VB đó được phát hành; phải được
ghi đầy đủ bằng chữ số Ả rập
Đối với Vb điện tử, cấp số, ngày, tháng năm vào dự thảo VB = chức năng của hệ thống
Bước 2: Đăng ký VB đi
1
Sổ đăng ký VB điện tử đi (giáo trình)
Lưu ý: việc đăng lý bằng hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin
theo mẫu Sổ đăng ký VB đi, đóng sổ để quản lý
Đăng ký bí mật NN đi:
Đăng ký theo hướng dẫn tại Thông tư 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 Ban hành
biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật NN
Sổ đăng ký bí mật NN đi : giáo trình
Phiếu đăng ký bí mật NN đi : gt
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu của cơ quan tổ chức và dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn, ký
số của cơ quan tổ chức
*Nhân bản: đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận
VD: Công văn gửi đi cho 20 cá nhân, đơn vị theo quy định hiện hành thì Văn thư
phải nhân sao bao nhiêu bản : 21 bản và 1 bản gốc (1 bản gốc văn thư cơ quan, 1 bản
chính lưu hồ sơ giải quyết công việc)
*Đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức:
Đóng dấu:
Văn thư phải tự tay đóng dấu
Chỉ được đóng dấu lên văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền
Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ;
Đóng dấu trùm khoảng 1/3 chữ ký về phía tay trái
Đóng dấu treo khi nào:
o Đóng dấu treo do người ký văn bản quyết định
o Đóng lên phụ lục kèm theo văn bản
o Đóng lên thư công
o Đóng lên dự thảo văn bản, tài liệu họp
o Vị trí đóng: Đóng lên trang đầu, trùm lên một phần của cơ quan, tổ chức hoặc tên của
phụ lục
Đóng dấu giáp lai, dấu nổi:
2
o Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên VB, tài liệu chuyên ngành được thực hiện
theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành
o Vị trí đóng: Đóng vào khoảng giữa mép phải của VB hoặc phụ lục VB, đóng trùm lên
1 phần các tờ giấy của VB hoặc của phụ lục (mỗi con dấu đóng không quá 5 tờ văn
bản)
Đóng dấu các loại khác: Đóng dấu MẬT, KHẨN và dấu TÀI LIỆU THU HỒI:
o Mức độ mật: MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT
o Mức độ khẩn: KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC
*Ký số: (đối với VB điện tử)
Chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành VB:
Chữ ký số của người có thẩm quyền là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật
tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của PL về
giao dịch:
Vị trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành VB trên VB giấy
Hình ảnh: Chữ ký của người có thẩm quyền trên Vb giấy, màu xanh
Chữ ký số có hình dạng như 1 chiếc USB được gọi là USB token. Chữ ký số được
bảo mật bằng mật khẩu được gọi là mã PIN.
Chữ ký số của CQ, TC ban hành VB:
Chữ ký số của cq, tc là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với
chứng thư số cấp cho cq, tc theo quy định của PL về giao dịch điện tử
Vị trí: trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền phía bên trái
Hình ảnh: con dấu của cqq, tc ban hành vb, màu đỏ, kích thước bằng kích thước
thực tế của dấu
Thông tin: tên cq, tc, thời gian ký (ngày tháng năm giờ phút giây múi giờ VN
theo tiêu chuẩn ISO 8601)
Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát VB đi
*Phát hành văn bản:
Phát hành ngay trong ngày Vb được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. VB
khẩn phát hành và gửi ngay sau khi VB được ký
3
VB mật đảm bảo quy định về bảo mật, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận
VB phát hành có sai sót về ND phải được sửa đổi, thay thế = VB có hình thức tương đương
VB đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải
được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành VB
Phát hành VB giấy từ VB được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện
in VB đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo
ra bản chính VB giấy và phát hành VB
Phát hành Vb điện tử từ Vb giấy: Văn thư cơ quan tiến hành sao y từ VB giấy sang VBĐT
được thực hiện bằng việc số hóa VB giấy và ký số của cơ quan, tổ chức
*Chuyển phát VB đi:
Bìa sổ và trang đầu: gt
ND đăng ký gửi Vb đi bưu điện : gt
Hướng dẫn đăng ký: gt
Những loại VB không được gửi qua mạng: Vb mật, khẩn, của các đơn vị trong cơ quan,
giấy mời họp, vb k có nd mật
*Thu hồi VB:
Đối với VB giấy, trường hợp nhận được Vb thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi
lại VB đã nhận
Đối với VBĐT, trường hợp nhận được VB thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ VBĐT bị thu
hồi trên hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết
Bước 5: Lưu VB đi
*Đối với Vb giấy:
Bản gốc VB được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát
hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký
Bản chính VB lưu tại hồ sơ công việc
*Đối với VBĐT:
Bản gốc VBĐT được lưu trên hệ thống của cơ quan tổ chức ban hành nếu hệ thống
đáp ứng theo quy định tại NDD30/2020
*Giữ lại bì đính kèm Vb trong một số trường hợp:
4
Số, ký hiệu ghi trên bì và trong VB k thống nhất
Vb hỏa tốc hẹn giờ đến muộn hơn thời gian ghi trên bì
Ngày nhận VB và ngày của VB cách quá xa nhau
Độ mật trong VB và ngoài bì k thống nhất
Đơn thư
*Sắp xếp và bảo quản bản lưu:
Cuối tháng, quý, năm lập lưu hình thành
Sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn
Tập lưu VB được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mực (đánh số tờ, viết mục lục văn
bản, chứng từ kết thúc, bìa tập lưu)
2. Phân tích khái niệm và mục đích quản lý văn bản đi.
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tc ban hành
- 5.1.1.1. Chương 5 Giáo trình trang 107
- 5.1.1.3 Chương 5 Gtr trang 109
- Mục đích quản lý vb đi:
Mục đích của việc quản lý văn bản đi là:
Bảo đảm văn bản được gửi đúng nơi, đúng người, đúng thời gian:
Giúp văn bản đến tay người nhận kịp thời, tránh sai sót hoặc chậm trễ trong giải quyết công việc.
Theo dõi, kiểm soát quá trình phát hành và lưu trữ văn bản:
Mọi văn bản đi đều được ghi sổ, đánh số và lưu trữ để dễ dàng tra cứu, kiểm tra sau này.
Nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức:
Quản lý tốt văn bản đi giúp lãnh đạo theo dõi được tiến độ giải quyết công việc, tạo sự thống nhất và hiệu quả trong quản
lý.
5