công tác văn thư
câu 1: công tác văn th có ý nghĩa nh th nào trong ho tư ư ế ạ
đ ng qu n lý nhà n c? n i dung công tác văn th g mộ ả ướ ộ ư ồ
nh ng ho t đ ng gì?ữ ạ ộ
công văn c a c c l u tr nhà n c s 55/cv/tccb ngàyủ ụ ư ữ ướ ố
01/03/1991 v h ng d n th c hi n quy t đ nh s 24-ctề ướ ẫ ự ệ ế ị ố
c a ch t ch h i đ ng b tr ng đã đ a ra quan đi m vủ ủ ị ộ ồ ộ ưở ư ể ề
công tác văn th nh sau: "công tác văn th là toàn b quáư ư ư ộ
trình xây d ng và ban hành văn b n, quá trình qu n lý vănự ả ả
b n ph c v cho yêu c u qu n lý c a c quan. m c đíchả ụ ụ ầ ả ủ ơ ụ
chính c a công tác văn th là b o đ m thông tin cho qu nủ ư ả ả ả
lý. nh ng tài li u, văn ki n đ c so n th o qu n lý và sữ ệ ệ ượ ạ ả ả ử
d ng theo các nguyên t c c a công tác văn th là ph ngụ ắ ủ ư ươ
ti n thi t y u b o đ m cho ho t đ ng c a các c quan cóệ ế ế ả ả ạ ộ ủ ơ
hi u qu ".ệ ả
đ i v i m i c quan, t ch c, công tác văn th là ho tố ớ ọ ơ ổ ứ ư ạ
đ ng không th thi u đ c. làm t t công tác văn th sộ ể ế ượ ố ư ẽ
b o đ m cho ho t đ ng này có nh ng ý nghĩa sau đây.ả ả ạ ộ ữ
-công tác văn th đ m b o thông tin cho ho t đ ng qu nư ả ả ạ ộ ả
lý c a c quan giúp cho vi c gi i quy t m i công vi củ ơ ệ ả ế ọ ệ
c a c quan đ c nhanh chóng, chính xác, có năng su tủ ơ ượ ấ
ch t l ng đúng đ ng l i chính sách, đúng nguyên t cấ ượ ườ ố ắ
ch đ .ế ộ
-công tác văn th t t s b o đ m gi gìn bí m t c a đ ngư ố ẽ ả ả ữ ậ ủ ả
và nhà n c, ngăn ch n vi c s d ng công văn, gi y tướ ặ ệ ử ụ ấ ờ
con d u c a c quan đ làm nh ng vi c phi pháp.ấ ủ ơ ể ữ ệ
-công tác văn th có n n p s góp ph n gi m b t nh ngư ề ế ẽ ầ ả ớ ữ
công văn, gi y t không c n thi t, ti t ki m đ c côngấ ờ ầ ế ế ệ ượ
s c và ti n c a.ứ ề ủ
ngoài ra, công tác văn th giúp cho vi c gi gìn đ y đư ệ ữ ầ ủ
h s , tài li u c n thi t có giá tr đ ph c v tra c u gi iồ ơ ệ ầ ế ị ể ụ ụ ứ ả
quy t công vi c tr c m t và n p l u tr đ nghiên c uế ệ ướ ắ ộ ư ữ ể ứ
và s d ng lâu dài.ử ụ
n i dung c a công tác văn th bao g m 3 nhóm côngộ ủ ư ồ
vi c:ệ
1-xây d ng và ban hành các văn b n:ự ả
-so n th o văn b nạ ả ả
-duy t văn b nệ ả
-đánh máy, nhân b nả
-ký, ban hành văn b nả
2-t ch c qu n lý và gi i quy t văn b n trong ho t đ ngổ ứ ả ả ế ả ạ ộ
c a c quan:ủ ơ
-t ch c qu n lý và gi i quy t văn b n đ nổ ứ ả ả ế ả ế
-t ch c chuy n giao văn b n điổ ứ ể ả
-t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n n i bổ ứ ả ế ả ả ộ ộ
-t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n m t.ổ ứ ả ế ả ả ậ
-t ch c công tác l p h s và giao n p h s .ổ ứ ậ ồ ơ ộ ồ ơ
3-t ch c qu n lý và s d ng con d u:ổ ứ ả ử ụ ấ
-đóng d u văn b n.ấ ả
-qu n lý và b o qu n con d u.ả ả ả ấ
câu 2: trình bày n i dung các khâu nghi p v ch y u c aộ ệ ụ ủ ế ủ
công tác văn th . trình bày th c t th c hi n các khâu nàyư ự ế ự ệ
c anh (ch ) công tác (ho c th c t nói chung). đ đ iở ơ ị ặ ự ế ể ổ
m i công tác văn th ph i làm gì?.ớ ư ả
công tác văn th bao g m các khâu nghi p v ch y uư ồ ệ ụ ủ ế
sau đây:
-t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n đ n.ổ ứ ả ế ả ả ế
-t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n đi.ổ ứ ả ế ả ả
-t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n n i b .ổ ứ ả ế ả ả ộ ộ
-t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n m t.ổ ứ ả ế ả ả ậ
-t ch c qu n lý s d ng con d u.ổ ứ ả ử ụ ấ
-công tác l p h s .ặ ồ ơ
- ng d ng công ngh tin h c trong công tác văn thứ ụ ệ ọ ư
các nghi p v ch y u trên nhìn trung có n i dung quyệ ụ ủ ế ộ
trình th c hi n ph c t p. chính vì v y trong khuôn khự ệ ứ ạ ậ ổ
m t bài vi t nh ch có th trình bày nh ng nét khái quátộ ế ỏ ỉ ể ữ
chung nh t c a m i nghi p v .ấ ủ ỗ ệ ụ
1. t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n đ n.ổ ứ ả ế ả ả ế
nghi p v này đ c th c hi n d a trên m t s nguyênệ ụ ượ ự ệ ự ộ ố
t c: nguyên t c m i văn b n đ n đ u ph i qua văn thắ ắ ọ ả ế ề ả ư
c quan; nguyên t c chuy n văn b n đ n cho th tr ngơ ắ ể ả ế ủ ưở
c quan chánh văn phòng tr c khi phân ph i cho các cáơ ướ ố
nhân đ n v gi i quy t; nguyên t c giao nh n và nguyênơ ị ả ế ắ ậ
t c gi i quy t văn b n đ n; nhanh chóng, chính xác, b oắ ả ế ả ế ả
đ m bí m t.ả ậ
quy trình gi i quy t và qu n lý văn b n đ n g m 8 b c.ả ế ả ả ế ồ ướ
+nh n văn b n đ n: ki m tra đ a ch g i, bì văn b n .ậ ả ế ể ị ỉ ử ả
+s b phân lo i, bóc bì văn b n: văn b n đ c chiaơ ộ ạ ả ả ượ
thành hai lo i.ạ
-lo i không ph i bóc bì: th ng báo tin, sách báo, thạ ả ườ ư
đích danh, văn b n c a đ ng, đoàn th , văn b n m t.ả ủ ả ể ả ậ
-lo i ph i bóc bì. các văn b n còn l i.ạ ả ả ạ
+bóc bì văn b n: b o đ m nguyên t c u tiên.ả ả ả ắ ư
-bóc đúng các b c b o đ m s nguyên v n c a văn b n.ướ ả ả ự ẹ ủ ả
-có s đ i chi u ki m tra văn b n th c t v i thông tinự ố ế ể ả ự ế ớ
trên bì và phi u g i.ế ử
+đóng d u đ n, s đ n ngày đ n: d u đ n đ c đóngấ ế ố ế ế ấ ế ượ
d i s ký hi u ho c kho ng tr ng gi a tác gi và tiêuướ ố ệ ặ ả ố ữ ả
đ .ề
+vào sôe đăng ký:
-ghi l i nh ng đi m c t y u c a văn b n.ạ ữ ể ố ế ủ ả
-có ba hình th c đăng ký, đăng ký b ng s , đăng ký b ngứ ằ ổ ằ
k và đăng ký b ng máy vi tính.ẻ ằ
+trình văn b n:ả
-tuỳ thu c vào ch đ văn th m i c quan.ộ ế ộ ư ở ỗ ơ
+chuy n giao văn b n: ể ả
-b o đ m đúng đ i t ng, k p th i, thích ng.ả ả ố ượ ị ờ ứ
+theo dõi vi c gi i quy t văn b n đ n:ệ ả ế ả ế
2.t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n đi:ổ ứ ả ế ả ả
m i văn b n đi c a c quan đ u ph i vào qua văn th đọ ả ủ ơ ề ả ư ể
đăng ký vào s và làm th t c phát hành th t c, phátổ ủ ụ ủ ụ
hành ch đ c th c hi n đ i v i các văn b n đ t yêu c uỉ ượ ự ệ ố ớ ả ạ ầ
n i dung và hình th c.ộ ứ
quy trình t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n: ổ ứ ả ế ả ả
1-soát l i văn b n: ạ ả
-ki m tra tính toán hoàn thi n c a văn b n.ể ệ ủ ả
2-vào s đăng ký văn b n đi.ổ ả
-ghi s c a văn b n: s văn b n đ c ghi liên t c t 01ố ủ ả ố ả ượ ụ ừ
b t đ u t ngày 01 tháng 01đ n h t ngày 31 tháng 12 m iắ ầ ừ ế ế ỗ
năm; có th đánh s chung ho c cho t ng lo i.ể ố ặ ừ ạ
-ghi ngày, tháng c a văn b n: nguyên t c chung văn b nủ ả ắ ả
g i đi ngày nào g i đi ngày y. văn b n quy ph m phápử ử ấ ả ạ
lu t và văn b n áp d ng pháp lu t đ ngày, tháng là th iậ ả ụ ậ ề ờ
đi m ký ban hành.ể
-đóng d u: b o đ m các nguyên t c đóng d u.ấ ả ả ắ ấ
-vào s văn b n đi chính xác, rõ ràng, ng n g n các đi mổ ả ắ ọ ể
c n thi t c a văn b n đi.ầ ế ủ ả
3-chuy n giao văn b n đi:ể ả
chuy n giao k p th i, đúng đ a ch b o đ m an toàn đ iể ị ờ ị ỉ ả ả ố
v i văn b n đi.ớ ả
4-l u văn b n đi: l u t i b ph n so n th o 01 b n, l uư ả ư ạ ộ ậ ạ ả ả ư
t i văn th c quan 01 b n.ạ ư ơ ả
3.t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n n i b : áp d ngổ ứ ả ế ả ả ộ ộ ụ
các nguyên lý chung c a m i văn b n n i qu n lý vănủ ỗ ả ơ ả
b n.ả
4.t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n m t:ổ ứ ả ế ả ả ậ
nghi p v này th c hi n v i các nguyên t c đ c thù:ệ ụ ự ệ ớ ắ ặ
-xác đ nh đúng m c đ m t.ị ứ ộ ậ
-th c hi n đúng các quy đ nh v ph bi n, l u hành, tìmự ệ ị ề ổ ế ư
hi u, s d ng, giao nh n, v n chuy n và tiêu hu các vănể ử ụ ậ ậ ể ỷ
b n m t.ả ậ
-văn th c quan không đ c phân công nhi m v phư ơ ượ ệ ụ ụ
trách văn b n m t ch vào s bì ngoài văn b n và chuy nả ậ ỉ ổ ả ể
giao cho b ph n có trách nhi m gi i quy t.ộ ậ ệ ả ế
-vi c chuy n giao văn b n m t ph i b o đ m an toànệ ể ả ậ ả ả ả
theo quy đ nh c a nhà n c, có ký nh n ki m soát đ iị ủ ướ ậ ể ố
chi u nghiêm ng t.ế ặ
-văn b n tuy t m t, t i m t ph i niêm phong ch thả ệ ậ ố ậ ả ỉ ủ
tr ng c quan và nh ng ng i đ c u quy n m iưở ơ ữ ườ ượ ỷ ề ớ
đ c bóc văn b n.ượ ả
-đăng ký vào s : l p h s chung cho văn b n m t và chiaổ ậ ồ ơ ả ậ
làm 2 ph n: văn b n m t đi và văn b n m t đ n.ầ ả ậ ả ậ ế
5-t ch c qu n lý và s d ng con d u:ổ ứ ả ử ụ ấ
qu n lý và s d ng con d u là m t nghi p v quan tr ngả ử ụ ấ ộ ệ ụ ọ
trong công tác văn th , là v n đ liên quan đ n quy n l cư ấ ề ế ề ự
c a c quan.ủ ơ
vi c đóng d u ph i b o đ m các quy đ nh : - n i dungệ ấ ả ả ả ị ộ
con d u ph i trung v i tên c quan ban hành văn b n;ấ ả ớ ơ ả
-đóng dâú vào nh ng văn b n có ch ký chính th c, đúngữ ả ữ ứ
th m quy n, không đóng d u kh ng;ẩ ề ấ ố
-đ m b o k thu t đóng d u, quy đ nh v m u m c d u.ả ả ỹ ậ ấ ị ề ẫ ự ấ
-vi c qu n lý con d u tuân theo ch đ qu n lý đ c bi t.ệ ả ấ ế ộ ả ặ ệ