NH NG V N Đ CHUNG V CÔNG TÁC VĂN THỮ Ấ Ề Ề Ư
I. Khái ni m, yêu c u, v trí, tác d ng c a công tác văn thệ ầ ị ụ ủ ư
1. Khái ni mệ
Công tác văn thư là toàn b các công vi c v so n th o, ban hành vănộ ệ ề ạ ả
b n; qu n lý văn b n và tài li u khác hình thành trong quá trình ho t đ ngả ả ả ệ ạ ộ
c a các c quan, t ch c; qu n lý và s d ng con d u trong văn th .ủ ơ ổ ứ ả ử ụ ấ ư
2. Yêu c uầ
2.1. Nhanh chóng
- Là yêu c u đ i v i hi u su t công tác văn th . ầ ố ớ ệ ấ ư
- Không đ sót vi c, ch m vi c. Đ ng th i ph i quy đ nh rõ th i h nể ệ ậ ệ ồ ờ ả ị ờ ạ
gi i quy t văn b n và đ n gi n hóa th t c gi i quy t văn b n.ả ế ả ơ ả ủ ụ ả ế ả
2.2. Chính xác
- Chính xác v n i dungề ộ
- Chính xác v nghi p v văn thề ệ ụ ư
2.3. Bí m tậ
- Là yêu c u qu n lý đ i v i công tác văn thầ ả ố ớ ư
- Th c hi n đúng các văn b n ch đ o c a Đ ng, Nhà n c v b o v bíự ệ ả ỉ ạ ủ ả ướ ề ả ệ
m t Nhà n c, s d ng m ng máy tính, b trí phòng làm vi c, l a ch n cán bậ ướ ử ụ ạ ố ệ ự ọ ộ
văn th đúng tiêu chu n,...ư ẩ
2.4. Hi n đ iệ ạ
Hi n đ i hóa công tác văn th là m t trong nh ng ti n đ đ nângệ ạ ư ộ ữ ề ề ể
cao năng su t, ch t l ng công tác và ngày càng tr thành nhu c u c p báchấ ấ ượ ở ầ ấ
c a m i c quan. ủ ỗ ơ
3. V trí, tác d ngị ụ
3.1. V tríị
Công tác văn th là công tác quan tr ng không th thi u đ c trongư ọ ể ế ượ
vi c th c hi n ch c năng, nhi m v c a các c quan, t ch c --> đ u ph iệ ự ệ ứ ệ ụ ủ ơ ổ ứ ề ả
s d ng văn b n, tài li u đ ph bi n các ch tr ng, chính sách, ph n ánhử ụ ả ệ ể ổ ế ủ ươ ả
tình hình lên c p trên, trao đ i, liên h , ph i h p công tác, ghi l i nh ng sấ ổ ệ ố ợ ạ ữ ự
ki n, hi n t ng x y ra trong ho t đ ng hàng ngày.ệ ệ ượ ả ạ ộ
3.2. Tác d ngụ
- B o đ m cung c p đ y đ thông tin, góp ph n nâng cao năng su t,ả ả ấ ầ ủ ầ ấ
ch t l ng công tác c a c quan, t ch c và phòng ch ng t quan liêu gi yấ ượ ủ ơ ổ ứ ố ệ ấ
t .ờ
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997ễ ệ
1
- Công tác văn th bao g m nhi u vi c, liên quan đ n nhi u ng i,ư ồ ề ệ ế ề ườ
nhi u b ph n, do đó k t qu c a công tác văn th s giúp lãnh đ o c quanề ộ ậ ế ả ủ ư ẽ ạ ơ
ch đ o công vi c chính xác, hi u qu , không đ ch m vi c, sót vi c, tránh tỉ ạ ệ ệ ả ể ậ ệ ệ ệ
quan liêu, gi y t , m nh l nh hành chínhấ ờ ệ ệ .
- Làm t t công tác văn th góp ph n gi gìn bí m t c a Đ ng, Nhàố ư ầ ữ ậ ủ ả
n c và m i c quan.ướ ỗ ơ
- Làm t t công tác văn th t o đi u ki n thu n l i cho công tác l uố ư ạ ề ệ ậ ợ ư
tr .ữ
II. N i dung công tác văn thộ ư
1. So n th o và ban hành văn b nạ ả ả
1.1. Hình th c văn b n và th th c văn b nứ ả ể ứ ả
- Các hình th c văn b n bao g m: văn b n quy ph m pháp lu t, văn b nứ ả ồ ả ạ ậ ả
hành chính, văn b n chuyên ngành.ả
- Th th c văn b n g m các thành ph n c n ph i có và cách th cể ứ ả ồ ầ ầ ả ứ
trình bày các thành ph n đó phù h p v i th lo i, th m quy n ban hành vănầ ợ ớ ể ạ ẩ ề
b n do c quan có th m quy n quy đ nh.ả ơ ẩ ề ị
+ Th th c văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính c aể ứ ả ạ ậ ả ủ
Nhà n c do B tr ng B N i v và B tr ng - Ch nhi m Văn phòngướ ộ ưở ộ ộ ụ ộ ưở ủ ệ
Chính ph quy đ nh.ủ ị
+ Th th c văn b n chuyên ngành do b tr ng, th tr ng c quanể ứ ả ộ ưở ủ ưở ơ
qu n lý ngành quy đ nh sau khi th o lu n, th ng nh t v i B tr ng B N iả ị ả ậ ố ấ ớ ộ ưở ộ ộ
vụ.
+ Th th c văn b n c a Đ ng th c hi n theo H ng d n s 11-HD/ể ứ ả ủ ả ự ệ ướ ẫ ố
VPTW, ngày 28-5-2004 c a Văn phòng Trung ng Đ ng.ủ ươ ả
+ Th th c văn b n c a các t ch c chính tr - xã h i do ng i đ ngể ứ ả ủ ổ ứ ị ộ ườ ứ
đ u c a t ch c chính tr - xã h i Trung ng quy đ nh. Th th c vănầ ủ ổ ứ ị ộ ở ươ ị ể ứ
b n c a t ch c công đoàn th c hi n theo Quy t đ nh s 1219-QĐ-TLĐ,ả ủ ổ ứ ự ệ ế ị ố
ngày 22-8-2001 c a Đoàn Ch t ch T ng Liên đoàn lao đ ng Vi t Nam; thủ ủ ị ổ ộ ệ ể
th c văn b n c a t ch c đoàn thanh niên th c hi n theo H ng d n s 49-ứ ả ủ ổ ứ ự ệ ướ ẫ ố
HD/VP, ngày 04-7-2006 c a Văn phòng Trung ng Đoàn. ủ ươ
1.2. Quy trình so n th o và ban hành văn b nạ ả ả
- So n th o văn b n (xác đ nh m c đích, gi i h n c a văn b n, đ iạ ả ả ị ụ ớ ạ ủ ả ố
t ng gi i quy t và th c hi n văn b n; ch n th lo i văn b n; thu th p vàượ ả ế ự ệ ả ọ ể ạ ả ậ
x lý thông tin có liên quan; xây d ng đ c ng văn b n và vi t b n th o);ử ự ề ươ ả ế ả ả
- Duy t b n th o, s a ch a, b sung b n th o văn b n;ệ ả ả ử ữ ổ ả ả ả
- Đánh máy, nhân b n văn b n;ả ả
- Ki m tra văn b n tr c khi ký ban hành;ể ả ướ
- Ký văn b n.ả
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997ễ ệ
2
2. Qu n lý văn b nả ả
2.2.1. Qu n lý văn b n đ nả ả ế
- Ti p nh n, đăng ký văn b n đ n;ế ậ ả ế
- Trình, chuy n giao văn b n đ n;ể ả ế
- Gi i quy t và theo dõi, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n.ả ế ố ệ ả ế ả ế
2.2. Qu n lý văn b n điả ả
- Ki m tra th th c, th lo i, th m quy n banh hành văn b n và kể ể ứ ể ạ ẩ ề ả ỹ
thu t trình bày; ghi s , ký hi u và ngày, tháng, năm c a văn b n;ậ ố ệ ủ ả
- Đóng d u c quan; d u ch m c đ kh n, m t (n u có);ấ ơ ấ ỉ ứ ộ ẩ ậ ế
- Đăng ký văn b n đi;ả
- Làm th t c chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát văn b n đi;ủ ụ ể ệ ể ả
- L u văn b n đi.ư ả
3. L p h s hi n hành và giao n p h s tài li u vào l u trậ ồ ơ ệ ộ ồ ơ ệ ư ữ
hi n hành c a c quan, t ch cệ ủ ơ ổ ứ
3.1. L p h s hi n hànhậ ồ ơ ệ
- Xác đ nh trách nhi m c a lãnh đ o, cán b , công ch c trong cị ệ ủ ạ ộ ứ ơ
quan, t ch c đ i v i vi c l p h s hi n hành. ổ ứ ố ớ ệ ậ ồ ơ ệ
- N i dung vi c l p h s hi n hành g m:ộ ệ ậ ồ ơ ệ ồ
+ M h s ;ở ồ ơ
+ Thu th p, c p nh t văn b n, tài li u hình thành trong quá trình theoậ ậ ậ ả ệ
dõi, gi i quy t công vi c vào h s ;ả ế ệ ồ ơ
+ Phân đ nh đ n v b o qu n;ị ơ ị ả ả
+ S p x p văn b n, tài li u trong đ n v b o qu n;ắ ế ả ệ ơ ị ả ả
+ Biên m c h s .ụ ồ ơ
3.2. Giao n p h s , tài li u vào l u tr hi n hành c a c quan, tộ ồ ơ ệ ư ữ ệ ủ ơ ổ
ch cứ
- Xác đ nh trách nhi m c a các đ n v , cá nhân trong c quan, t ch cị ệ ủ ơ ị ơ ổ ứ
trong vi c giao n p h s , tài li u vào l u tr hi n hành c a c quan, tệ ộ ồ ơ ệ ư ữ ệ ủ ơ ổ
ch c;ứ
- Xác đ nh th i h n giao n p h s , tài li u vào l u tr hi n hànhị ờ ạ ộ ồ ơ ệ ư ữ ệ
c a c quan, t ch c;ủ ơ ổ ứ
- Th t c giao n p h s , tài li u vào l u tr hi n hành c a c quan, tủ ụ ộ ồ ơ ệ ư ữ ệ ủ ơ ổ
ch c.ứ
III. Hình th c t ch c công tác văn thứ ổ ứ ư
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997ễ ệ
3
Hình th c t ch c công tác văn th là cách th c t ch c các đ n v , bứ ổ ứ ư ứ ổ ứ ơ ị ộ
ph n ho c cán b chuyên trách đ th c hi n m t s khâu c a công tác văn thậ ặ ộ ể ự ệ ộ ố ủ ư
mang tính nghi p v thu n tuý nh : ti p nh n, vào s , đánh máy văn b n... Cóệ ụ ầ ư ế ậ ổ ả
hai hình th c t ch c công tác văn th là văn th t p trung và văn th h n h p.ứ ổ ứ ư ư ậ ư ỗ ợ
- Văn th t p trung: toàn b n i dung công tác văn th c a m t cư ậ ộ ộ ư ủ ộ ơ
quan, t ch c (tr so n th o văn b n) đ c t p trung t i m t b ph nổ ứ ừ ạ ả ả ượ ậ ạ ộ ộ ậ
ho c cán b văn th chuyên trách văn phòng ho c phòng hành chính.ặ ộ ư ở ặ
- Văn th h n h p: m t s n i dung công tác văn th c a m t cư ỗ ợ ộ ố ộ ư ủ ộ ơ
quan, t ch c (tr so n th o văn b n) đ c làm t p trung t i m t b ph nổ ứ ừ ạ ả ả ượ ậ ạ ộ ộ ậ
ho c cán b văn th văn phòng ho c phòng hành chính; m t s n i dungặ ộ ư ở ặ ộ ố ộ
công vi c đ c làm t i văn th các đ n v tr c thu c. ệ ượ ạ ư ở ơ ị ự ộ
Vi c l a ch n hình th c t ch c văn th c n căn c vào tính ch tệ ự ọ ứ ổ ứ ư ầ ứ ấ
công tác, nhi m v và quy n h n, c c u t ch c c a c quan, s l ngệ ụ ề ạ ơ ấ ổ ứ ủ ơ ố ượ
văn b n đi, đ n và tr s làm vi c c a c quan.ả ế ự ở ệ ủ ơ
IV. ng d ng công ngh thông tin vào công tác văn thỨ ụ ệ ư
1. Khái ni m ệ
- áp d ng các công c tin h c đ so n th o văn b n, xây d ng c sụ ụ ọ ể ạ ả ả ự ơ ở
d li u ph c v yêu c u qu n lý, xây d ng văn b n đi, đ n và tra tìm thôngữ ệ ụ ụ ầ ả ự ả ế
tin trong các văn b n, tài li u đ c nhanh chóng, chính xác; nâng cao năngả ệ ượ
su t, hi u qu công tác trong c quan, t ch c và t o môi tr ng thu n l iấ ệ ả ơ ổ ứ ạ ườ ậ ợ
trao đ i thông tin gi a các c quan thông qua m ng thông tin n i b và cácổ ữ ơ ạ ộ ộ
m ng thông tin qu c gia.ạ ố
2. N i dung ng d ng công ngh thông tin vào công tác văn thộ ứ ụ ệ ư
- ng d ng công ngh thông tin đ so n th o, in n, nhân sao vănỨ ụ ệ ể ạ ả ấ
b n;ả
- ng d ng công ngh thông tin đ qu n lý, x lý, tra tìm văn b n đi,Ứ ụ ệ ể ả ử ả
văn b n đ n, văn b n n i b ;ả ế ả ộ ộ
- ng d ng công ngh thông tin đ qu n lý, x lý, tra tìm đ n th khi uỨ ụ ệ ể ả ử ơ ư ế
t ;ố
- ng d ng công ngh thông tin đ chuy n giao văn b n.Ứ ụ ệ ể ể ả
3. Các ph n m m ng d ng công ngh thông tin vào công tác văn thầ ề ứ ụ ệ ư
- G i nh n văn b n;ử ậ ả
- Th tín đi n t ;ư ệ ử
- Qu n lý văn b n đi;ả ả
- Qu n lý văn b n đ n;ả ả ế
- Qu n lý đ n th khi u t ...ả ơ ư ế ố
V. Qu n lý nhà n c v công tác văn thả ướ ề ư
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997ễ ệ
4
1. N i dung qu n lý nhà n c v công tác văn thộ ả ướ ề ư
- Xây d ng, ban hành và ch đ o, h ng d n th c hi n các văn b nự ỉ ạ ướ ẫ ự ệ ả
quy ph m pháp lu t v công tác văn th ;ạ ậ ề ư
- Qu n lý th ng nh t v nghi p v công tác văn th ;ả ố ấ ề ệ ụ ư
- Qu n lý nghiên c u khoa h c, ng d ng khoa h c và công nghả ứ ọ ứ ụ ọ ệ
trong công tác văn th ;ư
- Qu n lý đào t o, b i d ng cán b , công ch c, viên ch c văn th ;ả ạ ồ ưỡ ộ ứ ứ ư
qu n lý công tác thi đua, khen th ng trong công tác văn th ;ả ưở ư
- Thanh tra, ki m tra, gi i quy t khi u n i, t cáo và x lý vi ph mể ả ế ế ạ ố ử ạ
pháp lu t v công tác văn th ;ậ ề ư
- T ch c s k t, t ng k t công tác văn th ;ổ ứ ơ ế ổ ế ư
- H p tác qu c t trong lĩnh v c văn th .ợ ố ế ự ư
2. Trách nhi m qu n lý nhà n c v công tác văn thệ ả ướ ề ư
2.1. Đ i v i công tác văn th các c quan nhà n c, t ch c xã h i,ố ớ ư ơ ướ ổ ứ ộ
t ch c xã h i - ngh nghi p, các đ n v vũ trang ổ ứ ộ ề ệ ơ ị
B N i v ch u trách nhi m tr c Chính ph th c hi n qu n lý nhàộ ộ ụ ị ệ ướ ủ ự ệ ả
n c v công tác văn th . C c Văn th và L u tr Nhà n c có tráchướ ề ư ụ ư ư ữ ướ
nhi m giúp B tr ng B N i v th c hi n qu n lý nhà n c v công tácệ ộ ưở ộ ộ ụ ự ệ ả ướ ề
văn th .ư
Các b , c quan ngang b , c quan thu c Chính ph , y ban nhânộ ơ ộ ơ ộ ủ ủ
dân các c p có trách nhi m th c hi n qu n lý nhà n c v công tác văn thấ ệ ự ệ ả ướ ề ư
đ i v i c quan, t ch c thu c ph m vi qu n lý.ố ớ ơ ổ ứ ộ ạ ả
2.2. Đ i v i công tác văn th các c quan Đ ng và các t ch c chínhố ớ ư ơ ả ổ ứ
tr - xã h i, C c L u tr Văn phòng Trung ng Đ ng có trách nhi m giúpị ộ ụ ư ữ ươ ả ệ
Chánh văn phòng Trung ng Đ ng th c hi n qu n lý nhà n c v côngươ ả ự ệ ả ướ ề
tác văn th các c quan, t ch c Đ ng và các t ch c chính tr - xã h i. ư ơ ổ ứ ả ổ ứ ị ộ
2.3. N i dung qu n lý nhà n c v công tác văn th , c th g m:ộ ả ướ ề ư ụ ể ồ
- Ban hành và h ng d n th c hi n các ch đ , quy đ nh v công tác vănướ ẫ ự ệ ế ộ ị ề
th ;ư
- Ki m tra vi c th c hi n các ch đ , quy đ nh v công tác văn th ; gi iể ệ ự ệ ế ộ ị ề ư ả
quy t khi u n i, t cáo và x lý vi ph m pháp lu t v công tác văn th theoế ế ạ ố ử ạ ậ ề ư
th m quy n;ẩ ề
- T ch c, ch đ o vi c nghiên c u, ng d ng khoa h c và côngổ ứ ỉ ạ ệ ứ ứ ụ ọ
ngh vào công tác văn th ;ệ ư
- T ch c đào t o, b i d ng cán b , công ch c, viên ch c văn th ;ổ ứ ạ ồ ưỡ ộ ứ ứ ư
qu n lý công tác thi đua, khen th ng trong công tác văn th ;ả ưở ư
- T ch c s k t, t ng k t công tác văn th .ổ ứ ơ ế ổ ế ư
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997ễ ệ
5