TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ TRONG VĂN PHÒNG
Chúng ta đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình? Khi
sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, chúng ta có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào
ông ấy muốn, chúng ta có thể cung cấp trong vòng 5 phút? hoặc giả sử như một
nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng chúng ta
nháo nhào tìm hồ sơ của nhân viên ấy theo yêu cầu của khách hàng? Trường hợp
xấu như, một nhân viên nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây giờ chúng ta
không biết hồ sơ của anh ta thế nào… Nếu bị rơi vào các trường hợp như trên, có
lẽ chúng ta đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả.
Quản lý hồ sơ giấy
Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.
Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của chúng ta chính là hồ sơ
toàn bộ phận của chúng ta đấy.
Khi nhân viên lập xong danh mục hồ sơ của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ
của họ, và ký tên duyệt danh mục này.
Hãy tổ chức cứ mỗi tháng 1-2 lần, chúng ta yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào
danh mục.
Quản lý hồ sơ máy, CD…
Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.
Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các
thông tin nhưng chưa xử lý.
Có một thư mục thùng rác riêng (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu
các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.
Hãy ra một quy định hướng dẫn cho tất cả nhân viên làm giống nhau: Input;
Output; Quy định backup dữ liệu; Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ; Quy định
quét virus định kỳ; Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu
định kỳ.
Một số lỗi thường gặp trong quản lý hồ sơ trên máy tính:
Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (MS.Office).
Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại
máy).
Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.
Phần mềm phục hồi hồ sơ:
Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.
Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD.
Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.
Quyền truy cập thông tin, hồ sơ trên máy tính
Ai được quyền xem thông tin?
Ai được quyền chỉnh sửa, cập nhật thông tin?
Hãy tạo thêm một cột trong bảng thông tin với nội dung: nhưng người được quyền
truy cập và/hoặc chỉnh sửa
Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn
được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp
sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu
thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại
hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ
kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng
nên tránh dùng từ đồng nghĩa.
Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài liệu
trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A
đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu
lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác