K thu t xây d ng và ban hành văn b n qu n lý hành chínhỹ ậ ự ả ả
Ph n th nh tầ ứ ấ
LÝ LU N CHUNG V VĂN B N QU N LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ N CẬ Ề Ả Ả ƯỚ
CH NG IƯƠ
Đ I C NG V VĂN B N QU N LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ N CẠ ƯƠ Ề Ả Ả ƯỚ
I. Đ i t ng và ph ng pháp nghiên c uố ượ ươ ứ
1.Đ i t ng nghiên c uố ượ ứ
Trong quá trình ho t đ ng qu n lý nhà n c, văn b n là m t ph ng ti n quan tr ng đ ghi l iạ ộ ả ướ ả ộ ươ ệ ọ ể ạ
và chuy n đ t các quy t đ nh qu n lý, là hình th c đ c th hoá pháp lu t, là ph ng ti n để ạ ế ị ả ứ ể ụ ể ậ ươ ệ ể
đi u ch nh nh ng quan h xã h i thu c ph m vi qu n lý c a Nhà n c. Đó là công c đi u hànhề ỉ ữ ệ ộ ộ ạ ả ủ ướ ụ ề
không th thi u và s n ph m t t y u c a ho t đ ng qu n lý nhà n c.ể ế ả ẩ ấ ế ủ ạ ộ ả ướ
Văn b n qu n lý nhà n c có th đ c nghiên c u b i nhi u b môn khoa h c khác nhau. Song,ả ả ướ ể ượ ứ ở ề ộ ọ
nó là đ i t ng chính c a văn b n hành chính h c, b môn khoa h c nghiên c u toàn di n v vănố ượ ủ ả ọ ộ ọ ứ ệ ề
b n qu n lý nhà n c. Trong khuôn kh c a môn h c "K thu t xây d ng và ban hành văn b nả ả ướ ổ ủ ọ ỹ ậ ự ả
qu n lý hành chính nhà n c" dành cho đào t o c nhân hành chính, m t b ph n c a văn b nả ướ ạ ử ộ ộ ậ ủ ả
qu n lý nhà n c là văn b n qu n lý hành chính nhà n c (d i đây g i t t là văn b n) đ cả ướ ả ả ướ ướ ọ ắ ả ượ
nghiên c u và mô t ch y u trên các bình di n sau đây:ứ ả ủ ế ệ
- Xác đ nh m t s khái ni m c b n.ị ộ ố ệ ơ ả
- Xác đ nh h th ng văn b n, phân lo i h th ng này.ị ệ ố ả ạ ệ ố
- Xác đ nh ch th ban hành và hình th c văn b n t ng ng.ị ủ ể ứ ả ươ ứ
- Xác đ nh nh ng thu c tính c b n c a văn b n qu n lý nhà n c; công d ng (n i dung) c aị ữ ộ ơ ả ủ ả ả ướ ụ ộ ủ
t ng lo i văn b n.ừ ạ ả
- Nghiên c u và xây d ng quy trình xây d ng và ban hành văn b n .ứ ự ự ả
- Nghiên c u và áp d ng nh ng nguyên t c và quy t c k thu t so n th o văn b n:ứ ụ ữ ắ ắ ỹ ậ ạ ả ả
+ Các yêu c u v n i dung;ầ ề ộ
+ Các yêu c u v th th c;ầ ề ể ứ
+ Ngôn ng s d ng trong văn b n;ữ ử ụ ả
+ Cách di n đ t quy ph m pháp lu t;ễ ạ ạ ậ
2. Ph ng pháp nghiên c uươ ứ
Văn b n hành chính h c s d ng nh ng ph ng pháp c b n sau đây:ả ọ ử ụ ữ ươ ơ ả
a) Ph ng pháp phân tích: Văn b n đ c nghiên c u v m i bình di n, xác đ nh n i dung, ýươ ả ượ ứ ề ọ ệ ị ộ
nghĩa, vai trò c a t ng b ph n c u thành c a văn b n, t ng giai đo n trong ho t đ ng xây d ngủ ừ ộ ậ ấ ủ ả ừ ạ ạ ộ ự
chúng và nh ng nét đ c thù c a t ng lo i.ữ ặ ủ ừ ạ
b) Ph ng pháp t ng h p: T nh ng mô t v n i dung, hình th c và quy trình th t c xây d ngươ ổ ợ ừ ữ ả ề ộ ứ ủ ụ ự
và ban hành t ng lo i văn b n c th khái quát hóa lên thành lý lu n chung, t c là đ a ra nh ngừ ạ ả ụ ể ậ ứ ư ữ
lu n đi m, quan ni m v quá trình sáng t o pháp lu t nói riêng và t o ra nh ng s n ph m qu nậ ể ệ ề ạ ậ ạ ữ ả ẩ ả
lý nói chung.
c) Ph ng pháp so sánh: Nh m làm sáng t n i dung nh ng nguyên t c, quy t c c a k thu t xâyươ ằ ỏ ộ ữ ắ ắ ủ ỹ ậ
d ng và ban hành văn b n, đ c bi t là trong so n th o, văn b n đ c ti n hành nghiên c u b ngự ả ặ ệ ạ ả ả ượ ế ứ ằ
cách so sánh ch y u trên các ph ng di n sau:ủ ế ươ ệ
- Gi a các th i kỳ khác nhau c a l ch s xây d ng và ban hành văn b n đ rút ra nh ng bài h cữ ờ ủ ị ử ự ả ể ữ ọ
th c ti n nh m ti n t i hoàn thi n k thu t xd và ban hành văn b n.ự ễ ằ ế ớ ệ ỹ ậ ả
- Gi a các lo i hình văn b n nh m phân bi t đ so n th o và áp d ng chúng đ c t t h n.ữ ạ ả ằ ệ ể ạ ả ụ ượ ố ơ
- Gi a th c ti n trong n c v i kinh nghi m n c ngoài đ nghiên c u, h c h i và k th aữ ự ễ ướ ớ ệ ướ ể ứ ọ ỏ ế ừ
nh ng thành t u c a k thu t xây d ng và ban hành văn b n c a các n c tiên ti n, có b dàyữ ự ủ ỹ ậ ự ả ủ ướ ế ề
l ch s và kinh nghi m trong lĩnh v c này.ị ử ệ ự
- Gi a lý lu n v i th c t nh m xây d ng đ c h th ng lý thuy t và đ a ra đ c nh ng ki nữ ậ ớ ự ế ằ ự ượ ệ ố ế ư ượ ữ ế
gi i th c t góp ph n hoàn thi n công tác văn b n n c ta.ả ự ế ầ ệ ả ở ướ
Ngoài ra, có th s d ng nh ng m c đ khác nhau các ph ng pháp khác nh : ph ng phápể ử ụ ở ữ ứ ộ ươ ư ươ
th ng kê, ph ng pháp xã h i h c, v.v...ố ươ ộ ọ
3. Nh ng yêu c u đ i v i h c viênữ ầ ố ớ ọ
a) N m v ng lý thuy t v văn b n qu n lý nhà n c.ắ ữ ế ề ả ả ướ
b) Phân bi t đ c tính ch t và th m quy n ban hành c a t ng lo i văn b n c b n khác nhau.ệ ượ ấ ẩ ề ủ ừ ạ ả ơ ả
c) N m đ c nh ng nguyên t c và k thu t c b n trong so n th o và x lý văn b n.ắ ượ ữ ắ ỹ ậ ơ ả ạ ả ử ả
d) Hình thành nh ng k năng th c hành c b n trong so n th o văn b n.ữ ỹ ự ơ ả ạ ả ả
II. Nh ng khái ni m c b n v văn b nữ ệ ơ ả ề ả
1. Khái ni m v văn b nệ ề ả
Ho t đ ng giao ti p c a nhân lo i đ c th c hi n ch y u b ng ngôn ng . Ph ng ti n giaoạ ộ ế ủ ạ ượ ự ệ ủ ế ằ ữ ươ ệ
ti p này đ c s d ng ngay t bu i bình minh c a xã h i loài ng i. V i s ra đ i c a ch vi t,ế ượ ử ụ ừ ổ ủ ộ ườ ớ ự ờ ủ ữ ế
con ng i đã th c hi n đ c s giao ti p nh ng kho ng không gian cách bi t nhau vô t n quaườ ự ệ ượ ự ế ở ữ ả ệ ậ
các th h . Ho t đ ng giao ti p b ng ngôn ng luôn luôn đ c th c hi n qua quá trình phát vàế ệ ạ ộ ế ằ ữ ượ ự ệ
nh n các ngôn b n. Là s n ph m ngôn ng c a ho t đ ng giao ti p ngôn b n t n t i d ng âmậ ả ả ẩ ữ ủ ạ ộ ế ả ồ ạ ở ạ
thanh (là các l i nói) ho c đ c ghi l i d i d ng ch vi t. Ngôn b n đ c ghi l i d i d ngờ ặ ượ ạ ướ ạ ữ ế ả ượ ạ ướ ạ
ch vi t chính là văn b n. Nh v y, văn b n là ph ng ti n ghi l i và truy n đ t thông tin b ngữ ế ả ư ậ ả ươ ệ ạ ề ạ ằ
m t ngôn ng (hay ký hi u) nh t đ nh. V i cách hi u r ng nh v y, văn b n còn có th g i làộ ữ ệ ấ ị ớ ể ộ ư ậ ả ể ọ
v t mang tin đ c ghi b ng ký hi u ngôn ng .ậ ượ ằ ệ ữ
2. Khái ni m v văn b n qu n lý nhà n cệ ề ả ả ướ
Trong ho t đ ng qu n lý nhà n c, trong giao d ch gi a các c quan nhà n c v i nhau, c quanạ ộ ả ướ ị ữ ơ ướ ớ ơ
nhà n c v i t ch c, công dân, v i các y u t n c ngoài, v.v... văn b n là ph ng ti n thôngướ ớ ổ ứ ớ ế ố ướ ả ươ ệ
tin c b n, là s i dây liên l c chính, là m t trong nh ng y u t quan tr ng, nh t thi t đ ki n t oơ ả ợ ạ ộ ữ ế ố ọ ấ ế ể ế ạ
th ch c a n n hành chính nhà n c.ể ế ủ ề ướ
Có th th y, văn b n qu n lý nhà n c chính là ph ng ti n đ xác đ nh và v n d ng các chu nể ấ ả ả ướ ươ ệ ể ị ậ ụ ẩ
m c pháp lý vào quá trình qu n lý nhà n c. Xây d ng các văn b n qu n lý nhà n c, do đó, c nự ả ướ ự ả ả ướ ầ
đ c xem là m t b ph n h u c c a ho t đ ng qu n lý nhà n c và là m t trong nh ng bi uượ ộ ộ ậ ữ ơ ủ ạ ộ ả ướ ộ ữ ể
hi n quan tr ng c a ho t đ ng này. Các văn b n qu n lý nhà n c luôn luôn có tính pháp lýệ ọ ủ ạ ộ ả ả ướ
chung. Tuy nhiên bi u hi n c a tính ch t pháp lý c a văn b n không gi ng nhau. Có nh ng vănể ệ ủ ấ ủ ả ố ữ
b n ch mang tính thông tin qu n lý thông th ng, trong khi đó có nh ng văn b n l i mang tínhả ỉ ả ườ ữ ả ạ
c ng ch th c hi n.ưỡ ế ự ệ
Văn b n qu n lý nhà n c là nh ng quy t đ nh và thông tin qu n lý thành văn (đ c văn b nả ả ướ ữ ế ị ả ượ ả
hoá) do các c quan qu n lý nhà n c ban hành theo th m quy n, trình t , th t c, hình th cơ ả ướ ẩ ề ự ủ ụ ứ
nh t đ nh và đ c Nhà n c đ m b o thi hành b ng nh ng bi n pháp khác nhau nh m đi uấ ị ượ ướ ả ả ằ ữ ệ ằ ề
ch nh các m i quan h qu n lý n i b nhà n c ho c gi a các c quan nhà n c v i các t ch cỉ ố ệ ả ộ ộ ướ ặ ữ ơ ướ ớ ổ ứ
và công dân.
3. Khái ni m v văn b n qu n lý hành chính nhà n cệ ề ả ả ướ
Trong khái ni m t ng quan nêu trên v văn b n qu n lý nhà n c, khái ni m văn b n qu n lýệ ổ ề ả ả ướ ệ ả ả
hành chính nhà n c là m t n i dung c u thành, nh v y văn b n qu n lý hành chính nhà n c làướ ộ ộ ấ ư ậ ả ả ướ
m t b ph n c a văn b n qu n lý nhà n c, bao g m nh ng văn b n c a các c quan nhà n cộ ộ ậ ủ ả ả ướ ồ ữ ả ủ ơ ướ
(mà ch y u là các c quan hành chính nhà n c) dùng đ đ a ra các quy t đ nh và chuy n t iủ ế ơ ướ ể ư ế ị ể ả
các thông tin qu n lý trong ho t đ ng ch p hành và đi u hành. Các văn b n đ c thù thu c th mả ạ ộ ấ ề ả ặ ộ ẩ
quy n l p pháp (văn b n lu t, văn b n d i lu t mang tính ch t lu t) ho c thu c th m quy n tề ậ ả ậ ả ướ ậ ấ ậ ặ ộ ẩ ề ư
pháp (cáo tr ng, b n án, v.v...) không ph i là văn b n qu n lý hành chính nhà n c. Trong giáoạ ả ả ả ả ướ
trình này đ thu n ti n trình bày văn b n qu n lý hành chính nhà n c s đ c g i t t là vănể ậ ệ ả ả ướ ẽ ượ ọ ắ
b n.ả
4. Khái ni m v văn b n pháp lu t và văn b n qu n lý thông th ngệ ề ả ậ ả ả ườ
Văn b n có th đ a ra các quy ph m pháp lu t đ đi u ch nh các m i quan h xã h i. Đó là m tả ể ư ạ ậ ể ề ỉ ố ệ ộ ộ
h th ng văn b n đ c xác đ nh và quy đ nh ch t ch v th m quy n, n i dung, hình th c vàệ ố ả ượ ị ị ặ ẽ ề ẩ ề ộ ứ
quy trình ban hành. Theo lu t đ nh đó là nh ng văn b n quy ph m pháp lu t. Tuy nhiên, th c tậ ị ữ ả ạ ậ ự ế
xây d ng và ban hành văn b n c a n c ta đã và v n đang có nh ng văn b n không ph i là vănự ả ủ ướ ẫ ữ ả ả
b n quy ph m pháp lu t v m t hình th c, song l i có n i dung ch a đ ng các quy ph m phápả ạ ậ ề ặ ứ ạ ộ ứ ự ạ
lu t. Nh ng văn b n đó cùng v i văn b n quy ph m pháp lu t đích th c h p thành văn b n phápậ ữ ả ớ ả ạ ậ ự ợ ả
lu t. Cũng có th g i (đo là) nh ng văn b n qu n lý quy ph m. D u v y, đúng ra v n ph i hi uậ ể ọ ữ ả ả ạ ầ ậ ẫ ả ể
văn b n pháp lu t là bao g m ch có các văn b n quy ph m pháp lu t. Phân bi t v i văn b n phápả ậ ồ ỉ ả ạ ậ ệ ớ ả
lu t là nh ng văn b n không ch a đ ng nh ng quy ph m pháp lu t. Đó có th là nh ng văn b nậ ữ ả ứ ự ữ ạ ậ ể ữ ả
áp d ng pháp lu t đ a ra các quy t đ nh hành chính ho c t pháp cá bi t, nh ng văn b n hànhụ ậ ư ế ị ặ ư ệ ữ ả
chính thông th ng, v.v... Nh ng văn b n đó s đ c g i chung là nh ng văn b n qu n lý thôngườ ữ ả ẽ ượ ọ ữ ả ả
th ng.ườ
III. Ch c năng c a văn b nứ ủ ả
1. Ch c năng thông tinứ
Thông tin là ch c năng c b n nh t c a m i lo i văn b n, không lo i tr văn b n qu n lý nhàứ ơ ả ấ ủ ọ ạ ả ạ ừ ả ả
n c. Các thông tin ch a đ ng trong các văn b n là m t trong nh ng ngu n c a c i quý giá c aướ ứ ự ả ộ ữ ồ ủ ả ủ
đ t n c, là s n ph m hàng hóa đ c bi t có vai trò to l n trong vi ct o ra c a c i v t ch t vàấ ướ ả ẩ ặ ệ ớ ệ ạ ủ ả ậ ấ
tinh th n cho xã h i; là y u t quy t đ nh đ đ a ra nh ng ch tr ng, chính sách, nh ng quy tầ ộ ế ố ế ị ể ư ữ ủ ươ ữ ế
đ nh hành chính cá bi t nh m gi i quy t nh ng công vi c n i b nhà n c, cũng nh nh ngị ệ ằ ả ế ữ ệ ộ ộ ướ ư ữ
công vi c có liên quan đ n quy n và l i ích h p pháp c a công dân.ệ ế ề ợ ợ ủ
D i d ng văn b n, v th i đi m n i dung thông báo thông tin th ng bao g m ba lo i v iướ ạ ả ề ờ ể ộ ườ ồ ạ ớ
nh ng nét đ c thù riêng c a mình:ữ ặ ủ
- Thông tin quá kh : là nh ng thông tin liên quan đ n nh ng s vi c đã đ c gi i quy t trong quáứ ữ ế ữ ự ệ ượ ả ế
trình ho t đ ng đã qua c a các c quan qu n lý.ạ ộ ủ ơ ả
- Thông tin hi n hành: là nh ng thông tin liên quan đ n nh ng s vi c đang x y ra hàng ngàyệ ữ ế ữ ự ệ ả
trong các c quan thu c h th ng b máy qu n lý nhà n c.ơ ộ ệ ố ộ ả ướ
- Thông tin d báo đ c ph n ánh trong văn b n là nh ng thông tin mang tính k ho ch t ngự ượ ả ả ữ ế ạ ươ
lai, các d báo chi n l c ho t đ ng mà b máy qu n lý c n d a vào đó đ ho ch đ nh ph ngự ế ượ ạ ộ ộ ả ầ ự ể ạ ị ươ
h ng ho t đ ng c a mình.ướ ạ ộ ủ
Ngoài ra, tuỳ theo tính ch t, n i dung và m c tiêu công vi c, vi c phân lo i thông tin có th đ cấ ộ ụ ệ ệ ạ ể ượ
ti n hành theo nh ng tiêu chí khác nhau khác, nh phân lo i theo lĩnh v c qu n lý thành thông tinế ữ ư ạ ự ả
chính tr , thông tin kinh t , thông tin văn hóa-xã h i ... ; ho c phân lo i theo th m quy n t o l pị ế ộ ặ ạ ẩ ề ạ ậ
thông tin (ngu n) thành thông tin trên xu ng, thông tin d i lên, thông tin ngang c p, thông tin n iồ ố ướ ấ ộ
b ... Trong t ng lo i thông tin đó có th có nh ng phân lo i nh h n, chi ti t h n, nh thông tinộ ừ ạ ể ữ ạ ỏ ơ ế ơ ư
kinh t v ch c năng h ch toán trong qu n lý s n xu t kinh doanh có th phân chia thành thôngế ề ứ ạ ả ả ấ ể
tin th ng kê, thông tin k toán, thông tin nghi p v k thu t ...ố ế ệ ụ ỹ ậ
Có th th y, ho t đ ng thông tin trong qu n lý nhà n c là m t quá trình, hình th c liên h quaể ấ ạ ộ ả ướ ộ ứ ệ
l i gi a ch th (ng i qu n lý) và khách th (ng i b qu n lý), di n ra liên t c nh m trao đ iạ ữ ủ ể ườ ả ể ườ ị ả ễ ụ ằ ổ
và cân b ng nh n th c c a các ch th đó đ i v i th c ti n khách quan và s v n đ ng c a c aằ ậ ứ ủ ủ ể ố ớ ự ễ ự ậ ộ ủ ủ
xã h i, cũng nh t o l p m t cách ti p nh n t ng đ ng gi a ng i qu n lý và ng i b qu n lýộ ư ạ ậ ộ ế ậ ươ ồ ữ ườ ả ườ ị ả
đ i v i m i t ng quan và s t ng tác gi a văn b n v i th c ti n cu c s ng nh m th c hi nố ớ ố ươ ự ươ ữ ả ớ ự ễ ộ ố ằ ự ệ
các quy t đ nh qu n lý hành chính nhà n c có hi u qu ngày càng cao. Qu n lý nhà n c liênế ị ả ướ ệ ả ả ướ
h r t h u c v i các quá trình thông tin đ c th c hi n m t cách liên t c. Tính liên t c c a quáệ ấ ữ ơ ớ ượ ự ệ ộ ụ ụ ủ
trình qu n lý nhà n c liên quan ch t ch và ph thu c to l n vào tính liên t c c a s v n đ ngả ướ ặ ẽ ụ ộ ớ ụ ủ ự ậ ộ
thông tin, trong đó s ph n h i thông tin t phía nh ng ch th ti p nh n cùng v i s x lý, đánhự ả ồ ừ ữ ủ ể ế ậ ớ ự ử
giá, ti p th nh ng ph n h i đó t phía ch th t o l p là m t y u t có tính quy t đ nh đ i v iế ụ ữ ả ồ ừ ủ ể ạ ậ ộ ế ố ế ị ố ớ
hi u qu qu n lý nhà n c. V b n ch t, qu n lý nhà n c là d ng qu n lý xã h i thông quaệ ả ả ướ ề ả ấ ả ướ ạ ả ộ
vi c th c hi n m t chu i nh ng quy t đ nh k ti p nhau trên c s các thông tin ph n ánh tr ngệ ự ệ ộ ỗ ữ ế ị ế ế ơ ở ả ạ
thái c a các ho t đ ng s n xu t xã h i. Nh v y, không th th c hi n qu n lý hành chính nhàủ ạ ộ ả ấ ộ ư ậ ể ự ệ ả
n c m t cách có hi u qu , khi không có các m nh l nh qu n lý đ c xây d ng và ban hành trênướ ộ ệ ả ệ ệ ả ượ ự
c s ti n hành vi c thu th p, x lý và truy n đ i thông tin.ơ ở ế ệ ậ ử ề ổ
2. Ch c năng qu n lýứ ả
Là công c t ch c các ho t đ ng qu n lý nhà n c, văn b n giúp cho các c quan và lãnh đ oụ ổ ứ ạ ộ ả ướ ả ơ ạ
đi u hành các ho t đ ng c a b máy nhà n c trong nhi u ph m vi không gian và th i gian.ề ạ ộ ủ ộ ướ ề ạ ờ
Chính đi u đó cho th y văn b n có ch c năng qu n lý. Chính ch c năng này t o nên vai trò đ cề ấ ả ứ ả ứ ạ ặ
bi t quan tr ng c a văn b n qu n lý nhà n c trong ho t đ ng c a các c quan qu n lý nhàệ ọ ủ ả ả ướ ạ ộ ủ ơ ả
n c.ướ
V i ch c năng thông tin, nh đã nêu trên, và th c hi n ch c năng qu n lý, văn b n là m t trongớ ứ ư ở ự ệ ứ ả ả ộ
nh ng c s đ m b o cung c p cho ho t đ ng qu n lý nh ng thông tin c n thi t, giúp cho cácữ ơ ở ả ả ấ ạ ộ ả ữ ầ ế
nhà lãnh đ o nghiên c u và ban hành các quy t đ nh qu n lý chính xác và thu n l i, là ph ngạ ứ ế ị ả ậ ợ ươ
ti n thi t y u đ các c quan qu n lý có th truy n đ t chính xác các quy t đ nh qu n lý đ n hệ ế ế ể ơ ả ể ề ạ ế ị ả ế ệ
th ng b qu n lý c a mình, đ ng th i cũng là đ u m i đ theo dõi, ki m tra ho t đ ng c a các cố ị ả ủ ồ ờ ầ ố ể ể ạ ộ ủ ơ
quan c p d i, đ t ch c ho t đ ng qu n lý thu n l iấ ướ ể ổ ứ ạ ộ ả ậ ợ
Trong quá trình qu n lý mang tính đa y u t vi c s u t p các thông tin v đ i t ng qu n lý, xả ế ố ệ ư ậ ề ố ượ ả ử
lý các thông tin, ra các quy t đ nh và t ch c th c hi n các quy t đ nh đó sao cho có hi u quế ị ổ ứ ự ệ ế ị ệ ả
đ c đ c bi t quan tâm. Cũng vì v y, có th th y, ho t đ ng qu n lý là ph ng pháp c th , cóượ ặ ệ ậ ể ấ ạ ộ ả ươ ụ ể
đ nh h ng c a quá trình t ch c, đi u hoà các quan h xã h i. Trong quan h v i b máy lãnhị ướ ủ ổ ứ ề ệ ộ ệ ớ ộ
đ o và qu n lý, có th nói qu n lý là s t ng h p các m i quan h gi a ng i lãnh đ o và ng iạ ả ể ả ự ổ ợ ố ệ ữ ườ ạ ườ
th c hi n, gi a c quan qu n lý và c quan b qu n lý.ự ệ ữ ơ ả ơ ị ả
Ch c năng qu n lý c a văn b n còn đ c ki n t o b i qu n lý c n có t ch c và ph ng ti n,ứ ả ủ ả ượ ế ạ ở ả ầ ổ ứ ươ ệ
mà trong các ph ng ti n đó văn b n có m t ý nghĩa h t s c quan tr ng đ i v i hi u qu qu nươ ệ ả ộ ế ứ ọ ố ớ ệ ả ả
lý. Các lo i văn b n đ c ban hành th ng xuyên trong các c quan lãnh đ o và qu n lý nhàạ ả ượ ườ ơ ạ ả
n c nh thông t , ch th , quy t đ nh, đi u l , thông báo, v.v... nh ng m c đ khác nhau, đ uướ ư ư ỉ ị ế ị ề ệ ở ữ ứ ộ ề
đóng vai trò là công c t ch c các ho t đ ng qu n lý. Nh có nh ng lo i văn b n đó mà các cụ ổ ứ ạ ộ ả ờ ữ ạ ả ơ
quan qu n lý và lãnh đ o có th đi u hành đ c công vi c trong nhi u ph m vi không gian cũngả ạ ể ề ượ ệ ề ạ
nh trong th i gian. H n th n a, t ch c ho t đ ng qu n lý có th thông qua văn b n qu n lýư ờ ơ ế ữ ổ ứ ạ ộ ả ể ả ả
nhà n c đ t o nên s n đ nh trong công vi c, thi t l p đ c các đ nh m c c n thi t cho m iướ ể ạ ự ổ ị ệ ế ậ ượ ị ứ ầ ế ỗ
lo i công vi c, tránh đ c cách làm tuỳ ti n, thi u khoa h c.ạ ệ ượ ệ ế ọ
Văn b n nào đ c s n sinh ra nh m m c đích t ch c công vi c, h ng d n ho t đ ng c a cácả ượ ả ằ ụ ổ ứ ệ ướ ẫ ạ ộ ủ
c quan c p d i cho nên chúng ph i t o ra t o ra đ c hi u qu c n có thì m i đ m b o ch cơ ấ ướ ả ạ ạ ượ ệ ả ầ ớ ả ả ứ
năng qu n lý c a mình. Nói cách khác, mu n văn b n c a các c quan có đ c ch c năng qu nả ủ ố ả ủ ơ ượ ứ ả
lý thì nó ph i đ m b o đ c kh năng th c thi c a c quan nh n đ c. Nh th có nghĩa là,ả ả ả ượ ả ự ủ ơ ậ ượ ư ế
ch c năng qu n lý c a văn b n g n li n v i tính thi t th c c a chúng trong ho t đ ng b máyứ ả ủ ả ắ ề ớ ế ự ủ ạ ộ ộ
qu n lý. N u văn b n không ch ra đ c nh ng kh năng đ th c hi n, thi u tính kh thi, khôngả ế ả ỉ ượ ữ ả ể ự ệ ế ả
giúp cho các c quan b qu n lý gi i quy t các nhi m v c th c a mình thì d n d n các cơ ị ả ả ế ệ ụ ụ ể ủ ầ ầ ơ
quan này s m t thói quen tôn tr ng các văn b n. Văn b n qu n lý nhà n c khi đó s m t điẽ ấ ọ ả ả ả ướ ẽ ấ
ch c năng qu n lý c a chúng.ứ ả ủ
T giác đ ch c năng qu n lý văn b n qu n lý nhà n c có th bao g m hai lo i:ừ ộ ứ ả ả ả ướ ể ồ ạ