Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan

Chia sẻ: Xp Xp | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:8

Thêm vào BST

Báo xấu

368
lượt xem 45
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan quy định các hoạt động về văn thư lưu trữ, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của cơ quan, được áp dụng đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc thanh tra Sở. Quy chế có tổng cộng 3 chương kèm theo 23 điều. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan

SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NÔNG THÔN TỈNH KIÊN GIANG Độc lập -Tự do -Hạnh phúc THANH TRA SƠ QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TTr ngày tháng năm 2014 của Chánh thanh tra Sở Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Kiên Giang) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu tr ữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của cơ quan; Được áp dụng đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Thanh tra Sở. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ c ơ quan; Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu nhập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài li ệu l ưu tr ữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Điều 2. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ 1.Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc quản lý công tác văn thu, lưu trữ: Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định c ủa pháp luật hiện hành; Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn th ư, lưu trữ theo thẩm quyền. 2.Trách nhiệm của cá nhân, tổ chức thuộc cơ quan Thanh tra trong việc giúp Lãnh đạo kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. a.Trách nhiệm của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc: có nhiệm vụ triển khai và tổ chức thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ theo quy chế này. 1
b.Trách nhiệm của mỗi cá nhân: trong qu á trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công ch ức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư, lưu trữ. Điều 3. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ. Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Chương 2 CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 4. Hình thức văn bản Các hình thức văn bản áp dụng theo quy chế gồm: 1.Văn bản quy phạm pháp luật; 2.Văn bản hành chính; 3.Văn bản chuyên môn, kỹ thuật. Điều 5. Thể thức văn bản Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/TTLT–BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ h ướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chính. Văn bản chuyên môn, kỹ thuật: Thực hiện theo h ướng dẫn c ủa cơ quan có thẩm quyền trong lĩnh vực chuyên môn, kỹ th uật liên quan. Điều 6. Soạn thảo văn bản. 1.Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo các quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2014. 2.Việc soản thảo văn bản khác được thực hiện như sau: a.Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn th ảo, lãnh đạo cơ quan giao cho một đơn vị hoặc một công chức, nhân viên soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản. 2
b.Đơn vị hoặc công chức, nhân viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung và mật độ, nơi nhận văn bản. - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan. - Soạn thảo văn bản; Trường hợp cần thiết, đề xuất với ban lãnh đạo tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo. - Trình duyệt dự thảo văn bản. Điều 7. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. Trong trường hợp dự thảo đã được phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đ ơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung. Điều 8. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành. Người soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình lãnh đạo ký ban hành; Điều 9. Ký văn bản Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của cơ quan. Phải ghi rõ quyền hạn, chức vụ, họ và tên cạnh chữ ký của người có thẩm quyền. Thủ trưởng cơ quan ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.). Số lượng bản chính cần ban hành và thời gian ban hành do người ký văn bản quyết định. Không được nhân bản thêm và giữ lại văn bản có chữ ký chưa đóng dấu sau khi văn bản đã ban hành. Văn bản đã ký, đóng dấu và được phép ban hành, ph ải đ ược ban hành đúng thời gian quy định. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản. Mục 1 3
QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 10. Nguyên tắc chung Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn th ư, các đ ơn v ị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Văn bản đi, văn bản đến ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: H ỏa tốc (kể cả “hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”, phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước được đ ăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo v ệ bí m ật Nhà nước. Điều 11. Trình tự quản lý văn bản đến Tất cả các văn bản đến (kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến) được quản lý theo trình tự sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. - Trình, chuyển giao văn bản đến. - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Điều 12. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nh ận và ký nhận. Đối với bản fax phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”, sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở b ản fax, bản chuyển phát qua mạng). Điều 13. Trình, chuyển giao văn bản đến 4
Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên ch ức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Điều 14. Trình tự giải quyết văn bản đi. Văn bản đi phải được giải quyết theo trình tự sau: - Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. - Đăng ký văn bản đi. - Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn. - Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. - Lưu văn bản đi. Điều 15. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi vi ệc chuyển phát văn bản đi. Văn thư cơ quan tiến hành các công việc sau đây khi phát hành. - Lựa chọn bì. - Viết bì. - Vào bì và dán bì. - Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có). - Chuyển phát văn bản đi. Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, k ể t ừ ngày ký văn bản; Đối với những văn bản “hẹn giờ”, “Hỏa tốc”, “Khẩn”, “Thượng khẩn” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính. 5
Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện ph ải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ; Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân cơ quan hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài được ký nh ận vào sổ chuyên giao văn bản; Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng: Trong trường h ợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những bản có giá trị lưu trữ; Điều 16. Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu lại Văn thư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và ph ục vụ kịp th ời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật. Điều 17. Bảo vệ tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan do các cán bộ, công chức, tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, ph ương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu. Văn phòng Thanh tra Sở có trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ; bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng giam, bảo mật đổi với kho lưu trữ và tài li ệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù h ợp với t ừng lo ại tài liệu lưu trữ. Cán bộ, công chức lưu trữ của cơ quan có trách nhiệm: Sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong kho đ ể trong h ộp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định đ ể ti ện th ống kê, ki ểm 6
tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu. Điều 18. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cả cán bộ, công chức, trong, ngoài cơ quan và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng. Cán bộ, công chức, thuộc đối tượng ngoài cơ quan, khi nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng Thanh tra sở đồng ý. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng, ph ải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng Thanh tra Sở đồng ý. Điều 19. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Sử dụng tại phòng đọc của lưu trữ cơ quan. - Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử. - Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. Điều 20. Thầm quyền cho phép khai thác, sử d ụng tài li ệu lưu trữ Người đứng đầu cơ quan hoặc văn phòng Thanh tra Sở cho phép khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Chương 3 KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 21. Khen thương và xử lý vi phạm Việc thực hiện các nội dung của quy chế này là một trong những tiêu chỉ bình xét thi đua, khen thưởng, cơ sở đánh giá, nhận xét, phân loại, xem xét nâng bậc lương, nâng ngạch công chức. Cán bộ, công chức, vi phạm các quy định tại quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức k ỷ lu ật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Trường hợp cán bộ, công chức, vi phạm các quy định tại quy chế này mà gây thiệt hại vật chất của nhà nước thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành. 7
Điều 22. Khiếu nại, tố cáo. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. Điều 23. Tố chức thực hiện Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện quy chế này đến toàn thể cán bộ, công chức, trong phạm vi quản lý. Văn phòng Thanh tra Sở hoặc người được phân công có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi việc thực hiện quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh những vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, văn phòng Thanh tra Sở hoặc người được phân công đề nghị Ban lãnh đạo sửa đổi, bổ sung Quy chế này phù hợp tình hình thực tế./. Nơi nhận: CHÁNH THANH TRA - Sở Nông nghiệp; - Lưu: VT 8