S NÔNG NGHI P VÀ PHÁT TRI N Ở Ệ Ể
NÔNG THÔN T NH KIÊN GIANGỈ
THANH TRA SƠ
C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ
Đ c ộl p ậ-T do ự-H nh phúcạ
QUY CHẾ
Công tác văn th , l u tr c quanư ư ữ ơ
(Ban hành kèm theo Quy t đ nh s ế ị ố /QĐ-TTr ngày tháng năm 2014 c aủ
Chánh thanh tra S Nông Nghi p và Phát tri n nông thôn ở ệ ể t nh Kiên Giang)ỉ
Ch ng Iươ
NH NG QUY Đ NH CHUNGỮ Ị
Đi u 1ề. Ph m vi và đ i t ng áp d ngạ ố ượ ụ
Quy ch này quy đ nh các ho t đ ng v văn th , l u trế ị ạ ộ ề ư ư ữ trong
quá trình qu n lý, ch đ oả ỉ ạ c a c quan; Đ c áp d ng đ i v i cácủ ơ ượ ụ ố ớ
phòng, ban, đ n v tr c thu cơ ị ự ộ Thanh tra Sở.
Công tác văn th bao g m các công vi c v so n th o, banư ồ ệ ề ạ ả
hành văn b nả, qu n lý văn b n và l p h s , tài li u vào l u tr cả ả ậ ồ ơ ệ ư ữ ơ
quan;
Công tác l u tr bao g m các công vi c v thu nh p, ch nh lý,ư ữ ồ ệ ề ậ ỉ
xác đ nh giá tr , b o qu n, th ng kê và s d ng tài li u l u tr hìnhị ị ả ả ố ử ụ ệ ư ữ
thành trong quá trình ho t đ ng c a c quan.ạ ộ ủ ơ
Đi u 2ề. Trách nhi m đ i v i công tác văn th , l u trệ ố ớ ư ư ữ
1.Trách nhi m c a ng i đ ng đ u c quan trong vi c qu n lýệ ủ ườ ứ ầ ơ ệ ả
công tác văn thu, l u tr :ư ữ
T ch c xây d ng, ban hành, ch đ o vi c th c hi n các chổ ứ ự ỉ ạ ệ ự ệ ế
đ , quy đ nh v công tác văn th , l u tr theo quy đ nh c a phápộ ị ề ư ư ữ ị ủ
lu t hi n hành;ậ ệ
Ki m tra vi c th c hi n các ch đ , quy đ nh v công tác vănể ệ ự ệ ế ộ ị ề
th , l u tr đư ư ữ ối v i các đ n v tr c thu c; gi i quy t khi u n i, tớ ơ ị ự ộ ả ế ế ạ ố
cáo và x lý vi ph m pháp lu t v công tác văn th , l u tr theoử ạ ậ ề ư ư ữ
th m quy n.ẩ ề
2.Trách nhi m c a ệ ủ cá nhân, t ch c thu c c quanổ ứ ộ ơ Thanh tra
trong vi c ệgiúp Lãnh đ o ki m tra, giám sát vi c th c hi n công tácạ ể ệ ự ệ
văn th , l u tr .ư ư ữ
a.Trách nhi m c a các phòng, ban, đ n v ệ ủ ơ ị tr c ựthu cộ: có nhi mệ
v ụtri n khai và t ch c th c hi n v công tác văn th , l u tr theoể ổ ứ ự ệ ề ư ư ữ
quy ch này.ế
1
b.Trách nhi m c a m i cá nhân: trong quệ ủ ỗ á trình gi i quy t côngả ế
vi c liên quan đ n công tác văn th , l u tr , m i cán b , công ch c,ệ ế ư ư ữ ỗ ộ ứ
viên ch cứ ph i th c hi n nghiêm túc các quy đ nh v văn th , l uả ự ệ ị ề ư ư
tr .ữ
Đi u 3. B o v bí m t nhà n c trong công tác văn th , l uề ả ệ ậ ướ ư ư
tr .ữ
M i ho t đ ng trong công tác văn th , l u tr c a c quan ph iọ ạ ộ ư ư ữ ủ ơ ả
th c hi n theo các quy đ nh c a pháp lu t hi n hành v b o v bíự ệ ị ủ ậ ệ ề ả ệ
m t nhà n c.ậ ướ
Ch ng 2ươ
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Đi u 4ề. Hình th c văn b nứ ả
Các hình th c văn b n áp d ng theo quy ch g m:ứ ả ụ ế ồ
1.Văn b n quy phảmạ pháp lu t;ậ
2.Văn b n hành chính;ả
3.Văn b n chuyên môn, k thu t.ả ỹ ậ
Đi u 5ề. Th th c văn b nể ứ ả
Văn b n quy phả ạm pháp lu t: Th c hi n theo quy đ nh t iậ ự ệ ị ạ
Thông t liên t ch s 55/TTLT–BNV-VPCP ngày ư ị ố 06/05/2005 c a Bủ ộ
N i v và ộ ụ Văn phòng chính ph h ng d n v thủ ướ ẫ ề ể th c và k thu tứ ỹ ậ
trình bày văn b n.ả
Văn b n hành chính: Th c hi n theo quy đ nh t iả ự ệ ị ạ Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 c a B n i v hủ ộ ộ ụ ngướ d n thẫ ể
th c và k thu t trình bày văn b n chínhứ ỹ ậ ả .
Văn b n chuyên môn, k thu t: Th c hi n theo h ng d n c aả ỹ ậ ự ệ ướ ẫ ủ
c quan có th m quy n trong lĩnh v c chuyên môn, k thơ ẩ ề ự ỹ uật liên
quan.
Đi u 6ề. So n th o văn b n.ạ ả ả
1.Vi c so n thệ ạ ảo văn b n quy ph m pháp lu t th c hi n ả ạ ậ ự ệ theo
các quy đ nh c a Lu t Ban hành văn b n quy ph m pháp lu t c aị ủ ậ ả ạ ậ ủ
H i đ ng nhân dân, y ban nhân dân năm 2014.ộ ồ Ủ
2.Vi c so n th o văn b n khác đ c th c hi n nh sau:ệ ả ả ả ượ ự ệ ư
a.Căn c tính ch t, n i dung c a văn b n c n so n th o, lãnhứ ấ ộ ủ ả ầ ạ ả
đ o c quan giao cho m t đ n v ho c m t công ch c, nhân viênạ ơ ộ ơ ị ặ ộ ứ
so n th o ho c ch trì so n thạ ả ặ ủ ạ ảo văn b nả.
2
b.Đ n v ho c công ch c, nhân viên đ c giao so n th o vănơ ị ặ ứ ượ ạ ả
b n có trách nhi m th c hi n các công vi c sau:ả ệ ự ệ ệ
- Xác đ nh hình th c, n i dung và m t đ , n i nhị ứ ộ ậ ộ ơ ận văn b nả.
- Thu th p, x lý thông tin có liên quanậ ử .
- So n th o văn b n;ạ ả ả Tr ng h p c n thi t, đ xu t v i banườ ợ ầ ế ề ấ ớ
lãnh đ o tham kh o ý ki n c a các c quan, t ch c ho c cá nhânạ ả ế ủ ơ ổ ứ ặ
có liên quan, nghiên c u, ti p thu ý ki n đ hoàn chứ ế ế ể ỉnh b n th oả ả .
- Trình duy t d th o văn b nệ ự ả ả .
Đi u 7ề. Duy t d th o văn b n, sệ ự ả ả ửa ch a, b sung d th oữ ổ ự ả
văn b n đã duy t.ả ệ
D th o văn b n ph i do ng i có th m quy n ký duy t vănự ả ả ả ườ ẩ ề ệ
b n.ả
Trong tr ng h p d th o đã đ c phê duy t, nh ng th y c nườ ợ ự ả ượ ệ ư ấ ầ
thi t ph i s a ch a, b sung thêm vào d th o thì đế ả ử ữ ổ ự ả ơn v ho cị ặ cá
nhân đ c giao nhi m v so n th o văn b n ph i trình ng i đãượ ệ ụ ạ ả ả ả ườ
duy t d th o xem xét, quy t đ nh vi c s a ch a, b sung.ệ ự ả ế ị ệ ử ữ ổ
Đi u 8ề. Ki m tra văn b n tr c khiể ả ướ ký ban hành.
Ng i so n th o văn b n ph i ki m tra và ch u trách nhi m vườ ạ ả ả ả ể ị ệ ề
đ chính xác c a n i dung văn b n, ộ ủ ộ ả ký nháy/t t vào cu i n i dungắ ố ộ
văn b n (sau d uả ấ ./.) tr c khi trình lãnh đ o ký ban hànhướ ạ ;
Đi u 9ề. Ký văn b nả
Th m quy n ký văn b n th c hi n theo quy đ nh c a pháp lu tẩ ề ả ự ệ ị ủ ậ
và Quy ch làm vi c c a c quan.ế ệ ủ ơ
Ph i ghi rõ qảuy n h n, ch c v , h và tênề ạ ứ ụ ọ c nh ạch ký c aữ ủ
ng i có th m quy nườ ẩ ề . Th tr ng c quan ký t t c các văn b n doủ ưở ơ ấ ả ả
c quan ban hành. Các tr ng h p ký thay (ph i ghi KT.), ký th aơ ườ ợ ả ừ
l nh (ph i ghi TL.), ký th a y quy n (ph i ghi TUQ.), ký thay m tệ ả ừ ủ ề ả ặ
(ph i ghi TM.).ả
S l ng b n chính c n ban hành và th i gian ban hành doố ượ ả ầ ờ
ng i ký văn b n quy t đ nh. Không đ c nhân b n thêm và gi l iườ ả ế ị ượ ả ữ ạ
văn b n có ch ký ch a đóng d u sau khi văn b n đã ban hành.ả ữ ư ấ ả
Văn b n đã ký, đóng d u và đ c phép ban hành, ph i đ cả ấ ượ ả ượ
ban hành đúng th i gian quy đ nh.ờ ị
Không dùng bút chì, bút m c đ đ ký văn b n.ự ỏ ể ả
M c 1ụ
3
QU N LÝ VĂN B NẢ Ả
Đi u 10. Nguyên t c chungề ắ
T t c văn b n đi, văn b n đ n c a c quan ph i đ c qu n lýấ ả ả ả ế ủ ơ ả ượ ả
t p trung t i văn th c quan đ làm th t c ti p nh n, đăng ký, trậ ạ ư ơ ể ủ ụ ế ậ ừ
nh ng lo i văn b n đ c đăng ký riêng theo quy đ nh c a pháp lu t.ữ ạ ả ượ ị ủ ậ
Nh ng văn b n đ n không đ c đăng ký t i văn th , các đ n v , cáữ ả ế ượ ạ ư ơ ị
nhân không có trách nhi m gi i quy t.ệ ả ế
Văn b n đi, văn b n đ n ngày nào ph i đ c đăng ký, phátả ả ế ả ượ
hành ho c chuy n giao trong ngày, ch m nh t là trong ngày làmặ ể ậ ấ
vi c ti p theo. ệ ế
Văn b n đ n có đóng d u ch các m c đ kh n: Hả ế ấ ỉ ứ ộ ẩ ỏa t c (kố ể cả
“hỏa t c” h n gi )ố ẹ ờ , “Th ng kh n” và “Kh n”, ph i đ c đăngượ ẩ ẩ ả ượ
ký, trình và chuy n giao ngay sau khi nh n đ c. Văn b n kh n điể ậ ượ ả ẩ
ph i đ c hoàn thành th t c phát hành và chuy n phát ngay sauả ượ ủ ụ ể
khi văn b n đ c ký.ả ượ
Văn b n, tài li u có n i dung mang bí m t Nhà n c đ c đả ệ ộ ậ ướ ượ ăng
ký, qu n lý theo quy đ nh c a pháp lu t hi n hành v b o v bí m tả ị ủ ậ ệ ề ả ệ ậ
Nhà n c.ướ
Đi u 11ề. Trình t qu n lý văn b n đ nự ả ả ế
T t c các văn b n đ n (k c đ n th do cá nhân g i đ n)ấ ả ả ế ể ả ơ ư ử ế
đ c qu n lý theo trình t sau:ượ ả ự
- Ti p nh n, đăng ký văn b n đ n.ế ậ ả ế
- Trình, chuy n giao văn b n đ n.ể ả ế
- Giải quy t và theo dõi, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n.ế ố ệ ả ế ả ế
Đi u 12. Ti p nh n, đăng ký văn b n đ nề ế ậ ả ế .
Khi ti p nh n văn b n đ n t m i ngu n, trong gi ho c ngoàiế ậ ả ế ừ ọ ồ ờ ặ
gi làm vi c văn th ho c ng i đ c giao nhi m v ti p nh nờ ệ ư ặ ườ ượ ệ ụ ế ậ
văn b n đ n ph i ki m tra s l ng, tình tr ng bì, d u niêm phongả ế ả ể ố ượ ạ ấ
(n u có), ki m tra, đ i chi u v i n i g i tr c khi nh n và kýế ể ố ế ớ ơ ử ướ ậ
nh n.ậ
Đ i v i b n fax ph i ch p l i tr c khi đóng d u “Đ n”; đ iố ớ ả ả ụ ạ ướ ấ ế ố
v i văn b n đ c chuy n phát qua m ng, trong tr ng h p c nớ ả ượ ể ạ ườ ợ ầ
thi t, có th in ra và làm th t c đóng d u “Đ n”, ế ể ủ ụ ấ ế sau đó, khi nh nậ
đ c b n chính, ph i đóng d u “Đ n” vào b n chính và làm th t cượ ả ả ấ ế ả ủ ụ
đăng ký (s đ n, ngày đ n là s và ngày đã đăng ký bố ế ế ố ở ản fax, b nả
chuy n phát qua m ng).ể ạ
Đi u 13. Trình, chuy n giao văn b n đ nề ể ả ế
4
Văn b n đ n sau khi đ c đăng ký, ph i trình ng i có th mả ế ượ ả ườ ẩ
quy n đ xin ý ki n phân ph i văn b n. Văn b n đ n có d u ch cácề ể ế ố ả ả ế ấ ỉ
m c đ kh n ph i đ c trình và chuy n giao ngay sau khi nh nứ ộ ẩ ả ượ ể ậ
đ c.ượ
Căn c vào ý ki n ch đ o gi i quy t, công ch c, viên ch c vănứ ế ỉ ạ ả ế ứ ứ
th đăng ký ti p và chuy n văn b n theo ý ki n ch đ o.ư ế ể ả ế ỉ ạ
Vi c chuy n giao văn b n ph i b o đ m chính xác, đúng đ iệ ể ả ả ả ả ố
t ng và gi gìn bí m t văn b n. Ng i nh n văn b n ph i ký nh nượ ữ ậ ả ườ ậ ả ả ậ
vào s chuy n giao văn b n.ổ ể ả
Đi u 14ề. Trình t gi i quy t văn b n điự ả ế ả .
Văn b n đi ph i đ c gi i quy t theo trình t sauả ả ượ ả ế ự :
- Ki m tra thể ể th c và kứ ỹ thu t trình bày văn b n, ghi s vàậ ả ố
ngày, tháng, năm c a văn b n.ủ ả
- Đăng ký văn b n điả.
- Nhân b n, đóng d u c quan và d u m c đ m t, kh n.ả ấ ơ ấ ứ ộ ậ ẩ
- Làm th t c phát hành, chuy n phát và theo dõi vi củ ụ ể ệ chuy nể
phát văn b n đi.ả
- L u văn b n đi.ư ả
Đi u 15. Th t c phát hành, chuy n phát và theo dõi vi cề ủ ụ ể ệ
chuy n phát văn b n đi.ể ả
Văn th c quan ti n hành các công vi c sau đây khi phát hành.ư ơ ế ệ
- L a ch n bìự ọ .
- Vi t bìế.
- Vào bì và dán bì.
- Đóng d u đ kh n, d u ký hi u đ m t và d u khác lên bìấ ộ ẩ ấ ệ ộ ậ ấ
(n u có).ế
- Chuy n phát văn b n điể ả .
Nh ng văn b n đã làm đ y đ các th t c hành chính ph iữ ả ầ ủ ủ ụ ả
đ c phát hành ngay trong ngày trongượ ngày văn b n đó đ c đăngả ượ
ký, ch m nh t là trong ngày làm vi c ti p theo. Đ i v i văn b n quyậ ấ ệ ế ố ớ ả
ph m pháp lu t có th phát hành sau 03 ngày, k t ngày ký vănạ ậ ể ể ừ
b n;ả
Đ i v i nh ng văn b n “h n gi ”, “Hố ớ ữ ả ẹ ờ ỏa t c”, “Kh n”,ố ẩ
“Th ng kh n” ph i đ c phát hành ngay sau khi làm đ y đ cácượ ẩ ả ượ ầ ủ
th t c hành chính.ủ ụ
5