Bài giảng Kỹ năng quản lý hồ sơ

Ồ Ơ Ồ Ơ

Ả Ả

Ỹ Ỹ

K NĂNG QU N LÝ H S K NĂNG QU N LÝ H S

I/ KHÁI QUÁT CHUNG:

ả

ồ ơ

1. Khái ni mệ ủ 2. Vai trò c a qu n lý h s

ồ ơ

ả

1. Qu n lý h s là gì ?

ế

ệ ắ

ồ ạ

ả ế

ệ

ả

ả ụ ự ạ ộ

ồ ơ ả Qu n lý h s bao g m vi c s p x p, ồ ế ế i các văn b n, h t k và xem xét l thi ệ ổ ứ ơ s trong t ch c. Nó liên quan đ n vi c ố ợ ph i h p các nhi m v , qu n lý, b o ủ ả qu n, tiêu h y trong s ho t đ ng c a ộ ổ ứ m t t

ủ ch c

ồ ơ

ủ

ả

ệ 2. Vai trò c a vi c qu n lý h s

ắ

ế ị t b

ả

ợ

ệ

ọ

• Gi m chi phí mua s m thi • Đ m b o cung c p thông tin h p th i ờ ấ • X lý công vi c nhanh g n, có hi u

ả ả ử qu .ả

• Có th d dàng tìm h s khi nhân ỉ ệ ệ

ồ ơ viên b nh, ngh vi c riêng. ể

ể ễ ệ • Thu n l ậ ợ

i cho vi c chuy n giao ồ ơ

ể

ỉ ệ

ậ

thông tin h s khi nhân viên chuy n ộ b ph n, ngh vi c…

ệ

ả

ồ ắ ủ 3. Nh ng nguyên t c c a vi c qu n lý h

ữ sơ

ủ

ả

ộ ố ộ ệ ố

ư ế ậ

ể

• Có m t s nguyên t c ph i tuân th khi qu n lý ả ắ ữ ồ ơ m t h th ng l u tr h s . • Nên có cách ti p c n h s sao cho có th nhanh ồ ơ

chóng tìm ra khi c n. ầ ủ ơ

ể ễ ể

ể

ượ

• H th ng nên đ đ n gi n đ d hi u và d ễ ẫ ậ

ầ

ữ ệ

ả ệ ố ề ự ầ ậ ế v n hành, n u không, có th có s nh m l n v ễ ồ ơ nh ng h s nào đ c yêu c u và làm ch m tr ậ vi c truy c p. ọ

ệ ầ ư

ộ ệ ố ế ộ ố ượ

ậ

ể ở ộ ầ

• Khi ch n cho mình m t h th ng l u tr h s , ữ ổ ơ ộ các doanh nghi p c n l u ý đ n tính linh đ ng ớ ể ng l n đ có th m r ng và nh n m t s l ồ ơ h s khi c n.

ữ

ệ

ả

ồ ắ ủ 3. Nh ng nguyên t c c a vi c qu n lý h sơ

ả ệ ế ệ • Ph i xem xét vi c ti t ki m chi phí l p h th ng và chi

ậ ượ

ợ ề ọ ể ệ ố

ệ ố ộ c là m t lý do phí đi u hành nó. Tính có th nén đ ớ ể ả quan tr ng đ b o đ m h th ng có th phù h p v i ố kho ng tr ng s n có.

ạ

ả ả ạ ể ả ẵ • Ph i xem xét tính an toàn ch ng l ụ ứ ư ỏ ấ ữ ấ ẩ

ự ư ỏ ủ

ồ ơ ồ ơ ậ ệ ạ ộ ủ ộ ề

ố i nh ng th nh h a ho n và s h h ng h s do b i, ch t b n và m t mát, ợ tính an toàn c a các h s m t. Tính phù h p chung c a ủ ổ ứ ệ ố ch c là m t h th ng trong đi u ki n ho t đ ng c a t xem xét khác. ạ ỉ ụ ủ ệ ố ụ ợ ớ

ạ ố ớ ữ ế • Cách t o ch m c c a h th ng nên thích h p v i m c i đ i v i nh ng

ự ệ

ấ ủ đích và cung c p đ tham chi u qua l ồ tài li u bao g m m t s lãnh v c. ự ể ấ ỳ ả ộ ố • Ph i có s ki m soát đ theo dõi b t k tài li u nào ể

ệ ệ ố

ế ầ ậ ấ ượ ệ ư c l y ra và theo d u chúng n u c n. H th ng nên ữ ữ ậ c p nh t hóa vi c l u tr c gi

ị ụ ạ ượ ấ đ chính xác, nghĩa là đ không b t t l i phía sau.

ữ

ệ

ả

ồ ắ ủ 3. Nh ng nguyên t c c a vi c qu n lý h sơ

ệ ố ệ ắ

ả ễ ọ

ướ t l p c m nang, sách h

• Xây d ng h th ng s p đ t h s có hi u qu : ph i ự ả ặ ồ ơ ệ ả ả đ m b o an toàn cho tài li u quan tr ng và d tìm khi ề ẫ ế ậ ẩ ầ ử ụ ng d n v c n s d ng, thi ế ụ ắ danh m c s p x p.

ử ụ ể ẫ ấ ố ự t k và s d ng các bi u m u th ng nh t theo s • Thi

ế ế ỉ ạ ch đ o chung.

ộ ổ ứ ế ế ệ ố ư ch c ph i thi

ầ ả ả ợ

ủ ể ị

ở ộ ữ ế ệ ổ

ị ệ ả ạ • Nh v y, m t t ả ư ậ ữ t k h th ng l u tr ớ ồ ơ ủ h s c a mình phù h p v i các yêu c u và b o đ m ổ ộ ằ ệ ố r ng h th ng đó đ linh đ ng đ theo k p các thay đ i, ệ ặ t là nh ng thay đ i liên quan đ n vi c m r ng đ c bi ầ ệ ố h th ng và các yêu c u qu n tr hi n đ i.

ữ

ệ

ả

ồ ắ ủ 3. Nh ng nguyên t c c a vi c qu n lý h sơ

ế ị ứ ự ả ể ữ t b ch a đ ng hi u qu đ gi

ữ ữ • Nên s d ng nh ng thi ử ụ ệ và phân bi ệ ạ ồ ơ t nh ng lo i h s khác nhau.

ắ ể • Nên dùng màu s c đ mã hóa các tên mang l

ạ ồ ơ ử ụ ờ ố ớ ệ ứ ộ

ạ ự ậ i s nh n ộ di n t c th i đ i v i m t phân lo i h s s d ng m t màu nào đó.

• Tài li u c a h s nên luôn luôn đ a vào phía sau h

ượ ư ở ư ữ c l u tr nên phía tr ướ ng ướ ồ c h

ệ ủ ồ ơ ệ ẫ d n. Tài li u sau cùng đ s .ơ

ữ

ệ

ả

ồ ắ ủ 3. Nh ng nguyên t c c a vi c qu n lý h sơ

ữ

ứ ự ủ

• Th t

ề ụ ọ

c nêu l ướ

ụ ữ

c, ti p sau đó là nh ng ch vi

c a nh ng đ m c ử ụ c tiên. Ví d , khi s d ng tên h thì tên ữ ế ắ ủ t t

ố

ủ ế ấ ả ữ

ố

ủ ừ ặ

ừ ữ ng nên theo th t ượ ử ừ kép nên đ ọ ồ ơ

ứ ự ủ ạ ồ ơ c a các phân lo i h s nên theo th t ạ ướ ắ ượ ắ ch c ch n đ i tr ế ứ riêng nên đ ng tr t c a tên ặ ế ượ ữ ạ c ho c n u qu c gia là nh ng phân lo i ch y u thì chúng nên đ ạ ồ ị ấ ở ế ti p theo b i tên thành ph và th tr n. T t c nh ng phân lo i h ỗ ứ ự ữ ơ ự ch cái c a t ho c chu i các s d a trên t ế ắ ư ộ ừ ữ . Nên tránh vi ch cái; các t t t t c x lý nh m t t ừ ồ đ ng nghĩa. trong các tên g i h s . Cũng nên tránh dùng t

ữ

ượ

ỏ ơ

• Tài li u nên đ ệ

ậ

ệ ữ

ế

ố

ặ ằ

ộ

ể ư ư ữ c chia thành nh ng nhóm nh h n đ l u tr . Nh ể ượ ứ ự ữ ộ c chia ch cái có th đ v y, tài li u trong m t nhóm theo th t ế ừ ế ế ừ ồ ơ ồ S đ n A đ n F, G đ n L, M đ n R và t thành nh ng h s g m t ề ươ ị ữ ệ ư ụ Z. cũng áp d ng đi u t cho tài li u l u tr theo s , theo đ a ng t ươ lý ho c b ng m t ph

ự ng pháp khác

ƯƠ

Ư

II/ CÁC PH

NG PHÁP L U TR

Ữ

ư

ầ

• L u theo v n, m u t

ẫ ự :

ư

ố

• L u theo s , mã s

ươ

ệ

ế ị ư

ữ

• Ph

ng ti n và thi

t b l u tr

ư

ầ

1. L u theo v n, m u t

ẫ ự :

ồ ơ

S d ng cho h s tên: ư ệ ử ụ ỏ ế li u liên quan đ n cá nhân vào

ồ ơ ẹ

• H s cá nhân: b các t ặ ồ ơ ộ ố ế ư ệ ừ ầ li u theo ngày tháng t g n nh t đ n

bìa k p h s tên (ho c phong bì) riêng. Bên ngoài ghi ỗ ồ ơ ả tên và m t s thông tin c b n khác. Bên trong m i h ấ ế ơ ắ s , s p x p các t xa nh t.ấ

ầ ư ệ li u theo v n m u t • H s h n h p: s p x p các t ợ ẫ ự ể đ

ụ • H s cùng m t tên: n u phát sinh liên t c, hãy phân

ồ ơ ỗ ễ d truy tìm các t ộ ồ ơ ạ ừ

ồ ơ ặ ử ụ ặ ể ắ ế ư ệ li u. ế ạ lo i theo t ng giai đo n. • Các h s khác nhau nh ng có cùng tên : đ t mã ph sau ụ ư ệ ồ ơ tên, ho c s d ng bìa h s có màu khác đ phân bi t.

ẫ ự

ư

ầ

1. L u theo v n, m u t

(tt)

ủ ề H s theo ch đ :

ủ ề ầ

ử ụ ụ ề ồ ơ ồ ơ • Tên ch đ c n đ t c th , ặ ụ ể • Không dùng ch đ m h , chung chung ủ ề ơ ồ • S d ng các tiêu đ và ph đ cho các h s theo ch ủ ề

đề

ẫ ư ụ ỗ ợ ẫ ẹ , th h

ồ ơ ạ • K p h s có th dùng cho các d ng: h s cá nhân, h ồ

• S d ng các công c h tr , nh : th h ẫ ẻ ướ ng d n theo ồ ủ ề ẻ ướ ng d n theo ch đ chính, k p h ể ạ ậ ể ề

ủ ề ể

ử ụ ầ v n m u t ơ s (cũng có th t o l p trên máy tính). ồ ơ ẹ ỗ ơ s cho m i tiêu đ chính. • C n có m t b ng m c l c các ch đ đ tránh vi c m ầ ở ệ ụ ụ ộ ả ủ ề ồ ơ h s không có trong ch đ , gây khó khăn cho tìm ki m. ế

ẫ ự

ư

ầ

1. L u theo v n, m u t

(tt)

ồ ơ ị H s theo đ a danh:

ế ậ ư ộ ụ ố ị ủ t l p danh m c các đ a danh gi ng nh m t ch

• C n thi ầ đ . ề

ủ ề ể ễ ứ ầ • C n có cách tra c u chéo theo tên, ch đ đ d truy tìm

(nên dùng máy tính).

ư

ố

2. L u theo s , mã s

ệ ố ữ ố ụ ầ ả ơ • H th ng l u tr s liên t c (tăng d n): đ n gi n,

ư ế ố không h t s .

ố ự ộ ạ ư • H th ng l u tr s d ng s t nhiên (nh là m t d ng

ệ ố ố ư ữ ử ụ ụ mã s ), ví d : 72530.

ư ế ợ ữ

ố ử ụ ữ ệ • H th ng l u tr b ng mã s : s d ng k t h p ch và ố ng các ch là các mã hi u, các s

ỉ ứ ự ữ ằ ệ ố ố s , trong đó thông th ch th t ườ trong mã đó.

ươ

ệ

ế ị ư

ữ

3. Ph

ng ti n và thi

t b l u tr

ệ

ẩ k tiêu chu n văn phòng, t ủ ệ k an toàn, t ợ ủ ệ ủ ệ k ủ ệ k k liên h p, thi ế ị t b

ệ ệ ừ ề ủ ệ ộ ủ ệ k di đ ng, t ấ ệ t có phím n, t ế ị t b bánh xe, ứ : đĩa m m, đĩa c ng, đĩa CDROM,

• Ph ươ ấ ng ti n gi y: t ử ở m (không c a), t ủ ệ ặ k đ c bi xoay, t ể ồ ơ đ h s quay, thi • Ph ươ ng ti n đi n t ụ ậ ụ ẻ ỉ ẫ • V t d ng b tr : nhãn bìa k p, nhãn th ch d n, nhãn

ươ ữ ụ

ng ti n l u tr gì, áp d ng v t d ng ậ ậ ụ ọ ỹ ụ

ờ ạ ọ

ổ ế ấ ấ ch p vi phim,… ẹ ổ ợ ẹ ồ ơ ngăn kéo h s , bìa k p 'out' • Dù s d ng ph ệ ư ử ụ ệ ế ỗ ợ h tr tìm ki m nào, thì vi c áp d ng khoa h c k thu t vào công tác này là r t quan tr ng trong th i đ i ngày ệ nay, mà ph bi n nh t hi n nay là máy vi tính cá nhân.

ắ ế

ồ ơ

ố

ờ

4. S p x p h s theo s và theo th i gian

ệ ậ

ệ • Ph ươ ặ đ c bi ạ ố ể ng pháp s đ phân lo i các h s thì thu n ti n, ượ ệ t khi các tài li u đã đ ồ ơ ố c đánh s .

ng pháp này có th th hi n theo nhi u cách. Có ượ c

• Ph ươ ể ằ ệ ự ạ ừ ữ ọ

ẽ ẩ ậ ơ ọ ể ự ệ ề ố ố ệ ố ộ ệ ố th có m t h th ng ký s cu i. Khi h th ng này đ ọ ố ừ ả ph i sang trái,nó giúp th c hi n b ng cách đ c s t ườ lo i tr nh ng sai sót vì ng i ta không có thói quen đ c theo cách này và do đó s c n th n h n khi đ c.

ươ ể

ố ng pháp s cũng có đ ư ạ c dùng đ phân tán ho t ệ ữ ấ

ế ữ • Ph ượ ễ ữ ộ đ ng l u tr và cho phép d dàng l y ra nh ng tài li u không còn dùng đ n n a.

ắ ế

ồ ơ

ố

ờ

4. S p x p h s theo s và theo th i gian

ề ễ ở ộ i

ậ ậ

ậ ợ :nó có th d dàng m r ng;nó mang ệ ộ ố ồ ơ ệ ấ ể

• Nh ng thu n l ữ ộ ự ả ạ i m t s b o m t nào đó;nó cho phép nh n di n hi u l ề ụ ả qu các đ m c;và s h s cũng có th cung c p m t ế ố s tham chi u.

ể ỉ ụ ẩ • Các b t l i là:

ấ ợ ể ự ữ ố ế ề

ế

ỗ ề ụ ẽ ị ư ấ ễ ả ề ờ ị ộ chi phí d chu n b m t ch m c và th i ệ gian đ th c hi n đi u đó;và n u các ch s trong các ồ ị ổ ố s tham chi u b đ i ch , đ m c s b đ a vào sai h ơ s mà không may thay, đi u này r t d x y ra.

ế

ắ

ự ờ

ồ ơ 5. S p x p h s theo trình t

th i gian

ữ c l u tr theo m t trình t

ự ờ th i gian nào ể ặ ờ

ệ ặ ặ ộ t là theo ngày tháng ho c có th theo th i ể t là theo ngày tháng ho c có th

ờ • Các tài li u đ ệ ượ ư ệ ặ đó, đ c bi gian phát sinh, đ c bi theo th i gian phát sinh.

• Các h s có th đ ồ ơ

ặ c chia theo ngày, tu n, tháng, quý ệ ượ ư ữ ố ượ ể ượ ho c năm tùy theo s l ầ c l u tr . ng tài li u đ

ệ ố ớ ộ ố ợ

ữ ng đ ng pháp phân lo i khác. Do đó, là đi u

ứ ự ữ ổ ế ữ c s d ng ph i h p v i n t ề ch cái và

• H th ng này th ườ ươ trong nh ng ph ồ ơ ượ ư ph bi n khi h s đ ự ờ ử ụ s d ng trình t ượ ử ụ ạ c l u tr theo th t ồ ơ th i gian bên trong h s .

ế

ắ

ự ờ

ồ ơ 5. S p x p h s theo trình t

th i gian

• Thu n l i: ậ ợ h th ng này r t ti n l i và ti

ệ ố ề

ệ ậ ượ c ữ c l u tr đ ng

ụ ế ỉ ị ấ ệ ợ ồ ơ ế ư ấ không gian nhi u nh t vì các h s có th đ ẫ ng u nhiên vì vi c truy c p tìm ki m có th t ế n u đ a ch là chính xác,ví d : nh là bi ế ệ t ki m đ ể ượ ư ể ự ộ t tên file.

ươ ượ ặ • Nh ể ph ng pháp này g p nhi u khó khăn

c đi m: ệ ả ả ữ ệ c trong

ờ ề ữ ượ đ trong vi c b o qu n d li u và không gi th i gian quá lâu.

ầ

ồ ơ

ắ ế

6. S p x p h s theo v n, m u t

•

ạ

ứ ự ữ

ch cái đ

ọ

ẫ ự ồ ơ ệ c d a trên tên h s . Vi c phân chia ộ ơ ở c trên m t c s khoa h c, nghĩa ắ ầ ng hay b t đ u nh t trong m t

ể ượ

ề ặ

ữ ộ

ấ ộ ậ c xác nh n v m t ủ ế

ế ị

ự

c chia nh thành nhóm nh h n. Nên có th cho phép m r ng

ở ộ ấ ỳ ệ

ể ể ả

ữ

ể

ỏ

ỏ ủ ế ơ ữ

ỏ

• •

ự

ế

ồ ơ c trao đ i cho h s do đó không

ậ ợ là tham chi u tr c ti p đ ế ượ ộ

i: ỉ ụ

ườ

ể ư ệ

ể

ượ ự Phân lo i theo th t ể ạ ượ ỏ ệ ố thành nhóm nh h th ng có th đ t đ ằ ườ ữ ỏ là b ng cách h i xem nh ng tên nào th ệ ố ố ự qu c gia. Nh ng s phân chia h th ng có th đ ữ ố th ng kê. M t khi đã quy t đ nh nh ng s phân nhóm ch y u thì chúng có ỏ ơ ể ượ th đ ữ nh ng nhóm ch y u và nh ng nhóm nh này đ gi m thi u b t k vi c chia nh nào h n n a sau này. ổ Thu n l ữ ồ ơ ễ ễ ầ ng nh đây là m t cách làm d dàng đ l u tr h s , d c n ch m c, d ữ ị ư ấ ỳ ể ể hi u, và có th nhanh chóng ki m soát xem có b t k tài li u nào b l u tr sai hay không.

ươ

ữ

ụ

ế

ồ

ủ

• • Các b t l

ng pháp này bao g m: n u có nh ng tên thông d ng,

ấ ợ c a ph i ể có th trùng nhau.

ắ ế

ồ ơ

ẫ ự

ầ

6. S p x p h s theo v n, m u t

ứ ự ữ c d a trên tên h s . • Phân lo i theo th t ạ

ể ạ ượ ự ỏ ệ ố

ằ

ườ ắ ầ ấ

ệ ố ậ ề c xác nh n v

ồ ơ ch cái đ ệ Vi c phân chia thành nhóm nh h th ng có th đ t ỏ ộ ơ ở ượ ọ đ c trên m t c s khoa h c, nghĩa là b ng cách h i ộ ữ xem nh ng tên nào th ng hay b t đ u nh t trong m t ố qu c gia. ự ữ ặ ể ượ ữ ố

ế ị ể ượ

ở ộ ữ

ủ ế ỏ ơ ủ ế ể ả ỏ

ơ ữ • Nh ng s phân chia h th ng có th đ ự ộ m t th ng kê. M t khi đã quy t đ nh nh ng s phân ỏ c chia nh thành nhóm ch y u thì chúng có th đ ể nhóm nh h n. Nên có th cho phép m r ng nh ng ể ữ nhóm ch y u và nh ng nhóm nh này đ gi m thi u ỏ ấ ỳ ệ b t k vi c chia nh nào h n n a sau này.

ắ ế

ồ ơ

ẫ ự

ầ

6. S p x p h s theo v n, m u t

(tt)

i: ậ ợ là tham chi u tr c ti p đ

ự ế ượ ườ ộ ồ ổ c trao đ i cho h ư ng nh đây là m t cách

ễ

ể ị ư ữ

• Thu n l ế ỉ ụ ầ ơ s do đó không c n ch m c, d ữ ồ ơ ễ ể ể ư làm d dàng đ l u tr h s , d hi u, và có th nhanh ệ ấ ỳ ể chóng ki m soát xem có b t k tài li u nào b l u tr sai hay không.

ủ ế ng pháp này bao g m: n u có

• Các b t l ữ ể ồ ươ ấ ợ c a ph i ụ nh ng tên thông d ng, có th trùng nhau.

ế

ắ

ủ ề ồ ơ 7. S p x p h s theo ch đ :

ế ươ • Đây là m t bi n th c a ph ng pháp phân lo i theo

ộ ứ ự ữ ệ ượ ắ

ủ ế ủ

ể ủ ch cái, trong đó các tài li u đ ề ủ ề ạ ặ ấ ộ ủ ế ẽ ả

ể ữ ạ ế c s p x p theo th t ụ ư ả phân lo i ch y u c a tiêu đ ch đ , ví d nh b o hi m ho c b t đ ng s n. Trong nhóm ch y u s có ỏ ơ ạ nh ng phân lo i nhóm nh h n.

ươ ạ

ng pháp phân lo i theo ch đ d dàng ệ ủ ề ễ ạ ở ộ

ữ ườ

ậ ợ Ph i: ộ ệ ợ i m t i cho vi c m r ng. Nó cũng mang l ị ủ ề ượ c xác đ nh rõ ng pháp h u ích khi các ch đ đ ệ ộ ớ i ta đã quen thu c v i nó thì vi c truy ơ • Thu n l và ti n l ươ ph ràng và khi ng ậ ẽ ễ c p s d dàng h n.

ủ ề

ồ ơ

ế

ắ

7. S p x p h s theo ch đ (tt)

Khó khăn: ả

ế ạ i

ế ậ ủ ữ ề ạ t l p đ nh ng phân lo i ề ng đòi h i r t nhi u tham chi u qua l ứ ạ ỏ ấ ỉ ụ • Có th có v n đ ph i thi ấ ể ườ ợ thích h p, th ộ ầ và đôi khi c n có m t ch m c ph c t p.

ể ườ • Th c dùng thì s hình

ứ ượ ng khi ki u phân lo i này đ ụ ẽ ớ ấ

ộ ồ ơ ớ ề ư

ườ ư

ồ ơ ừ ệ ạ thành m t h s l n ch a các m c linh tinh v i r t ộ ệ ố ề nhi u đ tài trong đó, trong khi trong m t h th ng l u ề ữ ộ ồ ơ ỉ ứ ự ữ ố t thì m t h s ch ch a đ ng nh ng đ tài có liên tr t ở ộ ễ ưỡ ự ề ng nh do s mi n c quan. Đi u này d ng m m t ủ ề ồ ơ t cho t ng ch đ trong h s linh tinh. h s riêng bi

ế

ắ

ị

ồ ơ 8. S p x p h s theo đ a lý

ồ ơ ượ ắ ế • Khi dùng ph

ố ị

ị ư ậ ể ử ụ ạ

ẫ ự ươ ng pháp đ a lý, các h s đ c s p x p ạ ể theo các đ a đi m nh qu n, thành ph … cho phân lo i ỏ ơ ủ ế ch y u. Sau đó có th s d ng các phân lo i nh h n theo m u t .

ị ắ ị ng pháp đ a lý đôi khi đ

ế ơ ủ ề ả

ượ ọ ệ ộ ễ ể ớ ẽ ộ

• Ph ươ c g i là s p x p theo đ a ể đi m. Đi u này là d hi u vì ý ni m c a nó đ n gi n và ườ ử ụ i s d ng không s m thì mu n cũng s quen thu c ng ự ị ữ ớ v i nh ng khu v c đ a lý có liên quan.

ế

ắ

ị

ồ ơ 8. S p x p h s theo đ a lý

ộ ố ườ ử ụ ữ i

ậ ợ : nó cho phép m t s ng ả ộ

ể ệ ế ậ ậ • Thu n l ơ ễ s cùng m t lúc mà không gây c n tr cho nhau; nó d ể hi u; và truy c p thu n ti n n u bi ồ i s d ng nh ng h ở ế ị t đ a đi m.

ườ ử ụ ầ ể ấ ợ là ng i: ả i s d ng c n ph i có m t hi u bi

• B t l ề ơ ự ị ố ươ ng t

ươ ế ộ t nào ộ ố ệ t khi có m t s ố ủ ộ t n i ch n c a m t ỉ ụ ộ ầ ượ c m t ch m c ặ ế ơ ả ; ph i bi ng pháp này c n đ

ị • H th ng đ a danh cũng r t có ích trong các ho t đ ng ấ

ị ườ ứ ự ế ạ ộ ằ

ự đó v khu v c đ a lý có liên quan, đ c bi ự tên n i ch n t thông tin; và ph ỗ ợ h tr . ệ ố ư nh nghiên c u th tr ệ ừ ư b u đi n và d báo th i ti t ư ả ng qu ng cáo tr c ti p b ng th ờ ế t.

ả

ộ

ậ 9. Qu n lý phân tán theo b ph n

Ư ể u đi m

ầ ế t

ượ ự c s trì hoãn không c n thi ự

ậ ộ • Tránh đ • D dàng th c hi n ệ ễ • Tách bi ệ ồ ơ ớ t h s v i các b ph n khác

ả

ậ

ộ

9. Qu n lý phân tán theo b ph n (tt)

ượ Nh ể c đi m:

• ự ầ ế ủ ế ị t c a thi ồ ơ t b và h s

ộ ắ Có s trùng l p không c n thi ậ trong các b ph n.

ự ự ệ ả ả ọ • Nhân viên th sc hi n không có hi u qu vì h ph i th c

ệ ệ ệ hi n nhi u công vi c khác nhau trong văn phòng.

ề ố ế ả ấ ậ ẫ ộ • Không th ng nh t trong các b ph n d n đ n khó qu n

ậ ỉ ữ ở ả các b ph n ch gi

ể lý chung • Nh ng tài li u quan tr ng khó b o m t. ữ ậ ọ ệ • Nh ng văn b n đ ộ ả ượ ư ữ ứ ộ ố m c đ t ữ ở c l u tr ờ ạ i thi u và t m th i.

ậ

ả

10. Qu n lý theo t p trung

ắ

ự ế ả ắ ể ờ ệ ặ • Qu n lý t p trung có th giúp gi m s trùng l p h s ồ ơ ố t ki m th i gian s p x p ho c phân ph i

ậ ế ị ế t b , ti ầ ự ệ ả và thi theo yêu c u do có nhân viên chuyên trách th c hi n.

ư

ữ

ệ ố

ữ ệ

ộ ấ

ề ủ ế ủ ư

ạ 11. Nh ng h th ng l u tr hi n đ i ả

ệ

ế

ố

ớ

ể

ộ

ụ c và gi ệ ặ

ữ ằ

ộ

ứ

ằ

ộ

ẻ ơ

ở

• M t v n đ ch y u c a l u tr tài li u là chúng chi m kho ng tr ng ữ ử ề ắ ệ không gian quá l n. Đã có hai bi n pháp kh c ph c cho đi u này: (1) S ụ ữ ạ ồ ơ ướ ể ả i các h s ; (2) d ng r ng rãi vi phim đ gi m thi u kích th l ữ ằ ư ệ ư ử ụ S d ng r ng rãi vi c l u tr b ng máy tính, đ c bi t là l u tr b ng đĩa ượ ử ụ ứ ứ c s d ng r ng c ng n m trong máy. Ch c năng th 2 đang ngày càng đ ỏ ơ rãi khi mà máy tính ngày càng tr nên r h n và nh h n.

ậ

ể

ồ ơ

• Vi c dùng k thu t vi phim đ qu n lý h s đã tr nên ph bi n trong ả ả ế

ổ ế ể t b dùng đ sao chép

ả

ệ ữ ặ

ễ

ủ

ố

ặ ệ ư

ả ự ể

ệ

ố

ả

ự

ứ ầ ư ớ

ệ ố ề

ế ị

ở t b cân b ng v i chi phí c a vi c m

ữ l n vào thi ấ ể

ổ ứ ề ặ ậ

ỗ ư

ỹ ở ầ ế ị ữ nh ng năm g n đây do nh ng c i ti n trong các thi ở ấ ho c cung c p b n sao đã làm cho quá trình này tr nên d dàng, nhanh ẻ ơ ệ t là do chi phí ngày càng tăng c a kho ng tr ng chóng, r h n và đ c bi ữ ữ ế ầ t cho vi c l u tr nh ng tài li u g c và chi phí nhân s đ duy trì, c n thi ọ ề ả ữ ậ truy c p chúng đã làm cho nh ng nhà qu n lý ph i suy nghĩ khó nh c v ể ứ ị ườ ng có th ch ng cách th c hi n ch c năng này. Nh ng nhà qu n tr th ệ ủ ớ minh cho s ti n đ u t ộ r ng t

ả ằ ữ ch c v m t v t ch t đ có ch l u tr .

ữ

ữ ệ

ệ ố

ư

ạ

11. Nh ng h th ng l u tr hi n đ i (tt)

ụ ậ ợ ủ • Nh ng thu n l i c a vi c ch p vi phim: thông tin trên

ế ư ế c thu nh l

ữ

ệ ỏ ạ i ch chi m ch a đ n 1% ể ạ ệ ẻ

ể ị

ố ữ ề ậ ề ỉ

ộ ệ ố ậ ả ậ ữ ữ ỉ ệ ượ tài li u đ ồ ố ủ ố ả kho ng tr ng c a tài li u g c, có th t o ra nh ng h ướ ấ ơ c th ng nh t, chi phi r và nhanh chóng s có kích th ấ ợ ạ ể ử ụ i i nh ng đ a đi m khác. Tuy nhiên b t l đ s d ng t ủ ế ể ậ ấ ch y u là v n đ c p nh t hóa. Đi u này ch có th ề ộ ế ừ ả ử ụ i quy t tr khi s d ng m t h th ng tr i chi u r ng gi ằ ấ ủ c a nh ng t m phim b ng các phim c p nh t.

ữ ồ ơ

ấ ả ề ấ

• Có nhi u hình th c l u tr h s trên vi phim, trong đó ộ c s d ng r ng rãi nh t. T t c đ u có ứ ỉ ệ ề ứ ư ượ ử ụ microfiche đ ạ cùng ý ni m, ch có d ng th c là khác nhau.

ữ

ữ ệ

ệ ố

ư

ạ

11. Nh ng h th ng l u tr hi n đ i (tt)

• Rool and reel: trong ph

ươ ng pháp này, các tài li u đ ố

ệ ượ ươ

ử ụ

ể

ệ

c sao chép ng pháp này ứ ự nào đó

ệ

ệ ả ử ụ

ườ

c phim, t c đ c h s theo d ng này, ng ồ ơ

ế

ấ

ố

ộ ượ ộ ụ

ộ

ọ

ầ ự ọ d c theo cu n phim. Khi s d ng ph phim tu n t ộ ồ ơ ấ ố cách t t nh t là nên đ các h s tài li u theo m t th t ề ụ ư ứ ự ổ ngày tháng. Đi u này làm cho không thay đ i, ví d nh th t ứ ể ọ ữ ồ ơ ộ ữ cu n phim ch a nh ng tài li u h s m t cách h u hi u. Đ đ c ạ ứ ọ ồ ơ i ta ph i s d ng đ ả ử ả ọ m t máy đ c phim, n u mu n b n sao h s trên gi y, ph i s d ng m t máy đ c và in.

ầ

• Cassette, cartrige và magazine: đây ch là nh ng công c ch đ n ử ụ

ữ ộ

ỉ ộ

ủ

ụ ỉ ơ ử ụ ỏ ụ

ở ộ

ệ

ẩ

ấ ủ

ươ

ể

ề

ở ộ thu n là m r ng c a cách s d ng m t cu n phim. S d ng cách ứ ộ ả m t m c đ nào đó tránh kh i b i, b n và này giúp b o v phim ự ớ ượ hao mòn tuy nhiên nh ng pháp này là s c đi m l n nh t c a ph ồ c ng k nh không đáng

ữ

ữ ệ

ệ ố

ư

ạ

11. Nh ng h th ng l u tr hi n đ i (tt)

ộ

ượ ử ụ

ứ

ả

ộ ấ ữ

ấ ộ ỏ ử ụ

• Microfiche: đây là cách đ ề ứ ự ủ

ộ ụ ơỷ ươ

ộ

ng c a tài li u đ

c ch p.

ng pháp này ỏ ố

i đa vì

m t quá trình thu nh t ả

ể ượ ư

ế ồ ơ

ố

c “ nén” l ữ ỏ ể c l u tr trong m t kho ng tr ng nh . Đ ộ ầ

ệ ượ ạ ở ộ ộ ọ ặ

ệ

ộ

c s d ng r ng rãi nh t. Microfiche là ể m t t m phim ch a nhi u dòng hình nh micro. M t micro có th ả có nh ng kh năng ch a đ ng khác nhau, đ thu nh s d ng tùy ấ ượ thu c vào ch t l ệ ượ các trang tài li u đ th h s có th đ xem m t microfiche c n có m t máy đ c đ c bi

ộ

ượ ư

• Microfiche th

ng đ

c l u tr trong m t bao c ng trong su i đ t

ộ

ặ

ộ

ỳ

ữ

ẽ

ữ

ố ặ c ữ c l u tr t rõ nh ng hình nh c a tài ườ ủ

ệ ượ

ụ

c đánh d u trong quá trình ch p.

•

ứ ữ ừơ ố ồ ơ ượ ướ c tu thu c vào s h s đ trong m t cái ví hai m t, kích th ượ ư ữ ế ư t nh ng microfiche nào đ l u tr . Cái ví này s cho bi ủ ả ế ẽ ỗ ấ trong đó và m i t m phim s cho bi ụ ượ c ch p trên phim qua phía trên cùng c a phim, th li u nào đ ấ đ

ữ

ữ ệ

ệ ố

ư

ạ

11. Nh ng h th ng l u tr hi n đ i (tt)

ấ

ươ

ệ

• Khung và jacket: đ cung c p m t ph

ệ ư ứ

ể ộ ng ti n linh đ ng h n cho ữ ầ ự ể các h s b ng vi phim, khung và jacket có th ả ữ

ượ ử

ở ỗ ch c rút ra

ế ằ

ả ộ ả ữ ồ ơ ị ớ ạ

ậ ộ ư

ươ

ộ ồ ơ ằ vi c l u tr tu n t ộ c r a. Tính linh đ ng ch a trong nh ng d i vi phim đã đ ổ ể ượ khi thông tin trên mo6t d i phim thay đ i thì nó có th đ ớ ứ cà thay th b ng m t d i phim khác ch a thông tin m i. Tuy nhiên, i h n trong ph m t đ l u tr h s b gi

ng pháp này.

ượ

ể

ậ

• Th đ c l

ể ứ ẻ ụ ỗ đ ch a vi phim đã đ ể

ậ ẻ ứ b ng máy các th ch a thông tin này. Ph

ể c phát tri n đ giúp truy c p ằ ế ắ ươ ng pháp này

ữ ữ

ể ư

ẽ

ậ

ầ

ả c dùng đ l u tr nh ng b n v , có yêu c u truy c p

thông tin. Có th truy c p thông tin nhanh chóng b ng cách s p x p ứ ự ằ th t ườ ượ ng đ th ườ ng xuyên th

Ữ Ồ Ơ

Ư

III/ QUY TRÌNH L U TR H S

ả ị ồ ơ 1. Xác đ nh chính sách qu n lý h s .

ự 2. Xây d ng quy trình.

ệ ấ 3. Hu n luy n

ế ổ ứ ắ 4. T ch c s p x p.

ụ ậ 5. L p danh m c.

ậ ậ 6. Theo dõi, c p nh t

ả

ị

ồ ơ 1. Xác đ nh chính sách qu n lý h s .

ồ ơ ủ ả ồ Các chính sách qu n lý h s c a DN bao g m:

ạ ồ ơ ể ừ ư ờ • Th i gian l u tr c a t ng lo i h s (k t ữ ủ ừ ư khi l u), ví

ụ d : 5 năm.

ạ ồ ơ ậ ệ ệ ả • Vi c qu n lý các lo i h s m t, tuy t m t. ậ

ế ậ • Ng ườ ượ i đ ạ ồ ơ c phép ti p c n các lo i h s .

ự

2. Xây d ng quy trình.

Ồ Ơ Ủ QUY TRÌNH QU N LÝ H S C A DN LIÊN

Ế Ả Ộ QUAN Đ N CÁC N I DUNG SAU:

ươ ươ

ữ ồ ơ ư ng pháp l u tr h s . ỷ ồ ơ ng pháp hu h s . ậ ậ

ậ ạ ậ

ế ả ắ ả • Xác đ nh ph • Xác đ nh ph • Ph ươ • Ph ươ • Ph ươ ị ị ụ ồ ơ ng pháp l p và c p nh t danh m c h s . ạ ồ ơ ng pháp nh n d ng và phân lo i h s . ồ ơ ng pháp s p x p và b o qu n h s