HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
***********
TẬP BÀI GIẢNG: NHẬP MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người biên soạn: ThS. Tạ Thị Nhật Lệ
HÀ NỘI – 2023
1
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG...............................................6
1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.......................................6
1.1.1. Khái niệm văn phòng............................................................................6
1.1.2. Chức năng của văn phòng.....................................................................9
1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp......................................................9
1.1.2.2. Chức năng đảm bảo hậu cần........................................................17
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng....................................................................24
1.1.3.1. Tổ chức bộ máy của văn phòng....................................................24
1.1.3.2. Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của
cơ quan và của Văn phòng.........................................................................24
1.1.3.3. Tổ chức thu thập xử, lý và đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt
động quản lý...............................................................................................25
1.1.3.4. Tổ chức xây dựng và triển khai thực hiện các quy chế hoạt động
của cơ quan và văn phòng.........................................................................25
1.1.3.5. Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị tổ chức hội họp..................25
1.1.3.6. Tổ chức quản lý nhân sự thuộc biên chế của văn phòng..............26
1.1.3.7. Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan..........26
1.1.3.8. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.......................26
1.1.3.9. Tổ chức đảm bảo công tác hậu cần, y tế, sức khỏe vệ sinh môi
trường và an toàn lao động trong cơ quan................................................26
1.1.3.10. Tổ chức đảm bảo công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của cơ quan
....................................................................................................................27
1.1.3.11. Tổ chức đảm bảo công tác an ninh trật tự, phòng chống thiên tai,
cháy nổ.......................................................................................................27
1.1.3.12. Thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo....27
1.1.3.13. Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng.......................................28
1.1.3.14. Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ
trưởng cơ quan...........................................................................................28
1.2. Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của văn phòng..........................28
2
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của các loại hình văn phòng.......................................28
1.2.1.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng các cấp Ủy đảng, các tổ chức chính trị
xã hội..........................................................................................................28
1.2.1.2. Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan hành chính nhà nước...........30
1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp.....................................35
1.2.1.4. Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan lực lượng vũ trang................38
1.2.2. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng.................................................38
1.2.2.1. Nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo...................................................39
1.2.2.2. Nguyên tắc quan hệ phối hợp.......................................................39
CHƯƠNG 2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG..40
2.1. Lý luận chung về quản trị văn phòng........................................................40
2.1.1 Khái niệm quản trị văn phòng, nhà quản trị văn phòng.......................40
2.1.1.1. Khái niệm quản trị văn phòng......................................................40
2.1.1.2. Khái niệm nhà quản trị văn phòng...............................................42
2.1.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng.....................................................43
2.1.2.1. Lãnh đạo.......................................................................................43
2.1.2.2. Thông tin.......................................................................................43
2.1.2.3. Đại điện.........................................................................................44
2.1.2.4. Liên kết..........................................................................................45
2.1.3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng..............................................45
2.1.3.1. Nhóm tiêu chuẩn trình độ chuyên môn.........................................46
2.1.3.2. Nhóm tiêu chuẩn về kỹ năng nghiệp vụ hành chính......................46
2.1.3.3. Nhóm tiêu chuẩn phẩm chất, đạo đức...........................................47
2.1.3.4. Nhóm tiêu chuẩn về các kỹ năng mềm..........................................48
2.2. Chức năng của quản trị văn phòng............................................................49
2.2.1. Chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng................................49
2.2.1.1. Khái niệm hoạch định...................................................................49
2.2.1.2. Ý nghĩa hoạch định.......................................................................50
2.2.1.3. Nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng.....................51
3
2.2.2. Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng......................................53
2.2.2.1. Khái niệm tổ chức.........................................................................53
2.2.2.2.Ý nghĩa của tổ chức........................................................................53
2.2.2.3. Nội dung của chức năng tổ chức..................................................54
2.2.3. Chức năng quản trị nhân sự trong quản trị văn phòng........................60
2.2.3.1. Khái niệm quản trị nhân sự...........................................................60
2.2.3.2. Ý nghĩa quản trị nhân sự...............................................................61
2.2.3.3. Nội dung chức năng quản trị nhân sự trong quản trị băn phòng. 63
2.2.3.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nhân sự..............................67
2.2.4. Chức năng lãnh đạo, điều hành trong quản trị văn phòng..................69
2.2.4.1. Khái niệm lãnh đạo, điều hành.....................................................69
2.2.4.2. Ý nghĩa lãnh đạo, điều hành.........................................................71
2.2.4.3. Nội dung lãnh đạo, điều hành.......................................................72
2.2.5. Kiểm tra, giám sát trong quản trị văn phòng.......................................76
2.2.5.1. Khái niệm kiểm tra, giám sát........................................................76
2.2.5.2. Ý nghĩa của kiểm tra, giám sát......................................................77
2.2.5.3. Nội dung của kiểm tra, giám sát...................................................79
- Kiểm tra số lượng, chất lượng hoạt động văn phòng.....................................83
CHƯƠNG 3. BỐI CẢNH VÀ XU THẾ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG....85
3.1. Khái niệm hiện đại hóa văn phòng, văn phòng hiện đại...........................85
3.1.1.Khái niệm hiện đại hóa văn phòng……………………………85
3.1.2. Khái niệm văn phòng hiện đại………………………………85
3.2. Nguyên tắc, yêu cầu của hiện đại hóa văn phòng.....................................86
3.2.1. Nguyên tắc..........................................................................................86
3.2.2. Yêu cầu hiện đại hóa...............................................................................................87
3.3. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng.......................................................89
3.3.1. Hiện đại hóa trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng.................................89
3.3.2. Con người làm Văn phòng...................................................................................91
4
3.3.3. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng.............................................................92
3.4. Bối cảnh và xu thế hiện đại hóa văn phòng hiện nay................................92
3.4.1. Bối cảnh hiện đại hóa văn phòng.......................................................................92
3.4.1.1. Bối cảnh trong nước.....................................................................92
3.4.1.2. Bối cảnh thế giới...........................................................................93
3.4.2. Xu thế hiện đại hóa văn phòng hiện nay.........................................................94
3.4.2.1. Văn phòng không giấy..................................................................94
3.4.2.2. Mô hình văn phòng xanh...............................................................96
3.4.2.3. Mô hình văn phòng chia sẻ...........................................................98
TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................................102
5