CHƯƠNG 4: NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG
4.1 Lên kế hoạch tổ chức các cuộc họp
4.1.1 Ý nghĩa của các cuộc họp
Là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin
Là nơi phát huy quyền làm chủ của mọi
người thông qua việc bày tỏ quan điểm, bàn
bạc và đóng góp ý kiến;
4.1.2 PHÂN LOẠI CÁC CUỘC HỌP
a.Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp
Hội nghị phát triển
Hội nghị trao đổi thông tin
Hội nghị mở rộng dân chủ
Hội nghị bàn bạc giải quyết vấn đề
4.1.2 PHÂN LOẠI CÁC CUỘC HỌP
b. Căn cứ vào các khâu của quá trình quản lý
Hội nghị bàn bạc ra quyết định
Hội nghị phổ biến triển khai
Hội nghị kiểm tra đôn đốc
Hội nghị sơ kết tổng kết
c. Căn cứ vào hình thức tổ chức
Hội nghị không chính thức
Hội nghị chính thức, công khai
4.1.3 PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC HỘI
NGHỊ
a. Lập kế hoạch hội nghị
Tên hội nghị
Mục đích yêu cầu, nội dung
Đối tượng thành phần tham gia
Địa điểm tiến hành
Thời gian
Các công việc chuẩn bị
Kinh phí
Phân công chịu trách nhiệm
4.1.3 PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC
HỘI NGHỊ
b. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị
Xác định mục đích, nội dung, chủ đề hội nghị
Ấn định thời gian cụ thể
Xây dựng chương trình cụ thể cho từng nội dung
củahội nghị
Phân công người, bộ phận chịu trách nhiệm trực
tiếp từng phần việc
Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chương
trình và tài liệu hướng dẫn
Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho lãnh đạo
Chuẩn bị hội trường phòng họp