ặ ể ế ượ ườ ả ử ụ ng l p và ph i s d ng ớ t c “dân văn phòng” đ u có c đào t o ti ng Anh m t cách bài b n trong tr ả ộ ả ấ ả ư ề t và trình bày hi u qu m t b c th giao d ch b ng ti ng Anh. ệ ằ ị

ộ ứ ắ ộ ị ấ ơ ụ ử ụ ế ả ỗ t m t b c th giao d ch hi u qu cũng c n tuân theo các quy t c sau: ư ệ ả ầ ị

ặ ư ộ ạ ắ t cho d hi u. ễ ể ệ ổ ặ ng h p các n i dung c n trao đ i đ c ầ đo n tách bi ộ ư ế ấ Cách viết và trình bày hiệu quả thư giao dịch bằng tiếng Anh M c dù có th đã đ ạ ngo i ng này trong công vi c hàng ngày nh ng không ph i t ệ ạ ữ th vi ể ế ế ư ả ộ ứ t Làm th nào đ t b gi ng Anh - Vi >> ệ ể ừ ỏ ọ ế Yêu c u c a m t b c th giao d ch r t đ n gi n: trình bày đúng cách, n i dung ng n g n và ầ ủ ư ọ ả ch t ch . M c dù có th tùy bi n theo m c đích, hoàn c nh s d ng và tính cách m i ng ườ i ẽ ặ ể nh ng đ vi ể ế N i dung c n ng n g n, rõ ràng và phân chia thành các ý, các ầ Không nên vi ợ bi t m t b c th quá 1 trang gi y, tr tr t dài. Trình bày th làm sao đ b c c có th nh th này: ộ ứ ắ ọ ộ ứ ư ừ ườ ể ư ế ể ố ụ ệ

t, tr khi là các c m t ượ ử ụ ụ ừ t t vi chuyên môn hay đ ừ c ch p nh n trong các th giao d ch, tuy nhiên nên h n ch : ế c s d ng. M t s c m ộ ố ụ ạ ư ậ ị ấ t t ế ắ t cũng có th đ ể ượ

i m t s ng i liên quan ngoài ng ả ử ộ ố ườ ư ớ ườ ậ i nh n

i nh n n danh) i m t ng ộ ườ ả ớ ậ ẩ

ử ệ ử

ố t ộ c trang tr ng l m, vi ọ ượ ắ t xong và ký tên) cu i trang đ u đ i v i th ố ớ ầ ư c in 2 m t) Trong th không vi ư t ừ ế ắ - asap = as soon as possible - cc = carbon copy (g i thêm b n sao th t chính) - bcc = blind carbon copy (g i thêm b n sao t - enc. = enclosure (tài li u g i kèm) - pp = per procurationem (ký thay) - pp = postscript (khi mu n b sung thêm n i dung sau khi đã vi ế ổ - pto = please turn over (không đ ế ở ố đ ượ ặ

Please ti ng Pháp, có nghĩa là ắ ồ ừ ế

ơ ả ạ ườ ỉ ầ ộ ứ ố ụ ư ư ệ ư ệ ạ ng khá đ n gi n, ch c n chú ý các b c c nh sau (l u ý ư ụ ề

ư c vi ế ạ ố ả ứ ườ ế ng có c vi ồ t tên ng ỉ ử ườ ấ ậ ỉ t bên ph i b c th (bao g m các thông tin liên quan nh tên công ty, đ a ị i g i. ườ ử ộ ng t ứ ng không vi ị ơ i nh n và các thông tin t ị đ a ch g i. t bên trái, th p h n đ a ch g i m t vài dòng. Đ a ch nh n th ươ ườ ự ị ỉ ử ế ậ

i, cách d c vi ể ượ ườ ư ế ỗ ư ị ị c vi - rsvp = répondez s'il vous plaît (b t ngu n t reply/respond) Trình bày m t b c th hi n đ i th r ng trình bày th hi n đ i không th t l ): ằ 1. Đ a ch : ỉ ị - Đ a ch g i đ ỉ ử ượ ị ch , s đi n tho i, s fax…), th ỉ ố ệ - Đ a ch nh n đ ế ậ ượ ỉ ị chi ti t tên, ch c danh ng ứ 2. Ngày tháng: Ngày tháng có th đ ướ i ph n đ a ch m t vài dòng. L u ý, đ tránh nh m l n và cũng làm cho th trông “l ch s ” h n, ự ơ ỉ ộ ầ ph n tháng c n đ ầ ượ t bên ph i, bên trái th tùy theo thói quen m i ng ẫ ư ế ằ ả ể t b ng ch . Ví d : ữ ụ 30 May 2011ho c ặ May 30th, 2011. ầ ầ

ỏ ầ

ế ữ ố ớ

ố ớ t Nam chúng ta hay x ng hô b ng tên, nh ng đ i v i ng ườ i ằ ệ ữ ư t tên. L u ý r ng ng đây ở i đã có và ậ ọ ủ ủ i chúng ta bi i n ườ ướ ể t tên. ế ằ ư c ngoài thì X, Y ườ ữ ư

ộ

ư ừ ể ắ ạ ợ ồ ầ ề ề ấ ơ ặ ng h p. Có th bao g m 2, 3 đo n ho c ể ng, đo n đ u s là đ c p v n đ , đo n 2 s là trình bày rõ h n v ẽ ề ấ ạ trên, đo n 3 s là đ xu t, ý ki n cho v n đ đó. ấ ườ ề ậ ế ầ ẽ ề ạ ề ạ ẽ ở

ỏ ầ ư ế ế ầ

i nh n) thì ta s dùng “Yours ẽ ườ ậ

3. Ph n chào h i: i chúng ta không bi - Chúng ta dùng Dear Sir/Madam đ i v i nh ng ng ườ - Chúng ta dùng Dear Mr. X / Ms. Y đ i v i nh ng ng ườ Vi ư ố ớ i nh n. Nên dùng Ms. và Ms. có th dùng cho nh ng ng chính là h c a c a ng ườ ch a có gia đình. 4. N i dung th : ư Ph n n i dung th có th dài ng n tùy t ng tr ộ nhi u h n. Thông th ườ ơ v n đ đã nói ề ấ 5. K t th : ư ế K t th liên quan đ n ph n chào h i đ u th : ư - Đ u th dùng Dear Sir/Madam (không bi t tên ng ế ư ầ faithfully,”. - Đ u th dùng Dear Mr. X / Ms. Y (bi i nh n) thì ta s dùng “Yours sincerely,”. t tên ng ườ ư ế ẽ ầ ậ

ầ ể ế ữ ư ướ ủ i ch ký s đ tên c a ẽ ề ặ ằ c vi c vi t ngay d t đ y đ , ngay d i tên ng ế ữ ượ ướ ế ầ ủ ự i ch ký. Ch c danh cũng đ ứ i g i. Nên ký tên b ng bút m c ho c bút bi ngòi to. ườ ử ướ ượ ườ i

ng h p ký thay, thì phía tr c ký thay ta thêm ợ ướ ườ i đ ườ ượ

pp. ộ ầ ổ ổ ố

ư ư ử ườ ư ệ ệ ả ợ ố

c cung c p b i: ấ t đ ế ượ ở

ậ ỹ ứ ế

6. Ký tên: Sau ph n k t th , chúng ta s đ ch a ra vài dòng đ ký, ngay d ẽ ể ừ ng Tên đ t.ế vi N u trong tr c tên ng ế N u đã hoàn thành th mà mu n b sung gì đó, ta thêm ps. và b sung ph n n i dung đó vào. ế Trong tr t kê các ng h p th g i kèm các tài li u, văn b n khác, cu i th ta thêm enc. và li tài li u, văn b n đó vào. ả ệ Thông tin bài vi T p đoàn Ngôn ng & K năng AAC ữ 65 Quán S , Hoàn Ki m, Hà N i ộ ĐT: 04. 3942 6725 / 3942 6726 Email: info@aac.edu.vn Website: www.aac-edu.com.vn