Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC

Chia sẻ: Dau Con | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:55

Thêm vào BST

Báo xấu

143
lượt xem 27
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'chương 1: khái quát chung về dự toán ngắn hạn và phân bổ nguồn lực', luận văn - báo cáo, tài chính - kế toán - ngân hàng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC

MỤC LỤC Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC ........................................................................................................................................... 1 1.1 KHÁI QUÁT VỀ DỰ TOÁN........................................................................................... 1 1.1.1 Khái niệm .................................................................................................................. 1 1.1.2 Mục đích và vai trò của dự toán ................................................................................ 1 1.1.3 Các loại dự toán ngân sách ........................................................................................ 2 1.1.4 Trình tự và phương pháp lập dự toán ........................................................................ 3 1.1.5 Quản lý việc lập dự toán............................................................................................ 4 1.2 KHÁI QUÁT VỀ NGUỒN LỰC VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC ................................... 5 1.2.1 Khái niệm về nguồn lực và phân bổ nguồn lực ......................................................... 5 1.2.2 Vai trò của phân bổ nguồn lực................................................................................... 5 1.2.3 Căn cứ cơ bản để phân bổ nguồn lực ........................................................................ 6 1.2.4 Các nội dung tiến hành phân bổ nguồn lực ............................................................... 7 Chương 2: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHI PHÍ ĐỂ PHỤC VỤ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC ..................................................... 11 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ ............................................................................. 11 2.1.1 Khái niệm ................................................................................................................ 11 2.1.2 Bản chất chi phí ....................................................................................................... 11 2.1.3 Chi phí theo quan điểm kế toán tài chính ................................................................ 12 2.1.4 Chi phí theo quan điểm kế toán quản trị .................................................................. 12 2.1.5 Phân loại chi phí ...................................................................................................... 12 2.1.6 Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ ................................................................ 19 2.1.7 Các mô hình kế toán chi phí sản xuất...................................................................... 23 2.2 ĐỊNH MỨC CHI PHÍ .................................................................................................... 25 2.2.1 Khái niệm và ý nghĩa của định mức chi phí ............................................................ 25 2.2.2 Các loại định mức chi phí........................................................................................ 26 2.2.3 Phương pháp xây dựng định mức chi phí................................................................ 27 2.2.4 Hệ thống định mức chi phí ...................................................................................... 28 Chương 3: NGUYÊN TẮC LẬP DỰ TOÁN NGẮN HẠN & PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 32 3.1 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN DỰ TOÁN.................................................... 32 3.2 CÁC NGUYÊN TẮN CƠ BẢN ĐỂ LẬP DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC ...................................................................................................................... 34 3.2.1 Dự toán bán hàng (tiêu thụ) ..................................................................................... 34 3.2.2 Dự toán sản xuất ...................................................................................................... 36 3.2.3 Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp ............................................................................ 36 3.2.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp ........................................................................ 38 3.2.5 Dự toán chi phí sản xuất chung ............................................................................... 39 3.2.6 Dự toán thành phẩm tồn kho ................................................................................... 40 3.2.7 Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp .................................... 41 3.2.8 Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh ....................................................................... 43 3.2.9 Dự toán vốn bằng tiền ............................................................................................. 43 3.2.10 Dự toán bảng cân đối kế toán ................................................................................ 45 3.3 TỐI ƯU HÓA SỬ DỤNG CÁC NGUỒN LỰC ............................................................ 47 3.3.1 Hiệu quả cao hơn ..................................................................................................... 47 3.3.2 Chất lượng cao hơn.................................................................................................. 47 3.3.3 Đổi mới nhanh hơn .................................................................................................. 48 3.3.4 Đáp ứng cho khách hàng nhanh nhạy...................................................................... 48 3.4 QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG CÁC NGUỒN LỰC........................................................... 48 3.4.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng các nguồn lực .......................................... 48 Trang i
3.4.2 Vai trò của thông tin trong việc phân bổ các nguồn lực.......................................... 49 3.4.3 Quá trình ra quyết định............................................................................................ 50 KẾT LUẬN ............................................................................................................................. 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................................... 53 Trang ii
Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 1.1 KHÁI QUÁT VỀ DỰ TOÁN 1.1.1 Khái niệm Lập dự toán là một công việc không thể thiếu đối với việc xây dựng kế hoạch hoạt động kinh tế. Điều này thật cần thiết cho các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị… và ngay cả với các cá nhân. Tất cả các doanh nghiệp phải lập kế hoạch tài chính để thực thi các hoạt động hàng ngày, hàng năm cũng như các hoạt động trong tương lai dài hạn. Dự toán là tính toán dự kiến một cách toàn diện và phối hợp, chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Theo khái niệm này, các thành phần sau đây là chủ yếu cho một dự toán: tính toán dự kiến, tính toàn diện và phối hợp, vốn và các nguồn lực, hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị, thời hạn xác định trong tương lai. Tóm lại, dự toán là một kế hoạch chi tiết nêu ra những khoản thu chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ nào đó. Nó phản ánh một kế hoạch cho tương lai, được biểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị. [5, trang 91-92] 1.1.2 Mục đích và vai trò của dự toán Mục tiêu của các tổ chức kinh doanh thường chủ yếu tối thiểu hóa chi phí để tối đa hóa lợi nhuận. dự toán thường được xem như là: “Kế hoạch lợi nhuận”. Mục đích cơ bản của dự toán là hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh. Thông qua hai chức năng này mà người quản lý đạt được các mục tiêu đề ra. - Hoạch định: Dự toán bắt buộc nhà quản lý dự đoán về những gì sẽ xảy ra trong tương lai. Những dự tính xảy ra nếu không tốt, các nhà quản lý thấy được những gì cần phải làm để thay đổi kết quả không mong muốn đó. Trang 1
- Kiểm tra: Kiểm tra là quá trình so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch và đánh giá việc thực hiện đó. Kiểm tra phụ thuộc vào kế hoạch, không có kế hoạch thì không có cơ sở để so sánh kết quả và đánh giá việc thực hiện. Chức năng hoạch định đi liền với chức năng kiểm tra, kết quả hoạt động được so sánh với dự toán. Nếu không kiểm tra, dự toán sẽ không phát huy hết tác dụng vốn có của nó. Nhà quản lý có trách nhiệm thực hiện những mục tiêu đề ra trong dự toán về hoạt động kinh doanh. Việc đánh giá các mục tiêu đề ra được cung cấp bởi các báo cáo thực hiện. Báo cáo thực hiện là tài liệu trình bày số liệu dự toán và kết quả thực hiện, so sánh để thấy được sự thay đổi giữa thực hiện so với dự toán. Nếu sự thay đổi lớn, vượt quá mức cho phép, người quản lý sẽ điều tra nguyên nhân của sự thay đổi, thấy được những hoạt động đúng cần phải thực hiện và những gì sai lầm cần phải loại bỏ. So sánh kết quả thực hiện với dự toán được xem là kỹ thuật kiểm soát trong quản lý. Người quản lý không những chỉ biết dự tính cái gì mà còn phải biết những dự tính đó được hoàn thành như thế nào. Nếu kết quả xảy ra không theo dự tính, người quản lý phải có những biện pháp để điều chỉnh hoạt động ngày càng tốt hơn. [7, trang 91-93] 1.1.3 Các loại dự toán ngân sách 1.1.3.1 Dự toán ngân sách ngắn hạn Dự toán chủ đạo (master budget) hay còn gọi là kế hoạch lợi nhuận (profit plan) là một hệ thống dự toán tổng thể, tổng hợp các dự toán về toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức trong một thời kỳ nhất định (Hilton, 1991). Dự toán chủ đạo thường được lập cho thời kỳ một năm và phải trùng với năm tài chính. Nhờ đó các số liệu dự toán có thể được so sánh với các kết quả thực tế. 1.1.3.2 Dự toán ngân sách dài hạn Dự toán vốn (capital budget) là kế hoạch mua sắm tài sản như máy móc, thiết bị, nhà xưởng. Nhà quản lý phải đảm bảo được rằng nguồn vốn phải luôn có sẵn khi việc mua sắm những tài sản này trở nên cần thiết. Nếu không có các kế hoạch dài hạn, khi doanh nghiệp cần đầu tư, mua sắm tài sản sẽ không tìm một lượng vốn lớn sẵn sàng để thực hiện việc mua sắm này. Trang 2
1.1.3.3 Dự toán ngân sách linh hoạt Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán được lập tương ứng với nhiều hoạt động tương ứng khác nhau. Dự tính linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp chúng ta xác định các chi phí tương ứng với các mức độ, phạm vi hoạt động khác nhau. Thông thường dự toán linh hoạt được lập ở ba mức độ cơ bản là: mức độ hoạt động bình thường, mức độ hoạt động khả quan nhất, mứ độ hoạt động bất lợi nhất. [5, trang 93-94] 1.1.4 Trình tự và phương pháp lập dự toán Sự thành công của mọi dự toán được xác định phần lớn là do phương pháp và trình tự lập dự toán. Thông thường, dự toán được chuẩn bị từ cấp dưới lên. Trình tự lập dự toán được trình bày trong sơ đồ dưới đây. Quản lý cấp cao Quản lý cấp Quản lý cấp trung gian trung gian Quản lý Quản lý Quản lý Quản lý cấp cơ sở cấp cơ sở cấp cơ sở cấp cơ sở Hình 1: Sơ đồ trình tự lập dự toán [2, trang 70-71] Số liệu dự toán của cấp dưới được trình lên cấp quản lý cao hơn để xem xét trước khi được chấp thuận. Việc xem xét và kiểm tra lại các dự toán của cấp dưới là cần thiết nhằm tránh nguy cơ có những dự toán lập ra không chính xác cũng như hạn chế bớt quá nhiều quyền tự do trong hoạt động. Các số liệu dự toán của các bộ phận riêng lẻ trong tổ chức (do quản lý cấp dưới lập) sẽ được quản lý cấp cao kết hợp lại để tạo thành một hệ thống dự toán tổng thể mang tính thống nhất cao. Trang 3
Trình tự lập dự toán như trên có ưu điểm là: - Mọi cấp quản lý của doanh nghiệp đều được tham gia vào quá trình dự toán. - Dự toán được lập có khuynh hướng chính xác và đáng tin cậy. - Các chỉ tiêu được tự đề đạt nên các nhà quản lý sẽ thực hiện công việc một cách chủ động và thoải mái hơn và khả năng hoàn thành công việc sẽ cao hơn vì dự toán là do chính họ lập ra chứ không phải bị áp đặt từ trên xuống. [3, trang 70-71] 1.1.5 Quản lý việc lập dự toán Việc lập dự toán được thực hiện theo một quy trình lập và quản trị dự toán tiêu biểu, quy trình này được trình bày như sau: Chỉ định giám đốc dự toán: tổ chức thường chỉ định một nhà quản lý làm giám đốc dự toán. Người này sẽ chịu trách nhiệm chủ yếu trong việc lập dự toán của tổ chức. Giám đốc dự toán sẽ tổ chức một hội đồng dự toán bao gồm các nhà quản lý từ nhiều bộ phận và lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Thành lập hội đồng dự toán: dưới sự chỉ đạo của giám đốc dự toán, các thành viên từ nhiều bộ phận và lĩnh vực khác nhau trong tổ chức sẽ được huy động để phục vụ cho hội đồng dự toán. Hội đồng dự toán bao gồm các nhà quản lý kinh doanh, quản lý sản xuất, quản lý tiếp thị, quản lý nhân sự, kỹ sư phụ trách về công nghệ và kế toán trưởng. Trong một số tổ chức, kế toán trưởng có khi được chỉ định làm giám đốc dự toán. Xây dựng chiến lược dự toán: để phổ biến quy trình xây dựng chiến lược dự toán cũng như thời hạn dự toán đến mọi người trong tổ chức, giám đốc dự toán soạn thảo và phổ biến một cuốn cẩm nang dự toán, được xem như là một tài liệu để hướng dẫn việc lập dự toán. Tài liệu hướng dẫn lập dự toán này chỉ rõ ai trong tổ chức chịu trách nhiệm cung cấp thông tin gì, khi nào cung cấp thông tin và thông tin được soạn thảo, cung cấp như thế nào? Tài liệu hướng dẫn dự toán này cũng chỉ ra ai là người tiếp nhận thông tin và khi nào dự toán được hoàn thành. Hội đồng dự toán cũng xác định chiến lược đóng góp của từng cá nhân và quá trình lập dự toán. Mọi người đều được huy động để đóng góp mục tiêu của bộ phận và việc thực hiện công việc của họ sẽ được đánh giá theo các mục tiêu này. Trang 4
Tổ chức hội họp và đàm phán trong từng bộ phận: hội đồng dự toán sẽ họp với từng bộ phận trong tổ chức để cùng xây dựng dự toán của bộ phận. Việc làm này là cần thiết để đảm bảo dự toán được thiết lập chính xác. Nhân viên kế toán quản trị sẽ được yêu cầu để hỗ trợ các bộ phận trong quá trình lập dự toán. Phản hồi và kiểm soát: việc thực hiện của từng bộ phận được báo cáo và so sánh với các chỉ tiêu trong dự toán. Mọi sai lệch so với dự toán phải được đánh giá và kiểm soát. Hành động hiệu chỉnh: sau khi xem xét các số liệu thực tế và dự toán, các nguyên nhân sẽ được cung cấp. Nhà quản lý sẽ có những hành động cần thiết để hiệu chỉnh sao cho các sai lệch sẽ không lặp lại trong tương lai. [3, trang 81] 1.2 KHÁI QUÁT VỀ NGUỒN LỰC VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 1.2.1 Khái niệm về nguồn lực và phân bổ nguồn lực Nguồn lực là các điều kiện cần có về con nguồn và các phương tiện cần thiết khác để đảm bảo duy trì và phát triển doanh nghiệp theo các mục tiêu xác định. Các nguồn lực cụ thể bao gồm nhân lực và các nguồn tài chính - kỹ thuật, công nghệ và các nguồn lực vật chất khác. Phân phối nguồn lực là quá trình lặp đi, lặp lại việc cân đối và cân đối lại các nguồn lực trong suốt quá trình doanh nghiệp tồn tại và phát triển. 1.2.2 Vai trò của phân bổ nguồn lực Phân phối nguồn lực là một trong các nội dung quan trọng và là điều kiện để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Bởi nó tạo ra tiền đề cần thiết để đảm bảo tính cân đối. Trong quản trị chiến lược phân phối nguồn lực là hoạt động quản trị trung tâm tạo tiền đề, tạo điều kiện để thực hiện thắng lợi và các chiến lược đề ra. Phân phối các nguồn lực hợp lý là cơ sở để thực hiện các mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả nhất. Phân phối nguồn lực một cách ngẫu hứng, thiếu căn cứ khoa học hoặc dựa trên các quyết định mang tính chính trị thì sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí, kém hiệu quả trong quá trình sử dụng các nguồn lực. Và điều đó có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện thất bại các mục tiêu và kế hoạch đề ra. Trang 5
1.2.3 Căn cứ cơ bản để phân bổ nguồn lực 1.2.3.1 Các mục tiêu chiến lược Các mục tiêu chiến lược được coi là căn cứ quan trọng nhất làm cơ sở cho sự phân phối các nguồn lực vì giá trị thực tế của bất kì chương trình phân bổ nguồn lực nào cũng nằm ở kết quả đạt được các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp. Các nguồn lực sẽ được phân phối theo các mục tiêu ưu tiên được thiết lập từ chiến lược và các mục tiêu của chương trình hoặc các kế hoạch ngắn hạn. 1.2.3.2 Các chương trình sản xuất hoặc các kế hoạch ngắn hạn Thông qua việc xác định các mục tiêu và giải pháp ngắn hạn, các chương trình sản xuất hoặc kế hoạch ngắn hạn phản ánh quy mô và tiến độ thực hiện các mục tiêu dài hạn, chiến lược và sách lược. Đây là một cơ sở để phân phối và cân đối ngắn hạn các nguồn lực sản xuất cho các mục tiêu ngắn hạn và kế hoạch ngắn hạn. Thực chất của các kế hoạch hoạt động kinh doanh ngắn hạn là việc lập dự toán ngắn hạn, thông qua đó xác định rất cụ thể các mục tiêu và giải pháp ngắn hạn, trong đó có giải pháp cân đối ngắn hạn các nguồn lực để phục vụ sản xuất kinh doanh hằng năm. Để đạt được điều này thì các dự toán (kế hoạch hoạt động kinh doanh) ngắn hạn phải dựa trên hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật đang và sẽ có hiệu lực, trình độ kỹ thuật công nghệ đang và sẽ sử dụng cũng như quy mô và tần suất xuất hiện các mâu thuẫn và biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2.3.3 Các vấn đề cần chú trọng giải quyết Cần phải nhận thức rõ các cản trở xuất hiện trong quá trình phân bổ hợp lý nguồn lực. Các cản trở thường xuất hiện là: Thứ nhất, các mục tiêu chiến lược không rõ ràng và không được phân bổ hợp lý nguồn lực trong ngắn hạn. Thứ hai, tư tưởng muốn bảo vệ quá đáng các nguồn lực nên e sợ, không dám chấp nhận rủi ro, mạo hiểm. Điều này dẫn đến bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh và kết cục là sử dụng các nguồn lực không có hiệu quả hoặc hiệu quả thấp. Thứ ba, quá nhấn mạnh đến các mục tiêu tài chính ngắn hạn. Trang 6
Thứ tư, trở ngại từ quan điểm của ban lãnh đạo doanh nghiệp không phù hợp với các quan điểm phân phối nguồn lực của các nhà chuyên môn. Việc tìm ra các biện pháp để xóa bỏ các cản trở xuất hiện phải được tiến hành thường xuyên kịp thời và phải coi là cơ sở để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực. 1.2.4 Các nội dung tiến hành phân bổ nguồn lực 1.2.4.1. Đánh giá nguồn lực Việc phân tích và đánh giá nguồn lực của doanh nghiệp được tiến hành từ khâu phân tích và đánh giá thực trạng của doanh nghiệp. Tổng quát đánh giá nguồn lực là việc đi tìm câu trả lời cho câu hỏi: doanh nghiệp có đủ nguồn lực cần thiết để thực hiện được các mục tiêu, kế hoạch đề ra một cách hiệu quả không? Trong từng thời kỳ cụ thể việc đánh giá nguồn lực phải gắn với cả số lượng và chất lượng của từng nguồn lực. Trong đó riêng nguồn nhân lực phải tính đến tinh thần thực hiện và tự chịu trách nhiệm của nhân viên, cũng như khả năng, trình độ của các nhân viên và các nhà quản trị… 1.2.4.2. Đảm bảo nguồn lực Muốn phân bổ nguồn lực hợp lý hiệu quả trước hết phải có đủ nguồn lực cần thiết. Nhiệm vụ của các nhà quản trị là phải bảo đảm sao cho có đủ các nguồn lực để phục vụ cho việc thực hiện các mục tiêu, kế hoạch đề ra. Sai lầm thường mắc phải là việc cung cấp các nguồn lực không tương ứng với từng mục tiêu cụ thể nhất định. Vấn đề là đảm bảo nguồn lực phải liên quan đến số lượng, chất lượng, cơ cấu và thời gian cung cấp từng loại nguồn lực cụ thể để thực hiện các mục tiêu đề ra. a. Phân bổ nguồn vốn Nguồn vốn đã được tính toán khi đề ra chiến lược cấp doanh nghiệp nhưng nguồn vốn được chính thức phân bổ theo các mục tiêu cạnh tranh khác nhau thường được tiến hành sau khi xác định được các chiến lược cụ thể. Điều cần lưu ý là lợi nhuận không phải bao giờ cũng tạo ra tiền mà có thể tạo ra các loại tài sản khác như nợ phải thu. Nhiệm vụ của việc đảm bảo nguồn lực là phải xác định bao giờ thì sẽ có tiền vốn và liệu dòng luân chuyển tiền có đáp ứng nhu cầu vốn trong một thời gian nhất định nào đó hay không? Trang 7
Để thực hiện có hiệu quả việc phân bổ nguồn vốn, cần tiến hành các công việc chủ yếu như sau: Thứ nhất, xem xét lại các định hướng tổng quát của việc phân bổ nguồn vốn. Yêu cầu về vốn thường rất lớn và liên tục thay đổi. Các nhà quản trị bộ phận thường chỉ quan tâm đến nhu cầu về vốn của đơn vị mình. Các nhà quản trị cao cấp phải điều hòa được nguồn vốn phục vụ cho nhiều nhu cầu cạnh tranh khác nhau của các đơn vị bộ phận. Xem xét lại các định hướng phân bổ nguồn vốn tổng quát chính là việc kiểm tra lại các mục tiêu tổng quát và chiến lược bộ phận của doanh nghiệp cũng như đánh giá khả năng huy động các nguồn vốn để cân đối lại và xác định các định hướng đầu tư tổng quát thông qua các chiến lược bộ phận. Đánh giá lại các kế hoạch ngân sách và khả năng thanh toán phù hợp với từng thời kỳ cụ thể. Thứ hai, phân tích cầu về vốn Để đảm bảo khai thác có hiệu quả các nguồn lực phải phân tích cầu về vốn phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp: cầu về vốn đầu tư cũng như đảm bảo hoạt động theo chiến lược và kế hoạch triển khai cho từng lĩnh vực hoạt động cụ thể trong đó cần phân tích rõ vốn cố định, vốn lưu động, phân phối thu nhập. Khi phân tích cầu về vốn cần chú ý phân tích cơ cấu vốn tức là việc phân tích cụ thể các khoản vốn khác nhau được doanh nghiệp huy động và đưa vào sử dụng trong suốt thời kỳ chiến lược cũng như trong từng thời kỳ kế hoạch cụ thể, đặc biệt là phân tích cơ cấu giữa vốn tự có và vốn vay. Đây là một nội dung quan trọng vì cơ cấu vốn ảnh hưởng một cách tiêu cực hoặc tích cực đến mức độ hấp dẫn của các nguồn vốn nhất định nên sẽ tác động trực tiếp đến chi phí kinh doanh sử dụng vốn. Điều này ảnh hưởng đến lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh trong từng thời kỳ cụ thể. Ngoài ra, cấu trúc vốn phản ánh khả năng chi trả, thanh toán của doanh nghiệp. Để thực hiện phân tích cầu về vốn cần phải: - Kiểm tra định kỳ tính hợp lý của cơ cấu vốn hiện hành; - Kiểm tra định kỳ tính hợp lý cơ cấu vốn khi thấy xuất hiện sự thay đổi tính hấp dẫn của bất kỳ nguồn vốn nào cũng như khi có thêm yêu cầu về vốn; - Đánh giá lại khả năng cung cấp về vốn. Trang 8
Khi quyết định lựa chọn nguồn cung ứng vốn cần quán triệt đa dạng hóa các nguồn cung ứng vốn nhằm giảm thiểu rủi ro bất trắc xảy ra trong quá trình huy động cũng như xem xét ba nhân tố ảnh hưởng chính: mục đích cụ thể của việc sử dụng nguồn vốn; chi phí sử dụng vốn và những quyền lợi và hạn chế liên quan đến việc huy động nguồn vốn mới. b. Cân đối ngân sách Để cân đối ngân sách trong từng thời kỳ cụ thể thường là dựa vào từng kế hoạch ở từng thời kỳ thông qua việc lập dự toán hàng năm, hàng quý hoặc hàng tháng và thường tập trung xác định các chỉ tiêu chủ yếu là quỹ tiền mặt, dự toán về các loại chi phí, vốn sản xuất – kinh doanh, doanh thu bán hàng, quỹ tồn kho. Tính cụ thể, chi tiết của các chỉ tiêu này phụ thuộc vào độ dài của thời kỳ kế hoạch, thời kỳ càng ngắn các chỉ tiêu trên cần phải được xác định chi tiết. Trong quá trình cân đối ngân sách sẽ xác định cụ thể các nhu cầu vốn nào được chấp nhận và những nhu cầu nào bị loại bỏ. c. Phân bổ các nguồn lực khác Các loại tài sản cố định thì thường được sử dụng lâu dài nên thường ít được điều chỉnh trong ngắn hạn. Lực lượng lao động được phân bổ theo các chương trình, kế hoạch phù hợp với chiến lược sử dụng và phát triển lược lượng lao động cũng như các quy định của pháp luật. Nguyên vật liệu được mua sắm và dự trữ theo các kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn phù hợp với những dự đoán về các biến động của thị trường. 1.2.4.3. Điều chỉnh nguồn lực Về nguyên tắc điều chỉnh nguồn lực phải đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có đủ nguồn lực thực hiện các kế hoạch kinh doanh với hiệu quả cao nhất. Việc điều chỉnh các nguồn lực được xác định ở các chương trình sản xuất hoặc các kế hoạch ngắn hạn và được biến thành hiện thực trong quá trình triển khai thực hiện chúng. Quyết định điều chỉnh nguồn lực dài hạn do các nhà quản trị đứng đầu công ty tiến hành, các điều chỉnh nguồn lực ngắn hạn và ở phạm vi hẹp do các nhà quản trị cấp Trang 9
trung gian thực hiện. Những điều chỉnh này hướng vào việc thực hiện có hiệu quả các mục tiêu và kế hoạch kinh doanh đã đề ra. Những điều chỉnh nguồn lực liên quan tới chất lượng như: nâng cao tay nghề nhân viên, đào tạo cán bộ quản trị hay liên quan đến bố trí hệ thống sản xuất trên cơ sở kỹ thuật công nghệ… là những điều chỉnh hết sức quan trọng gắn với hiệu quả lâu dài nên phải luôn gắn với không chỉ từng thời kỳ cụ thể mà còn cả quá trình phát triển của doanh nghiệp. Các điều chỉnh liên quan đến số lượng như điều chỉnh khối lượng nhiệm vụ, cung cấp và dự trữ nguyên liệu, thanh toán bằng các nguồn tài chính… và đặc biệt là các điều chỉnh tác nghiệp cụ thể thường liên quan đến những thay đổi trong đòi hỏi của khách hàng, thay đổi của thị trường đầu vào, sự tiến bộ khoa học - kỹ thuật hay những sự cố trong hoạt động… Các điều chỉnh phải tiến hành thường xuyên, liên tục trên cơ sở kế hoạch ngắn hạn và tác nghiệp. Tóm lại, qua những nội dung trên chúng ta thấy dự toán ngắn hạn là cơ sở để xác định về số lượng và chất lượng các nguồn lực mà doanh nghiệp cần để đưa vào quá trình sản xuất trong các kỳ kế hoạch ngắn hạn. Bên cạnh đó dự toán ngắn hạn còn là cơ sở để so sánh với kết quả thực hiện từ đó có những điều chỉnh cân đối cần thiết như bổ sung hay giảm đi các nguồn lực của doanh nghiệp trong quá trình thực tiễn kinh doanh. Trang 10
Chương 2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHI PHÍ ĐỂ PHỤC VỤ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ 2.1.1 Khái niệm Chi phí có thể được hiểu là giá trị của các nguồn lực chi ra, tiêu dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đạt được một mục tiêu nào đó. Bản chất của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả nhất định, kết quả có thể dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng... hoặc không có dạng vật chất như: kiến thức, dịch vụ được phục vụ… [2, trang 28] 2.1.2 Bản chất chi phí Chi phí là biểu hiện bằng tiền của những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh; hoặc là những phí tổn chứng minh bằng những chứng cứ nhất định phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh; hoặc là những phí tổn ước tính thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh… những quan điểm trên có thể khác nhau về hình thức thể hiện chi phí nhưng tất cả đều thừa nhận một vấn đề chung: Chi phí là phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động và phải phát sinh gắn liền với mục đích kinh doanh. Đây chính là bản chất của chi phí trong hoạt động của doanh nghiệp. Bản chất này giúp nhà quản trị phân biệt được chi phí với chi tiêu, chi phí với vốn. Thật vậy, với bản chất trên chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, vì vậy nó được tài trợ từ vốn kinh doanh và được bù đắp từ thu nhập hoạt động sản xuất kinh doanh; chi tiêu không gắn liền với mục đích kinh doanh; vì vậy nó có thể được tài trợ từ những nguồn khác nhau, có thể từ quỹ phúc lợi, từ trợ cấp Nhà nước… và không được từ thu nhập hoạt động sản xuất kinh doanh; vốn là biểu hiện bằng tiền những tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng bản thân chúng chưa là dòng phí tổn. [5, trang 16] Trang 11
2.1.3 Chi phí theo quan điểm kế toán tài chính Trong lĩnh vực kế toán tài chính, chi phí được nhận thức như những khoản phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với những hoạt động của doanh nghiệp để đạt một sản phẩm, một dịch vụ nhất định, mục đích cụ thể trong kinh doanh. Nó được định lượng bằng một lượng tiền chi ra, một mức giảm sút giá trị tài sản, một khoản nợ dịch vụ, thuế, một khoản phí tổn làm giảm vốn sở hữu của doanh nghiệp nhưng không phải phân chia vốn hay hoàn trả vốn cho cổ đông. Với tính chất đặc trưng này, chúng ta có thể nhận biết chi phí thể hiện qua các số liệu trong lĩnh vực kế toán tài chính, chúng ta thường gắn liền với chứng cứ nhất định (được gọi là chứng từ). Cụ thể, khi xuất vật tư dùng vào lĩnh vực sản xuất thì đây là một dòng chi phí vì nó gây nên sự giảm sút giá trị hàng tồn kho (nguyên liệu) gắn liền với hoạt động sản xuất và được chứng minh trên chứng từ phiếu xuất kho, khi nhận một dịch vụ bên ngoài phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì đây là một dòng chi phí vì nó thể hiện sự gia tăng trách nhiệm vật chất về công nợ phải trả và đồng thời cũng được chứng minh bằng một chứng từ (hóa đơn), trong quá trình dự trữ hàng tồn kho, sự biến động giá cả thị trường của hàng tồn kho do biến động thị trường và chứng minh bằng một khoản mất giá gắn liền chứng từ chênh lệch giữa giá gốc so với giá thị trường của từng danh mục hàng tồn kho tương ứng. [ 5, trang 17]. 2.1.4 Chi phí theo quan điểm kế toán quản trị Mục đích của kế toán quản trị trong lĩnh vực chi phí cung cấp thông tin chi phí thích hợp, hữu ích, kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Vì vậy, đối với kế toán quản trị không chỉ đơn thuần nhận thức chi phí như quan điểm của kế toán tài chính, mà chi phí còn nhận thức theo phương pháp nhận diện thông tin ra quyết định. Lý do này, chi phí có thể là dòng phí tổn ước tính để thực hiện dự án, nhưng phí tổn mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh. Trên cơ sở này, khi nhận thức chi phí trong kế toán quản trị chúng ta cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo mục đích sử dụng, môi trường kinh doanh hơn là chú trọng vào chứng từ. [5, trang 17] 2.1.5 Phân loại chi phí 2.1.5.1 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động Khi phân loại chi phí theo chức năng hoạt động: Trang 12
- Theo Kế toán tài chính, có các loại chi phí sau: + Chi phí sản xuất + Chi phí quản lý doanh nghiệp + Chi phí bán hàng - Theo Kế toán quản trị, có các loại chi phí sau: + Chi phí sản xuất + Chi phí quả lý doanh nghiệp + Chi phí Bán hàng + Chi phí nghiên cứu và phát triển + Chi phí tài chính 2.1.5.2 Phân loại chi phí trong quá trình sản xuất Hoạt động của doanh nghiệp sản xuất gắn liền với sự chuyển biến của nguyên liệu thành thành phẩm thông qua sự nỗ lực của công nhân và việc sử dụng thiết bị sản xuất, do đó chi phí của một sản phẩm được tạo thành từ ba yếu tố cơ bản sau: a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là biểu diễn bằng tiền những nguyên liệu chủ yếu tạo thành thực thể của sản phẩm như: sắt thép, gỗ sợi,...ngoài ra trong quá trình sản xuất còn phát sinh những loại nguyên liệu chính để sản xuất ra sản phẩm hoặc làm tăng chất lượng của sản phẩm, hoặc tạo ra màu sắc, mùi vị của sản phẩm, hoặc làm rút ngắn chu kỳ sản xuất của sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính thẳng vào các đối tượng chịu chi phí. b. Chi phí nhân công trực tiếp Nhân công trực tiếp là những người trực tiếp sản xuất sản phẩm, lao động của họ gắn liền với việc sản xuất sản phẩm, sức lao động của họ được hao phí trực tiếp cho sản phẩm họ sản xuất ra. Khả năng và kỹ năng của lao động trực tiếp sẽ ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng sản phẩm Trang 13
Chi phí nhân công trực tiếp là tiền lương chính, lương phụ, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) và các khoản phải trả khác cho công nhân trực tiếp sản xuất. Chi phí nhân công trực tiếp được tính trực tiếp vào các đối tượng chịu chi phí. c. Chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là những chi phí phát sinh ở phân xưởng sản xuất để sản xuất ra sản phẩm nhưng không kể chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Như vậy sẽ bao gồm các chi phí như: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sửa chữa, bảo trì máy móc thiết bị, chi phí quản lý tại phân xưởng... Trên giác độ toàn doanh nghiệp cũng phát sinh những khoản chi phí tương tự gắn liền với quá trình quản lý và tiêu thụ, nhưng không được kể là một phần của chi phí sản xuất chung. Chỉ có những chi phí gắn liền với hoạt động quản lý sản xuất và phục vụ sản xuất tại phân xưởng mới được xếp vào loại chi phí này. Trong ba loại chi phí ở trên thì sự kết hợp giữa: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp được gọi là chi phí ban đầu. - Chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung được gọi là chi phí chuyển đổi. [9, trang 18-19] 2.1.5.3 Phân loại chi phí ngoài quá trình sản xuất Chi phí ngoài sản xuất là những loại chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất liên quan đến việc quản lý chung và tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, Chi phí ngoài sản xuất được chia thành hai loại như sau: a. Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là bao gồm toàn bộ những chi phí phát sinh cần thiết để đảm bảo việc thực hiện các đơn đặt hàng, giao thành phẩm cho khách hàng, bao gồm các khoản chi phí như: chi phí vận chuyển, chi phí bốc vác, chi phí bao bì, chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí hoa hồng bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định và những chi phí liên quan đến khâu dự trữ thành phẩm. Loại chi phí này xuất hiện ở tất cả các loại hình doanh nghiệp như sản xuất, thương mại, dịch vụ. Trang 14
b. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là bao gồm toàn bộ những khoản chi phí chi ra cho việc tổ chức và quản lý sản xuất chung trong toàn doanh nghiệp. Đó là những chi phí như: chi phí vật liệu, công cụ, đồ dùng quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho toàn doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, điện thoại, sửa chữa tài sản, các chi phí về văn phòng phẩm, tiếp tân, hội nghị, đào tạo cán bộ... Ở tất cả các doanh nghiệp đều có loại chi phí này. Mối quan hệ giữa các khoản chi phí theo cách phân loại dựa vào chức năng chi phí được minh họa ở sơ đồ như sau: [9, trang 20] CP nguyên liệu Trực tiếp CP nguyên liệu trực tiếp CP ban đầu Gián tiếp CP SX chung CP khác Gián tiếp CP chuyển đổi CP nhân công CP nhân công trực tiếp Trực tiếp Hình 2: Minh họa tóm tắt chi phí sản xuất [9, trang 20] 2.1.5.4 Phân loại theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh a. Chi phí sản phẩm Chi phí sản phẩm là bao gồm toàn bộ những chi phí liên quan đến việc sản xuất hược mua các sản phẩm. Đối với các sản phẩm sản xuất công nghiệp thì các chi phí này gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Các chi phí sản phẩm được xem là gắn liền với sản phẩm khi đang còn tồn kho Trang 15
chờ bán và đến khi chúng được đem đi tiêu thụ thì mới được xem là nhũng phí tổn và sẽ làm giảm lợi tức bán hàng. b. Chi phí thời kỳ Chi phí thời kỳ là những chi phí phát sinh trong một thời kỳ và được tính hết thành phí tổn trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh của đơn vị. Dễ thấy rằng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí thời kỳ. Những chi phí thời kỳ sẽ được tính đầy đủ trên các báo cáo kết quả kinh doanh của đơn vị dù cho hoạt động của đơn vị ở mức nào đi nữa. Chi phí thời kỳ ngay phát sinh đã được coi là phí tổn trong kỳ. [9, trang 21-22] Chi phí sản phẩm CP nguyên CP SX CP nhân liệu công chung trực tiếp trực tiếp CP SX dở dang Doanh thu bán hàng (-) Sản phẩm được bán Thành phẩm Giá vốn hàng bán (=) Lợi nhuận gộp (-) CP bán hàng Các CP thời kỳ CP quản lý (=) Lợi nhuận thuần Hình 3: Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết [9, trang 21-22] Trang 16
2.1.5.5 Phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định a. Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp Chi phí trực tiếp: Là những chi phí khi phát sinh được tính trực tiếp vào các đối tượng sử dụng như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, nó được tính thẳng vào từng đơn đặt hàng, từng nhóm sản phẩm... Chi phí gián tiếp: Là những chi phí khi phát sinh không thể tính trực tiếp cho một đối tượng nào đó mà cần phải tiến hành phân bổ theo một tiêu thức phù hợp như: chi phí sản xuất chung sẽ được phẩn bổ theo số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy, số lượng sản phẩm... [9, trang 23] b. Chi phí chênh lệch Người quản lý thường đứng trước những lựa chọn những phương án khác nhau, quyết định sẽ được hình thành dựa chủ yếu vào các chi phí của từng phương án. Chi phí chênh lệch là những chi phí có trong phương án này nhưng lại không hoặc chỉ xuất hiện một phần trong phương án khác. Tất cả những sự thay đổi đó hình thành các chi phí chênh lệch và chính chúng sẽ là căn cứ để người quản lý lựa chọn phương án .[9, trang 23] c. Chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được Chi phí kiểm soát được đối với một cấp là những chi phí mà nhà quản lý cấp đó được quyền ra quyết định, những chi phí mà người quản lý cấp đó không được quyền ra quyết định thì gọi là chi phí không kiểm soát được Ví dụ: Tại một cửa hàng, người quản lý có thể định ra được chi phí tiếp khách của cửa hàng và như vậy nó được xem là chi phí kiểm soát được, nhưng chi phí khấu hao của những máy móc sản xuất ra hàng hóa mà cửa hàng đang bán lại là những chi phí không kiểm soát được đối với cấp quản lý này. d. Chi phí cơ hội Chi phí cơ hội là những thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi chọn phương án này thay cho phương án khác. Trang 17
e. Chi phí ẩn (chìm, lặn) Chi phí ẩn là những chi phí đã bỏ ra trong quá khứ và nó không thể tránh được dù chúng ta lựa chọn bất kỳ phương án nào. Dễ thấy rằng, đó là những khoản chi phí được đầu tư để mua sắm tài sản cố định… [9, trang 24] 2.1.5.6 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Cách phân loại này chỉ ra những chi phí gắn liền với mức độ hoạt động ( số sản phẩm sản xuất ra, số km đi được, số giờ máy sử dụng…) như thế nào. Việc xem xét chi phí sẽ thay đổi như thế nào khi mức độ hoạt động thay đổi gọi là sự ứng xử của chi phí. a. Chi phí khả biến Chi phí khả biến là những chi phí mà giá trị của nó sẽ tăng, giảm theo sự tăng giảm của mức độ hoạt động. Tổng số của chi phí khả biến sẽ tăng khi mức độ hoạt động tăng và ngược lại. Tuy nhiên nếu tính trên một đơn vị của mức độ hoạt động thì chi phí khả biến lại không đổi trong phạm vi phù hợp. Chi phí khả biến chỉ phát sinh khi có hoạt động. Chi phí khả biến có thể có các dạng sau: - Chi phí khả biến tuyến tính là những chi phí có sự biến động cùng tỷ lệ với mức độ hoạt động, đường biểu diễn của chúng là một đường thẳng. - Chi phí khả biến cấp bậc là những loại chi phí không biến động liên tục so với sự biến động liên tục của mức độ hoạt động. Sự hoạt động phải đạt được một mức độ nào đó mới dẫn đến sự biến động về chi phí. - Chi phí khả biến phi tuyến tính có đường biểu diễn là những đường cong khá phức tạp và phải được xem xét trong những phạm vi phù hợp với mức sản xuất tối thiểu và mức sản xuất tối đa của đơn vị. Phạm vi càng nhỏ thì đường cong sẽ càng tiến dần về dạng đường thẳng. [9, trang 25-27] b. Chi phí bất biến Chi phí bất biến là những chi phí mà tổng số của nó không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Ví dụ như chi phí thuê nhà hàng năm sẽ không thay đổi cho dù mức độ hoạt động thế nào đi nữa. Trang 18