Chương 3: MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG

Chia sẻ: No Comment | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

1.808
lượt xem 44
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một miền đựoc nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài. Mô hình nghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau. Mỗi một dạng mô tả một khía cạnh của hoạt động nghiệp vụ. Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh toàn cảnh về hoạt động nghiệp vụ....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương 3: MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG

MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG 3.1. Khái niệm về mô hình nghiệp vụ Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghi ệp v ụ c ủa m ột t ổ ch ức (hay một miền đựoc nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong gi ữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi tr ường bên ngoài. Mô hình nghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau. Mỗi một dạng mô tả một khía cạnh của hoạt động nghiệp vụ. Tất cả các dạng đó cho ta m ột b ức tranh toàn c ảnh v ề hoạt động nghiệp vụ. 3.2. Biểu đồ phân rã chức năng Một trong những cách thể hiện của mô hình nghi ệp v ụ là bi ểu đ ồ phân rã chúc năng. Nó cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của t ổ ch ức đ ược phân chia thành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc xác định. 3.2.1. Các khái niệm và ký pháp sử dụng Chức năng nghiệp vụ được hiểu là tập hợp các công vi ệc mà t ổ ch ức c ần th ực hiện trong hoạt động của nó. Khái niệm chức năng là khái niệm logic, tức là ch ỉ nói đến tên công việc cần làm và mối quan hệ phân mức (m ức gộp và chi ti ết) gi ữa chúng mà không chỉ ra công việc được làm như thế nào, bằng cách nào, ở đâu, khi nào và ai làm (là khái niệm vật lý) Chức năng (hay công việc) được xem xét ở các mức độ từ tổng hợp đến chi ti ết sắp theo thứ tự sau: - Một lĩnh vực hoạt động (area of activities) - Một hoạt động (activity) - Một nhiệm vụ (task) - Một hành động (action): thường do một người làm Sự phân chia trên đây là tương đối, tùy thuộc vào phạm vi nghi ệp v ụ và t ừng trường hợp cụ thể mà phân chia chức năng thành các mức gộp và chi tiết khác nhau. Ví dụ: Hoạt động du lịch là một lĩnh vực các hoạt động về dịch vụ tham quan, lữ hành, ăn nghỉ. Kinh doanh khách sạn là một hoạt động của lĩnh vực du lịch chuyên về các dịch vụ ăn uống và nhà nghỉ. Tiếp nhận khách trong khách sạn là một nhiệm vụ của kinh doanh khách sạn. Cuối cùng thanh toán với khách là một hành động bao gồm việc lập hóa đơn thanh toán và thu tiền của khách khi khách rời khỏi khách sạn. Hai ký pháp sử dụng trong mô hình là : Tên chứ c năng 3. 1 a) c hứ c năng 3 .1 b ) Liên kết - Hình chữ nhật có tên chức năng ở bên trong để mô tả một chức năng (hình 3.1a)
- Đường thẳng gấp khúc hình cây dùng để n ối m ột chức năng ở mức trên và các chức năng ở mức dưới được trực tiếp phân chia (phân rã) từ chức năng đó (hình 3.1b) Hình 3.2 là một ví dụ về biểu đồ chức năng nghiệp vụ của một tổ chức kinh doanh bán buôn Kinh doanh bán hàng Tiếp nhận Giải quy ết X ử lý Đóng và đơ n hàng Đ ơ n hàng gở i hàng khách hàng Hình 3.2. Biểu đồ chức năng nghiệp vụ dạng chuẩn 3.2.2. Ý nghĩa của mô hình - Mô hình phân rã chức năng được xây dựng dần cùng quá trình khảo sát tổ chức từ trên xuống giúp cho việc nắm hiểu tổ chức và định hướng cho hoạt động khảo sát tiếp theo. - Nó cho phép xác định phạm vi các chức năng cần nghiên cứu hay mi ền c ần nghiên cứu của tổ chức. - Nó cho thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh s ự trùng l ặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu. - Nó là một cơ sở để cấu trúc hệ thống chương trìng sau này. 3.2.3. Xây dựng mô hình a. Nguyên tắc phân rã các chức năng Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương pháp từ trên xuống, ta nhận được thông tin về các chức năng từ mức gộp (do lãnh đạo cung c ấp) đến mức chi ti ết (do các bộ phận chức năng cung cấp). Cách phân chia này phù h ợp v ới sự phân công các chức năng công việc cho các bộ phận chức năng cũng nh ư cho các nhân viên c ủa một tổ chức. Cách phân chia này thường theo nguyên tắc sau: - Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia th ực hi ện chức năng đã phân rã ra nó (tính thực chất) - Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng (tính đầy đủ) Quy tắc này được sử dụng để phân rã một sơ đồ chức năng nhận đ ược còn đang ở mức gộp. Quá trình phân rã dần thường được tiếp tục cho đến khi ta nh ận đ ược m ột biểu đồ với các chức năng ở mức cuối mà ta hoàn toàn nắm được nội dung th ực hi ện nó. b. Bố trí, sắp xếp mô hình - Không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức - Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng m ột hàng, cùng m ột dạng. Chẳng hạn, ở mức cuối cùng của biểu đồ phân rã chức năng, các ch ức năng thuộc cùng một mức và có cùng một chúc năng cha có th ể sắp xếp theo hàng d ọc (hình 3.3) - Biểu đồ cần bố trí cân đối, rõ ràng để dễ kiểm tra, theo dõi.
c. Đặt tên chức năng Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các ch ức năng khác nhau tên ph ải khác nhau. Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một động từ và bổ ngữ. Ví dụ: chúc năng “lập đơn hàng”, “bảo trì kho”. Động từ thể hiện ho ạt động, bổ ngữ th ường liên quan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hi ện và người sử d ụng quen dùng nó. Ví dụ sau đây là mô hình mô tả một lĩnh vực hoạt động trong một tổ chức: - Nhiệm vụ đặt ra: Nhận đơn hàng của khách và tổ chức gửi hàng cho khách - Bộ phận trách nhiệm: Bộ phận bán hàng và quản lý kho (một lĩnh vực nghi ệp v ụ được khảo cứu của tổ chức). Biểu đồ chức năng nghiệp vụ của tổ chức là một mô hình dạng chuẩ đ ược mô t ả trên biểu đồ hình 3.3. Kinh doanh bán hàng Tiếp nhận Giải quy ết X ử lý Đóng và đơ n hàng đơ n hàng gở i hàng khách hàng Ghi nhận Kiểm tra Kiểm tra Thỏa thuận Ký k ết Đ ối chiếu đơ n Thoả thuận Lập phiếu Thỏa thuận Tổ chứ c Thu thông Gom hàng đơ n hàng đơ n hàng hợ p đồng thẻ kho theo phiếu nhận hàng gở i hàng khách tin khách mua bán bán hàng giao hàng Hình 3.3. Biểu đồ phân rã chúc năng nghiệp vụ của bộ phận kinh doanh bán hàng. d. Mô tả chi tiết chức năng lá Đối với mỗi chức năng lá (mức thấp nhất) trong biểu đ ồ c ần mô t ả trình t ự và cách thức tiến hành nó bằng lời và có thể sử dụng bi ểu đ ồ hay m ột hình th ức nào khác. Mô tả thường bao gồm các nội dung sau: - Tên chức năng - Các sự kiện kích hoạt (khi nào? Cái gì dẫn đến? điều kiện gì?) - Quy trình thực hiện - Yêu cầu giao diện cần thể hiện (nếu có) - Dữ liệu vào (các hồ sơ sử dụng ban đầu) - Công thức (thuật toán) tính toán sử dụng (nếu có) - Dữ liệu ra (các báo cáo hay kiểm tra cần đưa ra) - Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ Ví dụ: Mô tả chức năng lá “kiểm tra khách hàng” trong biểu đồ hình 3.3. “ người ta mở sổ khách hàng để xem có khách hàng nào như trong đơn hàng không (tên g ọi, đ ịa chỉ…). Nếu không có, đó là khách hàng mới. Ngược lại là khách cũ thì cần tìm tên khách hàng trong sổ nợ, và xem khách có nợ không và nợ bao nhiêu, có quá số nợ cho phép không và thời gian nợ có quá thời hạn hợp đồng không” 3.3. Hai dạng biểu diễn của biểu đồ phân rã chức năng Mô hình phân rã chức năng nghiệp vụ có thể biểu diễn ở hai d ạng: dạng chuẩn và dạng công ty. 3.3.1. Biểu đồ dạng chuẩn Dạng chuẩn được sử dụng để mô tả các chức năng cho một miền khảo sát (hay một hệ thống nhỏ). Biểu đồ dạng chuẩn là biểu đồ hình cây. Ở mức cao nh ất ch ỉ
gồm một chức năng, gọi là “chức năng gốc” hay “chức năng đỉnh” (hình 3.3). Những chức năng ở mức dưới cùng (thấp nhất) gọi là “chức năng lá”. 3.3.2. Biểu đồ dạng công ty Dạng nầy sử dụng để mô tả tổng thể toàn bộ chức năng c ủa m ột t ổ ch ức có quy mô lớn. Ở dạng công ty, mô hình thường gồm ít nhất hai bi ểu đ ồ tr ở lên. M ột “bi ểu đồ gộp” mô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc m ức gộp (từ hai đ ến ba m ức). Các biểu đồ còn lại là các “biểu đồ chi tiết” dạng chuẩn để chi ti ết m ỗi chúc năng lá của biểu đồ gộp. Nó tương ứng với các chức năng mà m ỗi bộ phận c ủa tổ ch ức th ực hiện, tức là một miền được khảo cứu. Khi bắt đầu khảo sát, ta có một chức năng nhi ệm vụ bao trùm toàn t ổ ch ức (có th ể là mục tiêu chiến lược) và chức năng gộp do các bộ phận c ủa tổ ch ức th ực hi ện. Khi mô tả những chức năng này ta được một biểu đồ mức gộp. Hình 3.4 là bi ểu đ ồ d ạng công ty mức gộp có dạng bảng. Khi tổ chức có nhi ều bộ phận người ta sử d ụng cách biểu diễn ở dạng này. Trong cách biểu diễn này, mỗi chức năng được mô tả trên m ột dòng, và hai chức năng ở hai mức khác nhau được sắp ở những c ột khác nhau phân biệt ở vị trí lề bên trái của nó được sắp thụt vào (hình 3.4). Với cách bi ểu di ễn này, ta có thể biểu diễn được số các chức năng ở mỗi cấp không hạn chế. 1. Bộ phận kế hoạch 1.1. Lập kế hoạch chiến lược 1.2. Lập kế hoạch hàng năm 1.3. Lập kế hoạch tác nghiệp (quý, tháng). 1.4. Xét cấp phát vật tư, phụ tùng 2. Bộ phận tài chính 2.1. Lập kế hoạch ngân sách 2.2. Quản lý thu chi 2.3. Quản lý thanh quyết toán 2.4. Hạch toán giá thành 2.5. Tổng hợp báo cáo 3. Bộ phận lao động tiền lương 3.1. Quản lý nhân sự 3.2. Đào tạo, kèm cặp 3.3. Bố trí cán bộ, nâng bậc, xếp lương 4. Bộ phận quản lý cơ điện 4.1. Lập kế hoạch trang bị sửa chữa 4.2. Theo dõi tình trạng cơ điện 4.3. Cung cấp giải pháp kỹ thuật 4.4. Tổ chức sửa chữa thay thế 5. Bộ phận quản lý công nghệ 5.1. Định dạng sản phẩm và chỉ tiêu chất lượng 5.2. Xây dựng và quản lý quá trình công nghệ 5.3. Nghiên cứu thử nghiệm công nghệ 6. Bộ phận quản lý chất lượng 6.1. Kiểm tra thực hiện quy trình 6.2. Kiểm tra chất lượng sản phẩm 6.3. An toàn lao động và vệ sinh công nghiệp 7. Bộ phận tiếp thị
7.1. Thu thập thông tin thị trường 7.2. Phân tích và đề xuất chính sách tiêu thụ 7.3. Xây dựng chiến lược sản phẩm 7.4. Tổ chức quảng cáo 8. Bộ phận tiêu thụ 8.1. Tổ chức ký kết hợp đồng 8.2. Tổ chức cung ứng sản phẩm 8.3. Quản lý kho thành phẩm 9. Bộ phận nguyên liệu 9.1. Tổ chức vùng nguyên liệu 9.2. Ký kết hợp đồng mua nguyên liệu 9.3. Quản lý kho nguyên liệu Hình 3.4. Bảng mô tả hình dạng công ty Trên thực tế, người ta sẽ không chi tiết hóa ngay tất cả các ch ức năng ở m ức th ấp nhất của biểu đồ. Thứ nhất, đó là vịêc làm rất tốn kém. Thứ hai: Thật sự không cần thiết phải xây dựng HTTT cho mỗi bộ phận chức năng của tổ chúc. Để chọn những bộ phận tiếp tục khảo sát và chi tiết hóa mô hình, người ta thường phải nghiên c ứu phạm vi miền nghiệp vụ của tổ chức liên quan đến hệ thống c ần xây d ựng. D ưới đây sẽ trìng bày một số cách để làm việc đó. 3.3.3. Một cách xác định mô hình phân rã Đối với một lĩnh vực hay một phạm vi nghiên c ứu không l ớn, đôi khi ng ười ta có thể biết ngay được mọi công việc chi tiết. Trong trường hợp này, vi ệc xây d ựng mô hình có thể theo hướng ngược lại từ dưới lên. Bằng cách nhóm dần các ch ức năng nghiệp vụ chi tiết từ dưới lên trên theo từng nhóm m ột cách thích h ợp và gán cho nó những cái tên tương ứng, ta có được biểu đồ chức năng nghiệp vụ phân cấp của phạm vi nghiên cứu. Bảng 3.1 cho ví dụ về cách làm này. Từ bảng 3.1 ta dễ dàng vẽ biểu đồ biểu diễn chức năng nghiệp vụ của hoạt động trông gửi xe trong bãi (hỉnh 3.5) Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2 1. Nhận dạng loại xe vào gởi 2. Kiểm tra chỗ trống trong bãi Nhận xe vào bãi 3. Ghi vé cho khách 4. Vào sổ gửi xe, cho xe vào 5. Kiểm tra vé lấy xe 6. Đối chiếu với xe Trả xe Trông gửi xe ở bãi 7. Thanh toán tiền, cho xe ra Cho khách 8. Ghi sổ xc ra 9. Kiểm tra sự cố trong sổ gửi 10. Kiểm tra sự cố khách yêu cầu Giải quyết sự cố 11. Lập biên bản sự cố 12. Giải quyết hay bồi thường Bảng 3.1. Cách nhóm các chức năng theo phuơng pháp dưới lên.
Quản lý Trông gử i xe ở bãi Nhận Trả Giải quy ết sự cố xe xe Nhận dạng Kiểm tra Kiểm tra Đ ối chiếu Kiểm tra Kiểm tra Lập Ghi Thanh Ghi s ổ Ghi s ổ Thanh Chỗ sổ hiện trườ ng biên bản xe vé vé vé- xe toán xe vào xe ra toán Hình 3.5. Biểu đồ phân rã chức năng hoạt động trông gửi xe 3.4. Xác định phạm vi hệ thống Khi phát triển một hệ thống thông tin, người ta thường sử dụng nhi ều ma tr ận khác nhau phục vụ quá trình phân tích và lựa chọn các yếu t ố c ần thi ết cho vi ệc xây dựng mô hình ở các bước tiếp theo của vòng đời phát triển h ệ th ống. Dưới đây ch ỉ trình bày hai ma trận thường được sử dụng nhất là: ma tr ận yếu t ố quyết đ ịnh thành công - chức năng và ma trận thực thể - chúc năng. 3.4.1. Ma trận yếu tố quyết định thành công và chức năng Trong khi lập kế hoạch chiến lược phát triển HTTT, sau khi đã xác định được mục tiêu hay các vấn đề mà tổ chức phải gặp phải, người ta thường ph ải xác đ ịnh các yếu tố quyết định thành công. Đó là những yếu tố có liên hệ với các hoạt động nghi ệp v ụ bên trong và bên ngoài mà có thể đo được và có ảnh h ưởng to l ớn đ ến vi ệc t ổ ch ức có thể đạt được mục tiêu của nó hay không. Mức độ đạt được c ủa các yếu t ố quy ết đ ịnh thành công phụ thuộc vào việc thực hiện các nhiệm vụ chức năng của tổ chức có liên quan đến nó. Vì vậy, HTTT cần xây dụng hỗ trợ các nhiệm vụ ch ức năng này. Ma trận yếu tố quyết định thành công-chức năng được xây dựng nhằm m ục đích xác đ ịnh cho được các nhiệm vụ chức năng có tầm quan trọng này. Trong một tổ chức, các yếu tố quyết định sự thành công có thể gồm từ ba đ ến sáu yếu tố. Chẳng hạn, trong một công ty máy tính nhỏ, các yếu tố quyết đ ịnh sự thành công có thể là: sự đổi mới sản phẩm, sản phẩm chất lượng cao và ki ểm soát ch ặt ch ẽ được giá thành. Còn đối với một bệnh viện, các yếu tố đó là: sự chăm sóc b ệnh nhân chu đáo, kiểm soát được chi phí và thuê được những người làm vi ệc có tay ngh ề cao (các y, bác sĩ). Ma trận yếu tố quyết định thành công-chức năng có các dòng là các ch ức năng g ộp (hay bộ phận chức năng), các cột là yếu tố quyết định sự thành công, ở m ỗi ô t ương giao giữa một chức năng và một yếu tố thành công người ta đ ể tr ống hay đánh d ấu bằng chũ E (essential) hay chữ D (desirable) tùy thuộc vào vi ệc chức năng này có tác động quyết định hay chỉ ở mức nào đó đối với yếu tố quyết định thành công cột. Sau khi đã xét tất cả các ô và đánh dấu được các ô tương ứng c ủa ma tr ận, ng ười ta chọn ra các dòng chức năng chứa ô có chữ E đ ưa vào các lĩnh v ực c ủa t ổ ch ức c ần được xem xét để phát triển HTTT. bảng 3.2 mô tả m ột ma tr ận yếu t ố quyết đ ịnh thành công-chức năng đối với một nhà máy sản xuất thuốc lá. Từ ma trậ trên cho th ấy, các bộ phận kế hoạch, tài chính, tiếp thị, tiêu thụ và nguyên li ệu c ần đ ược l ựa ch ọn đưa vào phạm vi lĩnh vực nghiệp vụ cần xem xét để xây dựng HTTT. Các yếu tố quyết định thành công Các bộ phận chức năng Nguyên liệu Mở rộng Kiểm soát đủ số lượng, thị trường chi phí, đảm bảo về tiêu thụ không
chất lượng 10% tăng giá 1. Bộ phận kế hoạch E D 2. Bộ phận tài chánh D E 3. Bộ phận lao động tiền lương D D 4. Bộ phận quản lý cơ điện 5. Bộ phận quản lý công nghệ D 6. Bộ phận quản lý chất lượng D 7. Bộ phận tiếp thị E 8. Bộ phận tiêu thụ E 9. Bộ phận nguyên liệu E 10. Bộ phận hành chánh 11. Bộ phận bảo vệ an ninh Bảng 3.2. Ma trận yếu tố quyết định thành công và chức năng 3.4.2. Ma trận thực thể-chức năng Khi khảo sát, ta thu được các thực thể dữ liệu của rổ chức (xem bảng 3.3). Đ ể tiếp tục, ta cần phải xem xét những dữ liệu nào là thực sự cần thiết cho các chức năng của phạm vi đang nghiên cứu và các chức năng nào là có tác đ ộng lên d ữ li ệu. V ới mục đích trên, ta xây dựng ma trận thực thể-chức năng. Ma trận thực thể-chức năng gồm các dòng và các cột: Các thực thể 1. Kế hoạch chiến lược 2. Kế hoạch hàng năm 3. Kế hoạch điều hành 4. Phiếu xuất vật tư 5. Phiếu nguyên vật liệu 6. …. 7. Nguyên liệu 8. Hợp đồng mua nguyên liệu ……………………. Các chức năng nghiệp vụ 12345678 1.1 Lập kế hoạch chiến lược C 1.2 Lập kế hoạch hàng năm C 1.3 Lập kế hoạch tác nghiệp C 1.4 Xép cấp phát vật tư phụ tùng CC 8.1 Tổ chức ký kết hợp đồng tiêu thụ 8.2 Tổ chức cung ứng sản phẩm 8.2 Quản lý kho thành phẩm 9.1 Tổ chức vùng nguyên liệu R 9.2 Ký kết hợp đồng mua nguyên liệu RC ………………… Bảng 3.3. Một ma trận thực thể và chức năng Mỗi cột ứng với một thực thể. Các thực thể là các hồ sơ và các tài li ệu thu th ập được trong quá trình khảo sát. Mỗi dòng ứng với m ột chức năng. Các ch ức năng này
thường là chức năng ở mức tương đối chi tiết, Nhưng không ph ải m ức lá. Vì n ếu s ử dụng mức lá thì số chức năng là quá nhiều. Mặt khác, n ếu sử dụng các ch ức năng quá gộp thì khó nhận thấy được tác động của chức năng đến các th ực th ể, t ức là khó xác định được các ô tương ứng trong bảng cần đánh dấu. Ở mỗi ô giao giữa một chức năng và một thực thể ta đánh dấu bằng chữ sau R, U hay C. Các chữ được sử dụng như sau: - Chữ R, nếu chức năng dòng đọc (Read) dữ liệu thể cột - Chữ C, nếu chức năng dòng tạo (Create) mới dữ liệu trong thực thể cột. - Chữ U, nếu chức năng dòng thực hiện việc cập nhật (sửa, xóa, thêm) dữ liệu trong thực thể cột. Ma trận được mô tả như trong ví dụ bảng 3.3. Nó cho phép phát hi ện nh ững th ực thể hay chức năng cô lập: - Nếu một dòng ứng với một chức năng không chứa m ột ô nào đ ược đánh dấu, thì chức năng đó hoặc không phải là một tiến trình thông tin (không có tác đ ộng lên d ữ liệu), hoặc đánh dấu sót, hoặc khảo sát đã bỏ sót thực thể dữ liệu. - Nếu một cột nào không chứa một ô được đánh d ấu thì ho ặc là kh ảo sát thi ếu chức năng, hoặc đánh dấu sót, hoặc thực thể là không cần thu thập và có thể bỏ đi. Những phát hiện trên đây cho phép ta xem xét, bổ sung những khi ếm khuyết trong khảo sát, loại bỏ những chức năng hay thực thể thừa (ứng với dòng hay c ột cô l ập) của miền khảo sát. Trong một số trường hợp có thể phải phân rã chức năng nh ỏ h ơn để tìm ra mối quan hệ của chức năng và thực thể. Ma trận nhận được cuối cùng cho ta biết mối quan hệ giữa các chức năng được xét và các hồ sơ dữ liệu còn được giữ lại: mỗi chức năng có tác đ ộng lên nh ững h ồ s ơ nào, theo cách thức nào (đọc, cập nhật hay tạo ra nó). Ma trãn th ực th ể-ch ức năng sau khi đã bỏ đi các dòng và các cột không được đánh dấu sẽ sử d ụng nh ư m ột d ạng mô tả trong mô hình nghiệp vụ. Nó là một đầu vào để xác định các luồng d ữ li ệu trong biểu đồ luồng dữ liệu. 3.5. Ví dụ A. Mô tả bài toán Một bãi trông gửi xe có 2 cổng: Một cỏng xe vào, m ột c ổng xe ra. Người ta chia bãi thành 4 khu dành cho 4 loại xe khác nhau : Xe máy, xe buýt, xe tải và công-ten-n ơ. Khi khách đến gửi xe, người coi xe nhận dạng xe theo bảng phân loại, sau đó kiểm tra chỗ trống trong bãi. Nếu chỗ dành cho loại xe đó đã hết thì thông báo cho khách. Ngược lại thì ghi vé đưa cho khách và hướng dẫn xe vào bãi, đồng thời ghi những thông tin trên vé vào sổ xe vào. Khi khách lấy xe, người coi xe kiểm tra vé xem vé là thật hay giả, đối chiếu vé với xe. Nếu vé giả hay không đúng xe thì không cho nhận xe. Ngược lại thì vi ết phiếu thanh toán và thu tiền của khách, đồng thời ghi các thông tin cần thiết vào sổ xe ra. Khi khách đến báo cáo có sự cố thì kiểm tra xe trong sổ xe vào và sổ xe ra đ ể xác minh xe có gửi hay không và đã lấy ra chưa. Nếu không đúng nh ư v ậy thì không gi ải quyết. Trong trường hợp ngược lại tiến hành ki ểm tra xe ở hi ện tr ường. N ếu đúng như sự việc xảy ra thì tiến hành lập biên bản giải quyết và trong trường hợp cần thiết thì viết phiếu chi bồi thường cho khách. Các bảng dữ liệu khảo sát thu được bao gồm: a. Bảng giá (và phân loại)
Loại xe Đơn giá/ngày đêm Số chỗ Khu Xe máy 3.00đ A 200 Xe buýt 15.000đ B 100 Xe tải 20.000d C 100 Công ten nơ 30.000đ D 10 b. Phiếu thanh toán Số: xxx Số xe: Loại xe: ………….. …………… Ngày giờ vào: Ngày giờ ra: ……………… …………. Thời gian gửi: Thành tiền: …………. …………. c. Sổ ghi xe vào Số vé Số xe Loại xe Giờ vào Ngày Ghi chú d. Sổ ghi xe ra Số vé Số xe Loại xe Giờ ra Thời gian gởi Ngày Thành tiền e. Các thông tin trên vé được ghi lại vào sổ xe vào A B C D Bãi gử i xe Hãy xây dựng mô hình nghiệp vụ của hệ thống th ể hi ện qua các th ể hi ện có th ể xây dựng được? B. Bài giải Trước hết ta lập một bảng phân tích trên c ơ sở những mô tả c ủa bài toán nh ận được. Bảng này sẽ giúp tìm ra các nhân tố để xây dựng lên các th ể hi ện c ủa mô hình nghiệp vụ: Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét Nhận dạng xe Bãi xe = Kiểm tra chỗ trống cổng = Thông báo cho khách Khu = loại xe Ghi vé cho khách = thông tin vé vào sổ Ghi Khách (tác nhân) kiểm tra người coi xe vé xe (tác nhân)
đối chiếu vé với xe bảng phân loại hồ sơ DL xe viết, thu phiếu thanh toàn, tiền chỗ trống = sổ xe ra Hồ sơ DL Ghi Vé kiểm tra xe trong sổ sổ xe vào hồ sơ DL kiểm tra xe ở hiện trường sổ xe ra hồ sơ DL lập biên bản Biên bản hồ sơ DL viết phiếu chi phiếu chi hồ sơ DL Bảng 3.4. Bảng phân tích Từ cột cuối cùng của bảng phân tích, ta rút ra đ ược hai đ ối t ượng có th ể là tác nhân: Đó là khách hàng và người coi xe. Khi phân tích dựa vào bảng mô tả và định nghĩa, ta chỉ còn một tác nhân duy nhất là KHÁCH và xác đ ịnh đ ược các lu ồng thông tin tương tác giữa KHÁCH và hẽ thống. Từ đó vẽ được biểu đồ ngữ cảnh ở hình 3.7. Từ cột 1 của bảng phân tích, ta rút ra được các chức năng chi ti ết xây d ựng đ ược biểu đồ phân rã cho trong hình 3.5. Từ các mô tả và các dữ li ệu đã cho, ta lập và xây dựng được danh sách các hồ sơ (bảng 3.5) và ma trận thực thể chức năng (hình 3.8) a. Bảng giá (và phân loại xe) b. Vé xe c. sổ xe vào d. sổ xe ra e. Phiếu thanh toán f. Biên bản sự cố Bảng 3.5. Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng Phiếu chi bồi thườ ng 0 Vé xe lúc gở i H Ệ TH ỐNG Vé xe lúc trả QU ẢN LÝ KHÁCH TRÔNG GỬI XE Phiếu thanh toán Biên bản s ự c ố Hình 3.7. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống Các thực thể 1. Bảng giá (phân loại xe) 2. Vé xe 3. Sổ xe vào 4. Sổ xe ra 5. Phiếu thanh toán 6. Biên bản sự cố 7. Phiếu chi bồi thường Các chức năng nghiệp vụ 123 4 5 6 7 a. Nhận xe RCC
b. Trả xe R C C c. Giải quyết sự cố R R C C Hình 3.8. Ma trận thực thể-chức năng Các mô tả nghiệp vụ ở trên cho ta hiểu biết và hình dung m ột cách đ ầy đ ủ, chính xác hơn về hoạt động nghiệp vụ của bãi trông gửi xe và cho những c ơ sở phân tích ban đầu giúp ta xác định được yêu cầu của hệ thống trong các phần tiếp theo. Câu hỏi cuối chương 1. Mô hình nghiệp vụ của tổ chức là gì? Những công c ụ nào được sử d ụng đ ể mô t ả mô hình nghiệp vụ. Các dạng thể hiện mô tả mô hình nghiệp vụ là những d ạng nào? 2. Những khái niệm và ký pháp nào được sử dụng trong bi ểu đồ phân rã chức năng? Định nghĩa và giải thích từng khái niệm? 3. Nêu các nguyên tắc phân rã một chức năng? Nội dung mô t ả m ột ch ức năng lá? Cách bố trí, sắp xếp chức năng trong biểu đồ? 4. Vai trò và ý nghĩa của biểu đồ phân rã chức năng? 5. Có mấy dạng của biểu đồ phân rã chức năng dùng để mô t ả mô hình nghi ệp v ụ? Mỗi dạng được sử dụng trong trường hợp nào? 6. Hai cách hình thành biểu đồ phân rã chức năng dựa trên cách ti ếp c ận nào? Khi nào sử dụng mỗi cách đó? 7. Có những loại ma trận phân tích nào? Trình bày nội dung của mỗi loại ma trận? Ý nghĩa và vai trò của nó? Mỗi ma 8. trận được sử dụng ở giai đoạn nào của quá trình phân tích?