MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG
ệ
ộ ệ ộ ổ
3.1. Khái ni m v mô hình nghi p v ề ụ
ề ữ ứ ự
ệ ụ các ch c năng nghi p v c a m t t ứ ố
ớ ườ ộ ứ ứ ệ ủ ỗ ằ ộ ạ ộ ố ạ ệ ụ ượ ư ể ệ ệ ạ ộ ụ ấ ả ch c (hay ụ ủ ả ứ ch c) và nh ng m i quan h bên trong gi a các ữ ệ ng bên ngoài. Mô hình m t khía ề c th hi n b ng m t s d ng khác nhau. M i m t d ng mô t ạ ả ộ ả ộ ứ ủ ạ ộ
Mô hình nghi p v là m t mô t ệ m t mi n đ oc nghiên c u c a t ủ ổ ch c năng đó cũng nh các m i quan h c a chúng v i môi tr ố nghi p v đ c nh c a ho t đ ng nghi p v . T t c các d ng đó cho ta m t b c tranh toàn c nh v ạ ho t đ ng nghi p v . ệ ụ 3.2. Bi u đ phân rã ch c năng ể ồ ủ ệ ể ộ ồ M t trong nh ng cách th hi n c a mô hình nghi p v là bi u đ phân rã chúc c phân chia thành c các ch c năng nghi p v c a t ụ ch c đ ụ ủ ổ ứ ượ
ứ ể ệ ứ
ệ ị ứ ộ
c hi u là t p h p các công vi c mà t ứ ậ ử ụ ể ứ ệ ổ ợ Ch c năng nghi p v đ ạ ộ ụ ượ ủ ứ ệ ệ ỉ ứ ộ ệ ầ ứ ế ố c làm nh th nào, b ng cách nào, ệ ư ế ệ ượ ằ ở ữ năng. Nó cho ta th y đ ượ ấ các ch c năng nh h n theo m t th b c xác đ nh. ỏ ơ 3.2.1. Các khái ni m và ký pháp s d ng ệ ự ch c c n th c ứ ầ ậ ệ hi n trong ho t đ ng c a nó. Khái ni m ch c năng là khái ni m logic, t c là ch nói ứ ệ t) gi a chúng đ n tên công vi c c n làm và m i quan h phân m c (m c g p và chi ti ữ ế mà không ch ra công vi c đ đâu, khi nào và ai ỉ làm (là khái ni m v t lý) ệ ậ c xem xét t ng h p đ n chi ti ợ ở ế ệ ế t ượ ộ ừ ổ các m c đ t ứ Ch c năng (hay công vi c) đ sau:
Tên ch c năng ứ
3.1 a) ch c năng ứ
3.1 b) Liên k tế
ụ ườ ộ i làm ộ ườ ươ ụ ứ s p theo th t ứ ự ắ - M t lĩnh v c ho t đ ng (area of activities) ộ ạ ộ ự - M t ho t đ ng (activity) ạ ộ ộ - M t nhi m v (task) ộ ệ - M t hành đ ng (action): th ộ ộ S phân chia trên đây là t ự ng h p c th mà phân chia ch c năng thành các m c g p và chi ti ợ ụ ể ườ ạ ộ ụ ộ ị là m t lĩnh v c các ho t đ ng v d ch v tham quan, l ạ ộ ủ ạ ộ ị ữ ề ụ ủ ệ ố ộ ỉ Ti p nh n khách ậ ớ ố ộ ồ ng do m t ng ừ ng đ i, tùy thu c vào ph m vi nghi p v và t ng ệ ạ ố t khác nhau. Ví tr ứ ộ ứ ế hành, ăn d :ụ Ho t đ ng du l ch ề ị ự ngh .ỉ Kinh doanh khách s nạ là m t ho t đ ng c a lĩnh v c du l ch chuyên v các d ch ị ự trong khách s n là m t nhi m v c a kinh v ăn u ng và nhà ngh . ế ộ ạ ụ là m t hành đ ng bao g m vi c l p thanh toán v i khách doanh khách s n. Cu i cùng ệ ậ ộ ạ hóa đ n thanh toán và thu ti n c a khách khi khách r i kh i khách s n. ạ ề ủ ơ ờ ỏ Hai ký pháp s d ng trong mô hình là : ử ụ
- Hình ch nh t có tên ch c năng bên trong đ mô t m t ch c năng (hình 3.1a) ữ ậ ứ ở ể ả ộ ứ
Kinh doanh bán hàng
ả
Ti p nh n ậ đ n hàng
i quy t Gi ế khách hàng
ế ơ
X lýử Đ n hàng ơ
Đóng và g i hàng ở
- Đ ng th ng g p khúc hình cây dùng đ n i m t ch c năng ứ ộ ở ứ ể ố c tr c ti p phân chia (phân rã) t m c trên và các ch c năng đó (hình i đ ấ m c d ự ế ừ ứ ở ứ ướ ượ ườ ẳ ch c năng ứ 3.1b) Hình 3.2 là m t ví d v bi u đ ch c năng nghi p v c a m t t ch c kinh doanh ệ ụ ủ ụ ề ể ồ ứ ộ ổ ứ ộ bán buôn
Hình 3.2. Bi u đ ch c năng nghi p v d ng chu n ẩ ệ ụ ạ ồ ứ ể
3.2.2. Ý nghĩa c a mô hình ủ ầ ứ ệ ắ ố ổ ứ ừ c xây d ng d n cùng quá trình kh o sát t ch c t ả ự ế ng cho ho t đ ng kh o sát ti p ch c và đ nh h ả ạ ộ ướ ị ể ổ ứ - Mô hình phân rã ch c năng đ ượ trên xu ng giúp cho vi c n m hi u t theo. ầ - Nó cho phép xác đ nh ph m vi các ch c năng c n nghiên c u hay mi n c n ứ ứ ề ạ ầ ị
- Nó cho th y v trí c a m i công vi c trong toàn h th ng, tránh s trùng l p, giúp nghiên c u c a t ứ ủ ổ ứ ấ ch c. ị ệ ố ủ ự ệ ặ ỗ phát hi n các ch c năng còn thi u. ứ ệ ế - Nó là m t c s đ c u trúc h th ng ch ng trìng sau này. ệ ố ươ ộ ơ ở ể ấ 3.2.3. Xây d ng mô hình ự ắ ch c theo ph ậ ươ ừ ố a. Nguyên t c phân rã các ch c năng ứ Trong quá trình ti p c n m t t ứ ộ ổ ế c thông tin v các ch c năng t ứ ề ạ ế ớ ự ứ ậ ộ ứ ư ệ ậ trên xu ng, ta nh n ậ ế đ t ấ ứ ượ (do các b ph n ch c năng cung c p). Cách phân chia này phù h p v i s phân công ợ các ch c năng công vi c cho các b ph n ch c năng cũng nh cho các nhân viên c a ủ m t t ng pháp t m c g p (do lãnh đ o cung c p) đ n m c chi ti ừ ứ ộ ấ ộ ườ ắ ệ c phân rã ph i là m t b ph n th c s tham gia th c hi n ậ ứ ch c. Cách phân chia này th ộ ổ ứ ỗ - M i ch c năng đ ứ ự ự ượ ự ch c năng đã phân rã ra nó (tính th c ch t) ng theo nguyên t c sau: ả ộ ộ ấ ứ m c d ướ ự ở ứ ự i tr c ti p ph i đ m b o th c ả ả ả hi n đ ự t c các ch c năng ứ ế m c trên đã phân rã ra chúng (tính đ y đ ) ầ ủ c s d ng đ phân rã m t s đ ch c năng nh n đ - Vi c th c hi n t ệ ự c ch c năng ứ ệ ượ Quy t c này đ ắ ệ ấ ả ở ứ ượ ử ụ ượ ộ ơ ồ ứ c ti p t c cho đ n khi ta nh n đ ế ầ ế ụ m c cu i mà ta hoàn toàn n m đ ở ứ ở ộ c m t ệ c n i dung th c hi n c còn đang ậ ượ ượ ậ ự ng đ ườ ố ượ ắ ộ ồ ớ ứ ể m c g p. Quá trình phân rã d n th ứ ộ bi u đ v i các ch c năng ể nó. ố
ứ ộ ế ồ ủ ứ ố ứ ể ắ ế ộ ộ
b. B trí, s p x p mô hình ắ ế - Không nên phân rã bi u đ quá sáu m c ể ứ ồ ộ m i m c, các ch c năng cùng m c s p x p trên cùng m t hàng, cùng m t - ứ ứ ắ Ở ỗ m c cu i cùng c a bi u đ phân rã ch c năng, các ch c năng d ng. Ch ng h n, ể ạ ở ứ ẳ ạ ọ thu c cùng m t m c và có cùng m t chúc năng cha có th s p x p theo hàng d c ứ ộ (hình 3.3) - Bi u đ c n b trí cân đ i, rõ ràng đ d ki m tra, theo dõi. ể ể ễ ể ồ ầ ố ố
Kinh doanh bán hàng
ả
Ti p nh n ậ đ n hàng
i quy t Gi ế khách hàng
ế ơ
X lýử đ n hàng ơ
Đóng và g i hàng ở
ể
ỏ
ố
ả
ậ
ứ
Ki m tra ể khách
Thu thông tin khách
Th a thu n ậ mua bán
Đ i chi u đ n ơ ế th kho
Tho thu n ậ bán hàng
L p phi u ế giao hàng
Th a thu n ậ nh n hàng
Ghi nh nậ đ n hàng ơ
Ki m tra đ n hàng ơ
Ký k tế h p đ ng ồ ợ
ẻ
Gom hàng theo phi uế
ỏ ậ
T ch c ổ g i hàng ở
ặ ứ ứ ả ệ ộ ộ ơ ấ ề ộ ộ ự ứ ườ ử ụ ự ệ ề mà t ch c th c hi n và ng ổ ứ m t lĩnh v c ho t đ ng trong m t t ả ộ ộ ổ ứ ự ch c g i hàng cho khách ỗ ứ ậ ế ộ ụ ệ ủ : Nh n đ n hàng c a khách và t ổ ứ ử ả ơ ộ ự ệ ậ ộ ộ ụ đ ượ ch c là m t mô hình d ng chu đ c mô t ệ : B ph n bán hàng và qu n lý kho (m t lĩnh v c nghi p v ch c). ệ ụ ủ ổ ứ ẩ ượ ạ ộ ả c. Đ t tên ch c năng M i ch c năng có m t tên duy nh t, các ch c năng khác nhau tên ph i khác nhau. ộ ả ứ g m m t đ ng t và b ng . Ví d : chúc Tên ch c năng ph i là m t m nh đ đ ng t ụ ổ ữ ừ ộ ừ ồ ng liên năng “l p đ n hàng”, “b o trì kho”. Đ ng t th hi n ho t đ ng, b ng th ữ ườ ừ ể ệ ổ ạ ộ ả quan đ n các th c th d li u trong mi n nghiên c u. Tên ch c năng c n ph n ánh ả ầ ứ ể ữ ệ i s d ng quen dùng đ c n i dung công vi c th c t ệ ự ế ượ nó. Ví d sau đây là mô hình mô t ch c: ạ ộ - Nhi m v đ t ra ậ ụ ặ - B ph n trách nhi m ậ c kh o c u c a t ả ứ ủ ổ ứ Bi u đ ch c năng nghi p v c a t ồ ứ trên bi u đ hình 3.3. ồ ể ể
ệ ụ Hình 3.3. Bi u đ phân rã chúc năng nghi p v c a b ph n kinh doanh bán hàng. ể ủ ộ ồ ậ
d. Mô t t ch c năng lá ế ứ Đ i v i m i ch c năng lá (m c th p nh t) trong bi u đ c n mô t ứ ự ấ ả ứ và i và có th s d ng bi u đ hay m t hình th c nào trình t ứ ồ ầ ồ ộ ể ể ấ ể ử ụ ả ố ớ ứ ờ ng bao g m các n i dung sau: ộ ằ ồ
ế ề ệ ạ ẫ ự ể ệ ế ầ ữ ệ ầ ử ụ ứ ậ ế ầ ư
chi ti ỗ cách th c ti n hành nó b ng l ế khác. Mô t th ả ườ - Tên ch c năng ứ - Các s ki n kích ho t (khi nào? Cái gì d n đ n? đi u ki n gì?) ự ệ - Quy trình th c hi n ệ - Yêu c u giao di n c n th hi n (n u có) ệ ầ - D li u vào (các h s s d ng ban đ u) ồ ơ ử ụ - Công th c (thu t toán) tính toán s d ng (n u có) - D li u ra (các báo cáo hay ki m tra c n đ a ra) ể - Quy t c nghi p v c n tuân th ủ ể ữ ệ ắ Ví d : Mô t ụ ể ồ ệ ụ ầ ch c năng lá “ki m tra khách hàng” trong bi u đ hình 3.3. “ ả ứ ể ng ườ ọ ơ ở ổ ỉ ế ầ ổ ợ ố ợ i ta m s khách hàng đ xem có khách hàng nào nh trong đ n hàng không (tên g i, đ a ư ị i là khách cũ thì c n tìm tên ch …). N u không có, đó là khách hàng m i. Ng c l ớ ượ ạ khách hàng trong s n , và xem khách có n không và n bao nhiêu, có quá s n cho ợ ợ phép không và th i gian n có quá th i h n h p đ ng không” ờ ạ ờ ợ ợ ồ
ễ ủ
ể
ạ
Mô hình phân rã ch c năng nghi p v có th bi u di n hai d ng: d ng chu n và
3.3. Hai d ng bi u di n c a bi u đ phân rã ch c năng ạ
ể ồ ụ
ứ ễ ở
ể ể ứ ệ ạ ẩ
ẩ ể d ng công ty . ạ 3.3.1. Bi u đ d ng chu n ể ồ ạ D ng chu n đ ượ ử ụ ẩ ể ỏ ạ ộ ệ ố các ch c năng cho m t mi n kh o sát (hay ả ộ ỉ m c cao nh t ch m t h th ng nh ). Bi u đ d ng chu n là bi u đ hình cây. c s d ng đ mô t ồ ạ ề Ở ứ ứ ể ả ẩ ấ ồ
ộ ỉ (hình 3.3). Nh ngữ ọ i cùng (th p nh t) g i là . “ch c năng g c” ấ ố hay “ch c năng đ nh” ứ “ch c năng lá” ọ ứ ấ ứ g m m t ch c năng, g i là ứ ồ ch c năng m c d ở ứ ướ ứ 3.3.2. Bi u đ d ng công ty ể ồ ạ ể ể ộ ổ ứ ầ ử ụ ả ổ d ng công ty, mô hình th ồ ườ ộ ớ ế ạ ạ i là các “bi u đ chi ti ể ng ng v i các ch c năng mà m i b ph n c a t ứ ch c có quy t ng th toàn b ch c năng c a m t t ủ ộ ứ ể ng g m ít nh t hai bi u đ tr lên. M t “bi u ồ ở ộ ấ ứ toàn b công ty v i các ch c năng thu c m c g p (t hai đ n ba m c). ứ ừ ộ t m i chúc năng lá t” d ng chu n đ chi ti ế ỗ ẩ ế ự ch c th c ậ ủ ổ ứ ứ ể ứ ộ ể ỗ ộ
ồ ớ c kh o c u. ả ứ ứ ộ D ng n y s d ng đ mô t ạ mô l n. ớ Ở ạ đ g p” mô t ả ồ ộ Các bi u đ còn l ồ ể c a bi u đ g p. Nó t ồ ộ ể ủ hi n, t c là m t mi n đ ộ ứ ệ ắ ầ ệ c) và ch c năng g p do các b ph n c a t ứ ụ ậ ủ ổ ứ ộ Khi b t đ u kh o sát, ta có m t ch c năng nhi m v bao trùm toàn t ụ ả ượ ể ả ạ ể ườ ượ ộ ứ t ệ ở ị ữ ớ ễ c s các ch c năng ể ch c (có th ổ ứ ch c th c hi n. Khi ệ ự ồ ạ c m t bi u đ m c g p. Hình 3.4 là bi u đ d ng ể i ta s d ng cách ử ụ ậ ộ trên m t c mô t ả nh ng c t khác nhau phân c s p th t vào (hình 3.4). V i cách bi u di n này, ta ể ạ ụ m i c p không h n ch . ế ứ ượ ắ ứ ở ỗ ấ
ươ ề ượ ả là m c tiêu chi n l ộ ế ượ nh ng ch c năng này ta đ mô t ồ ứ ộ ộ ứ ữ ch c có nhi u b ph n ng công ty m c g p có d ng b ng. Khi t ộ ổ ứ ứ ộ ề bi u di n d ng này. Trong cách bi u di n này, m i ch c năng đ ỗ ứ ễ ể ễ ở ạ c s p hai m c khác nhau đ dòng, và hai ch c năng ượ ắ ở ở bên trái c a nó đ bi v trí l ủ ề có th bi u di n đ ễ ượ ố ể ể 1. B ph n k ho ch ạ ế ậ ộ c 1.1. L p k ho ch chi n l ạ ế ậ ế ượ 1.2. L p k ho ch hàng năm ạ ế ậ 1.3. L p k ho ch tác nghi p (quý, tháng). ệ ế ạ ậ , ph tùng 1.4. Xét c p phát v t t ụ ậ ư ấ ộ ế 2. B ph n tài chính ậ ậ
ng ộ ộ ả ả ạ ổ ậ ả ề ươ ự ặ ng 2.1. L p k ho ch ngân sách ạ 2.2. Qu n lý thu chi 2.3. Qu n lý thanh quy t toán ế 2.4. H ch toán giá thành 2.5. T ng h p báo cáo ợ 3. B ph n lao đ ng ti n l 3.1. Qu n lý nhân s 3.2. Đào t o, kèm c p ạ 3.3. B trí cán b , nâng b c, x p l ộ ậ ế ươ ộ ả ố ậ ậ 4. B ph n qu n lý c đi n ơ ệ ế ạ ả ữ ộ ệ ng ả ỉ 4.1. L p k ho ch trang b s a ch a ữ ạ ị ử 4.2. Theo dõi tình tr ng c đi n ơ ệ 4.3. Cung c p gi i pháp k thu t ậ ỹ ấ 4.4. T ch c s a ch a thay th ế ổ ứ ử 5. B ph n qu n lý công ngh ậ ả ạ ị ự ấ ượ ệ 5.1. Đ nh d ng s n ph m và ch tiêu ch t l ẩ 5.2. Xây d ng và qu n lý quá trình công ngh ả 5.3. Nghiên c u th nghi m công ngh ử ứ ệ ng ả ộ
ng s n ph m ậ ể ể ệ 6. B ph n qu n lý ch t l ấ ượ 6.1. Ki m tra th c hi n quy trình ự ệ 6.2. Ki m tra ch t l ẩ ấ ượ 6.3. An toàn lao đ ng và v sinh công nghi p ệ ộ ả ệ 7. B ph n ti p th ậ ế ộ ị
ng ậ ị ườ ụ c s n ph m ẩ ề ấ ế ượ ả
ộ ả ụ ồ ế ợ ứ ả ẩ 8.1. T ch c ký k t h p đ ng 8.2. T ch c cung ng s n ph m 8.3. Qu n lý kho thành ph m ẩ ộ 7.1. Thu th p thông tin th tr 7.2. Phân tích và đ xu t chính sách tiêu th 7.3. Xây d ng chi n l ự 7.4. T ch c qu ng cáo ổ ứ 8. B ph n tiêu th ậ ổ ứ ổ ứ ả 9. B ph n nguyên li u ệ ậ ổ ứ ế ợ 9.1. T ch c vùng nguyên li u ệ 9.2. Ký k t h p đ ng mua nguyên li u ệ ồ 9.3. Qu n lý kho nguyên li u ệ ả Hình 3.4. B ng mô t hình d ng công ty ả ả ạ
ấ ả ở ứ ự ế ể ậ t hóa ngay t ấ ố ứ t hóa mô hình, ng ả ậ ế ụ ề t c các ch c năng ậ ự ể ả ự ấ m c th p ứ : Th t s không c n ầ Th hai ứ chúc. Đ ch n nh ng ữ t ph i xây d ng HTTT cho m i b ph n ch c năng c a t ọ ủ ổ ứ i ta th ng ph i nghiên c u ườ ch c liên quan đ n h th ng c n xây d ng. D i đây ầ ườ ệ ố ướ ế ộ ố ể
ộ ố ớ ạ ớ ứ ườ ể ế ợ ộ ệ c l ườ ự ứ ầ ợ ệ ộ ệ ụ ấ ủ ồ ứ ữ ể Đ i v i m t lĩnh v c hay m t ph m vi nghiên c u không l n, đôi khi ng i ta có ng h p này, vi c xây d ng mô t. Trong tr ế ệ i t i lên. B ng cách nhóm d n các ch c năng ượ ạ ừ ướ ằ i lên trên theo t ng nhóm m t cách thích h p và gán cho nó ừ ạ c bi u đ ch c năng nghi p v phân c p c a ph m ồ ượ ụ ề ẽ ể ứ ễ ả , ng i ta s không chi ti Trên th c t ế ẽ ườ nh t c a bi u đ . ấ , đó là v êc làm r t t n kém. ồ Th nh t ị ấ ủ ứ thi ỗ ộ ự ả ế b ph n ti p t c kh o sát và chi ti ộ ế ph m vi mi n nghi p v c a t ụ ủ ổ ứ ệ ạ s trìng bày m t s cách đ làm vi c đó. ệ ẽ 3.3.3. M t cách xác đ nh mô hình phân rã ị ộ ự c m i công vi c chi ti t ngay đ th bi ượ ọ ng ng hình có th theo h d ướ ể t t nghi p v chi ti d ế ừ ướ ụ ng ng, ta có đ nh ng cái tên t ươ ứ vi nghiên c u. B ng 3.1 cho ví d v cách làm này. T b ng 3.1 ta d dàng v bi u đ bi u di n ch c năng nghi p v c a ho t đ ng trông g i xe trong bãi (h nh 3.5) ạ ộ ừ ả ử ệ ụ ủ ứ ể ễ ỉ
t (lá) ế ứ Nhóm l n 1ầ Nhóm l n 2ầ
ậ ể Nh n xe ậ vào bãi
ể ố Tr xeả Cho khách Trông g i xeử bãiở
ầ Gi i quy t ế ả s cự ố i quy t hay b i th ng Các ch c năng chi ti 1. Nh n d ng lo i xe vào g i ạ ở ạ 2. Ki m tra ch tr ng trong bãi ỗ ố 3. Ghi vé cho khách 4. Vào s g i xe, cho xe vào ổ ử 5. Ki m tra vé l y xe ấ 6. Đ i chi u v i xe ớ ế 7. Thanh toán ti n, cho xe ra ề 8. Ghi s xc ra ổ 9. Ki m tra s c trong s g i ể ổ ử ự ố 10. Ki m tra s c khách yêu c u ự ố ể 11. L p biên b n s c ậ ả ự ố 12. Gi ồ ả ườ i lên. ế ả B ng 3.1. Cách nhóm các ch c năng theo phu ng pháp d ứ ơ ướ
Qu n lýả Trông g i xeử bãi
ở
Gi
Nh nậ xe
Trả xe
i quy t ế ả s cự ố
ạ
ậ
Nh n d ng xe
Ghi vé
Ki m tra ể vé
Đ i chi u ế ố vé-xe
Thanh toán
ng
Ki m tra ể Chỗ
Ki m tra ể sổ
Ki m tra ể hi n tr ệ
ườ
L pậ biên b nả
Ghi sổ xe vào
Ghi sổ xe ra
Thanh toán
Hình 3.5. Bi u đ phân rã ch c năng ho t đ ng trông g i xe ứ ạ ộ ử ể ồ
ệ ố
ị
i ta th
3.4. Xác đ nh ph m vi h th ng ạ Khi phát tri n m t h th ng thông tin, ng ộ ệ ố
ể ề ệ ế ự ườ ế ố ầ ở ủ ườ ọ ờ c s d ng nh t là: ma tr n y u t ướ ế ị ử ụ c n thi ệ ố ế ố
ậ ế ố ứ c phát tri n HTTT, sau khi đã xác đ nh đ ế ượ ượ ể ị i ta th ậ ng s d ng nhi u ma tr n t cho vi c xây khác nhau ph c v quá trình phân tích và l a ch n các y u t ụ ụ ỉ các b c ti p theo c a vòng đ i phát tri n h th ng. D i đây ch d ng mô hình ể ướ ế ự ng đ trình bày hai ma tr n th quy t đ nh thành ượ ử ụ ườ ậ ấ ậ công - ch c năng và ma tr n th c th - chúc năng. ể ự ậ ứ 3.4.1. Ma tr n y u t ế ị Trong khi l p k ho ch chi n l ế ề ậ ấ ườ ườ ị quy t đ nh thành công. Đó là nh ng y u t ch c ph i g p ph i, ng ả ặ ữ ệ ớ ế ị ả ế ố c và có nh h ả ạ ộ ế ượ ể ả ớ có liên h v i các ho t đ ng nghi p v ng to l n đ n vi c t c c a các y u t ứ ộ ạ ượ ủ ể ạ ượ ụ ủ ưở c m c tiêu c a nó hay không. M c đ đ t đ ự ệ ệ ụ ụ ứ ệ ụ ầ quy t đ nh thành công-ch c năng đ ế ố ủ ổ ứ ứ ụ ụ ằ ị ự c các nhi m v ch c năng có t m quan tr ng này. quy t đ nh thành công và ch c năng c m c ụ ạ tiêu hay các v n đ mà t ế ng ph i xác đ nh các y u ổ ứ t ụ ố ệ bên trong và bên ngoài mà có th đo đ ch c có ệ ổ ứ th đ t đ quy t đ nh ế ị thành công ph thu c vào vi c th c hi n các nhi m v ch c năng c a t ch c có liên ệ quan đ n nó. Vì v y, HTTT c n xây d ng h tr các nhi m v ch c năng này. Ma ỗ ợ c xây d ng nh m m c đích xác đ nh tr n y u t ượ ậ cho đ ọ ế ế ố ượ Trong m t t ự ứ ầ ế ị ế ố ả ẩ ộ ậ ế ị ụ ứ ệ ch c, các y u t ộ ổ ứ ạ ẳ ự ổ ể ố ớ ự ệ . Ch ng h n, trong m t công ty máy tính nh , các y u t ẩ ệ ộ ệ c chi phí và thuê đ ượ ba đ n sáu quy t đ nh s thành công có th g m t ể ồ ế ừ quy t đ nh s thành ự ế ị ẽ ng cao và ki m soát ch t ch ặ ể đó là: s chăm sóc b nh nhân i làm vi c có tay ngh cao ườ ỏ ấ ượ ế ố c nh ng ng ữ ượ ệ ể ề ế ố y u t ộ ế ố công có th là: s đ i m i s n ph m, s n ph m ch t l ớ ả c giá thành. Còn đ i v i m t b nh vi n, các y u t đ ượ chu đáo, ki m soát đ (các y, bác sĩ). ế ị ế ị ế ố ứ m i ô t ở ỗ thành công ng ộ ộ ữ ộ ộ ế ố Ma tr n y u t ế ố ậ ứ ậ ứ ứ quy t đ nh s thành công, ự ườ ệ ể ố ứ m c nào đó đ i v i y u t ữ ỉ ở ứ ng ng c a ma tr n, ng c các ô t ế ị ươ ứ ủ ộ quy t đ nh thành công c t. ố ớ ế ố t c các ô và đánh d u đ ượ ấ ữ ứ ể ả quy t đ nh thành công-ch c năng có các dòng là các ch c năng g p ộ ươ ng (hay b ph n ch c năng), các c t là y u t ấ giao gi a m t ch c năng và m t y u t i ta đ tr ng hay đánh d u b ng chũ E (essential) hay ch D (desirable) tùy thu c vào vi c ch c năng này có tác ằ đ ng quy t đ nh hay ch ế ị ộ Sau khi đã xét t ấ ả ọ ư ứ c xem xét đ phát tri n HTTT. b ng 3.2 mô t ấ ả ộ ố ể ố ớ ả ộ ậ ừ ệ ượ ự ứ ế ụ ạ ộ ị ậ ạ ự
Các b ph n ch c năng ậ ứ ộ
Ki m soát ể chi phí, không ộ ườ i ậ ự ủ ổ ứ ầ ch c c n ta ch n ra các dòng ch c năng ch a ô có ch E đ a vào các lĩnh v c c a t quy t đ nh m t ma tr n y u t đ ế ị ế ố ượ ấ thành công-ch c năng đ i v i m t nhà máy s n xu t thu c lá. T ma tr trên cho th y, ậ các b ph n k ho ch, tài chính, ti p th , tiêu th và nguyên li u c n đ ọ c l a ch n ầ ế đ a vào ph m vi lĩnh v c nghi p v c n xem xét đ xây d ng HTTT. ệ ụ ầ ư quy t đ nh thành công ế ị ộ M r ng ở ng th tr ị ườ thụ tiêu ự ể Các y u t ế ố Nguyên li uệ ng, đ s l ủ ố ượ ề đ m b o v ả ả
ch t l ng 10% tăng giá ấ ượ E ạ ế D D E D D ng ộ ề ươ
D D ệ ng
E E E
ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ệ B ng 3.2. Ma tr n y u t quy t đ nh thành công và ch c năng ế ố ế ị ứ 1. B ph n k ho ch ậ 2. B ph n tài chánh ậ 3. B ph n lao đ ng ti n l ậ 4. B ph n qu n lý c đi n ậ ơ ệ ả 5. B ph n qu n lý công ngh ậ ả 6. B ph n qu n lý ch t l ấ ượ ả ậ 7. B ph n ti p th ị ế ậ 8. B ph n tiêu th ụ ậ 9. B ph n nguyên li u ậ ệ 10. B ph n hành chánh ậ 11. B ph n b o v an ninh ả ậ ậ ả
3.4.2. Ma tr n th c th -ch c năng ự ậ Khi kh o sát, ta thu đ c các th c th d li u c a r ch c (xem b ng 3.3). Đ ể ứ ượ ả ể ữ ệ ứ ả ầ ủ ổ ự ự ầ ả ạ ự ự ứ ậ Ma tr n th c th -ch c năng g m các dòng và các c t: ể ự t cho các ch c năng ti p t c, ta c n ph i xem xét nh ng d li u nào là th c s c n thi ữ ệ ứ ế ữ ế ụ c a ph m vi đang nghiên c u và các ch c năng nào là có tác đ ng lên d li u. V i ớ ủ ữ ệ ộ ứ ứ m c đích trên, ta xây d ng ma tr n th c th -ch c năng. ể ụ ộ ồ ậ ự ể
ế ế ế ề ấ ậ ư ế ế
ợ
3 4 5 6 7 8 2 ể ứ Các th c thự c 1. K ho ch chi n l ế ượ ạ 2. K ho ch hàng năm ạ 3. K ho ch đi u hành ạ 4. Phi u xu t v t t 5. Phi u nguyên v t li u ậ ệ 6. …. 7. Nguyên li uệ 8. H p đ ng mua nguyên li u ệ ồ ……………………. ứ ệ ụ 1 C C C ậ ậ ậ ph tùng C C ụ ồ ả ẩ ẩ
R R C ế ợ ồ Các ch c năng nghi p v 1.1 L p k ho ch chi n l c ế ế ượ ạ 1.2 L p k ho ch hàng năm ế ạ 1.3 L p k ho ch tác nghi p ế ệ ạ 1.4 Xép c p phát v t t ấ ậ ư ụ 8.1 T ch c ký k t h p đ ng tiêu th ế ợ ổ ứ 8.2 T ch c cung ng s n ph m ổ ứ ứ 8.2 Qu n lý kho thành ph m ả 9.1 T ch c vùng nguyên li u ệ ổ ứ 9.2 Ký k t h p đ ng mua nguyên li u ệ ………………… B ng 3.3. M t ma tr n th c th và ch c năng ự ứ ể ả ậ ộ
ỗ ộ ứ ự ớ ậ M i c t ng v i m t th c th . Các th c th là các h s và các tài li u thu th p c trong quá trình kh o sát. M i dòng ng v i m t ch c năng. Các ch c năng này đ ồ ơ ứ ộ ả ự ứ ệ ứ ể ỗ ể ớ ộ ượ
ế ứ ư m c t ở ứ ươ ng đ i chi ti ố ng là ch c năng ứ ứ ứ ượ t, Nh ng không ph i m c lá. Vì n u s ả ặ ứ ể ứ ộ ả ề ủ ầ ấ ượ m i ô giao gi a m t ch c năng và m t th c th ta đánh d u b ng ch sau R, U Ở ỗ ứ ự ữ ể ấ ằ ộ
ữ ệ ớ ữ ệ ư ọ ạ ể ộ ự ứ ứ ứ ậ ử ệ ậ ữ ệ ự ệ ự ế ử th ườ d ng m c lá thì s ch c năng là quá nhi u. M t khác, n u s d ng các ch c năng quá ế ử ụ ố ứ ụ g p thì khó nh n th y đ c tác đ ng c a ch c năng đ n các th c th , t c là khó xác ấ ự ế ậ ộ ng ng trong b ng c n đánh d u. c các ô t đ nh đ ươ ứ ị ộ ữ hay C. Các ch đ c s d ng nh sau: ữ ượ ử ụ - Ch R, n u ch c năng dòng đ c (Read) d li u th c t ế ữ ể ộ - Ch C, n u ch c năng dòng t o (Create) m i d li u trong th c th c t. ế ữ - Ch U, n u ch c năng dòng th c hi n vi c c p nh t (s a, xóa, thêm) d li u trong ữ ế th c th c t. ể ộ Ma tr n đ ậ ự nh trong ví d b ng 3.3. Nó cho phép phát hi n nh ng th c ụ ả ượ ư ữ ệ c mô t ả ậ ể ứ th hay ch c năng cô l p: ộ ứ ộ ộ ớ ấ ế ứ ượ ộ ả c đánh d u, thì ữ - N u m t dòng ng v i m t ch c năng không ch a m t ô nào đ ứ ộ ế ặ ặ ự ứ ệ ặ ấ ế ch c năng, ho c đánh d u sót, ho c th c th là không c n thu th p và có th b đi. ứ ộ ự ộ ộ ặ ể ữ ệ ấ ầ ch c năng đó ho c không ph i là m t ti n trình thông tin (không có tác đ ng lên d li u), ho c đánh d u sót, ho c kh o sát đã b sót th c th d li u. ả ế c đánh d u thì ho c là kh o sát thi u ứ ặ ặ ậ ệ ữ ả ể ỏ ế ế ữ ộ ổ ể ừ ứ ả ể ạ ỏ ả ứ ề ứ ộ ố ườ ứ ố Ma tr n nh n đ ệ ữ ứ ậ ố c gi ỏ - N u m t c t nào không ch a m t ô đ ượ ể ấ Nh ng phát hi n trên đây cho phép ta xem xét, b sung nh ng khi m khuy t trong ữ ậ kh o sát, lo i b nh ng ch c năng hay th c th th a ( ng v i dòng hay c t cô l p) ớ ự ả c a mi n kh o sát. Trong m t s tr ỏ ơ ng h p có th ph i phân rã ch c năng nh h n ợ ủ đ tìm ra m i quan h c a ch c năng và th c th . ể ự ể c cu i cùng cho ta bi ố ứ ữ ệ ủ ượ ồ ơ ữ ệ ứ l ữ ạ ậ ọ ượ ậ ộ ỏ ể ứ ư ộ ạ ữ ệ ấ ẽ ử ụ ị ụ ể ồ t m i quan h gi a các ch c năng đ ượ c ế ậ i: m i ch c năng có tác đ ng lên nh ng h s ồ ơ xét và các h s d li u còn đ ộ ỗ nào, theo cách th c nào (đ c, c p nh t hay t o ra nó). Ma trãn th c th -ch c năng sau ự ạ khi đã b đi các dòng và các c t không đ c đánh d u s s d ng nh m t d ng mô ượ trong mô hình nghi p v . Nó là m t đ u vào đ xác đ nh các lu ng d li u trong t ộ ầ ệ ả bi u đ lu ng d li u. ể ồ ồ ữ ệ
bài toán ả M t bãi trông g i xe có 2 c ng: M t c ng xe vào, m t c ng xe ra. Ng
3.5. Ví dụ A. Mô t ộ
ổ ử ộ ỏ ộ ổ ả ạ ậ ử ỗ ườ ế b ng phân lo i ả ế ẫ ư ỗ ố c l ượ ạ ồ ờ vé đ a cho khách và h . vé xem vé là th t hay gi i coi xe ki m tra ườ ả ố ể ậ ậ ế vé v iớ ế phi uế . i ta chia ườ i và công-ten-n . ơ bãi thành 4 khu dành cho 4 lo i xe khác nhau : Xe máy, xe buýt, xe t ạ ạ , sau đó ki mể Khi khách đ n g i xe, ng i coi xe nh n d ng xe theo ế tra ch tr ng trong bãi. N u ch dành cho lo i xe đó đã h t thì thông báo cho khách. ạ Ng ữ ng d n xe vào bãi, đ ng th i ghi nh ng i thì ghi ướ thông tin trên vé vào s xe vào ổ Khi khách l y xe, ng ấ hay không đúng xe thì không cho nh n xe. Ng ả ầ ề ủ ế ổ ổ
ư ậ hi n tr ng h p ng ợ
ng cho khách. Các b ng d li u kh o sát thu đ t Khi khách đ n báo cáo có s c thì ki m tra xe trong s xe vào và s xe ra đ xác ả i ng. N u đúng ế ầ ng h p c n ợ ườ c bao ượ ế i ti n hành ki m tra xe ể ậ biên b n ả gi ế ữ ệ ở ệ ườ i quy t và trong tr ả ả ế b i th ồ ườ ả
, đ i chi u i thì vi xe. N u ế vé gi c l t ượ ạ ế vào s xe ra thanh toán và thu ti n c a khách, đ ng th i ghi các thông tin c n thi t ổ ồ ờ ự ố ể ể minh xe có g i hay không và đã l y ra ch a. N u không đúng nh v y thì không gi ấ ư ử quy t. Trong tr c l ượ ạ ế ườ ế nh s vi c x y ra thì ti n hành l p ả ư ự ệ ế phi u chi t thì vi thi ế ế g m:ồ a. B ng giá (và phân lo i) ả ạ
ơ
Đ n giá/ngày đêm 3.00đ 15.000đ 20.000d 30.000đ Khu A B C D S chố ỗ 200 100 100 10 Lo i xeạ Xe máy Xe buýt iả Xe t Công ten nơ
ế
ờ xxx ………….. ……………… …………. …………… …………. …………. Lo i xe: ạ Ngày gi ra:ờ Thành ti n:ề b. Phi u thanh toán S : ố S xe:ố vào: Ngày gi Th i gian g i: ử ờ
ổ Gi Ghi chú c. S ghi xe vào Ngày S véố S xeố Lo i xeạ vàoờ
d. S ghi xe ra ổ Ngày Gi S véố S xeố Lo i xe ạ raờ Th i gian g i ở ờ Thành ti nề
e. Các thông tin trên vé đ c ghi l i vào s xe vào ượ ạ ổ
A
B
C
D
Bãi g i xeử
ể ệ ể ệ ệ ể ự c? Hãy xây d ng mô hình nghi p v c a h th ng th hi n qua các th hi n có th ụ ủ ệ ố xây d ng đ ự ượ
ộ ả ế ữ ơ ở ự ố ể ậ ẽ ậ c a bài toán nh n ả ủ đ xây d ng lên các th hi n c a mô hình ể ệ ủ iả B. Bài gi c h t ta l p m t b ng phân tích trên c s nh ng mô t Tr ướ c. B ng này s giúp tìm ra các nhân t đ ượ ả nghi p v : ệ ụ + b ng ừ ổ ữ Danh từ
Đ ng t ộ xe ch tr ng ỗ ố cho khách vé cho khách thông tin vé vào sổ vé xe i coi xe Nh n xét ậ = = = = (tác nhân) (tác nhân) Nh n d ng ậ ạ Ki m tra ể Thông báo Ghi Ghi ki m tra ể Bãi xe c ngổ Khu lo i xeạ Khách ng ườ
đ i chi u ế ố vé v i xeớ h s DL ồ ơ
t, thu
ng ườ
vi ế Ghi ki m tra ể ki m tra ể l pậ tế vi phi u thanh toàn, ti n ề ế s xe ra ổ xe trong sổ xe hi n tr ở ệ biên b nả phi u chi ế ạ b ng phân lo i ả xe ch tr ng ỗ ố Vé s xe vào ổ s xe ra ổ Biên b nả phi u chi ế = H s DL ồ ơ h s DL ồ ơ h s DL ồ ơ h s DL ồ ơ h s DL ồ ơ B ng 3.4. B ng phân tích ả ả
c hai đ i t ủ ượ ừ ộ . Khi phân tích d a vào b ng mô t ự ị ỉ ộ i coi xe ấ ị T c t cu i cùng c a b ng phân tích, ta rút ra đ ả ố nhân: Đó là khách hàng và ng ườ nghĩa, ta ch còn m t tác nhân duy nh t là KHÁCH và xác đ nh đ tin t ng tác gi a KHÁCH và h th ng. T đó v đ ố ượ ả ượ ồ ữ ả ẽ ượ ẽ ố ể ở t xây d ng đ c các ch c năng chi ti ữ ủ ả c bi u đ ng c nh ứ ượ ng có th là tác ể và đ nh ả c các lu ng thông ồ hình 3.7. ự ậ ữ ệ ừ ả ượ c ế và các d li u đã cho, ta l p và xây ậ ể ứ ự ươ ừ T c t 1 c a b ng phân tích, ta rút ra đ ừ ộ bi u đ phân rã cho trong hình 3.5. T các mô t ồ ể c danh sách các h s (b ng 3.5) và ma tr n th c th ch c năng (hình 3.8) d ng đ ượ ự ả ồ ơ ả ạ
Phi u chi b i th
ng
ế
ồ
ườ
0
Vé xe lúc g iở
Ố
Vé xe lúc trả
KHÁCH
H TH NG Ệ QU N LÝ Ả TRÔNG G I XEỬ
Phi u thanh toán
ế
Biên b n s c ả
ự ố
a. B ng giá (và phân lo i xe) b. Vé xe s xe vào c. ổ d. s xe ra ổ e. Phi u thanh toán ế f. Biên b n s c B ng 3.5. Danh sách các h s d li u s d ng ả ự ố ả ồ ơ ữ ệ ử ụ
ủ ệ ố ể Hình 3.7. Bi u đ ng c nh c a h th ng ồ ữ ả Các th c thự ể ạ
ng 1. B ng giá (phân lo i xe) ả 2. Vé xe 3. S xe vào ổ 4. S xe ra ổ 5. Phi u thanh toán ế 6. Biên b n s c ả ự ố 7. Phi u chi b i th ồ ế Các ch c năng nghi p v 4 5 6 7 ườ ứ ệ ụ 1 3 2 R C C a. Nh n xe ậ
R C C i quy t s c R R C C b. Tr xeả c. Gi ả ế ự ố Hình 3.8. Ma tr n th c th -ch c năng ự ứ ể ậ
ả ụ ở ủ ế ể ộ nghi p v ệ ạ ộ ụ ủ ử t và hình dung m t cách đ y đ , chính Các mô t xác h n v ho t đ ng nghi p v c a bãi trông g i xe và cho nh ng c s phân tích ơ ữ ề ban đ u giúp ta xác đ nh đ ầ ủ ệ ố ầ trên cho ta hi u bi ầ ệ ơ ở c yêu c u c a h th ng trong các ph n ti p theo. ượ ế ầ ị
Câu h i cu i ch
ỏ
ươ
1. Mô hình nghi p v c a t c s d ng đ mô t
ng ụ
ể
ố ch c là gì? Nh ng công c nào đ ữ ạ
ụ ủ ổ ứ ụ ả ả ượ ử ụ ạ mô hình nghi p v là nh ng d ng ụ ệ ữ ệ ệ ể ệ
c s d ng trong bi u đ phân rã ch c năng? mô hình nghi p v . Các d ng th hi n mô t nào? ữ ứ ể ồ 2. Nh ng khái ni m và ký pháp nào đ ệ Đ nh nghĩa và gi ả ị ừ ộ ộ ượ ử ụ ệ ứ ả ộ m t ch c năng lá? ứ i thích t ng khái ni m? 3. Nêu các nguyên t c phân rã m t ch c năng? N i dung mô t ắ ế ể ắ ố ủ ứ Cách b trí, s p x p ch c năng trong bi u đ ? ứ ồ 4. Vai trò và ý nghĩa c a bi u đ phân rã ch c năng? ồ ể 5. Có m y d ng c a bi u đ phân rã ch c năng dùng đ mô t ứ ể ồ ả ụ mô hình nghi p v ? ệ ấ ạ M i d ng đ ỗ ạ ườ ủ ể c s d ng trong tr ượ ử ụ ể ồ ng h p nào? ợ 6. Hai cách hình thành bi u đ phân rã ch c năng d a trên cách ti p c n nào? Khi nào ứ ế ậ ự
s d ng m i cách đó? ỗ ử ụ ậ ạ ữ ỗ ậ Ý nghĩa và vai trò c a nó? M i ma ủ ỗ 7. Có nh ng lo i ma tr n phân tích nào? 8. ạ ộ giai đo n nào c a quá trình phân tích? c s d ng tr n đ ậ ượ ử ụ ở Trình bày n i dung c a m i lo i ma tr n? ủ ạ ủ
