MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG
3.1. Khái ni m v mô hình nghi p vệ ề ệ ụ
Mô hình nghi p v là m t mô t các ch c năng nghi p v c a m t t ch c (hayệ ụ ộ ả ứ ệ ụ ủ ộ ổ ứ
m t mi n đ oc nghiên c u c a t ch c) và nh ng m i quan h bên trong gi a cácộ ề ự ứ ủ ổ ứ ữ ố ệ ữ
ch c năng đó cũng nh các m i quan h c a chúng v i môi tr ng bên ngoài. Mô hìnhứ ư ố ệ ủ ớ ườ
nghi p v đ c th hi n b ng m t s d ng khác nhau. M i m t d ng mô t m t khíaệ ụ ượ ể ệ ằ ộ ố ạ ỗ ộ ạ ả ộ
c nh c a ho t đ ng nghi p v . T t c các d ng đó cho ta m t b c tranh toàn c nh vạ ủ ạ ộ ệ ụ ấ ả ạ ộ ứ ả ề
ho t đ ng nghi p v .ạ ộ ệ ụ
3.2. Bi u đ phân rã ch c năngể ồ ứ
M t trong nh ng cách th hi n c a mô hình nghi p v là bi u đ phân rã chúcộ ữ ể ệ ủ ệ ụ ể ồ
năng. Nó cho ta th y đ c các ch c năng nghi p v c a t ch c đ c phân chia thànhấ ượ ứ ệ ụ ủ ổ ứ ượ
các ch c năng nh h n theo m t th b c xác đ nh.ứ ỏ ơ ộ ứ ậ ị
3.2.1. Các khái ni m và ký pháp s d ngệ ử ụ
Ch c năng nghi p v đ c hi u là t p h p các công vi c mà t ch c c n th cứ ệ ụ ượ ể ậ ợ ệ ổ ứ ầ ự
hi n trong ho t đ ng c a nó. Khái ni m ch c năng là khái ni m logic, t c là ch nóiệ ạ ộ ủ ệ ứ ệ ứ ỉ
đ n tên công vi c c n làm và m i quan h phân m c (m c g p và chi ti t) gi a chúngế ệ ầ ố ệ ứ ứ ộ ế ữ
mà không ch ra công vi c đ c làm nh th nào, b ng cách nào, đâu, khi nào và aiỉ ệ ượ ư ế ằ ở
làm (là khái ni m v t lý)ệ ậ
Ch c năng (hay công vi c) đ c xem xét các m c đ t t ng h p đ n chi ti tứ ệ ượ ở ứ ộ ừ ổ ợ ế ế
s p theo th t sau:ắ ứ ự
- M t lĩnh v c ho t đ ng (area of activities)ộ ự ạ ộ
- M t ho t đ ng (activity)ộ ạ ộ
- M t nhi m v (task)ộ ệ ụ
- M t hành đ ng (action): th ng do m t ng i làmộ ộ ườ ộ ườ
S phân chia trên đây là t ng đ i, tùy thu c vào ph m vi nghi p v và t ngự ươ ố ộ ạ ệ ụ ừ
tr ng h p c th mà phân chia ch c năng thành các m c g p và chi ti t khác nhau. Víườ ợ ụ ể ứ ứ ộ ế
d :ụ Ho t đ ng du l chạ ộ ị là m t lĩnh v c các ho t đ ng v d ch v tham quan, l hành, ănộ ự ạ ộ ề ị ụ ữ
ngh .ỉ Kinh doanh khách s nạ là m t ho t đ ng c a lĩnh v c du l ch chuyên v các d chộ ạ ộ ủ ự ị ề ị
v ăn u ng và nhà ngh .ụ ố ỉ Ti p nh n kháchế ậ trong khách s n là m t nhi m v c a kinhạ ộ ệ ụ ủ
doanh khách s n. Cu i cùngạ ố thanh toán v i kháchớ là m t hành đ ng bao g m vi c l pộ ộ ồ ệ ậ
hóa đ n thanh toán và thu ti n c a khách khi khách r i kh i khách s n.ơ ề ủ ờ ỏ ạ
Hai ký pháp s d ng trong mô hình là :ử ụ
Tên ch c năngứ
3.1 a) ch c năngứ3.1 b) Liên k tế
- Hình ch nh t có tên ch c năng bên trong đ mô t m t ch c năng (hình 3.1a)ữ ậ ứ ở ể ả ộ ứ
- Đ ng th ng g p khúc hình cây dùng đ n i m t ch c năng m c trên và cácườ ẳ ấ ể ố ộ ứ ở ứ
ch c năng m c d i đ c tr c ti p phân chia (phân rã) t ch c năng đó (hìnhứ ở ứ ướ ượ ự ế ừ ứ
3.1b)
Hình 3.2 là m t ví d v bi u đ ch c năng nghi p v c a m t t ch c kinh doanhộ ụ ề ể ồ ứ ệ ụ ủ ộ ổ ứ
bán buôn
Kinh doanh
bán hàng
Ti p nh nế ậ
đ n hàngơGi i quy tả ế
khách hàng
X lýử
Đ n hàngơĐóng và
g i hàngở
Hình 3.2. Bi u đ ch c năng nghi p v d ng chu nể ồ ứ ệ ụ ạ ẩ
3.2.2. Ý nghĩa c a mô hìnhủ
- Mô hình phân rã ch c năng đ c xây d ng d n cùng quá trình kh o sát t ch c tứ ượ ự ầ ả ổ ứ ừ
trên xu ng giúp cho vi c n m hi u t ch c và đ nh h ng cho ho t đ ng kh o sát ti pố ệ ắ ể ổ ứ ị ướ ạ ộ ả ế
theo.
- Nó cho phép xác đ nh ph m vi các ch c năng c n nghiên c u hay mi n c nị ạ ứ ầ ứ ề ầ
nghiên c u c a t ch c.ứ ủ ổ ứ
- Nó cho th y v trí c a m i công vi c trong toàn h th ng, tránh s trùng l p, giúpấ ị ủ ỗ ệ ệ ố ự ặ
phát hi n các ch c năng còn thi u.ệ ứ ế
- Nó là m t c s đ c u trúc h th ng ch ng trìng sau này.ộ ơ ở ể ấ ệ ố ươ
3.2.3. Xây d ng mô hìnhự
a. Nguyên t c phân rã các ch c năngắ ứ
Trong quá trình ti p c n m t t ch c theo ph ng pháp t trên xu ng, ta nh nế ậ ộ ổ ứ ươ ừ ố ậ
đ c thông tin v các ch c năng t m c g p (do lãnh đ o cung c p) đ n m c chi ti tượ ề ứ ừ ứ ộ ạ ấ ế ứ ế
(do các b ph n ch c năng cung c p). Cách phân chia này phù h p v i s phân côngộ ậ ứ ấ ợ ớ ự
các ch c năng công vi c cho các b ph n ch c năng cũng nh cho các nhân viên c aứ ệ ộ ậ ứ ư ủ
m t t ch c. Cách phân chia này th ng theo nguyên t c sau:ộ ổ ứ ườ ắ
- M i ch c năng đ c phân rã ph i là m t b ph n th c s tham gia th c hi nỗ ứ ượ ả ộ ộ ậ ự ự ự ệ
ch c năng đã phân rã ra nó (tính th c ch t)ứ ự ấ
- Vi c th c hi n t t c các ch c năng m c d i tr c ti p ph i đ m b o th cệ ự ệ ấ ả ứ ở ứ ướ ự ế ả ả ả ự
hi n đ c ch c năng m c trên đã phân rã ra chúng (tính đ y đ )ệ ượ ứ ở ứ ầ ủ
Quy t c này đ c s d ng đ phân rã m t s đ ch c năng nh n đ c còn đang ắ ượ ử ụ ể ộ ơ ồ ứ ậ ượ ở
m c g p. Quá trình phân rã d n th ng đ c ti p t c cho đ n khi ta nh n đ c m tứ ộ ầ ườ ượ ế ụ ế ậ ượ ộ
bi u đ v i các ch c năng m c cu i mà ta hoàn toàn n m đ c n i dung th c hi nể ồ ớ ứ ở ứ ố ắ ượ ộ ự ệ
nó.
b. B trí, s p x p mô hìnhố ắ ế
- Không nên phân rã bi u đ quá sáu m cể ồ ứ
- m i m c, các ch c năng cùng m c s p x p trên cùng m t hàng, cùng m tỞ ỗ ứ ứ ứ ắ ế ộ ộ
d ng. Ch ng h n, m c cu i cùng c a bi u đ phân rã ch c năng, các ch c năngạ ẳ ạ ở ứ ố ủ ể ồ ứ ứ
thu c cùng m t m c và có cùng m t chúc năng cha có th s p x p theo hàng d cộ ộ ứ ộ ể ắ ế ọ
(hình 3.3)
- Bi u đ c n b trí cân đ i, rõ ràng đ d ki m tra, theo dõi.ể ồ ầ ố ố ể ễ ể
c. Đ t tên ch c năngặ ứ
M i ch c năng có m t tên duy nh t, các ch c năng khác nhau tên ph i khác nhau.ỗ ứ ộ ấ ứ ả
Tên ch c năng ph i là m t m nh đ đ ng t g m m t đ ng t và b ng . Ví d : chúcứ ả ộ ệ ề ộ ừ ồ ộ ộ ừ ổ ữ ụ
năng “l p đ n hàng”, “b o trì kho”. Đ ng t th hi n ho t đ ng, b ng th ng liênậ ơ ả ộ ừ ể ệ ạ ộ ổ ữ ườ
quan đ n các th c th d li u trong mi n nghiên c u. Tên ch c năng c n ph n ánhế ự ể ữ ệ ề ứ ứ ầ ả
đ c n i dung công vi c th c t mà t ch c th c hi n và ng i s d ng quen dùngượ ộ ệ ự ế ổ ứ ự ệ ườ ử ụ
nó. Ví d sau đây là mô hình mô t m t lĩnh v c ho t đ ng trong m t t ch c:ụ ả ộ ự ạ ộ ộ ổ ứ
- Nhi m v đ t raệ ụ ặ : Nh n đ n hàng c a khách và t ch c g i hàng cho kháchậ ơ ủ ổ ứ ử
- B ph n trách nhi mộ ậ ệ : B ph n bán hàng và qu n lý kho (m t lĩnh v c nghi p vộ ậ ả ộ ự ệ ụ
đ c kh o c u c a t ch c).ượ ả ứ ủ ổ ứ
Bi u đ ch c năng nghi p v c a t ch c là m t mô hình d ng chu đ c mô tể ồ ứ ệ ụ ủ ổ ứ ộ ạ ẩ ượ ả
trên bi u đ hình 3.3.ể ồ
Kinh doanh
bán hàng
Ti p nh nế ậ
đ n hàngơGi i quy tả ế
khách hàng
X lýử
đ n hàngơĐóng và
g i hàngở
Ghi nh nậ
đ n hàngơKi m traể
đ n hàngơKi m traể
khách
Thu thông
tin khách
Th a thu nỏ ậ
mua bán
Ký k tế
h p đ ngợ ồ Đ i chi u đ nố ế ơ
th kho ẻTho thu nả ậ
bán hàng
L p phi uậ ế
giao hàng
Gom hàng
theo phi uếTh a thu nỏ ậ
nh n hàngậT ch cổ ứ
g i hàngở
Hình 3.3. Bi u đ phân rã chúc năng nghi p vể ồ ệ ụ
c a b ph n kinh doanh bán hàng.ủ ộ ậ
d. Mô t chi ti t ch c năng láả ế ứ
Đ i v i m i ch c năng lá (m c th p nh t) trong bi u đ c n mô t trình t vàố ớ ỗ ứ ứ ấ ấ ể ồ ầ ả ự
cách th c ti n hành nó b ng l i và có th s d ng bi u đ hay m t hình th c nàoứ ế ằ ờ ể ử ụ ể ồ ộ ứ
khác. Mô t th ng bao g m các n i dung sau:ả ườ ồ ộ
- Tên ch c năngứ
- Các s ki n kích ho t (khi nào? Cái gì d n đ n? đi u ki n gì?)ự ệ ạ ẫ ế ề ệ
- Quy trình th c hi nự ệ
- Yêu c u giao di n c n th hi n (n u có)ầ ệ ầ ể ệ ế
- D li u vào (các h s s d ng ban đ u)ữ ệ ồ ơ ử ụ ầ
- Công th c (thu t toán) tính toán s d ng (n u có)ứ ậ ử ụ ế
- D li u ra (các báo cáo hay ki m tra c n đ a ra)ữ ệ ể ầ ư
- Quy t c nghi p v c n tuân thắ ệ ụ ầ ủ
Ví d : Mô t ch c năng lá “ki m tra khách hàng” trong bi u đ hình 3.3. “ụ ả ứ ể ể ồ ng i taườ
m s khách hàng đ xem có khách hàng nào nh trong đ n hàng không (tên g i, đ aở ổ ể ư ơ ọ ị
ch …). N u không có, đó là khách hàng m i. Ng c l i là khách cũ thì c n tìm tênỉ ế ớ ượ ạ ầ
khách hàng trong s n , và xem khách có n không và n bao nhiêu, có quá s n choổ ợ ợ ợ ố ợ
phép không và th i gian n có quá th i h n h p đ ng không”ờ ợ ờ ạ ợ ồ
3.3. Hai d ng bi u di n c a bi u đ phân rã ch c năngạ ể ễ ủ ể ồ ứ
Mô hình phân rã ch c năng nghi p v có th bi u di n hai d ng:ứ ệ ụ ể ể ễ ở ạ d ng chu n vàạ ẩ
d ng công tyạ.
3.3.1. Bi u đ d ng chu nể ồ ạ ẩ
D ng chu n đ c s d ng đ mô t các ch c năng cho m t mi n kh o sát (hayạ ẩ ượ ử ụ ể ả ứ ộ ề ả
m t h th ng nh ). Bi u đ d ng chu n là bi u đ hình cây. m c cao nh t chộ ệ ố ỏ ể ồ ạ ẩ ể ồ Ở ứ ấ ỉ
g m m t ch c năng, g i là ồ ộ ứ ọ “ch c năng g c”ứ ố hay “ch c năng đ nh”ứ ỉ (hình 3.3). Nh ngữ
ch c năng m c d i cùng (th p nh t) g i là ứ ở ứ ướ ấ ấ ọ “ch c năng lá”ứ.
3.3.2. Bi u đ d ng công tyể ồ ạ
D ng n y s d ng đ mô t t ng th toàn b ch c năng c a m t t ch c có quyạ ầ ử ụ ể ả ổ ể ộ ứ ủ ộ ổ ứ
mô l n. d ng công ty, mô hình th ng g m ít nh t hai bi u đ tr lên. M t “bi uớ Ở ạ ườ ồ ấ ể ồ ở ộ ể
đ g p” mô t toàn b công ty v i các ch c năng thu c m c g p (t hai đ n ba m c).ồ ộ ả ộ ớ ứ ộ ứ ộ ừ ế ứ
Các bi u đ còn l i là các “bi u đ chi ti t” d ng chu n đ chi ti t m i chúc năng láể ồ ạ ể ồ ế ạ ẩ ể ế ỗ
c a bi u đ g p. Nó t ng ng v i các ch c năng mà m i b ph n c a t ch c th củ ể ồ ộ ươ ứ ớ ứ ỗ ộ ậ ủ ổ ứ ự
hi n, t c là m t mi n đ c kh o c u. ệ ứ ộ ề ượ ả ứ
Khi b t đ u kh o sát, ta có m t ch c năng nhi m v bao trùm toàn t ch c (có thắ ầ ả ộ ứ ệ ụ ổ ứ ể
là m c tiêu chi n l c) và ch c năng g p do các b ph n c a t ch c th c hi n. Khiụ ế ượ ứ ộ ộ ậ ủ ổ ứ ự ệ
mô t nh ng ch c năng này ta đ c m t bi u đ m c g p. Hình 3.4 là bi u đ d ngả ữ ứ ượ ộ ể ồ ứ ộ ể ồ ạ
công ty m c g p có d ng b ng. Khi t ch c có nhi u b ph n ng i ta s d ng cáchứ ộ ạ ả ổ ứ ề ộ ậ ườ ử ụ
bi u di n d ng này. Trong cách bi u di n này, m i ch c năng đ c mô t trên m tể ễ ở ạ ể ễ ỗ ứ ượ ả ộ
dòng, và hai ch c năng hai m c khác nhau đ c s p nh ng c t khác nhau phânứ ở ứ ượ ắ ở ữ ộ
bi t v trí l bên trái c a nó đ c s p th t vào (hình 3.4). V i cách bi u di n này, taệ ở ị ề ủ ượ ắ ụ ớ ể ễ
có th bi u di n đ c s các ch c năng m i c p không h n ch .ể ể ễ ượ ố ứ ở ỗ ấ ạ ế
1. B ph n k ho chộ ậ ế ạ
1.1. L p k ho ch chi n l cậ ế ạ ế ượ
1.2. L p k ho ch hàng nămậ ế ạ
1.3. L p k ho ch tác nghi p (quý, tháng).ậ ế ạ ệ
1.4. Xét c p phát v t t , ph tùngấ ậ ư ụ
2. B ph n tài chínhộ ậ
2.1. L p k ho ch ngân sáchậ ế ạ
2.2. Qu n lý thu chiả
2.3. Qu n lý thanh quy t toánả ế
2.4. H ch toán giá thànhạ
2.5. T ng h p báo cáoổ ợ
3. B ph n lao đ ng ti n l ngộ ậ ộ ề ươ
3.1. Qu n lý nhân sả ự
3.2. Đào t o, kèm c pạ ặ
3.3. B trí cán b , nâng b c, x p l ngố ộ ậ ế ươ
4. B ph n qu n lý c đi nộ ậ ả ơ ệ
4.1. L p k ho ch trang b s a ch aậ ế ạ ị ử ữ
4.2. Theo dõi tình tr ng c đi nạ ơ ệ
4.3. Cung c p gi i pháp k thu tấ ả ỹ ậ
4.4. T ch c s a ch a thay thổ ứ ử ữ ế
5. B ph n qu n lý công nghộ ậ ả ệ
5.1. Đ nh d ng s n ph m và ch tiêu ch t l ngị ạ ả ẩ ỉ ấ ượ
5.2. Xây d ng và qu n lý quá trình công nghự ả ệ
5.3. Nghiên c u th nghi m công nghứ ử ệ ệ
6. B ph n qu n lý ch t l ngộ ậ ả ấ ượ
6.1. Ki m tra th c hi n quy trìnhể ự ệ
6.2. Ki m tra ch t l ng s n ph mể ấ ượ ả ẩ
6.3. An toàn lao đ ng và v sinh công nghi pộ ệ ệ
7. B ph n ti p thộ ậ ế ị
7.1. Thu th p thông tin th tr ngậ ị ườ
7.2. Phân tích và đ xu t chính sách tiêu thề ấ ụ
7.3. Xây d ng chi n l c s n ph mự ế ượ ả ẩ
7.4. T ch c qu ng cáoổ ứ ả
8. B ph n tiêu thộ ậ ụ
8.1. T ch c ký k t h p đ ngổ ứ ế ợ ồ
8.2. T ch c cung ng s n ph mổ ứ ứ ả ẩ
8.3. Qu n lý kho thành ph mả ẩ
9. B ph n nguyên li uộ ậ ệ
9.1. T ch c vùng nguyên li uổ ứ ệ
9.2. Ký k t h p đ ng mua nguyên li uế ợ ồ ệ
9.3. Qu n lý kho nguyên li uả ệ
Hình 3.4. B ng mô t hình d ng công tyả ả ạ
Trên th c t , ng i ta s không chi ti t hóa ngay t t c các ch c năng m c th pự ế ườ ẽ ế ấ ả ứ ở ứ ấ
nh t c a bi u đ .ấ ủ ể ồ Th nh tứ ấ , đó là v êc làm r t t n kém.ị ấ ố Th haiứ: Th t s không c nậ ự ầ
thi t ph i xây d ng HTTT cho m i b ph n ch c năng c a t chúc. Đ ch n nh ngế ả ự ỗ ộ ậ ứ ủ ổ ể ọ ữ
b ph n ti p t c kh o sát và chi ti t hóa mô hình, ng i ta th ng ph i nghiên c uộ ậ ế ụ ả ế ườ ườ ả ứ
ph m vi mi n nghi p v c a t ch c liên quan đ n h th ng c n xây d ng. D i đâyạ ề ệ ụ ủ ổ ứ ế ệ ố ầ ự ướ
s trìng bày m t s cách đ làm vi c đó.ẽ ộ ố ể ệ
3.3.3. M t cách xác đ nh mô hình phân rãộ ị
Đ i v i m t lĩnh v c hay m t ph m vi nghiên c u không l n, đôi khi ng i ta cóố ớ ộ ự ộ ạ ứ ớ ườ
th bi t ngay đ c m i công vi c chi ti t. Trong tr ng h p này, vi c xây d ng môể ế ượ ọ ệ ế ườ ợ ệ ự
hình có th theo h ng ng c l i t d i lên. B ng cách nhóm d n các ch c năngể ướ ượ ạ ừ ướ ằ ầ ứ
nghi p v chi ti t t d i lên trên theo t ng nhóm m t cách thích h p và gán cho nóệ ụ ế ừ ướ ừ ộ ợ
nh ng cái tên t ng ng, ta có đ c bi u đ ch c năng nghi p v phân c p c a ph mữ ươ ứ ượ ể ồ ứ ệ ụ ấ ủ ạ
vi nghiên c u. B ng 3.1 cho ví d v cách làm này. T b ng 3.1 ta d dàng v bi u đứ ả ụ ề ừ ả ễ ẽ ể ồ
bi u di n ch c năng nghi p v c a ho t đ ng trông g i xe trong bãi (h nh 3.5)ể ễ ứ ệ ụ ủ ạ ộ ử ỉ
Các ch c năng chi ti t (lá)ứ ế Nhóm l n 1ầNhóm l n 2ầ
1. Nh n d ng lo i xe vào g iậ ạ ạ ở
Nh n xeậ
vào bãi
Trông g i xeử
bãiở
2. Ki m tra ch tr ng trong bãiể ỗ ố
3. Ghi vé cho khách
4. Vào s g i xe, cho xe vàoổ ử
5. Ki m tra vé l y xeể ấ
Tr xeả
Cho khách
6. Đ i chi u v i xeố ế ớ
7. Thanh toán ti n, cho xe raề
8. Ghi s xc raổ
9. Ki m tra s c trong s g iể ự ố ổ ử
Gi i quy tả ế
s cự ố
10. Ki m tra s c khách yêu c uể ự ố ầ
11. L p biên b n s cậ ả ự ố
12. Gi i quy t hay b i th ngả ế ồ ườ
B ng 3.1. Cách nhóm các ch c năng theo phu ng pháp d i lên.ả ứ ơ ướ