Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi
tËp lín
Lêi nãi ®Çu
C«ng nghÖ th«ng tin lµ mét trong nh÷ng nghµnh kü thuËt mòi
nhän cña thÕ giíi. T¹i nhiÒu quèc gia nã ®· ®ãng vai trß hÕt søc quan
träng trong c¸c ho¹t ®äng kinh tÕ, x· héi, khoa häc kü thuËt...
Sù ph¸t triÓn cña CNTT cïng víi viÖc øng dông CNTT vµo ho¹t
®éng sn xuÊt kinh doanh ®· trë thµnh mét bé phËn kh«ng thÓ thiÕu
®îc, nã quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña c«ng viÖc.
ViÖc øng dông tin häc trong c«ng t¸c qun lý ngµy cµng hiÖu qu
h¬n nh: N©ng cao hiÖu qu trong c«ng viÖc, ®a ra c¸c b¸o c¸o vµ
thèng kª mét c¸ch kÞp thêi vµ chÝnh x¸c, ®ång thêi nhê cã sù ph¸t
triÓn cña CNTT ®· tiÕt kiÖm ®îc nhiÒu thêi gian c«ng søc cña con ng-
êi, nã gim nhÑ bé m¸y qun lý mçi c«ng ty vµ c¸c cöa hµng,...øng
dông CNTT vµo qun lý lµ ®¸p øng mét phÇn nhu cÇu cÊp thiÕt ®ã.
Trong ho¹t ®éng kinh doanh n¾m b¾t th«ng tin chÝnh x¸c vµ kÞp
thêi lµ mét yªu cÇu kh«ng thÓ thiÕu ®îc cña c¸c nhµ qu¶n lý. §Ó cã ®îc
yªu cÇu trªn viÖc ®a c«ng nghÖ th«ng tin vµo qu¶n lý lµ rÊt cÇn thiÕt.
Víi viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo s¶n xuÊt vµ qu¶n lý ë mçi
C«ng ty, ®Æc biÖt lµ øng dông tin häc vµo viÖc qu¶n lý vËt t t¹i C«ng ty
ChÌ Mü L©m cã ý nghÜa thùc tiÔn cùc k× quan träng.
§èi víi C«ng ty ChÌ Mü L©m lµ mét Doanh nghiÖp s¶n xuÊt chÕ
biÕn, c¸c sè liÖu vÒ vËt t ®a vµo s¶n xuÊt mang tÝnh liªn tôc. Do vËy viÖc
xö lý vµ cung cÊp th«ng tin cho l·nh ®¹o ph¶i ®îc cËp nhËt, tæng hîp vµ
b¸o c¸o kÞp thêi ®Ó phôc vô cho viÖc chØ ®¹o s¶n xuÊt cã ý nghÜa hÕt
søc to lín.
Sau mét thêi gian häc tËp, t×m hiÓu vµ ®îc sù gióp ®ì cña thÇy TrÇn
V¨n §øc, em ®· hoµn thµnh ®Ò tµi : “Ch¬ng tr×nh qu¶n lý vËt t t¹i C«ng
ty ChÌ Mü L©m”.
Trong bµi lµm cßn cã nhiÒu sai sãt, em mong ThÇy c« cïng c¸c b¹n
chØ b¶o thªm ®Ó bµi cña em ®îc hoµn thiÖn h¬n.
QL vËt t
- 1 -
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi
tËp lín
Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n!
Ch¬ng I
Tæng quan ®Ò tµi
I- Môc ®Ých.
C«ng ty chÌ Mü L©m lµ doanh nghiÖp nhµ níc trùc thuéc UBND
TØnh Tuyªn Quang cã trô së t¹i Mü B»ng -Yªn S¬n -Tuyªn Quang.
NhiÖm vô chÝnh cña c«ng ty lµ s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm chÌ xanh, chÌ
®en tiªu thô trong níc vµ xuÊt khÈu. S¶n phÈm của c«ng ty ®·. ®îc thÞ tr-
êng trong vµ ngoµi níc chÊp nhËn. C«ng ty ®ang x©y dùng hÖ thèng qu¶n
lý s¶n phÈm theo tiªu chuÈn ISO 9001: 2000.
X©y dùng Ch¬ng tr×nh qu¶n lý vËt t t¹i C«ng ty ChÌ Mü L©m nh»m
n©ng cao hiÖu xuÊt qu¶n lý kinh doanh trong doanh nghiÖp, §a ra c¸c b¸o
c¸o ®Çy ®ñ theo yªu cÇu cña ngêi qu¶n lý, ®ång thêi gióp L·nh ®¹o C«ng
ty ®a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh nhanh chãng kÞp thêi chÝnh x¸c.
II- Néi dung ®Ò tµi.
Nghiªn cøu, ph©n tÝch, lËp tr×nh, thö nghiÖm, cµi ®Æt hÖ thèng
qu¶n lý vËt t, tù ®éng ho¸ viÖc qu¶n lý kho, c¸c b¸o c¸o thèng kª: PhiÕu
nhËp hµng, phiÕu xuÊt hµng, b¸o c¸o nhËp hµng vµo kho, hµng xuÊt kho,
sè lîng hµng tån kho...
III- Ph¬ng ph¸p nghiªn cøu.
¸p dông ph¬ng ph¸p nghiªn cøu trong suèt qu¸ tr×nh thùc hiÖn bµi
lµm»t kh©u Ph©n tÝch - ThiÕt kÕ - Cµi ®Æt vµ thö nghiÖm, víi c¸c yªu
cÇu sau:
- Ph¶i ®¶m b¶o mèi quan hÖ tæng thÓ cña toµn bé hÖ thèng trong
qu¸ tr×nh nghiªn cøu kh¶o s¸t thiÕt kÕ.
- Ph¶i ®¶m b¶o tæng qu¸t ho¸ tÊt c¶ c¸c gi¶i ph¸p cho vÊn ®Ò cô thÓ
nh»m t¨ng cêng ®é “mÒm dÎo” cho toµn hÖ thèng.
- Ph¶i ®¶m b¶o tÝnh më vµ híng ph¸t triÓn cña toµn hÖ thèng.
QL vËt t
- 2 -
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi
tËp lín
Ch¬ng II
Kh¶o s¸t vµ ph©n tÝch hÖ thèng qu¶n lý
I- Kh¶o s¸t ®¸nh gi¸ hÖ thèng cò.
* Tæng quan vÒ hÖ thèng cò.
HÖ thèng tæ chøc cña C«ng ty ChÌ Mü L©m ®îc tæ chøc nh sau:
Lµ ®¬n vÞ s¶n xuÊt chÕ biÕn nªn hÖ thèng qu¶n lý vËt t cña c«ng ty
ChÌ Mü L©m hiÖn t¹i ®ang sö dông lµ hÖ thèng sæ s¸ch ghi chÐp, mäi
th«ng tin lu tr÷ b»ng giÊy tê vµ xö lý thñ c«ng, tÊt c¶ c¸c th«ng tin vµo ra
gåm cã:
a. Sæ chi tiÕt nhËp kho c¸c vËt t s¶n xuÊt.
b. Sæ chi tiÕt xuÊt kho c¸c vËt t phôc vô s¶n xuÊt.
c. Sæ tæng hîp NhËp - XuÊt - Tån kho vËt t.
1- C¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng cò
Cã 3 chøc n¨ng:
a.Mua hµng
b. XuÊt hµng .
QL vËt t
- 3 -
Ban Gi¸m
§èc
Phßng kÕ
ho¹ch-vËt t
Phßng kÕ
to¸n
Phßng thÞ
trêng
Nhµ m¸y C¸c ®éi sn
xuÊt
C¸c phßng
ban liªn quan
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi
tËp lín
c. Qu¶n lý kho.
Ph¬ng thøc ho¹t ®éng cña c¸c chøc n¨ng chÝnh:
* Chøc n¨ng mua hµng:
C«ng ty mua nh÷ng vËt t thêng xuyªn sö dông ®Ó s¶n xuÊt
chÕ biÕn s¶n phÈm. C«ng ty thêng mua vËt t ë nh÷ng ®¬n vÞ quen thuéc.
* Chøc n¨ng xuÊt hµng:
C«ng ty xuÊt c¸c lo¹i vËt t cho c¸c §éi s¶n xuÊt chÌ bóp t¬i nh ph©n
bãn, thuèc trõ s©u...XuÊt cho nhµ m¸y c¸c lo¹i nguyªn liÖu nh ChÌ bóp t¬i,
than, bao b×...
* Chøc n¨ng qu¶n lý kho:
Thñ kho c¨n cø vµo chøng tõ nhËp, xuÊt kho ®Ó thùc hiÖn vµ
®èi chiÕu sè liÖu vËt t thùc tÕ ë trong kho vµ sè liÖu trong sæ s¸ch.
VÒ tæ chøc nh©n sù ®Ó qu¶n lý vËt t:
Cã mét c¸n bé chuyªn viÕt chøng tõ NhËp - XuÊt kho, mét c¸n bé
theo dâi kho vµ ghi chÐp thÎ kho, mét c¸n bé chuyªn theo dâi ghi chÐp
NhËp - XuÊt - Tån kho vËt t.
Quy tr×nh c«ng viÖc cô thÓ nh sau:
Hµng ho¸ vËt t ®îc lµm thñ tôc nhËp vµo kho c«ng ty. Ngêi giao hµng
®em toµn bé chøng tõ ®Õn c¸n bé cña c«ng ty viÕt phiÕu nhËp kho.
T¬ng tù, hµng ho¸ vËt t xuÊt kho theo yªu cÇu cña s¶n xuÊt, c¸n bé
cña c«ng ty viÕt phiÕu xuÊt kho cho c¸c ®¬n vÞ.
Toµn bé phiÕu nhËp - xuÊt kho ®îc viÕt thµnh 3 liªn, sau ®ã 1 liªn
chuyÓn cho thñ kho, 1 liªn ®îc chuyÓn ®Õn c¸n bé theo dâi ghi chÐp
NhËp - XuÊt - Tån Kho, 1 liªn lu.
C¸n bé theo dâi nhËp - XuÊt - Tån kho cËp nhËt sè liÖu tõ chøng tõ
nhËp xuÊt
tÝnh to¸n råi ghi chÐp vµo sæ.
Thñ kho c¨n cø vµo th«ng tin ghi trong chøng tõ ®Ó nhËp hoÆc xuÊt
vËt t råi tÝnh to¸n sè liÖu, ghi sè liÖu vµo thÎ kho
2- §¸nh gi¸ hÖ thèng cò.
QL vËt t
- 4 -
Trêng THDL KT V¹n Xu©n Bµi
tËp lín
Sau khi kh¶o s¸t ho¹t ®éng cña hÖ thèng cò cho thÊy mét sè nhîc
®iÓm lµm h¹n chÕ hiÖu qu¶ qu¶n lý cña hÖ thèng nh sau:
- Do ®Æc thï cña s¶n xuÊt chÕ biÕn, nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh
nhiÒu, dßi hái c¸n bé theo dâi trùc tiÕp vÒ vËt t ph¶i giµnh rÊt nhiÒu thêi
gian vµ c«ng søc ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc nhng vÉn kh«ng kÞp tiÕn ®é
b¸o c¸o, sè liÖu thiÕu chÝnh x¸c dÉn ®Õn viÖc chØ ®¹o s¶n xuÊt kinh
doanh kh«ng kÞp thêi.
- ViÖc ghi chÐp sæ s¸ch ph¶i lÆp ®i lÆp l¹i nhiÒu lÇn rÊt tèn thêi
gian, h¬n n÷a viÖc tÝnh to¸n vµ viÕt l¹i kÕt qu¶ vµo sæ nhiÒu khi bÞ lén
sè dÉn ®Õn sè liÖu kh«ng chÝnh x¸c.
- ViÖc lu tr÷ vµ t×m kiÕm th«ng tin mÊt nhiÒu thêi gian, c«ng søc do
ph¶i lµm thñ c«ng, nhÊt lµ viÖc kÕt xuÊt c¸c th«ng tin thèng kª, bªn c¹nh
®ã viÖc cung cÊp sè liÖu cho c¸c phßng ban chøc n¨ng liªn quan kh«ng
thuËn lîi.
- NhiÒu ngêi ®¶m nhiÖm c«ng viÖc qu¶n lý vËt t nhng hiÖu qu¶
kh«ng cao.
- Do hÖ thèng qu¶n lý vËt t cña c«ng ty vÉn sö dông hÖ th«ng qu¶n
lý sæ s¸ch tÝnh to¸n b»ng tay nªn kh«ng ®¸p øng ®îc nhu cÇu cña c«ng
viÖc. Nªn vÊn ®Ò ®Æt ra lµ ph¶i cã mét hÖ thèng b¸o c¸o sè liÖu trªn m¸y
tÝnh vÒ c¸c lo¹i vËt t ®¸p øng víi yªu cÇu thùc tiÔn.
II- X©y dùng hÖ thèng qu¶n lý vËt t míi:
* Yªu cÇu
HÖ thèng th«ng tin ph¶i ®¸p øng ®îc yªu cÇu qu¶n lý, ®¶m b¶o cã
hiÖu qu¶ kinh tÕ cao h¬n, tèt h¬n so víi khi sö dông hÖ thèng cò, ®ång
thêi ph¶i cã tÝnh më, ®¸p øng ph¸t triÓn trong t¬ng lai. §Çu ra cña hÖ
thèng ph¶i mÒm dÎo, linh ho¹t, ®¸p øng cao vµ nhanh nhÊt yªu cÇu vÒ
th«ng tin cña nhµ qu¶n lý.
HÖ thèng ph¶i cã kh¶ n¨ng lu tr÷, truy cËp d÷ liÖu mét c¸ch nhanh
chãng, thuËn lîi, chÝnh x¸c. C¸c thao t¸c ph¶i ®¬n gi¶n, dÔ b¶o tr×, cã kh¶
n¨ng kiÓm tra tÝnh ®óng ®¾n cña d÷ liÖu, ph¸t hiÖn vµ sö lý lçi.
QL vËt t
- 5 -