Đề tài nghiên cứu khoa học: Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ MÃ SỐ: ĐTSV.2022.116

Chủ nhiệm đề tài

: Nghiêm Thị Uyên

Lớp

: 2005QTVA

Khoa

: Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng

Giảng viên hướng dẫn

: ThS. Đặng Văn Phong

HÀ NỘI – 2023

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ MÃ SỐ: ĐTSV.2022.116

Chủ nhiệm đề tài

Nghiêm Thị Uyên

: :

Thành viên

Đặng Hƣơng Giang

Lƣu Ngọc Lan

Lê Thị Nga

Lớp Khoa Giảng viên hướng dẫn

: 2005QTVA : Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng : ThS. Đặng Văn Phong

HÀ NỘI – 2023

LỜI CẢM ƠN

Được sự đồng ý của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn của thầy giáo ThS. Đặng Văn Phong. Nhóm nghiên cứu đã hoàn thành đề tài nghiên cứu “Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà”

Không có sự thành công nào mà không gắn với sự hỗ trợ, nỗ lực, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở Học viện đến nay, nhóm tác giả đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của thầy cô, bạn bè. Với lòng biết ơn vô cùng sâu sắc, nhóm tác giả xin gửi đến Quý Thầy Cô thuộc Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã cùng với những tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho nhóm tác giả.

Đặc biệt, nhóm tác giả xin dành lòng kính trọng và tình cảm chân thành tới ThS. Thầy Đặng Văn Phong đã tâm huyết, nhiệt tình, chỉ bảo nhóm tác giả trong suốt quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu.

Nhóm tác giả xin được cảm ơn Tập đoàn Sơn Hà đã nhiệt tình giúp đỡ và

ủng hộ trong quá trình điều tra, khảo sát và thu thập tài liệu phục vụ cho đề tài.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng song khó tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của Thầy, Cô trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, những người quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn.

Xin chân thành cảm ơn.

Hà Nội, ngày 04 tháng 06 năm 2023

LỜI CAM ĐOAN

Nhóm tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng nhóm tác giả. Các tài liệu, số liệu được sử dụng trong bài có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy định. Nội dung phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn. Kết quả này chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác. Nhóm nghiên cứu xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng về sự cam đoan này.

Hà Nội, ngày 04 tháng 06 năm 2023 Chủ nhiệm đề tài Uyên Nghiêm Thị Uyên

MỤC LỤC MỞ ĐẦU ...................................................................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................................... 1 2.Tổng quan nghiên cứu ............................................................................................................ 2 1.2.1. Các đề tài về hiện đại hóa ............................................................................................................ 3

1.2.2. Các lý thuyết về hiện đại hóa văn phòng ..................................................................................... 3

1.2.3. Các đề tài nghiên cứu về hiện đại hóa tại cơ quan, doanh nghiệp ............................................... 4

3. Mục tiêu nghiên cứu .............................................................................................................. 6 4. Đối tƣợng nghiên cứu ............................................................................................................ 6 5. Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................................... 6 6. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................................. 6 7. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................................................... 7 7.1. Phƣơng pháp luận .......................................................................................................................... 7

7.2. Phƣơng pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu ................................................................................ 7

7.3. Phƣơng pháp xử lý và phân tích số liệu ......................................................................................... 8 8. Đóng góp đề tài ....................................................................................................................... 9 9. Câu hỏi nghiên cứu ................................................................................................................ 9 10. Cấu trúc đề tài ...................................................................................................................... 9

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG VÀ ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU .............................................................................. 10

1.1. Cơ sở lý thuyết về hiện đại hóa văn phòng ..................................................................... 10 1.1.1. Khái niệm văn phòng ................................................................................................................ 10

1.1.2. Khái niệm hiện đại hóa và khái niệm hiện đại hóa văn phòng .................................................. 10

1.1.3. Nội dung các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng .................................................... 12

1.1.4. Tầm quan trọng của hiện đại hóa Văn phòng ............................................................................ 14

1.2. Đề xuất mô hình nghiên cứu ............................................................................................ 15 1.2.1. Bảng tổng hợp các nghiên cứu có trước .................................................................................... 15

1.2.2. Hình thành mô hình nghiên cứu ................................................................................................ 16

Tiểu kết Chƣơng 1 ..................................................................................................................................... 19

CHƢƠNG 2. KIỂM ĐỊNH CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ ........................................................................................................................ 20 2.1. Giới thiệu về cơ quan ........................................................................................................ 20 2.2. Đặc điểm về mẫu nghiên cứu ........................................................................................... 23 2.2.1. Cơ sở nghiên cứu ..................................................................................................................... 23

2.2.2. Đặc điểm mẫu nghiên cứu theo nhân khẩu học ................................................................... 23 2.3. Phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến hiện đại hóa ....................................................... 24 2.3.1. Kiểm định Crobach’s Alpha ..................................................................................................... 24

2.3.2. Phƣơng pháp phân tích nhân tố khám phá EFA ...................................................................... 26

2.4. Mức độ ảnh hƣởng của các yếu tố văn phòng tại tập đoàn Sơn Hà ............................. 31 2.4.1. Kiểm định ý nghĩa các hệ số hồi quy: ...................................................................................... 31

2.4.2. Mức độ giải thích của mô hình ................................................................................................. 31

2.4.3. Mức độ phù hợp của mô hình ................................................................................................... 32

2.4.4. Kiểm định hiện tƣợng cộng tuyến ............................................................................................. 32

2.4.5. Kiểm định hiện tƣợng tự tƣơng quan ...................................................................................... 33

2.5. Thảo luận kết quả hồi quy ............................................................................................... 34 Tiểu kết Chƣơng 2 ..................................................................................................................................... 36

CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ GIÚP NÂNG CAO HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ ......................................................................................................................................... 37 3.1. Cơ sở kiến nghị .................................................................................................................. 37 3.1.1. Cơ sở từ thuận lợi, khó khăn về hiện đại hóa văn phòng của Tập đoàn Sơn Hà ...................... 37

3.1.2. Cơ sở từ kết quả phân tích ........................................................................................................ 37

3.2. Một số kiến nghị ................................................................................................................ 38 3.2.1. Kiến nghị về “trang thiết bị văn phòng” ................................................................................... 38

3.2.2. Kiến nghị về “nghiệp vụ văn phòng” ........................................................................................ 39

Tiểu kết chƣơng 3 ...................................................................................................................................... 40

KẾT LUẬN ................................................................................................................................................ 41

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................. 42

PHỤ LỤC 1: GIỚI THIỆU VỀ TẬP ĐOÀN SƠN HÀ .......................................................................... 45

PHỤ LỤC 2: BẢNG HỎI KHẢO SÁT ................................................................................................... 48

PHỤ LỤC 3: KIỂM ĐỊNH CROBACH’S ALPHA ............................................................................... 52

PHỤ LỤC 4: HÌNH ẢNH TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ ........................................................................... 56

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1. 1. Mô hình nghiên cứu đề xuất ................................................................ 16 Hình 2. 1. Mô hình cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Sơn Hà ................................... 22 Hình 4. 1. Nhóm tác giả đến Tập đoàn Sơn Hà khảo sát ..................................... 56 Hình 4. 2. Slogan của Tập đoàn Sơn Hà .............................................................. 57 Hình 4. 3. Máy chấm công ................................................................................... 58 Hình 4. 4. Tủ lưu trữ tài liệu ................................................................................ 58 Hình 4. 5. Máy in, photo để bàn ........................................................................... 59 Hình 4. 6. Máy in, photo để trong văn phòng ...................................................... 60 Hình 4. 7. Không gian phòng làm việc của Tập đoàn .......................................... 61 Hình 4. 8. Bàn làm việc phòng Truyền thông - Marketing .................................. 62 Hình 4. 9. Vị trí họp của phòng nhân sự .............................................................. 63

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

HDH Hiện đại hóa 1

TNHH Trách nhiệm hữu hạn 2

VN Việt Nam 3

TC – KT Tài chính - Kế toán 4

TT – MKT Truyền thông - Maketing 5

HM/CN Con người 6

EQ/TT Trang thiết bị 7

MJ/NV Nghiệp vụ hành chính 8

DC/BT Bài trí văn phòng 9

EV Môi trường làm việc 10

TN Công nghệ thôn tin 11

Một thành viên 12 MTV

CP Cổ phần 13

TP Thành phố 14

PTGĐ Phó Tổng Giám đôc 15

BPT Biến phụ thuộc 16

VP Văn phòng 17

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Kinh tế Việt Nam đang có sự đổi mới và phát triển nhanh chóng dưới sự tác động của công nghiệp hóa hiện đại hóa. Tại Hội thảo “Phát triển các mô hình kinh doanh mới trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045” do Ban Kinh tế Trung ương tổ chức ngày 11/11/2021 đã xác định: “Mục tiêu Việt Nam thuộc nhóm 50 nƣớc dẫn đầu về Chính phủ điện tử; mục tiêu đến năm 2025, kinh tế số chiếm 20% GDP; tỷ trọng kinh tế số trong từng ngành, lĩnh vực đạt tối thiểu 10%. Đến năm 2030, kinh tế số chiếm 30% GDP; tỷ trọng kinh tế số trong từng ngành, lĩnh vực đạt tối thiểu 20%”[ 20]. Nền kinh tế Việt Nam trở nên đa dạng và phong phú, các loại hình sản xuất kinh doanh ngày càng được mở rộng và không ngừng phát triển, thị trường có quy mô rộng lớn hơn song vẫn có những thách thức nhất định. Khoa học công nghệ ngày một tân tiến đòi hỏi phải nắm bắt thông tin từng ngày từng giờ chính vì vậy đã diễn ra sự đổi mới trong quá trình quản lí thông tin. Quá trình quản lí thông tin trong mỗi doanh nghiệp được tiến hành bởi đội ngũ nhân lực vững chắc được làm việc trong văn phòng có xu hướng hiện đại đổi mới từng ngày đề phù hợp với tiến độ công nghệ và nhu cầu của thời đại. Tại Đại hội Đảng VIII toàn quốc diễn ra tại Hà Nội từ ngày 28/06 đến 01/07/1996 về vấn đề công nghiệp hóa hiện đại hóa đã chỉ rõ: “Mục tiêu của công nghiệp hóa, hiện đại hóa là xây dựng nƣớc ta thành một nƣớc công nghiệp có cơ sở vật chất-kỹ thuật hiện đại, cơ cấu kinh tế hợp lý, quan hệ sản xuất tiến bộ, phù hợp trình độ phát triển của lực lƣợng sản xuất, đời sống vật chất và tinh thần cao, quốc phòng, an ninh vững chắc, dân giàu, nƣớc mạnh, xã hội công bằng, văn minh”[10]. Đối với Việt Nam phát triển nói chung và tăng trưởng kinh tế nói riêng là vấn đề sống còn. Chỉ có phát triển nhanh và đúng hướng mới tránh được nguy cơ tụt hậu xa hơn, mới giữ vững được độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội. Đặt công nghiệp hóa, hiện đại hóa là nhiệm vụ trung tâm có nghĩa là coi việc phát triển lực lượng sản xuất là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu, là vấn đề ưu tiên số một. Mục tiêu quan trọng hàng đầu của đổi mới chính là giải phóng lực lượng sản xuất.

Trong quá trình hiện đại hóa nền kinh tế đứng trước yêu cầu và nhiệm vụ cần được thực hiện đòi hỏi các lĩnh vực sản xuất liên tục phải đổi mới, các cơ quan tổ chức doanh nghiệp đoàn thể phải tân tiến hiện đại theo xu thế của thời đại. Từ đó những mô hình văn phòng hiện đại cũng dần ra đời đóng vai trò vô cùng quan

trọng trong mọi doanh nghiệp, xuất hiện những xu thế mới trong đó xu thế hiện đại hóa văn phòng đang là một điểm lớn cho sự phát triển của các doanh nghiệp trong nước và ngoài nước. Theo tác giả Lgor (2021) cho rằng để có được một môi trường làm việc hiện đại chính là cốt lõi cho việc giữ chân nhân tài và giữ cho tinh thần nhân viên luôn vui vẻ qua đó góp phần nâng cao năng suất làm việc, chất lượng ngày một nâng lên và đạt được hiệu quả cao được trích từ bài báo 6 Way Businesses Can Mordernize their Office Space. Hiện đại hóa được phát triển trên nhiều lĩnh vực khác nhau song vẫn phải mang lại lợi ích chung cho đất nước đó là phát triển nền kinh tế giàu mạnh và bền vững theo đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. Hiện đại hóa văn phòng cũng vậy cũng là một phần không thể thiếu của đất nước ta nói riêng và cả thế giới nói chung.

Sơn Hà được biết đến là một doanh nghiệp đa ngành phát triển trong những doanh nghiệp phát triển ở Việt Nam. Tập đoàn đã đạt được những thành tựu nhất định như: đội ngũ cán bộ nhân viên được làm việc trong môi trường với những nét văn hóa riêng, có ban lãnh đạo điều hành luôn khích lệ và tạo động lực thúc đẩy lòng trung thành của cán bộ nhân viên. Bên cạnh đó vẫn có những hạn chế trong việc đổi mới và tiếp thu xu thế văn phòng hiện đại. Các phòng ban chưa được bố trí khoa học, môi trường làm việc còn tồn đọng những yếu tố của văn phòng truyền thống, trang thiết bị chưa được nâng cấp phù hợp. Tập đoàn chưa áp dụng một số phần mềm về quản lý như: phần mềm đánh giá công việc của nhân viên, phần mềm quản lý nhận sự,...Chủ yếu tập đoàn quản lý bằng các ứng dụng thông thường (zalo, viber, văn bản giấy,…). Do đó, công việc còn chưa đạt hiệu quả cao, quản lý chưa được chặt chẽ.

Chính vì thế, nhóm tác giả đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà” để kiểm định những yếu tố tác động đến quá trình hiện đại hóa văn phòng tại đây và xác định mức độ hiện đại hóa của tập đoàn đang đến giai đoạn nào. Qua đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công việc tại văn phòng và từ đó xây dựng mô hình văn phòng theo hướng hiện đại hơn.

2.Tổng quan nghiên cứu

Tìm hiểu về đề tài hiện đại hóa văn phòng là chủ đề được các nhà quản lý, nhà khoa học, giảng viên, các sinh viên và học viên ngành Quản trị văn phòng hết sức quan tâm và nghiên cứu và có những tiếp cận ở các cấp độ khác nhau, cụ thể:

1.2.1. Các đề tài về hiện đại hóa

Theo Bộ Công Thương Việt Nam (2022), “Công nghiệp hóa ở Việt Nam và quá trình phát triển kinh tế xã hội”. Bài viết trên trang điện tử Bộ Công Thương Việt Nan đã đưa ra nội dung: “Công nghiệp hóa, hiện đại hóa là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của quá trình phát triển nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng xã hội chủ nghĩa của đất nƣớc lên trình độ mới. Ở thời đại 4.0 hiện nay công nghiệp hóa hiện đại hóa diễn ra vô cùng mãnh mẽ và phát triển tạo nền tảng cho khoa học công nghệ”.

Theo Edly Ferdin Ramly (2016), "Office moderzation-toward learn and efficient administration" [25]. Tác giả đã đưa ra nội dung hiện đại hoá dựa trên 3 tiêu chí: tài nguyên, không có giá trị gia tăng, không lãng phí. Tác giả xác định nguồn lực của tổ chức bao gồm: con người, máy móc và cơ sở hạ tầng, vật liệu, phương pháp và thông tin, tiền, thị trường và thương hiệu. Từ những lý luận đưa ra ban đầu, tác giả đã tiến hành đưa ra các quy trình và thực hiện tinh gọn bộ máy của tổ chức.

1.2.2. Các lý thuyết về hiện đại hóa văn phòng

Vũ Thị Phụng (2021), “Lý luận về Quản trị văn phòng”, NXB Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Trong cuốn giáo trình tác giả đã nêu được tổng quan về văn phòng, tổ chức quản lý cơ sở vật chất trong văn phòng và đặc biệt tác giả đã đưa ra các phương pháp quản trị văn phòng hiện đại như là: về tư duy và nhận thức, về phương pháp quản trị, về công cụ quản trị.

Nguyễn Thành Độ (2012), “Giáo trình quản trị văn phòng”, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. Trong cuốn giáo trình nội dung hiện đại hóa văn phòng được tác giả đã hệ thống hóa cơ sở những vấn đề về hiện đại hóa văn phòng. Trình bày về khái niệm văn phòng, cơ sở vật chất, trang thiết bị, cách bài trí văn phòng. Cuốn giáo trình này đã cung cấp các nội dung về hiện đại hóa văn phòng nhưng chưa nhắc đến nội dung về con người làm việc trong văn phòng.

Văn Tất Thu (2020), “Quản trị văn phòng”, NXB Bách Khoa Hà Nội. Đây là cuốn giáo trình mới nhất về quản trị văn phòng. Trong cuốn giáo trình này tác giả đã chỉ rõ những vấn đề chung về văn phòng, quản trị văn phòng. Tổ chức bộ máy văn phòng, Quản trị nguồn nhân lực của văn phòng, … Thông qua các nội dung trên tác giả đã khẳng định quản trị văn phòng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, tổ chức.

Theo Willis (2010), “Occupant action patterns regarding spatial and human factors in office environments", tác giả đã xác định các tác động của áp dụng các công nghệp hiện đại vào văn phòng để tăng hiệu suất làm việc hiệu quả. Qua phương pháp định lượng, tác giả đã gửi 31 câu hỏi đóng cho 67 nhà quản lý doanh nghiệp khu vực Duiban Westville và nhận được kết quả công nghệ có tác động mạnh đến hiệu quả hoạt động của văn phòng hiện đại. [25]

1.2.3. Các đề tài nghiên cứu về hiện đại hóa tại cơ quan, doanh nghiệp

Bài nghiên cứu của tác giả Lê Thị Thu Hằng (2019), “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban Nhân dân quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội”, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Qua bài nghiên cứu tác giả đã nêu lên được các yếu tố về con người, trang thiết bị, nghiệp vụ hành chính và đưa ra được các giải pháp chủ yếu nhằm đổi mới nhận thức và góp phần lớn vào thực tế để nâng cao chất lượng. Cùng với đó tác giả cũng đã đưa ra cách giải quyết các vấn đề đang tồn tại trong văn phòng: quy chế phối hợp, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ các bộ, công chức về kỹ năng làm việc, kỹ năng sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin,… Bên cạnh đó tác giả chưa đề cập đến yếu tố về cách bài trí văn phòng, đây là một trong bốn yếu tố để có thể tạo nên một văn phòng theo hướng hiện đại. Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã kết hợp nhiều phương pháp khác nhau như: phương pháp luận, phương pháp kiểm soát thực tế, phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp thu thập số liệu và một số phương pháp khác.

Bài nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Anh Thư (2021), “Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng yêu cầu Chính phủ điện tử”, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Qua bài nghiên cứu tác giả đã nêu nên được yếu tố con người, trang thiết bị, cùng với đó tác giả đã đưa ra các nguyên nhân và hạn chế về nhận thức con người và trang thiết bị. Bên cạnh đó tác giả đã đưa ra được các giải pháp về nâng cao nhận thức của con người, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng và việc đầu tư các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc công tác văn phòng. Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: phương pháp kiểm soát thực tế, phương pháp phỏng vấn chuyên sâu, phương pháp thu thập và xử lý, phương pháp tổng hợp các thông tin, phương pháp so sánh đối chiếu, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích tổng hợp.

Bài báo cáo khoa học của nhóm tác giả Lương Thị Hiền, Mai Thị Lan, Nguyễn Thị Nguyên, Cao Thị Trang (2010), “Cách bài trí văn phòng trong một số

doanh nghiệp hiện nay”, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Qua bài báo cáo khoa học nhóm tác giả đã nêu ra được các yếu tố ảnh hưởng đến việc bài trí văn phòng như: màu sắc, âm thanh, ánh sáng,… Bên cạnh đó hiện nay mọi cơ quan, doanh nghiệp đang tìm ra giải pháp khắc phục những khó khăn để xây dựng và phát triển mô hình văn phòng hiện đại tạo nên phong cách riêng nhưng vẫn mang đậm bản sắc của người Á Đông. Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát thực tế, phương pháp phỏng vấn.

Bài nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền (2022), “Hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban Nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Qua bài nghiên cứu tác giả đã nêu lên những cơ sở lý luận chung về hiện đại hóa văn phòng. Bên cạnh đó tác giả đã làm rõ được các yếu tố quyết định đến hiện đại hóa văn phòng và đưa ra được hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015. Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: phương pháp thu thập và xử lý số liệu; phương pháp quan sát thực tế; phương pháp điều tra, khảo sát.

Bài nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Hoa (2017), “Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Bài nghiên cứu tác giả đã chỉ ra cơ sở lý luận chung về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng. Bên cạnh đó tác giả cũng đã chỉ ra được các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng như: cơ sở vật chất, con người; nghiệp vụ hành chính; bài trí công sở hiện đại. Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau đó là phương pháp duy vật biện chứng; phương pháp thu thập số liệu, phương pháp so sánh thống kê, phương pháp tổng hợp, phân tích; phương pháp phỏng vấn, phương pháp quan sát.

Các sách và giáo trình nói trên đã nghiên cứu một cách có hệ thống về văn phòng và quản trị văn phòng. Các khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng và các hoạt động văn phòng nhằm xây dựng văn phòng theo hường hiện đại. Những khái niệm này được nhóm tác giả kế thừa và tham khảo.

Mặc dù đã có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề hiện đại hóa văn phòng, tuy nhiên qua khảo sát một cách chi tiết và cụ thể thì chưa có một đề tài nào đề cập về “Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà”. Bởi vậy, các nghiên cứu trên là cơ sở lý luận, thực tiễn quan trọng giúp nhóm tác giả có thêm tư liệu để thực hiện đề tài nghiên cứu của nhóm.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Nhóm tiến hành nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng để từ đó có những đề xuất một số kiến nghị, đề xuất để nâng cao chất lượng hiệu quả công việc của văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà.

4. Đối tƣợng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu về các yếu tố tác động đến quá trình hiện đại hóa

văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà.

5. Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi mẫu: Theo Hair và cộng sự (2006), cỡ mẫu được xác định dựa vào:

(i) mức tối thiểu và (ii) số lượng biến đưa vào phân tích của mô hình. Mức tối thiểu (Min) = 50. Tỷ lệ của số quan sát so với một biến phân tích (k) là: 5/1. Nếu mô hình có m thang đo; Pj: Số biến quan sát của thang đo thứ j. Cỡ mẫu được xác định: Cỡ mẫu được xác định: n= (6x4) x5 =120 người. Nếu n < mức tối thiểu, chọn mức tối thiểu là 120 người. Sai số Lấy dư 10%= 132 người.

Phạm vi không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về văn phòng tại Tập đoàn

Sơn Hà.

Phạm vi thời gian: Đề tài“Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà” được nghiên cứu trong thời gian ngắn, nhóm tác giả tập trung nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà.

Phạm vi nội dung: Do các nguồn lực có hạn, đặc biệt là thời gian nên nhóm nghiên cứu tập trung nghiên cứu về các yếu tố: con người làm văn phòng, trang

thiết bị văn phòng, nghiệp vụ hành chính văn phòng, cách bài trí văn phòng, môi trường làm việc và công nghệ thông tin ảnh hưởng đến hiện đaị hoá văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà.

6. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được những mục tiêu nói trên nhóm tác giả tiền hành những nhiệm vụ

- Hệ thống hóa lý luận về hiện đại hóa, các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa - Xây dựng thang đo, đề xuất mô hình nghiên cứu.

- Sau khi xác định được các yếu tố và mức độ tác động nhóm tác giả tiến hành đưa ra đề xuất, kiến nghị có thể đem lại hiệu quả cao hơn trong văn phòng của Tập đoàn, giúp tập đoàn nâng cao chất lượng hiệu quả làm việc hơn, hoàn thiện và vững mạnh hơn.

7. Phƣơng pháp nghiên cứu

7.1. Phương pháp luận

Phương pháp luận là hệ thống các nguyên lý, quan điểm (trước hết là những nguyên lý, quan điểm liên quan đến thế giới quan) làm cơ sở, có tác dụng chỉ đạo, xây dựng các phương pháp, xác định phạm vi, khả năng áp dụng các phương pháp và định hướng cho việc nghiên cứu tìm tòi cũng như việc lựa chọn, vận dụng phương pháp [2]. Nói cách khác thì đây chính là lý luận về phương pháp, bao hàm hệ thống các phương pháp, thế giới quan và nhân sinh quan của người sử dụng phương pháp và các nguyên tắc để giải quyết các vấn đề đã đặt ra có hiệu quả nhất.

7.2. Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu 7.2.1. Tài liệu thứ cấp

Tiến hành thu thập và nghiên cứu, phân tích thông tin về văn phòng của công ty Sơn Hà từ trang thông tin điện tử của công ty, các bài báo, thu thập trực tiếp từ công ty về vấn đề hiện đại hóa văn phòng.

Các tài liệu thứ cấp được nhóm tác giả thu thập trong bài nghiên cứu gồm: - Các tài liệu có liên quan đến lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, hoạt động

văn phòng của Tập đoàn Sơn Hà trên trang thông tin điện tử của công ty

- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty trên các văn

bản quy định được văn phòng cung cấp

- Thông tin về các yếu tổ ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng - Tài liệu về hiện đại hóa văn phòng trên các tạp chí, bài luận, nghiên cứu khoa học đã được thực hiện trước đó, các bài nghiên cứu về văn phòng xanh, về hiện đại hóa văn phòng tại Uỷ ban Nhân dân hay các phương pháp hiện đại hóa văn phòng…. 7.2.2. Tài liệu sơ cấp

Thu thập các thông tin và số liệu dựa trên kết quả khảo sát các đối tượng có

liên quan tại Tập đoàn Sơn Hà.

Đối tượng khảo sát lấy số liệu sơ cấp: nhóm tác giả thu thập thông qua quá trình điều tra bằng bảng hỏi với đối tượng là các nhân nhiên viên văn phòng làm việc tại Tập đoàn Sơn Hà.

Các dữ liệu sơ cấp cần thu thập bằng các phương pháp: Thiết kế bảng câu hỏi trên Google Forms và làm phiếu khảo sát trực tiếp gửi đến từng đối tượng khảo sát để trả lời. Đồng thời, gửi phiếu khảo sát đến Zalo của các đối tượng không có mặt trực tiếp tại công ty để trả lời qua mạng Internet.

7.3. Phương pháp xử lý và phân tích số liệu

Đề tài sử dụng các phương pháp phân tích thống kê mô tả, kiểm định thang đo, phân tích nhân tố khám phá và phân tích hồi quy với công cụ phân tích là phần mềm SPSS nhằm phân tích những yếu tố đã đưa ra [6] 7.3.1. Phƣơng pháp phân tích thống kê mô tả

Trên cơ sở những số liệu thứ cấp đã thu thập được, đề tài nghiên cứu sử dụng phương pháp phân tích, thống kê, mô tả, tình bày số liệu để thấy rõ đặc điểm của mẫu điều tra. 7.3.2. Kiểm định độ tin cậy của thang đo

Đề tài sử dụng Cronbach’s alpha trên SPSS để kiếm tra mức độ tin cậy của các tham số ước lượng trong nhóm các yếu tố thuộc mô hình đã đề xuất. Hệ số Cronbach's Alpha càng cao thể hiện độ tin cậy của thang đo càng cao và những biến số không đảm bảo độ tin cậy sẽ bị loại bỏ. Theo Hair và cộng sự (2009), một thang đo tốt nên đảm bảo tính đơn hướng và có độ tin cậy Cronbach’s Alpha từ 0.7 trở lên. Tuy nhiên, trong đề tài này, tác giả đánh giá có thể chấp nhận được ngưỡng Cronbach’s Alpha là 0.6. 7.3.3. Phân tích nhân tố khám phá

Sau khi xác định được những biến số đảm bảo độ tin cậy, đề tài sẽ thông qua phân tích nhân tố khám phá EFA khi đáp ứng điều kiện của kiểm định Kaiser- Mever-Olkin (KMO) và Kiểm định Bartlett’s. Từ đó, phân tích nhân tố khám phá sẽ rút gọn các tham số ước lượng, nhận diện những nhân tố và chuẩn bị số liệu cho các phân tích tiếp theo. 7.3.4. Phân tích hồi quy tuyến tính

Sau bước phân tích nhân tố khám phá, đề tài kiểm định mối tương quan tuyến tính của các biến trong mô hình thông qua sử dụng phương pháp hồi quy tuyến tính bội. Mô hình sau khi được hiệu chỉnh với mức ý nghĩa là 0.05 thì tiến hành hồi quy mô hình để xác định mức độ tác động, chiều hướng tác động của các yếu tố đến hiện đại hóa văn phòng.

Hàm hồi quy tuyến tính có dạng:

Y = β0 + β1*X1 + β2*X2 + β3*X3 +…+ Βn*Xn

Trong đó:

- Y là Hiện đại hóa. - β là hệ số của các nhân tố. - X1, X2, X3, Xn là các nhân tố của mô hình. Nhằm đảm bảo độ tin cậy của ham hồi quy, đề tài sử dụng các kiểm định độc lập của phần dư (đại lượng thống kê Durbin-Watson), hiện tượng đa cộng tuyến (độ chấp nhận Tolerance và hệ số phóng đại VIF). Ngoài ra, phương pháp lựa chọn biến Enter tiến hành với hệ số xác định R2 nhằm xác định độ phù hợp của mô hình.

Sau khi thu thập được số liệu khảo sát, nhóm chúng tôi tiến hành sử dụng phương pháp xử lý thông tin bằng cách dung phần mềm SPSS để tiến hành sàng lọc và phân tích những thông tin cần thiết. Từ đó có cơ sở đưa ra các nhận định: định lượng, tăng tính thuyết phục cho lập luận và các giả thuyết về hiện đại hóa văn phòng. Từ đó, đề xuất hệ thống giải pháp cụ thể cho vấn đề nhận định.

8. Đóng góp đề tài

- Về mặt lý luận: + Đề tài đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận về hiện đại hóa văn phòng. + Xây dựng được các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình hiện đại hóa văn phòng

để phù hợp với yêu cầu thời đại.

- Về mặt thực tiễn: Thông qua kết quả nghiên cứu thực tế, đề tài đã chỉ ra được các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình hiện đại hóa. Từ đó đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động văn phòng ngày càng hoàn thiện hơn tại Tập đoàn Sơn Hà.

9. Câu hỏi nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu nhóm tác giả đưa ra các câu hỏi sau: - Yếu tố nào tác động đến quá trình hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà? - Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà? - Các kiến nghị nhằm nâng cao hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà?

10. Cấu trúc đề tài Chương 1: Cơ sở lí thuyết về các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng và đề xuất mô hình nghiên cứu. Chương 2: Kiểm định các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng tại tập đoàn Sơn Hà. Chương 3: Một số kiến nghị giúp nâng cao hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG VÀ ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU

1.1. Cơ sở lý thuyết về hiện đại hóa văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòng

Văn phòng tồn tại gắn liền với mỗi cơ cấu, loại hình tôt chức và để trở giúp cho những nhà quản trị, nên việc xác định về phạm vi độc lập của văn phòng chỉ mang tính chất tương đối. Tuy nhiên khái niệm văn phòng hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau. Đã có nhiều tài liệu đưa ra những quan điểm về văn phòng như sau: Theo từ điển Tiếng Việt do Văn Tân chủ biên (1997): “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc của văn thƣ hành chính trong một cơ quan.” [15]

Theo giáo trình Quản trị Văn phòng của tác giả Nguyễn Thành Độ (2012) có

đưa ra khái niệm văn phòng theo hai nghĩa: Nghĩa rộng: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan điểm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. Nghĩa hẹp: văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. [6]

Trong cuốn Giáo trình Lý luận về Quản trị Văn phòng, tác giả Vũ Thị Phụng đã đưa ra định nghĩa tổng hợp về “văn phòng” như sau: “Văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi là kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính”. [12]

Để đưa ra định nghĩa phù hợp với phạm vi nghiên cứu của bài nghiên cứu này, nhóm tác giả sẽ dựa trên những nội dung của văn phòng cũng như cách thức tiếp cận trên đây, nhóm tác giả xin đưa ra định nghĩa về văn phòng cơ quan, đơn vị như sau: Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử

lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các đièu kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 1.1.2. Khái niệm hiện đại hóa và khái niệm hiện đại hóa văn phòng  Khái niệm hiện đại hóa

Theo cuốn sách Xã hội học số 2, (2005) của tác giả Trần Hữu Quang Trọng cho rằng: “Hiện đại hóa đƣợc hiểu là việc ứng dụng, trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình sản xuất kinh doanh, dịch vụ và quản lý kinh tế xã hội. Từ việc sử dụng sức lao động thủ công sang sử dụng sức lao động thủ công ứng dụng những thành tựu công nghệ. Đây là một thuật ngữ tổng quát nhằm biểu đạt tiến trình cải biến nhanh chóng khi con ngƣời nắm đƣợc khoa học kĩ thuật tiên tiến và dựa vào đó để phát triển xã hội với một tốc độ mau chóng chƣa từng thấy trong lịch sử.” [19]

Theo Krishan Kumar - Giáo sư trường Đại học Virginia cho rằng: “ Hiện đại hóa là một quá trình liên tục và có kết thúc mở”. Hiện đại hóa không phải là một thành tựu một lần và mãi mãi. Dường như có một nguyên tắc được xây dựng trong cấu trúc của xã hội hiện đại không cho phép chúng ổn định hoặc đạt được trạng thái cân bằng. Sự phát triển của chúng luôn không đều và không đồng đều (Mondal, 2014) [25]

Để đưa ra định nghĩa phù hợp với phạm vi nghiên cứu của bài nghiên cứu này, nhóm tác giả sẽ dựa trên những khái niệm của hiện đại hóa cũng như cách thức tiếp cận trên đây, nhóm tác giả xin đưa ra định nghĩa về hiện đại hóa như sau:

Hiện đại hóa được hiểu là việc ứng dụng, trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình sản xuất kinh doanh, dịch vụ và quản lý kinh tế xã hội. Từ việc sử dụng sức lao động thủ công sang sử dụng sức lao động thủ công ứng dụng những thành tựu công nghệ. Đây là một thuật ngữ tổng quát nhằm biểu đạt tiến trình cải biến nhanh chóng khi con người nắm được khoa học kĩ thuật tiên tiến và dựa vào đó để phát triển xã hội với một tốc độ mau chóng chưa từng thấy trong lịch sử  Khái niệm hiện đại hóa văn phòng

Ngày nay có rất nhiều khái niệm khác nhau khi nhắc đến hiện đại hóa văn phòng. Theo tác giả Trần Gia Nghi (2021) với bài báo Hiện đại hóa văn phòng chỉ ra rằng: “Hiện đại hóa văn phòng vừa là yêu cầu vừa là nhu cầu không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp. Ngày nay, khi công nghệ phát triển, cuộc sống của con ngƣời đƣợc hỗ trợ nhiều hơn bởi những công nghệ thông minh. Đặc biệt là sự phát triển của công nghệ trong văn phòng, biến những văn phòng cũ trở thành những văn phòng hiện đại. Quá trình hiện đại hóa văn phòng đang đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng và mạnh mẽ ở hầu hết các doanh nghiệp nhằm nâng cao năng suất làm việc, đem lại hiệu quả trong công việc”. [11]

Theo bài nghiên cứu tác giả Hoàng Thị Phương (2018), Hiện đại hóa văn phòng tại Bộ Tài Chính đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính đã cho rằng: “Hiện đại hóa văn phòng là quá trình cải tiến hoạt động của văn phòng trên tất cả các phƣơng tiện cấu thành của một văn phòng hiện đại, bao gồm: tài sản, công nghệ và con ngƣời”. [13]

Cũng theo bài nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền (2022), cũng chỉ ra: “Hiện đại hóa văn phòng là ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. Là quá trình đổi mới về con ngƣời, cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng cũng nhƣ thay đổi cách bài trí công sở tại phòng làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con ngƣời mà vẫn duy trì đƣợc năng suất lao động cao”. [8]

Dựa trên các cách tìm hiểu về hiện đại hóa văn phòng nhóm tác giả đã đưa ra định nghĩa phù hợp với phạm vi nghiên cứu của bài nghiên cứu này như sau:

Hiện đại hóa văn phòng là quá trình hiện diện một cách toàn diện, đồng bộ những thành tựu khoa học - kỹ thuật vào mục tiêu, nguồn lực và quy trình nghiệp vụ hoạt động của văn phòng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn phòng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thời đại. 1.1.3. Nội dung các yếu tố ảnh hƣởng đến hiện đại hóa văn phòng

Theo nghiên cứu về Hiện đại hóa văn phòng tại Bộ Nông Nghiệp và phát triển nông thôn của tác giả Phan Thúy Quỳnh (2017) có viết :”Có rất nhiều quan điểm về nội dung của hiện đại hóa văn phòng, trong đó có quan điểm cho rằng cấu trúc ba mặt gồm con ngƣời, trang thiết bị, nghiệp vụ hành chính” . [14]

Theo bài phát biểu của đồng chí Đỗ Mười (Nguyên Tổng Bí Thư) tại Đại hội Đảng bộ Văn phòng Trung ương Ngày 30 tháng 11 năm 1994:” Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để tăng cƣờng cơ sở vật chất cũng không khó lắm, các quan trọng là phải đào tạo con ngƣời thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc hiện đại”. [9] Từ những nhận định ở trên nhóm tác giả đã tham khảo và đưa ra nội dung của hiện đại hóa văn phòng như sau: Văn phòng kiểu cũ hay văn phòng kiểu mới

vẫn bao gồm cấu trúc 3 mặt cơ bản là trang thiết bị kỹ thuật văn phòng, con người làm văn phòng, các nghiệp vụ hành chính văn phòng. Ba mặt trên có mối quan hệ chặt chẽ, tác động qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và do vậy cần được phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào. Khi chuyển lên văn phòng hiện đại, ba mặt đó được

nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng, đảm bảo cho văn phòng đủ thực hiện chức năng chủ động xử lý thông tin.  Về trang thiết bị kỹ thuật.

Trong cuốn sách Kỹ năng quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng của tác giả Ths. Lê Văn Hiệu (2021) đã cho biết rằng: “Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lƣợng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình”. [5]

Trong Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Thành Độ (2012) có viết: “Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà ngƣời ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau”. [6]

Qua những nghiên cứu của các tác giả ở trên, nhóm tác giả đưa ra quan điểm rằng: Trang thiết bị là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng xuất, chất lƣợng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Các phƣơng tiện kỹ thuật làm văn bản nhƣ máy đánh chữ đã nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử. Máy tính điện tử đƣợc ứng dụng ngày càng rộng rãi trong công tác văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lƣu tữ, hệ thống hoá và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao. Các phƣơng tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản nhƣ Telex, Fax và cao hơn nữa là Internet... đƣợc sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu đƣợc dễ dàng, thuận lợi.  Con người làm Văn phòng.

Theo Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Thành Độ (2012): “Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đếu yếu tố con ngƣời. Nếu mọi ngƣời trong cơ quan đơn vị đều có sự hiểu biết, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng thì văn phòng sẽ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Mặt khác con ngƣời với những đòi hỏi về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm,..là yếu tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của văn phòng”. [6]

Chính vì thế trong văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong văn phòng là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí

tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử.[22] Theo hướng đào tạo đó, con người biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn.

 Các nghiệp vụ hành chính văn phòng

Theo Giáo trình Quản trị văn phòng của nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm (2003) đã viết: “Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay đƣợc xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng đƣợc vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý”. [7] Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong văn phòng được đào tạo trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các văn phòng không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao. Công việc trong Văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị,... đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể. [12]

1.1.4. Tầm quan trọng của hiện đại hóa Văn phòng

Xu thế phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Trong bối cảnh đó, văn phòng cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới - hiện đại.

Văn phòng kiểu cũ không còn thích hợp nữa. Văn phòng ngày nay trở nên tân tiến: không gian làm việc “xanh”, thoải mái, tích cực, phù hợp với sự phát triển và sáng tạo không ngừng nghỉ của nhân viên văn phòng; nhiệt độ và ánh sáng cũng được quan tâm thiết kế sao cho phù hợp nhất; con người năng động, thường xuyên được cập nhật, bồi dưỡng các kiến thức chuyên môn để có thể thao tác thành thạo các trang thiết bị công nghệ hiện đại [23]. Do vậy, các chủ doanh nghiệp đã giành sự quan tâm đến văn phòng, đến công việc quản trị văn phòng. Từ đó các nhà quản

trị học đầu tư thích đáng về tiền của, công sức, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành những văn phòng hiện đại (modern office). [24]

Văn phòng có hai chức năng chính đó là chức năng tham mưa, chức năng tổng hợp và hậu cần. Giữa hai chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ cho lãnh đạo, trong phục vụ sẽ có tham mưu. Chính vì vậy, “hiện đại” và “đổi mới” là hai cụm từ quan trọng và được đặc biệt chú ý trong các hoạt động của Văn phòng. Muốn cơ quan hoạt động mạnh và hiệu quả hơn; trước hết phải tuân thủ theo những chủ chương chính sách của Đảng và Nhà nước, luôn cập nhật thông tin, nắm bắt xu hướng đổi mới và hiện đại của công nghệ hiện nay. [29]

Việc hiện đại hóa văn phòng phải được tiến hành đồng thời cùng với các yếu tố về con người, trang thiết bị, nghiệp vụ, cách bày trí, môi trường và công nghệ thông tin. Các yếu tố này tạo ra sự năng động loại bỏ sự trì trệ, thiếu nhiệt huyết trong các cơ quan, doanh nghiệp. [26]

1.2. Đề xuất mô hình nghiên cứu 1.2.1. Bảng tổng hợp các nghiên cứu có trƣớc

Schwale (2013) Willis (2010) Shin, 2016

Con ngƣời Nghiêm Kỳ Hồng (2014) + Hritzuk và Jones (2014) Office Design (1999)

+

Vũ Thị Phụng (2021) +

+

Trang thiết bị

+

Nghiệp vụ văn phòng

Cách bài trí

+

Môi trƣờng văn phòng

+

Công nghệ thông tin

Nguồn: Theo tổng hợp từ nhóm tác giả

1.2.2. Hình thành mô hình nghiên cứu

Từ việc kế thừa các mô hình nghiên cứu và hệ thống cơ sở lý luận trên, nhóm tác giả đề xuất các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hoá văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà như sau:

CON NGƢỜI (X1_HM)

TRANG THIẾT BỊ (X2_EQ)

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (X6_TN)

HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

NGHIỆP VỤ (X3_MJ)

MÔI TRƢỜNG (X5_EV)

BÀY TRÍ (X4_DC)

Hình 1. 1. Mô hình nghiên cứu đề xuất (Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp)

Các giả thuyết kỳ vọng:

 Con người

Theo Giáo trình Quản trị văn phòng của nhóm tác giả Nghiêm Kì Hồng, Trần Như Nghêm (2003) chỉ ra rằng: “Con ngƣời làm việc trong văn phòng là trung tâm và là chủ thể của Văn phòng”. (Hồng & Nghiêm , 2003)

Cũng theo Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Thành Độ (2021) cũng có đề cập đến vấn đề con người như sau: “Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến yếu tố con ngƣời”. (Độ, 2012)

Chính vì vậy nhóm tác giả đã đề xuất yếu tố con người vào trong mô hình nghiên cứu. Yếu tố con người là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới quá trình hiệu đại hóa. Trước kia con người làm việc trong văn phòng vẫn còn theo hướng truyền thống, lạc hậu làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc khiến công

việc không đạt được hiệu quả như mong muốn. Ngày nay, con người trong văn phòng được đào tạo các kỹ năng giao tiếp - ứng xử, bồi dưỡng thêm kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ,... để có thể sử dụng linh hoạt các thiết bị máy móc hiện đại; con người ngày càng năng động và sáng tạo... Từ đó hướng con người làm trong văn phòng trở nên toàn diện, đa năng và hiện đại hơn (Willis, 2010) (Willis, 2010). Nhóm tác giả đưa ra giả thuyết nghiên cứu:

X1: Yếu tố con người có ảnh hưởng thuận chiều đến hiện đại hóa văn

phòng.

 Trang thiết bị

Theo Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước của tác giả Lưu Kiếm Thanh (2002), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội cho rằng: “Các trang thiết bị góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng, giảm bớt những áp lực tâm - sinh lý đối với cán bộ nhân viên văn phòng. các máy móc hiện đại giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại năng suất cao trong công việc” (Thanh, 2002) (Kleeman, 1992)

Dựa trên nhận định trên nhóm tác giả đã đề xuất yếu tố trang thiết bị vào

mô hình nghiên cứu và đề xuất giả thuyết nghiên cứu như sau:

X2: Yếu tố trang thiết bị văn phòng tác động tích cực đến hiện đại hóa văn

phòng.  Nghiệp vụ hành chính văn phòng

Theo Giáo trình Quản trị văn phòng của nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm (2003): “Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con ngƣời làm việc trong văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của văn phòng trở nên hài hòa, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể” (Hồng & Nghiêm , 2003)

Nhóm tác giả tham khảo nhận định trên và đưa ra ý kiến rằng nghiệp vụ hành chính văn phòng được xem như là hệ tuần hoàn, mạch máu lưu thông trên khắp cơ thể của bộ máy tổ chức. Vì thế, ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành của bộ máy và hiệu quả của công việc. Đây cũng là điều kiện cần và đủ để có được chất lượng công việc tốt và phát triển doanh nghiệp theo hướng hiện đại, nghiệp vụ hành chính văn phòng là yếu tố quan trọng. Từ đó, nhóm tác giả đưa ra giả thuyết nghiên cứu:

X3: Nghiệp vụ hành chính văn phòng tác động tích cực đến hiện đại hóa văn

phòng.

 Cách bài trí văn phòng

Theo Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Thành Độ (2012) đề cập đến cách bài trí như sau:“Khoa học đã chứng minh rằng việc sắp xếp bàn ghế, nơi làm việc một cáchh khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần của nhân viên phấn chấn, giảm bớt căng thẳng, tăng năng suất lao động”. (Độ, 2012)

Theo bài Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyẽn Thị Thúy Hợi (2018), Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã chỉ ra rằng: “Bài trí công sở khoa học không chỉ nâng cao cảm hứng, giúp cán bộ làm việc tốt hơn mà đây còn là một cách để tạo hình ảnh cho các cơ quan, có thể nhìn vào cách bài trí văn phòng để đánh giá xem cơ quan đó có chuyên nghiệp hay không giúp tạo ấn tƣợng trong mắt đối tác”. Qua các nhận định trên nhóm tác giả đưa ra nhận định về bài trí văn phòng như sau: bài trì văn phòng khoa học sẽ tiết kiệm diện tích tạo không gian cho các hoạt động khác của doanh nghiệp, nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên. Ngoài ra, âm thanh, ánh sáng cũng ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc. Âm thanh, ánh sáng phù hợp sẽ kích thích sự sáng tạo của nhân viên giúp công việc trở nên thuận tiện hơn. Để có thể đánh giá xem cơ quan đó có tạo ấn tượng tốt trong mắt đối tác, khách hàng ta có thể nhìn vào cách bài trí của văn phòng đó. Bài trí văn phòng hợp lí giúp nhân viên trong việc giải quyết công việc được thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn (Greco, 1999) (Hiền, 2010). Từ đó, nhóm tác giả đưa ra giả thuyết nghiên cứu:

X4: Cách bài trí văn phòng tác động tích cực đến hiện đại hóa văn phòng.

 Môi trường làm việc

Theo bài nghiên cứu của tác giả Dương Thị Châu Anh (2020), Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có viết: “Môi trƣờng làm việc là yếu tố quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả trong công việc, đồng thời môi trƣờng làm việc cũng phản ánh văn phòng tại cơ quan đó là truyền thống hay hiện đại”. (Anh, 2020)

Theo bài nghiên cứu: “Phân tích môi trƣờng làm việc nơi công sở tác động đến kết quả làm việc của nhân viên tại Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam” của tác giả Nguyên Lê Thảo Vy, Trường Đại học Quốc tế - Đại học Quốc gia TP HCM đã cho rằng: “Môi trƣờng làm việc nơi công sở hay chất lƣợng của môi trƣờng làm việc, là những điều kiện thuận lợi trong môi trƣờng của nơi làm việc hỗ trợ và làm tăng mức độ thỏa mãn của ngƣời lao động bằng cách cung cấp cho họ những lợi ích kinh tế, sự ổn định, điều kiện làm việc, mối quan hệ giữa cá nhân tổ chức, những giá trị của cá nhân trong công việc”. (Vy, 2020) (Maier, 2022)

Tham khảo từ những nhận định trên nhóm tác giả đã đề xuất vào mô hình

nghiên cứu và đưa ra giả thuyết kỳ vọng sau:

X5: Môi trường làm việc tác động tích cực đến hiện đại hóa văn phòng.

 Công nghệ thông tin

Theo bài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Ngô Văn Toản (2017), Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cho rằng: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phƣơng pháp khoa học, các phƣơng tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngƣời và xã hội”.

Theo Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá: “Công nghệ thông tin là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học, công nghệ, phƣơng tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lƣu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa của con ngƣời”.

Nhóm tác giả đã tiến hành tham khảo trên nhiều nhận định khác nhau và đưa ra quan điểm công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng trong mọi văn phòng. Bởi nó là cầu nối giữa các phòng ban và giúp liên kết thông tin giữa các bộ phận với nhau, đặc biệt trong thời đại công nghệ 4.0. Công nghệ thông tin đã trở thành một yếu tố hỗ trợ thuận tiện trong mọi hoạt động của văn phòng (Thư, 2021) (Toản, 2017) (Sennewald, 2021). Do đó, giả thuyết nghiên cứu là:

X6: Công nghệ thông tin tác động tích cực đến hiện đại hóa văn phòng.

Tiểu kết Chƣơng 1

Trong Chương 1, nhóm tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về hiện đại hóa văn phòng và đề xuất mô hình nghiên cứu dưới một số khía cạnh như trình bày các khái niệm “hiện đại hóa”, khái niệm “văn phòng”. Tìm hiểu về các nội dung của văn phòng như là tìm hiểu về chức năng của văn phòng, nhiệm vụ của văn phòng, tầm quan trọng của hiện đại hóa văn phòng. Nhóm tác giả cũng đã tìm hiểu, phân tích và đưa ra mô hình nghiên cứu. Đây là những nội dung cần thiết để nhóm tác giả tiến hành phân tích hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà.

CHƢƠNG 2. KIỂM ĐỊNH CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN

HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ

2.1. Giới thiệu về cơ quan  Mốc son lịch sử

Tạ p đoàn So n Hà là doanh nghiẹ p đa ngành hàng đầu Viẹ t Nam, sản xuất

kinh doanh sản phẩm gia dụng và co ng nghiẹ p, khai thác, xử lý và cung cấp nu ớc

sạch; phát triển na ng lu ợng sạch.

Ra đời na m 1998 với tên Công ty TNHH Cơ Kim Khí Sơn Hà, trong lịch sử

xa y dựng và phát triển Tạ p đoàn So n Hà đã phục vụ hàng chục triẹ u gia đình Viẹ t,

xuất khẩu tới ho n 30 quốc gia và vùng lãnh thổ. Hẹ thống Quản lý chất lượng của

So n Hà đã đu ợc chứng nhạ n đạt chuẩn ISO 9001:2015, thu o ng hiẹ u quốc gia và tự

hào là doanh nghiẹ p Viẹ t Nam duy nhất đu ợc cấp chứng chỉ PED của tổ chức quốc tế TUV (Đức).

Giai đoạn 2007 - 2015, Sơn Hà chuyển đổi sang mô hình thành Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà. Nhà máy sản xuất inox Sơn Hà với diện tích 45.000m² chính thức đi vào hoạt động. Ngành sản xuất Công nghiệp của Tập đoàn đã được phát triển mở rộng ra nhiều thị trường khó tính như EU, Mỹ trở thành Công ty đại chúng mở rộng xuất khẩu đến 20 quốc gia khác nhau.

Giai đoạn 2016 - 2018, tiếp tục mở rộng nhà máy Sơn Hà tại Nghệ An và thành lập nhiều Công ty thành viên khác, xuất khẩu tới 35 quốc gia và vùng lãnh thổ khác. Đặc biệt, bùng nổ các ngành sản xuất và kinh doanh mới có tính bước ngoặt: công nghệ xử lý nước thải, điện mặt trời, đầu tư vào lĩnh vực vận tải & logistics, v.v…

Giai đoạn 2019 - 2021, Sơn Hà tiếp tục ký hợp tác cùng nhiều nước khác trên thế giới như Đức, Nhật Bản, Hàn Quốc. Cho ra nhiều sản phẩm mới và an toàn với môi trường như tiếp nhận công nghệ xử lý nước sạch, cho ra mắt thị trường sản phẩm điện mặt trời áp mái Freesolar, sản xuất lắp ráp xe điện EVGO cùng nhiều các sản phẩm mới thuộc lĩnh vực gia dụng như: điều hòa Ecoll, bình nước nóng trực tiếp… Nổi bật hơn hết là sở hữu 22 Công ty thành viên và công ty liên kết, 11 nhà máy sản xuất trong và ngoài nước, 120 chi nhánh, 30.000 nhà phân phối và điểm bán với gần 3.000 nhân sự. Vinh dự đạt Top 10 sản phẩm công nghiệp chủ lực thành phố Hà Nội năm 2021.

 Tên đăng ký Tiếng Việt: Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà.

 Tên quốc tế: SONHA INTERNATIONAL CORPORATION.

 Mã số thuế: 0100776445.

 Địa chỉ: Số 2, Phố Thanh Lâm, Phường Minh Khai, Quận Bắc Từ Liêm,

Thành phố Hà Nội, Việt Nam.

 Ngày hoạt động: ngày 30 tháng 10 năm 2007.

 Hotline: 1800 6566.

 Email: Info@sonha.com.vn.

 Fax: 024-62656588.

 Logo:

 Cơ cấu tổ chức

Hình 2. 1. Mô hình cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Sơn Hà (Nguồn: Theo tổng hợp từ website Tập đoàn Sơn Hà)

2.2. Đặc điểm về mẫu nghiên cứu 2.2.1. Cơ sở nghiên cứu

Tổng số phiếu khảo sát thu được là 133 phiếu, trong đó có 13 phiếu không hợp lệ do thiếu thông tin và điền không tương thích với các đáp án trước đó. Kết quả là có 120 phiếu hợp lệ được sử dụng làm dữ liệu cho nghiên cứu.

2.2.2. Đặc điểm mẫu nghiên cứu theo nhân khẩu học

Nhóm tác giả đưa ra các yếu tố nhân khẩu học của 120 đối tượng khảo sát

như sau: Giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn, phòng ban chuyên môn. 2.2.2.1. Giới tính và độ tuổi của cán bộ nhân viên

Bảng 2. 1. Giới tính & độ tuổi

Độ tuổi

Tổng

Tuổi 18-30 Tuổi 31-40 Tuổi 41-50 Tuổi trên 50

19 12 58 6 21 Số lƣợng Nam 5.0% 15.8% 17.5% 10.0% 48.3% Tỉ lệ (%)

Giới tính 12 20 7 62 23 Số lƣợng Nữ 10.0% 16.7% 19.2% 5.8% 51.7% Tỉ lệ (%)

18 39 19 120 44 Số lƣợng

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Tổng 15.0% 32.5% 36.7% 15.8% 100.0% Tỉ lệ (%)

Qua quá trình điều tra với 120 mẫu khảo sát, nhận thấy số lượng cán bộ nhân viên là nữ giới làm việc tại cơ quan đông hơn so với nam giới. Cụ thể có 62 nữ giới chiếm tỷ lệ 51.7% còn lại nam giới có 58 người chiếm tỷ lệ 48.3 % trên tổng cỡ mẫu.

Thông qua quá trình thống kê, điều tra tại bảng 2.1 cho thấy độ tuổi phổ biến làm việc hiện nay tại công ty từ 31- 50 tuổi, từ 31- 40 tuổi chiếm 32.5%. từ 41 - 50 tuổi chiếm khoảng 36.7% còn lại các độ tuổi khác đều dưới 20%. Việc tiếp cận đến hiện đại hóa văn phòng trở nên có hiệu quả hơn. Đối với độ tuổi từ 18 - 30 tuổi tuy có tỷ lệ 15% nhưng độ tuổi nay là một độ tuổi có tiềm năng cao bởi những người trẻ sẽ nắm bắt công nghệ nhanh và có khả năng làm việc hiệu quả.

2.2.2.2 Trình độ và phòng ban chuyên môn làm việc

Bảng 2. 2. Trình độ và phòng ban chuyên môn

Trình độ học vần

Phổ

ĐẳngTrung

Đại

Sau đại

thông

cấp/Cao

học

Tổng

học

Phòng

TC - KT

0.8%

11.7% 3.3% 15.8%

Số lƣợng Tỉ lệ (%) 0.0%

Phòng Nhân sự - VP

5.8%

18.3% 2.5% 27.5%

Số lƣợng Tỉ lệ (%) 0.8%

Phòng truyền

PHÒNG

thông-Marketing

0.8%

9.2% 0.8% 10.8%

BAN

Số lƣợng Tỉ lệ (%) 0.0%

Phòng pháp chế Số lƣợng

4.2%

9.2% 0.8% 14.2%

Tỉ lệ (%) 0.0%

Khác

11.7%

15.0% 5.0% 31.7%

Số lƣợng Tỉ lệ (à ) 0.0%

Tổng

Tổng số

120

lƣợng

23.3%

63.3% 12.5% 100.0%

Tỉ lệ (%) 0.8%

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Theo nghiên cứu tính toán của nhóm tác giả tại bảng 2.2, về trình độ và phòng ban chuyên môn được đảm nhận. Nhóm tác giả đã dựa trên kết quả của 120 quan sát cho thấy số lượng cán bộ nhân viên tại công ty có trình độ đại học chiếm tỷ lệ cao nhất với 63.3% trên tổng thể mẫu. Nhóm người có trình độ Cao đẳng/Trung cấp chiếm khoảng 23.3% và nhóm người có trình độ sau đại học chiếm tỷ lệ 12.5%. Kết quả đã cho thấy đa số trình độ học vấn của cán bộ nhân viên tại cơ quan ngày càng đươc nâng cao và hoàn thiện.

Dựa trên tính toán của nhóm tác giả tại bảng 2.2, cho thấy số lượng người làm việc tại Phòng nhân sự - văn phòng chiếm tỷ lệ 18.3% cao hơn so với các phòng ban khác.

2.3. Phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến hiện đại hóa 2.3.1. Kiểm định Crobach’s Alpha

Kiểm định độ tin cậy Cronbach Alpha là công cụ giúp kiểm tra xem các biến quan sát của nhân tố mẹ (nhân tố A) có đáng tin cậy hay không, có phù hợp, có tốt không. Phép kiểm định này phản ánh mức độ tương quan chặt chẽ giữa các biến quan sát trong cùng một nhân tố lớn. Nó cho biết trong các biến quan sát của một 24

nhân tố lớn đó thì biến nào đã đóng góp vào việc đo lường khái niệm nhân tố, biến nào không có sự đóng góp để loại bỏ. Loại các biến quan sát có hệ số tương quan biến - tổng nhỏ (nhỏ hơn 0.3); tiêu chuẩn chọn thang đo khi có độ tin cậy Alpha lớn hơn 0.6 (Alpha càng lớn thì độ tin cậy nhất quán nội tại càng cao) (Nunally & Burnstein 1994; dẫn theo Nguyễn Đình Thọ & Nguyễn Thị Mai Trang, 2009).

Các mức giá trị của Alpha: lớn hơn 0,8 là thang đo lường tốt; từ 0.7 đến 0.8 là sử dụng được; từ 0.6 trở lên là có thể sử dụng trong trường hợp khái niệm nghiên cứu là mới hoặc là mới trong bối cảnh nghiên cứu (Nunally, 1978; Peterson, 1994; Slater, 1995; dẫn theo Hoàng Trọng và Chu Nguyễn Mộng Ngọc, 2005). Các biến quan sát có tương quan biến-tổng nhỏ (nhỏ hơn 0.4) được xem là biến rác thì sẽ được loại ra và thang đo được chấp nhận khi hệ số tin cậy Alpha đạt yêu cầu (lớn hơn 0.7).

Đề tài của nhóm tác giả đưa ra gồm 6 biến độc lập: “Về con người văn phòng”, “Trang thiết bị văn phòng”, “Nghiệp vụ hành chính”, “Môi trường làm việc”, “Cách bài trí” và “Công nghệ thông tin”.

Kết quả phân tích Crobach’s Alpha các nhân tố của mô hình được tổng hợp

trong bảng dưới đây:

Bảng 2. 3. Kết quả phân tích Crobach’s Alpha

Yếu tố ảnh hƣởng

Biến quan sát Hệ số tƣơng quan biến tổng

Hệ số crobach’s alpha nếu loại biến

Yếu tố con ngƣời kiểm định Crobach’s Alpha=0.658

Yếu tố trang thiết bị kiểm định bởi Crobach’s Alpha=0.712 Yếu tố nghiệp vụ kiểm định bởi Crobach’s Alpha=0.693

Yếu tố môi trƣờng kiểm định Crobach’sAlpha =0.413

Yếu tố bài trí kiểm định bởi Crobach’s Alpha=0.605 0.597 0.639 0.315 0.280 0.573 0.551 0.470 0.494 0.424 0.568 0.440 0.277 0.410 0.261 0.029 0.436 0.328 0.488 0.463 0.691 0.693 0.570 0.596 0.697 0.617 0.662 0.568 0.660 0.289 0.147 0.309 0.532 0.506 0.580 HM1 HM2 HM3 HM4 EQ1 EQ2 EQ4 MJ1 MJ2 MJ3 MJ4 EV1 EV2 EV3 EV4 DC1 DC4

Yếu tố công nghệ thông tin kiểm định bởi Crobach’s Alpha=0.393

Yếu tố phụ thuộc hiện đại hóa văn phòng kiểm định bởi Crobach’s Alpha= 0.658 0.564 0.271 0.334 0.047 0.242 0.323 0.338 0.440 0.400 0.397 0.410 0.637 0.193 0.516 0.296 0.194 0.584 0.507 0.539 0.539 DC2 DC3 TN1 TN2 TN3 TN4 HDH4 HDH2 HDH1 HDH3

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Sử dụng kiểm định Crobach’s: thang đo được đánh giá chấp nhận và tốt đòi

hỏi đồng thời các điều kiện sau:

- Hệ số Crobach’s Alpha của tổng thể lớn hơn 0.6. - Hệ số tương quan biến tổng (corrected Item-total Correclation) lớn hơn 0. Theo kết quả kiểm định cho thấy hệ số Crobach’s Alpha của các yếu tố có

sự khác nhau:

- Đối với yếu tố Con người, Trang thiết bị, Nghiệp vụ văn phòng, Cách bài trí văn phòng và yếu tố phụ thuộc Hiện đại hóa văn phòng đều có kết quả Crobach’s Alpha đều lớn hơn 0.6. Điều này có nghĩa là các biến quan sát của các yếu tố trên đủ tin cậy để mô tả nội dung, thể hiện được khía cạnh khác nhau của những yếu tố mà các biến quan sát được sử dụng để đo lường.

- Bên cạnh đó, các yếu tố còn lại gồm: yếu tố Môi trường, Công nghệ thông tin xuất hiện các biến có hệ số Alpha thấp hơn so với hệ số Crobach’s Alpha của thang đo thì loại, những biến đó là: DC3, EV1, EV2, EV3, EV4, TN1, TN2, TN3, TN4.

Do đó thực hiện loại 9 biến quan sát này khỏi thang đo các yếu tố. Còn lại 15 biến quan sát độc lập và 4 biến phụ thuộc được tiếp tục sử dụng để phân tích nhân tố khám phá EFA.

2.3.2. Phương pháp phân tích nhân tố khám phá EFA

Sau khi kiểm định độ tin cậy thang đo Crobach’s, nhóm tác giả tiến hành phân tích nhân tố khám phá. Phân tích nhân tố khám phá EFA là một phương pháp phân tích thống kê dùng để rút gọn một tập gồm nhiều biến quan sát phụ thuộc lẫn nhau thành một tập biến (gọi là các nhân tố) ít hơn để chúng có ý nghĩa hơn nhưng vẫn chứa đựng hầu hết nội dung thông tin của tập biến ban đầu (Hair & ctg, 1998).

Trong đề tài nghiên cứu này, phân tích nhân tố khám phá giúp xem xét khả

năng rút gọn số lượng 19 biến quan sát đã được kiểm định thang đo ở trên.  Kiểm định KMO và Bartlett’s Test

Để có đủ điều kiện tiến hành phân tích nhân tố khám phá, đề tài tiến hành kiểm định KMO để xem xét việc phân tích là có phù hợp hay không. Tiến hành kiểm định thông qua hai đại lượng là chỉ số Kaiser - Meyer - Olkin (KMO) và kiểm định Bartlett’s Test. - Kiểm định KMO: hệ số KMO nằm trong khoảng 0,5 đến 1, chứng tỏ phân tích nhân tố khám phá là phù hợp. - Kiểm định Bartlett’s Test dùng để xem xét các biến quan sát trong nhân tố có tương quan hay không. Nếu kiểm định này có ý nghĩa thống kê (Sig. < 0.05) thì các biến quan sát có tương quan với nhau trong tổng thể và việc áp dụng phương pháp phân tích nhân tố mới phù hợp.  Phân tích nhân tố khám phá EFA

Phương pháp phân tích nhân tố được sử dụng trong đề tài là phân tích nhân tố chính Principal Component Analysis - phương pháp rút trích các thành phần chính với giá trị Eigenvalues lớn hơn 1, nghĩa là chỉ những nhân tố được trích ra có giá trị Eigenvalues lớn hơn 1 mới được giữ lại trong mô hình phân tích.

Phương pháp xoay được chọn phân tích là Varimax procedure - xoay nguyên các gốc nhân tố để tối thiểu hóa lương biến có hệ số lớn tại cùng một nhân tố, vì vậy sẽ tăng cường khả năng giải thích các nhân tố. Sau khi xoay ta sẽ loại bỏ các biến có trị tuyệt đối của hệ số tải nhân tố > 0.5 (Hair và cộng sự, 2006).

Factor Loading là chỉ tiêu để đảm bảo mức ý nghĩa thiết thực của EFA, Factor Loading > 0.3 được xem là mức tối thiểu và được khuyên dùng nếu cỡ mẫu lớn 350. Factor Loading 0.4 được xem là quan trọng, Factor Loading > 0.5 được xem là có ý nghĩa thực tiễn.  Kết quả phân tích EFA lần 1:

Bảng 2. 4. Kết quả phân tích nhân tố khám phá EFA lần 1

KMO and Bartlett's Test

Kaiser-Meyer-Olkin Measure of Sampling Adequacy. .666

Bartlett's Test of Sphericity Approx. Chi-Square 501.312

105 df

Sig. .000

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Bảng 2. 5. Ma trận nhân tố sau khi xoay lần 1

1 .748 .700 .668 .619 2 .821 .808 .687 Nhân tố 3 .820 .734 .637 4 .749 .738 .622 Biến quan sát MJ3 MJ1 MJ2 MJ4 HM2 HM1 HM3 DC1 DC2 DC4 EQ1 EQ4 EQ2 DC3 HM4 5 .730 -.676

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Kết quả phân tích nhân tố khám phá cho thấy giá trị KMO = 0.666. Kiểm định Bartlett có mức ý nghĩa Sig. = .000 < 0.05 nên các biến quan sát đưa vào mô hình nghiên cứu có tương quan với nhau, phù hợp với phân tích nhân tố khám phá. Bên cạnh đó HM4 nằm trong diện bị loại. Khi phân tích nhân tố khám phá EFA biến HM4 có hệ số âm nên không đảm bảo được giá trị phân biệt giữa các nhân tố. Và biến DC 3 bị loại vì thuộc cùng nhóm nhân tố mới với HM4 (ngoài ra DC3 có Corected Item < 0.3). Như vậy còn lại 13 biến quan sát đều có trọng số nhân tố > 0.5 nên được giữ lại để sử dụng cho phân tích nhân tố khám phá EFA lần 2

 Kết quả phân tích EFA lần 2

Bảng 2. 6. Kết quả phân tích nhân tố khám phá EFA lần 2

KMO and Bartlett's Test

Kaiser-Meyer-Olkin Measure of Sampling Adequacy. .693

Bartlett's Test of Sphericity Approx. Chi-Square 405.968

df 78

Sig. .000

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Bảng 2. 7. Ma trận nhân tố sau khi xoay lần 2

Nhân tố

Biến quan sát 2 3 4 1

MJ3 0.744

MJ2 0.708

MJ1 0.691

MJ4 0.590

EQ1 0.753

EQ4 0.750

EQ2 0.608

HM2 0.806

HM1 0.782

HM3 0.726

DC1 0.815

DC2 0.741

DC4 0.698

0.693 Kiểm định KMO

0.000 Kiểm định Bartlett

1.133 Hệ số Eigenvalus 3.406 2.095 1.350

61.414 Tổng phƣơmg sai trích

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Kết quả cho thấy sau khi loại biến HM4 ra kết quả phân tích nhân tố khám

phá như sau:

Giá trị kiểm định KMO là 0.693 nằm trong khoảng 0.5 - 1 nên phân tích

nhân tố là phù hợp.

Kết quả kiểm định Barlett có mức ý nghĩa Sig. = 0.000 < 0.05 nên các biến quan sát đưa vào mô hình nghiên cứu có tương quan với nhau và phù hợp phân tích nhân tố EFA.

Hệ số tải nhân tố của tất cả 14 biến quan sát đều > 0.5, trọng số nhân tài thấp nhất là 0.590 (MJ4 của thang đo Nghiệp vụ văn phòng), trọng số cao nhất là 0.815 (DC1 của thang đo về cách bài trí).

Tổng phương sai trích của mô hình nghiên cứu là 61,414 cho thấy, các biến quan sát đề cập trong mô hình nghiên cứu giải thích được 61,414 % sự biến thiên của mô hình nghiên cứu. Hơn thế, giá trị tổng phương sai trích lớn hơn 50% cho

nên đạt độ phù hợp của mô hình nghiên cứu. Giá trị Eigenvalue của các biến quan sát đều lớn hơn 1, đạt yêu cầu đặt ra.

Như vậy sau khi phân tích nhân tố khám phá EFA các nhân tố và các biến

quan sát như sau:

Bảng 2. 8. Tổng hợp thang đo mới

STT Nhân tố Mã biến Các biến quan sát

1 NV MJ1: Nghiệp vụ hành chính văn phòng của

Nghiệp vụ văn phòng

công ty dược chuẩn hóa. MJ2: Anh chị nắm rõ các quy trình nghiệp vụ trong công việc. MJ3: Các nghiệp vụ thường xuyên được xem xét đánh giá cải tiến. MJ4: Quy trình nghiệp vụ có được khai thác triệt để bằng máy móc hiện đại.

2 TT

Trang thiết bị văn phòng

EQ1: Anh chị được trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết trong phòng làm việc EQ2: Anh chị sử dụng trang thiết bị thường xuyên gặp trục trặc chậm tiến độ công việc. EQ4: Trang thiết bị thường xuyên được bảo dưỡng, nâng cấp

3 CN

Con ngƣời văn phòng

HM1: Anh/chị thường xuyên được bồi dưỡng những kỹ năng nghiệp vụ HM2: Anh chị thường xuyên được cập nhật kiến thức mới về chuyên ngành HM3: Anh/chị năng tham gia các hoạt động tập thể của công ty

4 BT

Bài trí văn phòng

DC1: Vị trí chỗ làm việc được sắp xếp hợp lí. DC2: Cách âm giữa các phòng luôn được đảm bảo. DC4: Cây xanh được đặt tại mỗi phòng làm việc

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

2.4. Mức độ ảnh hƣởng của các yếu tố văn phòng tại tập đoàn Sơn Hà

2.4.1. Kiểm định ý nghĩa các hệ số hồi quy:

Bảng 2. 9. Hệ số hồi quy (Coefficients)

Hệ số chƣa chuẩn hóa Hệ số chuẩn hóa Số liệu thống kê cộng tuyến Model t Sig.

Beta Tolerance VIF

.092 .488 1 (Constant) B Std. Error .188 .626

.052 .036 .059 1.449 .850 1.176 CN .150

.659 .039 .741 16.894 .723 1.382 TT .000

.231 .039 .256 5.957 .756 1.323 NV .000

.031 .034 .035 .912 .923 1.083 BT .364

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả trên phần mềm SPSS

Sig < 0.05: nghĩa là hệ số hồi quy của các biến quan sát có tác động lên biến

phụ thuộc.

Sig > 0.05: nghĩa là hệ số hồi quy của các biến quan sát không tác động lên

biến phụ thuộc.

Kết quả nghiên cứu đưa ra tại bảng trên các biến độc lập NV, TT có Sig ≤

0.05.

Các biến độc lập (CN, BT) có Sig > 0.1. Như bị loại vì các biến quan sát đó không tác động lên BPT. Vậy, NV và TT tương quan có ý nghĩa thống kê với BPT với độ tin cậy > 95%.

2.4.2. Mức độ giải thích của mô hình

Theo Green (1991) sử dụng thước đo điều chỉnh (Adjusted R square). R2 hiệu chỉnh cho biết phần trăm thay đổi của biến phụ thuộc được giải thích bởi biến độc lập của mô hình, thước đo này càng tiến về 100% càng tổt, cho thấy mô hình có mức độ giải thích càng cao.

Bảng 2. 10. Tóm tắt mô hình (Model Summary)

Change Statistics

Model R R Square Adjusted R Square Std. Error of the Estimate R Square Change Sig. F Change Durbin- Watson

.840 .20159 .840 .000 1 .834 2.039

.916a Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Bảng 2.8 thể hiện kết quả kiểm định sự phù hợp của mô hình nghiên cứu. Giá trị kiểm định sự phù hợp của mô hình nghiên cứu là 0.000 thấp hơn 0.05 như

vậy mô hình nghiên cứu tổng quát cho thấy mối tương quan giữa biến phụ thuộc và các biến độc lập trong mô hình có ý nghĩa thống kê với khoản tin cậy trên 99%.

Trong bảng nghiên cứu trên, R2 điều chỉnh (Adjusted R square) = 0.834 (kiểm định biến, Sig ≤ 0.05. Cho thấy mô hình nghiên cứu giải thích được 83.4% sự biến thiên của hiện đại hóa tại tập đoàn Sơn Hà, còn lại 16.6% được giải thích bởi các biến ngoài mô hình và sai số ngẫu nhiên mà nhóm tác giả chưa tìm ra.

2.4.3. Mức độ phù hợp của mô hình

Bảng 2. 11. Bảng phân tích phương sai (Anova)

Model Sum of Squares df Mean Square F

24.509 4 6.127 150.769 1 Regression

4.674 115 .041 Residual Sig. .000b

29.183 119 Total

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Kiểm định này xem xét mức độ mô hình có phù hợp với dữ liệu thực tiễn

không, biến độc lập có tương quan tuyến tính với biến phụ thuộc hay không. Theo Green (1991) sử dụng phân tích phương sai (Analysis of variance, ANOVA), mức ý nghĩa Sig ≤ 0.05 hoặc độ tin cậy 95%.

Trong bảng trên, mô hình hồi quy (Regression Model) có Sig = 0.000 ≤ 0.05. Như vậy về tổng thể các biến độc lập có tương quan tuyến tính với biến phụ thuộc. Do đó, mô hình hồi quy tuyến tính có mức độ phù hợp với dữ liệu thực tế.

2.4.4. Kiểm định hiện tượng cộng tuyến

Bảng 2. 12. Hệ số hồi quy (Coefficients)

Hệ số chƣa chuẩn hóa Hệ số chuẩn hóa Số liệu thống kê cộng tuyến Model t Sig.

B Std. Error Beta Tolerance VIF

.092 .188 .488 .626 (Constant)

.052 .036 .059 1.449 .150 .850 CN 1.176

1 .659 .039 .741 16.894 .000 .723 TT 1.382

.231 .039 .256 5.957 .000 .756 NV 1.323

.031 .034 .035 .912 .364 .923 BT 1.083

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Kiểm định hiện tượng các biến độc lập tương quan tuyến tính với nhau. Theo Belsley và cộng sự (1980), thước đo mức độ phóng đại phương (Varian Inflation Factor, VIF) đòi hỏi phải < 10.

Trong bảng 2.9, tất cả các biến độc lập đều có VIF < 10. Như vậy mô hình không có hiện tượng cộng tuyến.

2.4.5. Kiểm định hiện tượng tự tương quan

Bảng 2. 13. Tóm tắt mô hình (Model Summary)

Change Statistics

Model R R Square Adjusted R Square Std. Error of the Estimate R Square Change Sig. F Change Durbin- Watson

.840 .20159 .840 .834 .000 1 2.039

.916a Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Theo Durbin – Watson (1971) khi giá trị các phần dư tương quan với nhau kết quả sẽ không còn tin cậy. Theo Fomby và cộng sự (1984) trong trường hợp d rơi vào vùng không kết luận ta sử dụng kiểm định Durbin – Watson để cải tiến:

Nếu 1 < d < 3, không có tự tương quan. Nếu 0 < d < 1, có tự tương quan dương. Theo bảng tóm tắt mô hình giá trị thống kê Durbin – Watson (d) = 2.039. 1 < d = 2.039 < 3. Vì vậy, không có hiện tượng tương quan phần dư.

2.4.6 . Kiểm định hiện tượng phương sai phần dư thay đổi

Để kiểm tra hiện tượng Heteroskedasticity, sử dụng kiểm định Park với dạng

đồ thị (Park, 1966)

Bảng 2. 14. Bảng hiện tượng phương sai số dư thay đổi

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Trong hình trên, đường biển diễn của tương quan USQUARE và BPT là dạng đường thẳng (tương quan tuyến tính), không có hiện tượng phương sai phần dư thay đổi.

Kết luận: Thông qua 6 kiểm định của mô hình hồi quy, các biến độc lập

tác động đến hiện đại hóa của văn phòng tại tập đoàn Sơn Hà. 2.5. Thảo luận kết quả hồi quy

Bảng 2. 15. Hệ số hồi quy (Coefficients)

Hệ số chƣa chuẩn hóa Hệ số chuẩn hóa Số liệu thống kê cộng tuyến Model t Sig.

B Std. Error Beta Tolerance VIF

.092 .188 .488 (Constant) .626

.052 .036 .059 1.449 .850 1.176 CN .150

1 .659 .039 .741 16.894 .723 1.382 TT .000

.231 .039 .256 5.957 .756 1.323 NV .000

.031 .034 .035 .912 .923 1.083 BT .364

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Trong bảng 2.15 cho chúng ta kết quả kiểm định t để đánh giá giả thuyết ý nghĩa hệ số hồi quy. Biến CN, BT có giá trị sig kiểm định t lần lượt bằng 0.150 và 0.364 > 0.05, do đó biến này không có ý nghĩa trong mô hình hay nói cách khác 2 yếu tố này không tác động lên biến phụ thuộc. Biến NV, TT đều có sig kiểm định t nhỏ hơn 0.05, do đó các biến này đều có ý nghĩa thống kê, đều tác động lên biến phụ thuộc và các biến này có tác động thuận chiều lên biến phụ thuộc.

Mô hình sau khi được hiệu chỉnh với mức ý nghĩa là 0.05 nhóm tác giả đã xác định mức độ tác động, chiều hướng tác động của các nhân tố đến hiện đại hóa văn phòng qua hàm hồi quy tuyến tính có dạng: Y = β0 +β1*NV + β2*TT +e Trong đó: Y là hiện đại hóa văn phòng. β là hệ số của các nhân tố. NV, TT, CN, BT là nhân tố của mô hình. e là phần dư. - Hệ số hồi quy chưa chuẩn hóa: Y = 0.092 + 0.231*NV + 0.659*TT + e.

Trong cột hệ số hồi quy chưa được chuẩn hóa, hệ số hồi quy của biến NV

(Nghiệp vụ) là 0.231. B1 = 0.231

Hệ số hồi quy có dấu (+), NV tác động lên BPT; khi cộng đồng đánh giá

nghiệp vụ tăng thêm 1 điểm , BPT tăng thêm 0.231 điểm. B2 = 0.659

Hệ số hồi quy có dấu (+), TT tác động lên BPT; khi cộng đồng đánh giá

trang thiết bị tăng thêm 1 điểm, BPT tăng thêm 0.659 điểm. - Hệ số hồi quy chuẩn hóa: Y = 0.256*NV + 0.741*TT

Theo Norusis (1993), hệ số Beta cho biết mức độ tác động của biến độc lập đối với BPT. Nói cách khác, xác định tầm quan trọng của các biến độc lập theo %. Nhìn vào hàm hồi quy ta có thể xác định ngay được biến nào tác động mạnh hơn biến nào lên biến phụ thuộc.

Bảng 2. 16. Mức độ tác động của biến độc lập

% Giá trị tuyệt đối Beta Vị trí ảnh hƣởng

0.256 25.67% 2 (NV) Nghiệp vụ văn phòng

0.741 74.33% 1 (TT) Trang thiết bị văn phòng

0.997 100% Tổng

Nguồn: Theo tính toán của nhóm tác giả bảng phần mềm SPSS 25

Yếu tố “Trang thiết bị văn phòng” có ảnh hưởng mạnh nhất đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà. “Trang thiết bị văn phòng” là một phần không thể thiếu để đảm bảo các nghiệp vụ văn phòng nói trên. Văn phòng dù lớn hay nhỏ cũng cần trang bị đầy đủ các trang thiết bị. Từ những vật dụng nhỏ nhất đến những vật dụng phức tạp. Đặc biệt những văn phòng đang trong quá trình set up hoàn thiện thì trang thiết bị hiện đại lại càng cần thiết. Theo kết quả tính toán của nhóm tác giả cho biết yếu tố “Trang thiết bị văn phòng” có tác động 73.44% có mối quan hệ cùng chiều với hiện đại hóa văn phòng.

Yếu tố “Nghiệp vụ văn phòng” là yếu tố tác động thứ hai đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà. “Nghiệp vụ hành chính văn phòng” của Tập đoàn đã được chuẩn hóa một cách rõ rệt thông qua nghiên cứu, các nghiệp vụ này được khai thác triệt để bằng máy móc, trang thiết bị hiện đại khiến công việc trở nên hiệu quả. Theo kết quả tính toán của nhóm tác giả cho biết nghiệp vụ văn phòng có tác động 25.67%.

Tiểu kết Chƣơng 2

Nhóm tác giả đi sâu nghiên cứu và tìm hiểu về tình hình hiện đại hóa văn phòng dựa trên các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa. Từ đó, đưa ra kết quả nghiên cứu rằng các yếu tố nêu ra đều có tác động tích cực tới hiện đại hóa văn phòng, trong đó yếu tố trang thiết bị văn phòng (β = 0.741) có tác động mạnh nhất, tích cực nhất. Tiếp theo là yếu tố nghiệp vụ văn phòng (β = 0.256) có tác động thứ 2 đến hiện đại hóa văn phòng. Các vấn đề cập nhật phân tích tại chương hai đóng vai trò là cơ sở thực tiễn giúp nhóm tác giả hoàn thiện nội dung tại Chương 3.

CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ GIÚP NÂNG CAO HIỆN ĐẠI

HÓA VĂN PHÕNG TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ

3.1. Cơ sở kiến nghị

3.1.1. Cơ sở từ thuận lợi, khó khăn về hiện đại hóa văn phòng của Tập đoàn Sơn Hà

Hiện nay, thời đại công nghiệp hóa hiện đại quá ngày càng phát triển. Trong đó, quá trình hiện đại hóa văn phòng cũng đang được thực hiện một cách nhanh chóng và mạnh mẽ ở hầu hết các doanh nghiệp trên toàn thế giới cũng như ở Việt Nam. Hiện đại hóa văn phòng nhằm tang tính kết nối và tương tác; không gian linh hoạt, đa dạng; nâng cao năng suất làm việc; khơi dậy cảm hứng sáng tạo, tinh thần thoải mái để đem lại hiệu quả cao trong công việc; ngoài ra, nó còn phù hợp với nhiều doanh nghiệp. Đây cũng chính là mô hình văn phòng mà Tập đoàn Sơn Hà đang hướng tới. Tuy nhiên, hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn vẫn còn nhiều khó khăn như con người chưa được đào tạo để kịp thích ứng với các trang thiết bị hiện đại và phong cách làm việc mới, hiện đại. Vậy nên trước hết phải bồi dưỡng kiến thức cho người làm việc tại văn phòng mới có thể hiện đại hóa.

3.1.2. Cơ sở từ kết quả phân tích

Qua kết quả phân tích hồi quy, có 2 nhân tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà. Các yếu tố bao gồm: trang thiết bị văn phòng, nghiệp vụ văn phòng. Trên cơ sở này, nhóm tác giả xin đề xuất tương ứng với các nhân tố tác động đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà nhằm phát triển văn phòng tại tập đoàn ngày càng hiện đại hóa.

Bảng 3. 1. Kết quả phân tích và căn cứ để kiến nghị

Kiến nghị Yếu tố Các phát hiện từ kết quả phân tích

Trang thiết bị văn phòng Về trang thiết bị văn phòng

Trang thiết bị có tác động mạnh nhất đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà và có mối tương quan thuận

Nghiệp vụ văn phòng Về nghiệp vụ văn phòng

Nghiệp vụ văn phòng có tác động mạnh thứ hai đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà và có mỗi quan hệ cùng chiều

Nguồn: Tổng hợp từ nhóm tác giả

3.2. Một số kiến nghị

3.2.1. Kiến nghị về “trang thiết bị văn phòng”

Yếu tố “Trang thiết bị văn phòng” là yếu tố tác động mạnh nhất trong hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà. Vì, trang thiết bị không hiện đại văn phòng cũng không thể hiện đại. Văn phòng cần được trang bị các thiết bị hiện đại để phục vụ quá trình xử lý công việc. Yếu tố “Trang thiết bị văn phòng” được đo lường thông qua 03 biến quan sát, bao gồm: Anh/chị được trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết trong phòng làm việc; Công ty đã cung cấp các trang thiết bị hiện đại đáp ứng tốt yêu cầu công việc; Trang thiết bị thường xuyên được bồi dưỡng, nâng cấp.

Bảng 3. 2. Căn cứ kiến nghị “Trang thiết bị”

STT Các biến quan sát Điểm trung bình

1 3.58

2 3.53

3 3.56

Tổng EQ1: Anh/chị được trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết trong phòng làm việc EQ2: Công ty đã cung cấp các trang thiết bị hiện đại đáp ứng tốt yêu cầu công việc EQ3: Trang thiết bị thường xuyên được bồi dưỡng, nâng cấp 3.56

Nguồn: Tổng hợp từ nhóm tác giả

Kết quả nghiên cứu cho thấy “Trang thiết bị văn phòng” tác động tích cực đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà với giá trị trung bình 3,56 trên thang đo Likert 5 mức độ. Tuy nhiên, quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay thì việc sử dụng trang thiết bị rất cần thiết giúp giảm bớt nhiều áp lực và tiết kiệm thời gian. Nâng cao nhận thức về việc sử dụng trang thiết bị sẽ giúp cho việc sử dụng các trang thiết bị một cách dễ dàng, thuận tiện. Vì vậy, văn phòng cần phải hướng tới việc phát triển chất lượng của các trang thiết bị để nhân viên dễ dàng sử dụng. Do đó, yếu tố “Trang thiết bị văn phòng” cần có những giải pháp cụ thể thông qua việc khai thác sự ảnh hưởng từ yếu tố này. Các giải pháp cụ thể văn phòng cần thực hiện:

- Văn phòng cần phải không ngừng hoàn thiện trang thiết bị để có thể dễ thực hiện các công việc một cách đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo được công việc đươc hoàn thành đúng thời hạn;

- Thường xuyên cập nhật các trang thiết bị hiện đại, tiên tiến. Đặc biệt là các trang thiết bị dễ sử dụng, dễ vận hành ( máy in HP DeskJet Ink Advantage 1115, máy chấm công Ronanld Jack 5000T,…); 38

- Văn phòng cần có những hướng dẫn cụ thể chi tiết về cách sử dụng, cách vận hành các trang thiết bị, bài viết hướng dẫn nên trang bị thêm đường dây nóng để có thể kết nối cuộc gọi khi gặp vấn đề. Ngoài ra nên có mục “Các câu hỏi thường gặp” trên web để nhân viên có thể tham khảo nhanh chóng và tự giải đáp những thắc mắc chung thường gặp;

- Đào tạo nhân viên trong việc áp dụng các trang thiết bị vào việc giải quyết công việc. Tránh việc sử dụng các trang thiết bị đã lạc hậu, lỗi thời, giải quyết công việc chậm trễ, thay vào đó cần cung cấp, cập nhật các trang thiết bị hiện đại để nhanh chóng giải quyết công việc.

3.2.2. Kiến nghị về “nghiệp vụ văn phòng”

Nhân tố “Nghiệp vụ văn phòng” là một trong những nhân tố tác động thuận chiều đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà. Có nghĩa là khi nghiệp vụ văn phòng của Tập đoàn được chuẩn hóa, được khai thác bằng máy mọc triệt để và nhân viên văn phòng phải nắm rõ được các quy trình nghiệp vụ trong công việc. Đặc biệt các quy trình nghiệp vụ đó thường xuyên phải được xem xét và đánh giá để công việc được thông suốt. Nhân tố “Nghiệp vụ văn phòng” được đo lường thông qua 4 biến quan sát bao gồm: Nghiệp vụ hành chính văn phòng của công ty được chuẩn hóa; Anh/chị nắm rõ các quy trình nghiệp vụ trong công việc; Các nghiệp vụ thường xuyên được xem xét, đánh giá, cải tiến; Quy trình nghiệp vụ được khai thác triệt để bằng máy móc hiện đại. Đây là căn cứ để đề xuất nhóm giải pháp cho nhân tố “Nghiệp vụ văn phòng”.

Bảng 3. 3. Căn cứ Kiến nghị “Nghiệp vụ văn phòng”

STT Các biến quan sát

1 NV1: Nghiệp vụ hành chính văn phòng của công ty Điểm trung bình 3.56

được chuẩn hóa

2 NV2: Anh/chị nắm rõ các quy trình nghiệp vụ trong 3.90

công việc

3 NV3: Các nghiệp vụ thường xuyên được xem xét, 3.45

đánh giá, cải tiến

4 NV4: Quy trình nghiệp vụ được khai thác triệt để bằng 3.28

Tổng 3.55 máy móc hiện đại

Nguồn: Tổng hợp từ nhóm tác giả

Kết quả nghiên cứu cho thấy “Nghiệp vụ văn phòng” tác động tích cực đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà với giá trị trung bình 3.55 trên thang

đo Likert 5 mức độ. Như vậy, nhân viên trong công ty đồng ý với các nghiệp vụ các tác động mạnh đến hiện đại hóa văn phòng. Với đầu công việc của các văn phòng hiện nay có rất nhiều các khâu nghiệp vụ, nếu không được thực hiện theo một quy trình đồng nhất sẽ rất khó để quản lý và đánh giá hiệu quả công việc. Vì vậy Tập đoàn Sơn Hà cần phải hướng đến sự phát triển các khâu nghiệp vụ trong văn phòng và tăng cường phần mềm quản lý cụ thể:

- Thường xuyên tổ chức các lớp học bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho nhân viên nhằm nâng cao các kĩ năng giao tiếp, tin học, làm việc nhóm, quản lí và giải quyết;

- Tập đoàn cần phải không ngừng hoàn thiện công nghệ, thiết kế các quy

trình nghiệp vụ đồng nhất;

- Quản lý quy trình làm việc bằng công nghệ số, ký số tương tác trên văn

bản, theo dõi tiến độ công việc, thường xuyên tổ chức hội họp, lưu trữ thông tin;

- Số hóa quy trình làm việc giúp doanh nghiệp vận hành, quản lý quy trình

một cách nhanh chóng, hiệu quả;

- Quản trị nhân viên hiệu quả thông qua các tính năng: quản lý thông tin nhân sự, tuyển dụng, chấm công, quản lý KPI, tính lương đào tạo nội bộ trực tuyến (ví dụ: phần mềm quản trị nhân sự BASE HRM+).

Tiểu kết chƣơng 3

Trong chương 3, nhóm tác giả dựa trên kiểm định thông qua phần mềm SPSS 25 ở Tập đoàn Sơn Hà và dựa trên kết quả phân tích mô hình hồi quy và tìm ra được hai yếu tố có ảnh hưởng đến hiện đại hoá văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà đó là yếu tố “trang thiết bị văn phòng” và yếu tố “nghiệp vụ văn phòng”. Từ đó, nhóm tác giả đưa ra các kiến nghị giúp Tập đoàn có thêm những căn cứ để đưa ra những giải pháp tốt nhất để nâng cao hiện đại hoá văn phòng tại Tập đoàn.

KẾT LUẬN

Để tiến kịp với thế giới, việc nâng cao hiện đại hóa văn phòng là một trong những nhiệm vụ cơ bản và quan trọng của Văn phòng nói riêng và của các doanh nghiệp, tổ chức nói chung. Văn phòng được xem như một chiếc cầu nối xuyên suốt toàn bộ quá trình vận hành của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, hiện đại hóa văn phòng từ nguồn nhân sự, trang thiết bị, kỹ thuật nghiệp vụ cũng như bài trí, môi trường làm việc hay công nghệ thông tin sẽ tạo sự tăng tốc cho cơ quan, tổ chức trong quá trình hội nhập toàn cầu. Từ đó thúc đẩy, phát huy quá trình hiện đại hóa văn phòng.

Qua việc nghiên cứu đề tài “Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà” nhóm tác giả đã hệ thống hóa một số khái niệm như: khái niệm hiện đại hóa, khái niệm văn phòng, khái niệm hiện đai hóa văn phòng. Tiếp đó, nhóm tác giả đã đi sâu tìm hiểu rõ về nội dung của hiện đại hóa văn phòng và đưa ra được tầm quan trọng của việc hiện đại hóa văn phòng. Đây là những nội dung quan trọng đóng vai trò là cơ sở lý luận cho bài nghiên cứu khoa học.

Bên cạnh đó, bài nghiên cứu khoa học trình bày tổng quan về Tập đoàn Sơn Hà. Tìm hiểu, phân tích tình hình hiện đại hóa văn phòng của Tập đoàn, từ đó đưa ra kết quả nghiên cứu dựa trên các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng. Kết quả nghiên cứu cho thấy có hai yếu tố tác động mạnh đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn đó là yếu tố “trang thiết bị văn phòng” và yếu tố “nghiệp vụ văn phòng”. Những nội dung trên đóng vai trò là cơ sở thực tiễn cho bài nghiên cứu khoa học.

Với những thực trạng còn nhiều vấn đề cần phải hoàn thiện, nghiên cứu khoa học trình bày nội dung về cơ sở đề xuất nâng cao hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà trong giai đoạn công nghiệp hóa hiện đại hóa. Từ đó, đưa ra kiến nghị góp phần nâng cao hiện đại hóa văn phòng một cách hiện đại, phù hợp với xu thế hiện nay.

Như vậy, kết quả nghiên cứu khoa học là đóng góp bước đầu, là cơ sở để Tập đoàn Sơn Hà có thể tìm hiểu, áp dụng thực hiện nhằm nâng cao chất lượng hiện đại hóa văn phòng của Tập đoàn.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Dương Thị Châu Anh (2020). Hiện đại hóa Văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Xây dựng hạ tầng giao thông Intracom. Được truy lục từ Thư viện số Học viện Hành Chính quốc gia Hà Nội . [2] Lưu Hà Chi (2021, 06 11). PHƢƠNG PHÁP LUẬN LÀ GÌ? Ý NGHĨA VÀ PHÂN LOẠI PHƢƠNG PHÁP LUẬN. (Luật văn VIệt) Được truy lục từ https://luanvanviet.com/phuong-phap-luan-la-gi/ [3] Nguyễn Thành Độ (2012). Quản trị Văn phòng. NXB: Trường Đại học Kinh

tế Quốc dân

[4] Lương Thị Thu Hiền 2010). Cách bài trí văn phòng trong một số doanh

nghiệp hiện nay.

[5] Lê Văn Hiệu (2021). Kỹ năng quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng. [6]

Phi Đình Hổ (2020). Phƣơng pháp định lƣợng trong nghiên cứu quản trị kinh doanh và quản lý kinh tế. NXB: Tài Chính

[7] Nghiêm Kỳ Hồng (2015). Quản trị Văn phòng. NXB: Trường Đại học Quốc

gia thành phố Hồ Chí Minh

[8] Nguyễn Thị Huyền (2022). Hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ. Được truy lục từ Thư viện số Học viên Hành chính Quốc gia.

[9] Đỗ Mười (1994). Đại hội Đảng bộ Văn phòng Trung ương. [10] Trung tâm Thông tấn Việt Nam (1996). Đại hội Đảng VIII: Công nghiệp

hóa, hiện đại hóa đất nước. Hà Nội.

[11[ Trần Gia Nghi (2021). Hiện đại hóa văn phòng. Được truy lục từ Thư viện

số Học viện Hành chính Quốc gia.

[12] Vũ Thị Phụng (2020). Lý luận về Quản trị Văn phòng.NXB: Trường Đại học

Quốc gia Hà Nội.

[13] Hoàng Thị Phương (2018). Hiện đại hóa công tác văn phòng. Được truy lục

từ Học viện Hành chính Quốc gia.

[14] Phan Thúy Quỳnh (2017). Hiện đại hóa văn phòng tại Bộ Nông Nghiệp và phát triển Nông thôn. Được truy lục từ Học viện Hành chính Quốc gia.

[15] Văn Tân (1994). Từ điển Tiếng VIệt. NXB: Khoa học xã hội [16] Lưu Kiểm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc.

NXB: Khoa học và Kỹ Thuật

[17] Nguyễn Thị Anh Thư (2021). Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng

Bộ Khoa học và Công Nghệ đáp ứng yêu cầu Chính phủ điện tử.

[18] Nguyễn Văn Toản (2017). Ứng dụng Công nghệ thông tin vào Công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ Nội vụ. Được truy lục từ Học viện Hành chính Quốc gia.

[19] Trần Hữu Quang Trọng (2005). Xã hội học số 2. [20] Phùng Tuấn Anh (2021). Hội thảo chuyên đề "Phát triển các mô hình kinh doanh mới trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045". Hà Nội: Bộ Khoa học và Công Nghệ.

[21] Nguyễn Lê Thảo Vy (2020). Phân tích môi trường làm việc nơi công sở tác động đến kết quả làm việc của nhân viên tại Liên Hiệp các tổ chức Hữu nghị VIệt Nam. Tạp chí Công thƣơng điện tử .

[22] Willis. (2010). Occupant action patterns regarding spatial and human

factors in office environments.

[23] [Greco, J. (1999). Office design. [24] Kleeman, W. (1992). 1991 Steelcase Worldwide Office Environment Index. [25] Kumar, K. (2016). Modernization - The nature of modern society”,

Britannica.

[26] Maier, L. (2022). Saw the office, want the job: The effect of creative

workspace design on organizational attractiveness.

[27] Mondal, P. (2014). Modernizations: Concept, Indicators, Nature

andProblems of Modernization.

[28] Ramly, E. F. (2016). Office moderzation-toward learn and efficient

administration.

[29] Sennewald, C. A. (2021). Office administration. Effective Security

Management (Seventh Edition).

[30] C. A. &. B. C. Sennewald, Office administration. Effective Security Management (Seventh Edition), 2021, pp. 223 - 232.

Một số trang web tham khảo

1. Charles A. Sennewald,Curtis Baillie, Hành chính văn phòng, Sách quản lý bảo mật

hiệu quả (phiên bản thứ 7), năm 2021, (Tr.223-232). https://doi.org/10.1016/B978-0-12-814794-8.00023-8 [Truy cập ngày 20/01/2023] 2. Công nghiệp hóa ở Việt Nam và quá trình phát triển kinh tế xã hội, Báo Bộ Công

thương Việt Nam, năm 2022. https://moit.gov.vn/tin-tuc/phat-trien-cong-nghiep/cong-nghiep-hoa-o-viet-nam-va- qua-trinh-phat-trien-kinh-te-xa-hoi.html [Truy cập ngày 20/01/2023]

3. Chương VII: Đổi mới và hiện đại hóa văn phòng, web TaiLieu.vn, năm 2010.

https://tailieu.vn/doc/chuong-vii-doi-moi-va-hien-dai-hoa-van-phong-417396.html [Truy cập ngày 15/02/2023]

4. Turan Dura, Nơi làm việc toàn diên: Các chiến lược để điều hướng ngay bây giờ,

Tạp trí Word Design Magazine, năm 2020. https://www.workdesign.com/2020/07/the-holistic-workplace-strategies-for- navigating-now/ [Truy cập ngày 10/02/2023]

5. Jane Bamford, Cái nhìn bao quát về sức khỏe nới làm việc, Tạp trí Word Design

Magazine, năm 2022. https://www.workdesign.com/2022/07/an-all-encompassing-view-of-workplace- health/ [Truy cập ngày 10/02/2023]

6. Tập đoàn Sơn Hà.

https://www.sonha.com.vn/

PHỤ LỤC 1: GIỚI THIỆU VỀ TẬP ĐOÀN SƠN HÀ

 Tầm nhìn sứ mệnh

Tầm nhìn của Tập đoàn Sơn Hà chính là "Phát triển thành tập đoàn kinh tế đa

ngành, có vị thế hàng đầu khu vực, được công nhận trên trường quốc tế".

Không ngừng đổi mới, sáng tạo, tiên phong sản xuất, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, thân thiện với môi trường vì cuộc sống tốt đẹp hơn cho cộng đồng và sự phát triển bền vững của xã hội chính là sứ mệnh của Tập đoàn. Tập đoàn lấy 5 chữ: TIÊN – TÍN – TỐC – TRÍ – TÂM làm giá trị cốt lõi” Tiên: Tiên phong dẫn đầu, hăng hái, tích cực, đi trước, đặt tinh thần xung phong, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm lên vị trí hàng đầu, làm tiền đề cho mọi hoạt động.

Tín: Luôn nhất quán trong các cam kết, hướng tới sự phát triển bền vững, đạt được sự hài lòng cao nhất của khách hàng và đối tác. Coi chữ Tín là danh dự của chính mình.

Tốc: Thích ứng nhanh với mọi sự thay đổi, đề cao chữ “Tốc” trong việc ra quyết định, thực thi xuất sắc và tôn trọng kỷ luật. Lấy tốc độ và kết quả làm tôn chỉ hành động.

Trí: Đề cao tinh thần nghĩ mới, làm mới, tư duy tích cực, chủ động cải tiến và làm chủ công nghệ, xây dựng tổ chức học tập, tự học hỏi, khát vọng lớn mạnh, quy tụ những con người tinh hoa, nơi mỗi thành viên đều là các nhân tố xuất sắc trong lĩnh vực công việc của mình.

Tâm: Coi chữ Tâm là nền tảng quan trọng của mọi hành động; Làm việc bằng tâm trong sáng với sứ mệnh nâng cao chất lượng cuộc sống và sự phát triển bền vững của xã hội; Xây dựng mối quan hệ hài hòa giữa nội bộ với bên ngoài, hướng đến môi trường làm việc hạnh phúc.  Công ty thành viên

Các công ty thành viên của Tập đoàn: - Công ty TNHH Quản lý Vận hành và Kinh doanh nước sạch Sơn Hà - Công ty CP Kinh doanh và Phát triển dự án Sơn Hà - Công ty TNHH MTV Thiết bị gia dụng Sơn Hà Bắc Ninh - Công ty TNHH MTV Logistics Sơn Hà - SONHA MYANMAR internationl limited - Công ty TNHH MTV Sơn Hà Nghệ An - Công ty cổ phần Phát triển năng lượng Sơn Hà

- Công ty cổ phần Thiết bị nhà bếp Sơn Hà - Công ty cổ phần Điện mặt trời Sơn Hà Freesolar - Công ty CP Công nghệ xử lý nước và môi trường Sơn Hà

Ngoài ra còn có Công ty cổ phần Tổng công ty Toàn Mỹ, Công ty TNHH MTV Dịch vụ công nghiệp Trường Tuyền, Công ty CP Đầu tư thương mại và Dịch vụ quốc tế Trường Thịnh.

 Các giải thƣởng

Trải qua hơn hai thập kỷ hình thành và phát triển với mong muốn mang đến những giá trị tốt đẹp, nâng tầm chất lượng cuộc sống của người dân Việt Nam thông qua những sản phẩm, dịch vụ dẫn đầu xu hướng. Tập đoàn Sơn Hà đã nhận được nhiều Huân Huy chương cao quý, Bằng khen, Chứng chỉ do Nhà Nước và các tổ chức uy tín trao tặng:

Năm 2010 đạt sản phẩm được yêu thích. Năm 2011 đạt giải thưởng sao vàng Đất Việt. Năm 2015 đạt các giải: giấy chứng nhận và cup giải thưởng sao vàng Đất

Việt, cup thương hiệu xanh.

Năm 2016 đạt giấy chứng nhận top 500 doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt

Nam, thương hiệu mạnh Việt Nam, Huân chương Lao động.

Năm 2017 đạt giấy chứng nhận top 500 doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam, thương hiệu mạnh Việt Nam, hàng Việt Nam chất lượng cao do người tiêu dùng bình chọn.

Năm 2018 đạt giấy chứng nhận top 10 sản phẩm công nghiệp chủ lực TP. Hà Nội , doanh nghiệp có sản phẩm đạt thương hiệu quốc gia Việt Nam, sản phẩm công nghiệp chủ lực thành phố Hà Nội, sản phẩm công nghiệp chủ lực thành phố Hồ Chí Minh, Huân chương Lao động hạng Nhì.

Năm 2019 đạt giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, cup sử dụng

năng lượng xanh, cup thương hiệu về môi trường.

Năm 2020 đạt ISO 9001:2015 tổng công ty toàn mỹ, giấy chứng nhận thương hiệu quốc gia, giấy chứng nhận ISO 9001:2015 công ty TNHH Sơn Hà Nghệ An, đạt thương hiệu quốc gia, giấy chứng nhận ISO 9001:2015 Công ty TNHH MTV thiết bị gia dụng Sơn Hà Bắc Ninh, giấy chứng nhận ISO 9001:2015 Công ty cổ phần phát triển năng lượng Sơn Hà, giấy chứng nhận ISO 9001:2015 Công ty TNHH MTV Sơn Hà SSP Việt Nam, giấy chứng nhận ISO 9001:2015 Công ty Cổ phần thiết bị nhà bếp Sơn Hà.

Năm 2021 đạt sản phẩm công nghiệp chủ lực Thành phố Hà Nội. Năm 2022 được chứng nhận doanh nghiệp tiên phong ứng dụng công nghệ số.

PHỤ LỤC 2: BẢNG HỎI KHẢO SÁT

Em chào anh/chị, Em là sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đến từ Học viện

hành chính Quốc gia.

Hiện nay, em đang thực hiện đề tài nghiên cứu về "Hiện đại hóa Văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà". Kính mong anh/chị dành chút thời gian để trả lời những câu hỏi dưới đây bằng cách tích vào chữ cái trước câu trả lời thích hợp và chọn mức độ đồng ý.

Với vai trò là nhân viên văn phòng của Công ty, mọi ý kiến của anh/chị sẽ là cơ sở xác đáng để lãnh đạo Công ty xem xét, đánh giá để có phương án thay đổi. Từ đó, tạo nên một văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp hơn để anh/chị làm việc hiệu quả và thoải mái.

Em xin cam kết rằng mọi thông tin này sẽ được đảm bảo giữ bí mật và chỉ

dùng cho mục đích nghiên cứu. Rất mong nhận được sự hợp tác của anh/chị. Em xin chân thành cảm ơn anh/chị rất nhiều.

THÔNG TIN CHUNG

I. Câu 1. Giới tính của Anh/Chị là: Nam Nữ

Câu 2. Độ tuổi của Anh/Chị khoảng:

Từ 18 - 30 tuổi Từ 31 - 40 tuổi Từ 41 - 50 tuổi Trên 50 tuổi Câu 3. Trình độ học vấn của anh/chị: Phổ thông Trung cấp/cao đẳng Đại học Sau đại học

Câu 4. Phòng ban chuyên môn:

Phòng Tài chính - Kế toán Phòng Cung ứng - Đấu thầu Phòng Đầu tư xây dựng Phòng Nhân sự - Văn phòng

Phòng Công nghệ Sản xuất - Xây dựng cơ bản Phòng Truyền thông - Marketing Phòng Pháp chế

II. NỘI DUNG CHÍNH

Anh/chị hãy đánh dấu vào ô thích hợp với mỗi câu hỏi. Mỗi câu hỏi chỉ có một đáp án duy nhất. Những con số thể hiện quan điểm của anh (chị) qua mức độ tốt hay không tốt theo thang đo Likert lần lượt là: 1 - Rất không đồng ý 2 - Không đồng ý 3 - Bình thường 4 - Đồng ý 5 - Rất đồng ý

STT MÃ HÓA MỨC ĐỘ ĐÁNH GIÁ

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG 1 2 3 4 5

I HM CON NGƢỜI

1.1 HM1

Anh/chị thường xuyên được bồi dưỡng những kỹ năng nghiệp vụ

1.2 HM2

Anh chị thường xuyên được cập nhật kiến thức mới về chuyên ngành

1.3 HM3

Anh/chị năng tham gia các hoạt động tập thể của công ty

1.4 HM4

Anh/chị luôn cố gắng hoàn thiện bản thân để thực hiện tốt nhất công việc

II EQ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

2.1 EQ1 Anh chị được trang bị đầy đủ

trang thiết bị cần thiết trong

phòng làm việc

2.2 EQ2

Anh chị sử dụng trang thiết bị thường xuyên gặp trục trặc chậm tiến độ công việc.

2.3 EQ3

Công ty đã cung cấp các trang thiết bị hiện đại đáp ứng tốt yêu cầu công việc

2.4 EQ4

Trang thiết bị thường xuyên được bảo dưỡng, nâng cấp

III MJ NGHIỆP VỤ VĂN PHÕNG

3.1 MJ1

Nghiệp vụ hành chính văn phòng của cty được chuẩn hoá

3.2 MJ2

Anh chị nắm rõ các quy trình nghiệp vụ trong công việc.

3.3 MJ3

Các nghiệp vụ thường xuyên được xem xét, đánh giá, cái tiến

3.4 MJ4

Quy trình nghiệp vụ có được khai thác triệt để bằng máy móc hiện đại

IV EV MÔI TRƢỜNG VĂN PHÕNG

4.1 EV1

Không gian mở mang lại hiệu quả công việc

4.2 EV2

Điều kiện ánh sáng, không khí trong phòng khiến anh chị thoải mái trong công việc

4.3 EV3

Chính sách đãi ngộ cao khiến anh chị luôn làm việc hiệu quả

4.4 EV4

ty có phòng nghỉ, Công phòng trò chơi giảm stress cho nhân viên công ty

V DC BÀI TRÍ VĂN PHÕNG

5.1 DC1

Vị trí chỗ làm việc được sắp xếp hợp lí

5.2 DC2

Cách âm giữa các phòng luôn được đảm bảo

5.3 DC3

Văn phòng của anh chị được thiết kế gam màu sáng tạo cảm hứng làm việc hiệu quả

5.4 DC4

Cây xanh được đặt tại mỗi phòng làm việc

VI TN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

6.1 TN1

Các công việc của anh chị được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả nhờ hoạt động ứng dụng của các phần mềm hỗ trợ công việc chuyên môn hiệu quả

6.2 TN2

Anh chị thường xuyên gặp khó khăn về đường truyền mạng kém

6.3 TN3

Cơ quan áp dụng nhiều các phần mềm quản lý công việc

6.4 TN4

Hệ thống phần mềm luôn được nâng cấp đáp ứng yêu cầu của công việc

VII HDH YẾU TỐ PHỤ THUỘC

7.1

HDH1 Con người luôn được chú trọng và đào tạo nâng cao trình độ

7.2 HDH2

Trang thiết bị và nghiệ vụ văn phòng luôn được rà soát, chuẩn hóa, nâng cao

7.3

HDH3

Không gian văn phòng, cách bài trí và công nghệ thông tin hiện đại, thoải mái đáp ứng yêu cầu công việc

7.4

HDH4

Nói chung, văn phòng công ty ngày càng được hiện đại hóa

PHỤ LỤC 3: KIỂM ĐỊNH CROBACH’S ALPHA

 Yếu tố con người văn phòng

Reliability Statistics

Cronbach's Alpha N of Items

658 4

Item-Total Statistics

Scale Variance if Item Deleted Corrected Item- Total Correlation Cronbach's Alpha if Item Deleted Scale Mean if Item Deleted

HM1 11.2750 2.369 .597 .488

HM2 11.1417 2.341 .639 .463

HM3 11.2917 2.528 .315 .691

HM4 10.6417 2.837 .280 .693

 Yếu tố môi trường làm việc

Reliability Statistics

Cronbach's Alpha N of Items

.413 4

Item-Total Statistics

Scale Mean if Item Deleted Scale Variance if Item Deleted Corrected Item- Total Correlation Cronbach's Alpha if Item Deleted

EV1 8.7250 1.764 .277 .289

EV2 8.9083 1.748 .410 .147

EV3 9.0833 1.775 .261 .309

EV4 10.9083 2.756 -.029 .532

 Yếu tố bài trí văn phòng

Reliability Statistics

Cronbach's Alpha N of Items

.605 4

Item-Total Statistics

Scale Mean if Item Deleted Scale Variance if Item Deleted Corrected Item- Total Correlation Cronbach's Alpha if Item Deleted

DC1 10.9833 3.075 .436 .506

DC4 10.9000 2.948 .328 .580

DC2 11.0500 2.754 .564 .410

DC3 11.0667 2.920 .271 .637

 Yếu tố nghiệp vụ văn phòng

Reliability Statistics

Cronbach's Alpha N of Items

.693 4

Item-Total Statistics

Scale Mean if Item Deleted Scale Variance if Item Deleted Corrected Item- Total Correlation Cronbach's Alpha if Item Deleted

MJ1 10.6417 .494 2.971 .617

MJ2 10.3000 .424 3.422 .662

MJ3 10.7583 .568 2.756 .568

MJ4 10.9250 .440 2.809 .660

 Yếu tố công nghệ thông tin

Reliability Statistics

Cronbach's Alpha N of Items

.393 4

Item-Total Statistics

Scale Mean if Item Deleted Scale Variance if Item Deleted Corrected Item- Total Correlation Cronbach's Alpha if Item Deleted

TN1 11.5250 1.445 .334 .193

TN2 10.2750 2.201 -.047 .516

TN3 11.7333 1.340 .242 .296

TN4 11.3667 1.377 .323 .194

 Yếu tố trang thiết bị văn phòng

Reliability Statistics

Cronbach's Alpha N of Items

.712 3

Item-Total Statistics

Scale Mean if Item Deleted Scale Variance if Item Deleted Corrected Item-Total Correlation Cronbach's Alpha if Item Deleted

EQ1 7.1000 1.402 .573 .570

EQ2 7.1583 1.395 .551 .596

EQ4 7.1083 1.459 .470 .697

 Yếu tố biến phụ thuộc

Reliability Statistics

Cronbach's Alpha N of Items

.613 4

Item-Total Statistics

Scale Mean if Item Deleted Scale Variance if Item Deleted Corrected Item- Total Correlation Cronbach's Alpha if Item Deleted

HDH4 10.6667 2.543 .338 .584

HDH2 10.6917 2.417 .440 .507

HDH1 10.6417 2.585 .400 .539

HDH3 10.6750 2.423 .397 .539

PHỤ LỤC 4: HÌNH ẢNH TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ

Hình 4. 1. Nhóm tác giả đến Tập đoàn Sơn Hà khảo sát

(Nguồn: Ảnh nhóm tác giả chụp tại Tập đoàn Sơn Hà)

Hình 4. 2. Slogan của Tập đoàn Sơn Hà

(Nguồn: Ảnh nhóm tác giả chụp tại Tập đoàn Sơn Hà)

Hình 4. 3. Máy chấm công (Nguồn: Ảnh nhóm tác giả chụp tại Tập đoàn Sơn Hà)

Hình 4. 4. Tủ lưu trữ tài liệu

(Nguồn: Ảnh nhóm tác giả chụp tại Tập đoàn Sơn Hà)

Hình 4. 5. Máy in, photo để bàn

(Nguồn: Ảnh nhóm tác giả chụp tại Tập đoàn Sơn Hà)

Hình 4. 6. Máy in, photo để trong văn phòng

(Nguồn: Ảnh nhóm tác giả chụp tại Tập đoàn Sơn Hà)

Hình 4. 7. Không gian phòng làm việc của Tập đoàn

(Nguồn: Ảnh nhóm tác giả chụp tại Tập đoàn Sơn Hà)

Hình 4. 8. Bàn làm việc phòng Truyền thông - Marketing

(Nguồn: Ảnh nhóm tác giả chụp tại Tập đoàn Sơn Hà)

Hình 4. 9. Vị trí họp của phòng nhân sự

(Nguồn: Ảnh nhóm tác giả chụp tại Tập đoàn Sơn Hà)