578
ĐO LƯỜNG THÔNG TIN VÀ PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG SẢN
XUẤT KINH DOANH TRONG CÔNG TY MAY
Nguyễn Lý Thùy Dung, Văn Thị Cẩm Hường,
Trang Thị Diễm Thúy, Nguyễn Trần Phương Thảo
Khoa Kiến trúc Mỹ thuật, Trường Đại học Công nghệ TP.Hồ Chí Minh
GVHD: TS. Nguyễn Thị Ngọc Quyên
TÓM TẮT
Đo lường và phân tích hoạt động kinh doanh là quá trình nghiên cứu để đánh giá toàn bộ quá trình
và kết quả hoạt động kinh doanh, các nguồn tiềm năng cần khai thác, trên cơ sở đó đề ra các
phương án giải quyết để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phân tích như một hoạt động thực tiễn, vì nó luôn đi trước quyết định, là cơ sở cho việc ra quyết
định, nghiên cứu một cách có hệ thống toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh để từ đó đề xuất
những giải pháp hữu hiệu cho mỗi doanh nghiệp. Bài báo sẽ trình bày quy trình đo lường thông tin
và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty May.
Từ khóa: Công ty May, đo lường, sản xuất kinh doanh, quyết định, thị trường.
1 MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp không ngừng nâng cao
chất lượng hàng hóa, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín, tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm
năng,… nhắm tới mục tiêu tối đa lợi nhuận. Chính vì vậy việc đo lường và phân tích hoạt động
kinh doanh thường xuyên sẽ giúp cho các hoạt động kinh doanh sản xuất biết được điểm mạnh,
điểm yếu của doanh nghiệp, từ đó đề ra các chiến lược kinh doanh phù hợp, giúp doanh nghiệp
nâng cao hiệu quả.
2 NỘI DUNG
2.1 Đo lường hoạt động của tổ chức
a) Đo các thông số hoạt động của tổ chức
Để công ty thoả mãn yêu cầu và vượt trên mong đợi của khách hàng phụ thuộc vào độ tin cậy và
chính xác của hệ thống thông tin và dữ liệu. Bởi vì yêu cầu của khách hàng ngày càng cao về chất
lượng – giá thấp… nên không cho phép việc thực hiện quá trình không hiệu quả, sản xuất trì hoãn,
không có thông tin và ra quyết định chậm. Các chỉ số chính và hệ thống thông tin theo dõi các chỉ
số này: Hệ thống thông tin bao quát toàn bộ hoạt động của công ty và hình thành trên 6 nguồn
thông tin chính liên quan đến 5 chỉ số hoạt động quan trọng được trình bày dưới Biểu đồ 1:
579
Biểu đồ 1: Thông tin chính liên quan đến 5 chỉ số hoạt động của doanh nghiệp
Để theo dõi các chỉ số trên, mỗi phòng ban chức năng chịu trách nhiệm theo dõi hoạt động, thu
thập và chọn lọc các thông tin theo Bảng 1:
Bảng 1: Chỉ số thu thập thông tin
Đơn vị
Chỉ số
Chất lượng
Năng suất
Chi phí sản xuất
Tổng doanh thu
Giá trị cho
nhân viên
Phòng
Kinh
doanh
Nguyên phụ liệu mua
phục vụ sản xuất
Khiếu nại của khách
hàng về chất lượng
Tiến độ
Nguyên phụ
liệu đồng bộ
Giá nguyên phụ
liệu mua
Giá bán sản phẩm
Giá trị sản xuất FOB nội
địa-xuất khẩu trong
tháng
Giá trị tiêu thụ nội địa
xuất khẩu/tháng
Giá trị tồn kho
580
Đơn vị
Chất lượng
Năng suất
Chi phí sản xuất
Tổng doanh thu
Giá trị cho
nhân viên
Phòng Kỹ
thuật
Công
nghệ
Quy cách kỹ thuật có
phù hợp với thiết bị
Cải tiến công nghệ để
nâng cao chất lượng
Cải tiến công
nghệ để
nâng cao
chất lượng
Cải tiến công
cụ - thao tác
Quy trình công
nghệ may sản
phẩm
Cải tiến công nghệ
để nâng cao năng
suất, góp phần
giảm chi phí
Phòng QA
Nguyên phụ liệu mua
Thành phẩm may
Theo dõi chất
lượng may
trên chuyền
Phòng Kế
hoạch
điều độ
Theo dõi
năng suất
từng xí
nghiệp
Tiến độ
Nguyên phụ
liệu đồng bộ
Đầu tư thiết bị để
nâng cao năng
suất, giảm chi phí
Giá gia công sản
phẩm
Giá trị sản xuất gia
công thuần túy
Phòng Tổ
Chức
Tay nghề của người
lao động
Tay nghề của
người lao
động
Thu nhập
bình quân
đầu
người/tháng
So sánh với các đối thủ cạnh tranh:
Việc lấy thông tin liên quan đến 5 chỉ số quan trọng được thu thập trong Công ty và cả của đối thủ
cạnh tranh để xác định trước nguy cơ cạnh tranh và biện pháp cải tiến, Bảng 2:
Bảng 2: Thu thập chỉ số từ đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh
tranh
Chất lượng
Năng suất
Chi phí sản
xuất
Doanh thu từng
thị phần
Giá trị cho
Nhân viên
Công ty May 10
Sơ Mi
Mức chất lượng
trên sản phẩm
Bình quân một
công nhân/ngày
Giá bán sản
phẩm
Giá trị sản xuất
FOB nội địa phía
Bắc
Thu nhập bình
quân đầu
người/tháng
Công ty
Legamex
Mức chất lượng
trên sản phẩm
Bình quân một
công nhân/ngày
Giá bán sản
phẩm
Giá trị sản xuất
FOB nội địa phía
Nam
Công ty X28
Thu nhập bình
quân đầu
người/tháng
581
Cách thức để thu nhập số liệu gồm: Khảo sát thị trường thực tế. Lấy thông tin thông qua các khách
hàng, đại lý,... và tổng công ty chủ quản. Phỏng vấn trực tiếp đối thủ cạnh tranh. Công ty mua sản
phẩm của các đối thủ cạnh tranh để so sánh chất lượng.
Xác định các chỉ số sẽ góp phần dẫn đến sự thành công cho các chỉ số khác trong thời điểm hiện
nay: ‚Chú trọng đầu tư công nghệ hiện đại – thỏa mãn nhân viên nâng cao năng suất – chất
lượng giảm chi phí tăng giá trị cho khách hàng thỏa mãn khách hàng‛.
Thể hiện cụ thể qua Bảng 3:
Bảng 3: Mối liên hệ giữa các chỉ số quyết định sự thành công của doanh nghiệp
Chỉ số xúc tác
Chỉ số thành công
Mối quan hệ
Công nghệ hiện đại
Nâng cao năng suất
Chất lượng sản phẩm
Công nghệ lạc hậu, không thỏa mãn nhân
viên năng suất thấp - chất lượng kém
Thỏa mãn nhân viên
Chi phí thấp
Tăng giá trị khách hàng
Thỏa mãn khách hàng
Chi phí cao, chất lượng kémmất khách
hàng
Chất lượng tốt
Đánh giá cải tiến phương pháp theo dõi thông tin:
Định kỳ ban lãnh đạo, trưởng các đơn vị họp đánh giá hiệu quả hệ thống thông tin dựa vào: Việc sử
dụng thông tin đề ra quyết định đúng hay không; Giá trị của các chỉ số. Thông tin có giúp xác định
khả năng của quá trình hay không; Hệ thống thông tin có dễ sử dụng hay không; Trình độ và khả
năng của người thu thập thông tin.
Sau khi đánh giá xong, tùy theo tình hình thực tế để Ban Lãnh đạo đưa ra quyết định: Tiếp tục sử
dụng các chỉ số hiện tại hay thay đổi, thêm, giảm bớt chỉ số. Tiếp tục duy trì phương pháp thu thập
thông tin hay cần cải tiến.
Hiện nay, công ty đang tiến hành cải tiến hệ thống thông tin bằng các phương pháp: Đào tạo –
nâng cao trình độ, khả năng thu thập thông tin – sử dụng thông tin cho các cấp lãnh đạo và cán bộ
công nhân viên toàn công ty. Áp dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý, hổ trợ
đắc lực cho việc kiểm soát, ra quyết định như: Phần mềm quản lý ngành may, hoạch toán bàn cắt.
Nối mạng hệ thống kho công ty – xí nghiệp, phòng ban liên quan – xí Nghiệp. Thực hiện kiểm tra
nghiêm ngặt việc thực hiện quy trình thông tin điều hành nội bộ, các quy định báo cáo, ấn định các
tuyến sử dụng thông tin điều hành – đảm bảo đúng địa chỉ - quyền hạn để phát huy hiệu quả của
thông tin.
2.2 Phân tích hoạt động của tổ chức
2.2.1 Phân tích hoạt động của tổ chức
Việc chọn lọc và phân tích thông tin theo các chỉ số đã định hỗ trợ tích cực các hoạt động kiểm tra,
đánh giá, quyết định và lập kế hoạch toàn bộ hoạt động của công ty. Thông tin về 5 chỉ số trên
582
được các phòng ban chức năng thu thập – chọn lọc – xử lý – lưu trữ và báo cáo cho Ban Lãnh Đạo
dưới dạng các bảng biểu theo tần suất sau, Bảng 4:
Bảng 4: Tần suất thu thập thông tin
Thông tin/chỉ số
Tần suất
Ngày
Tháng
Năm
Chất lượng
X
X
X
Năng suất
X
X
X
Chi phí sản xuất
X
X
Tổng doanh thu
X
X
Giá trị nhân viên
X
Bảng 5: Phân tích thông tin liên quan đến hoạt động của quá trình ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ số
Chỉ số
Hoạt động quá trình
Bộ phận
Chất lượng
Các giai đoạn kiểm soát trong kế hoạch kiểm tra => đảm
bảo chất lượng sản phẩm từ khâu đầu đến khâu cuối
Xí nghiệp Phòng QA
Kinh Doanh
Phòng Kỹ thuật
Đầu tư thiết bị chuyên dùng, cải tiến công cụ => nâng
cao chất lượng sản phẩm
Đào tạo thao tác chuẩn => hạn chế việc tạo ra sản
phẩm không phù hợp
Phòng Kỹ thuật – Phòng
Kế hoạch Xí nghiệp
Năng suất
Theo dõi năng suất quá trình => năng suất ổn định
Đầu tư thiết bị hiện đại => nâng cao năng suất
Đào tạo - hợp lý hóa thao tác - cải tiến công cụ => nâng
cao năng suất
Thỏa mãn người lao động => kích thích tăng năng suất
Xí nghiệp Phòng Kế
hoạch Lãnh Đạo
Tổ chức, Công Đoàn, Xí
nghiệp
Chi phí sản xuất
Hoạt động mua nguyên phụ liệu => giảm giá
Đầu tư máy móc thiết bị - công nghệ hiện đại
Đào tạo thao tác chuẩn => tăng năng suất => giảm giá
thành
Loại bỏ thao tác thừa - rút ngắn chu kỳ sản xuất => giảm
quy trình định mức => giảm chi phí
Kinh Doanh Xí nghiệp
Phòng Kế hoạch
Phòng Kỹ thuật